Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, starren auf einen leeren Bildschirm und versuchen, eine perfekte E-Mail zu verfassen. Aber die richtigen Worte zu finden, scheint unmöglich.
Und so... 🥁
Du schaust hinüber zu AI. 👀
Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie digitale Aufgaben erledigt werden, drastisch. Es gab eine Zeit, in der das Schreiben guter E-Mails als eine seltene Fähigkeit galt. Heute ist das nicht mehr so, dank der KI-Tools!
Eine 2023 durchgeführte Umfrage unter e-Mail-Vermarkter in den USA, Großbritannien und Europa zeigt, dass über die Hälfte (51%) der Vermarkter KI-gestützte e-Mail-Marketing effektiver als traditionelle Methoden. Dazu gehört auch das Schreiben einer E-Mail.
KI-gestützte e-Mail-Schreibassistenten können klare, prägnante und professionelle E-Mails verfassen, die zu Ergebnissen führen. Das Tüpfelchen auf dem i ist die Zeit, die Sie durch die Integration von KI in Ihren E-Mail-Schreibprozess sparen.
Dieser Leitfaden für Einsteiger zum Einsatz von KI beim Schreiben von E-Mails deckt alles ab - von den Vorteilen über ethische Überlegungen bis hin zu den Tools, Tipps und Tricks für die reibungslose Integration von KI in Ihren E-Mail-Schreibprozess.
Doch zuvor sollten Sie sich einige Möglichkeiten ansehen, die Sie wahrscheinlich verpassen, wenn Sie sich nicht mit KI angefreundet haben.
Vorteile des Einsatzes von KI beim Schreiben von E-Mails
Sehen Sie, wie KI Ihre E-Mails in eine überzeugende Kommunikation verwandeln kann, die man nicht ignorieren kann.
Nutzen Sie den KI-Schreibassistenten in ClickUp, um Blogbeiträge zu erstellen, Ideen zu sammeln, E-Mails zu verfassen und vieles mehr
Sparen Sie Zeit und Mühe bei sich wiederholenden E-Mails
Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder eine Check-in- oder Follow-up-E-Mail schreiben. KI-Schreibwerkzeuge können diese Routine-E-Mails automatisieren, indem sie Ihren Schreibstil lernen und Entwürfe auf der Grundlage vordefinierter E-Mail-Vorlagen erstellen. Passen Sie diese Entwürfe mit wenigen Klicks an, um wertvolle Zeit zu gewinnen. Mit all der Zeit, die Sie sparen, können Sie Posteingang Null könnte sogar möglich sein!
Effizienzsteigerung durch konsistente, maßgeschneiderte Kommunikation
KI kann frühere E-Mail-Antworten und Konversationen analysieren und Muster in Ihrem Schreibstil, einschließlich Tonfall und Wortschatz, erkennen. Wenn die KI das nächste Mal eine Antwort erstellt, kann sie also einen Text generieren, der genau wie Sie klingt. All dies geschieht unter Beibehaltung einer einheitlichen und professionellen Stimme in Ihrer gesamten Kommunikation.
Reduzierung grammatikalischer Fehler
Selbst die sorgfältigsten Korrekturleser können einen Tipp- oder Grammatikfehler übersehen. Nutzen Sie AI, um ihre E-Mails zu scannen auf Fehler in Rechtschreibung, Zeichensetzung oder Satzbau. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mails einen gepflegten und professionellen Eindruck hinterlassen.
Personalisieren Sie die Ansprache für mehr Engagement
Nutzen Sie die Fähigkeit der KI, Ihre Kontaktliste zu segmentieren. Bitten Sie dann die KI, Ihre E-Mails mit spezifischen Details wie dem Namen des Empfängers, seinem Unternehmen oder früheren Interaktionen zu personalisieren. Geben Sie Ihren E-Mails den Anschein, dass sie für jeden einzelnen Empfänger bestimmt sind.
Erstellen Sie überzeugende Betreffzeilen
Eine gut geschriebene Betreffzeile ist entscheidend dafür, dass Ihre E-Mails geöffnet werden. KI kann leistungsstarke E-Mails analysieren und die Elemente identifizieren, die diese Nachrichten und ihre Betreffzeilen so effektiv machen.
Noch besser: KI kann ihre umfangreiche Datenbank nutzen, um starke E-Mail-Betreffzeilen vorzuschlagen, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, den Empfänger zum Öffnen der E-Mail verleiten und letztendlich Ihre Botschaft vermitteln.
