Meetings sind wie schwarze Löcher für die Produktivität - sobald man eines hatte, verschwindet die Zeit, vor allem wenn es um die Nachverfolgung des Gesagten geht.
Wir alle kennen das: das zwanglose Gespräch, das im Sande verläuft, oder das formelle Meeting, bei dem das Protokoll einem Roman Konkurrenz macht. Sich Notizen zu machen, ist schon die halbe Miete, aber sie danach zu ordnen? Das ist eine ganz andere Ebene des Spaßes (oder auch nicht).
Zum Glück können Sie mit ChatGPT die zeitraubende Methode der alten Schule hinter sich lassen und die KI die Arbeit erledigen lassen. Kein Kritzeln mehr, kein Stress, keine Jagd nach Elementen.
Verwandeln Sie ChatGPT in Ihren neuen bevorzugten Assistenten für Meeting-Protokolle und Notizen. Sind Sie bereit, Meeting-Notizen in Sekundenschnelle zu erstellen?
📌 Wussten Sie schon? Beinahe200 Millionen Menschen nutzen jede Woche einen KI-Chatbot.
Was ist ChatGPT?
Wir haben ChatGPT gefragt: "Was ist ChatGPT?" Und das hat es uns geantwortet.
via ChatGPT Im Wesentlichen handelt es sich dabei um ein Tool mit künstlicher Intelligenz, das Text auf der Grundlage Ihrer Eingaben versteht und generiert.
Stellen Sie es sich wie einen superschlauen KI-Meeting-Assistenten vor, der Ihnen hilft:
- Aufgaben für die Nachbereitung von Meetings zu generieren, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird
- Zusammenfassungen von Meetings zu erstellen, indem Schlüsselpunkte und Elemente erfasst werden
- E-Mails oder Berichte auf der Grundlage Ihrer Notizen zu verfassen
- Fragen schnell mit relevanten und klaren Informationen zu beantworten
- Organisieren von Notizen zu Meetings in Kategorien wie Tagesordnung, Entscheidungen und Aufgaben
Sie geben dem Programm einen Kontext vor, und es antwortet mit nützlichen, klaren Informationen, wodurch Aufgaben wie das Anfertigen von Notizen viel einfacher werden.
Vorteile der Verwendung von ChatGPT für Meeting-Notizen
Die Verwendung von ChatGPT für Notizen zu Meetings befreit Ihre Hände vom hektischen Tippen und rationalisiert den gesamten Prozess, von der Erfassung der Schlüssel-Details bis hin zur Organisation von Folgemaßnahmen.
Neben den offensichtlichen Vorteilen gibt es aber auch einige, die Sie wahrscheinlich noch nicht bedacht haben:
1. Sparen Sie Zeit und Energie ⏳
Meeting-Notizen sind vielschichtiger als nur Notizen meeting-Protokolle .
So sieht der Prozess aus:
- Machen Sie sich während des Meetings Notizen
- Fassen Sie die Diskussion zusammen, um die wichtigsten Erkenntnisse festzuhalten
- Zeichnen Sie Elemente für Maßnahmen auf und weisen Sie den betreffenden Personen Aufgaben zu
- Liste der vom Team getroffenen Entscheidungen zur späteren Verwendung
Wenn Sie diese Aufgabe komplett an ChatGPT übergeben, ohne dass Sie selbst etwas dazu beitragen müssen, sparen Sie enorm viel Zeit und Energie.
2. Hält Sie davon ab, zu viel nachzudenken 🧘
ChatGPT erstellt Zusammenfassungen von Meetings, ohne sich in unnötigen Details zu verzetteln. Anstatt sich Gedanken darüber zu machen, was Sie aufnehmen oder weglassen sollten, können Sie sich auf die wichtigsten Details konzentrieren. Dies verhindert, dass Sie Ihre Notizen noch einmal überdenken, und beugt geistiger Erschöpfung vor.
