Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist 9 Uhr morgens und Ihre Telefone stehen nicht mehr still.
Ihr Team jongliert bereits mit mehreren Kunden und versucht gleichzeitig, die am Standort eintreffenden Besucher zu verwalten. An der Rezeption meldet sich ein Kunde manuell auf einer Zwischenablage an und nimmt still einen Platz ein.
Fünfzehn Minuten später fragt jemand: „Wo ist der Client für 9 Uhr?“ Es stellt sich heraus, dass er die ganze Zeit da war – und einfach unbemerkt gewartet hat.
Dieser kleine Fehltritt im Besuchermanagement hat große Auswirkungen.
Ganz gleich, ob Sie einen Friseursalon, ein Fitnessstudio, eine Anwaltskanzlei oder ein anderes Geschäft betreiben, das auf Terminvereinbarungen angewiesen ist – die Verwaltung von Kundenankünften kann eine Herausforderung sein. Ohne ein automatisiertes System oder genaue Aufzeichnungen sind versäumte Check-ins und Verzögerungen unvermeidlich, was zu frustrierten Kunden und überlasteten Mitarbeitern führt.
Aus diesem Grund ist ein umfassendes Benachrichtigungssystem für Kundenankünfte unerlässlich.
Durch die Integration in Ihre bestehenden Systeme werden Ankunfts-Benachrichtigungen automatisiert und das Geschäft wird sofort über die Ankunft von Besuchern informiert – was die Kommunikation, Effizienz und Kundenzufriedenheit verbessert.
Das Problem bei der Verwaltung von Client-Ankünften
Wenn Sie schon einmal für die Begrüßung von Clients verantwortlich waren, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen.
Einerseits sind Sie das Gesicht des Geschäfts – Sie sorgen dafür, dass sich die Menschen willkommen fühlen. Andererseits jonglieren Sie mit Telefonaten, Zahlungen, Terminänderungen und einem Dutzend kleiner Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Etwas muss sich ändern.
In den meisten Geschäften werden Ankünfte noch manuell abgewickelt: mit einer Zwischenablage am Schreibtisch, einem Anruf der Rezeptionistin im Flur oder einem kurzen Text, um ein Mitglied darüber zu informieren, dass sein Kunde da ist. Diese Methoden sind zwar vertraut, verursachen aber Reibungsverluste.
- clients fühlen sich ignoriert*: Nur wenige Dinge trüben einen Termin schneller als das Sitzen in einem Wartezimmer, ohne dass man beachtet wird
- mitarbeiter verlieren den Fokus*: Wenn Mitarbeiter ständig innehalten, um die Frage „Ist mein nächster Client schon da?“ zu beantworten, leidet ihre Produktivität darunter
- Fehler häufen sich: Eine verpasste Nachricht oder vergessene Ankündigung bedeutet Zeitverlust und frustrierte Kunden
Und die Kosten sind real. Laut PwC werden 32 % der Benutzer nach nur einer schlechten Erfahrung keine Geschäfte mehr mit einer Marke machen, die sie lieben. Etwas so Kleines wie eine verspätete Begrüßung oder ein versäumter Check-in kann eine Kettenreaktion der Unzufriedenheit auslösen.
Für kleine Geschäfte, in denen jeder Termin zählt, summieren sich diese Ineffizienzen schnell. Eine Verspätung hier, eine Fehlkommunikation dort – und plötzlich hat Ihr Tag eine Stunde Verspätung.
Was ist ein Benachrichtigungssystem für Client-Ankünfte?
Ein Benachrichtigungssystem für Client-Ankünfte ist ein Prozess – häufig softwaregestützt –, der das Personal sofort benachrichtigt, wenn ein Client eintrifft. Anstatt sich auf eine Rezeptionistin oder manuelle Nachverfolgung zu verlassen, schafft das System einen automatischen, zuverlässigen Flow.
