Während wir uns darauf konzentrieren, die perfekte E-Mail zu verfassen, übersehen wir oft einen entscheidenden Aspekt: die Schlussformel.
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Nachricht beenden, ist genauso wichtig wie der Inhalt selbst. Ein professioneller Abschluss einer E-Mail kann den richtigen Ton treffen, zu Antworten anregen und beim Empfänger einen positiven Eindruck hinterlassen.
Sehen wir uns einige einfache Tipps und Beispiele an, die Ihnen helfen, Ihre E-Mails wie ein Profi zu beenden!
Was ist eine E-Mail-Abschlussformel?
Eine E-Mail-Abschlussformel ist die letzte Zeile oder der letzte Satz einer E-Mail direkt vor Ihrer Signatur. Sie beendet die Unterhaltung, lädt zu einer Antwort ein oder enthält andere Aufforderungen zum Handeln.
Je nach Kontext Ihrer Kommunikation vermittelt eine gut gewählte Schlussformel Respekt, Herzlichkeit oder Professionalität.
In einer professionellen E-Mail könnte ein Beispiel dafür sein, dass Sie mit „Mit freundlichen Grüßen“ enden, gefolgt von Ihrem Namen, was ein Gleichgewicht zwischen Formalität und Zugänglichkeit schafft.
Ein freundliches „Cheers“ oder „Talk soon“ eignet sich eher für informelle E-Mails und sorgt für eine entspannte Atmosphäre für zukünftige Interaktionen.
Was sollte jeder E-Mail-Abschluss enthalten?
Der Abschluss der E-Mail sollte einige Elemente enthalten, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Sie sollten Folgendes einfügen:
- Personalisierte E-Mail-Abschlussformel: Eine höfliche und angemessene Formulierung, die zum Ton der E-Mail passt. Als Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit besten Grüßen“ oder „Vielen Dank“.
- Ihr Name: Geben Sie immer Ihren Vornamen an und verwenden Sie in formelleren Kontexten Ihren Nachnamen.
- Position und Unternehmen (falls zutreffend): Dies ist besonders wichtig in beruflichen E-Mails, in denen die Angabe Ihrer Rolle dazu beiträgt, Ihre Autorität zu unterstreichen.
- Kontaktinformationen: Dazu können Ihre Telefonnummer, eine zusätzliche E-Mail-Adresse oder andere relevante Kontaktmöglichkeiten gehören, insbesondere im Geschäftsumfeld.
- Personalisierte Signatur: Optional können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Signaturvorlage erstellen, die Ihre digitale Visitenkarte, Ihr Firmenlogo oder rechtliche Hinweise gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens enthält.
Warum E-Mail-Abschlüsse wichtig sind
E-Mail-Abschlüsse liefern Hinweise zum Kontext und zur Kommunikation. Sie zeugen von Liebe zum Detail und geben den Ton für weitere Unterhaltungen vor.
Der Hauptteil der E-Mail ist zwar der wichtigste Teil, aber der Schluss hilft dabei, alles zusammenzufassen und einen Eindruck zu hinterlassen. Er trägt dazu bei, beim Leser eine bestimmte Wahrnehmung von Ihnen und Ihrer Botschaft zu schaffen.
Hier sind noch ein paar weitere Gründe, warum E-Mail-Abschlüsse wichtig sind:
1. Hilft dabei, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen
Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail beenden, gibt den Ton für die zukünftige Kommunikation vor. Sie sollte zum Kontext der gesamten E-Mail und zu Ihrer Beziehung zum Empfänger passen. Die richtige E-Mail-Abschlussformel hinterlässt beim Empfänger einen positiven und bleibenden Eindruck.
Wenn Sie eine E-Mail beispielsweise mit „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung!“ beenden, fühlt sich der Empfänger wertgeschätzt und wird zu einer schnellen Antwort motiviert.
2. Verstärkt den Ton und die Absicht
Ihre Schlussformeln unterstreichen die Absicht Ihrer Nachricht und verdeutlichen die gewünschten nächsten Schritte.
Beispielsweise vermittelt die Schlussformel „Bitte überprüfen Sie den Anhang so bald wie möglich“ Dringlichkeit und macht den Empfänger auf die erforderliche Handlung aufmerksam.
