Bemerkenswerte 61 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass mindestens die Hälfte ihrer Entscheidungszeit - meist in ineffektiven Meetings verbracht - nicht wirklich etwas bringt, laut McKinsey .
Dieses Gefühl wird von zahllosen Fachleuten geteilt, die zusammenzucken oder erschaudern, wenn ihr System mit einer weiteren Meeting-Benachrichtigung klingelt.
Effektive Meetings sollen eine ausgewählte Gruppe von Personen zusammenbringen, um Informationen, Perspektiven und Daten auszutauschen und ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Ganz gleich, ob es darum geht, Entscheidungen zu treffen, Brainstorming zu betreiben oder Aktionspläne zu erstellen - das Ziel ist, dass sich alle Beteiligten produktiv fühlen.
Wie können Sie also effektive Meetings durchführen, die den Zyklus der Frustration durchbrechen? Schauen wir mal. 👀
Typen von Meetings
Entgegen der landläufigen Meinung beginnt die Vorarbeit für ein erfolgreiches Meeting viel früher als das Meeting selbst. Dies hängt weitgehend von der Art des Meetings ab, das Sie veranstalten.
Je nach dem angestrebten Ergebnis gibt es einige gängige Arten von Meetings die Sie für Ihr Team planen können. 🧑💻
1. Persönliche Meetings
**Bei diesen Meetings sind alle Teilnehmer physisch an einem Speicherort - in der Regel in den Büroräumen - versammelt
Persönliche Meetings, bei denen die Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen, ermöglichen ein Engagement in Echtzeit und machen Meetings produktiver. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, klar zu kommunizieren und sich effizient einzubringen, wodurch Missverständnisse vermieden werden.
Ohne die Barrieren digitaler Ablenkungen können Teilnehmer eher nonverbale Signale wahrnehmen, was die Interaktionen authentischer erscheinen lässt. Diese Einstellung ermöglicht eine sofortige Zusammenarbeit, indem sie das Freigeben von Ideen, Debatten und Diskussionen in Echtzeit ermöglicht.
Freundlicher Tipp: Führen Sie eine "Keine Geräte"-Regel ein, um Ablenkungen zu minimieren. Die Einstellung, dass Laptops und Telefone nicht benutzt werden dürfen, hilft allen, sich zu konzentrieren, und verringert die Gefahr unproduktiver Meetings.
Am besten geeignet für: Innovations- oder Brainstorming-Sitzungen, in denen kreative Lösungen für verschiedene Herausforderungen gefunden werden sollen. Es eignet sich auch für komplexe Entscheidungsfindungen mit funktionsübergreifenden Auswirkungen.
2. Virtuelle Meetings
Virtuelle Meetings oder Remote Meetings sind der Inbegriff von Flexibilität. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, von jedem beliebigen Ort und mit jedem beliebigen Gerät, wie z. B. einem Mobiltelefon, Laptop oder Tablet, teilzunehmen. Diese Meetings werden digital über eine Video-/Audio-Konferenzplattform abgehalten.
Virtuelle Meetings sparen Kosten für die Anmietung von Konferenzräumen, vor allem für Unternehmen mit einer internationalen Belegschaft. Dank ihrer Flexibilität können Teams sofortige Entscheidungen treffen und vermeiden den Aufwand, ein persönliches Meeting zu organisieren.
Die Teilnehmer müssen nicht mehr an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit anwesend sein, was die Organisation erleichtert. Instanz kann der Gastgeber das Meeting leicht nachverfolgen, indem er KI für Meeting-Notizen .
🔍 Am besten geeignet für: Schnelle Sprints wie Projektaktualisierungen oder Berichterstellungen für Aufgaben und Meetings unter vier Augen mit entfernten Teams.
3. Hybride Meetings
Hybride Meetings entstanden als Notwendigkeit nach dem pandemiebedingten Stillstand. Aber sie spielen auch heute noch eine wichtige Rolle. Und warum? Promoleaf-Berichte dass mindestens 52 % der Erwachsenen in den USA ihren Arbeitsplatz aufgeben würden, wenn sie ganztägig vom Büro aus arbeiten müssten.
Hybride Arbeit ist also ein guter Kompromiss. Hybride Meetings sind ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen - von multinationalen Unternehmen bis hin zu virtuellen Organisationen - einsetzen, um mit zunehmend globalen Teams zusammenzuarbeiten.
