Wer hätte vor zehn Jahren gedacht, dass Software handschriftliche Rechnungen lesen, Lieferantendaten extrahieren, Bestellungen abgleichen und Zahlungen ohne menschliches Zutun genehmigen könnte?
Und doch sind wir hier.
Finanzteams sparen Tausende von Stunden, indem sie Workflows automatisieren, die früher ganze Abteilungen in Anspruch genommen haben. Laut einer Umfrage des CFO-Magazins gaben etwa 36 % der US-Unternehmen an, durch Automatisierung fast 10 Stunden pro Woche oder mehr als 500 Stunden pro Jahr einzusparen.
Was hat sich geändert? Die einfache Zugänglichkeit von KI und ihre Integration in traditionelle regelbasierte Systeme der Automatisierung. Diese Integration hat Möglichkeiten eröffnet, die sich über alle Geschäftsfunktionen erstrecken.
Die Frage lautet nicht mehr „Sollen wir Geschäftsprozesse automatisieren?“, sondern „Wie können wir Prozesse mithilfe von KI automatisieren, um operative Exzellenz zu erreichen?“.
Wenn Sie die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit KI durchführen möchten, haben wir diesen Leitfaden für Sie erstellt.
Warum Prozesse mit KI automatisieren?
Aktuelle Daten zeigen, dass mehr als 66 % der Unternehmen mindestens einen Geschäftsprozess automatisiert haben.
Beispielsweise haben Unternehmen, die RPA zur Automatisierung von Aufgaben einsetzen, innerhalb des ersten Jahres nach der Einführung ROI-Verbesserungen in einem Bereich zwischen 30 % und 200 % verzeichnet.
Zu den Schlüsselvorteilen der KI-gestützten Automatisierung zählen:
- Fehlerreduzierung: Vermeiden Sie kostspielige Fehler bei der Rechnungsbearbeitung, Dateneingabe und Kundenaufnahme, die in der Regel stundenlange manuelle Korrekturen erfordern.
- 24/7-Betrieb: Halten Sie wichtige Prozesse auch außerhalb der Geschäftszeiten am Laufen, von Antworten des Kundensupports über die Auftragsabwicklung bis hin zu Bestandsaktualisierungen.
- Ressourcenoptimierung: Befreien Sie qualifizierte Mitarbeiter von Routineaufgaben wie der manuellen Dateneingabe und setzen Sie sie für strategische Arbeiten ein, die das Umsatzwachstum fördern.
- Unterstützt Skalierbarkeit: Bewältigen Sie erhöhte Workloads in Spitzenzeiten oder bei Business-Wachstum, ohne Personal aufstocken oder Überstundenkosten verursachen zu müssen.
- Standardisierte Qualität: Sorgen Sie für eine einheitliche Prozessausführung in allen Abteilungen und beseitigen Sie Abweichungen, die zu Unterschieden in der Kundenerfahrung führen.
- Schnellere Entscheidungsfindung: Verarbeiten Sie Datenanalysen und generieren Sie Erkenntnisse in wenigen Minuten statt in Tagen, sodass Sie schneller auf Marktveränderungen reagieren können.
📮 ClickUp Insight: 34 % der Arbeitnehmer geben an, dass die größte Hürde für die Automatisierung die Unsicherheit darüber ist, welche tools verwendet werden sollen. Viele möchten zwar smarter arbeiten, sind jedoch von der Auswahl überwältigt und trauen sich nicht, den ersten Schritt zu machen. 😓
ClickUp beseitigt diese Verwirrung, indem es intuitive, benutzerfreundliche KI-Agenten anbietet, die Ihre Arbeit innerhalb einer einzigen Plattform automatisieren können – ohne dass Sie mehrere Tools jonglieren müssen. Mit Features wie ClickUp Brain, unserem KI-Assistenten, und benutzerdefinierten KI-Agenten können Teams Prozesse automatisieren, Aufgaben planen, priorisieren und ausführen, ohne dass sie über fortgeschrittene technische Kenntnisse verfügen oder mit einer Vielzahl von Tools überfordert sind. Sehen Sie es hier in Aktion. 👇🏼
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp Automatisierungen täglich 1 Stunde pro Mitarbeiter ein, was zu einer Steigerung der Gesamteffizienz um 12 % führt.
Welche Prozesse können Sie mit KI für die Automatisierung nutzen?
Die KI-Automatisierung reicht von einfachen, sich wiederholenden Aufgaben wie Dateneingabe und Beantwortung von E-Mails bis hin zur intelligenten Automatisierung komplexer, vielschichtiger Prozesse wie Lieferkettenoptimierung und prädiktive Analysen.
Hier finden Sie eine Übersicht über die gängigsten Geschäftsprozesse, die Sie mithilfe künstlicher Intelligenz abteilungsübergreifend für die Automatisierung nutzen können:
Kundenservice und Support
Kundendienstteams bearbeiten eine große Anzahl sich wiederholender Kundenanfragen, die vorhersehbaren Mustern folgen. Die KI-Aufgaben-Automatisierung kann die häufigsten Probleme ohne menschliches Eingreifen lösen und komplexe Probleme an die zuständigen Personen weiterleiten.
Wichtige Möglichkeiten der Automatisierung:
- Ticket-Weiterleitung und Zuweisung der Priorität: Kategorisieren und weisen Sie Support-Tickets automatisch anhand ihres Inhalts und ihrer Dringlichkeit zu.
- Passwort zurücksetzen und Probleme mit dem Konto: Behandeln Sie routinemäßige Probleme mit dem Konto durch automatisierte Workflows.
- Nachverfolgung von Aufträgen und Statusaktualisierungen: Geben Sie in Echtzeit Antworten auf Abfragen, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss, und steigern Sie so die Kundenzufriedenheit.
