Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, starren auf einen leeren Bildschirm und versuchen, eine perfekte E-Mail zu verfassen. Aber die richtigen Worte zu finden, scheint unmöglich.
Und so... 🥁
Du schaust zu KI hinüber. 👀
Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie digitale Aufgaben erledigt werden, drastisch. Es gab eine Zeit, in der das Schreiben guter E-Mails als eine seltene Fähigkeit galt. Heute ist das nicht mehr so, dank KI-Tools!
Eine 2023 durchgeführte Umfrage unter e-Mail-Vermarkter in den USA, Großbritannien und Europa zeigt, dass mehr als die Hälfte (51%) der Vermarkter KI-gestützte e-Mail-Marketing effektiver als traditionelle Methoden. Dazu gehört auch das Schreiben einer E-Mail.
KI-gestützt e-Mail-Schreibassistenten können klare, prägnante und professionelle E-Mails verfassen, die zu Ergebnissen führen. Das Tüpfelchen auf dem i ist die Zeit, die Sie durch die Integration von KI in Ihren E-Mail-Schreibprozess sparen.
Dieser Leitfaden für Einsteiger zum Einsatz von KI beim Verfassen von E-Mails deckt alles ab - von den Vorteilen über ethische Überlegungen bis hin zu den Tools, Tipps und Tricks für die reibungslose Integration von KI in Ihren E-Mail-Schreibprozess.
Doch zuvor sollten Sie sich einige Möglichkeiten ansehen, die Sie wahrscheinlich verpassen, wenn Sie sich nicht mit KI angefreundet haben.
Vorteile des Einsatzes von KI beim Schreiben von E-Mails
Sehen Sie, wie KI Ihre E-Mails in eine überzeugende Kommunikation verwandeln kann, die man nicht ignorieren kann.
Nutzen Sie den KI-Schreibassistenten in ClickUp, um Blogbeiträge zu erstellen, Ideen zu sammeln, E-Mails zu verfassen und vieles mehr
Sparen Sie Zeit und Aufwand bei sich wiederholenden E-Mails
Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder eine Check-in oder Follow-up E-Mail schreiben. KI Schreib-Tools können diese Routine-E-Mails automatisieren, indem sie Ihren Schreibstil lernen und Entwürfe auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen für E-Mails erstellen. Diese Entwürfe lassen sich mit wenigen Klicks benutzerdefiniert anpassen und sparen so wertvolle Zeit. Mit all der Zeit, die Sie sparen, können Sie Posteingang Null könnte sogar möglich sein!
Effizienzsteigerung durch konsistente, maßgeschneiderte Kommunikation
Die KI kann frühere Antworten auf E-Mails und Unterhaltungen analysieren und Muster in Ihrem Schreibstil, einschließlich Tonfall und Wortschatz, erkennen. So kann die KI beim nächsten Mal, wenn sie eine Antwort erstellt, einen Text generieren, der genau wie Sie klingt. Zu erledigen ist dies alles unter Beibehaltung einer konsistenten und professionellen Stimme in Ihrer gesamten Kommunikation.
Reduzierung grammatikalischer Fehler
Selbst die sorgfältigsten Korrekturleser können einen Tipp- oder Grammatikfehler übersehen. Nutzen Sie KI, um ihre E-Mails zu scannen auf Rechtschreib-, Interpunktions- und Satzstrukturfehler. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mails einen gepflegten und professionellen Eindruck hinterlassen.
Personalisieren Sie die Ansprache für mehr Engagement
Nutzen Sie die Fähigkeit der KI, Ihre Liste zu segmentieren. Bitten Sie dann die KI, Ihre E-Mails mit spezifischen Details wie dem Namen des Empfängers, seinem Unternehmen oder früheren Interaktionen zu personalisieren. Geben Sie Ihren E-Mails den Anschein, dass sie für jeden einzelnen Empfänger bestimmt sind.
Erstellen Sie überzeugende Betreffzeilen
Eine gut geschriebene Betreffzeile ist entscheidend dafür, dass Ihre E-Mails geöffnet werden. KI kann leistungsstarke E-Mails analysieren und die Elemente identifizieren, die diese Nachrichten und ihre Betreffzeilen so effektiv machen.
