Wenn Sie Ihren Kalender am Montagmorgen öffnen, sehen Sie eine Wand voller identischer Ereignisblöcke – Sie haben keine Ahnung, was dringend ist, was persönlich ist oder was Ihre volle Konzentration erfordert.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn alles gleich aussieht, fühlt sich auch alles gleich an, und das ist ein schneller Weg zum Burnout.
Ein farbcodierter Kalender ändert das. Er verwandelt Ihren Zeitplan in eine visuelle Karte, auf der Prioritäten hervorstechen, Zusammenhänge klar sind und die Zeit einfacher zu verwalten ist.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit ClickUp einen farbcodierten Kalender einrichten und verwalten können. Legen wir los!
Was ist ein farbcodierter Kalender?
Ein farbcodierter Kalender ist ein visuelles Planungssystem, bei dem verschiedene Farben bestimmte Kategorien, Aufgaben oder Prioritäten darstellen.
Anstatt Ihren Zeitplan als einheitliche Liste von Ereignissen anzuzeigen, werden er durch farbcodierte Notizen und Kalender in intuitive, sofort erkennbare Segmente unterteilt.
Beispielsweise könnte Blau für Meetings stehen, Grün für persönliche Zeit, Rot für Termine und Gelb für kreative Arbeit. Ob digital oder physisch, diese Methode bietet auf einen Blick Klarheit, die Ihnen hilft, Ihre Arbeit effektiv zu priorisieren.
Vorteile eines farbcodierten Kalenders
- Verbessert die Übersichtlichkeit und reduziert mentale Ermüdung: Ihr Gehirn verarbeitet bestimmte Farben schneller als Text, sodass Sie Ihren Zeitplan auf einen Blick besser verstehen können. Dies reduziert Planungsfehler und die kognitive Belastung durch das Durchsuchen jedes einzelnen Kalendereintrags 💙
- Verbessert die Konzentration und sorgt für reibungslosere Übergänge: Wenn Ihre To-dos nach Farben gruppiert sind, fällt es Ihnen leichter, konzentriert zu bleiben und zwischen Aktivitäten zu wechseln, ohne den Schwung zu verlieren. Farben beeinflussen Emotionen und Wahrnehmung. Die richtigen Farben können daher Dringlichkeit signalisieren, Prioritäten anzeigen oder ein Gefühl der Ruhe vermitteln 💚
- Zeigt das Gleichgewicht (oder dessen Fehlen) auf: Ein kurzer Blick auf Ihre Woche verrät Ihnen, ob Sie überlastet oder unterfordert sind. Zu viele Blöcke mit hoher Priorität (oft rot) können auf Burnout hindeuten, während ein Mangel an Erholungszeit (grün oder blau) darauf hindeuten kann, dass Sie Ihre Selbstfürsorge vernachlässigen 💛
- Unterstützt eine bessere Zeitschätzung: Durch wiederkehrende Muster können Sie nachverfolgen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern, und nicht nur, wie lange Sie glauben, dass sie dauern sollten. Das macht die zukünftige Planung realistischer ❤️
- Fördert ein intelligenteres Zeitmanagement: Durch die visuelle Darstellung von Kategorien wie Meetings, konzentrierte Arbeit, Administrator-Aufgaben und Pausen mithilfe von Zeitblöcken lassen sich Ungleichgewichte erkennen und strategische Anpassungen vornehmen, um sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden zu verbessern 💜
🧠 Wissenswertes: Die Idee, ein farbcodiertes System zur Organisation von Zeit zu verwenden, reicht bis in alte Zivilisationen zurück. Die Maya hatten beispielsweise ein komplexes Kalendersystem, in dem verschiedene Farben bestimmte Tage und religiöse Bedeutungen darstellten.
So erstellen Sie einen farbcodierten Kalender in ClickUp
Zwar unterstützen viele Online-Kalender die Verwendung von Farben zur Organisation, doch die meisten sind auf grundlegende Planungsfunktionen beschränkt.
Das ist es, was ClickUp auszeichnet.
Der ClickUp-Kalender nutzt KI, um anhand Ihrer Aufgaben, Ereignisse und Ziele Ihren perfekten Zeitplan zu erstellen.
Sie erhalten jeden Morgen einen personalisierten Plan, der sich im Laufe des Tages an Ihre Workload und Präferenzen anpasst. Meetings? Kein Problem. Die Verbindung zu Zoom, Google Meet und Microsoft Teams ist hergestellt, sodass Sie direkt aus dem KI-Kalender teilnehmen können.
