Erstellen und Verwalten einer Inventar-Tabelle in Excel

Es ist Monatsende, und Sie stehen vor einem Berg von Bestandsdaten, die organisiert, nachverfolgt und berichtet werden müssen. Ihr Microsoft Excel-Blatt ist offen, die Zellen warten darauf, ausgefüllt zu werden.

Wie können Sie diesen Prozess mit nur wenigen Klicks erledigen?

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Inventar in Excel verwalten können. Außerdem besprechen wir, wie sich eine Excel-Tabelle zur Nachverfolgung von Beständen im Vergleich zu einer speziellen Tabelle schlägt inventarverwaltungssoftware damit Sie entscheiden können, welches Tool Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Excel-Tabellen für die Inventarisierung verstehen

Egal, ob Sie ein kleines Geschäft leiten oder einen großen Betrieb beaufsichtigen, Sie müssen wissen, was Sie auf Lager haben und was zur Neige geht.

Eine wirksame Bestandsverwaltung ist für jedes Geschäft von entscheidender Bedeutung wert-Ketten-Analyse . Und weltweit beginnen viele Unternehmen mit der Nachverfolgung von Beständen auf die einfachste Art und Weise - über Excel-Tabellen.

Warum Excel für die Bestandsverwaltung verwenden?

Unter Inventar versteht man die Waren und Materialien, die ein Geschäft für den Wiederverkauf oder die Produktion bereithält. Es sind Waren, die Ihr Business besitzt und die nur darauf warten, verkauft oder in etwas Erstaunliches verwandelt zu werden.

Größere Unternehmen benötigen möglicherweise spezielle eCommerce-Bestandsverwaltungssoftware können kleinere Geschäfte von der Einfachheit und Flexibilität von Excel profitieren. Excel-Tabellen sind vielseitige Tools, mit denen Sie den Wert Ihres Inventars nachverfolgen, verwalten und analysieren können.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die spezifischen Features von Excel, die es zu einem idealen System für die Bestandsverwaltung machen:

Bestandslisten

Mit Excel können Sie übersichtliche und zugängliche Aufzeichnungen führen, die Ihnen helfen, den Überblick über Lagerbestände und Bestandsänderungen zu behalten.

Betrachten Sie dies als Ihren digitalen Aktenschrank. Organisieren Sie Produkte, Mengen und Details auf strukturierte Weise. Passen Sie Mengen und Produktdetails relativ einfach manuell an. Verwenden Sie Formeln, ausklappbare Listen und bedingte Formatierungen, um Ihre Arbeit zu beschleunigen.

Automatisierte Berechnungen

Mit Die Formeln von Excel verbringen Sie weniger Zeit mit der Überprüfung von Zahlen und mehr Zeit mit dem Führen Ihres Geschäfts. Sie brauchen keinen Taschenrechner. Wenden Sie eine Funktion (Formel) an, wählen Sie Zellen (Werte) aus, und drücken Sie die Eingabetaste - so einfach ist das.

KI für die Analyse

Das Feature Daten analysieren von Excel erkennt Muster, sagt Trends voraus und schlägt Maßnahmen auf der Grundlage Ihrer Daten vor. Es ist, als hätten Sie einen kleinen Datenwissenschaftler auf Ihrer Gehaltsliste!

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Vorlagen für die Bestandsaufnahme

Excel bietet vorgefertigte Inventarvorlagen mit strukturierten und anpassbaren Optionen. Füllen Sie einfach die Informationen aus, und schon können Sie loslegen.

Hier ist ein Beispiel für eine Excel-Vorlage zur Bestandsverwaltung.

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Excel - Techniken der Bestandsverwaltung

Excel ist zwar keine spezielle Lösung für die Bestandsverwaltung, bietet aber leistungsstarke Features, die Ihnen helfen können, organisiert und effizient zu arbeiten. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Inventartabelle in Excel erstellen können:

Schritt 1: Erstellen einer Excel-Tabelle für die Bestandsaufnahme

Öffnen Sie Excel und beginnen Sie mit einer leeren Arbeitsmappe. Eine Arbeitsmappe ist eine Datei, die ein oder mehrere Arbeitsblätter enthält. Starten Sie einfach Excel, klicken Sie auf Datei, wählen Sie Neu und wählen Sie Leere Arbeitsmappe.

