Wie oft starren wir auf einen blinkenden Cursor und sind unsicher, wie wir eine wichtige E-Mail beginnen sollen?
Ganz gleich, ob Sie eine Nachricht an einen Client verfassen, einem Kollegen antworten oder einen potenziellen Kunden kontaktieren – der Druck, den richtigen Ton zu treffen und eine überzeugende Botschaft zu vermitteln, kann entmutigend sein.
Die Lösung? Künstliche Intelligenz (KI) – der stille Helfer hinter den Kulissen.
KI hat die Art und Weise, wie wir täglich E-Mails schreiben und damit umgehen, radikal verändert.
Erinnern Sie sich an die Textvorhersage, wenn Sie mit dem Tippen Ihrer Sätze beginnen? An die Aufforderung, einen Anhang hinzuzufügen, wenn Sie dies vergessen haben? Oder an die Erinnerung, eine E-Mail-Betreffzeile hinzuzufügen, falls Sie dies nicht getan haben? Oder daran, dass eine Nachricht in Teams erscheint und Sie sofort die Antwortoptionen sehen? Das ist alles das Werk der KI.
Heute beschränkt sich der Einsatz von KI in E-Mails jedoch nicht mehr nur auf E-Mail-Automatisierung, Textvorhersage, Vorschläge und Erinnerungen. KI hat uns eine ganze Welt fortschrittlicher Funktionen eröffnet.
Sie verfügen nun über Apps für die Verwaltung von E-Mail-Aufgaben, die Verwaltung Ihres Posteingangs und sogar über tools zur Steigerung Ihrer E-Mail-Produktivität, mit denen Sie den Zeitaufwand für das Verfassen und Verwalten von E-Mails minimieren können!
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie KI in E-Mails einsetzen können und welche Software und Tools Sie verwenden sollten, um Ihren E-Mail-Workflow zu verbessern.
KI für E-Mails verstehen
Das Wichtigste zuerst: Für diejenigen unter Ihnen, die sich mit KI noch nicht so gut auskennen – darunter versteht man Maschinen oder Algorithmen, die Aufgaben ausführen können, für die normalerweise menschliche Intelligenz erforderlich ist, wie beispielsweise das Verstehen natürlicher Sprache und das Treffen von Entscheidungen auf der Grundlage von Daten.
Die KI-Technologie in E-Mails nutzt fortschrittliche Technologien wie natürliche Sprachverarbeitung (NLP), maschinelles Lernen, Computer Vision und Deep Learning, damit die Software menschliche Antworten auf Ihre E-Mails versteht und generiert.
Es ist, als hätten Sie ein superschlaues E-Mail-Produktivitätstool, das wie ein Mensch denken und lernen kann. Bei E-Mails hilft KI, indem sie unsere Sprache versteht und auf der Grundlage der von uns eingegebenen Daten kluge Entscheidungen trifft.
AI kann uns dabei helfen, E-Mails schneller zu schreiben, peinliche Tippfehler zu korrigieren und sogar Nachrichten für jeden Empfänger zu personalisieren. Außerdem ist sie ein super organisierter Assistent, der genau weiß, wann Folge-E-Mails verschickt werden müssen, und der erraten kann, welche Betreffzeilen die meiste Aufmerksamkeit erregen werden.
Von personalisierten Produktempfehlungen bis hin zu automatisierten Follow-ups – KI ist zu einem unverzichtbaren Verbündeten in der täglichen E-Mail-Kommunikation geworden. Sie revolutioniert still und leise die Art und Weise, wie wir über E-Mails kommunizieren und interagieren – sei es, indem sie Ihnen hilft, die perfekte Antwort zu verfassen, Ihre Zielgruppe für gezielte Kampagnen zu segmentieren oder den besten Zeitpunkt für das Versenden einer Follow-up-Nachricht vorherzusagen.
KI kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre E-Mails effizienter zu verwalten. Durch die Automatisierung wiederholender Aufgaben können Sie viel Zeit sparen und Ihren Aufwand reduzieren.
Lesen Sie auch: Meistern Sie den ultimativen Hack für die Produktivität im E-Mail-Management – den leeren Posteingang.
Im Marketing können KI-gestützte E-Mails personalisierte Nachrichten übermitteln, die sich anfühlen, als wären sie speziell für Sie verfasst worden, wodurch das Engagement gesteigert und mehr Umsatz generiert wird. Mehr dazu später im Blog.
