McKinsey stellt einen Bericht über die Situation der Führungskräfte vor, in dem bemerkenswerte 61 % der Führungskräfte der Meinung sind, dass mindestens die Hälfte ihrer Entscheidungszeit – die meist in ineffektiven Meetings verbracht wird – tatsächlich nichts bewegt.
Dieses Gefühl teilen unzählige Berufstätige, die zusammenzucken oder erschauern, wenn ihr System mit einer weiteren Benachrichtigung für ein Meeting piept.
Effektive Meetings zielen darauf ab, eine Auswahl von Personen zusammenzubringen, um Informationen, Perspektiven und Daten auszutauschen und ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Ob es darum geht, Entscheidungen zu treffen, Brainstorming zu betreiben oder Pläne zu erstellen – das Ziel ist es, dass alle Teilnehmer das Gefühl haben, produktiv gewesen zu sein.
Wie führt man also effektive Meetings durch, die den Zyklus der Frustration durchbrechen? Schauen wir mal. 👀
Arten von Meetings
Entgegen der landläufigen Meinung beginnt die Vorbereitung für ein erfolgreiches Meeting schon lange vor dessen Beginn. Die Art des Meetings, das Sie veranstalten, ist hierfür maßgeblich.
Je nach dem gewünschten Ergebnis gibt es einige gängige Arten von Meetings, die Sie für Ihr Team planen können. 🧑💻
1. Persönliche Meetings
Bei diesen Meetings sind alle Teilnehmer physisch an einem Ort versammelt – in der Regel in den Büroräumen.
Die persönliche Interaktion während Präsenz-Meetings ermöglicht eine Echtzeit-Kommunikation und erhöht die Produktivität der Meetings. Die Teilnehmer können klar kommunizieren und sich effizient einbringen, wodurch Missverständnisse vermieden werden.
Ohne die Barrieren digitaler Ablenkungen nehmen die Teilnehmer nonverbale Signale eher wahr, wodurch die Interaktionen authentischer wirken. Diese Einstellung ermöglicht eine sofortige Zusammenarbeit, da Ideenaustausch, Debatten und Diskussionen in Echtzeit stattfinden können.
Freundlicher Tipp: Führen Sie eine „Keine-Geräte“-Regel ein, um Ablenkungen zu minimieren. Wenn Laptops und Telefone beiseite gelegt werden, können sich alle besser konzentrieren und die Wahrscheinlichkeit unproduktiver Meetings wird verringert.
🔍 Am besten geeignet für: Innovations- oder Brainstorming-Sitzungen, die sich auf die Erarbeitung kreativer Lösungen für verschiedene Herausforderungen konzentrieren. Es eignet sich auch für komplexe Entscheidungsfindungen mit funktionsübergreifenden Auswirkungen.
2. Virtuelle Meetings
Virtuelle Meetings oder Remote-Meetings sind der Inbegriff von Flexibilität. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, von überall und mit jedem Gerät, wie z. B. einem Mobiltelefon, Laptop oder Tablet, daran teilzunehmen. Diese Meetings werden digital über eine Video-/Audiokonferenzplattform durchgeführt.
Virtuelle Meetings sparen Kosten wie die Anmietung von Konferenzräumen, insbesondere für Unternehmen mit einer globalen Belegschaft. Dank ihrer Flexibilität können Teams sofortige Entscheidungen treffen und den Aufwand für die Organisation eines persönlichen Meetings vermeiden.
Dadurch müssen die Teilnehmer nicht mehr zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort sein, was die Organisation vereinfacht. So kann der Gastgeber beispielsweise mithilfe von KI für Meeting-Notizen ganz einfach die Nachverfolgung des Meetings durchführen.
🔍 Am besten geeignet für: Kurze Sprints wie Projekt-Updates oder Berichte zur Aufgaben-Berichterstellung sowie Einzelgespräche mit Remote-Teams.
3. Hybride Meetings
Hybride Meetings wurden nach der Pandemie populär, spielen aber auch heute noch eine wichtige Rolle. Warum?
Promoleaf veröffentlicht einen Bericht, aus dem hervorgeht, dass mindestens 52 % der Erwachsenen in den USA angaben, sie würden einen Jobwechsel in Betracht ziehen, wenn sie Vollzeit im Büro arbeiten müssten.
