Haben Sie schon einmal ein Projekt begonnen, um dann festzustellen, dass es völlig vom Kurs abweicht? Das ist die Ausweitung des Projektumfangs, die bei den meisten Projekten vorkommt - von der Softwareentwicklung und dem Marketing über das Bauwesen und den Schwermaschinenbau bis hin zu Initiativen des öffentlichen Sektors.
McKinsey fand heraus, dass nur eines von 200 IT-Projekten alle drei Kriterien für den Erfolg des Projekts erfüllte (Budget, Zeitplan und Nutzen).
Aber es gibt eine Lösung. Ein gut ausgearbeiteter Plan für das Umfangsmanagement kann Ihr Projekt auf Kurs halten und Geld sparen.
Sie möchten die kostspieligen Folgen von Projektverzögerungen und schleichende Ausweitung des Projektumfangs ? Diese praktische Checkliste beschreibt die Schritte zur Erstellung der perfekten Projektumfangserklärung für jede Branche.
Projektumfangserklärung verstehen
Eine Projektumfangserklärung ist ein formelles Dokument, das die Grenzen eines Projekts umreißt und definiert, was enthalten ist und was nicht. Es stellt sicher, dass das Projektteam seine Ziele, Leistungen und Einschränkungen versteht.
Eine Projektumfangserklärung enthält in der Regel vier Schlüssel-Elemente:
- Projektziele: Spezifische Ziele und Ergebnisse, die mit dem Projekt erreicht werden sollen
- Lieferobjekte: "Greifbare" Ergebnisse, die produziert werden sollen
- Einschlüsse (und Ausschlüsse) des Umfangs: Spezifische Aufgaben, Aktivitäten oder Komponenten, die im Projekt enthalten sind (und nicht enthalten sind)
- Beschränkungen: Limitierungen oder Einschränkungen, die das Projekt beeinflussen können
Die Erstellung einer gut definierten Projektumfangserklärung kann dazu beitragen, dass der Umfang nicht zu groß wird und das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt. Eine Erklärung zum Projektumfang dient diesen Zwecken:
- Reduzierung von Risiken: Indem die Grenzen des Projekts klar definiert werden, lassen sich Risiken im Zusammenhang mit einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs, Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen mindern
- Steigert die Effizienz: Da Sie von Anfang an wissen, worauf es ankommt, können Sie Ressourcen zuweisen und Ihr Budget besser verwalten
- Hält die Beteiligten zufrieden: Da alle Beteiligten von vornherein mit den Ergebnissen des Projekts einverstanden sind, können Sie Konflikte und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs im weiteren Verlauf minimieren
- Dient als Referenzpunkt: Wenn Unsicherheiten auftreten oder Mitglieder des Teams wechseln, kann die Projektumfangserklärung eine zuverlässige Quelle der Wahrheit sein
Kurz gesagt, eine Projektumfangserklärung sorgt für Klarheit, Orientierung und Kontrolle, was zu einem pünktlichen und budgetgerechten Abschluss des Projekts führt.
How to Write a Project Scope Statement (with Examples)
Nachdem wir nun gesehen haben, was eine Projektumfangserklärung ist und warum Sie eine brauchen, wollen wir uns nun ansehen, wie Sie eine solche Erklärung erstellen können, um das Projekt präziser auszurichten und das Team besser zu koordinieren. Wir werden auch untersuchen, wie Projektmanagement tools wie ClickUp kann den Prozess unterstützen, indem es Teams hilft, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen und effizient zusammenzuarbeiten.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Schritte:
TL;DR Checkliste für die Erstellung einer Projektumfangserklärung
- Bestimmen Sie den Zweck des Projekts
- Erstellen Sie einen Plan für die Ressourcen
- Auflistung der zu erbringenden Leistungen
- Identifizieren Sie Projektbeschränkungen
- Entwurf einer Erklärung zum Umfang des Projekts
- Einführung eines Änderungskontrollverfahrens
Lassen Sie uns dies nun im Detail untersuchen.
