Wie man Microsoft Planner in Teams verwendet, um Arbeit zu organisieren

Wie ist der Status dieser Aufgabe? Das ist eine einfache Frage.

In einem vielbeschäftigten Team kann es jedoch schwierig sein, eine klare Antwort zu erhalten: Aktualisierungen sind über Chat-Threads, E-Mails und hastig gekritzelte Notizen verstreut. Termine rücken näher, Aufgaben werden ignoriert, und ehe man sich versieht, verbringt man mehr Zeit mit der Nachverfolgung der Arbeit, als sie zu erledigen.

Mit Microsoft Planner in Teams können Sie einen strukturierten, gemeinsamen Space erstellen, in dem Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Microsoft Planner in Teams nutzen können, um Ihr Team zu organisieren. 📊

So verwenden Sie Microsoft Planner in Teams

Microsoft Planner kann Ihnen dabei helfen, den Workflow Ihres Teams zu strukturieren.

Ganz gleich, ob Sie die Einstellung zum ersten Mal vornehmen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihren bestehenden Workflow zu optimieren, diese Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch die praktische Anwendung von Planner in Teams.

Los geht's! 💪

Schritt 1: Microsoft Planner in Teams suchen und hinzufügen

Zunächst fügen wir Planner zu Teams hinzu.

Öffnen Sie Microsoft Teams und schauen Sie sich das Menü auf der linken Seite an. Klicken Sie auf das Symbol Apps (die drei Punkte), um auf die Integrationen von Microsoft Teams zuzugreifen. Geben Sie Tasks by Planner and To Do (oder einfach Planner) in die Suchleiste ein.

Klicken Sie auf Hinzufügen , um es in Teams zu integrieren. Sobald Sie dies erledigt haben, ist Planner direkt in Teams verfügbar, sodass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen müssen, um Aufgaben zu verwalten.

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Plan in einem Teamkanal

Klicken Sie im linken Menü auf die Registerkarte Teams und wählen Sie den Kanal aus, zu dem Sie Planner hinzufügen möchten. Klicken Sie oben im Kanal auf das + (Plus)-Symbol, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen. Wählen Sie Planner aus der Liste der Apps aus.

Wählen Sie Neuen Plan erstellen, geben Sie ihm einen Namen wie „Marketing-Sprint“ oder „Projekt-Roadmap“ und entscheiden Sie, ob Sie das Team benachrichtigen möchten, indem Sie „Auf dieser Registerkarte posten“ aktivieren.

Klicken Sie auf Speichern, und schon ist Ihr neuer Plan einsatzbereit.

Schritt 3: Einen bestehenden Plan zu einem Team-Kanal hinzufügen (optional)

Sie verwenden Microsoft Planner bereits an anderer Stelle? Kein Problem, Sie können es mit nur wenigen Schritten in Teams integrieren.

Öffnen Sie Ihr vorhandenes Planner-Board in einem Browser oder in der Planner-App, klicken Sie oben auf … (drei Punkte) und wählen Sie Link zum Plan kopieren. Wechseln Sie dann zu Teams, navigieren Sie zum entsprechenden Kanal und klicken Sie auf das + (Plus)-Symbol, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen.

Wählen Sie die Registerkarte Website, geben Sie ihr einen Namen, fügen Sie den kopierten Planner-Link ein und klicken Sie auf Speichern. Und schon ist Ihr bestehender Plan nahtlos in Teams integriert und leicht zugänglich.

Schritt 4: Aufgaben mit Buckets organisieren

Buckets sind wie Kategorien, die dabei helfen, Aufgaben zu organisieren. Anstatt Alles in eine lange Liste zu packen, können Sie Aufgaben nach Phase, Abteilung oder Priorität unterteilen.

Klicken Sie in Ihrem Planner-Board rechts auf Neuen Ordner hinzufügen .

Geben Sie ihm einen Namen, z. B. „Zu erledigen”, „In Bearbeitung” oder „Fertiggestellt”. Wiederholen Sie dies, um Ihren Planer in so viele Bereiche wie nötig zu unterteilen . Auf diese Weise erhalten Sie eine übersichtliche Struktur für die Verwaltung Ihrer Arbeit.