Sie haben nun eine neue Arbeitsmappe für die Erstellung Ihres Bestandsverzeichnisses.

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Schritt 2: Hinzufügen der erforderlichen Produktkategorien als Spalten

Richten Sie übersichtliche, leicht zu navigierende Spalten für Ihr Inventar ein. Beschriften Sie die erste Spalte mit dem Produktnamen oder der Beschreibung des Elements. Legen Sie dann weitere wichtige Spalten wie SKU (Stock Keeping Unit), Lagerbestände und Meldebestände an.

💡Pro-Tipp: Sie können Zeit sparen, indem Sie eine der in Excel integrierten inventarvorlagen .

So sieht eine typische Bestandsaufnahme in Excel aus:

über Excel Gestalten Sie Ihre Tabellenkalkulation so informativ und funktionell wie möglich, um Ihre Daten schnell sortieren und filtern zu können.

Schritt 3: Passen Sie die Mengen an, wenn Sie Verkäufe machen

Eine genaue Bestandsverwaltung ist entscheidend für eine effektive kapazitätsplanung . Sie müssen die Ressourcen, z. B. Bestände und Speicher, genau bestimmen, die erforderlich sind, um die aktuelle und künftige Nachfrage zu treffen, ohne Ihren Betrieb zu überfordern.

Wenn Sie Verkäufe tätigen, halten Sie Ihre Lagerbestände auf dem neuesten Stand. Dadurch verhindern Sie Fehlbestände und überlastete Ressourcen

Um Ihren Bestand zu aktualisieren, suchen Sie das Element in Ihrer Kalkulationstabelle und passen Sie die Menge in der entsprechenden Spalte an. Sie können einfache Excel-Formeln verwenden, um automatisch Summen zu berechnen und bedingte Formatierungen anzuwenden, um Elemente mit niedrigem Lagerbestand hervorzuheben. So behalten Sie den Überblick über Ihren Bestand und vermeiden Fehlbestände.

über Excel 💡Pro-Tipp: Wenn Sie nach fortgeschrittenen Features für die Beschaffung suchen, bieten Tools wie SAP Ariba und Coupa eine nahtlose Integration mit Excel. Diese beschaffungsmanagement-Software ermöglichen Ihnen die Verwaltung von Beschaffungsprozessen wie Nachverfolgung von Bestellungen und Massenaktualisierungen.

Schritt 4: Überprüfung und Audit der Daten

Regelmäßige Überprüfungen und Audits Ihrer Bestandsdaten sind unerlässlich, um die Genauigkeit der Daten sicherzustellen.

Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen die Zeit, Ihren realen Bestand mit den Zahlen in Ihrer Excel-Tabelle abzugleichen. Suchen Sie nach Unstimmigkeiten, veralteten Informationen oder fehlenden Daten über Ihre ein- und ausgehenden Bestände.

Einbindung von logistik-Software wie Oracle Transportation Management und Zoho Inventory können diesen Prozess durch den Abgleich von Bestandsdaten mit der Nachverfolgung in Echtzeit optimieren.

Diese Audits tragen dazu bei, die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten und geben Ihnen Einblicke in Ihre Bestandstrends, wie z. B. Schwankungen der Lagerbestände oder saisonale Nachfrageverschiebungen. Anhand dieser Trends lässt sich der künftige Bedarf vorhersagen, was letztlich die betriebliche Effizienz verbessert und die Kosten senkt.

Vermeiden Sie häufige Fallstricke und Fehler

Die manuelle Bestandsverwaltung in Excel ist anfällig für Fehler. Zu den häufigen Fallstricken gehören inkonsistente Dateneinträge, die falsche Kennzeichnung von Produkten und die Vernachlässigung der Aktualisierung von Lagerbeständen. Diese Fehler sind von Bedeutung, da sie zu Überbeständen, Fehlbeständen und ungenauer Berichterstellung führen können.

