Ihr neuer Mitarbeiter fängt am Montag an. Die Personalabteilung hat die Unterlagen geschickt, aber der Laptop ist noch unterwegs. Der Vorgesetzte hat ein Begrüßungsgespräch geplant, und der Kollege, der beim Setup helfen soll, ist nicht da. Bevor der neue Mitarbeiter sich in seine Rolle einarbeiten kann, muss jemand diese Lücken schließen.
Die Vorbereitung ist nicht nur am ersten Arbeitstag wichtig. In einer Umfrage von BambooHR und TalentLMS aus dem Jahr 2025 unter 1.156 US-amerikanischen Mitarbeitern, die im Vorjahr eine neue Stelle angetreten hatten, gaben 52 % an, dass sich das Onboarding zu sehr auf administrative Aufgaben statt auf die Einarbeitung in die Rolle konzentriere.
Ein sinnvoller Einarbeitungsplan muss beides abdecken: die neuen Mitarbeiter auf den Start vorzubereiten und ihnen dabei zu helfen, sich in die Arbeit einzuarbeiten. Das bedeutet, festzulegen, wer die Arbeitsmittel bereitstellt, wer den neuen Mitarbeiter unterstützt, welche Schulungen erforderlich sind und wann der Fortschritt überprüft werden soll.
Im Folgenden finden Sie 10 Beispiele für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter aus Unternehmen wie Epiq, HCLTech und Salesforce, die in Unternehmensberichten und Kundenberichten aus den Jahren 2024 und 2025 dokumentiert sind. Sie umfassen vernetzte Setups, KI-gestützte Anleitungen und rollenspezifische Schulungen sowie praktische Ideen, die Sie anpassen können. Außerdem finden Sie einen Beispiel-Workflow mit Aufgaben und Fristen.
TL;DR: Diese Beispiele für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zeigen, wie Teams die Vorbereitung vor Arbeitsbeginn, die Unterstützung durch Paten, rollenspezifische Schulungen und Feedback handhaben. Wählen Sie Vorgehensweisen aus, die Lücken in Ihrem Prozess schließen, und passen Sie diese dann an die Kapazitäten Ihres Teams und die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter an. Nutzen Sie den Beispiel-Workflow, um Verantwortlichkeiten und Fristen zuzuweisen, und bewerten Sie den Fortschritt anhand der unter Beweis gestellten Fähigkeiten und des Mitarbeiter-Feedbacks sowie anhand der abgeschlossenen Aufgaben.
Was macht ein Beispiel für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nachahmenswert?
Ein Beispiel für die Einarbeitung von Mitarbeitern ist besonders nachahmenswert, wenn Sie genau benennen können, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und was den Auslöser darstellt. Die Einarbeitung umfasst den gesamten Prozess, der einen neuen Mitarbeiter von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis hin zur selbstständigen, produktiven Arbeit begleitet. Die Einführungsveranstaltung ist ein Teil davon und findet in der Regel am ersten Tag oder in der ersten Woche statt.
Suchen Sie nach einer Methode, die einem bestimmten Bedarf gerecht wird: das Produkt kennenlernen, Beziehungen aufbauen oder die Bereitschaft für selbstständiges Arbeiten einschätzen. Bevor Sie diese Methode übernehmen, sollten Sie klären, welchen Teil des Onboardings sie unterstützt.
| Begriff | Inhalt | So überprüfen Sie den Abschluss |
| Preboarding | Vorbereitungen zwischen der Annahme des Angebots und dem Startdatum | Die erforderlichen Vorbereitungen vor Arbeitsbeginn sind abgeschlossen, offene Probleme wurden zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. |
| Einführung | Einführung in Unternehmensrichtlinien, Tools und Arbeitsweisen | Der neue Mitarbeiter kennt die Grundlagen und weiß, wo er weitere Anleitungen findet |
| Einarbeitung | Der umfassendere Prozess, sich in die Rolle einzuarbeiten, Beziehungen aufzubauen und Unterstützung zu erhalten | Der neue Mitarbeiter kann die vereinbarten Erwartungen an seine Rolle erfüllen und weiß, wann er um Hilfe bitten muss |
| Einarbeitung in die neue Rolle | Übung und Schulung zur Erreichung des für die Rolle erwarteten Leistungsniveaus | Der neue Mitarbeiter beweist, dass er über die für die Arbeit erforderlichen Fähigkeiten und das nötige Urteilsvermögen verfügt |
Diese Aktivitäten können sich überschneiden. Ein neuer Mitarbeiter könnte an einer Einführungsveranstaltung des Unternehmens teilnehmen und gleichzeitig einen Kollegen begleiten, um dann nach Abschluss der Einführungssitzungen mit der Einarbeitung in seine Rolle fortzufahren.