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1. Finden Sie heraus, was Sie wollen und warum
Um eine klare und überzeugende Aufgabenstellung (und den Erfolg des Projekts) zu erstellen, ist es wichtig, den Zweck Ihres Projekts zu verstehen. Dazu müssen die Ziele des Projekts, die Anforderungen des Geschäfts und die gewünschten Ergebnisse ermittelt werden.
Hier einige Fragen, die Sie sich in dieser Phase stellen können:
- Welches Problem soll mit dem Projekt gelöst werden?
- Welches sind die gewünschten Ergebnisse oder Vorteile?
- Wie lässt sich dieses Projekt mit den allgemeinen Zielen der Organisation in Einklang bringen?
Dieser Schritt ist Ihr Nordstern, der Ihnen bei der Form Ihres Plans die Richtung für Ihre Auswahl und Entscheidungen vorgibt. Beziehen Sie in dieser Phase Ihr gesamtes Projektteam (oder zumindest die wichtigsten Projektbeteiligten) mit ein. Die verschiedenen Mitglieder des Teams bringen nicht nur unterschiedliche Perspektiven in die Diskussion ein, sondern fühlen sich auch stärker in das Projektergebnis eingebunden, wenn Sie jemanden frühzeitig einbeziehen.
Verwenden Sie ein virtuelles Whiteboarding-Tool, um die Diskussion interaktiver zu gestalten (vor allem, wenn Sie ein Remote- oder Hybrid-Team sind). Ein Beispiel ist das ClickUp Whiteboard-Vorlage für den Projektumfang kann Ihnen dabei helfen, im Team ein Brainstorming durchzuführen und einen groben Entwurf des Umfangs Ihres Projekts zu erstellen.
Machen Sie ein Brainstorming zu Ihrem Projektumfang mit der ClickUp Vorlage für den Projektumfang (Whiteboard)
Die Vorlage ist ein visuelles und kollaboratives tool, das für die Organisation und Verwaltung aller Aspekte des Projektumfangs entwickelt wurde. Sie bietet einen zentralen Space für die Nachverfolgung von Projektaktivitäten, Ressourcen, Leistungen und Zeitleisten und stellt sicher, dass nichts übersehen wird. Sie enthält separate Boxen für jeden Schritt in Ihrem Plan für den Projektumfang:
- Informationen: Sammeln Sie alle relevanten Daten und Fakten, die das Projekt formen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten, einschließlich des Projektleiters, Zugang zu denselben grundlegenden Informationen haben
- Begründung: Erklären Sie die Gründe für jede Entscheidung, die Sie im Laufe des Projekts treffen. Dies hilft den Mitgliedern des Teams, sich auf den Zweck und die Richtung des Projekts einzustellen
- Umfang: Legen Sie den Projektumfang fest - was ist im Projekt enthalten und was nicht. Dies gewährleistet Klarheit über die Grenzen und verhindert Missverständnisse
- Ziele: Geben Sie die gewünschten Ergebnisse und Ziele des Projekts an. Dies hilft, den Fortschritt des Projekts zu steuern und seinen Erfolg zu messen
- Ergebnisse: Geben Sie an, welche greifbaren Leistungen oder Ergebnisse das Projekt erbringen wird. Diese dienen als Richtwerte für die Nachverfolgung des Fortschritts und des Abschlusses
- Ausschlüsse:Legen Sie dar, was nicht Teil des Projekts ist um eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. In diesem Abschnitt werden die Erwartungen für das, was nicht behandelt oder geliefert wird, eingestellt
- Annahmen: Identifizieren Sie die zugrunde liegenden Annahmen und potenziellen Vorurteile, die das Projekt beeinflussen. Die Anerkennung dieser Annahmen hilft dabei, Risiken zu antizipieren und für Eventualitäten zu planen
Dies bildet eine solide Grundlage für den Rest der planung des Projekts und verschafft Ihnen mehr Klarheit bei der Zuweisung von Ressourcen oder dem Entwurf Ihres Projekts.
