Da Projektteams immer globaler und funktionsübergreifender werden, müssen Projektmanager Prozesse ständig neu bewerten. Und das ist eine heikle Aufgabe! Zu viele Veränderungen auf einmal können die Produktivität eines Teams beeinträchtigen, während langsame Verbesserungen zwangsläufig die Innovation behindern.
Sie sind auf ausgefeilte Tools wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards gestoßen, sind aber nicht ganz davon überzeugt, dass eines davon die richtige Prozesslösung für die Anforderungen Ihres Projekts – und Ihres Teams – ist.
In diesem Leitfaden werden die Unterschiede zwischen Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards erläutert, wie Sie beide für das Projektmanagement einsetzen können und welche Punkte Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.
Gantt-Diagramm vs. Kanban-Board: Ein tiefer Einblick
Es ist wichtig zu beachten, dass keines dieser beiden Projektmanagement-Tools besser ist als das andere. Wie ein Projektmanagement-Tool eingeführt, geschult und angenommen wird, entscheidet über den Erfolg. Der beste Ansatz, um sich zwischen einem Gantt-Diagramm und einem Kanban-Board für Ihr Projekt zu entscheiden, ist folgender:
Gantt-Diagramme eignen sich am besten für die Nachverfolgung von miteinander verbundenen, komplexen Projekten, die Wochen, Monate oder sogar Jahre dauern. Ein alltäglicher Anwendungsfall ist ein Projektmanager, der den Fortschritt seiner Kampagnen über mehrere Teams hinweg visualisiert.
Kanban-Boards eignen sich am besten, um sich auf einen kontinuierlichen Workflow, die Priorisierung einzelner Aufgaben und die Begrenzung von Arbeiten in Bearbeitung zu konzentrieren. Ein alltäglicher Anwendungsfall ist die Visualisierung aller laufenden Arbeiten durch Software-Entwicklungs-Teams, während die Aufgaben die einzelnen Phasen bis zur Fertigstellung durchlaufen.
Werfen wir nun einen Blick hinter die Kulissen, während wir unseren Vergleich zwischen Gantt-Diagramm und Kanban-Board fortsetzen!
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das das Startdatum und das Fälligkeitsdatum eines Projektzeitplans veranschaulicht. Gantt-Diagramme zeigen auch wichtige Projektmeilensteine und wie Aufgaben voneinander abhängig sind. Diese Features helfen Teams dabei, detaillierte, komplexe Projekte über einen beliebigen Zeitraum zu planen.
Die sechs Hauptkomponenten eines typischen Gantt-Diagramms sind:
- Meilensteine: Veranschaulichen Sie wichtige Termine für das termingerechte Abschließen und den Erfolg eines Projekts durch ein Symbol.
- Pfeile/Linien: zeigen an, welche Aufgaben andere blockieren und auf diese warten (sogenannte Abhängigkeiten ).
- Linienmarkierung: gibt das aktuelle Datum an, damit Sie auf einen Blick sehen können, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist.
- Horizontale Leisten: stellen den Zeitraum einzelner Projekt-Aufgaben dar.
- Linke Seitenleiste: erstellt eine Liste aller Projektaufgaben, die mit dem Projekt verbunden sind.
- Zeitspanne: Zeigt Datums-Kategorien in Tagen, Wochen oder Monaten an.
Suchen Sie nach einer Alternative zur Gantt-Visualisierung? Sehen Sie sich unsere Top 10 der Gantt-Diagramm-Alternativen an.
5 Gründe, warum Sie ein Gantt-Diagramm als Tool für das Projektmanagement wählen sollten
Grundsätzlich dient ein Gantt-Diagramm dazu, die Aktivitäten Ihres Teams zu organisieren und zu unterstützen, sodass für einzelne Aufgaben bestimmte Zeiten und Ressourcen zur Verfügung stehen. Hier sind fünf Gründe, warum Sie ein Gantt-Diagramm einem Kanban-Board vorziehen sollten:
1. Aufgaben und Unteraufgaben haben bestimmte Fristen, damit das gesamte Projekt termingerecht fertiggestellt werden kann.