3. Hält die Stimmung professionell 📝
Die KI interpretiert den Tonfall oder die Absicht nicht falsch und sorgt dafür, dass Ihre Notizen objektiv bleiben und nicht in die Voreingenommenheit abgleiten. KI erstellt exakte Meeting-Transkripte ohne persönliche Interpretationen des Gesagten und verhindert so Fehlinformationen.
4. Verarbeitet mühelos verschiedene Formate 🗂️
In Meetings fallen alle Arten von Daten an: Elemente, Entscheidungen, Ideen und zukünftige Aufgaben. ChatGPT passt sich nahtlos an diese Formate an und sortiert sie in geordnete Abschnitte. Ganz gleich, ob Sie eine kurze KI-Zusammenfassung, Aufzählungspunkte oder eine Liste mit Folgemaßnahmen benötigen, das Tool strukturiert die Notizen entsprechend.
5. Eliminiert das "Wer hat das gesagt?"-Problem 💭
Vergessen Sie das Problem, sich daran zu erinnern, wer in Meetings bestimmte Punkte gesagt hat. Führen Sie ChatGPT, um Schlüsselaussagen den richtigen Personen zuzuordnen und sicherzustellen, dass keine Erkenntnisse verloren gehen oder falsch zugeordnet werden.
6. Verbessert die Konsistenz in Meetings 📈
Die Verwendung von ChatGPT stellt sicher, dass alle meeting-Notizen folgen einem einheitlichen Format, so dass sie über mehrere Sitzungen hinweg leicht zu vergleichen sind. Sie erhalten jedes Mal eine strukturierte, zuverlässige Dokumentation, die sicherstellt, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, ungeordnete Notizen zusammenzustellen oder sich an wichtige Entscheidungen zu erinnern.
Wie Sie ChatGPT für Meeting-Notizen verwenden: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Vorteile der Verwendung von ChatGPT für Notizen in Meetings sind aufregend, aber es gibt eine leichte Lernkurve. Lassen Sie uns sehen, wie Sie vorgehen:
Schritt 1. Richten Sie Ihre Meeting-Agenda ein
Bevor Sie beginnen, erstellen Sie eine strukturiertemeeting-Agenda mit einem Überblick über die Schlüssel-Themen. Geben Sie diese in ChatGPT ein, um den notwendigen Kontext für die Notizen zum Meeting zu erhalten. Diese Agenda hilft dem tool bei der Erstellung der Notizen und stellt sicher, dass es sich auf die wichtigsten Punkte konzentriert.
Schritt 2. Aufnehmen oder Erfassen von Audios/Transkripten des Meetings
Verwenden Sie ein transkriptionstool um Meetings aufzuzeichnen und zu transkribieren. Sie können dieses Meeting-Transkript nach dem Meeting zur Bearbeitung in ChatGPT einspeisen oder Voice-to-Text-Tools verwenden, um Texteingaben für ChatGPT zu erzeugen.
Wenn Ihr Meeting persönlich stattfindet, sollten Sie jemanden beauftragen, ein detailliertes Meeting-Protokoll anzufertigen.
➡️ Mehr lesen: Erkunden Sie die 15 beste KI Apps und Tools für Notizen um Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Notizen zu vereinfachen.
Schritt 3: Geben Sie Schlüsselpunkte in ChatGPT ein
Geben Sie nach dem Meeting das Transkript oder die Schlüsselpunkte der Diskussion in ChatGPT ein. Um die Bearbeitung zu vereinfachen, erledigen Sie dies in Abschnitten und konzentrieren Sie sich auf bestimmte Teile des Meetings (z.B. Elemente der Tagesordnung, Entscheidungen oder Aktionspunkte).
