Möchten Sie eine Nachricht in Microsoft Teams senden, aber es ist gerade nicht der richtige Zeitpunkt? Vielleicht ist es schon spät oder Ihr Team befindet sich in einer anderen Zeitzone.
Keine Sorge! Sie können Nachrichten in Teams ganz einfach planen und genau dann versenden, wenn Sie sie benötigen.
Dieses Feature stellt sicher, dass Ihr Team Ihre Chat-Nachricht zum richtigen Zeitpunkt erhält, sodass niemand etwas verpasst. Unabhängig davon, ob Sie die Teams-App oder Teams Mobile verwenden, ist es ganz einfach, eine benutzerdefinierte Einstellung für Ihre geplante Nachricht festzulegen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Nachrichten in Microsoft Teams planen können, geben Ihnen einige Tipps und besprechen einige Limite des Features zum Planen von Nachrichten.
Wie plant man Nachrichten in Teams?
Das Planen von Nachrichten zeugt von Respekt für die Arbeitsgrenzen Ihres Teams und fördert die Zusammenarbeit zum richtigen Zeitpunkt. Mit der Microsoft Teams-Anwendung benötigen Sie nur wenige Klicks, um Nachrichten zu planen.
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Sind Sie frustriert über die eingeschränkten Möglichkeiten zur Planung von Nachrichten in Teams? Mit der kostenlosen Instant Message Vorlage von ClickUp können Sie die Kommunikation Ihres Teams ganz einfach planen, organisieren und optimieren – ohne Chaos und verpasste Nachrichten.
Sie können Chat-Nachrichten über die mobile App und die Desktop-Version von Teams planen. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Nachrichten mit der Desktop-Version von Teams planen, bearbeiten oder neu planen können.
1. Senden Sie eine geplante Nachricht zum Chatten
- Verfassen Sie eine Nachricht im Chatfeld für Ihr Team und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche „Senden“.
- Sie können dann ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit aus der Popup-Box „Senden planen“ auswählen.
- Sobald Sie eine Zeit ausgewählt haben, tippen Sie auf die Schaltfläche „Zur geplanten Zeit senden“, um Nachrichten zu planen.
Und schon sind Sie fertig! Sie haben eine Nachricht für Ihr Team geplant, und die verzögerte Nachricht wird automatisch zum geplanten Zeitpunkt an die betreffende Person übermittelt.
2. Ändern Sie den Versandzeitpunkt Ihrer Nachricht beim Chatten
Angenommen, Sie haben aufgrund von kurzfristigen Änderungen versehentlich eine falsche Uhrzeit oder ein falsches Datum geplant. In der Teams-App können Sie die Zustellzeit Ihrer Chat-Nachrichten ganz einfach neu planen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die geplante Nachricht und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Aus denselben Optionen können Sie auf „Löschen“ tippen, wenn Sie die geplante Nachricht löschen möchten.
- Um einen neuen Termin festzulegen, wählen Sie den Abwärtspfeil neben der Option für das geplante Datum und die geplante Uhrzeit aus.
- Es erscheint ein Popup-Menü mit Zeit- und Datumsoptionen, aus denen Sie einen anderen Zeitrahmen auswählen können.
- Ändern Sie Datum und Uhrzeit, und schon sind Sie fast fertig.
- Wählen Sie „Weiter“ und klicken Sie auf „Erledigt“, um die Aktualisierung zu speichern. Ihre geplanten Nachrichten werden zum neuen Zeitpunkt zugestellt.
3. Planen Sie täglich wiederkehrende Chat-Nachrichten
Um täglich wiederkehrende Nachrichten in Teams zu planen, können Sie Power Automate verwenden.
- Gehen Sie zur Power Automate-Website und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft Teams-Konto an.
- Tippen Sie auf „Erstellen“ und wählen Sie „Geplanter Cloud Flow“ aus.
- Anschließend müssen Sie einen Namen für den Flow auswählen (z. B. „Tägliches Update zu Kaltakquise-E-Mails“).
- Wählen Sie ein Startdatum, eine Startzeit und Wiederholungsoptionen aus. Sie können wiederkehrende Nachrichten nur für bestimmte Tage oder für alle Arbeitstage der Woche planen.