Um zu prüfen, ob Ihr Plan über Setup hinausgeht, nutzen Sie die fünf Bereiche, die in Talya Bauers „Fünf-Cs“-Modell beschrieben sind:
- Compliance: erforderliche Unterlagen, Richtlinien und Arbeitsregeln
- Klarstellung: Aufgaben, Prioritäten und Erwartungen an die Rolle
- Selbstvertrauen: Gelegenheiten zum Üben, zum Erhalten von Feedback und zum Aufbau von Selbstvertrauen bei der Arbeit
- Verbindung: Beziehungen zu Kollegen, die Hilfe und Hintergrundwissen bieten können
- Kultur: ein Verständnis dafür, wie Menschen kommunizieren, Entscheidungen treffen und zusammenarbeiten
Es muss nicht sein, dass ein einzelnes Unternehmensbeispiel alle fünf Punkte abdeckt. Ein Buddy-Programm kann die Verbindung stärken, während eine betreute Aufgabe Selbstvertrauen aufbauen und Schulungsbedarf aufzeigen kann. Nutzen Sie die Beispiele, um Lücken in Ihren Einarbeitungsvorlagen zu schließen, und passen Sie die einzelnen Maßnahmen an die Arbeiten an, die Ihre neuen Mitarbeiter tatsächlich zu erledigen haben.
Beispiele für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Vorbereitung und Setup
Ausstattung, Zugangsrechte und ein klarer Plan für den Einstieg helfen neuen Mitarbeitern, direkt mit der Arbeit zu beginnen, ohne ihre erste Woche damit zu verbringen, hinter Anfragen herzulaufen. Diese Unternehmen organisieren diese Vorbereitungen auf unterschiedliche Weise.
1. Vernetzte Geräte und Setup für das Konto bei Epiq
Bei Epiq umfasst das Onboarding mehrere Systeme, von Mitarbeiterdaten in Workday bis hin zu Serviceanfragen in ServiceNow. Das „Launchpad“-System verbindet diese Workflows miteinander, sodass die Bestellung von Laptops, die Einrichtung von Konten und die Dokumentation gleichzeitig voranschreiten können.
Eine Microsoft-Kundenstory aus dem Jahr 2025 erläutert, wie Epiq zudem AI Builder in Verbindung mit Azure OpenAI einsetzt, um uneinheitliche Mitarbeiter-IDs in Formularen für die Masseneinstellung zu bearbeiten. Die KI vereinheitlicht das Format und reduziert so den manuellen Aufwands, der vor der Weiterleitung der Informationen durch den Prozess erforderlich ist.
Dadurch erhält jede Technologie eine bestimmte Aufgabe. Die Workflow-Automatisierung koordiniert die Anfragen, während die KI Eingaben verarbeitet, die andernfalls von einem Menschen interpretiert und korrigiert werden müssten.
Text: Verbinden Sie Anfragen zu Ausrüstung, Konten und Unterlagen in einem einzigen Onboarding-Datensatz, damit Manager sehen können, was bereits erledigt ist und was noch erledigt werden muss.
Anpassung: Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Übergabeprozess, der manuelle Arbeit verursacht. Überprüfen Sie die von der KI verarbeiteten Informationen, bevor Sie sie zur Aktualisierung von Mitarbeiterdaten oder zur Beantragung von Zugriffsrechten verwenden.
2. Das personalisierte Einführungsdokument von Tremendous
Einige Tage vor ihrem Eintritt bei Tremendous erhielt eine Mitarbeiterin ein von ihrem Vorgesetzten erstelltes Notion-Dokument. Darin waren ihre Beschreibung der Rolle, wichtige Ansprechpartner, aktuelle Projekte sowie Verknüpfungen zu den internen Ressourcen enthalten, die sie benötigen würde.
In ihrem Bericht über das Onboarding im Jahr 2024 beschrieb sie, wie sie sich mithilfe von aufgezeichneten Abteilungsvorstellungen und einer gemeinsamen Ressourcenbibliothek mit dem Unternehmenshintergrund vertraut machte. Etwa zwei Wochen nach ihrem Eintritt fand ein Meeting mit den Abteilungsleitern statt, bei dem es kurze Frage-und-Antwort-Sitzungen gab.
So hatte sie Zeit, sich mit dem Material vertraut zu machen und bereits vor den Live-Diskussionen mit einer Aufgabe zu beginnen. In ihrer ersten Woche verfasste sie ein Whitepaper, wobei das Einarbeitungsdokument den Kontext für die Arbeit lieferte.
Text: Erstellen Sie ein Einführungsdokument, das eine Verbindung zwischen den Aufgaben des neuen Mitarbeiters und konkreten Personen, Projekten und Ressourcen herstellt.
Anpassung: Halten Sie Informationen fest, die für alle Rollen gelten, und nutzen Sie Live-Sitzungen für Fragen. Konzentrieren Sie die Kommunikation vor Arbeitsbeginn auf die Vorbereitung, anstatt von den Mitarbeitern zu erwarten, dass sie die Schulung bereits vor Arbeitsbeginn abschließen.
3. Die KI-gestützte Tool-Suche von Guidewire
Ein neuer Mitarbeiter weiß vielleicht, was er zu erledigen hat, weiß aber nicht, welches interne Tool er nutzen soll oder wie er Zugriff darauf erhält. Der interne KI-Assistent von Guidewire, GWiz, half einem neu eingestellten technischen Produktmanager bei beidem.
In seinem Bericht aus dem Jahr 2024 beschrieb er, wie er mit GWiz die benötigten Tools fand und über ServiceNow Zugriff beantragte. Die IT-Abteilung kümmerte sich um das Setup der Geräte, während ein BizTech-Slack-Helpdesk eine weitere Anlaufstelle für Support bot.