So könnte das in der Praxis aussehen:
- Ein Kunde kommt an und checkt mit seinem Smartphone, einem QR-Code oder einem Formular auf einem Tablet ein
- Das System protokolliert die Ankunft sofort
- Der zuständige Mitarbeiter wird per E-Mail, App oder Team-Chat benachrichtigt, dass sein Kunde bereit ist
Dies hilft Ihnen dabei, ein einheitliches, professionelles Kundenerlebnis zu schaffen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien.
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Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Team immer bereit ist, Clients sofort nach ihrer Ankunft zu empfangen? Mit der ClickUp -Vorlage für Kundenaufnahmeformulare sind Sie bestens gerüstet!
Mit dieser Vorlage können Sie die richtigen Team-Mitglieder sofort benachrichtigen, wenn ein Kunde eincheckt, Ankünfte in Echtzeit nachverfolgen und sicherstellen, dass sich jeder Gast vom ersten Moment an als wertgeschätzt fühlt. Verabschieden Sie sich von versäumten Begrüßungen und begrüßen Sie ein nahtloses, professionelles Client-Erlebnis!
Warum Unternehmen Benachrichtigungssysteme für Kundenankünfte benötigen
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kunden: Die Ankunft in Ihrem Büro oder Salon ist oft der erste Kontaktpunkt mit Ihrem Geschäft an diesem Tag. Wenn dieser unorganisiert wirkt, vermittelt er eine falsche Einstellung.
Für Geschäfte summieren sich die Vorteile:
- Schnellerer Service: Die Mitarbeiter werden sofort benachrichtigt, wenn Clients eintreffen, wodurch Wartezeiten verkürzt werden
- Professionalität: Jeder Kunde fühlt sich gesehen und wertgeschätzt, egal wie viel hinter den Kulissen zu tun ist
- Geringerer Rezeption-Workload: Die Mitarbeiter müssen nicht mehr als Verkehrsleiter fungieren
- Verantwortlichkeit: Ankünfte werden automatisch protokolliert und unterzogen an Nachverfolgung
🌼 Wussten Sie schon: Im London des 18. Jahrhunderts verwendeten Geschäfte eine „Wicket-Door-Bell” als eine Art Benachrichtigungssystem für die Ankunft von Kunden. Immer wenn die Glocke läutet, wissen Sie, dass jemand den Laden betreten hat.
Branchen über alle Boards setzen darauf:
- Salons nutzen es, um Stylisten zu benachrichtigen, sobald Clients einchecken, und so einen reibungslosen Ablauf zwischen den Terminen zu gewährleisten
- Arztpraxen integrieren Ankünfte in elektronische Gesundheitsakten, um den Status in Echtzeit zu aktualisieren
- Berater und Coaches können persönliche oder Remote-Check-ins nachverfolgen, ohne dass eine Rezeptionistin erforderlich ist
Kosten für die Implementierung eines Benachrichtigungssystems für Kundenankünfte
Das Wort „System“ lässt Eigentümer oft an hohe Kosten denken – Kiosksysteme, spezielle Software oder komplexe Integrationen.
Und in der Vergangenheit war dies oft der Fall. Größere Unternehmen installierten Touchscreen-Check-in-Stationen oder stellten sogar spezielles Personal ein, um die Ankunft der Gäste zu bearbeiten.
Heute sind die Hürden für den Eintrag jedoch weitaus geringer.
Mit flexiblen Plattformen wie ClickUp können Sie Ankunftsbenachrichtigungen mithilfe von Formularen, Automatisierungen und Benachrichtigungen auf einer einzigen Plattform erstellen – ohne spezielle Hardware oder Apps von Drittanbietern.
Die Investition ist weniger eine Frage des Geldes, sondern vielmehr die Einstellung eines intelligenten Workflows, der sich jeden Tag auszahlt.
📖 Weiterlesen: 10 Strategien zur Kundengewinnung für mehr Geschäftswachstum
So richten Sie einen Workflow für Benachrichtigungen über die Ankunft von Kunden ein
Das Schöne an modernen Benachrichtigungssystemen ist, dass sie einfach zu implementieren sind.