📌Beispiel:
Angenommen, Sie sind ein Bauunternehmen, das ein Bürogebäude renovieren muss. Das wären Ihre "Gründe" (Ziele):
Verbesserung der Energieeffizienz, der Funktionen und der Ästhetik des Gebäudes, um die sich ändernden Bedürfnisse der Mieter zu erfüllen und die Betriebskosten zu senken.
2. Erstellen Sie einen Plan für die Ressourcen
Sobald Sie die Ziele Ihres Projekts definiert haben, müssen Sie die dafür erforderlichen Ressourcen ermitteln. Ihr anforderungen an das Projekt kann die Ermittlung der benötigten Personen, Geräte, Materialien und des Budgets beinhalten.
Beziehen Sie bei der Erstellung dieses Plans die wichtigsten Interessengruppen mit ein, um sicherzustellen, dass jeder gehört wird, vor allem, wenn Sie mit funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten. Eine weitere Best Practices ist die Planung für unvorhergesehene Ereignisse. Dies kann so einfach sein wie die Berücksichtigung eines Mitarbeiters, der während des Zeitraums des Projekts im Urlaub ist, oder etwas Schwerwiegenderes wie Verzögerungen bei der behördlichen Genehmigung oder der Materiallogistik.
Wenn Sie Ihre Projektkosten und -ressourcen im Voraus planen, haben Sie außerdem eine bessere Vorstellung von den Anforderungen des Projekts und können das Budget besser einhalten.
Auch lesen: 20 Schlüsselrollen in Projekten und ihr Einfluss auf den Projekterfolg 📌Beispiel:
Für das Beispiel der energetischen Sanierung eines Bürogebäudes würde Ihr Plan für die Ressourcenzuteilung Folgendes enthalten:
- Menschliche Ressourcen: Architekten, Klempner, Elektriker, Bauarbeiter, Bauleiter usw
- Ausrüstung und Materialien: Baugeräte, Baumaterialien, elektrisches Material usw
- Budget: Baukosten, Architekten- und Ingenieurhonorare, Materialkosten, Arbeitskosten und Notfallfonds
- Zeitleisten: Wichtige Meilensteine, Schichtpläne und mehr
3. Liste der zu erbringenden Leistungen
Dies sind die konkreten Ergebnisse, die am Ende des Projekts an die Projektsponsoren und Clients geliefert werden. Sie sind auch Ihr Maßstab, um den Erfolg des Projekts zu messen und festzustellen, ob es auf dem richtigen Weg ist. Zwei wichtige Punkte, die Sie bei der Festlegung der Ergebnisse Ihres Projekts beachten sollten, sind:
- Sicherstellen, dass die Leistungen im Rahmen des Projekts realistisch und realisierbar sind
- Zuordnung jeder Leistung zu einer bestimmten Frist oder einem bestimmten Zeitrahmen - Projektmeilensteine, anhand derer Sie nachverfolgen können, ob ein Projekt fristgerecht abgeschlossen wird
Definition der spezifischen Aufgaben, die in dieser Phase in das Projekt einbezogen (in-scope) und aus dem Projekt ausgeschlossen (out-of-scope) werden.
📌Beispiel:
Hier sind einige Leistungen, die Ihr energieeffizientes, renoviertes Bürogebäude benötigen würde:
- Genehmigung: Beschaffung der erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen bei den örtlichen Behörden (ein Monat)
- Verbesserte Energieeffizienz: Beleuchtung, nachhaltige Bauweise, Sonnenkollektoren usw. (drei Monate)
- Aktualisierte Innenausstattung: Moderne Einrichtung, verbesserte Zimmer und Änderungen des Layouts (zwei Monate)
- Fertigstellungsbescheinigung: Erhalt einer Bescheinigung über die Fertigstellung durch die Bauaufsichtsbehörde (eine Woche)
Zu den Arbeiten, die nicht zum Projektumfang gehören, können die Einrichtung des Spaces, die Landschaftsgestaltung usw. gehören, die zwar mit der Renovierung des Büros zusammenhängen, aber nicht zu Ihrem Projekt gehören.