- FAQ-Antworten und grundlegende Anfragen: Nutzen Sie KI-gestützte Chatbots für sofortige, präzise Antworten.
- Stimmungsanalyse: Identifizieren Sie frustrierte Kunden, priorisieren Sie deren Fälle und reagieren Sie schnell auf Kundenfeedback.
Features wie „AI Assign” und „AI Prioritize” in ClickUp können bei folgenden Anwendungsfällen helfen:
🧠 Wussten Sie schon? Laut einer Prognose von Gartner wird agentenbasierte KI 80 % der häufigsten Probleme im Kundendienst ohne menschliches Zutun autonom lösen.
Finanzen und Betrieb
Finanzprozesse umfassen große Mengen strukturierter Daten und regelbasierter Entscheidungen. KI-Automatisierung reduziert Fehler und beschleunigt gleichzeitig die Verarbeitung von Transaktionen, wie z. B. Rechnungsprüfung, Spesenabrechnung und Verarbeitung von Zahlungen, wodurch schnellere Abschlüsse und eine verbesserte Compliance gewährleistet werden.
Wichtige Möglichkeiten der Automatisierung:
- Rechnungsbearbeitung: Extrahieren Sie Daten aus Rechnungen und gleichen Sie sie mit Bestellungen ab.
- Überprüfung von Spesenabrechnungen: Überprüfen Sie Belege anhand der Unternehmensrichtlinien und genehmigen Sie routinemäßige Anträge.
- Kontoführung für Kreditoren-/Debitoren: Verwalten Sie Zahlungspläne und Inkassoprozesse.
- Betrugserkennung: Überwachen Sie Transaktionen in Echtzeit auf verdächtige Muster.
- Berichterstellung: Erstellen Sie regelmäßige Berichte auf der Grundlage von Datenanalysen und Compliance-Dokumentationen.
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Brain können Sie benutzerdefinierte Regeln für die Verarbeitung von Rechnungsdaten erstellen.
Vertriebs- und Marketingaufgaben
Vertriebs- und Marketingteams sind oft mit Datenerfassung, Lead-Qualifizierung und Kampagnenüberwachung beschäftigt. Automatisierung – sei es für Lead-Bewertung oder Nachverfolgung – reduziert diesen Arbeitsaufwand, beschleunigt Workflows und ermöglicht personalisiertere Kampagnen mit höheren Konversionsraten.
Wichtige Möglichkeiten der Automatisierung:
- Lead-Bewertung und -Qualifizierung: Automatische Einstufung von Interessenten anhand ihres Verhaltens und ihrer demografischen Daten
- E-Mail-Marketingkampagnen: Personalisieren Sie Inhalte und Kaufempfehlungen auf der Grundlage von Benutzerdaten.
- Social-Media-Planung: Planen und veröffentlichen Sie Inhalte auf mehreren Plattformen.
- Kundensegmentierung: Gruppieren Sie Kunden nach Verhaltensmustern für gezielte Kampagnen.
👀 Wussten Sie schon? ClickUp Brain-Benutzer können aus mehreren externen KI-Modellen wählen, darunter GPT-4, Claude und Gemini, um verschiedene Schreib-, Denk- und Programmieraufgaben direkt in ihrer ClickUp-Plattform zu erledigen.
Personalwesen und Verwaltung
Personalteams verwalten repetitive Workflows rund um die Einstellung, Einarbeitung, Schulung und Mitarbeiterführung.
Wichtige Möglichkeiten der Automatisierung:
- Lebenslauf-Screening: Filtern Sie Bewerber anhand von Stellenanforderungen und Qualifikationen.
- Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche: Koordinieren Sie die Verfügbarkeit von Bewerbern und Personalverantwortlichen.
- Mitarbeiter-Onboarding: Begleiten Sie neue Mitarbeiter durch die Formalitäten und Workflows für Schulungen.
- Erinnerungen an Leistungsbeurteilungen: Planen und verfolgen Sie das Abschließen regelmäßiger Bewertungen.
- Anmeldung zu Sozialleistungen: Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich zurechtzufinden und die Anmeldung abzuschließen.
Fast 90 % der IT-Fachleute geben an, dass sie aufgrund der Automatisierung verschiedener Prozesse ein verstärktes Wachstum im Geschäft verzeichnen konnten. Mit einem durchschnittlichen ROI von 240 % ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Tat eine der wirkungsvollsten Investitionen für moderne Unternehmen.
So führen Sie die Automatisierung von Prozessen mit KI durch
So können Sie Ihre Workflows mit KI automatisieren.
Wir zeigen Ihnen, wie ClickUp, der weltweit erste konvergierte KI-Arbeitsbereich, Sie bei jedem Schritt des Prozesses unterstützt.
1. Identifizieren Sie Prozesse, die für die Automatisierung geeignet sind.
Denken Sie daran, dass nicht jede Aufgabe KI erfordert. Die besten Kandidaten für die Automatisierung sind repetitive, regelbasierte und zeitaufwändige Aufgaben.
Beginnen Sie mit der Frage:
- Verfolgt diese Aufgabe eine klare Abfolge von Schritten?
- Basiert es auf strukturierten Daten oder Eingaben?
- Verbraucht es Stunden, ohne dass die menschliche Kreativität einen nennenswerten Wert schafft?
Einige Beispiele für die Automatisierung von Workflows sind:
- Lohnabrechnung oder Kundendatenerfassung: KI kann strukturierte Daten analysieren, menschliche Fehler reduzieren und den Zeitaufwand für manuelle Aktualisierungen verringern.