Im Wesentlichen benötigen Sie drei Dinge:
- Eine Möglichkeit für Clients, ihre Ankunft anzukündigen
- Ein System, das die richtigen Mitglieder sofort benachrichtigt
- Ein Workflow, der Check-ins mit Terminplanung und Nachverfolgung integriert
Schritt 1: Schaffen Sie ein reibungsloses Check-in-Erlebnis
Clients sollten schnell und ohne Verwirrung einchecken können. Viele Geschäfte verwenden mittlerweile QR-Codes, die am Eingang angebracht sind, oder einen Link, der in Terminerinnerungen versendet wird. Mit einem einfachen Formular können Sie folgende Daten erfassen:
- Name
- Terminzeit
- Grund für den Besuch
Ein Friseursalon könnte als Beispiel ein ausklappbares Menü für die Art der Dienstleistung einfügen, während eine Arztpraxis eine kurze Frage zu Versicherungsaktualisierungen hinzufügen könnte.
✅ So erledigen Sie es mit ClickUpErstellen Sie zunächst ein übersichtliches Formular mit Ihrem Branding über ClickUp Forms. Verwenden Sie es, um wichtige Informationen zu sammeln, die dann zu einer individuellen ClickUp Aufgabe werden, die dem richtigen Team zugewiesen werden kann.
Sie können Ihr Formular auch basierend auf Ihrem Geschäft benutzerdefiniert anpassen:
- Ein Salon kann ein ausklappen für die Art der Dienstleistung enthalten
- Eine Anwaltskanzlei kann Felder zum Hochladen von Dokumenten hinzufügen
- Ein Fitnessstudio kann Kursanmeldungen oder Verzichtserklärungen bestätigen
Alle Übermittlungen fließen in eine ClickUp-Liste ein und leiten sofort den nächsten Schritt in Ihrem Workflow ein.

Schritt 2: Automatisierung der Benachrichtigung
Sobald ein Client eincheckt, sollte die zuständige Person darüber informiert werden. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Anstatt sich auf die Rezeptionistin zu verlassen, um die Nachverfolgung der Clients zu gewährleisten, kann das System:
- Senden Sie eine mobile Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter
- Aktualisieren Sie den Status des Clients in einem freigegebenen Kalender
- Lösen Sie einen Auslöser für eine Nachricht in Slack, Teams oder per E-Mail aus
✅ So erledigen Sie es mit ClickUpVerwenden Sie ClickUp Automatisierungen oder Autopilot Agents als Auslöser, um sofortige Benachrichtigungen auszulösen, wenn ein Formular eingereicht wird. Beispiel: Sie können beispielsweise:
- Senden Sie eine ClickUp-Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter
- Lösen Sie eine Slack- oder Microsoft Teams-Nachricht mithilfe von ClickUp-Integrationen als Auslöser aus
- Aktualisieren Sie den Status der Aufgabe in einem gemeinsamen Kalender oder in einer Board-Ansicht auf „Client angekommen“
So bleibt Ihr Team in Echtzeit auf dem Laufenden. Die Verwaltung von Benachrichtigungen war noch nie so einfach!

💡Profi-Tipp: Sie versinken in E-Mail-Verläufen? Erfahren Sie, wie Sie mit Ihren Workflows eine Überflutung mit Benachrichtigungen verhindern können!
Schritt 3: Verknüpfen Sie es mit der Terminplanung
Die besten Ankunftssysteme sind keine Insellösungen. Sie sind in Verbindung mit dem Gesamtbild: Terminplanung, Onboarding und Nachverfolgung. Ein vollständiger Workflow sieht wie folgt aus:
Termin gebucht → Client kommt an → Dienstleistung erbracht → Feedback-Anfrage oder Follow-up gesendet
✅ So geht's mit ClickUp
Als konvergierter KI-Arbeitsbereich macht ClickUp hier den Unterschied. Sobald sich ein Kunde über Ihr Formular anmeldet, kann ClickUp:
- Verwandeln Sie dies in eine geplante Aufgabe im freigegebenen Team -Kalender in ClickUp
- Aktualisieren Sie den Fortschritt der Aufgabe (z. B. „Geplant“ → „In Bearbeitung“)
- Weisen Sie Mitarbeiter für die Erbringung von Dienstleistungen zu
- Lösen Sie die nächsten Schritte automatisch als Auslöser (z. B. Folge-E-Mails oder Feedback-Formulare)
Vorlagen wie „Customer Onboarding” von ClickUp erleichtern die Nachverfolgung und Kundenbindung!