Denken Sie an die berüchtigten JP Morgan London Whale Incident ? Im Jahr 2012 erlitt JP Morgan Chase einen erschütternden Verlust von 6 Milliarden Dollar, weil ein Angestellter falsche Daten von einer Kalkulationstabelle in eine andere kopierte, ohne die Formeln anzupassen. Incidents wie diese zeigen, wie wichtig Genauigkeit in der Finanz- und Bestandsverwaltung ist.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollten Sie die folgenden Best Practices befolgen:

• Legen Sie klare Richtlinien für die Dateneingabe fest, einschließlich Namenskonventionen und Aktualisierungen
• Schulen Sie alle Benutzer in der konsistenten Dateneingabe
• Halten Sie regelmäßig Auffrischungssitzungen ab, um mögliche neue Fehler aufgrund von Aktualisierungen zu behandeln
• Erstellen Sie einen Ausweichplan für den Umgang mit versehentlichen Fehlern. Dazu könnte gehören, dass der Fehler sofort erkannt und das Team benachrichtigt wird, um Unstimmigkeiten innerhalb einer bestimmten Zeit zu beheben

Führen Sie anschließend eine gründliche Datenüberprüfung durch, um die Bestände zu korrigieren und eine Ursachenanalyse durchzuführen, um eine Wiederholung zu verhindern.

Vorteile und Nachteile von Excel für die Bestandsverwaltung

Wenn es um die Bestandsverwaltung geht, ist Excel wie das vertraute alte Auto in Ihrer Garage. Es ist vielleicht nicht das neueste Modell, aber es erledigt die Aufgabe - meistens.

Sehen wir uns einige Vorteile der Verwendung von Excel für alle Ihre Bestandsverwaltungsprozesse an.

• Kosteneffizienz: Excel ist viel kostengünstiger als die meisten speziellen Bestandsverwaltungsprogramme
• Sichtbarkeit der Bestände: Es ist einfach, eine Excel-Tabelle einzurichten, die Ihnen eine Ansicht aus der Vogelperspektive bietet, was auf Lager ist, was aus den Regalen fliegt und was seit dem letztjährigen Weihnachtsgeschäft dort liegt
• Multichannel-Koordination: Excel kann als zentrale Anlaufstelle für Ihren Bestand fungieren, mit der Sie die Lagerbestände koordinieren können, unabhängig davon, ob Sie online, im Laden oder beides verkaufen

Sehen wir uns nun ein paar Gründe an, warum diese altbewährte Bestandsverwaltungslösung nicht immer der Held ist, den wir uns wünschen.

• Mangelnde Automatisierung: Das Fehlen eingebauter Features zur Automatisierung in Excel ist ein Hauptproblem für moderne Benutzer
• Anfälligkeit für Fehler: Ein falscher Tastendruck, und Ihr Bestand kann schneller außer Kontrolle geraten, als Sie "Rückgängig" sagen können

Inventarverwaltungssoftware vs. Excel Inventarverwaltung

Sie können sich entscheiden für spezialisierte Alternativen zu Excel für die Bestandsverwaltung. Einige, wie Google Tabellen, sind ziemlich bekannt, andere sind spezieller, wie Oracle NetSuite.

Bestandsverwaltungssoftware ist speziell auf die Unterstützung von Geschäften bei der Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Bestände, Reihenfolgen, Verkäufe und Lieferungen ausgerichtet. Sie automatisiert viele manuelle Prozesse, die traditionell mit der Bestandsverwaltung verbunden sind, und verbessert so die betriebliche Effizienz.