- Lead-Qualifizierung oder -Weiterleitung: Regelbasierte Kriterien wie Titel, Branche oder Website-Verhalten können für Automatisierung bereitgestellt werden, um eine schnellere Reaktion zu ermöglichen.
- Posteingangsverwaltung: Sich wiederholende Supportanfragen oder Client-E-Mails können mithilfe von KI-Prompts sortiert, mit Tags versehen oder beantwortet werden.
Eine weitere häufige Kategorie sind sich wiederholende Erfassungsaufgaben. Dabei kann es sich um das Sammeln von Client-Anfragen und Feedback, Service-Problemen oder Support-Tickets handeln.
Mit ClickUp Forms können Sie diese Aufgaben und Informationen erfassen. Kombinieren Sie es mit Benutzerdefinierten Feldern oder KI-Feldern in ClickUp, um eingehende Daten automatisch zu kennzeichnen, zu sortieren und an die richtige Person oder Liste weiterzuleiten.
Beispiel:
- Ein Formular, das wegen eines Abrechnungsproblems übermittelt wurde, könnte automatisch mit „Finanzen“ getaggt, als „dringend“ markiert und direkt Ihrem Buchhaltungsteam zugewiesen werden.
- Eine Anfrage eines Clients für kreative Überarbeitungen könnte der Auslöser für eine neue Aufgabe mit der richtigen Priorität und dem richtigen Mitarbeiter sein, basierend auf dem Namen des Clients oder dem Projekt-Code.
📚 Weiterlesen: Über 25 Beispiele für Mindmaps
2. Erfassen Sie Ihren aktuellen Workflow
In dieser Phase sollten Sie eine detaillierte visuelle Darstellung der Geschäftsprozesse erstellen, die Sie mit KI automatisieren möchten. Dazu können Sie Prozessabbildungswerkzeuge wie Flussdiagramme, Workflow-Diagramme oder sogar etwas so Einfaches wie Haftnotizen verwenden.
Für Struktur- und Kollaborations-Features empfehlen wir jedoch die Verwendung einer Prozessmodellierungssoftware.
Dokumentieren Sie jeden Schritt Ihres aktuellen Workflows (von Anfang bis Ende), einschließlich:
- Auslöser, die den Prozess initiieren, z. B. Neukundenanmeldung, Rechnungseingang
- Entscheidungspunkte, an denen Entscheidungen oder Genehmigungen erforderlich sind, z. B. Überprüfung durch den Vorgesetzten, Budgetprüfung
- Aufgabenabläufe, die die Reihenfolge der Aktivitäten zeigen
- Dateneingaben und -ausgaben in jeder Phase, d. h. Formulardaten, Berichte und Statusaktualisierungen
- Übergaben zwischen Team-Mitgliedern oder Abteilungen
- Zeitaufwand für jeden Schritt, d. h. 24-Stunden-Genehmigungsfenster
Bei der Prozessabbildung ist es wichtig, die Mitglieder des Teams einzubeziehen, die den Prozess tatsächlich ausführen werden. Ihre Erkenntnisse zeigen oft, was in den SOPs fehlt – manuelle Workarounds, übersprungene Schritte oder Abhängigkeiten, die nicht dokumentiert sind, aber für den Erfolg der Automatisierung entscheidend sind.
Wenn Ihnen weitere Erkenntnisse fehlen, kann ClickUp Brain Ihnen helfen. Es kann mühelos Erkenntnisse aus Meeting-Protokollen, Kundenchats, Aufgabenkommentaren oder ClickUp-Dokumenten extrahieren und unstrukturierte Details in einen schrittweisen Workflow umwandeln. Darüber hinaus können Sie Brain auch bitten, Bilder für Ihre Workflow-Diagramme zu generieren.
🛠️ Toolkit: Erwägen Sie die Verwendung der Prozessabbildungsvorlage von ClickUp, um jeden Schritt vom Auslöser bis zur Aktion darzustellen. Damit können Sie Übergaben, Abhängigkeiten und Entscheidungen klarer gestalten. Sie können visualisieren, in welchen Bereichen KI eingesetzt werden kann und wo menschliches Eingreifen weiterhin wichtig ist.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Definieren Sie die Workflow-Struktur visuell: Erstellen Sie eine Liste der Arten der Prozessabbildung (z. B. Swimlane-Diagramm), die Sie verwenden würden, um die Rollen, Verantwortlichkeiten und Aufgabenabläufe in den verschiedenen Abteilungen darzustellen.
- Klärung der Ziele: Mit einem Feld für die Prozessagenda (z. B. „Produktionsprozess“) stimmen Sie alle Beteiligten auf die Ziele des Workflows ab, bevor Sie mit der Optimierung oder Automatisierung beginnen.
- Schaffen Sie die Voraussetzungen für die Identifizierung von Möglichkeiten zur Automatisierung: Beispielsweise muss ein bestimmter Schritt nicht von Menschen überprüft werden. KI kann dies übernehmen.
- Leiten Sie das Team, indem Sie detaillierte Unteraufgaben festlegen: Sie können Zeitleisten erstellen, Verantwortlichkeiten definieren und die beteiligten Teammitglieder zuweisen.
3. Wählen Sie die richtigen KI-Automatisierungstools
Bevor Sie eine Auswahl an Tools treffen, sollten Sie sich bewusst machen, dass unterschiedliche Prozesse unterschiedliche Ansätze erfordern.
Die Art der KI, die Sie verwenden, sollte von dem zu lösenden Problem und den beteiligten Daten abhängen.