So nutzen Sie KI für E-Mails
Wir haben einige Anwendungsfälle zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie mit KI in E-Mails Zeit und Aufwand sparen und gleichzeitig Ihre persönliche und berufliche Produktivität steigern können.
Verwenden Sie KI, um persönliche Kontakt-E-Mails zu schreiben.
Egal, ob Sie als Freiberufler auf der Suche nach neuen Clients sind, als Ghostwriter Ihre Blogs veröffentlichen möchten oder als Fachkraft auf Jobsuche sind – wahrscheinlich müssen Sie täglich unzählige E-Mails an Personalvermittler, Personalverantwortliche, potenzielle Clients und Personen in Ihrem Netzwerk schreiben.
Das Verfassen einer neuen und personalisierten E-Mail an jede Person ist an sich schon eine Herausforderung, und dies manuell zu tun, kann ewig dauern.
Dies ist vielleicht der Grund, warum fast 39 % der im Litmus-Bericht „State of Email Report 2023” befragten Marketingfachleute angaben, KI zu nutzen. Davon verwenden etwa 18 % KI hauptsächlich zum Brainstorming für E-Mails.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie KI-Tools Ihnen helfen können, diese E-Mails schneller zu schreiben und einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
1. Für das Verfassen von E-Mails
Kaltakquise – das Schreiben von E-Mails an Personen, die Sie nicht kennen und die Ihre E-Mail nicht erwarten – ist schwierig. Hinzu kommt, dass es eine Herausforderung ist, genau zu wissen, was Sie schreiben sollten, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Mit den richtigen Eingaben können KI-Algorithmen den Zweck der E-Mail und ihren Empfänger analysieren und geeignete Inhalte vorschlagen.
KI kann Vorlagen bereitstellen, erste Absätze verfassen und sogar ganze E-Mail-Entwürfe generieren, basierend auf Mustern und Präferenzen, die sie aus Ihren früheren Interaktionen gelernt hat.
Außerdem kann es Ihnen dabei helfen, jede E-Mail zu personalisieren, indem es empfängerspezifische Details wie Name, Unternehmen oder andere Informationen aus den letzten Interaktionen in den Text einfügt, um ansprechendere, relevantere und klickbarere Inhalte zu erstellen.
💡Profi-Tipp: Um mit Ihrem globalen Team oder Ihren Clients zu kommunizieren, können Sie KI-gestützte Übersetzungstools verwenden, um E-Mails in verschiedenen Sprachen zu verfassen.
2. Sprache verfeinern
Haben Sie schon einmal eine E-Mail sorgfältig verfasst, sie hundert Mal Korrektur gelesen und schließlich auf der Schaltfläche „Senden” geklickt, nur um dann festzustellen, dass Sie „then” statt „than” oder „except” statt „accept” geschrieben haben?
Je nach Ihrem Anbieter für E-Mail-Dienste sind Sie heute möglicherweise mit diesem Problem konfrontiert oder auch nicht. KI-gestützte Tools zur Grammatikprüfung können Grammatikfehler, Zeichensetzungsfehler und Tippfehler in Echtzeit erkennen und korrigieren.
Darüber hinaus können solche Tools Ihnen auch dabei helfen, die Klarheit Ihrer Botschaft und den Ton Ihrer Texte zu verbessern – damit Sie jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail schreiben, den richtigen Ton treffen.
KI liefert auch Vorschläge zur Verbesserung des Stils und der Struktur der E-Mail und kann Ihnen dabei helfen, Konsistenz und Angemessenheit auf der Grundlage von Faktoren wie der Markenbotschaft des Absenders oder seiner Zielgruppe sicherzustellen.
Nutzen Sie KI im E-Mail-Marketing
KI-Tools sind aus Marketingteams nicht mehr wegzudenken. Tools wie HubSpot, ClickUp und Jasper.ai sind gängige KI-Marketingtools, mit denen Marketer die Zeit für die Erstellung und Durchführung von Kampagnen reduzieren, Kosten kontrollieren und Einblicke in Kunden und Nutzerverhalten gewinnen können. Insgesamt rationalisiert und automatisiert KI ihre Arbeit auf verschiedene Weise.
