Haben Sie jemals ein Projekt begonnen, nur um dann festzustellen, dass es völlig aus dem Ruder läuft? Schuld daran könnte Scope Creep sein, eine häufige Falle bei den meisten Projekten – von der Softwareentwicklung und dem Marketing bis hin zum Bauwesen, dem Schwermaschinenbau und sogar Initiativen im öffentlichen Sektor.
Aber es gibt eine Lösung. Ein gut ausgearbeiteter Plan zum Umfangsmanagement kann Ihr Projekt auf Kurs halten und Geld sparen.
Diese praktische Checkliste beschreibt die Schritte zur Erstellung einer perfekten Erklärung des Projektumfangs für jede Branche.
Die Projektbeschreibung verstehen
Eine Projektbeschreibung ist ein formelles Dokument, das die Grenzen eines Projekts umreißt und definiert, was enthalten ist und was nicht. Sie stellt sicher, dass das Team die Ziele, Ergebnisse und Einschränkungen versteht.
Eine Projektumfangserklärung enthält in der Regel vier Schlüsselelemente:
- Projektziele: Spezifische Ziele und Ergebnisse, die mit dem Projekt erreicht werden sollen.
- Ergebnisse: „Greifbare“ Ergebnisse, die erzielt werden sollen
- Umfangsangaben (und Ausschlüsse): Spezifische Projekt-Aufgaben, Aktivitäten oder Komponenten, die im Projekt enthalten sind (oder nicht enthalten sind).
- Einschränkungen: Begrenzungen oder Beschränkungen, die sich auf das Projekt auswirken können.
Die Erstellung einer klar definierten Projektbeschreibung kann dazu beitragen, Scope Creep zu verhindern und das Projekt auf Kurs zu halten. Eine Projektbeschreibung dient folgenden Zwecken:
- Reduziert Risiken: Durch die klare Definition der Grenzen des Projekts werden Risiken im Zusammenhang mit Scope Creep, Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen gemindert.
- Verbessert die Effizienz: Da Sie von Anfang an wissen, was entscheidend ist, können Sie Ressourcen besser zuweisen und Ihr Budget besser verwalten.
- Sorgt für zufriedene Stakeholder: Da sich alle im Voraus auf die Ziele des Projekts einigen, können Sie Konflikte und Scope Creep im weiteren Verlauf minimieren.
- Dient als Referenzpunkt: Wenn Unsicherheiten auftreten oder sich Mitglieder des Teams ändern, kann die Beschreibung des Projekts eine zuverlässige Informationsquelle sein.
Kurz gesagt: Eine Projektumfangsbeschreibung sorgt für Klarheit, Orientierung und Kontrolle und führt zum termingerechten und budgetkonformen Abschließen des Projekts.
So verfassen Sie eine Erklärung des Projektumfangs (mit Beispielen)
Nachdem wir nun gesehen haben, was eine Projektumfangsbeschreibung ist und warum Sie eine benötigen, wollen wir uns damit befassen, wie Sie eine solche Beschreibung erstellen können, um eine präzisere Projektsteuerung und eine bessere Abstimmung im Team zu erreichen. Wir werden auch untersuchen, wie Projektmanagement-Tools wie ClickUp diesen Prozess unterstützen können, indem sie Teams dabei helfen, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen und effizient zusammenzuarbeiten.
Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Schritte:
TL;DR-Checkliste für die Erstellung einer Erklärung des Projektumfangs
- Legen Sie den Zweck des Projekts fest
- Erstellen Sie einen Ressourcen-Plan
- Erstellen Sie eine Liste der zu erbringenden Leistungen.
- Identifizieren Sie Beschränkungen des Projekts
- Entwerfen Sie Ihre Erklärung zum Projektumfang
- Implementieren Sie einen Änderungskontrollprozess
Lassen Sie uns dies nun im Detail betrachten.
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1. Finden Sie heraus, was Sie wollen und warum Sie es wollen.