Und er kennzeichnet Aufgaben automatisch anhand verschiedener Parameter mit Farben. Für alle, die mit den Farben experimentieren möchten, stellen wir Ihnen die Kalender-Ansicht von ClickUp vor!
ClickUp ist die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat und kombiniert Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
Es bietet Ihnen mehr als 15 anpassbare Ansichten, aber die ClickUp-Kalenderansicht stiehlt allen anderen die Show, wenn es um visuelle Planung geht. Damit können Sie Aufgaben über mehrere Spaces hinweg planen, nach Mitarbeitern oder Priorität filtern und per Drag & Drop in Sekundenschnelle neu planen.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines hochfunktionalen, farbcodierten Kalenders in ClickUp.
Schritt 1: Kalender-Ansicht einrichten
Gehen Sie in ClickUp zu dem Space, Ordner oder der Liste, in dem/der Sie Ihren Kalender einrichten möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Ansicht, wählen Sie Kalender, fügen Sie den Kalendernamen hinzu und legen Sie die Sichtbarkeit fest (öffentlich oder privat).
💡 Tipp: Nutzen Sie die Farbpsychologie, um jede Aufgabe mit der Energie zu versehen, die sie erfordert. Weisen Sie auffällige Farben wie Rot oder Orange Aufgaben zu, die hohe Konzentration erfordern, und kühlere Farbtöne wie Blau oder Grün Aufgaben, die Ruhe oder Kreativität erfordern. Betrachten Sie es als Training für Ihren Geist, den Modus zu erkennen, in dem Sie sich befinden müssen, bevor Sie mit der Aufgabe beginnen.
Nachdem Sie die Kalender-Ansicht erstellt haben, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Anpassen. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie konfigurieren können, wie Aufgaben in Ihrem Kalender angezeigt werden sollen.
Stellen Sie sicher, dass Aufgaben Start- und/oder Fälligkeitsdaten haben, damit sie in der Kalenderansicht angezeigt werden. Sie können auch Optionen umschalten wie:
- Unteraufgaben anzeigen
- Aufgaben aus allen Listen anzeigen
- Zukünftige wiederholende Aufgaben anzeigen (in kostenpflichtigen Plänen verfügbar)
Schritt 2: Wählen Sie Ihre Farbcodierungsmethode
Es gibt drei Möglichkeiten, Aufgaben in der Kalender-Ansicht farblich zu kennzeichnen. Um auf diese Optionen zuzugreifen, tippen Sie auf Layout-Optionen.
Hier sind die Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:
Farbe nach Status
- Wählen Sie im Bereich „Anpassen“ die Option „Farbe nach → Status“ aus
- Jede Aufgabe wird entsprechend ihrem aktuellen Status farblich gekennzeichnet, z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“
- Sie können die Farben für den Status über ClickApps > Aufgabenstatus anpassen
Farbe nach übergeordneter Liste
- Wählen Sie „Farbe nach → Liste“ aus
- Dies ist nützlich, wenn Ihr Kalender mehrere Projekte oder Abteilungen umfasst
- Um die Farbe einer Liste zu ändern, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen der Liste und wählen Sie eine neue Farbe aus
Farbe nach ausklappbarem benutzerdefiniertem Feld
- Dies ist die flexibelste Methode. Wählen Sie Farbe nach → [Ihr benutzerdefiniertes Dropdown-Feld]
- Damit können Sie den Kalender anhand von Kategorien wie Aufgabentyp, Prioritätsstufen oder Abteilung farblich kennzeichnen
- Zunächst müssen Sie ein benutzerdefiniertes Feld zum Ausklappen erstellen und konfigurieren (das wird als Nächstes behandelt)
Schritt 3: Entwickeln Sie einen Farbschlüssel
Bevor Sie sich eingehend mit der Verwendung von Farben befassen, sollten Sie einen Schlüssel für die Farben erstellen, um eine einheitliche Referenz zu haben. Weisen Sie jeder Farbe eine eindeutige Bedeutung zu.