- Wenn Sie die Planung einer benutzerdefinierten Zeit erledigt haben, klicken Sie auf „Erstellen“ und wählen Sie „Neuer Schritt“.
- Ihnen werden mehrere Aktionen angeboten, aus denen Sie „Nachricht im Chat oder Kanal posten“ auswählen können.
- Unter der Option „Posten als“ können Sie zwischen „Benutzer“ und „Flow-Bot“ wählen.
- Wählen Sie dann in der Option „Posten in“ den Kanal aus.
- Wählen Sie Ihr bevorzugtes Team und Ihren bevorzugten Kanal aus und verfassen Sie dann Ihre geplante Nachricht.
- Klicken Sie auf „Speichern“ und schon kann es losgehen! Diese wiederkehrenden Nachrichten werden automatisch zum festgelegten Zeitpunkt versendet.
So einfach ist es, mit der Teams-App geplante Nachrichten zu versenden.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Vorlage für einen Kommunikationsplan, um interne und externe Kommunikationsstrategien zu skizzieren und wichtige Informationen an einem zentralen Speicherort zu konsolidieren, damit sie leicht zugänglich sind.
Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Teams für die Kommunikation
Obwohl die Verwendung von Teams zum Planen von Nachrichten großartig klingt, hat diese Business-Messaging-App einige Limite, die sich auf die Effizienz und Zusammenarbeit eines Teams auswirken können. Hier sind einige Nachteile der Teams-App, die Sie kennen sollten, bevor Sie Teams als Ihr zentrales Kommunikationstool auswählen:
- Komplexes Setup: Das Setup für den Chat kann für Teammitglieder schwierig und zeitaufwändig sein. Sie müssen sich zwischen verschiedenen Kanälen und Teams entscheiden, und das Erstellen doppelter Kanäle erfordert manuellen Aufwand.
- Begrenzte Anzahl von Kanälen: Microsoft Teams erlaubt nur die Verwaltung von 200 Standard-Chat-Kanälen und 30 privaten Chat-Kanälen. Diese begrenzte Anzahl von Kanälen reicht für große Unternehmen mit vielfältigen Teams und Abteilungen möglicherweise nicht aus.
- Ineffiziente Berechtigungseinstellungen: Das Freigeben von Dateien und Kanälen ist in MS Teams super einfach, aber Sie können nicht wirklich kontrollieren, wer was sieht. Standardmäßig hat jeder Zugriff auf Alles, was gut funktioniert, bis Sie mehr Kontrolle benötigen. Angenommen, Sie holen einen Berater für ein Projekt hinzu. Dieser kann dann auch andere Projekte sehen. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, jemandem Zugriff auf einen einzelnen Kanal zu gewähren oder Berechtigungen benutzerdefiniert anzupassen.
- Eingeschränkte Organisationsmöglichkeiten: Dateien, die Sie in Ihren Unterhaltungen freigegeben haben, werden im Stammordner des Kanals abgelegt. Wenn Sie versuchen, diese Dateien in gut organisierte Ordner zu kategorisieren, können die Dateiverknüpfungen in den Unterhaltungen unterbrochen werden, und Sie könnten möglicherweise die Dateien verlieren.
- Unbefriedigende Online-Meeting-Erfahrung: Microsoft Teams hat zwar große Fortschritte bei seinen Features gemacht, aber die Online-Meeting-Erfahrung ist immer noch umständlich. Einige Features sind nicht intuitiv, wie beispielsweise die Unmöglichkeit, während Meetings Notizen in OneNote zu machen.
Sie können die Microsoft Teams-Plattform immer noch nicht ganz verlassen? Wir haben die Lösung für Sie! Mit der ClickUp Microsoft Teams-Integration können Sie unbegrenzt Nachrichten versenden, den Zugriff kontrollieren, Unterhaltungen organisieren und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern verbessern.
📮ClickUp Insight: Etwa 41 % der Fachkräfte bevorzugen Instant Messaging für die Kommunikation im Team. Obwohl dies einen schnellen und effizienten Austausch ermöglicht, sind die Nachrichten oft über mehrere Kanäle, Threads oder Direktnachrichten verteilt, was das spätere Auffinden von Informationen erschwert.