So nutzen Marketingfachleute KI in E-Mails, um:
1. Optimieren Sie die Betreffzeilen Ihrer E-Mails
Die Betreffzeile Ihrer E-Mail vermittelt dem Empfänger einen ersten Eindruck. Eine gute, klickbare Betreffzeile sorgt dafür, dass Ihre E-Mail nicht in den Hunderten von E-Mails untergeht, die Ihre Kunden täglich erhalten.
Haben Sie schon einmal versucht, Ihre E-Mail-Betreffzeilen oder -Texte einem A/B-Test zu unterziehen? Mit KI können Sie dies in wenigen Minuten erledigen!
Durch die Analyse von Faktoren wie Öffnungs- und Klickraten hilft Ihnen A/B-Testing dabei, herauszufinden, welche Betreffzeilen oder Überschriften bei Ihrer Zielgruppe besser ankommen. Dieser datengestützte Ansatz erleichtert das Verfassen von E-Mail-Betreffzeilen, die das Ergebnis erfolgreicher E-Mail-Marketingkampagnen sind.
2. Empfänger analysieren
Künstliche Intelligenz kann die Daten von E-Mail-Empfängern analysieren, wie z. B. ihre demografischen Merkmale, Präferenzen und früheren Interaktionen mit Ihrer Marke, um nützliche Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was ihnen gefällt und was nicht. Dies hilft Marketern, ihre E-Mail-Inhalte auf die Präferenzen ihrer Zielgruppe zuzuschneiden, die Relevanz zu erhöhen und die Kunden zufrieden zu stellen.
3. Automatisieren Sie Nachfassaktionen
Sorgen Sie für eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Kunden während des ganzen Jahres. Mit KI-E-Mail-Marketing-Tools können Sie automatisch Follow-up-E-Mails planen und versenden, indem Sie vordefinierte Kriterien wie das Verhalten der Empfänger oder Antwortzeiten festlegen.
Dieses Feature hilft Marketern dabei, Nurture-Kampagnen und Follow-ups gleichzeitig zu bearbeiten und sie so zu planen, dass sie in einem zeitlich abgestimmten Rhythmus versendet werden. Sie müssen sich keine Erinnerungen mehr notieren, um jeden Monat Follow-ups zu versenden.
4. Erstellen Sie personalisierte Nurture-Kampagnen
Ist es nicht schön, wenn Ihre bevorzugte Marke Ihnen personalisierte Empfehlungen für Dinge schickt, die Ihnen gefallen könnten, oder E-Mails mit Vorschlägen, die auf Ihrem bisherigen Kaufverhalten basieren?
Algorithmen für maschinelles Lernen analysieren Empfängerdaten wie frühere Interaktionen, Präferenzen und das Verhalten der Empfänger gegenüber Ihren Inhalten, um personalisierte E-Mail-Inhalte zu empfehlen. So wird sichergestellt, dass jede E-Mail in der Kampagne für Ihre Kunden hochrelevant und ansprechend ist.
Sie können Betreffzeilen, Begrüßungen und Angebote auf der Grundlage von Echtzeit-Kundendaten mithilfe der natürlichen Sprachgenerierung personalisieren. Dazu gehören Produktempfehlungen auf der Grundlage der bisherigen Kaufhistorie, relevante Rabatte oder Angebote oder andere kundenspezifische Details, damit sich Ihre Kunden mehr wertgeschätzt fühlen.
KI kann auch den optimalen Zeitpunkt für den Versand solcher Nurture-E-Mails basierend auf den Öffnungszeiten oder Antwortraten der Empfänger vorhersagen. Anhand dieser Informationen können Sie E-Mails für jeden Kunden entsprechend dessen Präferenzen planen.
Fallstudie: Revolve x Cordial KI
Revolve, eine E-Commerce-Marke, wollte die Personalisierung ihrer E-Mails über einfache Produktempfehlungen in Massen-E-Mails hinaus verbessern . Mithilfe der KI-Technologie von Cordial erstellten sie eine hochgradig personalisierte E-Mail-Kampagne , die 16 verschiedene Kunden- und Geschäftsdatenpunkte nutzte, darunter den Verlauf der aufgegebenen Browsing-Aktivitäten, bevorzugte Kategorien und regionale Bestseller.
Das KI-System generierte 32 einzigartige Produktempfehlungen für jeden Empfänger und passte den E-Mail-Inhalt an die individuellen Vorlieben und das Engagementniveau an. Um die Wirksamkeit zu testen, führte Revolve an einem Wochenende einen A/B-Test durch, bei dem zwischen der personalisierten E-Mail und ihrer Standard-Batch-Nachricht gewechselt wurde.