Ein Beispiel:
🔴 Rot: Hohe Priorität oder dringend
🟡 Gelb: In Bearbeitung
🟢 Grün: Fertiggestellt
🔵 Blau: Meetings oder Administrator-Arbeiten
🟣 Lila: Elemente zur Überprüfung
Fügen Sie den Schlüssel zu einem angehefteten ClickUp-Dokument hinzu, nehmen Sie ihn in eine wiederkehrende Referenzaufgabe auf oder fügen Sie ihn in die Beschreibung der Kalenderansicht ein, damit jeder leicht darauf zugreifen kann.
Verwenden Sie dieselbe Farblogik in allen Ansichten, Listen und für alle Benutzer. Dies reduziert Verwirrung und erhöht die Effizienz beim Überfliegen von Aufgaben.
🔍 Wussten Sie schon? Krankenhäuser verwenden häufig farbcodierte Zeitpläne für Ärzte und Pflegepersonal, um die Patientenversorgung zu optimieren. In einer Instanz könnte beispielsweise Rot für OP-Schichten stehen, während Grün ambulante Termine kennzeichnet.
Schritt 4: Benutzerdefinierte Felder für detaillierte Segmentierung hinzufügen und konfigurieren
Ausklappbare benutzerdefinierte Felder in ClickUp geben Ihnen noch mehr Kontrolle darüber, wie Aufgaben in der Kalenderansicht angezeigt werden. Sie sind besonders nützlich, wenn Sie etwas Spezifischeres als den Status oder die Liste farblich kennzeichnen möchten.
- Erstellen Sie ein ausklappbares Feld
Öffnen Sie eine beliebige Liste, klicken Sie auf + Feld hinzufügen und wählen Sie Ausklappen. Benennen Sie das Feld entsprechend Ihrem Anwendungsfall – Beispiele sind „Aufgabentyp“, „Projektphase“ oder „Priorität“
- Optionen hinzufügen und mit Farben kennzeichnen
Fügen Sie individuelle ausklappbare Werte hinzu und weisen Sie jedem eine Farbe zu. Wenn Sie dieses Feld in den Einstellungen „Farbe nach“ auswählen, werden diese direkt in Ihrem Kalender angezeigt.
- Auswahl aus Dropdown-Menü auf Aufgaben anwenden
Verwenden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben das ausklappbare Feld, um die entsprechende Beschreibung zuzuweisen. Die ausgewählte Farbe wird in Ihrer Kalender-Ansicht angezeigt, sodass Ihr Layout optisch einheitlich und informativ bleibt.
🔍 Wussten Sie schon? Eine Feldstudie zu Visualisierungen in Kalendern untersuchte, wie verschiedene visuelle Elemente, darunter auch Farben, die Benutzerfreundlichkeit von Kalendern beeinflussen. Während einige Teilnehmer zu viele Farben als überwältigend empfanden, gaben viele an, dass sie ihnen dabei halfen, Ereignistypen schnell zu unterscheiden.
Schritt 5: Speichern und verwenden Sie Ihren benutzerdefinierten Kalender
Nachdem Sie die entsprechende Methode „Farbe nach“ ausgewählt und die Sichtbarkeit der Aufgaben konfiguriert haben, klicken Sie auf Ansicht speichern, um Ihre Einstellungen zu speichern. Dadurch werden Ihr Layout, Ihre Filter und Ihre Farbeinstellungen gespeichert, sodass Sie jederzeit zur exakt gleichen Ansicht zurückkehren können.
Von dort aus können Sie ihn über die Seitenleiste aufrufen und bei Bedarf als übersichtlichen, farbcodierten Zeitplan für die Arbeit von zu Hause aus wiederverwenden.
📮 ClickUp Insight: Fast 35 % der Wissensarbeiter betrachten den Montag als den unproduktivsten Tag der Woche. Dazu tragen auch die angesammelten E-Mails, Nachrichten und neuen Prioritäten bei, die während der StandUp-Meetings am Montag auftauchen.
Aber was wäre, wenn Sie all diese Monday-Updates, Aufgaben, Meetings und E-Mails auf einer einzigen Plattform zusammenführen und alle auf einmal erledigen könnten? ClickUp, die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, bringt alles zusammen, sodass Sie planen, kommunizieren und ausführen können, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln zu müssen.
