Arten und Modelle der Softwarelizenzierung erklärt

Die weltweiten Ausgaben für Unternehmenssoftware beliefen sich auf rund 913 Milliarden Dollar im Jahr 2023.

Heute umfasst der Tech-Stack eines durchschnittlichen Unternehmens etwa 300 tools. Das sind 300 Softwarelizenzen, die ausgehandelt, nachverfolgt und gewartet werden müssen.

Es ist kein Wunder, dass Unternehmen weltweit nur die Hälfte verwenden ihrer Softwarelizenzen - der Rest bleibt unentdeckt oder wird nicht genutzt.

Die Optimierung der Softwarelizenznutzung kann zu erheblichen Einsparungen führen und auch helfen die Einhaltung von Vorschriften mit den Lizenzbestimmungen.

In diesem Artikel informieren wir Sie über die verschiedenen Arten von Softwarelizenzen, die von Softwareanbietern angeboten werden, und darüber, wie Sie das für Ihr Geschäft am besten geeignete Softwarelizenzmodell auswählen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie alle Ihre Lizenzen effizient nachverfolgen und verwalten können, um Verschwendung zu vermeiden.

Was ist eine Softwarelizenz?

Eine Softwarelizenz ist ein rechtliches Dokument, das festlegt, wie Software genutzt, verteilt und verändert werden darf. Die Softwarelizenzvereinbarung legt die Bedingungen fest, unter denen Sie auf die Software zugreifen, sie kopieren, ändern und freigeben können. Betrachten Sie sie als einen Vertrag zwischen Ihnen und dem Softwareentwickler.

Verschiedene Arten von Softwarelizenzen legen die Rechte und Einschränkungen des Benutzers auf unterschiedliche Weise fest, z. B. ob die Software freigegeben werden darf, auf wie vielen Geräten sie installiert werden darf und ob Benutzer auf den Quellcode zugreifen dürfen.

Lizenzen stellen sicher, dass Sie die Software legal und in Übereinstimmung mit allen geltenden Regeln und Vorschriften nutzen. Sie enthalten oft auch die Bedingungen für Support und Updates, auf die Sie Anspruch haben.

Außerdem helfen Lizenzen den Softwareentwicklern, für ihre Arbeit bezahlt zu werden, damit sie weiterhin neue und innovative Software entwickeln können.

Gängige Arten von Softwarelizenzen

Dies sind die wichtigsten Arten von Softwarelizenzen, die heute verwendet werden:

Proprietäre Lizenzen

Diese Lizenzen beschränken den Zugriff auf den Code und die Art und Weise, wie die Software genutzt werden kann.

Eine proprietäre Lizenz, auch bekannt als geschlossene Quellcode- oder kommerzielle Lizenz, gewährt dem Benutzer limitierte Rechte. Nur der Entwickler oder eine ausgewählte Gruppe hat Zugang zum Quellcode.

Kunden können die Software nutzen, dürfen sie aber ohne ausdrückliche Berechtigung nicht verändern, verteilen oder verkaufen.

Proprietäre Lizenzen werden häufig für kommerzielle Software verwendet, mit der Einnahmen erzielt werden sollen.

Beispiel: Kommerzielle Softwareanwendungen, wie Microsoft Office und SAP

über SAP

Open-Source-Lizenzen

Open-Source-Softwarelizenzen sind Softwarelizenzen, die den Nutzern weitreichende Rechte für den Zugriff, die Veränderung, die Verteilung und sogar den Verkauf der Software einräumen. Der Quellcode der Software ist öffentlich zugänglich, so dass jeder ihn untersuchen, verbessern und anpassen kann.

Eine Open-Source-Softwarelizenz fördert Transparenz und Verantwortlichkeit und bietet den Benutzern ein hohes Maß an Flexibilität. Solche Software profitiert oft von einer großen Gemeinschaft von Entwicklern, die zur Entwicklung und Verbesserung des Codes der Software beitragen.

Beispiele: Die GNU General Public License (GPL), die MIT-Lizenz und die Apache-Lizenz 2.0

über GNU

Freeware und Shareware

Die Begriffe Freeware und Shareware werden oft synonym verwendet, aber es handelt sich um zwei unterschiedliche Software-Lizenzmodelle.

Freeware ist Software, die zur kostenlosen Nutzung angeboten wird. Obwohl sie kostenlos ist, können ihre Funktionen oder Features limitiert sein. Sie kann auch Einschränkungen in Bezug auf Änderungen und Weitergabe haben.