📖 Weiterlesen: kostenlose E-Mail-Vorlagen für die Einarbeitung
Schritt 4: Binden Sie es an Ihr Geschäft an
Jedes Geschäft hat seine Besonderheiten. Beispielsweise könnte eine Chiropraktikpraxis Patienten bitten, eine Notiz zu machen, ob sie kürzlich Verletzungen hatten.
Eine Anwaltskanzlei könnte Ankunftsformulare verwenden, um Fallunterlagen als Anhang beizufügen, oder ein Fitnessstudio könnte sie zur Bestätigung von Kursanmeldungen verwenden. Der Schlüssel liegt darin, den Workflow an die Customer Journey anzupassen.
✅ So geht's mit ClickUp
Beziehen Sie kontextbezogene KI mit ein. ClickUp Brain kann Ihre Geschäftsanforderungen überprüfen und Ihnen dabei helfen, einen Workflow zu erstellen, der bestimmte Aspekte der Client-Workflows unterstützt.
Hier ein Beispiel:

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Vorteile der Implementierung eines Benachrichtigungssystems für Kundenankünfte
Wenn ein Client Ihr Geschäft betritt, haben Sie die Wahl.
Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, nur ein weiterer Termin in der Warteschlange zu sein, oder vermitteln Sie ihnen von Anfang an, dass sie erwartet und von Wert sind? Ein Benachrichtigungssystem für Kundenankünfte sorgt für mehr Kundenzufriedenheit – und die positiven Auswirkungen reichen weit über die Lobby hinaus.
1. Effizienz steigt sprunghaft anOhne ein System verbringen die Mitarbeiter zu viel Zeit als Boten – sie laufen hin und her, um den richtigen Anbieter zu finden, beantworten Fragen wie „Ist mein Kunde schon da?“ oder spielen Telefon-Pingpong. Benachrichtigungen machen all das überflüssig. Ein Friseur erhält eine Benachrichtigung, wenn sein nächster Kunde bereit ist. Ein Arzt sieht eine Statusänderung auf seinem Dashboard. Ein Trainer erhält eine SMS. Plötzlich tun Ihre Mitarbeiter das, was sie am besten können, anstatt als Verkehrsleiter zu fungieren.
2. Daten werden zu ErkenntnissenManuelle Check-ins hinterlassen selten Spuren. Mit einem digitalen System werden Ihre Client-Berichterstellung-Methoden jedoch robuster. Jede Ankunft wird protokolliert: Zeitpunkt des Eintrags, Wartezeit, erbrachte Dienstleistung. So entsteht eine Fundgrube an Betriebsdaten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass es montags morgens regelmäßig zu Überlastungen kommt oder dass an einem Standort die Wartezeiten länger sind als an einem anderen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie die Terminplanung, die Personalbesetzung und sogar Marketingangebote optimieren.

3. Skalierbarkeit wird einfachDas Wachstum von einem Büro auf fünf bedeutet oft Chaos in den Prozessen – es sei denn, Sie verfügen über skalierbare Systeme. Bei einer digitalen Benachrichtigung spielt es keine Rolle, ob Sie 50 oder 500 Clients pro Tag haben. Ob Sie ein Boutique-Salon oder eine regionale Ärztegruppe sind, der gleiche Workflow passt sich Ihren Bedürfnissen an.