📖 Lesen Sie auch: Amie Calendar Review: Features, Preise und Benutzerbewertungen
Best Practices für die Verwaltung Ihres farbcodierten Kalenders
Ein farbcodierter Kalender ist nur so effektiv wie das System, das dahinter steht. Hier sind einige Best Practices für die Verwaltung Ihres farbcodierten Kalenders:
Definieren Sie ein einheitliches Farbschema
Weisen Sie bestimmten Kategorien wie Meetings, Terminen, persönlicher Zeit und Projektarbeit bestimmte Farben zu, um eine visuelle Abkürzung zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass das Farbschema in allen Ihren Kalendern einheitlich bleibt, um Verwirrung zu vermeiden.
Limitieren Sie die Anzahl der Farben
Halten Sie sich an eine begrenzte Farbpalette, um den Kalender nicht zu überladen; in der Regel sollten 4-6 Farben ausreichen. Wählen Sie Farben, die auf einen Blick leicht zu unterscheiden sind, und vermeiden Sie ähnliche Farbtöne.
Verwenden Sie kontrastreiche Farben für Elemente mit hoher Priorität
Weisen Sie Aufgaben mit hoher Priorität hellere oder kräftigere Farben zu, damit sie Ihnen sofort ins Auge fallen. Reservieren Sie weniger satte Farben für Aufgaben mit niedrigerer Priorität oder flexiblen Aufgaben.
Aktualisieren Sie Ihren Kalender regelmäßig
Nehmen Sie sich jede Woche Zeit, um Ihren Kalender zu überprüfen und zu aktualisieren, damit alle Farbcodes aktuell und relevant sind. Passen Sie die Farben nach Bedarf an und weisen Sie sie neu zu, um Änderungen der Priorität oder Kategorie hervorzuheben.
💡 Profi-Tipp: Sie haben ein Meeting nach dem anderen und keine Zeit, sich zu notieren, was Sie vereinbart haben? Der AI Notetaker von ClickUp springt in Ihre Zoom-, Google Meet- oder Microsoft Teams-Anrufe, erfasst die Unterhaltung und liefert Ihnen eine Aufschlüsselung mit Aufgaben, Fristen und Entscheidungen.
Was bleibt Ihnen noch zu tun? Weisen Sie eine Farbe zu, fügen Sie sie in Ihren Kalender ein und machen Sie weiter.
Persönliche Zeit und Pausen einplanen
Verwenden Sie unterschiedliche Farben, um persönliche Zeit oder Pausen zu markieren und so eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen.
Synchronisierung mit Ihren Geräten
Stellen Sie sicher, dass Ihr farbcodierter Kalender auf allen Geräten synchronisiert ist, damit Sie jederzeit Zugriff darauf haben und alle Aktualisierungen sehen. Überprüfen Sie die Kompatibilität mit den von Ihnen verwendeten Apps, um eine einheitliche Farbcodierung zu gewährleisten.
Schulen Sie Ihr Team (falls zutreffend)
Wenn Ihr Kalender für ein Team freigegeben ist, stellen Sie sicher, dass alle das Farbschema und dessen Bedeutung verstehen. Stellen Sie eine Kurzanleitung bereit, damit die Mitglieder Ihres Teams den Kalender schnell interpretieren können.
Kalender-Features nutzen
Nutzen Sie Kalender-Features wie Erinnerungen und wiederkehrende Ereignisse, um Ihre Farbcodierungsstrategie zu ergänzen. Heben Sie wichtige Termine oder Ereignisse durch Farbcodierung und Benachrichtigungen hervor, um sie besonders hervorzuheben.
💡 Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain, um Beschreibungen, Titel oder Aufgabenaufteilungen automatisch zu generieren, wenn Sie Ihren wöchentlichen oder monatlichen farbcodierten Kalender einrichten. Es kann auch Ihre aktuelle Workload analysieren und effizientere Zeitverteilungen vorschlagen, basierend auf der Dringlichkeit der Aufgaben, der Kapazität des Teams und wiederkehrenden Trends.