Hybrides Arbeiten ist daher der ideale Kompromiss. Hybride Meetings sind ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen – von multinationalen Konzernen bis hin zu virtuellen Organisationen – einsetzen, um mit zunehmend globalen Teams zusammenzuarbeiten.
An diesen Meetings nehmen in der Regel sowohl Teilnehmer vor Ort als auch Remote-Teilnehmer teil.
Wie bei Remote-Einstellungen sind auch bei hybriden Setups ununterbrochene Meetings nicht garantiert. Die Verwendung einer leistungsstarken Videokonferenzplattform und einer stabilen Internetverbindung kann jedoch wesentlich dazu beitragen, diese Meetings besser zu verwalten.
🔍 Am besten geeignet für: Teams mit einer Mischung aus persönlichen und Remote-Teilnehmern; große Organisationen mit globalen Teams; Situationen, in denen Flexibilität entscheidend ist; und Meetings, die Beiträge von Stakeholdern erfordern, die nicht physisch anwesend sind, aber für die Entscheidungsfindung unerlässlich sind.
📖 Lesen Sie auch: So wählen Sie die richtige Frequenz für Meetings für Ihr Team
Planung und Vorbereitung für effektive Meetings
Wie bereits erwähnt, entscheidet die Vorbereitung darüber, ob ein Meeting effektiv ist oder nur ein weiteres schwarzes Loch für die Zeit und Ressourcen Ihres Teams darstellt.
Der sicherste Weg, ein großartiges Meeting durchzuführen, ist jedoch, selbst gründliche Arbeit zu erledigen.
Hier sind einige Dinge, die Sie beim Planen und Vorbereiten Ihres Meetings beachten sollten. 🙋
Legen Sie klare Ziele für das Meeting fest
Beginnen Sie damit, die Ziele zu identifizieren, die Sie mit diesem Meeting erreichen möchten. Überlegen Sie dann, ob das von Ihnen angestrebte Ergebnis „wirklich“ die aktive und zeitnahe Beteiligung Ihres Teams erfordert.
Sie könnten sich auch fragen, ob E-Mail-Unterhaltungen oder Memos das gleiche Ergebnis erzielen könnten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, ob das Ziel zeitkritisch ist und sofortiges Handeln erfordert.
Wenn Sie beide Fragen mit einem klaren Ja beantworten können, ist es an der Zeit, Ihr Meeting zu strukturieren.
Erstellen Sie eine effektive Tagesordnung für Meetings
Sobald Sie ein klares Ziel für Ihr Meeting festgelegt haben, erstellen Sie eine Agenda, in der die wichtigsten Themen, die dafür zuständigen Personen und die zu erfüllenden Rollen (sowie die dafür zuständigen Personen) aufgeführt sind.
Sie könnten noch einen Schritt weiter gehen und die Elemente der Tagesordnung priorisieren und jedem einen Zeitrahmen für die Diskussion zuweisen.
Halten Sie diese kurze Checkliste bereit, wenn Sie die Tagesordnung für Ihr nächstes Meeting erstellen:
- Beauftragte Referenten, die bestimmte Themen behandeln
- Zeitpunkt und Ort des Meetings
- Dauer des Meetings
- Relevante Hintergrundinformationen zum Thema
Hier* kann ClickUp Docs Ihr perfekter Begleiter sein, um Meetings zu planen und Tagesordnungen zu erstellen, den Zeitplan Ihres Teams zu koordinieren und wiederholende Aufgaben auf der Grundlage der Ergebnisse des Meetings zuzuweisen.
Die ClickUp-Agenda-Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Meetings effizienter zu gestalten, indem Sie Ziele verfolgen, Vorgaben festlegen, eine klare Meeting-Struktur erstellen und Aufgaben und Aktionspunkte zuweisen können – alles an einem Ort.
Ich habe alle zwei Wochen Meetings mit meiner Vorgesetzten und wir verwenden ClickUp für unsere Tagesordnung. Ich fühle mich besser vorbereitet, da alle meine Ereignisse und Präsentationsanfragen hier zu finden sind, zusammen mit einem aktuellen Status, den sie überprüfen kann.
