Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist 9 Uhr morgens und Ihre Telefone stehen nicht mehr still.
Ihr Team jongliert bereits mit mehreren Clients und versucht gleichzeitig, die am Standort eintreffenden Besucher zu verwalten. An der Rezeption meldet sich ein Client manuell auf einer Zwischenablage an und nimmt still einen Platz ein.
Fünfzehn Minuten später fragt jemand: „Wo ist der Client für 9 Uhr?“ Es stellt sich heraus, dass er die ganze Zeit da war – und einfach unbemerkt gewartet hat.
Dieser kleine Fehltritt im Besuchermanagement hat große Auswirkungen.
Ganz gleich, ob Sie einen Friseursalon, ein Fitnessstudio, eine Anwaltskanzlei oder ein anderes Geschäft betreiben, das auf Terminvereinbarungen angewiesen ist – die Verwaltung der Kundenankünfte kann eine Herausforderung sein. Ohne ein automatisiertes System oder genaue Aufzeichnungen sind versäumte Check-ins und Verzögerungen unvermeidlich, was zu frustrierten Clients und überlasteten Mitarbeitern führt.
Aus diesem Grund ist ein umfassendes System für Benachrichtigungen bei Kundenankünften unerlässlich.
Durch die Integration in Ihre bestehenden Systeme werden Ankunftsbenachrichtigungen automatisiert und das Geschäft wird sofort über die Ankunft von Besuchern informiert – was die Kommunikation, Effizienz und Kundenzufriedenheit verbessert.
Das Problem bei der Verwaltung von Client-Ankünften
Wenn Sie schon einmal für die Begrüßung von Clients verantwortlich waren, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen.
Einerseits sind Sie das Gesicht des Geschäfts – Sie sorgen dafür, dass sich die Menschen willkommen fühlen. Andererseits jonglieren Sie mit Telefonaten, Zahlungen, Terminänderungen und einem Dutzend kleiner Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Etwas muss sich ändern.
In den meisten Geschäften werden Ankünfte noch manuell abgewickelt: mit einer Zwischenablage am Schreibtisch, einem Anruf der Rezeptionistin im Flur oder einem kurzen Text, um einen Mitarbeiter darüber zu informieren, dass sein Client da ist. Diese Methoden sind zwar vertraut, verursachen aber Reibungsverluste.
- Clients fühlen sich ignoriert: Kaum etwas verdirbt einen Termin schneller, als ohne Begrüßung im Wartezimmer zu sitzen.
- Mitarbeiter verlieren den Fokus: Wenn Mitarbeiter ständig innehalten, um zu fragen: „Ist mein nächster Client schon da?“, leidet ihre Produktivität darunter.
- Fehler häufen sich: Eine verpasste Nachricht oder eine vergessene Ankündigung bedeutet Zeitverschwendung und frustrierte Clients.
Und die Kosten sind real. Laut PwC werden 32 % der Kunden nach nur einer schlechten Erfahrung keine Geschäfte mehr mit einer Marke machen, die sie lieben. Etwas so Kleines wie eine verspätete Begrüßung oder ein versäumter Check-in kann eine Kettenreaktion der Unzufriedenheit auslösen.
Für kleine Geschäfte, in denen jeder Termin zählt, summieren sich diese Ineffizienzen schnell. Eine Verspätung hier, eine Fehlkommunikation dort – und schon hat sich Ihr Tagesablauf um eine Stunde verzögert.
Was ist ein System für Benachrichtigungen bei Kundenankünften?
Ein Benachrichtigungssystem für Kundenankünfte ist ein Prozess – häufig softwaregestützt –, der das Personal sofort benachrichtigt, wenn ein Client eintrifft. Anstatt sich auf eine Rezeptionistin oder manuelle Nachverfolgung zu verlassen, schafft das System einen automatischen, zuverlässigen Flow an Informationen.
So könnte das in der Praxis aussehen:
- Ein Client kommt an und checkt mit seinem Smartphone, einem QR-Code oder einem Formular auf einem Tablet ein.