**An diesen Meetings nehmen in der Regel sowohl persönliche als auch entfernte Teilnehmer teil
Wie bei Einstellungen aus der Ferne ist auch bei hybriden Setups eine Unterbrechung der Meetings nicht garantiert. Mit einer leistungsfähigen Videokonferenzplattform und einer stabilen Verbindung zum Internet lassen sich diese Meetings jedoch besser organisieren.
Am besten geeignet für: Teams mit einer Mischung aus Präsenz- und Fernteilnehmern; große Organisationen mit globalen Teams; Situationen, in denen Flexibilität der Schlüssel ist; und Meetings, die Beiträge von Interessengruppen erfordern, die nicht physisch anwesend sind, aber für die Entscheidungsfindung wichtig sind.
📖 Lies auch: Wie Sie den richtigen Meeting-Rhythmus für Ihr Team wählen
Planung und Vorbereitung für effektive Meetings
Wie bereits erwähnt, entscheidet die Vorbereitung darüber, ob ein Meeting effektiv ist oder nur ein weiteres schwarzes Loch für die Zeit und die Ressourcen Ihres Teams.
Aber der erste sichere Weg, ein großartiges Meeting zu leiten, besteht darin, selbst einige tiefgreifende Arbeiten zu erledigen.
Hier sind einige Dinge, die Sie beim Planen und vorbereitung auf Ihr Meeting .🙋
Klare Ziele für das Meeting festlegen
Legen Sie zunächst die Ziele fest, die Sie mit diesem Meeting erreichen wollen. Überlegen Sie dann, ob das angestrebte Ergebnis "wirklich" die aktive und zeitnahe Beteiligung Ihres Teams erfordert.
Sie könnten sich auch fragen, ob eine Unterhaltung per E-Mail oder ein Memo das gleiche Ergebnis erzielen könnten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, ob das Ziel zeitkritisch ist und sofortiges Handeln erfordert.
Wenn Ihre Antwort auf beide Fragen ein klares Ja ist, ist es an der Zeit, Ihr Meeting zu strukturieren.
Eine effektive Meeting-Agenda erstellen
Sobald Sie ein klares Ziel für Ihr Meeting haben, erstellen Sie eine Tagesordnung in der die wichtigsten Themen aufgeführt sind, wer sie besprechen sollte und welche Rollen (und von wem) erfüllt werden müssen.
Sie können noch einen Schritt weiter gehen und die Elemente der Tagesordnung nach Prioritäten ordnen und jedem Element einen Zeitrahmen zuweisen, innerhalb dessen es besprochen werden muss.
Halten Sie diese Checkliste bereit, wenn Sie Ihre nächste Sitzung vorbereiten meeting-Agenda :
- Zugewiesene Redner, die bestimmte Themen ansprechen
- Zeit und Speicherort des Meetings
- Dauer des Meetings
- Relevante Hintergrundinformationen zum Thema
Hier, ClickUp Dokumente ist Ihr perfekter Begleiter für die Planung von Meetings und die Erstellung von Tagesordnungen, die Koordinierung des Zeitplans Ihres Teams und die Zuweisung wiederholender Aufgaben auf der Grundlage der Ergebnisse des Meetings.
Arbeiten Sie mit Ihrem Team mit ClickUp Docs zusammen, um eine produktive Diskussion zu gewährleisten
Die ClickUp Agenda Vorlage hilft Ihnen, Ihre Meetings effizienter zu gestalten, indem es Ihnen ermöglicht, Ziele zu verfolgen, eine klare Struktur für Meetings zu erstellen und Aufgaben und Elemente zuzuweisen - alles an einem Ort.
Ich habe zweiwöchentliche Meetings mit meinem Vorgesetzten und wir verwenden ClickUp für unsere Agenda. Ich habe das Gefühl, den Überblick zu behalten, weil alle meine Anfragen für Ereignisse und Präsentationen hier zusammen mit einem aktuellen Status-Indikator gespeichert sind, den sie abrufen kann.
Michael Turner, stellvertretender Direktor, Career Communities
Die richtigen Meeting-Teilnehmer einladen
Wie bei jedem Ereignis ist Ihre Liste der Gäste ausschlaggebend für den Erfolg (sprich: die Effektivität) der Veranstaltung.