Sein Einarbeitungsplan war zudem mit der Teamdokumentation verknüpft und enthielt eine erste Aufgabe: die Fertigstellung eines umfassenden Produkt-Anwendungsfalls. Das Tool-Setup unterstützte somit die Fertigstellung einer konkret definierten Arbeitsaufgabe.
Text: Geben Sie neuen Mitarbeitern einen klaren Ausgangspunkt, um tools zu finden und Zugriff zu beantragen, und stellen Sie ihnen persönlichen Support zur Verfügung, falls sie einmal nicht weiterkommen.
Anpassung: Lassen Sie den Assistenten die Anfrage bearbeiten, während die berechtigten Eigentümer den Zugriff genehmigen. Fügen Sie der Anfrage genügend Informationen bei, damit diese Eigentümer handeln können.
Beispiele für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zur individuellen Betreuung
Buddy-Programme bieten neuen Mitarbeitern eine Anlaufstelle für Fragen und Hintergrundinformationen. In der Umfrage von BambooHR aus dem Jahr 2025 gaben 31 % der Befragten an, dass es ihrem Onboarding an sinnvollen Interaktionen mangelte. Sich vom Team willkommen zu fühlen, war mit 53 % der Nennungen der wichtigste Faktor für das Zugehörigkeitsgefühl.
4. Die regionalen Einführungsvideos und der KI-Chatbot von HCLTech
Die Einführungssitzungen von HCLTech in den Vereinigten Arabischen Emiraten, Oman und der Türkei behandelten regionale Richtlinien, kulturelle Normen und Workflows. Für Mitarbeiter, die aus Indien versetzt wurden, waren einige unternehmensweite Informationen bereits bekannt.
Um Wiederholungen zu vermeiden, führte das Unternehmen ein in Kapitel unterteiltes Einführungsvideo in Microsoft Stream ein, ergänzt durch einen Copilot-Chatbot, der auf dem Transkript des Videos basiert. Die Mitarbeiter konnten relevante Abschnitte auswählen und Folgefragen stellen, ohne auf eine weitere HR-Sitzung warten zu müssen.
In seinem Bericht für das Jahr 2025 gab HCLTech an, die Einführungsveranstaltung von drei Stunden auf 30 Minuten verkürzt zu haben. Die Personalabteilung konnte zudem die Nutzung der Inhalte überprüfen, um Themen zu identifizieren, die verbessert werden mussten.
Text: Unterteilen Sie die Einführungsunterlagen in klar beschriebene Themenbereiche und bieten Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, anhand von genehmigten Inhalten Fragen zu stellen.
Anpassen: Stellen Sie fest, welche Abschnitte obligatorisch sind und welche als Referenzmaterial dienen. Leiten Sie Fragen zu individuellen Umständen an die Personalabteilung weiter.
5. Die auf die jeweiligen Rollen zugeschnittenen Einarbeitungspläne von Tüpraş
Tüpraş nutzt Microsoft 365 Copilot, um die Personalabteilung bei der Erstellung von Einarbeitungsplänen für verschiedene Rollen zu unterstützen. Anstatt jeden Plan von Grund auf neu zu erstellen, nutzt das Team KI, um relevante Aktivitäten und Anleitungen rund um die jeweilige Rolle zu organisieren.
Der Leiter des Bereichs HR-Technologien und Analytik beschrieb außerdem, wie neue Mitarbeiter Copilot nutzen, um Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Projekten zu stellen.
Dieser Ansatz unterstützt beide Seiten des Onboardings: Die Personalabteilung erstellt einen passgenaueren Plan, und die Mitarbeiter können während des Onboardings auf Informationen zugreifen.
Text: Geben Sie dem KI-Tool die genehmigten Anforderungen für die Rolle und Schulungsressourcen ein, damit es Ihnen bei der Erstellung des ersten Entwurfs eines Plans für die Einarbeitung helfen kann.
Anpassung: Lassen Sie den Vorgesetzten die Workload, die Abfolge der Schritte und die Ziele prüfen. Beziehen Sie die für die Einarbeitung zuständigen Personen mit ein, damit der Plan deren Verfügbarkeit berücksichtigt.
6. Ultralytics: Einführung in KI-Tools in der ersten Woche
Ultralytics integriert zertifizierte KI-Tools in seinen Einarbeitungsplan. Das 2025 erstellte Handbuch für neue Teammitglieder beschreibt den Ablauf von der Vorbereitung vor Arbeitsbeginn bis hin zu den ersten 90 Tagen.
Das Setup des Kontos beginnt mit einer Einladung zu Rippling, gefolgt vom Unternehmens-Slack und dem Ultralytics-Portal. Zu den Zielen der ersten Woche gehören die Integration genehmigter KI-Assistenten und Automatisierungen in die tägliche Arbeit sowie Schulungen zur Sicherheit, teamübergreifende Vorstellungsrunden und ein frühzeitiger Beitrag. Die Checkliste im Portal umfasst gegebenenfalls die Aktivierung von KI-Agenten.
Dadurch wird die Vorbereitung auf den Einsatz von KI-Tools zu einem festen Bestandteil des Onboardings, anstatt es jedem Mitarbeiter selbst zu überlassen, Tools auszuwählen und die Regeln eigenständig auszuarbeiten.
Text: Nehmen Sie zugelassene KI-Tools in die Checkliste für das Setup und die Schulung der jeweiligen Rolle auf.
