Lisa, Marketingleiterin in einer mittelgroßen Agentur, verließ sich bei der Verwaltung von Kampagnen auf eine Mischung aus Tabellenkalkulationen, E-Mails und Apps zum Chatten. das Ergebnis?
Verpasste Fristen, doppelte Arbeit und endlose Fragen nach dem Status". Nach der Umstellung auf Smartsheet konnte ihr Team die Anzahl der Status-Meetings um 60 % reduzieren und die Projekte um 40 % schneller abschließen.
Hier ist der Punkt: Wie man Smartsheet für projektmanagement muss keine Raketenwissenschaft sein. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Smartsheet in der Praxis einsetzen können.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Rationalisieren Sie Ihre Projekte mit Smartsheet
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen für die schnelle Erstellung von Projekten
- Flexible Projektplanung mit verschiedenen Ansichten (Gantt, Board, etc.)
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und Workflows
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Kommentaren, Tags und Team-Diskussionen zusammen
- Nachverfolgung der Zeit und effektive Verwaltung von Ressourcen
- Nutzen Sie analytische Features, um datengestützte Entscheidungen zu treffen
- Nachverfolgung von Zuweisungen und Beziehungen zwischen Aufgaben
- Integration mit Tools wie Zapier, Slack und anderen
Smartsheet für das Projektmanagement verwenden
Die besten Projektmanagement-Tools erledigen mehr als nur die Nachverfolgung von Aufgaben. Sie passen sich an Ihre individuellen Projektanforderungen an, automatisieren Aufgaben, unterstützen die Zeiterfassung und ermöglichen kommunikation im Team und bieten bemerkenswerte Berichterstellung und Analysen.
Wussten Sie schon? Smartsheet wurde ursprünglich entwickelt, um eine Tabellenkalkulation zu imitieren, hat sich aber zu einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool mit Automatisierungsfunktionen entwickelt.
Hier erfahren Sie, wie Sie Smartsheet für sich arbeiten lassen können.
Bietet vorgefertigte Vorlagen für das Setup von Projekten
Wenn Sie die Setup-Phase überspringen möchten, verwenden Sie die vorgefertigten Vorlagen von Smartsheet, die für verschiedene Projekte entwickelt wurden, z. B. für Marketingkampagnen, Bauprojekte, Produkteinführungen und vieles mehr.
über Smartsheet Vorlagen bieten einen Ausgangspunkt für das Projektmanagement mit allen wesentlichen Projektelementen, die bereits angelegt sind, so dass Sie die Felder nach Bedarf anpassen können.
Außerdem können Sie mit ihnen Ihre Workflows automatisieren. Diese Features helfen Ihnen, Zeit zu sparen und mit den Aufgaben zu beginnen, ohne dass Sie Stunden damit verbringen müssen, einen Projektplan von Grund auf zu erstellen.
Ermöglicht flexible Projektplanung
Smartsheet bietet einen flexiblen Workspace, den ein Projektmanager an jedes Projekt anpassen kann.
Mit der Rasteransicht, der Gantt-Ansicht, der Karten-Ansicht ähnlich einer Kanban-Tafel und der Kalender-Ansicht ermöglicht Smartsheet Ihnen, Ihr Projekt aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und so Ihren Workflow an die Entwicklung Ihres Projekts anzupassen.
Als Eigentümer oder Administrator der Tabelle können Sie ein Gantt-Diagramm in Smartsheet erstellen um die Abhängigkeiten von Aufgaben und Zeitleisten zu verwalten. Sie können die Ansicht der Zeitleiste auch an Ihre Projektpläne anpassen - egal ob vierteljährlich, monatlich, wöchentlich oder täglich.
Fun Fact: Das Gantt Diagramm, ein beliebtes Tool für das Projektmanagement, wurde vor über 100 Jahren erfunden und ist nach wie vor eine der effektivsten Methoden zur Nachverfolgung von Zeitleisten.
Automatisiert sich wiederholende Aufgaben und Workflows
Bei der Verwaltung von Projekten, bei denen mehrere Teile in Bewegung sind, brauchen Sie jede Hilfe, die Sie bekommen können, um Aufgaben zu erledigen, Erinnerungen zu versenden und den Status automatisch zu aktualisieren.
Smartsheet hilft Ihnen, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die auf der Grundlage bestimmter Aktionen ausgelöst werden. Zum Beispiel können Sie Benachrichtigungen senden, wenn Aufgaben abgeschlossen sind, oder ein Projektblatt aktualisieren, wenn sich die Deadline nähert.