Das Verständnis des Zwecks Ihres Projekts ist grundlegend für die Erstellung einer klaren und überzeugenden Projektbeschreibung (und für den Erfolg des Projekts). Dazu gehört die Identifizierung der Projektziele, der geschäftlichen Anforderungen und der gewünschten Ergebnisse.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich in dieser Phase stellen können:
- Welches Problem löst das Projekt?
- Was sind die gewünschten Ergebnisse oder Vorteile?
- Inwiefern steht dieses Projekt im Einklang mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens?
Dieser Schritt ist Ihr Leitstern, der Ihre Entscheidungen und Handlungen bei der Formung Ihres Projektplans lenkt. Beziehen Sie in dieser Phase Ihr gesamtes Projektteam (oder zumindest die wichtigsten Projektbeteiligten) mit ein. Verschiedene Mitglieder des Teams bringen nicht nur unterschiedliche Perspektiven in die Diskussion ein, sondern fühlen sich auch stärker in das Projektergebnis eingebunden, wenn Sie sie frühzeitig einbeziehen.
Verwenden Sie ein virtuelles Whiteboard-Tool, um die Diskussion interaktiver zu gestalten (insbesondere, wenn Sie ein Remote- oder Hybrid-Team sind). Die ClickUp-Vorlage für Projektumfang-Whiteboards kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, gemeinsam als Team Ideen zu sammeln und einen groben Entwurf Ihres Projektumfangs zu erstellen.
Die Vorlage ist ein visuelles und kollaboratives Tool, mit dem Sie alle Aspekte Ihres Projektumfangs organisieren und verwalten können. Sie bietet einen zentralen Ort für die Nachverfolgung von Projektaktivitäten, Ressourcen, Ergebnissen und Zeitplänen, sodass nichts übersehen wird. Sie enthält separate Boxen für jeden Schritt Ihres Projektumfangsplans:
- Informationen: Sammeln Sie alle relevanten Daten und Fakten, die die Form des Projekts beeinflussen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten, einschließlich des Projektmanagers, Zugriff auf dieselben grundlegenden Informationen haben.
- Begründung: Erläutern Sie die Gründe für jede Entscheidung, die im Laufe des Projekts getroffen wurde. Dies hilft den Mitgliedern des Teams, sich auf den Zweck und die Ausrichtung des Projekts einzustellen.
- Umfang: Definieren Sie den Umfang des Projekts – was ist im Projekt enthalten und was nicht. Dies sorgt für Klarheit hinsichtlich der Grenzen und verhindert Missverständnisse.
- Ziele: Geben Sie die gewünschten Ergebnisse und Ziele des Projekts an. Dies hilft dabei, den Fortschritt des Projekts zu steuern und seinen Erfolg zu messen.
- Ergebnisse: Geben Sie die konkreten Ergebnisse oder Resultate an, die das Projekt hervorbringen wird. Diese dienen als Maßstab für die Nachverfolgung des Fortschritts und des Abschlusstages des Projekts.
- Ausschlüsse: Legen Sie fest, was nicht Teil des Projekts ist, um Scope Creep zu vermeiden. In diesem Abschnitt werden die Erwartungen für das festgelegt, was nicht behandelt oder geliefert wird.
- Annahmen: Identifizieren Sie zugrunde liegende Annahmen und potenzielle Verzerrungen, die sich auf das Projekt auswirken können. Wenn Sie diese erkennen, können Sie Risiken besser antizipieren und Pläne für Notfälle erstellen.
Dies schafft eine solide Grundlage für den weiteren Projektplanungsprozess und verschafft Ihnen mehr Klarheit bei der Zuweisung von Ressourcen oder der Erstellung Ihres Projektplans.
📌Beispiel:
Nehmen wir an, Sie sind ein Bauunternehmen, das ein Bürogebäude renovieren muss. Ihre „Gründe” (Ziele) wären dann folgende:
Verbessern Sie die Energieeffizienz, Funktionalität und Ästhetik des Gebäudes, um den sich ändernden Bedürfnissen der Mieter gerecht zu werden und die Betriebskosten zu senken.