Noch besser: KI kann ihre riesige Datenbank nutzen, um aussagekräftige E-Mail-Betreffzeilen vorzuschlagen, die die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken, ihn zum Öffnen der E-Mail verleiten und letztlich Ihre Botschaft vermitteln.
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Wie man E-Mails mit KI schreibt
Einführung in ClickUp Brain
ClickUp Brain ist eine Suite von KI-gestützten Features innerhalb von ClickUp. Es bietet kontextbezogene und rollenbasierte KI-Funktionen, auf die von überall in ClickUp zugegriffen werden kann. Es hilft Ihnen, schneller zu arbeiten und produktiver zu sein.
Es kann nicht nur alle Ihre Fragen zur Arbeit in ClickUp beantworten, sondern auch Aufgaben automatisieren und alle Arten von Text generieren.
Abgesehen von anderen KI-gesteuerte Erstellung von Inhalten kann ClickUp Brain Sie beim Verfassen von E-Mails unterstützen. So geht's:
Eine neue E-Mail mit ClickUp Brain verfassen
- Suchen Sie eine offene Aufgabe und navigieren Sie zu deren Kommentarbereich
- Klicken Sie auf das Symbol E-Mail
- Geben Sie den Slash-Befehl "/E-Mail schreiben" ein und drücken Sie Return oder Enter im Kommentarfeld
- Ein modales Fenster von ClickUp Brain wird angezeigt. Geben Sie ein Argument ein, das den Zweck der E-Mail kurz zusammenfasst. ClickUp Brain analysiert dieses Argument und erstellt auf der Grundlage Ihrer Eingaben einen Entwurf der E-Mail.
Schreiben Sie schnell fehlerfreie E-Mails mit ClickUp AI
Benutzerdefinieren Sie diesen generierten Entwurf nach Ihren Wünschen. ClickUp Brain bietet auch zusätzliche Optionen:
- Kopieren Sie den generierten E-Mail Text.
- Klicken Sie bei Bedarf auf Versuchen Sie es erneut, um ClickUp Brain anzuweisen, eine andere Version der E-Mail auf der Grundlage desselben Gesprächsthemas zu erstellen.
Mit ClickUp Brain auf eine bestehende E-Mail antworten
Suchen Sie in Ihrem ClickUp-Workspace nach dem E-Mail Thread, auf den Sie antworten möchten. Klicken Sie dann auf den E-Mail Thread, um ihn zu öffnen.
Geben Sie im Antwortfeld den Slash-Befehl '/' gefolgt von reply ein und drücken Sie Enter. ClickUp Brain stellt Ihnen zwei Methoden zur Verfügung, um eine Antwort zu verfassen:
- Fassen Sie die Schlüsselpunkte Ihrer Antwort in dem dafür vorgesehenen Feld zusammen
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen als Ausgangspunkt für Ihre Antwort, wodurch Sie Zeit und Aufwand bei der Formulierung Ihrer Antwort sparen können. Wenn Sie sich für eine vorgefertigte Aufforderung entscheiden, müssen Sie möglicherweise bestimmte Details ausfüllen, um sie für den E-Mail Thread zu personalisieren.
- Sobald Sie ein Gesprächsthema gefunden haben, erstellt ClickUp Brain einen Entwurf für eine E-Mail-Antwort auf der Grundlage Ihrer Eingaben. Nun können Sie, ähnlich wie bei der generierten E-Mail für neue E-Mails, antworten:
- Kopieren des Antworttextes
- Klicken Sie auf Versuchen Sie es erneut, um ClickUp Brain anzuweisen, eine andere Version der Antwort zu generieren und dabei denselben Text zu verwenden
Antworten Sie mit ClickUp AI, wenn Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten
Notiz: ClickUp Brain funktioniert auch mit ClickUp Dokumente um Ihre Erstellung von Texten zu verbessern.