3. Auswirkungen auf die KPIs des E-Mail-Marketings
Ihre E-Mail-Signatur hat direkten Einfluss auf wichtige KPIs des E-Mail-Marketings wie Öffnungsraten, Klickraten und Konversionsraten.
Ein gut formulierter E-Mail-Abschluss verstärkt Ihre Botschaft und ermutigt die Empfänger, die gewünschten Maßnahmen zu ergreifen.
Beispiele für professionelle E-Mail-Abschlüsse
Die Wahl der richtigen Worte zum Abschluss Ihrer beruflichen E-Mails ist entscheidend, da sie Ihre Professionalität widerspiegeln und die Wahrnehmung Ihres Empfängers beeinflussen.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für angemessene professionelle E-Mail-Abschlüsse, die Sie in verschiedenen Geschäftskontexten verwenden können:
1. Formelle Schlussformeln (für Geschäfts- oder erstmalige Kontakte)
Wenn Sie zum ersten Mal beruflich mit jemandem in Kontakt treten oder eine geschäftliche E-Mail senden, müssen Sie die richtige Schlussformel wählen, um eine gute Beziehung aufzubauen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail an einen Client oder einen erfahrenen Kollegen senden.
Tools wie ClickUp Brain sind besonders hilfreich bei der Erstellung dieser wichtigen E-Mail-Elemente. Mithilfe von KI unterstützt ClickUp Brain Sie dabei, kontextgerechte, ausgefeilte E-Mail-Abschlüsse zu erstellen, die die Professionalität Ihrer Kommunikation verbessern.
Außerdem wird so sichergestellt, dass Ihre E-Mail den angemessenen Ton und die richtige Formalität für erste Interaktionen widerspiegelt.
Beispiel Nr. 1: Mit freundlichen Grüßen
„Mit freundlichen Grüßen“ wird häufig als höfliche und professionelle E-Mail-Abschlussformel für neue und bekannte Kontakte verwendet. Sie schafft ein Gleichgewicht zwischen Herzlichkeit und Professionalität, ohne übermäßig formell zu wirken.
So hilft Ihnen ClickUp Brain dabei, eine E-Mail mit einem ähnlichen Schluss zu verfassen.
Darüber hinaus hilft ClickUp Docs Ihnen dabei, Vorlagen für professionelle E-Mail-Abschlüsse zu speichern und zu verwalten, wodurch Sie Ihren Workflow optimieren und eine einheitliche Kommunikation gewährleisten können. Sie können direkt KI verwenden, um E-Mails innerhalb der Dokumente zu generieren.
Alles, was Sie zu erledigen haben, ist:
- Erstellen Sie ein neues Dokument aus Ihrer ClickUp-Workspace.
- Doppelklicken Sie auf das Dokument.
- Wählen Sie die Option „Mit KI schreiben”.
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie mehr aus Ihrer automatisierten E-Mail-Kampagne herausholen? Richten Sie eine Drip-Kampagne mit den 12 besten Drip-Kampagnenvorlagen ein!
- Schreiben Sie dann Ihre Eingabeaufforderung und legen Sie klar fest, wie Sie sie beenden möchten.
- Sobald ClickUp Brain die E-Mail generiert hat, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“ und der Text wird ohne großen Aufwand in Ihre ClickUp-Dokumente eingefügt.
Beispiel Nr. 2: Mit freundlichen Grüßen
„Mit freundlichen Grüßen“ wird traditionell zum Abschluss formeller Mitteilungen verwendet. Es eignet sich ideal für erste Kontakte oder wichtige Mitteilungen im Business-Bereich und signalisiert Respekt und eine direkte, ernsthafte Herangehensweise.
Beispiel Nr. 3: Mit freundlichen Grüßen
„Mit freundlichen Grüßen“ ist eine herzliche und dennoch professionelle Schlussformel , die sich für erste und laufende Geschäftsbeziehungen eignet. Sie vermittelt einen freundlichen Ton und bewahrt gleichzeitig ein gewisses Maß an Formalität.
Weiterlesen: Erfahren Sie, wie ClickUp Ihr Marketingkampagnenmanagement durch umfassende tools und Strategien revolutioniert.
2. Halbformelle Schlussformeln (für Kollegen oder laufende Unterhaltungen)
Nicht alle E-Mails sind formell, selbst im beruflichen Umfeld. Ein halbformeller Ansatz eignet sich hervorragend für fortlaufende E-Mail-Threads oder für E-Mails an Kollegen im gesamten Unternehmen. Er macht die Unterhaltung weniger steif, schafft Vertrautheit und bewahrt gleichzeitig die Ernsthaftigkeit der Situation.