- Das System protokolliert die Ankunft sofort.
- Der zuständige Mitarbeiter wird per E-Mail, App oder Team-Chat benachrichtigt, dass sein Client bereit ist.
Dies hilft Ihnen dabei, ein einheitliches, professionelles Kundenerlebnis zu schaffen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter von wiederholenden Aufgaben zu befreien.
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Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Team immer bereit ist, Clients sofort nach ihrer Ankunft zu empfangen? Mit der ClickUp -Vorlage für Kundenaufnahme-Formulare sind Sie bestens gerüstet!
Mit dieser Vorlage können Sie die richtigen Mitglieder des Teams sofort benachrichtigen, wenn ein Client eincheckt, Ankünfte in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass sich jeder Gast vom ersten Moment an wertgeschätzt fühlt. Verabschieden Sie sich von versäumten Begrüßungen und begrüßen Sie ein nahtloses, professionelles Kundenerlebnis!
Warum Unternehmen Benachrichtigungssysteme für Kundenankünfte benötigen
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Clients: Die Ankunft in Ihrem Büro oder Salon ist oft der erste Kontaktpunkt mit Ihrem Geschäft an diesem Tag. Wenn dieser unorganisiert wirkt, vermittelt das einen falschen Eindruck.
Für Geschäfte summieren sich die Vorteile:
- Schnellerer Service: Die Mitarbeiter werden sofort benachrichtigt, wenn Clients eintreffen, wodurch Wartezeiten verkürzt werden.
- Professionalität: Jeder Client fühlt sich gesehen und geschätzt, egal wie viel hinter den Kulissen zu tun ist.
- Geringere Workload an der Rezeption: Die Mitarbeiter müssen nicht mehr als Verkehrsleiter fungieren.
- Verantwortlichkeit: Ankünfte werden automatisch protokolliert und durch Nachverfolgung verfolgt.
🌼 Wussten Sie schon: Im London des 18. Jahrhunderts verwendeten Geschäfte eine „Wicket-Door-Bell” als eine Art System für Benachrichtigungen über die Ankunft von Clients. Immer wenn die Glocke läutet, wissen Sie, dass jemand den Laden betreten hat.
Branchen aller Art setzen darauf:
- Salons nutzen es, um Stylisten zu benachrichtigen, sobald Clients einchecken, und so einen reibungslosen Ablauf zwischen den Terminen zu gewährleisten.
- Arztpraxen integrieren Ankünfte in elektronische Gesundheitsakten, um den Status in Echtzeit zu aktualisieren.
- Berater und Coaches können persönliche oder Remote-Check-ins nachverfolgen, ohne dass eine Rezeptionistin erforderlich ist.
Kosten für die Implementierung eines Systems für Benachrichtigungen bei Kundenankünften
Das Wort „System“ lässt Eigentümer oft an hohe Kosten denken – Kiosksysteme, spezielle Software oder komplexe Integrationen.
In der Vergangenheit war dies oft der Fall. Größere Unternehmen installierten Touchscreen-Check-in-Stationen oder stellten sogar spezielles Personal ein, um die Ankünfte zu bearbeiten.
Heute sind die Einstiegshürden jedoch weitaus geringer.
Mit flexiblen Plattformen wie ClickUp können Sie Ankunftsbenachrichtigungen mithilfe von Formularen, Automatisierungen und Benachrichtigungen auf einer einzigen Plattform erstellen – ohne spezielle Hardware oder Apps von Drittanbietern.
Die Investition ist weniger eine Frage des Geldes, sondern vielmehr die Einrichtung eines intelligenten Workflows, der sich jeden Tag auszahlt.
So richten Sie einen Workflow für Benachrichtigungen über die Ankunft von Clients ein
Das Schöne an modernen Systemen für Benachrichtigungen ist, dass sie einfach zu implementieren sind.