📊 Möchten Sie sich ein umfassendes Bild machen? Holen Sie sich den Bericht „The State of Workplace Communication Report” von ClickUp und erfahren Sie, was Teams wirklich ausbremst.
Wann immer es einen neuen Kommentar, Anhang, Link, Status oder eine Änderung des Mitarbeiters in ClickUp-Projekten gibt, werden Ihre Teamkollegen automatisch in Ihrem Microsoft Teams-Kanal benachrichtigt. Dies ist eine viel bessere Möglichkeit, alle Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse zu vermeiden.
Darüber hinaus können Ihre Teammitglieder dank der umfangreichen Vorschau-Links von ClickUp mit einem einzigen Klick leicht erkennen, um welche Aufgabe es sich handelt. Außerdem werden alle zusätzlichen Informationen automatisch in den ClickUp-Links auf Ihren Teams-Kanälen aktualisiert.
Verbesserung der Teamkommunikation mit ClickUp
ClickUp zeichnet sich als beste Software für die Zusammenarbeit im Team aus, da es die Limite der Teams-App überwunden hat.
Es bietet eine umfassende Reihe von Features, mit denen Ihre Teamkollegen über E-Mails, Chat, Video- und Audioclips sowie Kommentare kommunizieren können – alles über eine einzige Plattform.
Das Beste daran ist, dass diese Features nahtlos in die Software für Projektmanagement von ClickUp integriert sind, wodurch eine Verbindung zwischen Ihrer Kommunikation und Ihren Aufgaben hergestellt wird und Silos aufgebrochen werden.
1. ClickUp-Chat
Das allererste ClickUp-Feature, mit dem Sie Kommunikation und Zusammenarbeit auf die nächste Stufe heben können, ist ClickUp Chat.
ClickUp Chat vereint Chat und Arbeit auf einer Plattform, wodurch Ineffizienzen reduziert, unübersichtliche Kommunikation vermieden und die Produktivität Ihrer Teams wie nie zuvor gesteigert wird.
Das Beste daran? Sie können Aufgaben mit Nachrichten verbinden, damit kein Kontext verloren geht.
Wenn Sie einen neuen Client gewonnen haben oder Informationen über ein neues Feature des Produkts freigeben möchten, können Sie dafür spezielle Kanäle nutzen. Auf diese Weise können Sie wichtige Ankündigungen, Updates und Diskussionen mit Ihrem Team teilen und alle auf dem Laufenden halten.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie die Instant Message Vorlage von ClickUp , um Nachrichten-Threads an einem zentralen Speicherort zu organisieren und die Nachverfolgung von Unterhaltungen zu gewährleisten. Verpassen, übersehen oder vergessen Sie nie wieder eine wichtige Nachricht.
2. ClickUp-Kommentare
Mit ClickUp Comments können Sie ganz einfach Fragen stellen und beantworten, Feedback geben und erhalten, Maßnahmen genehmigen, schnelle Erfolge würdigen und Herausforderungen innerhalb von Aufgaben angehen. Dieses Feature trägt langfristig zur Verbesserung der Teamkommunikation bei.
Sie können beispielsweise Kommentare zuweisen, damit das Mitglied des Teams eine Aktion abschließt, bevor die Aufgabe geschlossen werden kann. Später können Sie den Kommentar auch lösen, sobald er erledigt ist, oder ihn direkt im selben Kommentar einem anderen Mitarbeiter zuweisen.
Sie können auch Thread-Kommentare verwenden, um Ihre Kommentare in Aufgaben, Dokumenten und Bildern zu organisieren, indem Sie Ihre Antworten verschachteln. Starten Sie außerdem einen neuen Chat-Thread unter einem übergeordneten Kommentar, um eine fokussiertere Unterhaltung zu führen.
Außerdem können Sie mit ClickUp Comments kreativer auf die Beiträge Ihrer Kollegen zum Abschluss eines Geschäfts reagieren, indem Sie Emojis verwenden, was besser ist als Nur-Text.
