Ist Ihr Mac-Desktop ein chaotischer Dschungel aus Dateien, Symbolen und Ordnern?
Die Wahrheit ist: Das Aufräumen Ihres Mac-Desktops ist keine Raketenwissenschaft.
Sicher, es gibt viele Apps zur Produktivität für Mac- Benutzer. Aber manchmal braucht man nur ein paar Tipps zum digitalen Entrümpeln, um alles richtig zu machen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Dateien auf dem Mac organisieren können. Außerdem besprechen wir, wie Sie diese Struktur auf eine All-in-One-Software für Projektmanagement wie ClickUp ausweiten können.
12 Möglichkeiten, Dateien und Ordner auf dem Mac zu organisieren
1. Elemente in Ordnern organisieren
Klicken Sie auf Ihrem Mac im „Dock“ auf das Symbol „Finder“ (das blau-weiße Gesichtssymbol), um das Fenster „Finder“ zu öffnen.
Sie können die Registerkarte „Zuletzt verwendet“ mit einer Liste aller zuletzt verwendeten Dateien anzeigen, unabhängig davon, wo sie auf dem System gespeichert sind.
Navigieren Sie nun zu dem Ort, an dem Sie den Ordner erstellen möchten. Nehmen wir für dieses Beispiel an, dass Sie alles auf Ihrem Desktop haben möchten. Klicken Sie im Seitenmenü des „Finder”-Fensters unter „Favoriten” auf die Registerkarte „Desktop”.
Drücken Sie anschließend die Tasten „Umschalt-Befehl-N“, um einen neuen Ordner auf dem „Desktop“ zu erstellen. Dieser Ordner dient als vorübergehender Speicherort, in dem Sie alle losen Dateien sammeln können, bevor Sie mit der Organisation beginnen.
Auf Ihrem Bildschirm erscheint ein Ordner mit dem Namen „Untitled Folder“ (Unbenannter Ordner).
Benennen Sie den Ordner in „Organisieren“ um und ziehen Sie ihn dann in den Bereich „Favoriten“ der Seitenmenüleiste des „Finders“ (direkt unter „Desktop“), wie im Screenshot unten gezeigt.
💡Profi-Tipp: Sie können dies mit mehreren Dateien gleichzeitig tun – halten Sie einfach die Befehlstaste gedrückt, klicken Sie dann auf die Elemente (sie müssen nicht nebeneinander liegen) und ziehen Sie sie in den Ordner.
Sie können auch Elemente auf dem Desktop schnell in Ordnern gruppieren . Wählen Sie alle Elemente aus, die Sie gruppieren möchten, klicken Sie bei gedrückter Ctrl-Taste auf eines der Elemente und wählen Sie dann „Neuer Ordner mit Auswahl“. Beachten Sie, dass gesperrte Elemente nicht gruppiert werden können.
2. Unterordner erstellen
Kehren Sie zum Ordner „Organisieren” zurück und erstellen Sie Unterordner für jede Hauptkategorie, in der Sie Ihre eigenen Dateien organisieren möchten
Für dieses Beispiel haben wir die folgenden Kategorien ausgewählt: „Dokumenten-Ordner“, „YouTube-Vorlagen“, „Stock-Medien“, „PPT-Vorlagen“, „Software-Screenshots“, „Marketingmaterialien“ und „Anleitungen zur App-Installation“
3. Ähnliche Ordner zusammenführen
Das mag zwar wie das Auffinden doppelter Ordner erscheinen, ist jedoch nicht ganz so einfach. Wenn Sie in Instanz einen Ordner mit demselben Namen für denselben Speicherort erstellen, könnten Sie versehentlich den ersten Ordner überschreiben und wertvolle Informationen verlieren.
Aber wie bei den meisten Dingen gibt es auch hier einen Ausweg.
Hier sind zwei Möglichkeiten, wie Sie Ordner auf einem Mac sicher zusammenführen können.