Schritt 4: Bitten Sie ChatGPT um Zusammenfassungen des Meetings
Verwenden Sie ChatGPT, um Zusammenfassungen von Meetings zu erstellen und die wichtigsten besprochenen Themen zusammenzufassen oder um wichtige Erkenntnisse und Entscheidungen hervorzuheben. Sie leiten es mit Aufforderungen wie "Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen" oder "Was waren die wichtigsten Ergebnisse dieses Meetings?"
Schritt 5: Extrahieren von Handlungselementen
Sobald Sie die Zusammenfassung des Meetings haben, bitten Sie ChatGPT, Elemente zu identifizieren. Verwenden Sie eine Aufforderung wie "Listen Sie die Aufgaben oder Aktionspunkte aus diesem Meeting auf" oder "Welche Folgemaßnahmen sind erforderlich?" ChatGPT wird die Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die verschiedenen Mitgliedern des Teams zugewiesen wurden, auflisten.
Schritt 6: Notizen und Folgemaßnahmen organisieren
Schließlich bitten Sie ChatGPT um ihre Notizen zu organisieren in einem logischen Format und unterteilen Sie sie in Abschnitte wie Tagesordnungspunkte, getroffene Entscheidungen, Aktionspunkte, Folgeaufgaben und Aufgaben für das nächste Meeting. Zur besseren Lesbarkeit können Sie auch um Aufzählungspunkte bitten. Weiter geht's, die Notizen freigeben mit dem von Ihnen bevorzugten tool.
Beispiele für ChatGPT in Aktion
ChatGPT verwandelt unübersichtliche Meeting-Protokolle in klare Zusammenfassungen, identifiziert die wichtigsten Elemente und weist Aufgaben auf der Grundlage der Diskussion zu.
Hier einige Beispiele, wie es in Echtzeit funktioniert:
1. Projekt Kickoff Meeting
Ein guter Start sorgt für reibungslosere Abläufe. Ein erstes Meeting hilft beim Start eines Projekts, und ChatGPT fasst die Ziele, Leistungen und Zeitleisten des Projekts zusammen und weist die Rollen zu.
Sie können das Projekt nach Ihren Wünschen anpassen oder gleich loslegen. Dies ist ein Schritt weniger, wenn Sie in Ihr Projekt eintauchen.
2. Client Meetings
Die Kommunikation mit den Clients sollte immer konsistent und zeitnah erfolgen. Verwenden Sie ChatGPT, um schnell E-Mails zu verfassen, in denen Sie alles, was Sie in E-Mails an den Client besprochen haben, zusammenfassen und ordnungsgemäß dokumentieren.
3. Brainstorming-Sitzungen
Brainstorming-Sitzungen erzeugen einen großen Bereich von Ideen, von denen nicht alle sofort umsetzbar sind. ChatGPT hilft bei der Organisation der Ideen, indem es für jede Idee umsetzbare Schritte generiert. So können Sie die besten Optionen für Ihr Team und Ihr Geschäft auswählen.
Einschränkungen bei der Verwendung von ChatGPT für Notizen in Meetings
Wenn Sie kI zur Erstellung von Meeting-Notizen verwenden müssen Sie eine Menge Kontext bereitstellen. Bei ChatGPT ist das nicht anders. Sie müssen den Kontext detailliert angeben und die Ausgaben manuell kopieren und an den richtigen Stellen einfügen. Wenn Sie den falschen Entwurf einfügen, führt das zu unnötiger Frustration.
Hier sind einige Limits für die Verwendung von ChatGPT für Ihre Meeting Notizen:
1. In der Übersetzung verloren
ChatGPT ist zwar für einfache Diskussionen geeignet, hat aber Schwierigkeiten, komplexe oder differenzierte Themen zu erfassen, insbesondere solche, die branchenspezifischen Fachjargon oder komplizierte Schlüsselentscheidungen beinhalten. Es erfasst allgemeine Ideen gut, aber es kann die feineren Details vermissen, die Menschen von Natur aus erfassen.