Beispiel: Firefox, VLC Media Player und GIMP

über Mozilla Firefox

Shareware ist Software, die kostenlos als Testversion für einen begrenzten Zeitraum oder mit eingeschränkten Features zur Verfügung gestellt wird. Die Vollversion ist in der Regel kostenpflichtig, um alle Features freizuschalten oder sie über den Zeitraum der Testversion hinaus weiter zu nutzen.

Zum Beispiel: Adobe Photoshop und Microsoft Office

Public-Domain-Lizenzen

Eine Public-Domain-Lizenz ist eine Art von Softwarelizenz, die die Software in den öffentlichen Bereich stellt. Das bedeutet, dass die Software völlig frei von urheberrechtlichen Beschränkungen ist, so dass jeder sie ohne jegliche Einschränkungen verwenden, verändern und verteilen kann.

Public-Domain-Software kann Innovation und Kreativität fördern, da jeder zu ihrer Entwicklung und Verbesserung beitragen kann. Es gibt keine urheberrechtlichen Limitierungen, wie die Software genutzt oder vermarktet werden kann.

Beispiel: SQLite

über SQLite

Beliebte Software-Lizenzierungsmodelle

Proprietäre Softwarelizenzen gibt es in verschiedenen Varianten. Wir werden die wichtigsten Kategorien hier aufschlüsseln, damit Sie entscheiden können, welche Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

TL;DR: 6 Arten von proprietären Softwarelizenzen in der Zusammenfassung

1. Dauerhafte Lizenzierung: Hohe Anfangskosten, aber stabil bei langfristiger Nutzung mit geringem Bedarf an Skalierung
2. Abonnement-Lizenzierung: Flexibel, regelmäßig aktualisiert und skalierbar - ideal für dynamische, wachsende Umgebungen
3. Verbrauchsabhängige Lizenzierung: Kostengünstig bei variabler Nutzung, erfordert aber eine sorgfältige Überwachung, um unerwartete Kosten zu vermeiden
4. Kostenpflichtige Lizenzierung: Budgetfreundlich, bis Sie die Limits überschreiten; gut für eine meist stabile, aber gelegentlich variable Nutzung
5. Gerätelizenzierung: Am besten für feste Umgebungen mit dedizierter Hardware, einfach zu verwalten, aber nicht flexibel
6. Gleichzeitige Lizenzierung: Ideal für Teams, die sich den Zugriff freigeben, flexibel innerhalb der Benutzer-Limits, erfordert jedoch eine Überwachung

Dauerhafte Lizenzierung

Ein unbefristetes Lizenzierungsmodell ist eine traditionelle Software-Lizenzierungsmethode, bei der ein Kunde eine Lizenz zur unbefristeten Nutzung der Software erwirbt. Nach dem Erwerb der Lizenz kann der Kunde die Software so lange nutzen, wie er sie benötigt, ohne dass wiederkehrende Abonnement-Gebühren anfallen.

Der Kunde zahlt eine einmalige Vorauszahlung für den Erwerb der Softwarelizenz, und es fallen keine laufenden Abonnement- oder Wartungsgebühren an

Vorteile der unbefristeten Lizenzierung

• Vorhersehbarkeit: Kunden können ihre Softwarekosten im Voraus planen, ohne die Ungewissheit wiederkehrender Abonnement-Gebühren oder Preiserhöhungen
• Eigentümerschaft: Die unbefristete Lizenzierung kann ein Gefühl der Eigentümerschaft und Kontrolle über die Software vermitteln
• Langfristige Kosteneinsparungen: In manchen Fällen kann die unbefristete Lizenzierung kostengünstiger sein als andere Modelle, insbesondere für Unternehmen, die die Software über viele Jahre hinweg nutzen
• Offline-Zugang: Dauerlizenzen bieten oft die Möglichkeit, die Software ohne ständigen Internetzugang zu nutzen
• Keine Abhängigkeit vom Anbieter: Die Benutzer sind nach dem Kauf weniger abhängig vom Anbieter. Selbst wenn der Hersteller die Software nicht mehr anbietet, behält der Benutzer das Recht, die erworbene Version zu nutzen

Nachteile der unbefristeten Lizenzierung

• Keine automatischen Updates: Der Zugang zu zukünftigen Updates oder neuen Features kann zusätzliche Gebühren erfordern
• Höhere Anschaffungskosten: Der anfängliche Kaufpreis für eine unbefristete Lizenz kann hoch sein
• Potenzielle Veralterung: Da sich die Technologie weiterentwickelt, können unbefristete Lizenzen weniger wünschenswert sein, wenn die Software veraltet oder schwierig zu warten ist
• Wartungs- und Supportkosten: Laufende Unterstützung, Wartung und Updates sind möglicherweise nicht in einer unbefristeten Lizenz enthalten oder erfordern den Erwerb eines separaten Wartungsplans
• Finanzielles Risiko im Voraus: Die hohe Anfangsinvestition stellt ein finanzielles Risiko dar, wenn die Software nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht oder sich die Anforderungen des Geschäfts ändern

Auch lesen: Nachverfolgung technischer Schulden

Lizenzierung auf Abonnement-Basis

Die Lizenzierung auf Abonnementbasis, auch bekannt als Software as a Service (SaaS), ist ein beliebtes Softwarelizenzierungsmodell, bei dem Kunden eine wiederkehrende Gebühr für die Nutzung der Software über einen bestimmten Zeitraum zahlen.