2. Erstellen Sie einen Ressourcen-Plan
Nachdem Sie die Ziele Ihres Projekts definiert haben, ist es an der Zeit, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Ressourcen zu bewerten. Zu den Projektanforderungen kann die Ermittlung der erforderlichen Personen, Ausrüstung, Materialien und des Budgets gehören.
Beziehen Sie wichtige Stakeholder in die Erstellung dieses Plans ein, um sicherzustellen, dass alle gehört werden, insbesondere wenn Sie mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten. Eine weitere Best Practice ist die Planung für Notfälle. Dies kann so einfach sein wie die Berücksichtigung eines Mitarbeiters, der während des Zeitraums des Projekts im Urlaub ist, oder etwas Schwerwiegenderes wie Verzögerungen bei der behördlichen Genehmigung oder der Materiallogistik.
Darüber hinaus erhalten Sie durch den Plan Ihrer Projektkosten und -ressourcen ein klareres Verständnis der Anforderungen und können so das Budget einhalten.
📌Beispiel:
Für das Beispiel der Renovierung eines Bürogebäudes zur Steigerung der Energieeffizienz würde Ihr Ressourcenallokations-Plan Folgendes umfassen:
- Personal: Architekten, Klempner, Elektriker, Bauarbeiter, Bauleiter usw.
- Ausrüstung und Materialien: Baumaschinen, Baumaterialien, Elektromaterialien usw.
- Budget: Baukosten, Architekten- und Ingenieurhonorare, Materialkosten, Arbeitskosten und Notfallfonds
- Zeitleisten: Schlüssel-Meilensteine, Schichtpläne und mehr
3. Erstellen Sie eine Liste der zu liefernden Ergebnisse
Dies sind die konkreten Ergebnisse, die den Projektsponsoren und Clients am Ende des Projekts geliefert werden. Sie sind auch Ihr Maßstab, um den Erfolg des Projekts zu messen und zu beurteilen, ob es planmäßig verläuft. Zwei wichtige Dinge, die Sie bei der Festlegung Ihrer Projektleistungen beachten sollten, sind:
- Sicherstellen, dass die Ergebnisse realistisch und innerhalb der Vorgaben des Projekts erreichbar sind
- Ordnen Sie jedem Ergebnis eine bestimmte Frist oder einen bestimmten Zeitrahmen zu – Projekt-Meilensteine, anhand derer Sie die Nachverfolgung durchführen können, ob ein Projekt termingerecht abgeschlossen wird.
Definieren Sie in dieser Phase die spezifischen Aufgaben, die zum Projektumfang gehören (in-scope) und nicht zum Projektumfang gehören (out-of-scope).
📌Beispiel:
Hier sind einige Ergebnisse, die Ihr energieeffizientes, renoviertes Bürogebäude benötigen würde:
- Genehmigungserteilung: Einholung der erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen von den lokalen Behörden (ein Monat)
- Verbesserte Energieeffizienz: Beleuchtung, nachhaltiges Bauen, Sonnenkollektoren usw. (drei Monate)
- Renovierte Innenräume: Moderne Einrichtung, modernisierte Zimmer und Änderungen am Layout (zwei Monate)
- Abschlusszertifikat: Erhalt eines Abschlusszertifikats vom Bauinspektor (eine Woche)
Zu den Arbeiten außerhalb des Projektumfangs können beispielsweise die Einrichtung der Büroräume oder die Landschaftsgestaltung gehören – obwohl sie mit der Bürorenovierung in Zusammenhang stehen, sind sie nicht Teil Ihres Projekts.
Dies ist zwar eine grundlegende Liste, wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Checkliste für das Projektmanagement zu vertiefen. Mit einem Tool wie ClickUp Checklists können Sie hierarchische Listen erstellen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und keine Aufgabe unter den Tisch fällt.