Im Wesentlichen benötigen Sie drei Komponenten:
- Eine Möglichkeit für Clients, ihre Ankunft anzukündigen
- Ein System, das die richtigen Mitglieder sofort benachrichtigt
- Ein Workflow, der Check-ins mit Terminplanung und Nachverfolgung integriert
Schritt 1: Schaffen Sie ein reibungsloses Check-in-Erlebnis
Kunden sollten schnell und ohne Verwirrung einchecken können. Viele Geschäfte verwenden mittlerweile QR-Codes, die am Eingang angebracht sind, oder einen Link, der in Erinnerungen versendet wird. Mit einem einfachen Formular können Sie folgende Daten erfassen:
- Name
- Terminzeit
- Grund für den Besuch
Ein Friseursalon könnte beispielsweise ein Menü, das sich ausklappt, für die Art der Dienstleistung einfügen, während eine Arztpraxis eine kurze Frage zu Versicherungsaktualisierungen hinzufügen könnte.
✅ So geht's mit ClickUpRichten Sie zunächst ein übersichtliches Formular mit Ihrem Branding über ClickUp Forms ein. Verwenden Sie es, um wichtige Informationen zu sammeln, die dann zu einer individuellen ClickUp Aufgabe werden, die dem richtigen Team-Mitglied zugewiesen werden kann.
Sie können Ihr Formular auch an Ihr Geschäft anpassen:
- Ein Salon kann ein Menü zum Ausklappen für die Art der Dienstleistung enthalten.
- Eine Anwaltskanzlei kann Felder zum Hochladen von Dokumenten hinzufügen.
- Ein Fitnessstudio kann Kursanmeldungen oder Verzichtserklärungen bestätigen.
Alle Übermittlungen fließen in eine ClickUp-Liste ein und leiten sofort den nächsten Schritt in Ihrem Workflow ein.
Schritt 2: Automatisieren Sie die Benachrichtigung
Sobald ein Client eincheckt, sollte die zuständige Person darüber informiert werden. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Anstatt sich auf die Rezeptionistin zu verlassen, um die Nachverfolgung der Clients zu übernehmen, kann das System:
- Senden Sie eine mobile Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter.
- Aktualisieren Sie den Status des Clients in einem gemeinsamen Kalender.
- Als Auslöser verwenden Sie eine Nachricht in Slack, Teams oder per E-Mail.
✅ So geht's mit ClickUpVerwenden Sie ClickUp Automatisierungen oder Autopilot Agents, um sofortige Benachrichtigungen als Auslöser zu verwenden, wenn ein Formular eingereicht wird. Beispielsweise können Sie:
- Senden Sie eine ClickUp-Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter.
- Als Auslöser für eine Slack- oder Microsoft Teams-Nachricht verwenden Sie ClickUp-Integrationen.
- Aktualisieren Sie den Status der Aufgabe in einem gemeinsamen Kalender oder einer Board-Ansicht auf „Kunde angekommen“.
So bleibt Ihr Team in Echtzeit auf dem Laufenden. Die Verwaltung von Benachrichtigungen war noch nie so einfach!
💡Profi-Tipp: Ertrinken Sie in E-Mail-Threads? Erfahren Sie, wie Sie mit Ihren Workflows eine Überflutung mit Benachrichtigungen verhindern können!
Schritt 3: Verknüpfen Sie es mit der Terminplanung
Die besten Ankunftssysteme sind keine Insellösungen. Sie sind mit dem Gesamtkonzept verbunden: Terminplanung, Onboarding und Nachverfolgung. Ein vollständiger Workflow sieht wie folgt aus:
Termin gebucht → Client trifft ein → Dienstleistung erbracht → Feedback-Anfrage oder Follow-up gesendet
✅ So geht's mit ClickUp
Als konvergierter KI-Workspace macht ClickUp hier den Unterschied. Sobald sich ein Client über Ihr Formular anmeldet, kann ClickUp:
- Verwandeln Sie dies in eine geplante Aufgabe im gemeinsamen Team-Kalender in ClickUp.
- Aktualisieren Sie den Fortschritt der Aufgaben (z. B. „Geplant“ → „In Bearbeitung“).