Ordner mit dem Finder zusammenführen
Wenn Sie einen Ordner an einem Speicherort hinzufügen, an dem bereits ein Ordner mit demselben Namen vorhanden ist, werden Sie in einer Meldung gefragt, ob Sie diesen Vorgang abbrechen, den Ordner an diesem Speicherort ersetzen oder beide Ordner zusammenführen möchten. Wenn Sie verschiedene Dateien mit demselben Namen haben, sollten Sie „Abbrechen“ wählen, um zu verhindern, dass die Dateien überschrieben werden.
Wenn Sie nun beide Ordner behalten möchten, müssen Sie den Ordner ziehen und die Optionstaste gedrückt halten, bevor Sie loslassen, um eine neue Option namens „Zusammenführen“ zu erhalten. Klicken Sie darauf.
Dateien mit demselben Namen erhalten eine „2“ im Dateinamen, sodass Sie sowohl die Originaldatei als auch die neue Datei behalten können, ohne Inhalt zu verlieren.
Ordner mit Terminal zusammenführen
Die zweite Methode verwendet Terminal und einen Befehl namens „ditto”. Dadurch werden die Inhalte zweier Ordner, einschließlich aller Unterordner, zusammengeführt.
Öffnen Sie das Terminal und geben Sie Folgendes ein: ditto ~/Quellordner ~/Zielordner
Sie sollten die tatsächlichen Namen der Ordner anstelle von „source_folder” und „target_folder” eingeben
Anstatt den Pfad zu den Ordnern einzugeben, können Sie die Ordner auch per Drag & Drop in Ihr Terminal-Fenster ziehen.
4. Bevorzugen Sie Ihre Ordner
Wenn es zu viele Ordner und Unterordner gibt, kann es schwierig werden, einen bestimmten Ordner zu finden, den Sie häufig oder für spezielle Anforderungen verwenden. Die gute Nachricht ist, dass Sie jeden Ordner zu Ihren Favoriten in der Finder-Seitenleiste hinzufügen können. So erledigen Sie das:
- Öffnen Sie ein neues Finder-Fenster
- Suchen Sie den Ordner, den Sie als bevorzugt speichern möchten
- Ziehen Sie es in Ihre Seitenleiste
5. Dateien nach Typ sortieren
Sie können Ihre Dateien auch nach „Typ“ sortieren, um ähnliche Dateien (PDFs, Bilder, Dokumente usw.) zu gruppieren.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Ordner zum Herunterladen und wählen Sie „Sortieren nach“ > „Art“. So sehen Sie, welche Dateien Sie haben und wohin Sie sie verschieben können.
Nachdem Sie Ihre Dateien nach Ihren Wünschen sortiert haben, verschieben Sie sie in die entsprechenden Unterordner. Fotos und Videos kommen in den Ordner „Stock Media“ und Screenshots in den Ordner „Software Screenshots“.
6. Verwenden Sie Tags
Um wichtige Dateien zu priorisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, wählen Sie „Tags“ und weisen Sie benutzerdefinierte Tags wie „Dringend“ oder „Zu erledigen“ zu. Mit Tags versehene Dateien werden zur leichteren Identifizierung mit farbcodierten Punkten neben ihren Namen angezeigt.
Sie können schnell auf markierte Dateien zugreifen, indem Sie in der Seitenleiste des „Finders“ unter „Tags“ auf die entsprechende Farbe klicken.
Weiterlesen: Die 10 besten Zu-Erledigen-Liste-Apps für Mac
7. Probieren Sie intelligente Ordner aus
Um Dateien auf Ihrem Mac dynamisch zu gruppieren, öffnen Sie den „Finder“ und gehen Sie zu „Datei“ > „Neuer intelligenter Ordner“
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (+) oben rechts im Fenster neben „Speichern“, um ein Suchkriterium hinzuzufügen.
Sie erhalten zwei Dropdown-Menüs, aus denen Sie Ihre Auswahl treffen können.
In diesem Beispiel haben wir „Letztes Änderungsdatum” und „vor” ausgewählt, um schnell auf alle Dateien zuzugreifen, die diesen Kriterien entsprechen (ohne sie von ihrem ursprünglichen Speicherort zu verschieben)
Klicken Sie oben rechts im Fenster auf die Schaltfläche „Speichern“ und benennen Sie Ihren „intelligenten Ordner“
Der „Smart Ordner” wird automatisch im Seitenmenü „Favoriten” angezeigt.