Das Beste an Checklisten für Aufgaben ist, dass sie mehr als nur eine einfache Liste sind. Sie können:
- Weisen Sie ein bestimmtes Element einer Liste einem bestimmten Mitarbeiter zu.
- Verwenden Sie Kommentare, um weitere Informationen zum jeweiligen Element hinzuzufügen.
- Verschachtelte Elemente der Liste für eine bessere Kategorisierung
Das Beste daran: Sie können Checklisten als Vorlagen speichern und für zukünftige Projekte wiederverwenden.
💡 Profi-Tipp: Warum sollten Sie sich nur auf Checklisten für Ihre Ergebnisse beschränken? Sie können auch eine Checklisten-Vorlage erstellen, die Ihr Team für jede Projektumfangserklärung duplizieren und verwenden kann, um den Projektumfangsprozess und die Struktur zu rationalisieren und zu standardisieren.
4. Projektbeschränkungen identifizieren
Sie wissen, was Ihre Ergebnisse sind. Jetzt ist es an der Zeit herauszufinden, was Sie daran hindert, diese zu erreichen. Dies kann eine zeitliche Einschränkung sein (Druck, ein Projekt innerhalb eines Limits ohne Beeinträchtigung der Qualität der Arbeit abzuschließen), eine budgetäre Einschränkung (dem Client das zu liefern, was er braucht, aber innerhalb des zugewiesenen Budgets) oder sogar eine Ressourceneinschränkung (das richtige Team für die Aufgabe zu finden).
Indem Sie diese Probleme frühzeitig in der Projektphase identifizieren, können Sie Strategien entwickeln, um ihre Auswirkungen während des Projektlebenszyklus zu mindern und sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
📌Beispiel:
Zu Beginn Ihres Büro-Renovierungsprojekts könnten Sie auf einige Einschränkungen stoßen.
- Die Notwendigkeit, die Renovierungsarbeiten außerhalb der Geschäftszeiten abzuschließen, um Störungen für die Mieter so gering wie möglich zu halten.
- Begrenzte Verfügbarkeit von qualifizierten Bauarbeitern in der Region
- Widerstand der Mieter gegen vorübergehende Umzüge während der Renovierungsarbeiten
- Einhaltung von Standards und Vorschriften für umweltfreundliches Bauen
5. Entwerfen Sie Ihre Erklärung zum Projektumfang
Nachdem Sie nun die Ziele, Ressourcen und potenziellen Herausforderungen Ihres Projekts festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Ergebnisse in einer formellen Projektbeschreibung zusammenzufassen. Dieses Dokument dient als Roadmap für Ihr Projekt und umreißt die Projektparameter – Ergebnisse, Zeitleisten und mehr.
Ihr Projektumfangsdokument enthält separate Abschnitte für Ziele, Ergebnisse (mit Zeitleisten), Ausschlüsse, Annahmenausschlüsse und Einschränkungen. Hier sind einige Tipps für die Erstellung Ihrer Umfangsbeschreibung:
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, um Unklarheiten zu vermeiden.
- Definieren Sie klar alle Fachbegriffe oder Abkürzungen, die den Beteiligten möglicherweise unbekannt sind.
- Teilen Sie den Umfang in kleinere, besser handhabbare Komponenten auf.
Freigeben Sie schließlich den Entwurf der Projektbeschreibung den relevanten Stakeholdern und holen Sie deren Feedback ein.
Hier ist, was ein Kunde darüber zu sagen hatte, wie ClickUp die Projektplanung verbessert:
ClickUp kann auf nahezu jeden Bedarf des Projektmanagements zugeschnitten werden. Es ist technisch ausgereift genug, um große, über mehrere Jahre laufende abteilungsübergreifende Projekte zu bewältigen, und dennoch so anpassbar, dass es als einfache tägliche Checkliste verwendet werden kann.