Diese Automatismen erleichtern die Verwaltung von Projekten mit minimalem manuellem Aufwand und ermöglichen es Ihnen, sich auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren.
Sorgt für Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit
Smartsheet macht separate Kommunikationskanäle überflüssig, indem es mehreren Mitgliedern des Teams erlaubt, Aufgaben zu kommentieren, Notizen hinzuzufügen und andere direkt in Projekten zu taggen.
über Smartsheet Die Spalte für die Kontaktliste in Smartsheet macht es einfach, bestimmten Mitgliedern des Teams einzelne Aufgaben zuzuweisen und sie zu benachrichtigen, so dass alle relevanten Diskussionen und Entscheidungen an einem Ort stattfinden können.
Die Integration von Smartsheet in Tools wie Slack stellt sicher, dass Team-Updates und Projektkommunikation an einem Ort bleiben.
Ermöglicht Zeiterfassung und Ressourcenmanagement
Erinnern Sie sich an Sarah aus dem Marketing? Sie können solche Missverständnisse vermeiden und die Effizienz durch Nachverfolgung der Zeiterfassung verbessern damit Projekte im Zeitplan bleiben. Smartsheet bietet eine integrierte ressourcenverwaltung nachverfolgung der Verfügbarkeit von Teams und Vermeidung von Burnout.
über Smartsheet Das Aktivitätsprotokoll zeichnet die Beiträge der einzelnen Mitglieder des Teams auf und erleichtert so die Überwachung des Workloads und die Sicherstellung einer gleichmäßigen Verteilung der Aufgaben.
Der Abschnitt Ressourcenmanagement hilft auch bei der Zuweisung von Aufgaben und dem Ausgleich von Workloads, um sicherzustellen, dass das Potenzial des Teams weder über- noch unterausgelastet wird.
Ermöglicht umfassende Berichterstellung und datengestützte Entscheidungen
Die Berichterstellung und die analytischen Features von Smartsheet helfen Projektmanagern, Einblicke in Projekte zu erhalten und die Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts effektiv zu gestalten um fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
über Smartsheet Die Berichterstellungstools der Plattform ermöglichen es Ihnen, Daten über mehrere Blätter hinweg zu ziehen, um Schlüssel-Metriken wie Start- und Enddatum, Erledigungsraten von Aufgaben, Ressourcenauslastung und Projektkosten nachzuverfolgen einen umfassenden Bericht über das Projekt zu erstellen .
Die Website dashboards für das Projektmanagement bieten eine übersichtliche Ansicht, während detaillierte Berichterstellungen es Ihnen ermöglichen, sich in die Einzelheiten zu vertiefen, so dass Sie sowohl das große Ganze als auch alle Details im Blick behalten.
Ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung von Beziehungen
Eines der Schlüsselelemente von Smartsheet ist seine hierarchische Struktur. Sie können übergeordnete und untergeordnete Zeilen erstellen, um einzelne Aufgaben innerhalb eines größeren Projekts zu organisieren.
Das Feature "Beziehungen" hilft bei der Definition von Abhängigkeiten. Wenn sich also eine Aufgabe verzögert, werden verwandte Aufgaben automatisch aktualisiert, um die neue Zeitleiste zu berücksichtigen.
Diese Struktur hilft dabei, komplexe Projekte in überschaubare Komponenten zu unterteilen, so dass es für Projektmanager einfacher ist, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu überwachen.
Ermöglicht Integrationen mit anderen Tools
Sie können Smartsheet nutzen, um Ihre bestehenden Tools zu integrieren. Sie müssen mit Microsoft Excel arbeiten? Mit CData Connect Cloud oder Zapier können Sie Daten problemlos synchronisieren. Es gibt zwar keine direkte Integration von Google Tabellen, aber Zapier überbrückt diese Lücke effektiv.
Wenn Sie Microsoft Teams verwenden, können Sie mit der Integration Ihre Projektblätter mit Teams-Kanälen verknüpfen, so dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite sind, ohne die Tools wechseln zu müssen. Verbindungen wie DocuSign, Jira, Slack, Tableau und andere machen Smartsheet zu einer zentralen Befehlszentrale für alle Ihre Projektdaten.
Diese Integrationen beseitigen Informationssilos und helfen Teams, bessere datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
Herausforderungen und Limits von Smartsheet für Projektmanagement
Smartsheet ist zwar ein leistungsstarkes Tool und für viele die perfekte Lösung, doch es gibt auch einige Herausforderungen, die Sie kennen sollten.
Fehlende wesentliche Features für die Zusammenarbeit und Berichterstellung
Obwohl Smartsheet Ihrem Team die Möglichkeit gibt, zusammenzuarbeiten, lässt es einige wichtige Funktionen für die Zusammenarbeit vermissen. Die Gantt Diagramme helfen bei der Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts, erfordern aber erhebliche manuelle Eingaben.