Ähnlich wie bei der Wasserfallmethode zeigen Gantt-Diagramme die Reihenfolge der Aufgaben klar auf, sodass die Teammitglieder wissen, ob eine Aufgabe auf den Beginn oder Abschluss einer anderen Aufgabe warten muss, bevor sie beginnen kann. Beispielsweise kann ein Designer nicht mit der Erstellung der kreativen Assets für die Kampagne beginnen, wenn er noch keinen Entwurf des Texters hat. Der Projektmanager muss sich dieser zeitlichen Abhängigkeiten bewusst sein, da der gesamte Projektzeitplan gefährdet ist, wenn Arbeiten zu spät eingereicht werden.
Bonus: Probieren Sie unsere Gantt-Diagramm-Vorlagen für Designer aus.
2. Sie möchten die wichtigsten Aufgaben im Blick behalten, um die Nachverfolgung des Zeitplans für Ihr Projekt zu gewährleisten.
Der kritische Pfad in einem Gantt-Diagramm ist die Kette von Aufgaben, die für das termingerechte Abschließen Ihres Projekts entscheidend sind. Mit dem kritischen Pfad können Sie nicht kritische Aufgaben umgehen. So können Sie mehr Ressourcen für die kritischen Aufgaben bereitstellen und die Fertigstellungszeiten verkürzen.
3. Sie möchten ein komplexes Projekt in überschaubare Teilaufgaben unterteilen
Ein Gantt-Diagramm ist die perfekte visuelle Übersicht, um den Gesamtüberblick zu behalten und gleichzeitig Einblick in die einzelnen Teile einer Aufgabe zu erhalten. Es beantwortet wichtige Fragen wie:
- In welcher Phase kommt die Abteilung XYZ zum Einsatz im Projekt?
- Was sind die Anforderungen für jedes Projekt/jede Aufgabe?
- Welche Projekte oder Aufgaben sind Meilensteine?
- Ist XYZ ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe?
Wenn Sie den Start- und Fälligkeitsdatum eines Projekts anpassen müssen, ist dies mit einem modernen Gantt-Diagramm ganz einfach! Ziehen Sie eine Aufgabe oder* den gesamten Zeitplan per Drag & Drop, um neue Start-/Fälligkeitsdaten festzulegen.
*Ein modernes Gantt-Diagramm ist nur wenige Klicks entfernt! Planen Sie Zeit, verwalten Sie Ressourcen, visualisieren Sie Abhängigkeiten und vieles mehr mit der einfachen Gantt-Diagramm-Vorlage in ClickUp!
✅ Vorteile von Gantt-Diagrammen
- Gantt-Diagramme helfen dabei, mehrere Zeitpläne aus einer einzigen Ansicht zu verwalten.
- Gantt-Diagramme bieten eine Übersicht über das gesamte Projekt.
- Gantt-Diagramme zeigen Abhängigkeiten und den kritischen Pfad auf.
❌ Nachteile von Gantt-Diagrammen
- Horizontale Leisten in einem Gantt-Diagramm können bei der Bestimmung der Ressourcen oder des Arbeitsaufwands, der erforderlich ist, um das Projekt abzuschließen, irreführend sein.
- Die Zusammenarbeit mit Teams zur Erstellung eines Gantt-Diagramms kann für Erstbenutzer schwierig sein.
- Mit der Zeit kann es schwierig werden, Gantt-Diagramme zu pflegen.
Sehen Sie sich unsere vollständige Liste der Gantt-Diagramm-Vorlagen an!
Was ist ein Kanban-Board?
Ein Kanban-Board ist ein Tool zur Visualisierung von Arbeitsabläufen, das sich am besten für Projekte eignet, bei denen keine Priorisierungs- oder Abhängigkeitsstrategien erforderlich sind. Stattdessen helfen Kanban-Boards dabei, die laufenden Arbeiten pro Workflow-Status zu begrenzen. Eine Karte (die die Aufgabe darstellt) bewegt sich von links nach rechts durch jede Spalte (die den Workflow-Status darstellt), bis sie den Status „Erledigt“ erreicht.
Kanban-Boards sind für die kontinuierliche Lieferung konzipiert, daher sind Startdaten und Fälligkeitsdaten auf diesen Boards im Vergleich zu Gantt-Diagrammen nicht so streng.