ClickUp kann auf nahezu jeden Bedarf des Projektmanagements zugeschnitten werden. Es ist technisch ausgereift genug, um große, über mehrere Jahre laufende abteilungsübergreifende Projekte zu bewältigen, und dennoch so anpassbar, dass es als einfache tägliche Checkliste verwendet werden kann.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Projektbeschreibung erstellen oder diese verbessern möchten, kann Ihnen die ClickUp-Vorlage für den Projektumfangsplan hilfreich sein.
Diese Vorlage für den Projektumfang bietet einen strukturierten Ansatz für die Erstellung und Verwaltung Ihrer Umfangserklärung und enthält Abschnitte für:
- Projektziele: Definieren Sie die Ziele des Projekts, damit sich alle auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren können.
- Problemstellung: Identifizieren Sie das Kernproblem, das das Projekt angehen wird, um dessen Notwendigkeit zu begründen.
- Aufgaben innerhalb/außerhalb des Umfangs: Klären Sie, welche Aufgaben enthalten sind und welche ausgeschlossen werden, um eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern.
- Ergebnisse: Erstellen Sie eine Liste der konkreten Ergebnisse, die in jeder Phase des Projekts erwartet werden.
- Genehmigung: Legen Sie die Kriterien für die Einholung der Zustimmung der Stakeholder fest, um eine formelle Validierung sicherzustellen.
Diese Vorlage für den Projektumfang organisiert alle umfangsbezogenen Informationen an einem Ort, hilft Managern dabei, Änderungen effizient zu verwalten, und stellt sicher, dass Projekte termin- und budgetgerecht bleiben.
Darüber hinaus erleichtern die Kollaborations-Features von ClickUp – Kommentare, Tags und Echtzeit-Bearbeitung – Ihrem Team die gemeinsame Arbeit an dem Dokument.
📌Beispiel:
So könnte Ihre endgültige Projektbeschreibung aussehen:Titel des Projekts: Modernisierungsprojekt für Bürogebäude
Projektziele:
- Verbesserung der Energieeffizienz des Gebäudes
- Verbessern Sie die Funktionen des Gebäudes, um den Anforderungen moderner Mieter gerecht zu werden.
Ergebnisse:
- Renovierte Büroräume mit modernisierten Oberflächen und Layouts
- Verbesserte energieeffiziente Beleuchtung
- Verbessertes System für die Sicherheit
- Renovierte Gemeinschaftsbereiche (z. B. Lobby, Toiletten)
Umfangsangaben:
- Strukturelle Reparaturen
- Nachhaltigkeitsupgrades
- Innenarchitektur und Oberflächen
Ausschlüsse aus dem Umfang:
- Beschaffung von Möbeln und Ausrüstung
- Marketing- und Vermietungsaktivitäten
Annahmen:
- Die erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen werden umgehend eingeholt.
- Die strukturelle Integrität des Gebäudes ist intakt.
- Um das Projekt abzuschließen, stehen ausreichende Finanzmittel zur Verfügung.
Einschränkungen:
- Enger Zeitrahmen von sechs Monaten
- Mangel an qualifizierten Arbeitskräften
Akzeptanzkriterien:
- Das Gebäude besteht die Inspektion und erfüllt die Energieeffizienzstandards.
- Das Projekt wird innerhalb des festgelegten Budgets und der Zeitleiste fertiggestellt.
📌Hier ist ein weiteres Beispiel für die Organisation eines Ereignisses: eine jährliche Konferenz.
Projekt-Titel: Jährliche Branchenkonferenz
Projektziele:
- Veranstalten Sie ein Ereignis, das Ihre Marke und Ihr Leitbild bekannt macht.
- Schaffen Sie Möglichkeiten für die Teilnehmer, Verbindungen zu knüpfen und Kontakte zu knüpfen.