💡Profi-Tipp: Wenn Sie zwei Ordner mit demselben Namen an verschiedenen Orten haben, halten Sie die Optionstaste gedrückt und ziehen Sie einen Ordner auf den anderen. Wählen Sie bei der Aufforderung „Zusammenführen“, um den Inhalt der beiden Ordner zu kombinieren. So werden Duplikate entfernt und Dateien zusammengefasst.
8. Entwickeln Sie Ihr eigenes System zur Benennung von Dateien
Wenn Sie Ihre Dateiorganisation mit einem Benennungssystem strategisch planen, können Sie Zeit beim Suchen von Dateien sparen.
Je nach Ihrem Workflow oder Ihren persönlichen Dokumenten sollten Sie Folgendes in Ihren Dateinamen aufnehmen:
- Ein Projekt-/Personenname
- Beschreibung dieser bestimmten Datei
- Das Datum, an dem Sie mit der Arbeit an der Datei begonnen haben
- Jede Version-Nummer
- Ihre Initialen, wenn es sich um eine Datei handelt, die Sie an andere Personen senden werden
Beachten Sie, dass Ihre Dateien je nach Finder-Ansicht alphabetisch sortiert werden.
💡Profi-Tipp: Wenn Sie das Datum an den Anfang Ihres Dateinamens setzen, bleiben die Dateien in chronologischer Reihenfolge und Sie können sie schneller abrufen
9. Verwenden Sie Stapel, um Dateien automatisch zu organisieren
Mit Desktop-Stapeln können Sie Dateien auf Ihrem Desktop in übersichtlichen Gruppen anordnen. Stapel ähneln intelligenten Ordnern, sind jedoch für Ihren Desktop gedacht. Stapel können nach Art, Datum oder Tag gruppiert werden
Wenn Sie beispielsweise nach Art gruppieren, werden alle Ihre Fotos in einem Stapel angezeigt, Präsentationen in einem anderen und so weiter. Alle neuen Dateien, die Sie hinzufügen, werden sofort in den entsprechenden Stapel verschoben, sodass Sie mühelos alles in der Reihenfolge halten können.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf Ihrem Desktop befinden, und klicken Sie dann auf Ansicht > Stapel verwenden > Tag
Um einen Stapel anzuzeigen, zu öffnen oder zu schließen, müssen Sie nur darauf klicken, und schon werden die Dateien auf Ihrem Desktop angezeigt. Wenn Sie die Dateien jedoch in Ansicht betrachten möchten, ohne den Stapel zu öffnen, müssen Sie lediglich Folgendes zu erledigen haben:
- Bewegen Sie die Maus über einen Stapel
- Wischen Sie mit Ihrem Trackpad oder Ihrer Maus nach links oder rechts, das Symbol des Stapels und die Namensänderungen passen sich den einzelnen Dateien im Stapel an
- Doppelklicken Sie auf die gewünschte Datei, um sie zu öffnen
10. Dateien auf iCloud Drive speichern
Mit iCloud Drive können Sie die Synchronisierung Ihrer Ordner und Dateien auf mehreren Geräten aktivieren. Dies hilft Ihnen, Dateien auf Ihren Apple-Geräten abzurufen, wenn Sie mehrere iPads oder iPhones verwenden
So aktivieren Sie iCloud Drive auf Ihrem Mac:
- Öffnen Sie die Einstellungen.
- Klicken Sie auf „Apple ID“ > „iCloud“.
- Aktivieren Sie iCloud Drive.
- Klicken Sie erneut auf „iCloud Drive“
- Wählen Sie „Optionen“, um die Ordner und Apps auszuwählen, die Sie in die Synchronisierung mit Ihrem Mac einbeziehen möchten
💡Profi-Tipp: Wenn Sie iCloud Desktop und Dokumente aktivieren, können Sie dieselben Desktop-Elemente auf einem anderen Mac abrufen, indem Sie sich mit demselben iCloud-Konto anmelden und iCloud Desktop und Dokumente auf diesem Mac aktivieren.