Ich habe alle zwei Wochen Meetings mit meiner Vorgesetzten und wir verwenden ClickUp für unsere Tagesordnung. Ich fühle mich besser vorbereitet, da alle meine Ereignisse und Präsentationsanfragen hier zu finden sind, zusammen mit einem aktuellen Status, den sie überprüfen kann.
Laden Sie die richtigen Teilnehmer für das Meeting ein
Wie bei jedem Ereignis ist auch hier die Liste der Gäste ausschlaggebend für den Erfolg (sprich: die Effektivität).
Am Arbeitsplatz bedeutet dies, die richtige Zusammensetzung aus jeder Gruppe zusammenzustellen – Entscheidungsträger, Fachexperten, Ausführende und natürlich den Organisator. Zu viele Entscheidungsträger können zu einer Pattsituation führen und die Diskussionen über die Umsetzung verzögern.
Andererseits ist es wichtig, Stakeholder mit unterschiedlichen Perspektiven in Brainstorming-Meetings einzubeziehen. Insgesamt gilt als Faustregel, dass Sie nur so viele Personen einladen sollten, wie für das Erreichen Ihres Ziels erforderlich sind.
Wussten Sie schon? Die „Two-Pizza-Meeting“-Richtlinie besagt, dass an Meetings nicht mehr Teilnehmer teilnehmen sollten, als mit zwei Pizzen satt werden können. Diese Regel basiert auf der Idee, dass kleinere Meetings mehr Produktivität und Effektivität bieten als größere. Diese Regel wird oft Jeff Bezos, dem Gründer von Amazon, zugeschrieben.
Planen Sie Meetings bewusst
Die Planung von Meetings zu günstigen Zeiten sorgt dafür, dass die Teilnehmer engagiert und konzentriert bleiben, was letztendlich zu höherer Produktivität bei den Diskussionen und den Meeting-Ergebnissen führt.
Beginnen Sie damit, die Zustimmung der Mitglieder einzuholen, deren Zeitpläne am ehesten beeinträchtigt werden, z. B. Teilnehmer an Meetings, die sich am selben Ort befinden, aber in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
💡Profi-Tipp: Die Terminplanung für Meetings kann die allgemeine Energie und Produktivität Ihrer Team-Mitglieder beeinflussen. Laut einer Studie der Harvard Business Review kann die Planung von hochkarätigen Meetings zu Zeiten, in denen Ihr Team am wenigsten unter Workload steht, die Energie und Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern.
Unabhängig davon, ob Sie wöchentliche StandUp-Telefonkonferenzen oder ad hoc einberufene Notfall-Teambesprechungen organisieren, ist es mühsam, den Terminkalender jedes Teilnehmers zu überprüfen, um einen idealen Zeitpunkt für das Meeting zu finden.
ClickUp-Kalender-Ansicht
Mit der ClickUp-Kalenderansicht können Sie Ihre Kalender und die Ihrer Teams an einem Ort zentralisieren.
Sie können Ihren Zeitplan sogar mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion bearbeiten. Die Kalender-Ansicht sorgt für Synchronisierung, sodass Ihr gesamtes Team buchstäblich auf derselben Seite bleibt.
ClickUp-Vorlage für Meetings
Die ClickUp-Vorlage für Meetings macht Ihre Meetings effizienter. Mit ihr können Sie Ihre Tagesordnung verwalten, Notizen machen und die Nachverfolgung von Folgemaßnahmen durchführen, sodass Sie alle wichtigen Details immer griffbereit haben.
Sie können die Vorlage ganz einfach benutzerdefiniert an die Anforderungen Ihres Meetings anpassen, sodass alle wichtigen Themen abgedeckt sind. Der Abschnitt „Notizen“ eignet sich perfekt, um wichtige Diskussionspunkte festzuhalten, während der Abschnitt „Weiterverfolgung“ die Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten übersichtlich darstellt, sodass Sie den Überblick über die nächsten Schritte behalten.
🧠 Wussten Sie schon? Ein Bericht von Fellow berichtet, dass die beste Zeit für Meetings der Vormittag ist, insbesondere zwischen 10 und 12 Uhr. Während Monday-Vormittage die schlechteste Zeit für Meetings sind, gelten Dienstage als ideal.
Effektive Meetings durchführen
Schaffen Sie zu Beginn Ihres Meetings die richtigen Voraussetzungen.