4. Die Client-Zufriedenheit steigt. Kunden merken, wenn Sie für sie bereit sind. Sie merken aber auch, wenn Sie es nicht sind. Das kann ein verspäteter Friseurtermin sein, ein Arzttermin, bei dem der Anbieter nicht bemerkt hat, dass Sie gewartet haben, oder ein Personal Trainer, der unvorbereitet war. Reibungslose Check-ins beseitigen diese kleinen Reibungspunkte – und genau diese Momente sind es, die Client loyal machen.
Best Practices für das Management von Client-Ankünften
Die Implementierung eines Benachrichtigungssystems für Kundenankünfte ist nur der erste Schritt.
Die tatsächlichen Ergebnisse hängen davon ab, wie Sie das System gestalten und nutzen. Hier sind einige bewährte Best Practices:
Was ist zu erledigen? | Warum das wichtig ist |
---|---|
bieten Sie mehrere Check-in-Optionen an* (QR-Code an der Tür, Kiosk in der Lobby oder Link in der Erinnerung) | Nicht jeder Client ist gleichermaßen technikaffin. Durch die Bereitstellung verschiedener Optionen wird sichergestellt, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt und die Check-ins einheitlich bleiben. |
Halten Sie es blitzschnell (maximal 2–3 Fragen) | Ein Check-in sollte mühelos sein. Wenn er länger dauert als die Begrüßung durch eine Rezeptionistin, werden Clients ihn nicht nutzen. |
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System | Eine Benachrichtigung ist nur so gut wie die Reaktion darauf. Die Mitarbeiter sollten wissen, wo Warnmeldungen erscheinen, wie sie diese bestätigen können und wie schnell sie reagieren müssen. |
Personalisieren Sie das Erlebnis (verwenden Sie Namen in Begrüßungen, beziehen Sie sich auf Servicedetails) | Persönliche Details verwandeln ein steriles „Bitte warten“ in einen herzlichen Empfang. Außerdem unterstreichen sie Professionalität und Aufmerksamkeit. |
Testen und optimieren Sie regelmäßig (führen Sie Probe-Check-ins durch, überprüfen Sie die Routenführung stichprobenartig) | Systeme versagen still und leise, wenn Sie sie nicht überprüfen. Eine einmalige verpasste Benachrichtigung ist Zufall, wiederholte Versäumnisse sind ein gestörter Workflow. Regelmäßige Tests verhindern blinde Flecken. |
Wenn Unternehmen diese Best Practices anwenden, ist das Ankunftssystem nicht mehr nur ein tool, sondern wird zu einem Markenerlebnis, das sagt: „Wir haben Sie erwartet und sind bereit. “
💡Profi-Tipp: Die richtige Strategie für das Kundenkommunikationsmanagement macht den Unterschied beim Einrichten Ihrer Systeme. Wir empfehlen, mit einigen gut formulierten Standardantworten zu beginnen!
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Selbst gut gemeinte Geschäfte können bei der Einführung eines Benachrichtigungssystems für Ankünfte stolpern.
Hier sind die häufigsten Fehler – und warum sie wichtig sind.
❗️Weiterleitung von Benachrichtigungen an den falschen OrtWenn Benachrichtigungen nicht den richtigen Mitarbeiter erreichen, sorgt das für Verwirrung statt für Klarheit. Wenn ein Spa alle Check-in-Benachrichtigungen an die Rezeption statt direkt an die Therapeuten sendet, hat das als Ergebnis versäumte Übergaben und frustrierte Benutzer. Präzision ist wichtig – planen Sie Ihre Workflows sorgfältig.
❗️Ignorieren der Integration mit der TerminplanungAnkunftsbenachrichtigungen ohne Kalenderverknüpfung sind nur Lärm. Beispielsweise kann ein Patient einer Zahnarztpraxis „eingecheckt” sein, aber nicht als „bereit für den Anbieter” im Terminplan markiert sein. Durch die Verknüpfung der Check-ins mit Ihrem Terminplanungstool wird der Kreis geschlossen.
📮ClickUp Insight: 18 % der Befragten unserer Umfrage möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und Verwaltungsarbeit übernimmt.