Die entscheidenden Unterschiede zwischen spezialisierter Bestandsverwaltungssoftware und Excel-Bestandsverwaltung sind in dieser Tabelle zusammengefasst:

Wie Sie sehen können, bietet eine spezialisierte Bestandsverwaltungssoftware erhebliche funktionale Vorteile gegenüber Excel. Dies macht sie zu einer besseren Wahl für Geschäfte mit komplexen Inventaranforderungen. Ein Problem sind jedoch ihre Kosten.

Was wäre also, wenn Sie das Beste aus beiden Welten bekommen könnten? Robuste Funktionen zu einem vernünftigen Preis?

Die Wahl von ClickUp für die Bestandsverwaltung ClickUp ist eine anpassbare Plattform für die Verwaltung von Arbeit, die hervorragende Funktionen für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen und vieles mehr bietet.

Anpassbare Dashboards, automatisierte Aufgaben und Benachrichtigungen in Echtzeit helfen Ihnen, Ihr Inventar zu organisieren. Darüber hinaus bietet es eine Vielzahl von Features zur Bestandsverwaltung, wie z. B. die sichere Speicherung wichtiger Dokumente wie die Wareneingangsnotiz (GRN) innerhalb von Aufgaben.

Behalten Sie mit den ClickUp Dashboards den Überblick über Ihre Bestandsdaten in Echtzeit

ClickUp Dashboards lassen sich mit anderen Tools, die Sie häufig verwenden, integrieren, erleichtern die Zeiterfassung und bieten erweiterte Optionen für die Berichterstellung. Und die umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen nimmt Ihnen die Arbeit bei der Einstellung Ihres Workflows ab.

Werfen Sie einen genaueren Blick auf einige der ClickUp-Lösungen für die Bestandsverwaltung.

Automatisierung und Effizienz

ClickUp ist eine moderne, benutzerfreundliche Lösung zur Rationalisierung Ihres Bestandsverwaltungsprozesses.

Sein vorlagen für das Lieferantenmanagement vereinfachen die Nachverfolgung von Lieferanteninformationen und -leistungen. Eingebaute Automatisierung, wie z. B. wiederholende Aufgaben und Auslöser für Aufgaben, beschleunigen die Koordination von Lieferanten und vereinfacht die Reihenfolge bei der Auftragsverwaltung .

Mit Features wie automatischer Nachverfolgung des Lagerbestands, Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen bei niedrigem Lagerbestand ist ClickUp wie ein persönlicher Assistent, der Ihren Bestand unter Kontrolle hält.

Kosten und Flexibilität

Excel ist eine sehr budgetfreundliche und bequeme Option. Diese Vorteile haben jedoch ihren Preis: Die Verwaltung komplexer Excel-Tabellen erfordert mehr Zeit und Aufwand, wenn Ihr Geschäft wächst.

In der Zwischenzeit bietet ClickUp erweiterte Optionen für eine geringe Abonnement-Gebühr. (Natürlich ist ClickUp auch in einer kostenlosen Version erhältlich.

Fügen Sie wichtige Details mit ClickUp Benutzerdefinierte Felder hinzu

Mit Benutzerdefinierte Felder und mehrere ClickUp Ansichten haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht Ihrer Informationen so zu gestalten, wie Sie es wünschen.

Es ist wichtig zu notieren, dass Sie ClickUp auch für Ihre anderen Bedürfnisse nutzen können. Zum Beispiel, ClickUp's betriebsführungssoftware kann Ihr wachsendes Geschäft unterstützen.

Skalierbarkeit

ClickUp wurde im Hinblick auf Skalierbarkeit entwickelt. Egal, ob Sie das Inventar für ein kleines Geschäft oder ein großes Unternehmen verwalten, ClickUp kann mit Ihnen wachsen.