2. Fehlen einer menschlichen Note
Unabhängig davon, wie gut die KI ausgebildet ist, kann sie nur im Kontext Ihres Geschäfts und Ihrer Branche korrekt sein. ChatGPT kann bestimmte Fachausdrücke oder branchenspezifische Ausdrücke übersehen, so dass eine menschliche Kontrolle als zusätzlicher Schritt im Workflow erforderlich ist.
3. Probleme mit der Integration
Meetings sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, und leider kann ChatGPT nicht mit Ihren Projektmanagement tools integriert werden.
Egal wie gut Sie die KI beherrschen, Sie werden oft Fehler machen, weil Sie die Notizen manuell in Ihre Projektmanagement tools einfügen müssen. Dieser eine Schritt mehr in Ihrem Workflow kann auf Dauer ermüdend sein.
Hier kommt ein tool wie ClickUp kommt hier ins Spiel. ClickUp ist eine All-in-One-Produktivitätsplattform mit KI-gestützten Features, die jeden Aspekt Ihres Workflows reibungsloser und einfacher machen.
Lassen Sie uns erkunden wie ClickUp im Vergleich zu ChatGPT abschneidet und warum es besser geeignet ist, Ihren Meeting-Management-Prozess zu rationalisieren.
Wie ClickUp die Verwaltung von Meeting-Notizen verbessert
Einfach ausgedrückt ist ClickUp eine Projektmanagement-Plattform, die alles erledigt, von der Verwaltung zugewiesener Aufgaben und der Überwachung von Projekten bis hin zur Verbesserung des Meeting-Managements mit seiner vorlagen für Meeting-Notizen .
Da ClickUp den Kontext Ihres Geschäfts kennt, kann es kontextabhängige Lösungen anbieten. Diese Integration macht die Nachverfolgung von Aufgaben, die Zuweisung von Zuständigkeiten und die Nachverfolgung von Fortschritten viel einfacher als das bloße Aufnehmen von Notizen.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige Schlüssel-Features, die ClickUp für die Verwaltung von Meeting-Notizen bietet:
1. Optimieren Sie Ihren Meeting Workflow mit ClickUp Meetings ClickUp Meetings bietet mehrere Features, die speziell für Ihre Meeting-Workflows entwickelt wurden. Mit den integrierten Tools für Meetings können Teams jeden Aspekt eines Meetings planen, nachverfolgen und nachbereiten, ohne die Plattform verlassen zu müssen.
Zu erledigen sind die Meeting-spezifischen Features von ClickUp wie folgt:
Tagesordnungen aufschlüsseln und Aufgaben zuweisen
mit ClickUp Tasks können Sie Meeting-Agenden in umsetzbare Aufgaben umwandeln und diese sofort zuweisen
Mit ClickUp Aufgaben verwandelt Ihre Meeting-Agenda in umsetzbare Aufgaben. Weisen Sie Teammitgliedern während des Meetings direkt Verantwortlichkeiten zu und stellen Sie so sicher, dass Sie für jedes Element zur Rechenschaft gezogen werden können. Verfolgen, aktualisieren und überwachen Sie jede Aufgabe, damit nichts, was im Meeting besprochen wurde, unerledigt bleibt.
Mit ClickUp Docs können Sie Ihre Notizen zu Meetings organisieren
organisieren Sie Ihre Meeting-Notizen und verknüpfen Sie sie direkt mit Aufgaben, um einen einfachen Zugriff mit ClickUp Docs zu ermöglichen ClickUp Dokumente ermöglicht es Ihnen, detaillierte, schön formatierte Notizen zu Meetings zu erstellen, die Sie direkt mit den entsprechenden Aufgaben verknüpfen können. Erstellen Sie ganz einfach Meeting-Dokumente, geben Sie sie frei und arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen daran.
Es hilft, die Diskussionen zu organisieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Dokumentation nahtlos und für alle Beteiligten verfügbar ist, ohne dass sie danach suchen müssen. Mit Docs sind auch Ihre Notizen zugänglich und leicht zu navigieren, so dass jeder im Team auf wichtige Entscheidungen und Folgemaßnahmen verweisen kann.