Beispiel Nr. 1: Danke
„Danke“ eignet sich am besten, um Dankbarkeit prägnant auszudrücken. Es ist ideal, um die Hilfe oder Antwort eines Kollegen in einem laufenden Thread zu würdigen.
Beispiel Nr. 2: Beste
„Best“ ist eine der vielseitigsten und lockersten E-Mail-Abschlüsse. Sie eignet sich ideal für Routine-E-Mails , in denen Sie einen professionellen, aber dennoch lockeren Ton gegenüber vertrauten Kollegen beibehalten möchten.
Beispiel 3: Machen Sie es gut
„Take care“ verleiht Ihrer Korrespondenz eine persönliche Note. Diese Schlussformel eignet sich hervorragend, um Unterhaltungen mit einer herzlichen Note zu beenden, insbesondere wenn Sie bereits eine freundschaftliche Beziehung zum Empfänger aufgebaut haben.
3. Informelle Schlussformeln (für vertraute Kollegen oder Mitglieder des Teams)
Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, mit dem Sie eine enge Beziehung haben, sollten Sie eine lockere Schlussformel wählen, um das Vertrauen zu stärken und eine angenehme Beziehung aufrechtzuerhalten.
Beispiel 1: Cheers
„Cheers“ ist eine fröhliche und freundliche Schlussformel, ideal für E-Mails an Kollegen, zu denen Sie ein angenehmes Verhältnis haben. Diese Schlussformel verleiht der Unterhaltung eine gewisse Ungezwungenheit und Wärme.
Beispiel 2: Bis bald
„Bis bald“ deutet auf eine fortlaufende Unterhaltung und die Vorfreude auf zukünftige Interaktionen hin. Es eignet sich perfekt für E-Mails an Kollegen, mit denen Sie häufig zu tun haben, und vermittelt die Absicht, den Dialog fortzusetzen. Fügen Sie es zu den E-Mails hinzu, die automatisch weitergeleitet werden, wenn Sie nicht erreichbar sind.
Beispiel 3: Alles Gute
„All the best“ ist eine herzliche und positive Schlussformel, die sich eignet, um die Kommunikation mit einer ermutigenden Note zu beenden. Diese E-Mail-Schlussformel eignet sich besonders gut, um zu unterstützen oder gute Wünsche für die Bemühungen Ihrer Teamkollegen auszudrücken.
💡 Profi-Tipp: Organisieren Sie Ihren Posteingang, indem Sie E-Mails mit hohem Volumen mit 10 effektiven E-Mail-Verwaltungsstrategien bearbeiten, um Ihre Produktivität zu steigern.
Best Practices für einen professionellen E-Mail-Abschluss
Beim Beenden einer E-Mail ist es wichtig, eine passende Schlussformel zu wählen, die den Ton Ihrer E-Mail widerspiegelt und Ihre Beziehung zum Empfänger respektiert. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail effektiv kommuniziert und einen positiven Eindruck hinterlässt.
1. Machen Sie Klarheit zu Ihrem besten Freund
Fassen Sie sich mit Ihren Schlussformeln kurz. Ihre E-Mail-Abschlussformel sollte im Hauptteil der E-Mail stehen. Sie sollte das Ende der Unterhaltung signalisieren und nur die notwendigen Informationen enthalten.
2. Wissen Sie, dass der Kontext Alles ist
Bei der Auswahl Ihres E-Mail-Abschlusses ist es wichtig, den Kontext Ihrer Nachricht zu berücksichtigen.
Eine formelle geschäftliche E-Mail erfordert beispielsweise eher professionelle E-Mail-Abschlüsse wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Eine informelle interne Notiz hingegen lässt etwas Freundlicheres zu, wie „Danke“ oder „Mach's gut“.
Passen Sie Ihre Schlussformel immer dem Ton und der Formalität der Situation an. Die richtige Schlussformel unterstreicht den Kontext und die Beziehung zum Empfänger.
E-Mail-Management-Tools vereinfachen diesen Prozess, indem sie Ihnen helfen, Ihre Kommunikation nach Kontext und Priorität zu organisieren und zu verwalten. Sie sorgen dafür, dass jede E-Mail angemessen angepasst und zeitlich abgestimmt ist.