Stellen Sie sich nun vor, dass sich Kommentare in Ihrem letzten Client-Bericht stapeln und Sie diese später bearbeiten müssen, ohne sie zu vergessen. Mit der Option „Erinnere mich“ können Sie ein Datum und eine Uhrzeit festlegen und diesen bestimmten Text in eine Erinnerung umwandeln. Und schon werden Sie zum ausgewählten Datum und zur ausgewählten Uhrzeit automatisch benachrichtigt, um den Kommentar zu bearbeiten!
Pigment suchte beispielsweise nach einer zentralen Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Unternehmens. Mithilfe der optimierten Kommunikationsplattform von ClickUp konnte Pigment die Effizienz der Kommunikation der Teams um 20 % steigern.
3. ClickUp Clips
Möchten Sie komplexere Ideen kommunizieren und dabei Verwirrung und endloses Hin und Her vermeiden?
Um ehrlich zu sein, eignet sich das Chatten am besten für kurze Nachrichten. Wenn Sie jedoch Ideen ausführlich darlegen, Zeit sparen und Mitglieder des Teams einbinden möchten, sind Videos die bessere Wahl.
Videoclips verhindern, dass Benutzer Informationen übersehen, und vertreiben gleichzeitig die Langeweile, da keine riesigen Textwüsten verschickt werden müssen. Hier sorgt ClickUp Clips mit einem breiten Bereich an Features für Klarheit bei den Themen:
- Clips erstellen: Tippen Sie auf das Video-Symbol in ClickUp Clips und klicken Sie auf „Aufnahme starten“, um Videos aufzunehmen und Ihre Gedanken klar zu freigeben.
- Clips teilen: Teilen Sie die Bildschirmaufzeichnungen mit Ihrem Team, indem Sie einen öffentlichen Link oder die eigentliche Video-Datei freigeben. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter schneller als bisher kommunizieren und arbeiten können.
- Feedback geben: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Video, um einen Kommentar hinzuzufügen und eine Unterhaltung zu starten. Sie können auch auf die Zeitleiste des jeweiligen Kommentars klicken, um den Abschnitt einfach erneut abzuspielen.
- Clips verwalten: Alle Clips, die Sie in einem Kommentar, einer Aufgabe oder einem Dokument erstellen, werden automatisch in den Clips Hub übertragen. Sie können dann Videoaufzeichnungen nach Belieben suchen, sortieren, visualisieren und organisieren und verlieren so keinen Clip aus den Augen.
Darüber hinaus kann ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent von ClickUp, Aufgaben weiter automatisieren und die Effizienz mit Clips auf folgende Weise verbessern:
- Automatische Transkription: ClickUp Brain transkribiert automatisch die gesamte Videoaufzeichnung, sodass Sie mühelos die Höhepunkte des Clips durchsehen, auf Zeitstempel klicken können, um im Video zu navigieren, und Ausschnitte kopieren können, um Ihre Teamkollegen auf den neuesten Stand zu bringen.
- Schnellzugriff: Sie können die KI zu jedem Thema aus dem Clip befragen, und ClickUp Brain findet sofort die relevanten Infos in Ihren Transkripten, was Ihrem Team Zeit und Aufwand spart.
4. ClickUp-Meetings
Verwandeln Sie unproduktive Diskussionen mit ClickUp Meetings in Interaktionen mit Wert.
Die Funktion ist in ClickUp Docs integriert und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, indem Sie während Meetings Tagesordnungen erstellen, Brainstorming betreiben, Aktionspunkte festlegen und wichtige Punkte zusammenfassen können.
Mithilfe von Beispielen für Meeting-Agenden und kostenlosen Vorlagen können Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Außerdem können Sie alle Teammitglieder in die Erstellung offener Agenden, das Erstellen von Notizen und das Einbringen von Ideen einbeziehen.
Sie können auch ClickUp Reminders verwenden, um sich selbst und die Teilnehmer an Anhänge, Termine und wiederkehrende Termine zu erinnern. Sobald Sie diese eingestellt haben, erhalten Sie Popup-Benachrichtigungen auf Ihrem Desktop, Browser oder Mobiltelefon, damit Sie pünktlich mit Ihren Meetings beginnen können.
Außerdem können Sie Meeting-Erinnerungen verschieben, Zurückstellen, delegieren, abhaken und verwalten – alles an einem Ort.