Bei dieser Art von Softwarelizenzen handelt es sich in der Regel um ein Cloud-basiertes Produkt. Die Kunden zahlen eine regelmäßige Abonnement-Gebühr, in der Regel monatlich oder jährlich, und können die Software nur während des Zeitraums des Abonnements nutzen.

Vorteile der Lizenzierung im Abonnement

• geringere Anfangskosten: Aufgrund der geringeren Anfangskosten im Vergleich zu unbefristeten Lizenzen sind sie für kleine Geschäfte und Organisationen mit begrenztem Kapital leichter zugänglich
• Flexibilität: Kunden können ihre Nutzung je nach Bedarf problemlos erhöhen oder verringern, da sie nicht über die Dauer ihres Abonnements hinaus gebunden sind
• Automatische Updates: Abonnement-basierte Modelle beinhalten oft automatische Updates und Upgrades, die sicherstellen, dass Sie nicht mit Veralterung konfrontiert werden
• Reduzierter IT-Aufwand: Cloud-basierte SaaS-Lösungen können die IT-Belastung von Unternehmen verringern, da sie die Notwendigkeit der Installation und Wartung von Software vor Ort eliminieren
• Leichterer Zugang zu fortschrittlicher Software: Durch Abonnement-Lizenzen können Unternehmen leichter auf fortschrittliche oder unternehmensweite Software zugreifen und sich diese leisten

Nachteile der Lizenzierung auf Abonnementbasis

• Wiederkehrende Kosten: Kunden müssen weiterhin Abonnement-Gebühren zahlen, um den Zugriff auf die Software zu erhalten
• Abhängigkeit: Kunden sind in Bezug auf Support und Verfügbarkeit auf den Anbieter der Software angewiesen
• Potenzial für Preiserhöhungen: Die Gebühren für Abonnements können im Laufe der Zeit steigen, was für Unternehmen zu höheren Kosten als erwartet führen kann
• Limitierte Kontrolle: Kunden haben möglicherweise weniger Kontrolle über die Konfiguration und benutzerdefinierte Anpassung der Software
• Limitierte Eigentümerschaft: Anders als bei unbefristeten Lizenzen wird bei einem Abonnement keine Eigentümerschaft an der Software gewährt. Unternehmen können den Zugriff auf ihre Daten oder Konfigurationen verlieren, wenn das Abonnement endet

Auch gelesen: Top SaaS Beispiele

Nutzungsbasierte Lizenzierung

Bei der nutzungsbasierten Lizenzierung handelt es sich um ein Software-Lizenzierungsmodell, bei dem die Kunden die Software auf der Grundlage ihrer tatsächlichen Nutzung oder ihres Verbrauchs bezahlen. Dies kann auf verschiedene Weise gemessen werden, z. B. anhand der Nummer der Benutzer, der Transaktionen, des Datenvolumens oder der Verarbeitungszeit.

Bei dieser Art der Softwarelizenzierung wird der Verbrauch des Kunden häufig gemessen oder überwacht, um die Gebühren genau zu berechnen. Die Kosten für die Software können je nach dem Nutzungsverhalten des Kunden nach oben oder unten angepasst werden. In der Regel wird das Guthaben im Voraus erworben, und die Einheiten werden bei jeder Nutzung abgezogen.

Zu den üblichen Metriken für die Nutzung gehören die Nummer der Benutzer, die Transaktionen, das Datenvolumen und die verwendeten Rechenressourcen.

Vorteile der nutzungsbasierten Lizenzierung

• Kosteneffizienz: Unternehmen zahlen nur für das, was sie nutzen, was dieses Modell besonders kosteneffizient für Unternehmen mit variablen oder unvorhersehbaren Nutzungsmustern macht
• Skalierbarkeit: Die Kosten für die Software können je nach den sich ändernden Bedürfnissen des Kunden nach oben oder unten skaliert werden
• Flexibilität: Kunden können ihr Nutzungsverhalten anpassen, um die Kosten zu kontrollieren
• Geringere Anfangskosten: Im Vergleich zu herkömmlichen Lizenzierungsmodellen sind die Anfangskosten in der Regel niedriger
• Transparente Preisgestaltung: Die nutzungsbasierte Lizenzierung bietet oft eine klare Sichtbarkeit der anfallenden Kosten, was die Finanzplanung und das Ressourcenmanagement verbessern kann.