Es verarbeitet effizient große Datenmengen und bietet erweiterte Berichterstellung und Analysen durch anpassbare ClickUp Dashboards die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, während sich Ihr Geschäft weiterentwickelt. ClickUp's Vorlage für die Bestandsverwaltung kann an Ihre Bedürfnisse benutzerdefiniert angepasst werden, so dass Sie Ihr Inventar mit minimalem Aufwand einstellen und verwalten können. Außerdem ist sie leicht skalierbar.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Vorlage für die Inventarverwaltung

Hier sind einige der wichtigsten Features:

• Vordefinierte Benutzerdefinierte Felder für die Nachverfolgung von Inventardetails wie Elementbeschreibungen, Lagerbestände und Wiederbestellungspunkte
• Benutzerfreundliche Ansichten, einschließlich Liste, Kalender und Board, zur Verwaltung von Aufgaben und Zeitplänen für den Bestand
• Abhängigkeiten von Aufgaben und Erinnerungen zur Sicherstellung rechtzeitiger Bestandsauffüllungen und -überprüfungen
• Anpassbare Dashboards zur Überwachung von Metriken und Leistung des Bestands
• Integration mit anderen Tools wie Slack und E-Mail für optimierte Kommunikation und Benachrichtigungen
• Features für die Zusammenarbeit in Echtzeit, die es Mitgliedern des Teams ermöglichen, Bestandsinformationen gleichzeitig zu aktualisieren
• Vereinfachte Automatisierung von Workflows, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern

Übergang von Excel zu ClickUp für die Bestandsverwaltung

👀Wussten Sie schon: Laut einer Studie von Acuity Training setzen etwa 54 % der Geschäfte weltweit Microsoft Excel ein, was mehr als 2 Milliarden Benutzern weltweit entspricht. Zu erledigen hat Excel eindeutig etwas. Die Chancen stehen gut, dass auch Sie es benutzt haben.

Wenn Ihr Geschäft jedoch wächst, müssen Sie vielleicht eine robustere Lösung für die Bestandsverwaltung in Betracht ziehen, wie z. B. ClickUp.

Sind Sie bereit für ein Upgrade?

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Lagerbestand nicht mehr mit Ihrer Tabellenkalkulation mithalten kann, ist es vielleicht an der Zeit, ein Upgrade in Betracht zu ziehen. Hier sind einige Anzeichen:

• Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, Fehler zu korrigieren, als Ihren Bestand zu verwalten, könnte die fehlende Automatisierung in Excel ein Hindernis für Sie sein
• Wenn sich Ihr Bestand vergrößert, kann die Nachverfolgung von allem in Excel überfordernd werden
• Wenn Sie Aktualisierungen und Automatisierung in Echtzeit benötigen, können die manuellen Prozesse von Excel Sie ausbremsen
• Wenn mehrere Personen an der Bestandsverwaltung beteiligt sind, kann die Koordinierung über ein einziges Tabellenblatt chaotisch werden

Umstieg von der Excel-Bestandsverwaltung auf ClickUp

Der Umstieg von Excel auf ClickUp muss nicht entmutigend sein.

Beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Daten in die anpassbaren Dashboards von ClickUp zu migrieren. Diese Dashboards ermöglichen Ihnen die Erstellung dynamischer Listen, die Nachverfolgung von Lagerbeständen und die Verwaltung von Reihenfolgen aus mehreren Vertriebskanälen an einem Ort.

Hier ein Schritt-für-Schritt-Ansatz:

Exportieren Sie Ihre Excel-Daten

Exportieren Sie zunächst Ihre Bestandsdaten aus Excel (im XLSX-, XLS- oder CSV-Format) und importieren Sie sie in ClickUp.

Importieren Sie in wenigen Schritten Daten aus verschiedenen Quellen in ClickUp

Benutzerdefinierte Workflows einrichten

Benutzerdefiniert ClickUp's Inventar-Vorlage zur Anpassung an Ihre Inventarisierungsprozesse, sei es die Nachverfolgung von Lagerbeständen, die Verwaltung von Bestellungen oder die Einstellung von Nachbestellungswarnungen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Inventar-Vorlage

Mit ClickUp's Inventarvorlage können Sie:

• Zentralisieren Sie alle Ihre Bestandsdaten in einem optimierten Workspace für einfachen Zugriff und Verwaltung
• Effiziente Nachverfolgung von Lagerbeständen, Verkäufen und Nachbestellungen in Echtzeit, um sicherzustellen, dass Ihnen nie die wichtigsten Elemente ausgehen
• Aktualisierungen und Berichterstellung automatisieren, um manuelle Fehler zu reduzieren und Zeit bei Bestandsprüfungen zu sparen

Um Ihre Bestandsverwaltung zu optimieren, können Sie diese Vorlage um benutzerdefinierte Status wie "Auf Lager", "Niedriger Bestand" und "Nicht auf Lager" erweitern Sie können auch benutzerdefinierte Felder wie "SKU", "Lieferant", "Bestellpunkt" und "Zuletzt bestellt" einfügen, um wichtige Bestandsinformationen zu organisieren und eine umfassende Ansicht über den Zustand Ihres Bestands zu erhalten.

Überwachen und anpassen

Sobald Ihr System betriebsbereit ist, überwachen Sie seine Leistung und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um Ihre Bestandsverwaltung zu optimieren.

Automatisierung und Berichterstellung in Echtzeit in der Bestandsverwaltung

Einer der größten Vorteile der Umstellung auf ClickUp sind die Features Automatisierung und Berichterstellung in Echtzeit. Mit ClickUp Automatisierungen können Sie die Dateneingabe und -aktualisierung automatisieren, das Risiko menschlicher Fehler verringern und Zeit für strategischere Aktivitäten freisetzen.

Steigern Sie Ihre Produktivität mit Automatisierungen in ClickUp

Mit der Echtzeit-Berichterstellung von ClickUp erhalten Sie auf Knopfdruck aktuelle Einblicke und können so schnell fundierte Entscheidungen treffen.

Und das Beste haben wir uns für den Schluss aufgehoben: ClickUp Gehirn .

ClickUp Brain ist ClickUps eingebauter, voll integrierter KI-Assistent. Sie können von überall auf der ClickUp-Plattform darauf zugreifen. So setzen Sie ihn ein:

• Stellen Sie ihm Fragen ("Wie hoch ist die aktuelle Umschlagshäufigkeit unseres Inventars, und wie ist sie im Vergleich zum letzten Jahr?")
• Erstellen Sie Tabellen und Ansichten ("Zeigen Sie mir eine Tabelle mit allen Elementen, die in der letztjährigen Weihnachtssaison ausverkauft waren, und die aktuelle Nachfrage nach ihnen")
• Erstellen von Berichten ("Erstellen Sie eine kurze Zusammenfassung der monatlichen Schwankungen des Schuhbestands in diesem Jahr")

Berichte und Zusammenfassungen mit ClickUp Brain erstellen

🎨Fun Fact: Der 80-jährige japanische Künstler Horiuchi erstellt wunderschöne Gemälde über das japanische Leben, Kunstformen und Landschaften... mit Microsoft Excel!

Automatisieren Sie Ihre Bestandsverwaltung mit ClickUp

Ein weiser Mensch hat einmal gesagt: "Die Weltwirtschaft basiert auf zwei Dingen: dem Verbrennungsmotor und Microsoft Excel." In der Tat, Excel hat sich seine Meriten verdient.

Excel kann kleinen Geschäften helfen, ihre Lagerverwaltung zu verbessern. Aber wenn Ihr Geschäft wächst, werden Sie merken, dass es an der Zeit ist, Ihr Excel-Bestandsverwaltungssystem aufzurüsten.

ClickUp bietet moderne, skalierbare Inventarisierungslösungen mit Automatisierung, Echtzeit-Einblicken und raffinierten Features, die eine Excel-Tabelle einfach nicht bieten kann. Darüber hinaus bietet ClickUp viele weitere Lösungen, wie z. B. kollaborative Dokumentation und Echtzeit-Chat, die es zu einer geeigneten All-in-One App für alle Abteilungen machen. Für zukunftsorientierte Geschäftsleute sind die Skalierbarkeit und Flexibilität der App nicht zu verachten. Starten Sie noch heute mit ClickUp!