Hier sind einige Leitprinzipien, die Sie bei der Durchführung Ihres nächsten Meetings beachten sollten. 📋
Beginnen Sie pünktlich
Pünktlicher Beginn Ihrer Meetings ist ein wirksames Mittel, um den Zeitplan einzuhalten. Außerdem zeugt dies von Respekt und Rücksichtnahme gegenüber der Zeit der Teilnehmer.
Rollen zuweisen
Die meisten Meetings sind dynamisch und neue Entwicklungen ergeben sich spontan. Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, sollten Sie diese Diskussionen in umsetzbare Erkenntnisse für Ihr Team umwandeln.
Mit ClickUp Meetings können Sie diese Erkenntnisse ganz einfach in Aufgaben umsetzen.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie direkt aus Ihren Meeting-Notizen detaillierte Aktionspunkte erstellen, damit nichts übersehen wird.
Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, können Sie diese mit ClickUp Assign Comments delegieren, wodurch Sie Mitgliedern des Teams direkt aus den Aufgabenkommentaren heraus bestimmte Verantwortlichkeiten zuweisen können.
📖 Lesen Sie auch: 10 kostenlose Vorlagen für Meeting-Notizen, um bessere Meeting-Protokolle zu erstellen
Fördern Sie die Zusammenarbeit
Der wahre Maßstab für den Erfolg eines Meetings ist, inwieweit es eine sinnvolle Zusammenarbeit ermöglicht. Dies können Sie erreichen, indem Sie unterschiedliche Perspektiven zu den Diskussionsthemen einholen oder den Teilnehmern sogar Aktionspunkte zuweisen.
ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle
Die ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle bietet eine nahtlose Möglichkeit, Ihre Meetings zu dokumentieren. Sie können ganz einfach die Teilnehmer protokollieren und so sicherstellen, dass alle Anwesenden berücksichtigt werden. Die Vorlage ermöglicht detaillierte Notizen zu jedem Tagesordnungspunkt, sodass wichtige Diskussionen und Entscheidungen festgehalten werden können.
Dank des kollaborativen Designs der Vorlage können mehrere Benutzer in Echtzeit Beiträge leisten und die Bearbeitung vornehmen, sodass Ihr Team auf dem gleichen Stand bleibt. Außerdem wird die Nachverfolgung wichtiger Ergebnisse und Erkenntnisse durchgeführt, sodass Stakeholder, die nicht teilnehmen konnten, eine wertvolle Zusammenfassung des Meetings erhalten.
Verwalten Sie das Meeting-Zeitfenster richtig
Der beste Weg, ein effektives Meeting durchzuführen, besteht darin, für jedes Element der Tagesordnung eine bestimmte Zeit festzulegen und diese einzuhalten.
Dies kann aber auch bedeuten, dass Sie eine konstruktive Debatte moderieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Diskussionen nicht vom Thema abweichen. Ziehen Sie in Betracht, einen Moderator in Ihre Liste der Teilnehmer aufzunehmen, wenn Sie als Organisator ebenfalls an der Entscheidungsfindung beteiligt sind.
Nachbereitung und Verantwortlichkeit nach Meetings
Jetzt, da das Meeting vorbei ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Hier beginnen Sie mit der Nachverfolgung der Ergebnisse, die Ihr Meeting erreichen soll.
So können Sie Ihre Meetings analysieren und sicherstellen, dass sie zu sinnvollen Ergebnissen führen. 🎯
Ergebnisse des Meetings zusammenfassen
Die tatsächliche Effektivität eines Meetings lässt sich anhand der Erkenntnisse messen, die jeder Teilnehmer daraus mitnimmt. Ein Meeting ist nur dann produktiv, wenn es zu konkreten Zielen oder Plänen für die Arbeit führt, auf die hingearbeitet werden kann.
Ihre Zusammenfassung des Meetings muss für jeden Teilnehmer in umsetzbare Ergebnisse umgewandelt werden. Bei längeren Diskussionen kann es leichter passieren, dass man den Überblick über die Feinheiten der Unterhaltung verliert. So können beispielsweise Punkte zu einem bestimmten Element der Tagesordnung angesprochen, aber nicht behandelt worden sein.
Wer die Zusammenfassung der Ergebnisse der Meetings übernimmt, muss nicht mehr alle Details manuell durchgehen.