Hier sind die gängigsten KI-Techniken, die Sie mit Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung ganzer Workflows einsetzen können:
| Technik | Was es leistet | Wo es nützlich ist |
|---|---|---|
| Natürliche Sprachverarbeitung (NLP) | Interpretiert, fasst zusammen und reagiert auf menschliche Sprache | Automatisierung von E-Mail-Triage, Support-Tickets und Vertragsübersichten |
| Maschinelles Lernen (ML) | Lernt Muster aus Verlaufsdaten, um Vorhersagen zu treffen oder Entscheidungen zu treffen. | Lead-Bewertung, Bestandsprognosen und Betrugserkennung |
| Computer Vision | Extrahiert und interpretiert Informationen aus Bildern, PDFs oder gescannten Dokumenten. | Rechnungsbearbeitung, ID-Validierung und visuelle Inspektions-Workflows |
| Verstärkendes Lernen | Verbessert Entscheidungen im Laufe der Zeit mithilfe von Feedbackschleifen. | Optimierung der Datenextraktionslogik, der EingabevalidierungsFlows und der sequenziellen Entscheidungsaufgaben |
| Agentische KI | Führt mehrstufige Aktionen autonom aus, um ein definiertes Ziel zu erreichen. | Workflow-Routing, Automatisierung der Aufgaben und durchgängige Aufgabenoptimierung |
Wählen Sie nun anhand Ihrer Prozessanforderungen (z. B. Verbesserung des Workflows, Vereinfachung des Vertriebs, Optimierung des Marketings) ein tool mit den folgenden Auswahlkriterien aus:
- Integrationsmöglichkeiten: Suchen Sie nach Tools und APIs, die sich leicht in Ihre aktuelle Softwareumgebung integrieren lassen, um die Komplexität der Implementierung zu reduzieren.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Wählen Sie Plattformen, die steigende Volumina an Transaktionen bewältigen und die Automatisierung auf verschiedene Abteilungen und Prozesse ausweiten können.
- Benutzerfreundlichkeit: Priorisieren Sie benutzerfreundliche Plattformen mit Drag-and-Drop-Oberflächen, visuellen Workflow-Generatoren und minimalen Kenntnissen im Code.
- Kostenstruktur: Idealerweise sollten Sie ein Automatisierungstool verwenden, das mit Ihnen mitwächst. Berücksichtigen Sie auch die Preise pro Benutzer, volumenbasierte Automatisierungskosten, Unternehmenslizenzen, Schulungszeit und Implementierungskosten.
Ein Hauptgrund für das Scheitern von KI-Implementierungen ist jedoch, dass die tools nicht miteinander kommunizieren.
Wenn Sie ClickUp für das Projektmanagement verwenden, schließen ClickUp-Integrationen diese Lücke, und die KI von ClickUp verfügt über den Kontext jedes dieser Tools. Sie können über 1.000 Tools verbinden, darunter Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub und Zoom.
🌟 Bonus: Die Arbeit mit mehreren KI-Tools verlangsamt Ihre Teams. Als eigenständige KI-Super-App von ClickUp macht Brain MAX dem ein Ende. Es zentralisiert KI-Interaktionen in einer App. Es kennt Ihren Arbeitskontext und eliminiert redundanten Aufwand wie Kopieren und Einfügen.
4. Automatisierten Workflow planen und gestalten
Jetzt verwandeln Sie Ihre aktuelle Prozesskarte in einen KI-gestützten automatisierten Workflow. Dieser Schritt schließt die Lücke zwischen dem Verständnis Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe und der Gestaltung der Aufgaben, die von KI-Systemen übernommen werden sollen.
Sie können damit beginnen, Entscheidungspunkte zu identifizieren, an denen KI menschliches Urteilsvermögen ersetzen kann, d. h. nicht komplexe Aufgaben.
Beispielsweise umfasst unser derzeitiger Prozess die manuelle Überprüfung von Spesenabrechnungen unter 500 $. Sie können eine Regel für die KI erstellen, um diese automatisch zu genehmigen und höhere Beträge zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter zu kennzeichnen.
| Workflow-Typ | Auslöser | Bedingung | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Priorisieren Sie wichtige Aufgaben | Eine neue Aufgabe wird erstellt. | Benutzerdefiniertes Feld = Hohe Priorität | Automatisch dem Teamleiter zuweisen → Chat-Benachrichtigung senden |
| Aufgaben basierend auf der Art der Anfrage weiterleiten | Ein Support-Formular wurde eingereicht. | Der Formular-Text enthält „Passwort zurücksetzen“. | Setzen Sie den Status der Aufgabe auf In Bearbeitung → versenden Sie automatisierte E-Mails über E-Mail-ClickApp. |
| Verzögerte Arbeiten eskalieren | Aufgabe bleibt offen | Status = Ungelöst nach 24 Stunden | Eskalieren Sie die Aufgabe an den Verantwortlichen für das Projektmanagement → benachrichtigen Sie ihn umgehend. |
An dieser Stelle arbeiten ClickUp-Automatisierungen, KI-Agenten und ClickUp Brain zusammen, um Ihnen dabei zu helfen, diese manuellen Workflows in logikgesteuerte Abläufe innerhalb Ihres Workspaces umzuwandeln.
ClickUp AI Agents dienen hier als intelligente Automatisierungspartner und beseitigen die Komplexität, die normalerweise mit der Erstellung mehrstufiger Workflows verbunden ist. Anstatt Auslöser, Bedingungen und Aktionen manuell zu stapeln, können Sie einen Agent umschalten, das gewünschte Ergebnis definieren und ClickUp Brain die Logik hinter den Kulissen überlassen. Ihre Agenten können:
- Automatische Kontextinterpretation: Sie lesen Aufgaben, Kommentare, Formulare und Felder, um zu verstehen, was als Nächstes zu tun ist.