Sie können Ihr gesamtes E-Mail-Management-Ökosystem auf einer All-in-One-Plattform wie ClickUp aufbauen.
Sehen wir uns einige spezifische Features von ClickUp an:
I. Nutzen Sie ClickUp Brain für maßgeschneiderte E-Mail-Abschlüsse
Während sich zahlreiche kostenpflichtige und kostenlose KI-Tools täglich weiterentwickeln, ist der Schlüssel zum KI-Schreiben der Kontext. ClickUp Brain kennt den Kontext Ihres Unternehmens, Ihren Schreibstil und vieles mehr.
Mit ClickUp Brain:
- Verbessern Sie Ihren Prozess für das Schreiben von E-Mails, indem Sie kontextgerechte Schlussformeln vorschlagen.
- Behalten Sie den richtigen Ton in verschiedenen Arten von E-Mails bei.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Markenkonsistenz erhalten bleibt und Ihre Kommunikation einheitlich ist.
💡 Profi-Tipp: Um Ihre Fähigkeiten zum Verfassen von E-Mails mithilfe von KI weiter zu verfeinern, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema „Wie man KI zum Verfassen von E-Mails nutzt“ .
II. Optimieren Sie Workflows mit ClickUp Docs
ClickUp Docs vereinfacht das Verfassen und Benutzen von E-Mail-Abschlüssen für verschiedene Kontexte. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche können Sie professionelle Vorlagen für formelle, halbformelle und informelle Kommunikation erstellen.
So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Abschlüsse zum Ton Ihrer Nachricht passen und die Effektivität Ihrer Kommunikation insgesamt verbessern. Letztendlich hilft Ihnen ClickUp Docs dabei, in jeder E-Mail, die Sie versenden, Konsistenz und Professionalität zu wahren.
Mit ClickUp Docs:
- Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene E-Mail-Typen.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammen
- Führen Sie übersichtliche Notizen zu jedem Projekt.
- Verknüpfen Sie Ihre Dokumente direkt mit Aufgaben
III. Steigern Sie Ihre E-Mail-Effizienz durch Automatisierung
Die E-Mail-Automatisierungsfunktion von ClickUp kann routinemäßige E-Mail-Antworten oder Follow-ups basierend auf bestimmten Auslösern, wie z. B. dem Abschluss einer Aufgabe oder Projektmeilensteinen, automatisieren. Dies verbessert die Kommunikationseffizienz und hilft dabei, zeitnahe Interaktionen ohne manuelle Eingriffe aufrechtzuerhalten, was ideal für die Verwaltung großer E-Mail-Mengen in Projektumgebungen ist.
IV. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails professionell und markengerecht sind, indem Sie verschiedene Vorlagen verwenden.
ClickUp bietet einen Bereich mit Vorlagen, die darauf ausgelegt sind, die E-Mail-Kommunikation zu optimieren und zu verbessern und dabei Konsistenz und Markenausrichtung zu gewährleisten. Sehen wir uns einige der E-Mail-spezifischen Vorlagen an:
- ClickUp-Vorlage für E-Mail-Automatisierung: Mit dieser Vorlage können Sie automatisierte E-Mails aus Ihrem ClickUp-Workspace versenden, um E-Mail-Kampagnen nahtlos zu verwalten. Legen Sie Bedingungen fest, unter denen E-Mails automatisch versendet werden, um die Effizienz und Konsistenz Ihrer Kommunikation zu verbessern.
- ClickUp-E-Mail-Kampagnenvorlage: Diese Vorlage wurde für die Verwaltung und Durchführung von E-Mail-Marketingkampagnen entwickelt und hilft Ihnen dabei, Ihre Kampagnenstrategien effektiv zu organisieren, zu verfolgen und zu analysieren, damit alle Kampagnenelemente aufeinander abgestimmt sind und ihr Einzelziel erreichen.
ClickUp Email Project Management integriert Ihre E-Mails direkt in Ihren Projektmanagement-Arbeitsbereich. So können Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln, diese Teammitgliedern zuweisen und ihren Fortschritt innerhalb von ClickUp verfolgen.
So können Sie sicherstellen, dass keine E-Mail übersehen wird und jede Kommunikation in Ihren Zeitleisten für Projekte berücksichtigt wird.