Mit ClickUp Brain, einem integrierten KI-Assistenten, können Sie Meeting-Notizen zusammenfassen, ohne etwas zu verpassen (oder einen Gesprächsfetzen zu übersehen).
Darüber hinaus ist die ClickUp-Vorlage für Besprechungsberichte ein hervorragendes tool, um Besprechungsdaten schnell zusammenzufassen und zu erfassen – von der Art der Besprechung über den Ort und die Dauer bis hin zur Anzahl der Teilnehmer.
Automatisieren Sie die Delegierung von Aufgaben
Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass diese Meeting-Ergebnisse nicht nur auf dem Papier stehen bleiben. Um sinnvolle Meeting-Ergebnisse zu erzielen, ist es entscheidend, diese in den täglichen Workflow zu integrieren. Mit ClickUp Automatisierungen können Sie bei Bedarf Aufgaben zuweisen und Folgemaßnahmen planen.
Durch die Verwendung von Automatisierungen in Verbindung mit ClickUp Brain können Sie die Effektivität Ihrer Meetings maximieren und gleichzeitig Ihre Arbeitsbelastung reduzieren.
Fortschritte überwachen
Schließen Sie die Lücke zwischen Entscheidungen und Handlungen, indem Sie die Aufgaben aus Ihrem Meeting konsequent umsetzen.
Dies kann die regelmäßige Überwachung des Status von Aufgaben oder die Planung von Einzel-Meetings mit dem Mitarbeiter umfassen, wenn ein Eingreifen erforderlich ist. Die Häufigkeit dieser Check-ins können Sie anhand der Komplexität der Aufgabe und der beteiligten Personen festlegen.
Eine bewährte Vorgehensweise ist es, innerhalb von Teams zu arbeiten und „Partner“ zu identifizieren, die sich ausschließlich damit befassen, Hindernisse zu antizipieren und Rahmenbedingungen zur Risikominderung zu schaffen.
Wenn sich Teams zu sehr auf bestimmte Projektsegmente konzentrieren, verlieren sie oft den Blick für das Gesamtbild. Diese eingeschränkte Perspektive kann sie daran hindern, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die die Entscheidungsfindung beschleunigen könnten.
ClickUp Dashboards ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Ihr Team die Projektplanung und -leistung verbessern, Sprints besser verwalten und Aufgaben priorisieren kann, indem es Ihre Arbeit visualisiert.
Es schlüsselt den Status verschiedener Aufgaben innerhalb Ihrer Projekte auf, um eine umfassende Ansicht der überfälligen Aufgaben zu bieten, und hilft Ihnen dabei, Ressourcen entsprechend zuzuweisen.
Messung der Effektivität von Meetings
Die Messung der Effektivität Ihrer Meetings ist nicht nur eine performative Übung in Eitelkeit. Betrachten Sie es stattdessen als eine Art Audit.
Je besser Sie verstehen, was ein Meeting zum Erfolg führt, desto besser werden Ihre Meetings. Lassen Sie uns die Metriken aufdecken, die Sie zur Messung der Effektivität eines Meetings benötigen. 📊
- Pünktlichkeit: Vergleichen Sie die geplanten Beginn- und Endzeiten Ihrer Meetings mit den tatsächlichen Zeiten. Überprüfen Sie, ob Sie Ihre Tagesordnung in der bei der Vorbereitung des Meetings festgelegten Zeit abarbeiten konnten.
- Ergriffene Maßnahmen: Führen Sie die Nachverfolgung der generierten und geschlossenen Aktionselemente vor dem nächsten Meeting durch. So können Sie die Effektivität Ihrer Meeting-Nachbereitung beurteilen und herausfinden, wie Sie diesen Prozess verbessern können.
- Feedback sammeln: Setzen Sie sich für die Effektivität Ihrer Meetings ein. Nutzen Sie anonyme Umfragen, um eventuelle Lücken zu identifizieren und zu schließen, damit sich die Teilnehmer engagiert und mit Wert versehen fühlen.
- Der Nutzen getroffener Entscheidungen: Verfolgen Sie Meetings, in denen wichtige Entscheidungen getroffen wurden, um Einblicke in die Prozesse und Personen zu gewinnen, die für einen Erfolg der Umsetzung erforderlich sind. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob diese Entscheidungen Ihren Zielen dienen oder in Zukunft überarbeitet werden müssen.