Schritt 5: Aufgaben hinzufügen und zuweisen

Jetzt ist es an der Zeit, Aufgaben hinzuzufügen und sie den Mitgliedern Ihres Teams zuzuweisen. Klicken Sie unter dem entsprechenden Bereich auf + Aufgabe hinzufügen . Geben Sie der Aufgabe einen Namen, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und weisen Sie sie einem Mitglied Ihres Teams zu. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen , und sie wird in der Liste angezeigt.

Schritt 6: Benachrichtigungen einrichten

Möchten Sie Ihr Team über Aktualisierungen auf dem Laufenden halten? Richten Sie Benachrichtigungen in Planner ein.

Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnradsymbol), gehen Sie zu Benachrichtigungen, wählen Sie die gewünschten Benachrichtigungen aus (z. B. Aufgabenzuweisungen und Änderungen des Fälligkeitsdatums) und klicken Sie auf Speichern. Keine Ausreden mehr wie „Ich habe diese Aufgabe nicht gesehen“.

Schritt 7: Verwenden Sie Filter und Gruppierungen für die Nachverfolgung Ihrer Arbeit

Wenn Ihr Plan sich füllt, wird es wichtig, Aufgaben schnell zu finden. Hier kommen Filter und Gruppierungen ins Spiel. So verwenden Sie diese Features von Microsoft Teams:

Mit diesen Tools können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, ohne eine lange Liste mit Aufgaben durchgehen zu müssen.

Schritt 8: Verfolgen Sie den Fortschritt mit visuellen Diagrammen

Um eine schnelle Übersicht über den Fortschritt Ihres Teams zu erhalten, wechseln Sie zur Diagrammansicht. Klicken Sie auf der Registerkarte „Planner“ oben auf Diagramme . Sie sehen eine Aufschlüsselung der Aufgaben nach Status und andere wichtige Informationen.

Wenn Sie visuelle Darstellungen mögen, ist dies eine hervorragende Möglichkeit, Engpässe zu erkennen und Workloads anzupassen, bevor Dinge aus dem Ruder laufen.

Schritt 9: Bearbeiten oder verschieben Sie Aufgaben nach Bedarf und nutzen Sie erweiterte Features (optional)

Aufgaben sind nicht in Stein gemeißelt – Sie können sie im Laufe der Arbeit ganz einfach aktualisieren oder verschieben. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um Details zu bearbeiten, Notizen hinzuzufügen, Dateien als Anhänge hinzuzufügen oder die Checkliste zu aktualisieren.

Um eine Aufgabe zwischen Buckets zu verschieben, ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop. Sie können die Aufgabe auch öffnen und den Bucket manuell ändern. So lässt sie sich leicht an veränderte Prioritäten anpassen.

Möchten Sie Ihr Planner-Setup noch einen Schritt weiter optimieren? Probieren Sie diese Extras aus:

Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Planner in Teams

Microsoft Planner ist zwar ein zuverlässiges Tool für die Verwaltung von Aufgaben innerhalb von Teams, hat jedoch auch Nachteile. Je nach den Anforderungen Ihres Teams können Limite auftreten, die sich auf den Workflow, die benutzerdefinierte Anpassbarkeit oder die Skalierbarkeit auswirken.

Hier sind einige Schlüssel-Herausforderungen, die Sie beachten sollten:

Erstellen Sie einen Planner mit ClickUp

Die heutige Arbeitswelt ist dysfunktional. Unsere Projekte, unser Wissen und unsere Kommunikation sind über unzusammenhängende tools verstreut, die uns ausbremsen.

ClickUp löst dieses Problem mit der All-in-One-App für die Arbeit, die Projekte, Wissen und Chat an einem Ort vereint – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.

So können Sie mit ClickUp loslegen! 🤩

Aufgabenverwaltung

ClickUp Aufgaben sorgen für Struktur in Ihren To-dos, sodass Sie sich nie von der Aufgabenverwaltung überfordert fühlen. Sie erhalten die Flexibilität und Kontrolle, um Aufgaben aufzuteilen, Fortschritte zu verfolgen und alles an einem Ort zu verwalten. Fügen Sie detaillierte Beschreibungen, Fälligkeitsdaten, Anhänge, Prioritäten und mehrere Mitarbeiter hinzu, damit Sie nichts übersehen.

Möchten Sie große Projekte in kleinere Teilaufgaben aufteilen? Mit Unteraufgaben können Sie überwältigende Ziele in Sekundenschnelle in überschaubare Schritte umwandeln.