Am Arbeitsplatz bedeutet dies, dass Sie den richtigen Anteil aus jeder Gruppe - Entscheidungsträger, Fachexperten, Ausführende und natürlich den Organisator - zusammenstellen müssen. Zu viele Entscheidungsträger könnten zu einer Pattsituation führen und Diskussionen über die Durchführung verzögern.
Andererseits ist es von entscheidender Bedeutung, dass bei Brainstorming-Meetings Stakeholder mit unterschiedlichen Perspektiven einbezogen werden. Als Faustregel gilt: Laden Sie so viele Personen ein, wie zum Erreichen Ihres Ziels erforderlich sind
Wussten Sie schon? Die Richtlinie für Two-Pizza-Meetings besagt, dass an Meetings nicht mehr Personen teilnehmen sollten, als für zwei Pizzen Platz haben. Diese Regel beruht auf der Vorstellung, dass kleinere Meetings produktiver und effektiver sind als größere. Diese Regel wird oft Jeff Bezos, dem Gründer von Amazon, zugeschrieben.
Planen Sie Meetings mit Bedacht
Wenn Sie Meetings zu günstigen Zeiten ansetzen, bleiben die Teilnehmer engagiert und konzentriert, was letztlich zu mehr Erfolg führt produktive Diskussionen und die Ergebnisse des Meetings.
Holen Sie zunächst die Zustimmung der Mitglieder ein, deren Zeitplan am ehesten gestört werden könnte, z. B. Teilnehmer eines Meetings, die an einem anderen Ort und in einer anderen Zeitzone arbeiten.
💡Pro-Tipp: Meeting-Zeitpläne können die Gesamtenergie und Produktivität Ihrer Team-Mitglieder bestimmen. Untersuchungen haben ergeben der Harvard Business Review kann die Planung von Meetings mit hohem Tempo zu einem Zeitpunkt, an dem Ihr Team am wenigsten unter dem Druck der Workload steht, dessen Energie und Produktivität steigern.
Ganz gleich, ob Sie wöchentliche StandUp-Calls oder Ad-hoc-Notfallteamsitzungen organisieren, es ist mühsam, den Zeitplan jedes Teilnehmers zu überprüfen, um einen idealen Zeitpunkt für ein Meeting zu finden.
ClickUp Kalender Ansicht
Mit der ClickUp Kalender Ansicht können Sie Ihre Kalender und die Ihres Teams an einem Ort zentralisieren.
Benutzerdefinierte ClickUp Kalender-Ansicht mit Umschaltern für die tägliche, wöchentliche und monatliche Ansicht
Sie können Ihren Zeitplan sogar mit einer einfachen Drag-and-Drop-Aktion bearbeiten. Die Kalender-Ansicht sorgt für die Synchronisierung aller Beteiligten, sodass Ihr gesamtes Team buchstäblich auf der gleichen Seite steht.
ClickUp Meetings Vorlage
Optimieren Sie Ihre Meetings von Anfang bis Ende mit der ClickUp Meetings-Vorlage
Die ClickUp Meetings Vorlage macht Ihre Meetings effizienter. Sie können damit Ihre Agenda verwalten, Notizen machen und Nachverfolgungen durchführen, so dass Sie alle wichtigen Details immer zur Hand haben.
Sie können die Vorlage ganz einfach an die Anforderungen Ihres Meetings anpassen und sicherstellen, dass alle wichtigen Themen abgedeckt sind. Der Abschnitt für Notizen eignet sich perfekt, um wichtige besprochene Punkte festzuhalten, während der Abschnitt für die Nachbereitung Elemente und Verantwortlichkeiten klar festhält, sodass Sie leicht den Überblick über die nächsten Schritte behalten.
🧠 Wussten Sie schon? A studie von Fellow berichtet, dass die beste Zeit für Meetings am Vormittag ist, insbesondere zwischen 10 und 12 Uhr. Während Montagmorgen die schlechteste Zeit für Meetings ist, gilt Dienstag als die idealste.
Effektive Meetings durchführen
Schaffen Sie zu Beginn Ihres Meetings den richtigen Präzedenzfall.