Anpassen: Erläutern Sie, wozu jedes tool dient, welche Informationen die Mitarbeiter damit nutzen können und wann die Ergebnisse überprüft werden müssen. Passen Sie diese Anweisungen an die Aufgaben an, die der neue Mitarbeiter übernehmen wird.
Beispiele für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Schulung und Verbindung der Rollen
Sobald das Setup fertiggestellt ist, brauchen Mitarbeiter Übung, Feedback und den Aufbau von Arbeitsbeziehungen. Diese Unternehmen räumen diesem Support einen festen Platz im Einarbeitungsplan ein.
7. Die funktionsspezifischen Onboarding-Coaches der TD Bank für die Rollen
Die TD Bank stellt den Teilnehmern der „Advice Academy“ für sieben bis neun Wochen einen Coach zur Seite. Ihr „Retail Onboarding Coach Program“ wurde nach einer Pilotphase im Februar 2024 in vollem Umfang eingeführt.
Laut Angaben von TD durchlaufen die Teilnehmer einen strukturierten Lehrplan, der auf ihre jeweilige Rolle zugeschnitten und bei Bedarf individuell angepasst wird. Einzel- und Gruppensitzungen kombinieren szenariobasiertes Lernen, Rollenspiele und Fragen.
Der Coach hat eine festgelegte Schulungsaufgabe und einen festen Termin mit dem Mitarbeiter. So werden die Teilnehmer kontinuierlich bei der Umsetzung des Gelernten unterstützt.
Text: Geben Sie den Onboarding-Coaches einen Lehrplan, festgelegte Sitzungen und einen klar definierten Verantwortungszeitraum.
Anpassen: Gestalten Sie die Übungen so, dass sie sich an den Entscheidungen orientieren, die die Mitarbeiter in ihrer Arbeit treffen werden. Nutzen Sie diese Übungen, um festzustellen, wo mehr Erklärungen oder betreutes Arbeiten erforderlich sind.
8. Die Einführungsrunde bei Salesforce, gefolgt von einer Einarbeitung in die jeweilige Rolle
Salesforce beginnt das Onboarding mit einem fünftägigen „Discovering Salesforce“-Programm, bevor die Mitarbeiter mit funktionsspezifischen Schulungen fortfahren. Die gemeinsame Einführung vermittelt den Unternehmenskontext; in der nächsten Phase liegt der Schwerpunkt auf der Arbeit.
Im Unternehmensblog wird ein viertägiges allgemeines Programm für neue Mitarbeiter aus den Bereichen Technik und Produktentwicklung beschrieben, das interaktive und selbstgesteuerte Aktivitäten kombiniert. Anschließend folgen rollenspezifische Schulungen mit Workshops zu Tools und Prozessen, darunter die Erstellung von Workflows und Bots in Slack.
Neue Mitarbeiter nutzen außerdem Trailhead und erhalten einen „Trail Guide“ – einen informellen Mentor, der ihnen dabei hilft, sich einzuleben.
Text: Zeigen Sie im Zeitplan des neuen Mitarbeiters den Übergang von der Einarbeitung im Unternehmen zur Einarbeitung in die jeweilige Rolle auf und geben Sie für jede Phase einen klaren Verantwortlichen an.
Anpassen: Halten Sie die wesentlichen Unternehmensinformationen einheitlich, passen Sie die praktischen Schulungen jedoch an die Rolle des Mitarbeiters und seine bisherigen Erfahrungen an.
9. Das Remote-Onboarding und die Kohorten-Einführung bei Canonical
Canonical kombiniert einen vom Vorgesetzten erstellten Einarbeitungsplan mit der Möglichkeit, Kollegen später persönlich kennenzulernen. Der ursprüngliche Plan umfasst den geschäftlichen Kontext, die Beteiligten, die Tools und asynchrone Arbeitsweisen.
In einem Bericht aus dem Jahr 2024 über einen neuen Mitarbeiter im Bereich Customer Success beschrieb Canonical, wie neue Mitarbeiter aus verschiedenen Rollen und Hierarchieebenen in den ersten Monaten zu einem vom Unternehmen finanzierten dreitägigen Einführungs-Sprint eingeladen wurden. Das Ereignis umfasst Vorträge von Führungskräften und Zeit zum Austausch mit anderen neuen Mitarbeitern.
Die Mitarbeiter erhalten daher zunächst Support bei ihren unmittelbaren Arbeitsaufgaben und bauen erst dann, sobald sie erste Erfahrungen im Unternehmen gesammelt haben, umfassendere Beziehungen auf.
Text: Vermitteln Sie die Praktiken der Remote-Arbeit ausdrücklich, einschließlich der Frage, wo Entscheidungen festgehalten werden und wie Mitarbeiter um Hilfe bitten können.
Anpassung: Nutzen Sie ein späteres Ereignis für eine umfassendere Einführung. Stellen Sie sicher, dass wichtige Schulungen und der Support am ersten Arbeitstag nicht von einer Anreise oder der Teilnahme an diesem Ereignis abhängen.