Darüber hinaus geht es mit ClickUp Views und der KI-gestützten ClickUp Automatisierung über das Aufgabenmanagement hinaus. Wechseln Sie zwischen den Ansichten, um zu sehen, was dringend ist, automatisieren Sie wiederholende Arbeiten und nutzen Sie sogar ClickUp Brain, den integrierten KI-Assistenten, um Aufgabenaktualisierungen oder Unteraufgaben zu generieren.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie starten eine neue Marketingkampagne. In Planner würden Sie dafür eine grundlegende Aufgabe erstellen, einige Mitglieder des Teams zuweisen und... das war's auch schon.

Mit ClickUp können Sie jedoch all Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement einsetzen! Erstellen Sie eine Aufgabe „Marketingkampagne für das 2. Quartal starten“, fügen Sie Unteraufgaben wie „E-Mail-Vorlagen entwerfen“ und „Social-Media-Beiträge verfassen“ hinzu. Anschließend können Sie Fristen festlegen, Teams zuweisen und die Nachverfolgung durchführen.

Um sicherzustellen, dass jedes Detail berücksichtigt wird, verlassen Sie sich auf ClickUp Task Checklisten. Dieses Feature hilft Teams, organisiert zu bleiben und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.

Jede Aufgaben-Checkliste fungiert als integrierte To-do-Liste innerhalb einer Aufgabe und erleichtert die Aufteilung der Arbeit in kleinere Aktionspunkte. Müssen Sie Aufgaben delegieren? Sie können Checklistenelemente verschiedenen Teammitgliedern zuweisen, sodass die Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.

Außerdem ist der Fortschritt sofort sichtbar, sobald ein Element abgehakt wird, sodass Remote-Teams immer auf dem gleichen Stand sind.

Nehmen wir an, Sie verwalten einen Workflow für die Veröffentlichung eines Blogs. Weisen Sie Checklistenelemente wie Entwurf, Design, SEO und Zeitplanung für Mitglieder der Teams zu, führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts in Echtzeit durch und vermeiden Sie langwierige Nachfassaktionen.

Mühelose Zusammenarbeit im Team

Mit ClickUp Chat müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen – dieses Feature macht ClickUp einzigartig für eine mühelose Zusammenarbeit im Team.

Angenommen, Sie arbeiten an einer Produkteinführung und Ihre Checkliste deckt alles ab, aber in letzter Minute kommt noch Feedback herein. Anstatt Slack mit Nachrichten zu überladen, wechseln Sie einfach zum Chat, der direkt mit Ihren Aufgaben verknüpft ist.

Besprechen Sie Änderungen in privaten Räumen oder führen Sie schnelle Audio- oder Videoanrufe mit SyncUps durch. Mit dem integrierten Brain können Sie Nachrichten mit nur einem Klick in umsetzbare Aufgaben umwandeln. Benötigen Sie eine dringende Aufgabenaktualisierung? Bitten Sie ClickUp Brain im Chat, lange Chat-Threads zusammenzufassen und Aktionspunkte zu identifizieren.

Vorgefertigte Planungsvorlagen

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Es muss keine Herausforderung sein, den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben zu behalten. Mit der ClickUp-Vorlage für den Tagesplaner können Sie alles an einem Ort organisieren, priorisieren und verfolgen – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Mit dieser Vorlage für einen Tagesplaner können Sie Aufgaben in Kategorien wie „Persönlich“, „Arbeit“ oder „Ziele“ einteilen, sodass Sie leichter erkennen können, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Priorisierungstools helfen Ihnen dabei, die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst zu erledigen, während Sie mit visuellen Tracking-Tools wie Grafiken und Diagrammen Ihren Fortschritt auf einen Blick überwachen können.

Arbeiten Sie mit ClickUp zusammen

Microsoft Planner in Teams ist eine großartige Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und Termine einzuhalten.

Wenn Sie jedoch mehr Flexibilität, Automatisierung und erweiterte Features benötigen, sollten Sie sich nach einer leistungsstärkeren Lösung umsehen.

ClickUp, die Allround-App für die Arbeit, bietet robuste Aufgabenverwaltung, Zusammenarbeit in Echtzeit und anpassbare Workflows. Sie erhalten alles, was Sie zum Planen, Verfolgen und Optimieren der Arbeit Ihres Teams benötigen, an einem Ort.

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