Auch wenn dies eine grundlegende Liste ist, empfehlen wir Ihnen, Ihre Checkliste für das Projektmanagement zu vertiefen. Sie können ein tool verwenden wie ClickUp-Checklisten um hierarchische Listen zu erstellen - so bleibt kein Stein auf dem anderen, und keine Aufgabe fällt unter den Tisch.
Dokumentieren Sie Ihre Arbeitsergebnisse mit ClickUp Checklisten
Das Beste an aufgaben-Checklisten ist, dass sie mehr sind als eine einfache Liste. Sie können:
- Ein bestimmtes Element der Liste einer Person zuweisen
- Kommentare verwenden, um mehr Kontext über das Element hinzuzufügen
- Elemente der Liste für eine bessere Kategorisierung verschachteln
Checklisten als Vorlagen speichern, um sie für zukünftige Projekte wiederzuverwenden.
💡 Pro-Tipp: Warum sollten Sie sich mit Checklisten für Ihre Arbeitsergebnisse begnügen? Sie können auch eine vorlage für eine Checkliste die Ihr Team duplizieren und für jedes Projekt verwenden kann, um die Abläufe zu vereinfachen und zu standardisieren projektumfang prozess und Struktur.
4. Identifizieren Sie Projektbeschränkungen
Sie wissen, welche Ergebnisse Sie erzielen wollen. Jetzt müssen Sie herausfinden, was Sie daran hindert, sie zu erreichen. Das kann ein Zeitlimit sein (Druck, ein Projekt innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens abzuschließen, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen), ein Budgetlimit (dem Kunden das zu geben, was er braucht, aber innerhalb des zugewiesenen Budgets) oder sogar ein Ressourcenlimit (das richtige Team für den Job zu finden).
Indem Sie diese Probleme frühzeitig in der Projektphase erkennen, können Sie Strategien entwickeln, um ihre Auswirkungen während des Projektlebenszyklus abzumildern und sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
📌Beispiel:
Zu Beginn Ihres Projekts zur Renovierung Ihres Büros stoßen Sie möglicherweise auf einige Einschränkungen.
- Die Notwendigkeit, die Renovierung außerhalb der Geschäftszeiten abzuschließen, um die Unterbrechung für die Mieter so gering wie möglich zu halten
- Begrenzte Verfügbarkeit von qualifizierten Bauarbeitern in der Region
- Widerstand von Mietern gegen einen vorübergehenden Umzug während der Renovierungsarbeiten
- Einhaltung von Normen und Vorschriften für grünes Bauen
5. Entwerfen Sie eine Erklärung zum Umfang des Projekts
Nachdem Sie nun die Ziele, Ressourcen und potenziellen Herausforderungen Ihres Projekts ermittelt haben, ist es an der Zeit, Ihre Erkenntnisse in einem formellen Projektplan zusammenzufassen. Dieses Dokument dient als Fahrplan für Ihr Projekt und umreißt die Parameter des Projekts, d. h. die zu erbringenden Leistungen, die Zeitleiste und vieles mehr.
Ihr Projektumfangsdokument wird separate Abschnitte für Ziele, Leistungen (mit Zeitleisten), Ausnahmen, Annahmen und Einschränkungen enthalten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Abfassung Ihres Umfangsdokuments:
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden
- Definieren Sie klar alle technischen Begriffe oder Akronyme, die den Beteiligten möglicherweise nicht geläufig sind
- Unterteilen Sie den Umfang in kleinere, besser handhabbare Komponenten
Geben Sie schließlich den Entwurf der Umfangsangabe für die relevanten Interessengruppen frei und holen Sie deren Feedback ein.