⚡️ Vorlagenarchiv: Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle, um wichtige Details wie Anwesenheit, Tagesordnung, umsetzbare Ergebnisse sowie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festzuhalten. Diese vorgefertigte Vorlage spart Zeit, unterstützt die Produktivität bei Meetings und hilft Ihnen, keine Details zu übersehen.
Das Tüpfelchen auf dem i? ClickUp lässt sich nahtlos in andere beliebte Alternativen zu Microsoft Teams wie Zoom und Slack integrieren, sodass Sie problemlos an Meetings teilnehmen, die Kommunikation verbessern und das Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Plattformen vermeiden können.
- Die ClickUp-Slack-Integration sorgt für Ordnung, indem Sie Aufgaben und Unteraufgaben direkt aus Slack-Kanälen und -Nachrichten erstellen können, sodass nichts verloren geht. Nachdem Sie ClickUp mit Slack synchronisiert haben, können Sie ClickUp-Aufgaben, Kommentare und Dokumentlinks ganz einfach in Slack freigeben. Sie sehen Details wie Status, Mitarbeiter und Prioritäten, um sofort mit der Arbeit daran zu beginnen.
- Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie müssen sofort ein Meeting starten, um Ihr Team über den Client-Bericht zu informieren. Mit der ClickUp-Zoom-Integration können Sie ein Meeting innerhalb von Aufgaben über die Zoom-Meeting-Schaltfläche oder den /zoom-Slash-Befehl starten. Der Link zum Meeting wird automatisch in einem Kommentar gepostet, sodass alle Beteiligten problemlos teilnehmen können, ohne die Plattform verlassen zu müssen.
Dieser breite Bereich an Features hilft Ihnen dabei, nur notwendige Meetings abzuhalten und die Abstimmung zwischen den Teammitgliedern zu fördern. Achten Sie jedoch darauf, effektive Kommunikationsstrategien zu implementieren, um eine kollaborative Problemlösungsumgebung zu fördern und Kommunikations-KPIs zu erreichen.
Für einen schnelleren Start können Sie die Vorlage für interne Kommunikationsstrategien und Pläne von ClickUp nutzen, um eine effektive Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung, der Führungsetage, den Führungskräften und allen Teammitgliedern aufzubauen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Definieren Sie klare Kommunikationsziele: Legen Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele fest, um Ihren Kommunikationsaufwand zu steuern.
- Entwickeln Sie einen umfassenden Kommunikationsplan: Legen Sie wichtige Nachrichten, Kanäle, Zeitleisten und Metriken zur Messung des Erfolgs fest.
- Nutzen Sie Tools für das Projektmanagement: Organisieren Sie kommunikationsbezogene Aufgaben, führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts durch und arbeiten Sie effektiv mit Ihren Team-Mitgliedern zusammen.
- Regelmäßige Überwachung und Anpassung: Bewerten Sie kontinuierlich die Wirksamkeit Ihres Kommunikationsplans und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, um die Übereinstimmung mit den Zielen sicherzustellen.
Mit ihren umfassenden Features erleichtert diese Vorlage die Festlegung intelligenter Kommunikationsziele für Ihre Teams und die Umsetzung eines Plans mit relevanten Metriken.
Optimieren Sie die Kommunikation des Teams mit ClickUp
Das Feature zum Planen von Nachrichten in Microsoft Teams ist ein wertvolles tool, mit dem Teams Nachrichten planen und versenden sowie Aufgaben effizient verwalten können.
Die Limite der Microsoft Teams-App können jedoch die Kommunikation behindern und die Effizienz beeinträchtigen, insbesondere wenn Sie mit größeren Teams zusammenarbeiten.
Hier hebt sich ClickUp von anderen Anbietern ab. Es bietet differenziertere Kommunikationsfunktionen und eine verbesserte Umgebung für die Zusammenarbeit. Sie können die Plattform für jede Art von Kommunikation nutzen – Chatten, Videos und Thread-Kommentare.
Mit integrierten Kommunikationskanälen, leistungsstarken KI-Features und kostenlosen Vorlagen für Kommunikationspläne verbessert ClickUp die Zusammenarbeit im Team und sorgt dafür, dass alle die Vision des Unternehmens verwirklichen können.
Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an und erzielen Sie eine effektive Teamkommunikation.