10. Die rollenbasierten Lernpfade von Hirsh Precision
Hirsh Precision hat sein internes Schulungsprogramm in ein Lernmanagementsystem integriert und die Inhalte nach Karrierewegen und Onboarding-Prozessen gegliedert. Neue Mitarbeiter können nun an einem Ort auf für ihre Rolle relevantes Wissen zugreifen, wobei Ressourcen für spätere bereichsübergreifende Schulungen zur Verfügung stehen.
In seinem Bericht zur Personalentwicklung 2024 beschrieb das Fertigungsunternehmen außerdem, wie es seine CRM- und Marketingplattform nutzt, um Auslöser für Onboarding-E-Mails, interne Benachrichtigungen über neue Mitarbeiter und die Zuweisung von Aufgaben zu nutzen.
Das Setup verbindet Vorbereitung mit kontinuierlichem Lernen: Die Einarbeitung durch die einstellende Abteilung bildet den Auftakt der Arbeit, während das Lernsystem das Wissen strukturiert, das die Mitarbeiter für ihre Weiterentwicklung benötigen.
Text: Organisieren Sie Gruppenschulungen zu den Fähigkeiten und Aufgaben der einzelnen Rollen und beauftragen Sie jemanden mit der Pflege der Schulungsunterlagen.
Anpassung: Kombinieren Sie Online-Lernen bei Bedarf mit betreuten Übungen. Führen Sie die Nachverfolgung der nachgewiesenen Kompetenz getrennt von dem Abschluss des Kurses durch.
Beispiel für den Flow des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses
Ein Onboarding-Prozess für Mitarbeiter ordnet jedem Schritt einen Auslöser, einen Verantwortlichen, ein Ergebnis und eine Frist zu. Dieser anschauliche Workflow bietet Ihnen eine Ausgangsstruktur, die Sie mithilfe dieser Workflow-Vorlagen oder der kostenlosen Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding anpassen können.
Ein auslösersbasierter Onboarding-Workflow
| Schritt | Auslöser | Verantwortlicher Eigentümer | Ergebnis | Vorgeschlagener Abgabetermin |
| Onboarding-Protokoll öffnen | Angebot angenommen | People Ops | Eine gemeinsame Datei mit Aufgaben für die Personalabteilung, die IT, den Vorgesetzten und den Mentor | Noch am selben Tag |
| Richten Sie die Ausstattung und die Konten ein | Datensatz geöffnet | IT | Ausrüstung bestellt und Zugangsanträge gestellt, Liefer- und Setup-Termine erfasst | 10 Werktage vor Arbeitsbeginn |
| Weisen Sie einen Mentor zu und erstellen Sie einen 30-60-90-Plan | Datensatz geöffnet | Personalverantwortlicher | Festgelegte Kontaktperson und Backup sowie Ziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage | Fünf Werktage vor Arbeitsbeginn |
| Logistik für den ersten Arbeitstag | Zwei Tage vor Arbeitsbeginn | Personalverantwortlicher | Zeitplan, erste Kontakte und Anweisungen für ein sicheres Setup | Zwei Tage vor Arbeitsbeginn |
| Ausstattung und Zugangsberechtigungen bestätigen | Ausrüstung geliefert und Konten eingerichtet | IT | Eingangsbestätigung der Ausrüstung erfolgt, erforderliche Zugangsberechtigungen geprüft und offene Probleme zur Nachverfolgung zugewiesen | Bevor die Arbeit beginnt, für die diese tools benötigt werden |
| Schließen Sie eine erste praktische Aufgabe ab | Erforderliches Setup und Einarbeitung abgeschlossen | Personalverantwortlicher; Buddy-Unterstützung | Eine kleine Arbeit unter Anleitung oder eine auf die Rolle zugeschnittene Übung | Ende der ersten Woche, sofern zutreffend |
| Umfrage zum ersten Check-in | Tag 30 | People Ops | Feedback zu tools, Klarheit über die Rolle und Verbindung, mit zugewiesenen Folgemaßnahmen | Tag 30 |
| Halbzeitbewertung | Tag 60 | Personalverantwortlicher | Feedback und angepasste Ziele | Tag 60 |
| Überprüfen Sie den Fortschritt vor dem 90. Tag | Tag 80 | Personalverantwortlicher | Ermittelter weiterer Support- und Schulungsbedarf | Tag 80 |
| Nachbereitung und Plan | Tag 90 | People Ops | Umfrage, verbleibende Aufgaben mit zugewiesenen Nachverfolgungsterminen und festgehaltene Verbesserungsvorschläge für die nächste Neueinstellung | Tag 90 |
Wenn ein Angebot nach Ablauf der angestrebten Frist angenommen wird, weisen Sie die Aufgabe sofort zu und vereinbaren Sie einen Übergangsplan. Wenn sich das Startdatum ändert, passen Sie die entsprechenden Fristen an und informieren Sie die Verantwortlichen. Halten Sie unvollendete Aufgaben auch nach Tag 90 sichtbar, anstatt sie als fertiggestellt zu markieren, um den Plan abzuschließen.
In einem Unternehmen ohne Personalabteilung kann der Gründer oder Teamleiter die Schritte im Bereich People Ops übernehmen. Wenn es kein IT-Team gibt, benennen Sie eine Person, die für die Bereitstellung der Ausrüstung und die Gewährung des Zugangs zuständig ist. Bei schichtbasierten oder Kundenkontakt-Positionen kann ein Mentor oder Schichtleiter die Rollen-Unterstützung leisten, wobei Schulungen und Rücksprachen während der Arbeitszeit angesetzt werden.