Die Ergebnisse waren beeindruckend: Die KI-gesteuerte personalisierte E-Mail war doppelt so produktiv wie die Standard-E-Mail, mit 65 % höheren Klick-zu-Öffnungs- und Klick-zu-Konversionsraten. Dieser Erfolg veranlasste Revolve dazu, durch den regelmäßigen Versand dieser hochgradig personalisierten E-Mails einen zusätzlichen Umsatz in Höhe von mehreren hunderttausend Dollar zu prognostizieren.
5. Segmentierte E-Mail-Kampagnen
Segmentierung ist der Schlüssel zum gezielten Marketing. KI-Algorithmen können E-Mail-Listen anhand von demografischen Daten, vergangenem Verhalten, Kaufhistorie oder Interaktionsgrad segmentieren. So wird sichergestellt, dass jedes Segment gezielte und relevante Inhalte erhält.
KI kann auch Daten analysieren, um Muster zu erkennen, sodass Sie Zielgruppen anhand ihrer Präferenzen oder der Wahrscheinlichkeit, auf bestimmte Angebote zu reagieren, segmentieren können.
Sie können sich unsere konsolidierte Liste der 10 besten KI-E-Mail-Marketing-Tools für die Automatisierung von E-Mails im Jahr 2024 ansehen.
Verwenden Sie KI, um E-Mails zur Kundenakquise zu verfassen.
Ein Großteil des Tages eines Vertriebsmitarbeiters besteht aus E-Mail-Kontaktaufnahmen – Kaltakquise-E-Mails an potenzielle Kunden, Pflege-E-Mails an bestehende Kunden oder E-Mails zum Upselling. All dies manuell zu erledigen, kann repetitiv, mühsam und manchmal auch frustrierend sein.
So wie ein KI-Tool Marketern bei der Erstellung eingängiger Betreffzeilen und personalisierter Inhalte hilft, ermöglicht es auch Vertriebsmitarbeitern, in Sekundenschnelle hochwertige Outbound-E-Mails zu verfassen. Sie können nicht nur in Sekundenschnelle mehrere personalisierte E-Mails erstellen, sondern auch eine Automatisierung durchführen, wann und wie Sie diese basierend auf der Zielgruppensegmentierung und den Präferenzen versenden.
Verwendung von KI-Software für E-Mails
Wäre es nicht toll, einen KI-E-Mail-Assistenten zu haben, der relevante E-Mail-Texte verfasst, eingängige Betreffzeilen generiert, die Texte für jede Zielgruppe personalisiert und wiederholende Follow-ups automatisiert?
Hier ist einer.
ClickUp Brain
ClickUp Brain ist eine neuronale Netzwerk-KI im Projektmanagement-Tool von ClickUp, mit der Sie schnell Texte für Ihre Marketingmaterialien erstellen, alltägliche E-Mails und Antworten auf Aufgaben schreiben und an einem Ort auf Ihre organisatorische Wissensdatenbank zugreifen können.
Im Wesentlichen ist ClickUp Brain das einzige KI-gestützte Tool, das Sie benötigen, um Projekte, Menschen und Wissen innerhalb Ihres Unternehmens miteinander zu verbinden.
Mit dem KI-Writer for Work von Clickup Brain erhalten Sie:
- Ein KI-Schreibassistent , der Sie bei allen Ihren Schreibaufgaben unterstützt.
- Schnelle automatisierte Antworten auf alle Ihre Kommentare, Aufgaben und E-Mails
- Ein automatischer Sprach-zu-Text-Transkriptor
- KI zum Transkribieren und Beantworten von Fragen aus Ihren Meetings und Bildschirmaufzeichnungen über ClickUp Clips
- Einfach zu erstellende und zu verwendende Vorlagen für jeden Anwendungsfall – E-Mail-Kampagnen, Anzeigen, Personalbeschaffung und mehr.
E-Mail-Vorlagen von ClickUp
Die E-Mail-KampagnenVorlage von ClickUp
Die E-Mail-Kampagnen-Vorlage von ClickUp bietet einen Rahmen, um den Wünschen Ihrer Kunden gerecht zu werden – erreichen Sie neue Kunden, bieten Sie Ihren bestehenden Kunden konsistenten Support und Betreuung, verbessern Sie die Markenbekanntheit, pflegen Sie Leads und schließen Sie Geschäfte ab.