Im Folgenden finden Sie einige Grundsätze, die Sie bei der Durchführung Ihres nächsten Meetings beachten sollten. 📋
Pünktlich beginnen
Wenn Sie Ihre Meetings pünktlich beginnen, können Sie die Tagesordnung gut einhalten. Es zeugt auch von Respekt und Achtsamkeit gegenüber der Zeit der Teilnehmer.
Rollen zuweisen
Die meisten Meetings sind dynamisch, da sich neue Entwicklungen spontan ergeben. Um den Schwung aufrechtzuerhalten, sollten Sie diese Diskussionen in umsetzbare Ergebnisse für Ihr Team umwandeln.
Mit ClickUp Meetings können Sie diese Mitbringsel leicht in Aufgaben umwandeln.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie detaillierte Aktionspunkte direkt aus Ihren Meeting-Notizen erstellen und so sicherstellen, dass nichts vergessen wird.
Verwenden Sie verschiedene Arten von ClickUp Aufgaben, um die Nachverfolgung von Aufgaben zu vereinfachen
Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, können Sie sie delegieren mit ClickUp Kommentare zuweisen ermöglicht es Ihnen, Teammitgliedern direkt in den Kommentaren zu einer Aufgabe bestimmte Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
Stakeholder für ihre Aufgaben mit ClickUp Assign Comments zur Verantwortung ziehen
📖 Auch gelesen: 10 kostenlose Vorlagen für Notizen zu Meetings, um ein besseres Meeting-Protokoll zu erstellen
Förderung der Zusammenarbeit
Der wahre Maßstab für den Erfolg eines Meetings ist, wie viel sinnvolle Zusammenarbeit es ermöglicht. Sie können dies erreichen, indem Sie verschiedene Perspektiven zu den Diskussionsthemen einladen oder den Teilnehmern sogar Handlungselemente zuweisen.
ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle
Vereinfachen Sie alles von der Aufzeichnung von Meeting-Protokollen bis zur Zuweisung von Elementen mit der Vorlage für Meeting-Protokolle
Die ClickUp Meeting-Protokoll Vorlage bietet eine nahtlose Möglichkeit, Ihre Meetings zu dokumentieren. Sie können die Teilnehmer einfach protokollieren und sicherstellen, dass alle Anwesenden bestätigt werden. Die Vorlage ermöglicht detaillierte Notizen zu jedem Element der Tagesordnung und hält die wichtigsten Diskussionen und Entscheidungen fest.
Dank des kollaborativen Designs der Vorlage können mehrere Benutzer in Echtzeit Beiträge leisten und bearbeiten, sodass Ihr Team stets auf dem gleichen Stand bleibt. Die Vorlage ermöglicht auch die Nachverfolgung von Schlüsselergebnissen und Erkenntnissen und bietet damit eine wertvolle meeting-Zusammenfassung für Interessenvertreter, die nicht teilnehmen konnten.
Meeting-Zeit richtig verwalten
Der beste Weg, ein Meeting effektiv zu gestalten, ist die Einstellung und Einhaltung der Zeit, die für jedes Element der Tagesordnung vorgesehen ist.
Dies könnte aber auch bedeuten, dass Sie eine gesunde Debatte moderieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die Diskussionen nicht vom eigentlichen Thema abschweifen. Erwägen Sie die Aufnahme eines Moderators in die Liste der Teilnehmer, wenn Sie als Organisator auch an der Entscheidungsfindung beteiligt sind.
Nachbereitung und Rechenschaftspflicht nach Meetings
Jetzt, wo das Meeting vorbei ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Hier beginnen Sie mit der Nachverfolgung der Ergebnisse, die Sie mit dem Meeting erreichen wollten.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Meetings analysieren und sicherstellen können, dass sie zu sinnvollen Ergebnissen führen. 🎯
Ergebnisse des Meetings zusammenstellen
Die tatsächliche Effektivität eines Meetings lässt sich an den Ergebnissen messen, die jeder Teilnehmer mitnimmt. **Ein Meeting erweist sich nur dann als produktiv, wenn es zu substanziellen Zielen oder Aktionsplänen führt, auf die man hinarbeiten kann
Die Zusammenfassung Ihres Meetings muss in umsetzbare Ergebnisse für jeden Teilnehmer umgewandelt werden. Bei längeren Diskussionen kann man leicht den Überblick über die Feinheiten der Unterhaltung verlieren. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein bestimmtes Element der Tagesordnung zwar angesprochen, aber nicht behandelt wurde.