Verwenden Sie ClickUp Brain, um:
- Brainstorming von Inhalten und Verwendung der besten Ideen in Dokumenten
- Texte und Überschriftenvariationen für A/B-Tests zu generieren
- Korrekturlesen Ihrer Dokumente auf Grammatik- und Rechtschreibfehler
- Komplexe Informationen oder Daten in Ihren Dokumenten und Aufgaben zusammenzufassenFassen Sie Ihre Meeting Notizen zusammen _mit [Name(n)], um [Thema des Meetings] zu besprechen. Schlagen Sie einige mögliche Termine innerhalb der nächsten Woche vor und erklären Sie, dass Sie flexibel sind, um deren Verfügbarkeit zu berücksichtigen
ClickUp Brain-Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Meeting-Anfrage: Besprechung: [Meeting-Thema]
{Hallo}[Name(n)}, {}
ich würde gerne ein Meeting ansetzen, um das Thema des Meetings genauer zu besprechen. Dies wird eine wertvolle Gelegenheit sein, den Zweck des Meetings zu erläutern
ich habe nächste Woche Zeit für ein Meeting am [schlagen Sie ein paar Daten und Uhrzeiten vor]. Bitte lassen Sie mich wissen, welches Zeitfenster Ihnen am besten passt, oder ob Sie andere Zeiten im Sinn haben
ich freue mich auf die Verbindung!
mit freundlichen Grüßen,_
{\i1}Ihr Name}
6. Stellen Sie sich vor
**Verfassen Sie eine E-Mail, in der Sie sich bei [Name] in Ihrer neuen Rolle bei [Firmenname] vorstellen. Erwähnen Sie kurz Ihren Hintergrund und bekunden Sie Ihr Interesse an einer Verbindung und Zusammenarbeit
ClickUp-Gehirnleistung (Beispiel):
_Betreff: Einleitung: [Ihr Name] - Neuer [Ihr Titel] bei [Firmenname]
sehr geehrter [Name],\
ich schreibe Ihnen, um mich als [Ihr Name] vorzustellen, der neue [Ihr Titel] bei [Name des Unternehmens]. Ich freue mich darauf, dem Marketing-Team beizutreten und einen Beitrag zu [Erwähne einen bestimmten Bereich der Arbeit des Unternehmens] zu leisten
zuvor habe ich bei [vorheriges Unternehmen] gearbeitet, wo ich [beschreiben Sie kurz Ihre einschlägigen Erfahrungen]. Ich bringe einen starken Hintergrund in [erwähne relevante Fähigkeiten] und eine Leidenschaft für [erwähne Ihr Fachgebiet] mit
ich habe mich mit Ihrer Arbeit über [erwähne etwas Bestimmtes, das Sie über ihre Arbeit herausgefunden haben] vertraut gemacht und glaube, dass es in Zukunft Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit geben könnte. Ich würde mich über eine baldige Verbindung mit Ihnen freuen, um mehr über Ihre Rolle zu erfahren und mögliche Synergien zu erkunden
bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie für einen kurzen Anruf oder einen virtuellen Kaffee-Chat zur Verfügung stehen
vielen Dank für Ihre Zeit und ich freue mich auf eine Verbindung!
mit freundlichen Grüßen,_
{\i1}Ihr Name}
7. Schlechte Nachrichten überbringen
**Verfassen Sie eine E-Mail an [Name], in der Sie sie über [negative Nachrichten] informieren. Drücken Sie Ihr Mitgefühl für ihre Situation aus und bieten Sie ihnen Unterstützung oder Ressourcen an, die möglicherweise verfügbar sind
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Betreff: [Kurze Beschreibung der schlechten Nachricht]
{Sehr geehrte Damen und Herren}[Name],{
ich schreibe Ihnen, um Sie über [erläutern Sie die schlechte Nachricht in einer klaren und präzisen Weise] zu informieren. Ich verstehe, dass dies eine enttäuschende Nachricht ist, und entschuldige mich aufrichtig für alle Unannehmlichkeiten, die sie verursachen könnte
[Falls zutreffend, erläutern Sie die Gründe für die Entscheidung]. Wir schätzen Ihre [erwähnen Sie, was Sie an ihnen schätzen] und möchten Ihnen versichern, dass wir Sie in dieser Zeit unterstützen werden
bieten Sie Vorschläge für _spezifische Lösungen oder Ressourcen, die hilfreich sein könnten, an. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen
mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
8. Bitte um Rückmeldung
**Verfassen Sie eine E-Mail an [Name], in der Sie um Feedback zu [Projektname] oder [bestimmte Leistung] bitten. Skizzieren Sie die spezifischen Bereiche, zu denen Sie ein Feedback wünschen, und drücken Sie Ihre Wertschätzung für den Beitrag der Teilnehmer aus
ClickUp Brain-Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Feedback erwünscht: [Projektname] oder [bestimmte Leistung]