- Autonomes Handeln: Status aktualisieren, Eigentümer zuweisen, Antworten generieren, Aufgaben weiterleiten oder Probleme eskalieren – ohne dass Sie jeden Schritt einzeln konfigurieren müssen.
- Anpassung an die reale Arbeit: Sie passen sich je nach Inhalt, Dringlichkeit und Mustern an, sodass die Workflows auch dann weiterlaufen, wenn sich die Eingaben ändern.
- Reduzierung des Setups: Keine langen Regelketten mehr erforderlich – nutzen Sie ClickUp Brain, um die richtige Abfolge von Aktionen zu bestimmen.
Kurz gesagt: KI-Agenten bieten Ihnen die Vorteile einer fortschrittlichen Automatisierung, ohne dass Sie selbst komplexe Automatisierungen erstellen müssen – so wird Ihr Workspace intelligenter, schneller und einfacher zu verwalten.
Entwerfen Sie Ihren automatisierten Workflow für sich wiederholende Aufgaben mithilfe dieser Kernkomponenten:
Auslöser und Bedingungen: Legen Sie fest, was die Automatisierung auslöst und welche Regeln erfüllt sein müssen.
Datenfluss und -verarbeitung: Mit ClickUp Benutzerdefinierten Feldern + Automatisierungen können Sie Daten validieren, mit Tags versehen und an das richtige Team oder die richtige Liste weiterleiten.
Entscheidungslogik und Weiterleitung: Verwenden Sie „Wenn-Dann“-Sequenzen, um Ihre Geschäftslogik zu replizieren und gängige Entscheidungen zu automatisieren.
Ausnahmebehandlung: Automatisierungen können Kommentare hinzufügen, Aufgaben neu zuweisen oder Menschen benachrichtigen, wenn etwas nicht funktioniert oder überprüft werden muss.
Hier ist ein Beispiel für einen KI-Workflow für die Automatisierung, der Agenten nutzt:
📚 Weiterlesen: Ihr Leitfaden zum Workflow-Management
5. Trainieren oder konfigurieren Sie Ihr KI-System
Die meisten modernen Automatisierungstools verfügen über vorab trainierte KI-Modelle, die Sie konfigurieren können, anstatt sie von Grund auf neu trainieren zu müssen. In solchen Fällen erstellen Sie eine Verbindung zwischen Ihren bestehenden Systemen (z. B. CRM) und KI-Tools, richten die Geschäftslogik ein und beginnen mit dem Testen der Automatisierung.
Für benutzerdefinierte KI-Modelle, die trainiert werden müssen, müssen Sie die Modelle jedoch mit bestimmten Daten trainieren. Der Prozess umfasst:
- Datenaufbereitung: Bereinigen und organisieren Sie Verlaufsdaten, die Ihre Prozessmuster widerspiegeln.
- Auswahl der Features: Identifizieren Sie, welche Datenpunkte für Entscheidungen am relevantesten sind.
- Modelltraining: Nutzen Sie Algorithmen für maschinelles Lernen, um aus Ihren historischen Mustern zu lernen.
- Validierungstests: Überprüfen Sie, ob das Modell bei Daten, die es zuvor noch nicht gesehen hat, genau funktioniert.
In ClickUp fungieren ClickUp Aufgaben als Ausführungsebene für die KI-Automatisierung. Die Kombination aus ClickUp Brain und ClickUp Aufgaben:
- Automatisches Erstellen von Aufgaben anhand von KI-Auslösern (z. B. ein Lead wird in Ihr CRM eingegeben → Aufgabe mit vorab ausgefüllten Feldern wird generiert)
- Aktualisieren oder klassifizieren Sie Aufgaben auf der Grundlage von KI-Ergebnissen (z. B. Hinzufügen des Tags „Dringend“, wenn die Stimmung negativ ist).
- Weisen Sie Aufgaben automatisch auf der Grundlage von Weiterleitungsregeln oder Team-Kapazitäten zu.
- Verfolgen Sie die Leistung der Automatisierung, indem Sie benutzerdefinierte Felder oder Status wie „Von KI vorgeschlagen“, „Manuelle Überprüfung“ oder „Eskaliert“ hinzufügen.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Prozess-Workflow-Vorlagen in ClickUp und Excel
6. Implementieren, überwachen und optimieren Sie Ihren Workflow
Führen Sie Ihre KI-Automatisierung schrittweise ein, um Störungen zu minimieren und Anpassungen in Echtzeit zu ermöglichen.
Idealerweise beginnen Sie mit einer Pilotimplementierung, an der eine kleine Gruppe von Benutzern oder ein begrenzter Prozessumfang beteiligt ist. Überwachen Sie die Leistung genau und prüfen Sie, ob die KI-Automatisierung wie vorgesehen funktioniert. Falls Probleme auftreten (und es wird definitiv zu Störungen kommen), nehmen Sie auf der Grundlage Ihrer Beobachtungen schnell Anpassungen vor.
Wenn Ihr KI-System mehr Daten verarbeitet, trainieren Sie Ihre Regeln neu oder verfeinern Sie sie, um aktualisierte Verhaltensmuster oder geschäftliche Veränderungen widerzuspiegeln. Im Laufe der Zeit tragen diese Mikroanpassungen dazu bei, die Genauigkeit zu verbessern und die Abhängigkeit von manuellen Eingriffen zu verringern.
Um all dies zu überwachen, ohne in Tabellen zu versinken oder zwischen Tools umzuschalten, verwenden Sie ClickUp Dashboards.