Ergebnisse:
- Konferenzort
- Konferenzagenda
- LineUp
- Registrierungs- und Ticketingsystem
- Veranstaltungsmanagement für Ereignisse vor Ort
- Bewertungsbericht nach der Konferenz
Umfangsangaben:
- Auswahl und Buchung des Veranstaltungsortes
- Rekrutierung und Management von Referenten
- Sponsorenwerbung und -management
- Veranstaltungsplanung und -koordination
- Logistik vor Ort (z. B. Registrierung, Verpflegung, AV-Ausstattung)
Ausschlüsse aus dem Umfang:
- Laufende Marketing- und Aktionen nach der Konferenz
- Networking-Ereignisse nach der Konferenz
- Veröffentlichung von Konferenzberichten
Annahmen:
- Es stehen ausreichende Finanzmittel zur Verfügung, um alle Kosten zu decken.
- Die erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen werden eingeholt.
- Es wird ausreichend Personal für die Organisation der Konferenz zur Verfügung stehen.
Einschränkungen:
- Begrenztes Budget
- Enger Zeitplan
- Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes
Akzeptanzkriterien:
- Positives Feedback der Teilnehmer zur Konferenz
- Das Ereignis wird innerhalb des festgelegten Budgets und der Zeitleiste fertiggestellt.
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6. Implementieren Sie einen Änderungskontrollprozess
Schließlich müssen Sie einen Rahmen für die Überprüfung, Genehmigung oder Ablehnung vorgeschlagener Änderungen schaffen, damit diese mit den Projektzielen übereinstimmen und den Umfang, den Zeitplan oder das Budget des Projekts nicht beeinträchtigen.
Dies müssen Sie durch die Einrichtung eines Änderungskontrollsystems erledigen. So funktioniert es:
- Bilden Sie zunächst ein Komitee (drei Mitglieder sind eine gute Anzahl), das alle Änderungswünsche prüft.
- Legen Sie anschließend einen Prozess fest, über den andere Team-Mitglieder eine Änderung des Umfangs des Projekts beantragen können.
- Analysieren Sie abschließend, ob die vorgeschlagene Änderung in den bestehenden Umfang des Projekts passt.
Verwenden Sie ein Formular – wie ClickUp Forms –, um diesen Prozess zu automatisieren. Teammitglieder können die Änderung vorschlagen und begründen. Der Ausschuss kann sie dann prüfen und seine Entscheidung und Begründung freigeben, wodurch der gesamte Prozess optimiert wird.
Durch die Implementierung eines Änderungskontrollprozesses können Sie Änderungen an Ihrem Projekt effektiv verwalten, Risiken minimieren und unnötige Kosten vermeiden.
Halten Sie Ihr Projekt mit einer Projektbeschreibung (und ClickUp) auf Kurs bei der Nachverfolgung.
Die Definition des Arbeitsumfangs ist der erste Schritt, um Ihr Projekt für einen erfolgreichen und termingerechten Erfolg vorzubereiten. Damit ist die Projektbeschreibung der beste Freund von Projektmanagern – sie gibt ihnen einen klaren Fahrplan vor, der ihnen sagt, was zu erledigen ist, welche Risiken vermieden werden sollten und wie.
Gleichzeitig wird der Projektumfang in einem Dokument festgehalten, während das eigentliche Projekt in Ihrem Projektmanagement-Tool verfolgt wird. Für einen nahtloseren (und ganzheitlicheren) Workflow können Sie eine All-in-One-Lösung wie ClickUp in Betracht ziehen.
Mit ClickUp können Sie Ihre Projektbeschreibung entwerfen, Ergebnisse in umsetzbare Aufgaben umwandeln und sogar die Zeiterfassung durchführen. Es handelt sich um eine umfassende Lösung für die Verwaltung aller Aspekte, von Projektbeschreibungen über Aufgaben bis hin zu Maßnahmen zum Risikominderungs-Aufwand.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und erfahren Sie, wie es das Projektmanagement und die Projektdurchführung vereinfacht.