"Sehr geehrter Herr [Name],
ich schreibe Ihnen, um Sie um Ihr wertvolles Feedback zu [Projektname] oder [bestimmte Leistung] zu bitten. Wir würden Ihre Erkenntnisse und Ihr Fachwissen sehr zu schätzen wissen
insbesondere wäre ich an Ihrem Feedback zu [erwähnen Sie bestimmte Bereiche, zu denen Sie ein Feedback wünschen, z. B. Klarheit, Funktion, Design] interessiert. Ihre Sichtweise wird uns entscheidend dabei helfen, zu erklären, wie der durch das Feedback generierte Inhalt verwendet werden soll
bitte seien Sie offen und äußern Sie kostenlos Ihre konstruktive Kritik. Wir schätzen Ihr ehrliches Feedback und sind bestrebt, unsere Arbeit kontinuierlich zu verbessern
wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit
mit freundlichen Grüßen,_
[Ihr Name]
9. Hilfe oder Support anbieten
Aufforderung: _Erstelle eine E-Mail an [Name] und biete deine Hilfe bei [bestimmte Aufgabe oder Herausforderung] an. Notieren Sie kurz Ihre einschlägigen Erfahrungen oder Fähigkeiten und drücken Sie Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit aus
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Angebot zur Unterstützung bei [bestimmter Aufgabe oder Herausforderung]
{Hallo}[Name},{
ich bin auf Ihren letzten Beitrag/Ihre letzte Nachricht bezüglich [erwähne die spezifische Aufgabe oder Herausforderung] gestoßen. Mir ist aufgefallen, dass du mit [erwähne kurz die Schwierigkeit] zu kämpfen hast und wollte dir meine Hilfe anbieten
ich habe Erfahrung in [erwähne deine einschlägige Erfahrung] und glaube, dass ich dir möglicherweise bei [erkläre, wie du helfen kannst] helfen könnte. Ich freue mich darauf, dies weiter zu besprechen und zu sehen, ob es eine Möglichkeit gibt, zu Ihrem Erfolg beizutragen
bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind oder Unterstützung benötigen
mit freundlichen Grüßen,_
{Ihr Name}
Freiwillige E-Mail schreiben mit ClickUp Brain
10. Eine Frist verhandeln
Aufforderung: Verfassen Sie eine E-Mail an [Name im E-Mail-Text_] und bitten Sie um eine Fristverlängerung für [Name der Aufgabe]. Erläutern Sie den Grund für die Verzögerung und schlagen Sie eine neue realistische Frist vor. Erklären Sie Ihr Engagement, die Aufgabe mit hoher Qualität abzuschließen
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Antrag auf Fristverlängerung: [Name der Aufgabe]
{Sehr geehrte Damen und Herren}[Name},{
hiermit beantrage ich eine Fristverlängerung für [Name der Aufgabe], die ursprünglich am [ursprünglicher Termin] fällig war. Aufgrund von [Erläutern Sie den Grund für die Verzögerung in professioneller, prägnanter und zeitnaher Weise], erwarte ich, dass ich zusätzliche Zeit benötige, um eine qualitativ hochwertige Fertigstellung sicherzustellen
ich schlage eine neue Frist von [neue realistische Frist] vor. Dieser Zeitrahmen wird es mir ermöglichen, [zu erklären, wie die zusätzliche Zeit genutzt wird, um eine hohe Qualität zu erreichen]. Ich weiß, wie wichtig es ist, Termine einzuhalten, und entschuldige mich für alle Unannehmlichkeiten, die durch diese Verzögerung entstehen
ich habe mich verpflichtet, bei dieser Aufgabe hervorragende Arbeit zu leisten. Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene neue Termin für Sie passt. Ich bin gerne bereit, die Angelegenheit weiter zu besprechen und alle Ihre Fragen zu beantworten
ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität
mit freundlichen Grüßen,_
{\i1}Ihr Name}
Verwandt: erprobte Tools zur Produktivität von E-Mails
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ClickUp Brain hilft sie machen sich Notizen , analysieren Sie Daten, verfassen Sie ansprechende E-Mails und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück. Denken Sie daran, sicherzustellen, dass die E-Mail-ClickApp in Ihrem Workspace aktiviert ist, wenn Sie E-Mail-bezogene Features in ClickUp nutzen möchten.
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