ClickUp-Dashboards bieten Ihnen eine zentralisierte Echtzeit-Ansicht über:
- Aufgabenvolumen und Statusentwicklungen in automatisierten Workflows
- Engpässe und überfällige Aufgaben, die auf Prozessstörungen hinweisen
- KI-getaggte Aktionen wie „Automatisch zugewiesen“, „Eskaliert“ oder „Geringe Zuverlässigkeit“
- Team-Workload, damit Sie wissen, ob die Routing-Logik angepasst werden muss
Sobald sich Ihr Workflow stabilisiert hat, können Sie dasselbe Dashboard verwenden, um die Nachverfolgung des ROI Ihrer Automatisierung durchzuführen und Ihre Prozesse zu optimieren.
🧠 Wissenswertes: Spotify nutzt KI-Algorithmen, insbesondere maschinelles Lernen, um das Benutzererlebnis zu personalisieren und die Interaktion zu fördern. Diese Personalisierung hat die Benutzerinteraktion erheblich gesteigert, wobei personalisierte Wiedergabelisten über 30 % der Hördauer ausmachen.
Übersicht über KI-Tools für die Prozessautomatisierung
Jetzt wissen Sie, was Sie für die Automatisierung verwenden können und wie.
Der nächste Schritt besteht darin, das richtige KI-Tool für die jeweilige Aufgabe auszuwählen. Ob Sie Routineaufgaben automatisieren, komplexe Datenflüsse verarbeiten oder KI-Assistenten in Ihren Systemen einsetzen – es gibt keine Einheitslösung, die für alle Anforderungen geeignet ist.
Im Folgenden finden Sie eine nach Kategorien geordnete Liste ausgewählter KI-Tools, damit Sie die für Ihre Anforderungen im Bereich der Prozessautomatisierung am besten geeigneten Tools finden können.
| ClickUp | Workflow- und Aufgabenautomatisierung / AI-Assistent | ClickUp Brain (kontextbezogene KI), KI-Aufgabenzusammenfassung, KI-Schreiben, ClickUp-Automatisierungen, KI-Chatbots | Projektmanagement, Aufgaben-Workflows, Erstellen von Projektzusammenfassungen, Erstellen von Aufgaben aus Notizen und zentralisierte Arbeitsverwaltung |
| Zapier | Workflow- und Aufgabenautomatisierung | KI-gestützte Automatisierungs-Builder, GPT-Integrationen, Zapier-Schnittstellen, KI-Chatbots, einfache Datentransformation | App-zu-App-Workflows, einfache und erweiterte bedingte Auslöser, Integration von KI in gängige Geschäftsprozesse in über 6.000 Apps |
| Make (Integromat) | Workflow- und Aufgaben-Automatisierung | OpenAI-Support, visueller Flow Builder, erweiterte Logik, detaillierte Fehlerbehandlung, API-Konnektoren | Komplexe mehrstufige Workflows, die eine benutzerdefinierte Anpassung und Datenweiterleitung zwischen zahlreichen Apps erfordern, Szenarioerstellung |
| n8n | Workflow- und Aufgaben-Automatisierung | Benutzerdefinierte KI-Knoten (z. B. für LLM, RAG), selbst gehostete Option, Kontrolle auf Code-Ebene, Community-Knoten | Entwickler-Level-Kontrolle über Automatisierungen, Selbsthosting für Datenschutz, Integration von benutzerdefinierten/Open-Source-KI-Modellen und benutzerdefinierten Funktionen |
| Aisera | KI-Assistent (Enterprise) | Konversations-KI, Self-Service-KI-Agenten, Natural Language Understanding (NLU), generative KI für Lösungen | Automatisierte IT- und Kundensupport-Lösungen (ITSMChatbot, Contact Center), unternehmensweite KI-Agenten für interne Dienste |
| Moveworks | KI-Assistent (Enterprise) | NLP-basierter Assistent für das Unternehmen, generative KI, LLM-gestützte Orchestrierung über interne Kenntnisse und Systeme hinweg | Automatisiert interne Mitarbeiteranfragen (IT, Personalwesen, Finanzen) über Kollaborationsplattformen wie Slack und Teams und reduziert so das Ticketvolumen. |
| Humata | Dokument-KI | Dokument-Q&A, Zusammenfassungsextraktion, Zitiergenerierung, OCR für gescannte Dokumente, automatische Generierung von Berichten für die Berichterstellung | Gewinnung von Erkenntnissen und Aufgaben aus PDF-Dateien und Dokumenten (Forschungsarbeiten, Rechtsdokumente, Berichte), interne Wissenssuche aus Dokumenten |
| UiPath KI Center | Dokumenten- und Datenautomatisierung / RPA | OCR, ML-Modelltraining, Computer Vision, Integration mit RPA-Robotern (Studio/Orchestrator) für eine durchgängige Automatisierung | Rechnungsbearbeitung, Backend-Robotic Process Automation (RPA) und Training benutzerdefinierter ML-Modelle für bestimmte Datenextraktionsaufgaben |
| Rossum | Dokumenten- und Datenautomatisierung | Vortrainierte Dokumenten-KI (Rossum Aurora), kognitive Datenerfassung, Formularlesen, Validierungsbildschirm, benutzerdefiniertes Modelltraining | Rechnungs-/Bestellungsbearbeitung, Logistik und Datenerfassung aus verschiedenen komplexen Dokumenttypen mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit |
| Microsoft Power Automate + KI Builder | Dokumenten- und Datenautomatisierung | Formularverarbeitung, Stimmungsanalyse, vorgefertigte und benutzerdefinierte KI-Modelle, DPA/RPA-Flows, GPT-Integration | Automatisierungen innerhalb des Microsoft-Ökosystems (SharePoint, Teams, Dynamics 365), Erstellung benutzerdefinierter KI-Flows ohne tiefgreifenden Code |
| Kognitos | KI-Integrationsplattform | Skriptsprache in natürlicher Sprache (englische Automatisierung), neurosymbolische Engine, fortschrittliche IDP, Compliance-Features | Beschreiben und automatisieren Sie Geschäftslogik in einfacher Sprache für komplexe Workflows wie Finanzabstimmung und AP-Verarbeitung, Compliance auf hoher Ebene. |