Hier ist, was ein Kunde darüber zu sagen hatte, wie ClickUp die Planung von Projekten verbessert:
ClickUp kann auf nahezu jede Anforderung an das Projektmanagement _. Es ist technisch genug, um große, abteilungsübergreifende Projekte über das Jahr hinweg zu bewältigen, kann aber auch als einfache tägliche Checkliste verwendet werden
Kaylee Hatch, Markenmanagerin, Startseite Care Pulse
Wenn Sie zum ersten Mal ein Scope Statement erstellen oder es verbessern wollen, ist das ClickUp Vorlage für einen Scope Management Plan kann hilfreich sein.
Füllen Sie einfach die ClickUp Vorlage für den Scope Management Plan aus, um einen übersichtlichen und standardisierten Projektumfang zu erhalten
Diese vorlage für den Projektumfang bietet einen strukturierten Ansatz für die Erstellung und Verwaltung Ihrer Umfangserklärung und enthält Abschnitte für:
- Projektziele: Definieren Sie die Ziele des Projekts, damit sich alle Beteiligten auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren können
- Problemstellung: Identifizieren Sie das zentrale Problem, mit dem sich das Projekt befassen wird, um seine Notwendigkeit zu begründen
- Aufgaben innerhalb/außerhalb des Umfangs: Klären Sie, welche Aufgaben eingeschlossen oder ausgeschlossen sind, um eine Ausweitung des Umfangs zu verhindern
- Ergebnisse: Liste der in jeder Phase des Projekts erwarteten greifbaren Ergebnisse
- Genehmigung: Legen Sie die Kriterien für die Freigabe durch die Beteiligten fest, um eine formale Validierung sicherzustellen
Diese Vorlage für den Projektumfang fasst alle Informationen zum Projektumfang an einem Ort zusammen und hilft Managern, Änderungen effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass Projekte im Zeit- und Budgetrahmen bleiben.
Plus, ClickUp's Features für die Zusammenarbeit -Kommentare, Tags und Echtzeit-Bearbeitung- machen es Ihrem Team leicht, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten.
Machen Sie die Kommunikation im Team asynchron und kontextabhängig mit den Collaboration-Features von ClickUp
📌Beispiel:
So würde Ihr endgültiger Umfang des Projekts aussehen:
Projekttitel: Projekt zur Modernisierung des Bürogebäudes
Projektziele:
- Verbesserung der Energieeffizienz des Gebäudes
- Verbesserung der Funktionen des Gebäudes, um den Bedürfnissen moderner Mieter gerecht zu werden
Leistungen:
- Renovierte Spaces mit aktualisierten Oberflächen und Layouts
- Verbesserte energieeffiziente Beleuchtung
- Verbessertes Sicherheitssystem
- Aktualisierte Gemeinschaftsbereiche (z. B. Lobby, Toiletten)
Umfang umfasst:
- Bauliche Reparaturen
- Nachhaltigkeits-Upgrades
- Innenarchitektur und Oberflächengestaltung
Ausschlüsse vom Umfang:
- Beschaffung von Möbeln und Ausrüstung
- Marketing- und Leasingaktivitäten
Annahmen:
- Die erforderlichen Genehmigungen und Zulassungen werden rechtzeitig eingeholt
- Die strukturelle Integrität des Gebäudes ist solide
- Angemessene Finanzmittel stehen zur Verfügung, um das Projekt abzuschließen
Zwänge:
- Knappe Frist von sechs Monaten
- Mangel an qualifizierten Arbeitskräften
Zulassungskriterien:
- Das Gebäude besteht die Inspektion und erfüllt die Energieeffizienzstandards
- Das Projekt wird innerhalb des vorgegebenen Budgets und der Zeitleiste fertiggestellt
📌Hier ein weiteres Beispiel für die Organisation eines Ereignisses: eine jährliche Konferenz.