Sie können zwar Standard-Fortschrittsberichte erstellen, aber Projektmanager und Teams, die nach speziellen Analysen wie Velocity- oder Burndown-Diagrammen suchen, sollten sich vielleicht nach ergänzenden Tools umsehen.
Begrenzte Features für die Zeiterfassung
Smartsheet eignet sich hervorragend für die Anzeige des Start- und Enddatums eines Projekts, aber wie sieht es mit der Nachverfolgung der tatsächlich für jede Aufgabe aufgewendeten Stunden aus? Hier wird es knifflig. Projektmanager müssen unter Umständen auf externe Tools oder manuelle Methoden zurückgreifen, um die für Aufgaben aufgewendete Zeit genau zu erfassen.
Dieser Rückgriff auf Anwendungen von Drittanbietern erhöht die Komplexität des Workflows und kann zu Inkonsistenzen bei der Berichterstellung führen. Dies ist nicht gerade ideal, wenn man herausfinden will, ob man seine Ressourcen und seine Zeit effizient nutzt.
Hohe Preise
Smartsheet wirkt sich auf den Geldbeutel aus. Es handelt sich nicht um ein kostenloses Projektmanagement tool.
Die Pläne beginnen bei $9 pro Benutzer monatlich für den Pro Plan für eine maximale Teamstärke von 10. Der Business-Plan hingegen geht bis zu 32 Dollar pro Benutzer monatlich. Schnelles Spiel: Selbst das einfachste Business Setup kostet Sie $96 monatlich, da Sie mindestens drei Benutzer benötigen.
Es gibt auch einen Enterprise-Plan für benutzerdefinierte Angebote. Wenn Ihr Team wächst oder Sie die zusätzlichen Features für die Verwaltung mehrerer Projekte benötigen, müssen Sie möglicherweise einige interessante Budgetberechnungen zu erledigen.
Dieses Preismodell kann für kleinere Teams oder Organisationen mit begrenzten Budgets eine Herausforderung darstellen.
Eingeschränkte Automatisierung von Aufgaben
Obwohl Smartsheet Ihnen hilft das Projektmanagement zu automatisieren bei sich wiederholenden Aufgaben lassen die Optionen für die Automatisierung des Workflows vielleicht noch Wünsche offen.
Sicher, Sie können grundlegende benutzerdefinierte Workflows mit vorgefertigten Vorlagen einrichten, aber wenn Sie Projekte verwalten und erweiterte Automatisierungssequenzen benötigen, müssen Sie mehr manuelle Arbeit erledigen, als Ihnen lieb ist.
Für Teams, die bei Workflows wirklich Zeit sparen wollen, könnte dieses Limit bedeuten, dass sie auf einige ernsthafte Effizienzgewinne verzichten müssen.
Minimale benutzerdefinierte Anpassung von Vorlagen
Die vorgefertigten vorlagen für das Projektmanagement auf Smartsheet sind praktisch für verschiedene Projekte, aber ihre benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten sind im Vergleich zu anderen Projektmanagement tools limitiert.
Teams mit eigenen Workflows müssen ihre Prozesse an das Smartsheet-System anpassen und nicht umgekehrt. Während diese Standardisierung für gängige Projektszenarien effizient ist, kann sie für Teams, die hochspezialisierte Projektstrukturen benötigen, eine Herausforderung darstellen.
Herausforderungen bei der Integration
Die Integration von Smartsheet in Microsoft Teams und ähnliche Plattformen ist vielversprechend, hat aber auch ihre Grenzen.
Obwohl es gängige Business-Tools effektiv handhabt, sind Teams, die spezialisierte Software verwenden, oft auf Konnektoren von Drittanbietern wie Zapier angewiesen. Dies schafft eine zusätzliche Komplexitätsebene, wenn man versucht, Daten aus verschiedenen Quellen für datengesteuerte Entscheidungen zu zentralisieren.
In Anbetracht dieser Grenzen stellt sich natürlich die Frage: "Gibt es eine Smartsheet-Alternative die eine Gesamtlösung bietet?' Lassen Sie uns untersuchen, was ClickUp -eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement, Wissensmanagement, Chatten und KI-gestützte Features - bietet.
Wie man ClickUp für das Projektmanagement nutzt ClickUp für das Projektmanagement wurde entwickelt, um Teams durch vernetzte Workflows, Dashboards in Echtzeit und eine umfassende Dokumentation enger zusammenzubringen.