Für diejenigen, die die Aufgabe haben, zusammenzufassen meeting-Ergebnisse müssen Sie nicht mehr alle Details manuell durchgehen.
Mit ClickUp Gehirn mit ClickUp Brain, einem eingebauten KI-Assistenten, können Sie Notizen zu Meetings zusammenfassen, ohne einen Beat (oder einen Leckerbissen aus der Unterhaltung) zu verpassen.
Schnellerer Zugriff auf Erkenntnisse und Maßnahmen aus Meeting-Notizen mit ClickUp Brain
Zusätzlich kann die ClickUp Meeting-Berichtsvorlage ist ebenfalls ein großartiges tool für die schnelle Zusammenfassung und Erfassung von Meeting-Daten - von der Art des Meetings, dem Speicherort und der Dauer bis hin zur Anzahl der Teilnehmer.
Automatisierung der Delegation von Aufgaben
Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass diese Meeting-Ergebnisse nicht nur auf dem Papier stehen. Sie müssen in den täglichen Workflow integriert werden, um aussagekräftige Meeting-Ergebnisse zu erzielen. Sie können verwenden ClickUp-Automatisierungen um Aufgaben zuzuweisen und Wiedervorlagen zu planen, wann immer dies erforderlich ist.
Die Verwendung von Automatisierungen zusammen mit ClickUp Brain trägt dazu bei, die Effektivität Ihres Meetings zu maximieren und Sie zu entlasten.
Verwalten Sie ClickUp Automatisierungen, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und die Konsistenz bei wiederkehrenden Meetings zu wahren
Fortschritt überwachen
Schließen Sie die Lücke zwischen Entscheidungen und Maßnahmen, indem Sie die Aufgaben aus Ihrem Meeting weiterverfolgen.
Dies könnte die regelmäßige Überwachung des Status von Aufgaben oder die Planung von Meetings unter vier Augen mit dem Mitarbeiter, wenn ein Eingreifen erforderlich ist. Sie können die Häufigkeit dieser Besprechungen je nach Komplexität der Aufgabe und der beteiligten Personen festlegen.
Eine gute Praxis ist es, in Teams zu arbeiten und "Partner" zu bestimmen, die allein daran arbeiten können, Hindernisse zu erkennen und Abhilfemaßnahmen zu schaffen.
Wenn Teams sich zu sehr auf bestimmte Projektsegmente konzentrieren, verlieren sie oft den Blick für das große Ganze. Diese eingeschränkte Sichtweise kann sie daran hindern, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die die Entscheidungsfindung beschleunigen könnten. ClickUp Dashboards ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, das Ihrem Team hilft, die Planung und Leistung von Projekten zu verbessern, Sprints besser zu verwalten und die Arbeit zu priorisieren, indem es die Arbeit visualisiert.
Verwandeln Sie Daten in umsetzbare Erkenntnisse mit ClickUp Dashboards
Es schlüsselt den Status der verschiedenen Aufgaben innerhalb Ihrer Projekte auf, um eine umfassende Ansicht der überfälligen Aufgaben zu bieten und hilft Ihnen, die Ressourcen entsprechend zuzuweisen.
Measuring Meeting Effectiveness
Die Messung der Effektivität Ihrer Meetings ist nicht nur eine Übung in Eitelkeit. Betrachten Sie es stattdessen als ein Audit.