- Engagement gewinnen: Erkennen Sie Meetings, die ein hohes und sinnvolles Engagement fördern, um eine Vorlage für eine produktive Zusammenarbeit zu erstellen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um zukünftige Meetings zu verbessern und ein engagierteres und effektiveres Teamumfeld zu schaffen.
Best Practices für bestimmte Arten von Meetings
Jedes Meeting ist anders – und daher variiert auch, was jedes Meeting zur Produktivität beiträgt. Die goldenen Regeln für die Planung und Durchführung erfolgreicher Meetings basieren auf einigen Best Practices.
Entdecken Sie effektive Strategien für Meetings, mit denen Sie die Leiste für alle Ihre Besprechungen höher legen können:
🤝 Optimierung von persönlichen Meetings
- Legen Sie den Zweck fest: Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer während des Meetings etwas mit Wert beitragen oder mitnehmen kann. Noch wichtiger ist jedoch, dass alle Teilnehmer wissen, was mit dem Meeting erreicht werden soll.
- Schaffen Sie die richtige Umgebung für Meetings: Schaffen Sie eine Atmosphäre, die Engagement und Produktivität fördert, egal ob es sich um ein formelles Setup im Sitzungssaal oder einen zwanglosen Raum für Brainstorming-Sitzungen handelt.
- Bekämpfen Sie Müdigkeit bei Meetings: Integrieren Sie interaktive Elemente oder Aktivitäten, um das Energieniveau hoch zu halten und das Engagement der Teilnehmer auch während längerer Sitzungen aufrechtzuerhalten.
🤝 Verbessern Sie Ihre Erfahrungen mit virtuellen Meetings
- Halten Sie sie kurz: Planen Sie kurze Meetings, die zu effektiven Ergebnissen führen. Stundenlang auf den Bildschirm zu starren ist anstrengend. Verwandeln Sie daher den dreistündigen Marathon in ein 30-minütiges Treffen, indem Sie Ihre Tagesordnung kürzen.
- Wählen Sie Ihre Teilnehmer mit Bedacht aus: Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl, um die Effektivität zu maximieren. Sofern Sie kein unternehmensweites Ereignis organisieren, sollten Sie die Liste der Teilnehmer auf maximal sieben beschränken, insbesondere bei Meetings, bei denen Entscheidungen getroffen werden.
- Fördern Sie Inklusivität: Beziehen Sie die Teilnehmer aktiv in virtuelle Meetings ein. Es liegt an den Organisatoren und Leitern, die Unterhaltungen und Interaktionen zwischen den Teilnehmern zu fördern.
🤝 Hybrid-Meetings optimal nutzen
- Legen Sie die Meeting-Etikette fest: Entscheiden Sie, ob Sie Video und andere Richtlinien verwenden möchten. Die Festlegung einer Meeting-Etikette hilft dabei, zu standardisieren, was akzeptabel ist und was nicht, sodass die Teilnehmer – egal ob remote oder persönlich – besser zusammenarbeiten können.
- Verbessern Sie die Sichtbarkeit für alle: Stellen Sie sicher, dass sich jeder Teilnehmer einbezogen fühlt. Insbesondere wenn persönliche Unterhaltungen die Beiträge von Remote-Teilnehmern überschatten, schafft die obligatorische Verwendung von Videos ein gerechteres Feld für die Zusammenarbeit.
- Steigern Sie das Engagement: Bekämpfen Sie Standortprobleme und verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Team-Mitglieder. Nutzen Sie tools wie Echtzeit-Abstimmungen, um die Distanz zu beseitigen, die Remote-Teilnehmer erleben.
Häufige Herausforderungen bei Meetings meistern
Unabhängig von der Art Ihres Meetings gibt es immer Herausforderungen. Selbst die am besten geplanten Meetings können aus dem Ruder laufen. Sehen wir uns einige häufige Herausforderungen für effektive Meetings an. ⚠️
Umgang mit Personen, die Diskussionen dominieren
Der Vorteil von Meetings liegt in ihrer Fähigkeit, verschiedene Perspektiven zu generieren.