| Pipedream | KI-Integrationsplattform | GPT-Support, Flexibilität auf Codeebene (Node.js, Python, Go), serverlose Ausführung, API-Überwachung | Entwickler-Automatisierungen über APIs und SaaS hinweg, die benutzerdefinierten Code mit vorgefertigten Aktionen und KI-Modellen für komplexe Datenmanipulationen verbinden. |
| Parabola | KI-Integrationsplattform | Drag-and-Drop-Flow-Builder, Logik + KI verwandeln sich in einen No-Code-Builder, Datenplanung und Überwachung | E-Commerce- und SaaS-Betrieb, Automatisierung der Datenbereinigung, -anreicherung und -synchronisierung über Marketing- und Vertriebs-Tools sowie Data-Warehouse-Pipelines hinweg |
| LangChain | KI-Integrationsplattform (Framework) | LLM-Agenten, Speicher, RAG (Retrieval-Augmented Generation), Ketten für komplexes Denken und den Einsatz von Tools | Entwickeln und implementieren Sie benutzerdefinierte KI-Agenten und Automatisierungspipelines, die externe Datenquellen für kontextbezogene Antworten und Entscheidungsfindungen nutzen. |
Best Practices für KI-gesteuerte Automatisierung
Der Erfolg der KI-Automatisierung hängt weitgehend von den Implementierungsstrategien des Unternehmens ab. Zu den wesentlichen Praktiken, die erfolgreiche Automatisierungsprojekte von gescheiterten Versuchen unterscheiden, gehören unter anderem:
- Fangen Sie klein an und skalieren Sie schrittweise: Anstatt Prozesse auf Unternehmensebene zu automatisieren, testen Sie die Automatisierung zunächst an einem einzelnen Prozess, bevor Sie sie auf andere Abteilungen ausweiten.
- Priorisieren Sie die Datenqualität: Standardisieren Sie die Dateneingaben für die von Ihnen ausgewählten Prozesse, indem Sie saubere und strukturierte Daten mit Beschreibungen einlesen, um bessere KI-Ergebnisse zu erzielen.
- Legen Sie klare Metriken fest: Richten Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Bearbeitungszeit, Fehlerquoten und Kosteneinsparungen ein, um die Auswirkungen der Automatisierung auf die Geschäftsergebnisse zu messen.
- Design für Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Benutzeroberfläche (des Automatisierungstools) intuitiv ist und die Benutzer ausreichend Support erhalten, um sich an automatisierte Workflows anzupassen und klare Prozesse zu entwickeln.
- Planen Sie eine kontinuierliche Überwachung: Richten Sie regelmäßige Überprüfungen ein, um die Leistung zu bewerten und Ihre Regeln für die Automatisierung auf der Grundlage neuer Datenmuster zu aktualisieren.
- Erstellen Sie Ausweichoptionen: Erstellen Sie manuelle Übersteuerungsverfahren und alternative Workflows für den Fall, dass KI-Systeme auf Fehler oder unerwartete Szenarien stoßen.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Laut McKinsey erzielen fast 70 % der digitalen Transformationsprojekte nicht die gewünschten Ergebnisse. Der Grund? Einer dieser häufigen Fehler, den Unternehmen häufig begehen:
Hier finden Sie eine übersichtliche Tabelle mit anschaulichen, praktischen Beispielen zu jeder Fallgrube:
| Fallstrick | Was das bedeutet | Beispiele |
|---|---|---|
| Automatisierung fehlerhafter Prozesse | Das Hinzufügen von KI zu einem ineffizienten oder schlecht konzipierten Workflow verstärkt Fehler, anstatt sie zu beheben. | Ein Unternehmen führt eine Automatisierung der Genehmigung von Ausgaben durch, ohne seine unübersichtlichen Kategorisierungsregeln zu überarbeiten – als Ergebnis werden Hunderte von falsch klassifizierten Ausgaben automatisch genehmigt. |
| Ignorieren der Schulung für Benutzer | Teams lehnen Automatisierung ab oder umgehen sie, wenn sie nicht verstehen, wie sie effektiv eingesetzt werden kann. | Support-Mitarbeiter greifen immer wieder auf manuelle Tabellen zurück, weil ihnen niemand erklärt hat, wie automatisiertes Ticket-Routing funktioniert. |
| Schnelle vollständige Bereitstellung | Die gleichzeitige Einführung von Automatisierung an allen Stellen erhöht das Risiko weitreichender Störungen. | Eine vollständige CRM-Automatisierung wird über Nacht live geschaltet, und am nächsten Morgen werden 1.200 Leads den falschen Personen zugewiesen, weil eine Regel nicht getestet wurde. |
| Vernachlässigung der Datensicherheit und Compliance | Wenn die Automatisierung nicht mit Datenschutz- und Sicherheitsprotokollen in Einklang gebracht wird, entstehen rechtliche und finanzielle Risiken. | Ein KI-Tool beginnt, Kundendaten aus ungesicherten Ordnern abzurufen, was während einer Prüfung zu einem Verstoß gegen die Compliance führt. |
| Erwarten Sie sofortige Ergebnisse | KI-Systeme benötigen Zeit, um Muster zu lernen, Vorhersagen zu verfeinern und sich in Workflows einzufinden. | Die Unternehmensleitung erwartet von einem KI-Prognosemodell sofortige Genauigkeit und gibt es nach einer Woche mit unvollkommenen Ergebnissen auf. |
Die Zukunft der KI-gestützten Automatisierung
Die Automatisierung hat sich von der einfachen Erledigung von Aufgaben hin zu einem intelligenten Prozessmanagement entwickelt, das sich kontinuierlich anpasst und lernt. Der weltweite Markt für KI-Agenten wird voraussichtlich von 5,40 Milliarden US-Dollar auf etwa 50,31 Milliarden US-Dollar ansteigen, was einer atemberaubenden jährlichen Wachstumsrate von 44,8 % entspricht.