Je mehr Sie verstehen, was den Erfolg eines Meetings ausmacht, desto besser werden Ihre Meetings sein. Lassen Sie uns die Metriken aufdecken, die Sie auf die Karte setzen müssen, um die Effektivität eines Meetings zu messen. 📊
- Pünktlichkeit: Vergleichen Sie die Zeiten, zu denen Ihre Meetings beginnen oder enden sollten, mit denen, zu denen sie stattfanden. Überprüfen Sie, ob Sie Ihre Tagesordnung in der vorgesehenen Zeit abarbeiten konntenvorbereitung auf das Meeting *Ergriffene Maßnahmen: Verfolgen Sie die Elemente, die vor dem nächsten Meeting erstellt und geschlossen wurden. Auf diese Weise können Sie die Wirksamkeit der Nachbereitung Ihrer Meetings beurteilen und feststellen, wie Sie diesen Prozess verbessern können
- Gesammeltes Feedback: Stehen Sie hinter der Effektivität Ihrer Meetings. Nutzen Sie anonyme Umfragen, um etwaige Lücken zu ermitteln und zu schließen, damit sich die Teilnehmer engagiert und wertgeschätzt fühlen
- Das Verdienst der getroffenen Entscheidungen: Verfolgen Sie Meetings, in denen wichtige Entscheidungen getroffen wurden, um Einblicke in die für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlichen Prozesse und Personen zu gewinnen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob diese Entscheidungen Ihren Zielen dienlich sind oder in Zukunft überdacht werden müssen
- Erreichtes Engagement: Erkennen Sie Meetings, die ein hohes und sinnvolles Engagement erzeugen, um eine Vorlage für eine produktive Zusammenarbeit zu schaffen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um zukünftige Meetings zu verbessern und ein engagierteres und effektiveres Team-Umfeld zu fördern
Best Practices für bestimmte Arten von Meetings
Jedes Meeting ist anders - und dementsprechend variiert auch das, was ein Meeting produktiv macht. Die goldenen Regeln für die Planung und Durchführung erfolgreicher Meetings hängen von einigen Best Practices ab.
Lassen Sie uns effektive Meeting-Strategien erkunden, die die Leiste für all Ihre Meetings höher legen können:
🤝 Optimierung von persönlichen Meetings
- Ziel definieren: Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer während des Meetings etwas von Wert hinzufügen oder mitnehmen kann. Noch wichtiger ist jedoch, dass alle Teilnehmer wissen, was mit dem Meeting erreicht werden soll
- Gestalten Sie die richtige Meeting-Umgebung: Schaffen Sie eine Atmosphäre, die Engagement und Produktivität fördert, egal ob es sich um ein formelles Setup im Sitzungssaal oder einen zwanglosen Space für eine Brainstorming-Sitzung handelt
- Bekämpfen Sie die Ermüdung von Meetings: Bauen Sie interaktive Elemente oder Aktivitäten ein, um das Energieniveau hoch zu halten und das Engagement der Teilnehmer auch bei längeren Sitzungen aufrechtzuerhalten
🤝 Bessere Erfahrungen mit virtuellen Meetings
- Fassen Sie sich kurz: Planen Sie kurze Meetings, die zu effektiven Ergebnissen führen. Stundenlanges Starren auf den Bildschirm ist anstrengend, also verwandeln Sie diesen 3-Stunden-Marathon in eine 30-minütige Aufholjagd, indem Sie Ihre Tagesordnung kürzen
- Wählen Sie Ihre Teilnehmer klug aus: Limitieren Sie die Nummer der Teilnehmer, um die Effektivität zu maximieren. Wenn Sie nicht gerade ein unternehmensweites Ereignis ausrichten, sollten Sie die Liste der Teilnehmer auf maximal sieben beschränken, insbesondere bei Meetings mit Entscheidungsfindung
- Fördern Sie den Einbezug der Teilnehmer: Beziehen Sie die Teilnehmer bei virtuellen Meetings aktiv ein. Es liegt an den Organisatoren und Leitern, die Unterhaltung und Interaktion zwischen den Teilnehmern zu fördern
🤝 Hybrid Meetings optimal nutzen
- Etikette für Meetings festlegen: Entscheiden Sie, ob Sie Video und andere Richtlinien verwenden möchten. Die Festlegung von Meeting-Etiketten trägt dazu bei, zu standardisieren, was akzeptabel ist und was nicht, so dass die Teilnehmer - ob per Fernzugriff oder vor Ort - besser zusammenarbeiten können
- Sichtbarkeit für alle verbessern: Stellen Sie sicher, dass sich jeder Teilnehmer einbezogen fühlt. Insbesondere wenn persönliche Unterhaltungen die Beiträge von Teilnehmern aus der Ferne überschatten, schafft die obligatorische Verwendung von Video ein gerechteres Feld der Zusammenarbeit
- Erhöhen Sie das Engagement: Bekämpfen Sie die Trennung von Speicherorten und verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teammitglieder. Nutzen Sie Tools wie Echtzeitabstimmungen, um die Distanz zu überwinden, die entfernte Teilnehmer empfinden
Häufige Herausforderungen bei Meetings überwinden
Unabhängig von der Art Ihres Meetings ist es nicht ohne Herausforderungen. Selbst die am besten geplanten Meetings können in die Irre führen. Lassen Sie uns einige der häufigsten Herausforderungen für effektive Meetings erkunden. ⚠️
Umgang mit Personen, die Diskussionen dominieren
Der Vorteil von Meetings liegt in ihrer Fähigkeit, verschiedene Perspektiven einzubringen.