Wenn also ein oder zwei dominante Stimmen die Diskussion monopolisieren, bleibt wenig Space für andere Perspektiven. Das Ergebnis? Oberflächliche, eindimensionale und letztlich wenig hilfreiche Erkenntnisse.
Als Gastgeber des Meetings liegt es an Ihnen, die vorherrschenden Ansichten, die sich im Meeting herausbilden, genau im Auge zu behalten.
Die Lösung
✅ Richten Sie mehr offene Fragen an die weniger dominanten Stimmen.
✅ Fordern Sie unterschiedliche Ansichten ein, wenn eine Meinung unwidersprochen bleibt.
✅ Nutzen Sie interaktive tools wie Umfragen für eine ausgewogene Beteiligung und Einbindung aller Teilnehmer.
📖 Lesen Sie auch: Wie man effektiv an Meetings teilnimmt
Inklusivität schaffen
Inklusivität kann je nach Art des Meetings verschiedene Formen annehmen. Bei Entscheidungsgesprächen kann dies beispielsweise bedeuten, dass jüngere Teammitglieder eingeladen werden, ihre neuen Perspektiven freizugeben, bevor die Teamleiter ihre Erkenntnisse freigeben dürfen.
Bei hybriden oder virtuellen Meetings kann es sinnvoll sein, die virtuellen Teilnehmer ausdrücklich dazu aufzufordern, ihre Meinung freizugeben, ohne von den persönlichen Teilnehmern übertönt zu werden.
Die Lösung
✅ Schaffen Sie Prozesse für die Einbindung innerhalb des Rahmenes des Meetings.
✅ Integrieren Sie die für diese Interaktionen vorgesehene Zeit in den Rahmen Ihrer Tagesordnung.
Diskussionen auf Kurs halten
Meetings ohne Tagesordnung sind wie Unterhaltungen am Wasserspender – Klatsch und Tratsch.
Allerdings erwarten die Teilnehmer, wenn sie an Ihrem Meeting teilnehmen, dass es zu sinnvollen Unterhaltungen kommt. Schließlich nehmen sie sich Zeit von ihrer Arbeit, um an dem Meeting teilzunehmen.
Selbst mit einer festgelegten Tagesordnung kommt es manchmal vor, dass Meetings die vorgesehene Zeit überschreiten oder wichtige Aktualisierungen übersehen werden, was bei allen Beteiligten zu Frustration führt.
Die Lösung
✅ Bestimmen Sie einen Moderator für das Meeting, um die Diskussionen in die richtigen Bahnen zu lenken und die Nachverfolgung zu gewährleisten.
✅ Legen Sie für jedes Element der Tagesordnung ein Limit fest.
✅ Wenn Ideen aufkommen, die vom Thema abweichen, lenken Sie die Unterhaltung wieder zurück, aber halten Sie diese Ideen im Protokoll fest.
Umgang mit technischen Problemen
Technische Probleme sind ein häufiges Hindernis für Meetings.
Im besten Fall verzögern oder behindern sie den Diskussionsfluss, im schlimmsten Fall bringen sie den Fortschritt der Meetings komplett zum Erliegen. Die Ausstattung Ihrer Teammitglieder mit besserer Besprechungstechnologie und die Planung für Notfälle sind hier unverzichtbar.
Die Lösung
✅ Führen Sie vor Meetings technische Überprüfungen durch, insbesondere vor wichtigen Ereignissen.
✅ Legen Sie Verhaltensregeln für Meetings fest, z. B. wann Mikrofone stummgeschaltet werden sollen oder welche Hintergründe verwendet werden sollen.
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Planen und führen Sie effektive Meetings mit ClickUp
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass effektive Meetings einen greifbaren oder bedeutenden Einfluss auf Ihre Arbeit oder Ihre Dienstleistung/Ihr Produkt haben.
Das bedeutet, dass selbst die Planung eines Meetings wie ein Video in Rückwärtsrichtung abläuft – Sie beginnen mit dem Ergebnis, planen, wie Sie dorthin gelangen (und mit wem) und wo Sie gestartet sind.
Dank ClickUp müssen Sie dies jedoch nicht alleine bewältigen. Nutzen Sie ein Ökosystem von Tools für die Produktivität, die Ihnen dabei helfen, Ihre Meetings effektiv zu planen, zu optimieren und zu verwalten.
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