- Weisen Sie Mitarbeiter für die Erbringung von Dienstleistungen zu.
- Als Auslöser dienen automatisch Folge-E-Mails oder Feedback-Formulare für die nächsten Schritte.
Vorlagen wie „Customer Onboarding” von ClickUp erleichtern die Nachverfolgung und Kundenbindung!
📖 Weiterlesen: Kostenlose E-Mail-Vorlagen für die Einarbeitung
Schritt 4: Benutzerdefiniert an Ihr Geschäft anpassen
Jedes Geschäft hat seine Besonderheiten. Beispielsweise könnte eine Chiropraktikpraxis Patienten bitten, eine Notiz zu machen, ob sie kürzlich Verletzungen hatten.
Eine Anwaltskanzlei könnte Ankunftsformulare verwenden, um Anhänge mit Fallunterlagen zu erstellen, oder ein Fitnessstudio könnte sie zur Bestätigung von Kursanmeldungen verwenden. Der Schlüssel liegt darin, den Workflow an die Customer Journey anzupassen.
✅ So geht's mit ClickUp
Beziehen Sie kontextbezogene KI mit ein. ClickUp Brain kann Ihre Geschäftsanforderungen überprüfen und Ihnen dabei helfen, einen Workflow zu erstellen, der bestimmte Aspekte der Client-Workflows unterstützt.
Hier ein Beispiel:
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Vorteile der Implementierung eines Systems für Benachrichtigungen bei Kundenankünften
Wenn ein Client Ihr Geschäft betritt, haben Sie die Wahl.
Geben Sie Ihren Clients das Gefühl, nur ein weiterer Termin in der Warteschlange zu sein, oder vermitteln Sie ihnen von Anfang an, dass sie erwartet und geschätzt werden? Ein System für Benachrichtigungen bei Kundenankünften sorgt für mehr Kundenzufriedenheit – und die positiven Auswirkungen reichen weit über die Lobby hinaus.
1. Effizienz steigt sprunghaft anOhne ein System verbringen die Mitarbeiter zu viel Zeit als Boten – sie laufen hin und her, um den richtigen Anbieter zu finden, beantworten Fragen wie „Ist mein Client schon da?“ oder spielen Telefon-Pingpong. Benachrichtigungen machen Schluss mit all dem Stress. Ein Friseur erhält eine Benachrichtigung, wenn sein nächster Client bereit ist. Ein Arzt sieht einen Status-Wechsel auf seinem Dashboard. Ein Trainer erhält einen Text. Plötzlich können Ihre Mitarbeiter das tun, was sie am besten können, anstatt als Verkehrsleiter zu fungieren.
2. Daten werden zu ErkenntnissenManuelle Check-ins hinterlassen selten Spuren. Mit einem digitalen System werden Ihre Methoden der Client-Berichterstellung jedoch robuster. Jede Ankunft wird protokolliert: Zeitpunkt der Ankunft, Wartezeit, erbrachte Dienstleistung. So entsteht eine Fundgrube an Betriebsdaten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass es montags morgens regelmäßig zu Überlastungen kommt oder dass an einem Standort die Wartezeiten länger sind als an einem anderen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie die Terminplanung, die Personalbesetzung und sogar Marketingangebote optimieren.
3. Skalierbarkeit wird einfachDas Wachstum von einem Büro auf fünf bedeutet oft Chaos in den Prozessen – es sei denn, Sie verfügen über skalierbare Systeme. Bei einem digitalen Setup für Benachrichtigungen spielt es keine Rolle, ob Sie 50 oder 500 Clients pro Tag haben. Ob Sie ein Boutique-Salon oder eine regionale Ärztegruppe sind, der gleiche Workflow passt sich Ihren Bedürfnissen an.
4. Die Kundenzufriedenheit steigtKunden merken, wenn Sie für sie bereit sind. Sie merken auch, wenn Sie es nicht sind. Das kann ein verspäteter Friseurtermin sein, ein Arzttermin, bei dem der Anbieter nicht bemerkt hat, dass Sie gewartet haben, oder ein Personal Trainer, der unvorbereitet war. Reibungslose Check-ins beseitigen diese kleinen Reibungspunkte – und genau diese Momente sind es, die Clients loyal machen.