Mit ClickUp können Projektmanager auf erweiterte Features für das Aufgabenmanagement zugreifen, collaboration tools und KI-gestützte Features, die Ihnen helfen, Prozesse zu vereinfachen.
Schnelles Setup für Projekte
Vergleicht man Smartsheet und ClickUp, so stellt ClickUp die benutzerdefinierten Limits in den Schatten.
Von dem Moment an, in dem Sie ein Projekt starten, haben Sie eine Fülle von Möglichkeiten. Erstellen Sie benutzerdefinierte Spaces, richten Sie Projekthierarchien ein, und wählen Sie aus vorgefertigten Vorlagen, um sofort loszulegen.
Das Besondere an diesen Vorlagen ist, dass sie vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können und nicht umgekehrt.
Eines der herausragenden Features von ClickUp sind die anpassbaren Ansichten für Projekte. Sie können zwischen 15+ Ansichten wählen, darunter Gantt-Ansicht, Listenansicht, Tabellenansicht, Kanban-Ansicht und mehr, um Ihre Arbeit so zu visualisieren, wie es für Ihr Team am besten passt.
Zum Beispiel die Gantt-Diagramm-Ansicht ermöglicht es Ihnen, Zeitleisten und Abhängigkeiten visuell darzustellen, während die Listenansicht eine einfache Möglichkeit bietet, Aufgaben und deren Status auf einen Blick zu sehen.
Mit ClickUp Gantt-Ansicht sehen Sie alle Zeitleisten Ihrer Projekte auf einen Blick
Plus, ClickUp Dashboard-Ansicht integriert alle Ihre Schlüssel, Metriken und KPIs an einem Ort und verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über den Zustand Ihres Projekts.
Erstellen und bearbeiten Sie Projekte in Echtzeit mit ClickUp Docs
Die in die Plattform integrierten Features zur Erstellung von Notizen und ClickUp Dokumente können Sie die gesamte Projektdokumentation an einem Ort aufbewahren, während ClickUp Ziele helfen Ihnen bei der Nachverfolgung des Fortschritts gegenüber wichtigeren Zielen. Es ist wie eine Projekt-Roadmap, die tatsächlich zeigt, wohin Sie gehen.
Auch gelesen: Wie man eine Projektdokumentation schreibt: Beispiele und Vorlagen
Nahtlose Verwaltung von Aufgaben
Im Gegensatz zu einfachen aufgaben-Management-Tools mit ClickUp können Sie umfangreiche Aufgabenumgebungen mit benutzerdefinierten Status, Prioritäten und Abhängigkeiten erstellen.
Sie möchten Unteraufgaben? Mehrere Mitarbeiter? Zeiterfassung direkt dort, wo die Arbeit stattfindet? Erledigt, erledigt und erledigt! Außerdem hilft Ihnen die KI-gestützte Erstellung von Aufgaben, komplexe Projekte automatisch zu untergliedern, sodass Sie nicht mehr fragen müssen: "Wo soll ich nur anfangen?".
💡Pro-Tipp: Teilen Sie Ihr Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben auf, um die Nachverfolgung des Fortschritts zu erleichtern und Stress zu reduzieren.
Bessere Zusammenarbeit
Ihr projektkommunikation bekommt ein ernsthaftes Upgrade, wenn Sie ClickUp verwenden. Anstatt in Ihrem E-Mail Posteingang zu leben, bringen die Collaboration-Tools von ClickUp Unterhaltungen genau dorthin, wo die Arbeit stattfindet.
Sie brauchen ein Brainstorming? Springen Sie in ClickUp Whiteboards , Ihre virtuelle Leinwand in Echtzeit. Sie möchten Ihre Anforderungen dokumentieren? Erstellen und teilen Sie Ihre Dokumente mit ClickUp Docs, ohne die Plattform zu verlassen.
Visualisierung und Brainstorming von Ideen im Team mit ClickUp Whiteboards
Sie können auch verwenden ClickUp's Prüfung feature zum Hervorheben von Markierungen, Kommentieren von PDFs und mehr.
Mit ClickUp Gehirn können Sie sogar wichtige Informationen speichern und sofort abrufen. Es ist, als hätten Sie ein virtuelles Büro für Ihr Team, abgeschlossen mit allen Tools, die Sie für eine effektive Arbeit benötigen.
Fassen Sie lange Kommentar-Threads oder Dokumente mit ClickUp Brain zusammen
Das Beste daran? Es lernt aus Ihren Aufgaben, Dokumenten und teamspezifischen Workflows. Das bedeutet, dass Ihr Team KI-gestützte, personalisierte Empfehlungen erhält, die auf Ihre Ziele abgestimmt sind. Alles, was Sie zu erledigen haben, ist, nach dem zu fragen, was Sie brauchen!