Welches Onboarding-Beispiel sollten Sie als Erstes nachahmen?
Beginnen Sie mit einer konkreten Lücke in Ihrem aktuellen Prozess. Wählen Sie anhand der folgenden Tabelle eine passende Vorgehensweise aus und prüfen Sie dann, welche Personen, Tools und Vorbereitungen dafür erforderlich wären.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, bieten diese dreitägigen Onboarding-Sprints Ideen für die Organisation des ersten Setups. Besprechen Sie den Plan mit der Personalabteilung, der IT-Abteilung und dem einstellenden Vorgesetzten, bevor der neue Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt.
| Wenn Ihr Problem darin besteht, dass | Beginnen Sie mit |
| Anfragen nach Ausrüstung und Konten gehen zwischen den Systemen verloren | Die vernetzten Setup-Workflows und die gemeinsame Einarbeitungsakte von Epiq |
| Neuen Mitarbeitern fehlt der Kontext für ihre ersten Aufgaben | Das von den Führungskräften bei Tremendous erstellte Einarbeitungsdokument |
| Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, Tools zu finden oder Zugriff zu beantragen | Guidewires KI-gestützte Tool-Suche und Anleitung zur Beantragung von Zugriffsrechten |
| Bei regionalen Einführungsveranstaltungen werden Informationen wiederholt, die den Mitarbeitern bereits bekannt sind | Die kapitelbasierten Videos und der auf Transkripten basierende Chatbot von HCLTech |
| Onboarding-Pläne müssen den unterschiedlichen Rollen gerecht werden | Die KI-gestützte Planung bei Tüpraş mit Überprüfung durch Führungskräfte |
| Neuen Mitarbeitern fehlt es an Anleitung zum Umgang mit zugelassenen KI-Tools | Ultralytics: Einführung in das KI-Tool in der ersten Woche |
| Mitarbeiter brauchen Unterstützung bei der Umsetzung des Gelernten | Das planmäßige, rollenspezifische Coaching der TD Bank |
| Die Einführungsphase im Unternehmen führt nicht eindeutig in die Einarbeitung in die jeweilige Rolle über | Die gemeinsame Einführungsphase bei Salesforce, gefolgt von Schulungen zu den Funktionen |
| Mitarbeiter im Homeoffice brauchen Beziehungen, die über ihr unmittelbares Team hinausgehen | Canonicals Einführungsphase für spätere Kohorten in Verbindung mit einem von Führungskräften geleiteten Onboarding |
| Die unterlagen für die verschiedenen Rollen sind verstreut | Der zentralisierte Lehrplan und die Lernpfade von Hirsh Precision |
So richten Sie einen Workflow für die Mitarbeiter-Einarbeitung in ClickUp ein
ClickUp eignet sich für Teams, die den oben beschriebenen, ereignisgesteuerten Workflow an derselben Stelle wie den Rest ihrer Arbeit abwickeln möchten. Nutzen Sie die Plattform, um die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, der IT, dem Einstellungsmanager und dem neuen Mitarbeiter zu koordinieren. Fassen Sie die Onboarding-Aufgaben, Fristen und unterstützenden Ressourcen für jede Person an einem Ort zusammen – wobei der Zugriff auf die Personen beschränkt ist, die diese Informationen benötigen.
Erstellen Sie das Einarbeitungsprotokoll und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu
In seinem Konto für das Onboarding-Team aus dem Jahr 2021 beschrieb ClickUp einen Workflow, bei dem die Verschiebung eines Bewerbers in den Status NEUEINSTIEGER einen Auslöser für das Onboarding-Team auslöste. Sie können eine ähnliche Übergabe konfigurieren und anschließend eine wiederverwendbare Liste oder Aufgabenvorlage verwenden, um die Vorbereitungs- und Schulungsschritte für jede Rolle hinzuzufügen.
Nutzen Sie die benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um das Startdatum, die Abteilung, den einstellenden Manager, den Ausbilder und den Mentor zu erfassen. Weisen Sie jede umsetzbare Aufgabe der Person zu, die für deren Abschluß verantwortlich ist. Bevor Sie eine Vorlage wiederverwenden, überprüfen Sie die Mitarbeiter und Termine im Hinblick auf den Zeitplan des neuen Mitarbeiters.
Koordinieren Sie Ausrüstung, Zugangsrechte und Begrüßungsnachrichten
Richten Sie ClickUp-Automatisierungen entsprechend Ihren Onboarding-Phasen ein. Beispielsweise kann der Status ANGEBOT UNTERZEICHNET eine Willkommens-E-Mail über ein verbundenes E-Mail-Konto als Auslöser auslösen. Der Status AUSRÜSTUNG kann eine Checkliste für die Bestellung von Verbrauchsmaterialien, die Bestätigung der Lieferung und die Überprüfung des Zugriffs auslösen.
Eine separate Automatisierung kann die Aufgabe in den Status PRÜFUNG verschieben, sobald alle Checklistenelemente abgeschlossen sind. Formulieren Sie die Checklistenelemente so konkret, dass ihre Fertigstellung bedeutet, dass die Geräte und Konten tatsächlich einsatzbereit sind – und nicht nur angefordert wurden. Weisen Sie ungelöste Probleme des Setups jemandem zu, der sie beheben kann, bevor der neue Mitarbeiter diese Tools benötigt.