Auch gelesen:_ AI-Tools für Vermarkter
Wie man E-Mails mit KI schreibt
Einführung in ClickUp Brain
ClickUp Brain ist eine Suite von KI-gestützten Funktionen innerhalb von ClickUp. Sie bietet konversationelle, kontextbezogene und rollenbasierte KI-Funktionen, auf die von überall in ClickUp zugegriffen werden kann. Sie hilft Ihnen, schneller und produktiver zu arbeiten.
Es kann nicht nur alle Ihre Fragen zur Arbeit in ClickUp beantworten, sondern auch Aufgaben automatisieren und alle Arten von Text generieren.
Abgesehen von anderen KI-gesteuerte Erstellung von Inhalten kann ClickUp Brain Sie beim Verfassen von E-Mails unterstützen. So geht's:
Eine neue E-Mail mit ClickUp Brain verfassen
- Suchen Sie eine offene Aufgabe und navigieren Sie zu deren Kommentarbereich
- Klicken Sie auf das Symbol E-Mail
- Geben Sie den Schrägstrich-Befehl "/E-Mail schreiben" ein und drücken Sie Return oder Enter im Kommentarfeld
- Ein ClickUp Brain-Modal wird angezeigt. Geben Sie ein Argument ein, das den Zweck der E-Mail kurz zusammenfasst. ClickUp Brain analysiert dieses Argument und erstellt auf der Grundlage Ihrer Eingaben einen E-Mail-Entwurf.
Schreiben Sie schnell fehlerfreie E-Mails mit ClickUp AI
Passen Sie diesen generierten Entwurf nach Ihren Wünschen an. ClickUp Brain bietet auch zusätzliche Optionen:
- Kopieren Sie den generierten E-Mail-Text.
- Klicken Sie bei Bedarf auf Neu versuchen, um ClickUp Brain anzuweisen, eine andere E-Mail-Version auf der Grundlage desselben Gesprächsthemas zu erstellen.
Mit ClickUp Brain auf eine bestehende E-Mail antworten
Suchen Sie in Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich nach dem E-Mail-Thread, auf den Sie antworten möchten. Klicken Sie dann auf den E-Mail-Faden, um ihn zu öffnen.
Geben Sie im Antwortfeld den Schrägstrich '/' gefolgt von reply ein und drücken Sie Enter. ClickUp Brain bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, eine Antwort zu verfassen:
- Verfassen Sie Ihren Redebeitrag, indem Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Antwort in dem dafür vorgesehenen Feld zusammenfassen
- Verwenden Sie vorgefertigte Prompt-Vorlagen als Ausgangspunkt für Ihre Antwort, was Ihnen Zeit und Mühe bei der Formulierung Ihrer Antwort ersparen kann. Wenn Sie eine vorgefertigte Aufforderung wählen, müssen Sie möglicherweise bestimmte Details eingeben, um sie für den E-Mail-Thread zu personalisieren.
- Sobald Sie ein Gesprächsthema gefunden haben, erstellt ClickUp Brain einen Entwurf für eine Antwort-E-Mail auf der Grundlage Ihrer Eingaben. Nun können Sie, ähnlich wie bei der generierten E-Mail für neue E-Mails, antworten:
- Kopieren Sie den Antworttext
- Klicken Sie auf Versuchen Sie es erneut, um ClickUp Brain anzuweisen, eine andere Antwortversion mit demselben Gesprächsthema zu erstellen
Antworten Sie mit ClickUp AI, wenn Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten
Hinweis: ClickUp Brain arbeitet auch mit ClickUp Docs um Ihre Texterstellung zu verbessern.
Verwenden Sie ClickUp Brain, um:
- Brainstorming von Inhaltsideen und Verwendung der besten Ideen in Docs
- Texte und Überschriftenvariationen für A/B-Tests zu generieren
- Korrekturlesen Ihrer Dokumente auf Grammatik- und Rechtschreibfehler
- Komplexe Informationen oder Daten in Ihren Dokumenten und Aufgaben zusammenzufassenFassen Sie Ihre Besprechungsnotizen zusammen mit [Name(n)], um [Besprechungsthema] zu besprechen. Schlagen Sie einige mögliche Termine innerhalb der nächsten Woche vor und zeigen Sie sich flexibel, um deren Verfügbarkeit zu berücksichtigen
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Besprechungsanfrage: Besprechung: [Besprechungsthema]
{Hallo}[Name(n)}, {}
ich würde gerne ein Treffen vereinbaren, um [Besprechungsthema] im Detail zu besprechen. Dies wird eine wertvolle Gelegenheit sein, den Zweck der Besprechung zu erläutern
ich habe nächste Woche Zeit für ein Treffen mit [schlagen Sie ein paar bestimmte Daten und Uhrzeiten vor]. Bitte lassen Sie mich wissen, welches Zeitfenster für Sie am besten geeignet ist, oder ob Sie andere Zeiten im Sinn haben
ich freue mich auf ein Treffen!