💡 Pro-Tipp: Um Ihren Aufwand für die Dokumentation noch weiter zu erhöhen, nutzen Sie KI-Tools für die Dokumentation, Automatisierung und Rationalisierung Ihres Workflows.
Nachverfolgung des Fortschritts mit ClickUp Goals
verfolgen Sie mit ClickUp Goals, wie sich die Ergebnisse Ihrer Meetings an übergeordneten Geschäftszielen orientieren
Verwenden Sie ClickUp Ziele um die Ergebnisse Ihrer Meetings mit den übergeordneten Geschäftszielen zu verbinden. Wenn Sie in Meetings Schlüsselpunkte besprechen, können Sie sofort nachverfolgen, wie diese Diskussionen zu Ihren Zielen beitragen und sicherstellen, dass jedes Meeting das Team dem Erfolg näher bringt.
Visuell zusammenarbeiten mit umfassenden Whiteboards
ideen sammeln und in umsetzbare Aufgaben umwandeln mit ClickUp Whiteboards_ ClickUp Whiteboards ermöglichen die visuelle Zusammenarbeit in Meetings und helfen Teams beim Brainstorming, der Organisation von Ideen und der Entwicklung von Plänen in Echtzeit. Diese visuellen Hilfsmittel sorgen dafür, dass Meetings spannend bleiben und alle auf derselben Seite stehen - im wörtlichen wie im übertragenen Sinne.
Mit wiederholenden Aufgaben und Checklisten immer auf dem Laufenden bleiben
beschleunigen Sie Ihre Meeting-Vorbereitung, sparen Sie Zeit und behalten Sie den Überblick mit ClickUp Checklisten
Hören Sie auf, Meeting-Agenden von Grund auf zu erstellen - automatisieren Sie Ihre Vorbereitung mit ClickUp's Wiederholende Aufgaben . Erstellen Sie für jedes Meeting eine Checkliste, um alle wichtigen Diskussionspunkte abzudecken. ClickUp-Checklisten helfen Ihnen, das Meeting konzentriert und produktiv zu halten.
Diskussionen in die Tat umsetzen
verwandeln Sie Diskussionen in umsetzbare Aufgaben direkt aus Ihren Meeting-Notizen mit ClickUp Comments_
Mit ClickUp Kommentare weisen Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben direkt aus den Notizen des Meetings zu. Anstelle von vagen Nachfassaktionen erhält Ihr Team klare, umsetzbare Aufgaben, die mit bestimmten Diskussionen verknüpft sind, wodurch die Nachverfolgung des Fortschritts und die Gewährleistung der Verantwortlichkeit erleichtert wird.
2. Mit ClickUp Brain wird das Erstellen von Notizen und Zusammenfassungen zum Kinderspiel
erstellen Sie präzise Notizen für Meetings und verknüpfen Sie diese mit Aufgaben und Dokumenten mit ClickUp Brain ClickUp Brain , ein KI-Assistent, fügt sich nahtlos in Ihren Projektmanagement-Workflow ein. Er hilft bei der Erstellung detaillierter, genauer Notizen für Meetings, die automatisch mit Ihren Aufgaben, Projekten oder Dokumenten abgeglichen werden. Diese KI-Tool für Meetings hält alles an einem Ort - kein Wühlen mehr in alten ChatGPT-Threads.
Mit einer umfassenden KI-Schreiben feature können Sie präzise Meeting-Notizen erstellen, die sich leicht nachschlagen lassen. Verknüpfen Sie Notizen direkt mit Aufgaben, Projekten oder Dokumenten für einen schnellen Zugriff.
Aktualisieren Sie Aufgaben oder Dokumente automatisch mit relevanten Meeting-Informationen, um alle projektbezogenen Informationen zu organisieren und leicht zu finden.