Setzen Sie einen „Super-Agenten“ ein, um die Onboarding-Aufgaben zu koordinieren
Richten Sie einen „Onboarding-Super-Agenten“ mit Ihren genehmigten Anweisungen, den Anforderungen an die Rolle und den tools ein, die er zum Erstellen oder Aktualisieren von Aufgaben benötigt. Er kann dabei helfen, diese Anweisungen in zugewiesene Aufgaben umzuwandeln, noch ausstehende Vorbereitungen zusammenzufassen und dem Koordinator fehlende Details zu melden.
Der „Onboarding Task List Checker“ von ClickUp, der im Rahmen des Accelerator-Pakets verfügbar ist, erstellt beispielsweise anhand der bereitgestellten Onboarding-Anweisungen eine Liste der Aufgaben für neue Mitarbeiter und fügt, sofern angegeben, Fälligkeitsdaten hinzu. Für einen benutzerdefinierten teamübergreifenden Agenten legen Sie fest, welche Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung, der IT, des Vorgesetzten und des neuen Mitarbeiters fallen. Überlassen Sie die Entscheidungen bezüglich des Abschliessens der Schulung und der Einsatzbereitschaft der zuständigen Person.
Passen Sie die Einarbeitungsmaterialien individuell an die Mitarbeiter an
Mit ClickUp Brain² können Mitarbeiter anhand des jeweiligen Workspace-Kontexts Folgefragen stellen. Verknüpfen Sie personalisierte Zusammenfassungen mit offiziellen Leitfäden, leiten Sie unklare Fragen zur Teilnahmeberechtigung an die Personalabteilung weiter und überprüfen Sie die Zugriffs- und Freigabe-Einstellungen, bevor Sie mitarbeiterspezifische Informationen einbeziehen.
Nutzen Sie die hinterlegten Angaben zur Rolle, Region und zum Startdatum des neuen Mitarbeiters, um eine persönliche Onboarding-Seite mit relevanten Schulungen, Ansprechpartnern, Informationen zu Sozialleistungen und Urlaubsregelungen zusammenzustellen. Ein konfigurierter Super Agent kann dabei helfen, Anleitungen aus genehmigten Quellen zusammenzustellen, während ein Artifact eine interaktive Seite bereitstellt, auf die der Mitarbeiter jederzeit zurückgreifen kann.
ClickUp nutzt intern über „Crew HQ“ einen personalisierten Ressourcen-Hub. Der Hub basiert auf Informationen aus „Artifacts“ und dem „Crew Directory“ und passt Sozialleistungen, Vergütung, Urlaub, Richtlinien und andere Ressourcen individuell an die Region, die Rolle und das Team des Mitarbeiters an. „Crew Central“ bleibt dabei die maßgebliche Quelle für die zugrunde liegenden Richtlinien.
Sammeln Sie Feedback und passen Sie den Plan an
Nutzen Sie ClickUp-Formulare, um an den von Ihnen festgelegten Meilensteinen Feedback zu sammeln. Durch die Übermittlung der Formulare werden Aufgaben erstellt, sodass das Team die Möglichkeit hat, Anliegen zu prüfen und Folgeaufgaben zuzuweisen. Konfigurieren Sie ClickUp-Dashboards, um die erfassten Antworten und den Fortschritt der Aufgaben zusammenzufassen.
Prüfen Sie das Feedback zusammen mit der Einschätzung des Vorgesetzten zur Einsatzbereitschaft für die jeweilige Rolle. Nehmen Sie noch nicht abgeschlossene Schulungen in einen Folgeplan auf und aktualisieren Sie die wiederverwendbare Vorlage, wenn dasselbe Problem erneut auftritt.
Verwahren Sie Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und andere Mitarbeiterdaten in den Systemen, die Ihr Unternehmen dafür nutzt, während ClickUp die teamübergreifende Einarbeitungsarbeit koordiniert.
Häufige Fehler bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Nutzen Sie diese Checklisten, um Lücken in Ihrem Einarbeitungsplan aufzudecken.
- Die Übergabe von der Personalabteilung an die IT-Abteilung bleibt ungeregelt. Der neue Mitarbeiter tritt seine Stelle an, aber die Anforderung von Ausrüstung oder Konten ist noch nicht erledigt. Weisen Sie die Setup-Arbeit bereits bei Annahme des Stellenangebots zu, legen Sie eine Frist fest und benennen Sie eine Person, die für die Bestätigung der Betriebsbereitschaft verantwortlich ist.
- Das gesamte Training auf den ersten Tag konzentrieren. Der Zeitplan ist vollgepackt mit Richtlinien und Präsentationen, aber für die zweite Woche gibt es keinen klaren Plan. Verteilen Sie das Training auf die ersten Wochen und führen Sie jedes Thema ein, bevor der neue Mitarbeiter es benötigt.
- Dem Buddy keine Aufgabenbeschreibung und keine Zeit geben. Es gibt einen einzigen Begrüßungsanruf, danach erfolgt der Kontakt nur noch sporadisch. Legen Sie fest, welche Aufgaben der Buddy übernimmt, wie oft er sich meldet und welcher Anbieter für das Backup zuständig ist, wenn er nicht verfügbar ist.