In diesem Jahrzehnt werden einige der folgenden Veränderungen im Feld der Prozessautomatisierung zu beobachten sein:
- Vorausschauende Prozessoptimierung: Die Kapazität der KI zur Datenerfassung und -analyse trägt zur Optimierung der Nachhaltigkeit in Lieferketten bei. KI-Systeme analysieren historische Muster, um Engpässe vorherzusagen und Workflows automatisch an die Echtzeitbedingungen anzupassen.
- Hyperautomatisierung im Enterprise-Maßstab: Die Möglichkeit, gesamte Prozessökosysteme vor der Implementierung zu simulieren und zu testen, hilft Unternehmen dabei, KI-Workflows zu automatisieren, die mehrere Abteilungen und Systeme umfassen.
- Autonome KI-Agenten werden zum Mainstream: Diese Agenten werden mehrstufige Prozesse ohne menschliches Eingreifen abwickeln, Entscheidungen auf der Grundlage von Geschäftsregeln treffen und sich in Echtzeit an veränderte Bedingungen anpassen.
Automatisieren Sie komplexe Geschäftsprozesse mit ClickUp
Prozessautomatisierung ist unverzichtbar, um wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben.
Angesichts steigender Kundenerwartungen und beschleunigter Marktanforderungen werden manuelle Prozesse zu operativen Belastungen, die das Wachstum verlangsamen und die Kosten erhöhen.
ClickUp bietet mit seinem konvergenten KI-Arbeitsbereich alles, was Sie zur Automatisierung von Prozessen benötigen. Von der intelligenten Datenverarbeitung von Brain bis hin zu umfassendem Aufgabenmanagement und regelbasierten Automatisierungen ist ClickUp das einzige tool, das Sie benötigen, um besser und schneller zu arbeiten.
Melden Sie sich jetzt kostenlos an und erleben Sie KI-gestützte Automatisierung, die mit Ihrem Geschäft mitwächst.
Häufig gestellte Fragen
Ja, Sie können KI nutzen, um eine Vielzahl von Aufgaben in verschiedenen Geschäftsfunktionen zu automatisieren. KI-gestützte Plattformen wie ClickUp ermöglichen es Ihnen, Automatisierungen für sich wiederholende Prozesse wie Dateneingabe, Aufgabenverteilung, Inhaltserstellung und Berichterstellung einzurichten. Durch den Einsatz von Automatisierungsvorlagen und KI-Assistenten können Sie Regeln erstellen, die Aktionen automatisch auslösen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und verschafft Ihnen mehr Zeit für strategischere Aufgaben.
KI automatisiert Prozesse mithilfe von Technologien wie maschinellem Lernen, natürlicher Sprachverarbeitung und Computer Vision. Diese Technologien ermöglichen es KI-Systemen, große Datensätze zu analysieren, menschliche Sprache zu verstehen und zu generieren sowie visuelle Informationen zu interpretieren. Beispielsweise kann KI Support-Tickets automatisch weiterleiten, Zusammenfassungen erstellen oder Trends in Ihren Daten analysieren. In Plattformen wie ClickUp arbeitet KI mit Automatisierung zusammen, um Workflows zu optimieren, Aufgaben basierend auf dem Kontext zuzuweisen und Echtzeit-Einblicke zu liefern, wodurch Geschäftsabläufe effizienter und genauer werden.
Um Workflows mithilfe von KI zu automatisieren, identifizieren Sie zunächst repetitive oder zeitaufwändige Aufgaben innerhalb Ihrer Prozesse. Wählen Sie eine KI-gestützte Plattform wie ClickUp, die einen Bereich mit Automatisierungsvorlagen und KI-Features bietet. Richten Sie Automatisierungsregeln ein, die Ihren Workflow-Anforderungen entsprechen, z. B. die Zuweisung von Aufgaben, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, oder die Erstellung von Erinnerungen für bevorstehende Termine. Sie können auch KI-Assistenten wie ClickUp Brain integrieren, die Ihnen bei der Erstellung von Inhalten, der Zusammenfassung und der sofortigen Beantwortung von Fragen helfen. Überwachen und verfeinern Sie Ihre Automatisierungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie Ihren sich wandelnden Geschäftsanforderungen weiterhin gerecht werden.
Die Implementierung von KI in der Automatisierung umfasst mehrere wichtige Schritte. Beginnen Sie damit, zu bewerten und zu priorisieren, welche Prozesse sich am besten für die Automatisierung eignen, wobei Sie sich auf diejenigen konzentrieren sollten, die sich wiederholen und von Fehlern betroffen sind. Wählen Sie KI-Tools, die Ihren Zielen entsprechen – ClickUp bietet beispielsweise integrierte KI- und Automatisierungs-Features, die sich leicht integrieren lassen. Trainieren Sie Ihre KI-Modelle bei Bedarf mit hochwertigen Daten und sorgen Sie für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Workflows. Überwachen Sie die Leistung Ihrer KI-gesteuerten Automatisierungen und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Zu den Best Practices gehören der Start mit Pilotprojekten, die Einbindung von Stakeholdern und die Bereitstellung von Schulungen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten und die Vorteile der KI-gestützten Automatisierung zu maximieren.