Projekttitel: Jährliche Industriekonferenz
Projektziele:
- Ein Ereignis veranstalten, das die Marke und das Leitbild des Unternehmens fördert
- Schaffung von Gelegenheiten für die Teilnehmer, miteinander in Verbindung zu treten und sich zu vernetzen
Ergebnisse:
- Veranstaltungsort der Konferenz
- Tagesordnung der Konferenz
- Redneraufstellung
- Registrierung und Kartenverkaufssystem
- Verwaltung der Ereignisse vor Ort
- Bewertungsbericht nach der Konferenz
Umfang umfasst:
- Auswahl und Buchung des Veranstaltungsortes
- Rekrutierung und Verwaltung von Rednern
- Sponsorensuche und -verwaltung
- Planung und Koordinierung von Ereignissen
- Logistik vor Ort (z. B. Registrierung, Essen und Getränke, AV-Ausstattung)
Ausnahmen vom Geltungsbereich:
- Fortlaufende Marketing- und Werbeaktionen nach der Konferenz
- Netzwerkveranstaltungen nach der Konferenz
- Veröffentlichung von Konferenzberichten
Annahmen:
- Angemessene Finanzierung zur Deckung aller Kosten ist vorhanden
- Erforderliche Genehmigungen und Zulassungen werden eingeholt
- Es wird ausreichend Personal für die Durchführung der Konferenz zur Verfügung stehen
Zwänge:
- Limitiertes Budget
- Enge Frist
- Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes
Zulassungskriterien:
- Positives Feedback der Teilnehmer über die Konferenzerfahrung
- Das Ereignis wird innerhalb des vorgegebenen Budgets und der Zeitleiste abgeschlossen
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6. Implementierung eines Änderungskontrollprozesses
Zu guter Letzt müssen Sie einen Rahmen für die Überprüfung, Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsvorschlägen schaffen, damit diese mit den Zielen des Projekts übereinstimmen und Umfang, Zeitplan und Budget nicht gefährden.
Zu erledigen ist dies durch die Einrichtung eines Änderungskontrollsystems. Und so funktioniert das Ganze:
- Richten Sie zunächst einen Ausschuss ein (drei Personen sind eine gute Nummer), der alle Änderungswünsche prüft
- Legen Sie dann ein Verfahren fest, mit dem andere Mitglieder des Teams eine Änderung des Umfangs Ihres Projekts beantragen können
- Analysieren Sie schließlich, ob die vorgeschlagene Änderung in den bestehenden Umfang Ihres Projekts passt
Verwenden Sie ein Formular wie ClickUp Formulare -, um diesen Prozess zu automatisieren. Mitglieder des Teams können die Änderung vorschlagen und begründen. Der Ausschuss kann sie dann überprüfen und seine Entscheidung und Begründung freigeben, wodurch der gesamte Prozess rationalisiert wird.
Standardisieren Sie Ihren Änderungskontrollprozess mit ClickUp Forms
Durch die Implementierung eines Änderungskontrollprozesses können Sie Änderungen an Ihrem Projekt effektiv verwalten, Risiken minimieren und unnötige Kosten vermeiden.
Halten Sie Ihr Projekt mit einem Scope Statement (und ClickUp) auf Kurs
Definieren Sie den umfang der Arbeit ist der erste Schritt zur Einstellung Ihres Projekts für eine erfolgreiche und termingerechte Durchführung. Das macht eine Arbeitsumfangsangabe zum besten Freund des Projektmanagers - sie gibt ihm einen klaren Fahrplan, aus dem hervorgeht, was zu erledigen ist, welche Risiken vermieden werden sollten und wie.
Gleichzeitig wird der Projektumfang in einem Dokument festgehalten, während das eigentliche Projekt in Ihrem Projektmanagement-Tool nachverfolgt wird. Für einen nahtloseren (und ganzheitlicheren) Workflow können Sie eine All-in-One-Lösung wie ClickUp verwenden.
Mit ClickUp können Sie den Umfang Ihres Projekts festlegen, Leistungen in umsetzbare Aufgaben umwandeln und sogar die Zeit nachverfolgen. Es handelt sich um eine umfassende Lösung für die Verwaltung von allem, von der Angabe des Projektumfangs über Aufgaben bis hin zum Aufwand für die Risikominderung. Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und sehen Sie, wie es das Management und die Durchführung von Projekten vereinfacht.