Aber das ist noch nicht alles.
Sie können auch asynchrone Meetings mit ClickUp Clips optimieren ✨
Wenn Ihr Team asynchron (asynchron) arbeitet, d. h. die Mitglieder müssen sich nicht zur gleichen Zeit treffen, ClickUp Clips ist eine perfekte Lösung.
Mit diesem Feature können Sie Video-Updates oder Erklärungen aufzeichnen, und die KI transkribiert sie automatisch. Auf diese Weise kann jedes Mitglied des Teams die Notizen oder Aktualisierungen des Meetings in seinem Zeitplan überprüfen, ohne an einer Live-Sitzung teilnehmen zu müssen.
Sie können den transkribierten Text durchsuchen und sogar Clips in Aufgaben umwandeln, um sicherzustellen, dass alle Schlüsselpunkte erfasst und umsetzbar sind - auch wenn Ihr Team über verschiedene Zeitzonen verteilt ist.
3. Maximieren Sie die Produktivität von Meetings mit der ClickUp Vorlage für Notizen
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Als Sahnehäubchen kommt ClickUp mit einem eigenen anpassbaren ClickUp Vorlage für Meeting-Notizen . Mit dieser Vorlage können Sie schnell eine strukturierte Dokumentation für verschiedene Arten von Meetings erstellen. Sie können benutzerdefinierte Strukturen für Client-Briefings, wöchentliche agile Online-Meetings, 1:1-Leistungsbewertungen und vieles mehr erstellen.
Mit dieser Vorlage:
- Erfassen Sie detaillierte Tagesordnungen und strukturieren Sie Meetings für einen besseren Fokus
- Erfassen Sie wichtige Diskussionspunkte und Entscheidungen in Echtzeit
- Weisen Sie Elemente direkt aus den Notizen des Meetings zu, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten
- Verknüpfen Sie Notizen mit Aufgaben und Terminen, um sicherzustellen, dass keine Folgemaßnahmen verpasst werden
💡 Vorlagenarchiv: Optimieren Sie Ihre Meetings mit den produktiven Vorlagen von ClickUp für die Verwaltung Ihrer Meetings. ⚡
Die ClickUp Meeting Notiz Stil Vorlage hilft Ihnen, Schlüsselpunkte, Entscheidungen und Elemente während Ihrer Meetings zu erfassen. Das anpassbare Format sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen organisiert und zugänglich sind.
Alternativ können Sie auch die Vorlage für Meeting-Protokolle ist ideal für die Erstellung detaillierter, strukturierter Aufzeichnungen von Meetings. Damit können Sie Diskussionen dokumentieren, Entscheidungen nachverfolgen und die Verantwortlichkeit sicherstellen, indem Sie direkt aus dem Meeting-Protokoll heraus Aufgaben zur Nachverfolgung zuweisen.
Vom Grauen zum Erledigten - Transformieren Sie Ihren Meeting-Notizprozess mit ClickUp
Letztendlich können wir sagen, dass alle Meetings E-Mails sein sollten - nicht wörtlich, aber dokumentierte E-Mails. Eine Dokumentation ist nur dann hilfreich, wenn sie detailliert, verständlich und für alle Beteiligten zugänglich ist.
Sicher, ChatGPT ist ein gutes Tool, um Ihre Meeting-Notizen aufzufrischen. Aber mit ClickUp wird Ihr gesamter Meeting-Workflow noch reibungsloser.
Wenn Sie das nächste Mal aus einem Meeting gehen (oder ein virtuelles Meeting verlassen), werden Sie nicht mehr fragen: "Was nun?" - Sie haben Ihre Notizen bereits sortiert, Aufgaben zugewiesen und Ziele nachverfolgt. Wer hätte gedacht, dass Meetings tatsächlich... produktiv sein können? Versuchen Sie noch heute, ein Meeting mit ClickUp abzuhalten! Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an .