Zu erledigen: Eine KI muss in der Lage sein, die Prioritäten für jede Aufgabe in einem Workflow zu verstehen, die erforderlichen Schritte zum Erstellen oder Anpassen von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten.
Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte bereits umgesetzt. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, mehr als fünf Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Priorität in freien Zeitfenstern in Ihrem Kalender zugewiesen werden können. Über ClickUp Brain können Sie auch benutzerdefinierte Automatisierungseinstellungen für Routineaufgaben einrichten. Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Aufgaben!
❗️Die Ankunft als Ende, nicht als Anfang betrachtenDie Ankunft ist nur ein Schritt auf dem Weg des Kunden. Ein Fitnessstudio kann Check-ins zwar effektiv nutzen, aber wenn diese Check-ins nicht mit Follow-ups verknüpft werden, könnten neue Mitglieder nach einigen Sitzungen wieder abwandern. Ankunfts-Benachrichtigungen sollten nahtlos in Dankes-E-Mails, Feedback-Anfragen und Erinnerungen für den nächsten Besuch Flow.
📖 Weiterlesen: Wie baut man ein effektives System zur Kundengewinnung auf?
Verwalten Sie Ihre Clients ganz einfach mit ClickUp
Client-Management bedeutet mehr als nur Logistik.
Es geht um den Eindruck, den Sie hinterlassen, das Vertrauen, das Sie aufbauen, und die Zeit, die Sie sparen. Eine reibungslose Ankunft gibt die Einstellung für den gesamten Termin an – und Clients erinnern sich daran.
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht mehr in teure Kiosksysteme oder komplexe Hardware investieren müssen. Plattformen wie ClickUp bieten Ihnen die Flexibilität, Ankunfts-Workflows zu erstellen, die zu Ihrem Geschäft passen – egal, ob Sie einen Salon, eine Arztpraxis, ein Fitnessstudio oder eine Beratungsfirma betreiben.
In einem wettbewerbsintensiven Markt, in dem das Kundenerlebnis alles ist, können schon kleine Verbesserungen zu treuen Kunden führen, die immer wieder zurückkommen. Bauen Sie Ihr System noch heute auf ClickUp auf!
Häufig gestellte Fragen
1. Benötigt ein Benachrichtigungssystem für Kundenankünfte spezielle Hardware?
Nicht unbedingt. Die meisten Systeme funktionieren mit vorhandenen Geräten wie Tablets, Smartphones oder Desktop-Computern. Einige bieten möglicherweise optionale Hardware wie Kiosksysteme oder Sensoren an, aber viele Cloud-basierte Lösungen funktionieren mit minimalem Setup unter Verwendung von QR-Codes, Web-Check-ins oder mobilen Apps.
2. Kann das System in meinen bestehenden Kalender oder mein CRM integriert werden?
Ja – viele Benachrichtigungssysteme für Kundenankünfte, wie beispielsweise ClickUp, bieten Integrationen mit Tools wie Google Kalender, Outlook, Salesforce, HubSpot und anderen CRM- oder Terminplanungsplattformen. Dies ermöglicht eine Echtzeit-Synchronisierung von Terminen und automatische Benachrichtigungen, wenn ein mit einem Eintrag verbundener Kunde eintrifft.
3. Sind Client-Daten in einem Benachrichtigungssystem sicher?
Seriöse Systeme schützen Client-Daten durch Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Compliance-Protokolle (wie DSGVO, HIPAA oder SOC 2). Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der klare Datenschutzrichtlinien und anpassbare Berechtigungseinstellungen bietet.
4. Kann ich benutzerdefiniert anpassen, wer benachrichtigt wird und wie?
Selbstverständlich. Bei den meisten Systemen können Sie Benachrichtigungsregeln festlegen, z. B. bestimmte Teammitglieder per SMS, E-Mail, In-App-Ping oder sogar Slack benachrichtigen. Sie können auch benutzerdefinierte Nachrichten verwenden, Benachrichtigungen nach Abteilungen gruppieren oder als Auslöser Eskalationen auslösen, wenn ein Mitarbeiter nicht reagiert.