Die drei Hauptkomponenten eines Kanban-Boards sind:
- Karten: Die Aufgaben, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind, werden in einzelne Karten unterteilt, die in der ersten Spalte beginnen und den Workflow durchlaufen, bis sie in der Spalte „Erledigt“ landen. Jede Karte enthält die erforderlichen Informationen zur Aufgabe, wie z. B. Beschreibung, Mitarbeiter und Frist.
- Spalten: In seiner einfachsten Form besteht ein Kanban-Board aus drei Spalten. Die traditionellen Spaltennamen lauten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Für einen detaillierten Workflow können weitere Kanban-Spalten hinzugefügt und als Phasen, bestimmte Teams oder einzelne Teammitglieder definiert werden.
- WIP-Limits: Ein Limit für In Bearbeitung (WIP) ist die Anzahl der Aufgabenkarten, die eine Kanban-Board-Spalte zu einem bestimmten Zeitpunkt enthalten kann. Es gibt keine „perfekte“ Zahl für die Festlegung von WIP-Limits. Die Zahlen hängen von der Kapazität und den Fähigkeiten Ihres Teams ab.
5 Gründe, warum Sie ein Kanban-Board als Tool für das Projektmanagement wählen sollten
Kanban-Boards eignen sich perfekt für Projekt-Teams, die Prozesse standardisieren müssen, um die Effizienz bei der Bearbeitung von Aufgaben in den einzelnen Phasen aufrechtzuerhalten. Hier sind fünf Gründe, warum Sie ein Kanban-Board einem Gantt-Diagramm vorziehen sollten:
1. Sie möchten ein zuverlässiges Steuerungssystem, um das Engagement und die Liefertermine aller Arbeiten zu messen.
Beginnt eine Aufgabe mit dem Eingang der Anfrage oder wenn das Team mit der Arbeit beginnt? Der Anfragende würde vielleicht sagen, dass es Ersteres ist, aber in einem Kanban-System wird Letzteres bevorzugt.
Der Commitment Point ist der Vorgang, bei dem eine Kanban-Karte in den Workflow gezogen wird, um mit der Arbeit zu beginnen. Das bedeutet, dass alle Informationen gesammelt sind, der Mitarbeiter gut vorbereitet ist, um mit der Aufgabe zu beginnen, und die Uhr zu ticken beginnt. Wenn eine Aufgabe fertiggestellt ist, hat sie den Delivery Point erreicht.
Wo werden Aufgaben gespeichert, wenn sie noch nicht zur Ausführung bereit sind? Sie werden in einer speziellen Spalte am Anfang des Kanban-Boards gespeichert, die als Backlog bezeichnet wird. Das Backlog ist ein Bereich für das Projektmanagement, in dem Aufgaben nach Priorität, Klarheit und Machbarkeit eingestuft werden. Dies hilft dem Team, zu planen, zuzuweisen und zu überwachen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt geschieht. (Mehr dazu in Nr. 3!)
2. Sie möchten Engpässe und Zeitfresser innerhalb der Phasen eines Workflows identifizieren.
Agile oder prädiktive Ansätze für Projekte funktionieren am besten mit einem Kanban-System, da dieses die konsistente Lieferung verbessert. So kann ein Projektmanager beispielsweise leicht erkennen, wo sich zu viele Aufgaben in einer Spalte ansammeln oder wo Aufgaben etwas zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der Engpass erkannt wird, ergreift der Projektmanager Maßnahmen, um ihn zu beseitigen, und entdeckt dabei möglicherweise auch eine potenzielle Prozessverbesserung:
- Jamie kann nur drei Aufgabenüberprüfungen pro Tag durchführen. Können wir ein weiteres Teammitglied hinzuziehen, um zusätzliche Überprüfungen zu unterstützen?
- Könnte diese Phase im Workflow automatisiert werden, um Zeit und Personalressourcen zu sparen?
- Wir haben den Zeitaufwand für das Sammeln von Informationen zu einer Aufgabe unterschätzt. Lassen Sie uns vor dieser Phase einen Puffer einrichten, um unserem Team etwas Luft zu verschaffen. Wie wäre es mit einem neuen benutzerdefinierten Status?