Außerdem helfen Ihnen die führenden Outreach-Tools von ClickUp dabei, Ihre Networking-E-Mails zu automatisieren und zu personalisieren, sodass Ihre halbformellen und informellen E-Mail-Abschlüsse immer den richtigen Ton treffen.
Weiterlesen: Optimieren Sie Ihre E-Mail-Marketingstrategie von der Konzeption bis zur Umsetzung mit effektiven Tipps und Vorlagen für das Marketingkampagnenmanagement.
Häufige Fehler, die Sie beim Beenden einer E-Mail vermeiden sollten
Neben den Dos beim E-Mail-Abschluss gibt es auch einige Don'ts. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail effektiv geschlossen wird, ist es wichtig, den Kontext im Auge zu behalten und den Abschluss nicht zu überspringen oder ganz zu ignorieren.
1. Kennen Sie Ihren Kontext
Der Kontext ist bei jeder Form der Kommunikation alles, insbesondere bei E-Mails. Achten Sie beim Verfassen einer Schlussformel auf den Grad der Formalität der E-Mail. Um einen professionellen Ton beizubehalten, vermeiden Sie umgangssprachliche Formulierungen wie „Cheers“ oder „Talk soon“.
2. Lassen Sie sie nicht hängen
Ohne eine Schlussformel kann Ihre E-Mail abrupt wirken. Dies kann passieren, wenn Ihre Signatur nicht automatisch als Anhang angehängt wird.
Achten Sie darauf, dies noch einmal zu überprüfen, um dies zu vermeiden. Selbst in informellen E-Mails lassen sich diese mit einfachen Formulierungen wie „Beste Grüße” oder „Bis bald” gut abschließen.
Wann Sie in Ihrer E-Mail-Schlussformel einen Aufruf zum Handeln verwenden sollten
Wenn Sie eine Antwort vom Empfänger benötigen, machen Sie dies mit einem Call to Action (CTA) deutlich. Dies hilft ihm, die nächsten Schritte zu verstehen. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Bitte oder einem Vorschlag, um eine Antwort zu erhalten.
Zum Beispiel:
- Für Feedback-Anfragen: „Ich freue mich auf Ihr Feedback“
- Für die Vereinbarung von Meetings: „Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit.“
Durch eine klare Handlungsaufforderung in Ihrer Schlussformel regen Sie schnellere Antworten an, da der Empfänger versteht, was von ihm erwartet wird – sei es die Vereinbarung eines Meetings, die Beantwortung einer Frage oder die Abgabe von Feedback.
Fügen Sie eine professionelle Signatur für E-Mails hinzu
Eine E-Mail-Signatur ist im beruflichen Umfeld ein Muss. Sie sollte Ihren Namen, Ihren Titel, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten enthalten. Wenn Sie sehr spezifische Arbeitszeiten haben, sollten diese ebenfalls angegeben werden.
Beispiele für professionelle Signaturen:
Jane Doe
Marketing Manager | XYZ Company
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Senior Analyst | ABC Company | Verfügbare Arbeitszeiten: 7 bis 15 Uhr (Monday bis Freitag)
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Diese Struktur gibt dem Empfänger alle richtigen Kontexthinweise, um die richtigen Einstellungen für die Kommunikation zu setzen.
Wenn Sie Student sind, sollten Sie auch eine Signatur mit Ihrer Universitäts-ID und Ihrem Fachbereich hinzufügen, damit Sie sich gegenüber dem Empfänger korrekt identifizieren können.
Das Fazit (entschuldigen Sie das Wortspiel😊)
Eine zeitlich gut abgestimmte, kontextgerechte und allgemeine E-Mail-Abschlussformel rundet Ihre Nachricht ab und unterstreicht Ihr professionelles Image. Sie verstärkt den Ton Ihrer Mitteilung und vermittelt Ihre Absicht.
Dieses zentrale Element der E-Mail-Etikette ist unverzichtbar, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen und aufrechtzuerhalten, Vertrauen zu stärken und gewünschte Handlungen anzuregen.
ClickUp ist eine All-in-One-Plattform für Produktivität, mit der Sie Ihre E-Mail-Kommunikation über den reinen Informationsaustausch hinaus verbessern können.
Sind Sie bereit, die Verwaltung Ihrer Aufgaben, E-Mails und Projekte zu revolutionieren? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und definieren Sie Produktivität neu – eine E-Mail nach der anderen.