Wenn also eine oder zwei dominante Stimmen die Diskussion monopolisieren, bleibt wenig Space für andere Perspektiven. Das Ergebnis? Erkenntnisse, die oberflächlich, eindimensional und letztlich wenig hilfreich sind.
Es liegt an Ihnen als Gastgeber des Meetings, die vorherrschenden Ansichten innerhalb des Meetings genau im Auge zu behalten.
Die Lösung
✅ Richten Sie mehr offene Fragen an die nicht-dominanten Stimmen
✅ Laden Sie andere Ansichten ein, wenn eine Meinung unumstritten ist
✅ Verwenden Sie interaktive tools wie Umfragen für eine ausgewogene Beteiligung und ein Engagement
📖 Lies auch:* Wie man effektiv an Meetings teilnimmt Inklusivität herstellen
Inklusivität kann verschiedene Formulare annehmen, je nach Art des Meetings. In Entscheidungsfindungsdiskussionen kann sie zum Beispiel darin bestehen, jüngere Mitglieder des Teams einzuladen, ihre neuen Perspektiven freizugeben, bevor die Teamleiter ihre Erkenntnisse einbringen können.
Bei hybriden oder virtuellen Meetings können virtuelle Teilnehmer aufgefordert werden, ihre Meinungen freizugeben, ohne von den persönlichen Teilnehmern unterboten zu werden.
Die Lösung
✅ Schaffen Sie Prozesse für das Engagement im Rahmen des Meetings
✅ Integrieren Sie die für diese Interaktionen vorgesehene Zeit in Ihre Tagesordnung
Nachverfolgung von Diskussionen
Meetings ohne Tagesordnung sind wie Unterhaltungen in der Kneipe - Klatsch und Tratsch.
Nur dass die Teilnehmer Ihres Meetings eine sinnvolle Unterhaltung erwarten. Schließlich nehmen sie sich Zeit von ihrer Arbeit, um an dem Meeting teilzunehmen.
Selbst mit einer Tagesordnung überschreiten Meetings manchmal die vorgeschriebene Zeit oder verpassen wichtige Aktualisierungen, so dass alle frustriert sind.
Die Lösung
✅ Ernennen Sie einen Meeting-Moderator, um die Diskussionen auf Kurs zu halten
✅ Weisen Sie jedem Element der Tagesordnung ein zeitliches Limit zu
✅ Wenn Ideen abseits des Themas aufkommen, lenken Sie die Unterhaltung um, aber halten Sie sie im Meeting-Protokoll fest
Schluckauf bei technischen Problemen
Technische Pannen sind eine häufige Hürde bei Meetings.
Im besten Fall verzögern sie den Flow von Diskussionen, im schlimmsten Fall bringen sie den Fortschritt von Meetings völlig zum Erliegen. Die Ausstattung Ihrer Mitglieder mit besseren Meeting-Technologien und die Planung von Eventualitäten sind hier unverzichtbar.
Die Lösung
✅ Führen Sie vor Meetings technische Audits durch, insbesondere vor Ereignissen, bei denen viel auf dem Spiel steht
✅ Legen Sie die Meeting-Etikette fest, z. B. wann Mikrofone stummgeschaltet werden oder welche Hintergründe zu verwenden sind
📖 Lies auch: Wie man Meetings in ClickUp verwaltet Planen und Durchführen effektiver Meetings mit ClickUp
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass effektive Meetings einen spürbaren oder sinnvollen Einfluss auf Ihre Arbeit oder Ihre Dienstleistung/Ihr Produkt haben.
Das bedeutet, dass selbst die Planung eines Meetings wie ein Video in umgekehrter Reihenfolge abläuft - Sie beginnen mit dem Ergebnis, planen, wie Sie dorthin gelangen (und mit wem), und wo Sie begonnen haben.
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