11. Dateien auf Ihrem Desktop anordnen
Neben der Sortierung Ihrer Dateien auf dem Desktop nach Name, Art, Datum, Größe, Tags usw. können Sie auch die Anzeige der Ordner nach Symbolgröße, Rasterabstand, Textgröße und mehr ändern
Richten Sie Elemente nach Ihren Wünschen aus und ändern Sie ihre Größe, um einen persönlicheren und ästhetischeren Desktop zu erhalten. Sie können Dateien auch nach Belieben neu anordnen – klicken Sie einfach auf den Desktop, wählen Sie „Ansicht“ > „Aufräumen nach“ und legen Sie dann fest, wie Sie die Dateien anordnen möchten.
12. Verwenden Sie externe Apps
Schließlich können Sie auch Apps von Drittanbietern verwenden, um Ihre Dateien und Ordner effizient zu organisieren , wenn Sie dies bevorzugen. Diese helfen Ihnen nicht nur dabei, doppelte Dateien einfach zu verfolgen und zu löschen, sondern auch, Ihren heruntergeladenen Ordner zu durchsuchen und aufzuräumen.
Das war's schon!
Mit diesen Schritten sind Sie auf dem besten Weg zu einem aufgeräumten Mac-Desktop. Der Schlüssel zum Erfolg ist Konsequenz: Nehmen Sie sich täglich ein paar Minuten Zeit, um Dateien und Ordner auf Ihrem System zu organisieren, und schon bald wird dies zur Selbstverständlichkeit werden.
Denken Sie daran: Ein wenig Aufwand heute erspart Ihnen später viel Ärger.
Organisieren Sie Ihre Dateien mühelos mit ClickUp
Nachdem Sie nun die MacBook-Hacks für die Dateiorganisation kennengelernt haben, warum sollten Sie hier aufhören? Gehen wir noch einen Schritt weiter und entdecken wir ClickUp, eine effektive Aufgabenverwaltungssoftware, die über Lösungen für die Aufgabe- und Dateiverwaltung hinausgeht.
Die Dokumentenverwaltungssoftware umfasst erweiterte Funktionen wie ClickUp Dokumente für die Dateiorganisation und ist damit eine hervorragende Option für alle, die ihren digitalen Arbeitsbereich optimieren möchten.
Es bietet erweiterte tools und Funktionen, mit denen Sie Ihre Textdokumente, Aufgaben und Projekte dynamisch und gemeinsam kategorisieren, suchen und optimieren können.
So werden Sie bei der Arbeit besser organisiert!
Neugierig geworden?
1. Entdecken Sie ClickUp Dokumente
Für den Anfang kann ClickUp Dokumenten als digitaler Aktenschrank dienen, um Informationen effizient zu speichern.
Nehmen wir an, Sie widmen jedem Client ein Dokument, um wichtige Assets wie Verträge, Projektbeschreibungen, Rechnungen und Verzeichnisvorlagen zu verknüpfen. Sie können auch Google Drive- oder Dropbox-Dateien direkt in das Dokument einbetten, um den Zugriff zu erleichtern.
Wenn kundenbezogene Dateien und Ordner lokal gespeichert sind (z. B. auf Ihrem MacBook), ziehen Sie sie einfach in das entsprechende ClickUp-Dokument. So bleibt alles an einem Ort und Sie müssen bei Ihrer Arbeit nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln
Sie können auch freigabefähige Links erstellen und Berechtigungen für Ihre Teammitglieder in Ihren ClickUp Docs verwalten. Der Datenschutz und die Bearbeitungskontrollen stellen sicher, dass nur die richtigen Personen sensible Informationen in Ansicht nehmen und darauf zugreifen können.
Um noch einen Schritt weiter zu gehen, erstellen Sie ClickUp-Aufgaben für jeden Kunden, fügen Sie die entsprechenden Dokumente hinzu, legen Sie Fälligkeitstermine fest und weisen Sie Team-Mitglieder zu. Diese Integration optimiert Ihren Dokumentenmanagement-Workflow und Ihre Projektorganisation.