Nutzen Sie Ihren farbcodierten Kalender optimal
Hier sind einige Best Practices, mit denen Sie Ihren farbcodierten Kalender in ClickUp optimal nutzen können:
- Überprüfen Sie Ihr System vierteljährlich: Überprüfen Sie alle drei Monate die Regeln für die Farbcodierung, um sicherzustellen, dass sie noch zu Ihrem aktuellen Workflow, Ihren Prioritäten und Ihrer Teamstruktur passen. Entfernen Sie veraltete Kategorien und verfeinern Sie sie nach Bedarf
- Kombinieren Sie Filter für mehr Präzision: Verwenden Sie Filter zusammen mit Farbcodierungen – nach Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum, Tag oder Priorität –, um hyperfokussierte Ansichten zu erstellen. So können Sie relevante Aufgaben isolieren, ohne die gesamte Kalenderstruktur zu ändern
- Vorlagen nutzen: Verwenden Sie monatliche Kalender-Vorlagen, um wiederkehrende Planungs-Workflows vorab zu strukturieren. Für die tägliche Aufgabenplanung beginnen Sie mit einer Zeitplan-Vorlage, um Routineaufgaben schnell zu organisieren und mit Farben zu kennzeichnen, ohne jedes Mal das Layout neu erstellen zu müssen
Stellen Sie sich beispielsweise vor, Ihr Montag ist komplett ausgebucht. Der ClickUp-Kalender überprüft Ihre Aufgabenliste und Ihren Zeitplan für die Arbeit von zu Hause aus und erstellt dann einen Plan, der Fokuszeiten für Ihre dringendsten Arbeiten blockiert. Weniger dringende Aufgaben werden auf einen späteren Zeitpunkt in der Woche verschoben, und eine schnelle Synchronisierung des Teams wird geplant, wenn alle verfügbar sind.
Vorlage für den ClickUp-Kalenderplaner
Wenn die Arbeit hektisch wird, reicht ein einfacher Kalender nicht aus. Sie benötigen ein zuverlässiges System, das Termine nachverfolgt, Ihr Team auf dem Laufenden hält, Ihnen hilft, Prioritäten effektiv zu setzen, und sich an veränderte Umstände anpasst. Die ClickUp-Vorlage für Kalenderplaner wurde genau für diesen Zweck entwickelt.
Hier sind einige Vorteile der Verwendung dieser Vorlage:
- Projekte in überschaubare Schritte unterteilen: Teilen Sie komplexe Initiativen in kleinere Aufgaben auf und verteilen Sie diese auf Ihren Kalender
- Verfolgen Sie wichtige Termine: Erhalten Sie eine übersichtliche Zeitleiste, um Pläne zu erstellen und Fortschritte anhand von Meilensteinen und Fristen zu überwachen
- Pläne ganz einfach an veränderte Prioritäten anpassen: Ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop in den Kalender, um Pläne ganz einfach in Echtzeit zu aktualisieren
- Klar zusammenarbeiten: Verteilen Sie Verantwortlichkeiten, richten Sie Erinnerungen ein und halten Sie Ihr Team auf gemeinsame Ziele ausgerichtet
🔍 Wussten Sie schon? Die Chronotyp-Theorie besagt, dass wir alle natürliche Energiemuster haben – manche Menschen denken morgens am besten, andere erreichen ihre Höchstleistung am Nachmittag. Deshalb funktioniert es nie wirklich, alle in denselben 9-to-5-Rhythmus zu zwingen.
Digitale Kalender geben Ihnen die Flexibilität, mit Ihrer Energie zu arbeiten. Und die farbliche Kennzeichnung von Aufgabentypen erleichtert die Planung rund um Ihre energiegeladenen Zeitfenster.
💡 Profi-Tipp: Verbinden Sie Ihren Microsoft Outlook-Kalender mit ClickUp, um Aufgaben und Meetings zu synchronisieren. Beginnen Sie mit einer einseitigen Synchronisierung, indem Sie Ihren ClickUp-Kalender-Feed (ICS-URL) abrufen und zu Outlook hinzufügen. Sie sehen dann alle Ihre geplanten Aufgaben in Outlook.
Einfachere Zeitverwaltung mit ClickUp
Mit der farbcodierten Terminplanung haben Sie den ersten Schritt getan, um Chaos im Kalender in Klarheit zu verwandeln. Aber mit ClickUp wird Ihr Zeitmanagement noch besser.
Der ClickUp-Kalender erleichtert die automatische Zeitblockierung und plant wichtige Aufgaben entsprechend Ihren Prioritäten. In Kombination mit der interaktiven Kalenderansicht können Sie Aufgaben in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Layouts visualisieren und verwalten.
Filtern Sie nach Mitarbeitern, Tags oder Prioritäten und verschieben Sie Termine schnell per Drag & Drop.
Brauchen Sie einen Vorsprung? ClickUp bietet auch Vorlagen, die das Setup mühelos machen.
Melden Sie sich noch heute kostenlos für ClickUp an!