Profi-Tipp: Überprüfen Sie den Fortschritt der Arbeit, indem Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams regelmäßig bewerten. Fördern Sie eine offene Kommunikation, um potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und anzugehen.
Effiziente Nachverfolgung von Projekten
Wenn es darum geht, Registerkarten für den Fortschritt zu führen, zeigt ClickUp nicht nur die Grundlagen. Es bietet Ihnen umfassende Tools für die Nachverfolgung und Berichterstellung von Projekten.
Ein verbesserter Workflow mit KI-gestützter Automatisierung sorgt dafür, dass Routineaufgaben automatisch erledigt werden, während die Berichterstellung in Echtzeit Sie Engpässe erkennen lässt, bevor sie zu Problemen werden.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte mit ClickUp Dashboards
Anders als Smartsheets, ClickUp Dashboards bringen alle Ihre Projekte, deren Status und alles, was Sie über ein laufendes Projekt wissen müssen, an einen Ort. Mit mehr als 50 Widgets für Ihr Dashboard wird die Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts um ein Vielfaches einfacher.
Das sagt ein ClickUp Benutzer:
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, mit denen unsere Clients Leistung, Auslastung und Projekte in Echtzeit einsehen und überwachen können. Dies ermöglicht es den Clients, sich mit ihren Teams verbunden zu fühlen, vor allem, wenn sie sich in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten befinden
Dayana Mileva, Kontodirektorin bei Pontica Solutions
Sie werden ständig mit Echtzeitberichten darüber informiert, welche Aufgaben Ihr Team an einem bestimmten Tag abgeschlossen hat, und ClickUp Meilensteine geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es Ihnen, Meilensteine zu Ihrer Reise hinzuzufügen.
💡Pro-Tipp: Feiern Sie kleine Erfolge auf dem Weg - das Anerkennen von Meilensteinen kann Teams motivieren und die Moral hoch halten.
Leistungsstarke Integrationen
Während Sie bei Smartsheet vielleicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln müssen, bietet Ihnen das Integrations-Ökosystem von ClickUp über 1000 Integrationen mit Tools wie Google Drive, Microsoft Outlook und Slack.
Außerdem verringert sich der manuelle Arbeitsaufwand durch CRM-Integrationen, Projektmanagement-Tools und andere Geschäftsanwendungen erheblich, wodurch Fehler eliminiert werden und Sie eine kristallklare Ansicht Ihrer Geschäftsleistung erhalten.
ClickUp ist eindeutig die beste verfügbare Alternative für Smartsheets !
Sie wollen sich noch nicht auf ein tool festlegen?
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ClickUp Vorlage für Projektmanagement
Die wichtigsten Features dieser Vorlage:
- Einrichten von Projekten in wenigen Minuten mit vollständig anpassbaren, vorgefertigten Workflows und Ansichten
- Verfolgen Sie den Fortschritt mit Status-Updates per Mausklick und Dashboards in Echtzeit
- Integrierte Dokumente und Kommentare sorgen dafür, dass Ihr Team durch Echtzeit-Kommunikation auf der gleichen Seite bleibt
- Dashboards und Tools zur Nachverfolgung bieten sofortige Aktualisierungen des Fortschritts für eine bessere Entscheidungsfindung
- Lässt sich leicht anpassen, wenn Ihr Team wächst und die Komplexität des Projekts zunimmt
Bereit für ClickUp - Ihr Weg zum Erfolg im Projekt?
Welches sollten Sie also wählen, wenn es um Smartsheet vs. ClickUp ? Die Wahl hängt von den Anforderungen Ihres Teams ab.
Wenn Sie die Vertrautheit von Smartsheet mit Tabellenkalkulationen und die unkomplizierte Struktur schätzen, ist Smartsheet vielleicht genau das Richtige für Sie. Wenn jedoch Flexibilität, Zusammenarbeit und KI-gesteuerte Effizienz nicht verhandelbar sind, ist ClickUps All-in-One-Vielseitigkeit kaum zu schlagen. Ob für kleine Teams oder komplexe Projekte - die anpassungsfähige Plattform von ClickUp wächst mit Ihnen.
Denken Sie daran, dass das richtige Tool Ihr Team in die Lage versetzt, seine beste Arbeit zu erledigen. Probieren Sie es aus, experimentieren Sie und geben Sie Ihrem Team noch heute einen effizienten Workflow an die Hand. Möchten Sie Ihre Reise mit ClickUp beginnen?
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