mit freundlichen Grüßen,_
{\i1}Ihr Name}
6. Stellen Sie sich vor
**Verfassen Sie eine E-Mail, in der Sie sich bei [Name] in Ihrer neuen Rolle bei [Firmenname] vorstellen. Erwähnen Sie kurz Ihren Hintergrund und bekunden Sie Ihr Interesse an Kontakten und Zusammenarbeit
ClickUp-Gehirnleistung (Beispiel):
_Betreff: Einleitung: [Ihr Name] - Neuer [Ihre Berufsbezeichnung] bei [Firmenname]
"Sehr geehrter [Name],
ich schreibe Ihnen, um mich als [Ihr Name] vorzustellen, der neue [Ihre Berufsbezeichnung] bei [Name des Unternehmens]. Ich freue mich darauf, dem Marketingteam beizutreten und einen Beitrag zu [nennen Sie einen bestimmten Bereich der Arbeit des Unternehmens] zu leisten
zuvor habe ich bei [vorheriges Unternehmen] gearbeitet, wo ich [beschreiben Sie kurz Ihre einschlägigen Erfahrungen]. Ich bringe einen starken Hintergrund in [nennen Sie Ihre relevanten Fähigkeiten] und eine Leidenschaft für [nennen Sie Ihr Fachgebiet] mit
ich habe mich mit Ihrer Arbeit zu [erwähnen Sie etwas Bestimmtes, das Sie über deren Arbeit herausgefunden haben] vertraut gemacht und glaube, dass es in der Zukunft Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit geben könnte. Ich würde mich freuen, wenn wir uns bald einmal treffen könnten, um mehr über Ihre Rolle zu erfahren und mögliche Synergien zu erkunden
bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie für einen kurzen Anruf oder ein virtuelles Kaffeegespräch zur Verfügung stehen
vielen Dank für Ihre Zeit und ich freue mich auf ein Gespräch!
mit freundlichen Grüßen,_
{\i1}Ihr Name}
7. Schlechte Nachrichten überbringen
**Verfassen Sie eine E-Mail an [Name], in der Sie sie über [negative Nachrichten] informieren. Bringen Sie Ihr Mitgefühl für ihre Situation zum Ausdruck und bieten Sie ihnen Unterstützung oder Ressourcen an, die möglicherweise verfügbar sind
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Betreff: [Kurze Beschreibung der schlechten Nachricht]
{Sehr geehrte Damen und Herren}[Name],{
ich schreibe Ihnen, um Sie über [erläutern Sie die schlechte Nachricht in einer klaren und präzisen Weise] zu informieren. Ich verstehe, dass dies eine enttäuschende Nachricht ist, und entschuldige mich aufrichtig für alle Unannehmlichkeiten, die sie verursachen könnte
[Falls zutreffend, erläutern Sie die Gründe für die Entscheidung]. Wir schätzen Ihre [erwähnen Sie, was Sie an ihnen schätzen] und möchten Ihnen versichern, dass wir in dieser Zeit für Sie da sind._
bieten Sie Vorschläge für _spezifische Lösungen oder Ressourcen, die hilfreich sein könnten, an. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen
mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
8. Bitte um Rückmeldung
**Verfassen Sie eine E-Mail an [Name], in der Sie um Feedback zu [Projektname] oder [bestimmte Leistung] bitten. Skizzieren Sie die spezifischen Bereiche, zu denen Sie ein Feedback wünschen, und drücken Sie Ihre Wertschätzung für den Beitrag aus
ClickUp Brain-Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Feedback erwünscht: [Projektname] oder [bestimmte Leistung]
"Sehr geehrter Herr [Name],
ich schreibe Ihnen, um Sie um Ihr wertvolles Feedback zu [Projektname] oder [bestimmte Leistung] zu bitten. Wir würden Ihre Erkenntnisse und Ihr Fachwissen sehr zu schätzen wissen
insbesondere wäre ich an Ihrem Feedback zu [nennen Sie bestimmte Bereiche, zu denen Sie gerne Feedback hätten, z. B. Klarheit, Funktionalität, Design] interessiert. Ihre Sichtweise wird uns entscheidend dabei helfen, zu erklären, wie die durch das Feedback generierten Inhalte verwendet werden sollen
bitte seien Sie offen und üben Sie konstruktive Kritik. Wir schätzen Ihr ehrliches Feedback und sind bestrebt, unsere Arbeit kontinuierlich zu verbessern
wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit
mit freundlichen Grüßen,_
Ihr Name
9. Hilfe oder Unterstützung anbieten
**Verfassen Sie eine E-Mail an [Name] und bieten Sie Ihre Unterstützung bei [bestimmte Aufgabe oder Herausforderung] an. Geben Sie kurz Ihre einschlägigen Erfahrungen oder Fähigkeiten an und bekunden Sie Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Biete Unterstützung bei [bestimmter Aufgabe oder Herausforderung]
{Hallo}[Name},{
ich bin auf Ihren letzten Beitrag/Ihre letzte Nachricht bezüglich [Nennen Sie die spezifische Aufgabe oder Herausforderung] gestoßen. Mir ist aufgefallen, dass Sie mit [nennen Sie kurz die Schwierigkeit] zu kämpfen hatten und wollte Ihnen meine Hilfe anbieten
ich habe Erfahrung mit [nennen Sie Ihre einschlägige Erfahrung] und glaube, dass ich Ihnen möglicherweise bei [erklären Sie, wie Sie helfen können] helfen könnte. Ich freue mich darauf, dies weiter zu besprechen und zu sehen, ob es eine Möglichkeit gibt, wie ich zu Ihrem Erfolg beitragen kann
bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind oder Unterstützung benötigen
mit freundlichen Grüßen,_
{Ihr Name}
Eine mit ClickUp Brain erstellte Beispiel-E-Mail
10. Eine Frist verhandeln
**Verfassen Sie eine E-Mail an [Name im E-Mail-Text], in der Sie um eine Fristverlängerung für [Aufgabenname] bitten. Erläutern Sie den Grund für die Verzögerung und schlagen Sie eine neue realistische Frist vor. Verpflichten Sie sich, die Aufgabe mit hoher Qualität zu erledigen
ClickUp Brain Ausgabe (Beispiel):
_Betreff: Antrag auf Fristverlängerung: [Aufgabenname]
"Sehr geehrter Herr [Name],
ich schreibe Ihnen, um eine Fristverlängerung für [Aufgabenname] zu beantragen, die ursprünglich am [ursprünglicher Termin] fällig war. Aufgrund von [Erläutern Sie den Grund für die Verzögerung in professioneller, prägnanter und zeitnaher Weise], erwarte ich, dass ich zusätzliche Zeit benötige, um eine qualitativ hochwertige Fertigstellung sicherzustellen
ich schlage eine neue Frist von [neue realistische Frist] vor. Dieser Zeitrahmen wird es mir ermöglichen, [zu erklären, wie die zusätzliche Zeit genutzt wird, um eine hohe Qualität zu erreichen]. Ich weiß, wie wichtig die Einhaltung von Fristen ist, und entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten, die durch diese Verzögerung entstehen
ich verpflichte mich, bei dieser Aufgabe hervorragende Arbeit abzuliefern. Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene neue Termin für Sie in Ordnung ist. Ich bin gerne bereit, die Angelegenheit weiter zu besprechen und alle Ihre Fragen zu beantworten
ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität
mit freundlichen Grüßen,_
{\i1}Ihr Name}
Verwandt: erprobte und getestete E-Mail-Produktivitäts-Tools
Starten Sie noch heute kostenlos mit ClickUp Brain
Holen Sie sich einen virtuellen Assistenten mit ClickUp Brain
ClickUp Brain hilft sie machen Notizen , analysieren Sie Daten, erstellen Sie ansprechende E-Mails und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück. Denken Sie daran, sicherzustellen, dass die E-Mail-ClickApp in Ihrem Arbeitsbereich aktiviert ist, wenn Sie E-Mail-bezogene Funktionen in ClickUp nutzen möchten.
Nutzen Sie ClickUp Brain, um sich von Schreibblockaden oder sich wiederholenden Aufgaben beim Verfassen von E-Mails zu befreien, und personalisieren Sie die generierten Inhalte mit Ihrer einzigartigen Stimme und Ihren Erkenntnissen. Die wahre Stärke liegt in der Synergie zwischen menschlicher Kreativität und der Effizienz von KI.
Neben ClickUp Brain bietet ClickUp auch leistungsstarke Funktionen für Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Zeiterfassung, die Teams dabei helfen können, besser und produktiver zusammenzuarbeiten. Anmelden kostenlos.