Best Practices für das Management von Kundenankünften
Die Implementierung eines Systems für Benachrichtigungen bei Kundenankünften ist nur der erste Schritt.
Die tatsächlichen Ergebnisse hängen davon ab, wie Sie das System gestalten und nutzen. Hier sind einige bewährte Best Practices:
| Was ist zu erledigen? | Warum das wichtig ist |
|---|---|
| Bieten Sie mehrere Check-in-Optionen an (QR-Code an der Tür, Kiosk in der Lobby oder Link in der E-Mail mit Erinnerung). | Nicht jeder Client ist gleichermaßen technikaffin. Durch die Bereitstellung verschiedener Optionen wird sichergestellt, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt und die Check-ins einheitlich bleiben. |
| Halten Sie es blitzschnell (maximal 2–3 Fragen) | Ein Check-in sollte mühelos sein. Wenn er länger dauert als die Begrüßung durch eine Rezeptionistin, werden Clients ihn nicht nutzen. |
| Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System | Eine Benachrichtigung ist nur so gut wie die Reaktion darauf. Die Mitarbeiter sollten wissen, wo Warnmeldungen erscheinen, wie sie diese bestätigen können und wie schnell sie reagieren müssen. |
| Personalisieren Sie das Erlebnis (verwenden Sie Namen in Begrüßungen, verweisen Sie auf Servicedetails) | Persönliche Details verwandeln ein steriles „Bitte warten Sie“ in einen herzlichen Empfang. Außerdem unterstreichen sie Professionalität und Aufmerksamkeit. |
| Testen und optimieren Sie regelmäßig (führen Sie Probe-Check-ins durch, überprüfen Sie die Routenführung stichprobenartig). | Systeme versagen unbemerkt, wenn Sie sie nicht überprüfen. Eine einmalige verpasste Benachrichtigung ist Zufall, wiederholte Versäumnisse sind ein gestörter Workflow. Regelmäßige Tests verhindern blinde Flecken. |
Wenn Unternehmen diese Best Practices anwenden, ist das Ankunftssystem nicht mehr nur ein tool, sondern wird zu einem Markenerlebnis, das sagt: „Wir haben Sie erwartet und sind bereit für Sie. “
💡Profi-Tipp: Die richtige Strategie für das Kundenkommunikationsmanagement macht den Unterschied beim Einrichten Ihrer Systeme. Wir empfehlen, mit einigen gut formulierten benutzerdefinierten Antworten zu beginnen!
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Selbst gut gemeinte Geschäfte können bei der Einführung eines Systems für Benachrichtigungen bei Ankünften stolpern.
Hier sind die häufigsten Fehler – und warum sie wichtig sind.
❗️Weiterleitung von Benachrichtigungen an den falschen OrtWenn Benachrichtigungen nicht den richtigen Mitarbeiter erreichen, sorgt das für Verwirrung statt für Klarheit. Wenn ein Spa alle Check-in-Benachrichtigungen an die Rezeption statt direkt an die Therapeuten sendet, hat dies das Ergebnis, dass Versäumnisse bei den Übergaben auftreten und die Kunden frustriert sind. Präzision ist wichtig – planen Sie Ihre Workflows sorgfältig.
❗️Integration mit Terminplanung ignorierenAnkunftsbenachrichtigungen ohne Kalender-Verbindung sind nur störend. Beispielsweise kann ein Patient einer Zahnarztpraxis „eingecheckt” sein, aber im Terminplan nicht als „bereit für den Anbieter” markiert sein. Durch die Verbindung der Check-ins mit Ihrem Terminplanungstool wird der Kreis geschlossen.
📮ClickUp Insight: 18 % unserer Umfrageteilnehmer möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und Verwaltungsarbeiten übernimmt.