Weiterlesen: Die 10 besten Aufgabe-Apps für Mac-Benutzer
2. Nutzen Sie den ClickUp-Leitfaden zur Projekt-Hierarchie
Dann gibt es noch den ClickUp-Leitfaden zur Hierarchie des Projekts, mit dem Sie den Überblick behalten, ohne relevante Details zu übersehen.
Wir erklären Ihnen, wie das geht.
Innerhalb jedes Workspace auf der Plattform können Sie Spaces für bestimmte Projekte oder Abteilungen erstellen, z. B. „Marketing“ oder „Client-Projekte“. Jeder Space kann „Ordner“ enthalten, um zugehörige Dateien zu organisieren.
Diese Hierarchie sorgt dafür, dass jede Datei ihren Platz im System hat, sodass Sie Ihre Dokumente leicht finden und verwalten können. Beispiel: Im Space „Client Projekte” erstellen Sie für jeden Client einen Ordner, der Listen mit Verträgen, Rechnungen und Lieferungen enthält.
3. Verwenden Sie ClickUp-Listen
Verwenden Sie die Listenansicht von ClickUp, um diese Organisation zu optimieren, indem Sie Kriterien wie Dateitypen, Ordner- und Dateinamen, Fristen und Prioritätsstatus wie „In Verwendung“, „Archiviert“ oder „In Prüfung“ definieren
Sie können Listen auch mit Farben personalisieren, um den Projektstatus anzuzeigen oder Ihre Arbeit visuell besser zu unterscheiden. Aber das ist noch nicht alles.
4. Probieren Sie die vernetzte Suche auf ClickUp aus
Möchten Sie eine bestimmte Datei schnell finden?
Geben Sie einfach den Namen in die Suchleiste ein, und ClickUp findet genau das, was Sie suchen, egal ob es sich um den ClickUp-Workspace, eine verbundene App (z. B. Dropbox, Slack und Google Drive) oder Ihr lokales Laufwerk handelt. Das ist die Leistungsfähigkeit der verbundenen Suche auf ClickUp.
Sie können beispielsweise Aufgaben nach Fristen filtern, um zu ermitteln, was dringend erledigt werden muss, z. B. bald fällige Angebote oder anstehende Vertragsverlängerungen. Oder Sie versehen Dateien mit Beschreibungen wie „Rechtliches“, „Finanzielles“ oder „Persönliches“ und filtern dann nach diesen Tags, um bestimmte Dokumente zu finden.
Darüber hinaus merkt sich ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent von ClickUp, Ihre Suchgewohnheiten und verbessert sich mit der Zeit, sodass Sie noch genauere Ergebnisse erhalten.
Wenn Sie als Beispiel häufig nach „Verträgen” zu bestimmten Clients suchen, priorisiert ClickUp Brain diese Ergebnisse bei zukünftigen Suchanfragen. Das bedeutet: Je häufiger Sie die Plattform nutzen, desto intelligenter wird sie, sodass Sie Dateien schneller und genauer finden können
Weiterlesen: Meistern Sie Ihre Zeit mit den 10 besten Kalender-Apps für Mac
Lassen Sie sich nicht durch digitale Unordnung ausbremsen
Es gibt Wichtigeres zu erledigen, als wertvolle Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten zu verlieren, da sich Ineffizienzen schnell summieren können.
Übernehmen Sie stattdessen die Kontrolle über Ihre Zeit mit einer strategischen Dateiorganisation.
Eine ordentliche Strukturierung Ihrer Dateien reduziert Ablenkungen, minimiert Fehler und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf. Diese Vorgehensweise ist unerlässlich für die Koordination groß angelegter Projekte, die Verwaltung von Client-Daten und die Überwachung sensibler Dokumente.
Glücklicherweise bietet ClickUp die Tools, um einen zentralisierten, effizienten Arbeitsbereich zu schaffen – von der Organisation von Aufgaben mit der Hierarchie von ClickUp über die Verwendung der Listenansicht für detaillierte Filterung bis hin zur Nutzung fortschrittlicher Funktionen wie KI.
Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an und legen Sie los.