- Den Abschluss messen, ohne das Verständnis zu überprüfen. Alle Boxen sind angekreuzt, aber der neue Mitarbeiter braucht immer noch Hilfe bei der Ausführung zentraler Aufgaben. Verbinden Sie die Abschlüsse der Aufgaben mit praktischer Arbeit, Feedback und Unterhaltungen darüber, was noch unklar ist. Wenn Sie Onboarding-Software vergleichen, achten Sie darauf, dass die Nachverfolgung der Folgeaktionen neben den fertiggestellten Aufgaben erfolgt.
- Beendigung des Supports nach einem festgelegten Meilenstein. Der Einarbeitungsplan wird geschlossen, obwohl der Schulungsbedarf noch nicht gedeckt ist. Nutzen Sie das Abschlussgespräch, um eine weitere Unterstützung zu vereinbaren, mit einem Eigentümer und einem Termin für jede Nachbetreuungsmaßnahme.
Bereiten Sie Ihr Team auf den nächsten Neueintritt vor
Lassen Sie den Plan vor dem Startdatum gemeinsam von der Personalabteilung, der IT-Abteilung und dem einstellenden Vorgesetzten prüfen. Vergewissern Sie sich, dass die für die Einarbeitung und den Support zuständigen Personen ausreichend Zeit eingeplant haben, und klären Sie eventuelle Lücken bei der Ausstattung, den Zugangsrechten oder den Anweisungen. Sollte es zu Verzögerungen kommen, informieren Sie den neuen Mitarbeiter darüber, was auf ihn zukommt, und vereinbaren Sie eine Alternative.
Sie können sich nützliche Vorgehensweisen dieser Unternehmen zu eigen machen, ohne deren gesamte Programme zu übernehmen. Wählen Sie aus, was zur jeweiligen Rolle passt und was Ihr Team zuverlässig umsetzen kann.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp, um die Vorbereitungen in einem gemeinsamen Einarbeitungsplan zu koordinieren.
Häufig gestellte Fragen zu Beispielen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Was sind die 5 Cs der Mitarbeiter-Einarbeitung?
Die fünf Cs stehen für Compliance, Klärung, Selbstvertrauen, Verbindung und Kultur. Sie umfassen die erforderlichen Formalitäten und Richtlinien, klare Erwartungen an die Rolle, Selbstvertrauen bei der Arbeit, Beziehungen zu Kollegen und ein Verständnis dafür, wie das Unternehmen funktioniert. Nutzen Sie sie, um zu überprüfen, ob Ihr Einarbeitungsplan sowohl die praktische Vorbereitung als auch den Support berücksichtigt, den ein neuer Mitarbeiter benötigt.
Was ist die 30-60-90-Regel für die Einarbeitung?
Ein 30-60-90-Onboarding-Plan unterteilt die ersten drei Monate in Zeiträume mit definierten Zielen und Zwischenbesprechungen. In den ersten 30 Tagen steht in der Regel das Lernen im Vordergrund, in den nächsten 30 Tagen werden mehr Verantwortlichkeiten übertragen und in den letzten 30 Tagen liegt der Schwerpunkt auf größerer Selbstständigkeit. Betrachten Sie dies als Planungsrahmen und nicht als feste Regel: Die Verantwortlichkeiten sollten sich entsprechend der Rolle, den erforderlichen Schulungen und der Bereitschaft des neuen Mitarbeiters entwickeln.
Was sollte das Onboarding neuer Mitarbeiter beinhalten?
Das Onboarding neuer Mitarbeiter sollte die erforderlichen Formalitäten, das Setup von Arbeitsmitteln und Konten, die Vorstellung im Team, klare Erwartungen an die Rolle, praktische Schulungen und regelmäßige Feedbackgespräche umfassen. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen schriftlichen Zeitplan und nennen Sie ihm Ansprechpartner für Fragen. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Fristen für die Vorbereitung fest und passen Sie die Schulungen und Unterstützung im Laufe des Fortschritts an.
Wie misst man den Erfolg des Onboardings über die fertiggestellten Aufgaben hinaus?
Prüfen Sie, ob der neue Mitarbeiter die vereinbarten rollenspezifischen Aufgaben erfüllen kann, weiß, wo er Hilfe bekommt, und versteht, was von ihm erwartet wird. Kombinieren Sie Beobachtungen der Führungskraft und betreute Aufgaben mit Feedback zu Tools, Schulungen und Support. Verfolgen Sie die Zeit bis zum Erreichen vereinbarter Meilensteine in vergleichbaren Rollen und legen Sie Folgeaktionen fest, wenn die Ergebnisse Lücken aufzeigen.
Wie lange sollte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauern?
Das Onboarding kann mehrere Wochen oder sich über viele Monate erstrecken, je nach Komplexität der Rolle, der Erfahrung des neuen Mitarbeiters und dem erforderlichen Schulungsbedarf. Die Einarbeitung kann bereits in den ersten Tagen abgeschlossen sein, während das positionsspezifische Lernen und der Support weitergehen. Legen Sie Meilensteine für die Überprüfung fest und entscheiden Sie dann anhand der nachgewiesenen Einsatzbereitschaft und des verbleibenden Schulungsbedarfs, welcher Support fortgesetzt werden sollte.