Zu erledigen ist es für eine KI erforderlich, die Prioritätsstufen für jede Aufgabe in einem Workflow zu verstehen, die erforderlichen Schritte zum Erstellen oder Anpassen von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten.
Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte bereits umgesetzt. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, mehr als fünf Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Priorität in freien Zeitfenstern in Ihrem Kalender zugewiesen werden können. Über ClickUp Brain können Sie auch benutzerdefinierte Automatisierungsregeln für Routineaufgaben einrichten. Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Arbeiten!
❗️Die Ankunft als Ende, nicht als Anfang betrachtenDie Ankunft ist nur ein Schritt auf dem Weg des Clients. Ein Fitnessstudio kann Check-ins effektiv nutzen, aber wenn diese Check-ins nicht mit Follow-ups verknüpft werden, könnten neue Mitglieder nach einigen Sitzungen wieder abwandern. Ankunfts-Benachrichtigungen sollten nahtlos in Dankes-E-Mails, Feedback-Anfragen und Erinnerungen für den nächsten Besuch übergehen.
📖 Weiterlesen: Wie baut man ein effektives System zur Kundengewinnung auf?
Verwalten Sie Ihre Clients ganz einfach mit ClickUp
Kundenmanagement bedeutet mehr als nur Logistik.
Es geht um den Eindruck, den Sie hinterlassen, das Vertrauen, das Sie aufbauen, und die Zeit, die Sie sparen. Eine reibungslose Ankunft gibt den Ton für den gesamten Termin an – und Clients erinnern sich daran.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht mehr in teure Kiosksysteme oder komplexe Hardware investieren. Plattformen wie ClickUp bieten Ihnen die Flexibilität, Ankunfts-Workflows zu erstellen, die zu Ihrem Geschäft passen – egal, ob Sie einen Friseursalon, eine Arztpraxis, ein Fitnessstudio oder eine Beratungsfirma betreiben.
In einem wettbewerbsintensiven Markt, in dem das Kundenerlebnis Alles ist, können schon kleine Verbesserungen zu treuen Kunden führen, die immer wieder zurückkommen. Bauen Sie Ihr System noch heute auf ClickUp auf!
Häufig gestellte Fragen
1. Benötigt ein System für Benachrichtigungen bei Kundenankünften spezielle Hardware?
Nicht unbedingt. Die meisten Systeme funktionieren mit vorhandenen Geräten wie Tablets, Smartphones oder Desktop-Computern. Einige bieten möglicherweise optionale Hardware wie Kiosksysteme oder Sensoren an, aber viele Cloud-basierte Lösungen funktionieren mit minimalem Setup unter Verwendung von QR-Codes, Web-Check-ins oder mobilen Apps.
2. Kann das System in meinen bestehenden Kalender oder mein CRM integriert werden?
Ja – viele Benachrichtigungssysteme für Kundenankünfte, wie ClickUp, bieten Integrationen mit Tools wie Google Kalender, Outlook, Salesforce, HubSpot und anderen CRMs oder Terminplanungsplattformen. Dies ermöglicht eine Echtzeit-Synchronisierung von Terminen und automatische Benachrichtigungen, wenn ein mit einem Eintrag verbundener Kunde eintrifft.
3. Sind Kundendaten in einem System für Benachrichtigungen sicher?
Seriöse Systeme schützen Kundendaten durch Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Compliance-Protokolle (wie DSGVO, HIPAA oder SOC 2). Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der klare Richtlinien zum Datenschutz und anpassbare Einstellungen für Berechtigungen bietet.
4. Kann ich benutzerdefiniert festlegen, wer benachrichtigt wird und wie?
Selbstverständlich. Bei den meisten Systemen können Sie Benachrichtigungsregeln festlegen, z. B. bestimmte Mitglieder des Teams per SMS, E-Mail, In-App-Ping oder sogar Slack benachrichtigen. Sie können auch benutzerdefinierte Nachrichten verwenden, Benachrichtigungen nach Abteilungen gruppieren oder Auslöser für Eskalationen aktivieren, wenn ein Mitglied nicht reagiert.