3. Sie möchten den Umfang der zu einem bestimmten Zeitpunkt laufenden Arbeiten kontrollieren.
Das passiert uns allen – wir sagen zu jeder Anfrage zu, ohne den Umfang der Arbeit vollständig zu verstehen. Wenn Sie eine höfliche Art brauchen, um „Nein“ zu sagen, sind Kanban-Boards genau das Richtige für Sie!
Work-in-Progress-Limits (IB) erleichtern das Ressourcenmanagement – also den Prozess der Planung, Zuweisung und Überwachung Ihrer Ressourcen auf möglichst effiziente Weise. Auf einem intuitiven* Kanban-Board legen IB-Limits die maximale Anzahl von Aufgaben fest, die in einer Spalte zulässig sind, und warnen, wenn das Limit überschritten wird.
*Die intuitiven Kanban-Boards in ClickUp sind sofort einsatzbereit! Probieren Sie das leistungsstarke Drag-and-Drop-Feature in der Kanban-Vorlage aus und steigern Sie die Produktivität Ihrer Projekt-Teams.
✅ Vorteile von Kanban-Boards
- Kanban-Boards verkürzen die Zykluszeit innerhalb des Workflows des Projekts.
- Kanban-Boards erhöhen die Chancen für eine schnellere Produktion.
- Kanban-Boards begrenzen die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in Bearbeitung sind.
❌ Nachteile von Kanban-Boards
- Es sind keine Zeitrahmen festgelegt/mit jeder Phase verbunden.
- Risiko einer schlechten Priorisierung
- Nicht iterationsfreundlich
Mit Ihrem neuen Wissen über Gantt-Diagramme und Kanban-Boards ist es nun an der Zeit zu entscheiden, welche Software für Projektmanagement Ihren Workflow stressfrei gestaltet! Bei anderen Plattformen müssten Sie sich zwischen Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards entscheiden, aber bei ClickUp sagen wir: „Nehmen Sie alles!“
Verwendung der Gantt-Ansicht und der Board-Ansicht in ClickUp für das Projektmanagement
ClickUp ist eine All-in-One-Produktivitätsplattform, auf der Teams zusammenkommen, um mithilfe von Aufgaben, Dokumenten, Chats, Zielen, Whiteboards und vielem mehr zu planen, zu organisieren und zusammenzuarbeiten. ClickUp lässt sich mit nur wenigen Klicks ganz einfach benutzerdefiniert anpassen und ermöglicht es Teams jeder Art und Größe, ihre Arbeit effektiver zu erledigen und ihre Produktivität auf ein neues Niveau zu heben! Und die Ansichten sind das Geheimnis von ClickUp.
Ansichten sind wie Brillengläser. Jede Ansicht bietet eine einzigartige Perspektive und kann an die individuellen und teambezogenen Präferenzen angepasst werden. Mit verschiedenen Möglichkeiten zum Gruppieren, Sortieren und Filtern haben Sie die vollständige Kontrolle darüber, wie Sie Ihre Aufgaben sehen.
So fügen Sie eine Gantt-Ansicht in ClickUp hinzu
In unserem Tutorial zur Gantt-Ansicht finden Sie Tipps und Tricks für den Einstieg in die Gantt-Ansichten! ⬇️
So fügen Sie eine Board-Ansicht in ClickUp hinzu
Erfahren Sie, wie Sie die Board-Ansicht zu Ihrem Vorteil nutzen können, und erhalten Sie Profi-Tipps, mit denen Sie Ihren Tag schneller bewältigen können! ⬇️
ClickUp bietet Ihnen die Flexibilität, Ihre Arbeit auf Ihre Weise in einer Ansicht zu betrachten.
ClickUp bietet über ein Dutzend Möglichkeiten, Aufgaben und andere Arbeiten zu organisieren und zu visualisieren. Im Bereich Gantt-Diagramm vs. Kanban-Board sind beide in ihrer jeweiligen Umgebung großartige tools, aber in ClickUp sind sie noch leistungsfähiger. ⚡️
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Wenn Ihnen dieser Vergleich gefallen hat, sehen Sie sich auch unsere Gegenüberstellung von Pert und Gantt an!