Mit dieser Vorlage können Sie erfolgreiche E-Mail-Kampagnen planen und erstellen und die Nachverfolgung des Engagements und des Fortschritts im Laufe der Zeit durchführen. Das Speichern von Vorlagen für verschiedene E-Mail-Kampagnen hilft Ihnen, viel Zeit, Aufwand und Geld für Ihre zukünftigen Kampagnen zu sparen.
Durch Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern können Sie Attribute wie E-Mail-Kopierlink, Abschlussrate, E-Mail-Typ, Zielbranche und Thema kategorisieren und hinzufügen, um verschiedene E-Mail-Kampagnen zu verwalten.
Analysieren Sie die Performance Ihrer bisherigen E-Mails und optimieren Sie Ihre nächsten E-Mails mithilfe der umfangreichen Berichte. Versenden Sie E-Mails, die maximale Wirkung erzielen können.
ClickUps E-Mail-WerbungsVorlage
ClickUp bietet eine weitere E-Mail-Vorlage für Marketingfachleute, mit der sich die Lieferzeit von Kampagnen erheblich optimieren lässt: die E-Mail-Werbevorlage von ClickUp. Es handelt sich um eine gebrauchsfertige Vorlage, mit der Sie visuell ansprechende E-Mail-Werbung erstellen können.
Verwenden Sie die Vorlage, um Ihre E-Mails zu skizzieren, ihren Inhalt an die Zielgruppe zu benutzerdefinieren und schneller einprägsame Werbeanzeigen zu erstellen. Beginnen Sie mit einer Dokument-Vorlage und erstellen Sie Ihren ClickUp-Workflow für die Anzeigenvorlage in der Listenansicht, Gantt-Ansicht, Workload-Ansicht, Kalenderansicht oder einer anderen Ansicht, mit der Sie am besten zurechtkommen.
Und wenn Sie speziell nach Vorlagen suchen, die Ihnen bei umfassenderen E-Mail-Marketingkampagnen helfen, hat ClickUp auch dafür die passende Lösung!
E-Mail-Marketing-Vorlage von ClickUp
Die E-Mail-Marketing-Vorlage von ClickUp ist eine weitere kostenlose und hochgradig anpassbare Vorlage für vielbeschäftigte Marketingfachleute, die Zeit in ihrem Terminkalender freimachen möchten.
Diese Vorlage kann Ihnen dabei helfen, einheitliche Prozesse für jede Art von Marketingkampagne zu erstellen und Ihren Aufwand zu optimieren.
Diese Vorlage:
- Spart Ihnen Zeit, indem es eine Struktur für Ihre E-Mails bereitstellt.
- Sorgt für Konsistenz über alle Kampagnen hinweg
- Optimiert Ihre Designs für mobile Geräte
- Erleichtert die Nachverfolgung und Analyse der Kampagnenleistung
Ob es sich um Ihre monatliche Newsletter-Kampagne, eine Pflegeaktion für Ihre Stammkunden, Angebote und Rabatte für Neukunden oder eine andere E-Mail-Marketingkampagne handelt – mit der E-Mail-Marketing-Vorlage von ClickUp können Sie Ihre E-Mails für jede Zielgruppe optimieren.
Schaffen Sie eine einheitliche Markenbotschaft, indem Sie segmentierte Listen, Tonfall und andere markenspezifische Details hinzufügen, um Ihre Geschäftskommunikation zu organisieren.
Lassen Sie sich auch nicht von einer Schreibblockade Ihre Kreativität nehmen – nutzen Sie ClickUp Brain innerhalb der Vorlage, um überzeugende Marketingkampagnen zu entwickeln!
Bringen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit KI und ClickUp auf die nächste Stufe
KI revolutioniert das E-Mail-Aufgabenmanagement und die Kommunikation und macht das Verfassen von E-Mails zum Kinderspiel. Vom Entwerfen personalisierter Nachrichten über die Optimierung von Betreffzeilen bis hin zur Automatisierung von Follow-ups – KI verändert die Art und Weise, wie wir über E-Mails kommunizieren.
Erfahren Sie, wie Sie mit Tools wie ClickUp Brain Zeit und Geld für Ihre nächste E-Mail-Marketingkampagne sparen können.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!