Nachteile der nutzungsbasierten Lizenzierung

• Komplexität: Die Implementierung und Verwaltung nutzungsbasierter Lizenzen kann komplexer sein als bei anderen Modellen. Unternehmen müssen ihre Nutzung genau überwachen, um unerwartete Kosten zu vermeiden
• Herausforderungen bei der Messung: Die genaue Messung der Nutzung kann schwierig sein, insbesondere bei komplexen Softwareanwendungen
• Potenzial für unerwartete oder hohe Kosten: Wenn das Nutzungsverhalten stark schwankt, können unerwartete Kostensteigerungen auf den Kunden zukommen

Auch gelesen: Strategien zur IT-Budgetverwaltung

Pay-for-overage-Lizenzierung

Pay-for-overage-Lizenzierung ist eine Art nutzungsbasiertes Lizenzierungsmodell, bei dem Kunden eine Grundgebühr für ein bestimmtes Maß an Nutzung zahlen und bei Überschreitung dieses Limits zusätzliche Gebühren anfallen. Dieses Modell wird häufig in Verbindung mit anderen Lizenzierungsmodellen verwendet, z. B. mit einem Abonnement oder einer nutzungsbasierten Lizenz.

Vorteile der Pay-for-overage-Lizenzierung

• Vorhersehbarkeit: Kunden können ihre Kosten genauer abschätzen, da sie die Grundkosten kennen und mögliche Überschreitungen abschätzen können
• Flexibilität: Kunden können ihr Nutzungsverhalten anpassen, um Overage-Gebühren zu vermeiden
• Kostenkontrolle: Diese Art der Lizenzierung kann Kunden helfen, ihre Softwarekosten zu kontrollieren, indem sie ein Budget für die Nutzung einstellen
• Keine Serviceunterbrechung: Benutzer müssen keine Serviceunterbrechungen in Kauf nehmen, wenn sie ihre Limits überschreiten, da sie einfach für die zusätzliche Nutzung zahlen
• Einfacher Eintrag: Unternehmen können mit einem niedrigeren Basis Plan beginnen und diesen nach Bedarf erweitern

Nachteile der Pay-for-Overage-Lizenzierung

• Unvorhersehbare Kosten: Wenn das Nutzungsverhalten stark schwankt, können unerwartete Zusatzkosten anfallen
• Komplexität: Pay-for-overage-Lizenzierung kann in Bezug auf Budgetierung, Implementierung und Verwaltung komplexer sein als andere Modelle
• Risiko eines übermäßigen Ressourcenverbrauchs: Ohne ordnungsgemäße Überwachung können Unternehmen versehentlich mehr Ressourcen als nötig verbrauchen, was zu höheren Überschreitungsgebühren und höheren Betriebskosten führt
• Abhängigkeit von einer genauen Berichterstattung über die Nutzung: Unstimmigkeiten oder Verzögerungen bei der Berichterstellung können zu unerwarteten Kosten oder Streitigkeiten führen

Weiterlesen: Software für das Lieferantenmanagement

Geräte-Lizenzierung

Bei der Gerätelizenzierung ist der Endbenutzer-Lizenzvertrag an ein bestimmtes physisches Gerät oder eine bestimmte Hardwarekonfiguration gebunden. Das bedeutet, dass die Software nur auf diesem bestimmten Gerät oder innerhalb der angegebenen Hardwarebeschränkungen verwendet werden kann.

Dieselbe Lizenz kann normalerweise nicht auf ein anderes Gerät übertragen oder von mehreren Benutzern verwendet werden. Die Gerätelizenzierung kann die Flexibilität der Softwarebereitstellung und -nutzung einschränken.

Die Gerätelizenzierung kommt in bestimmten Anwendungsfällen vor, z. B. bei eingebetteten Systemen (Software, die in Geräte wie Drucker, Router oder Industriesteuerungen eingebettet ist), bei bestimmten Einzelbenutzeranwendungen und bei hardwareabhängiger Software.

Vorteile der Gerätelizenzierung

• Einfache und einfache Verwaltung: Da die Lizenzen mit bestimmten Geräten verknüpft sind, lassen sie sich leichter nachverfolgen und gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften
• Kostenvorhersagbarkeit: Unternehmen können die Kosten leicht vorhersagen, da die Zahl der erforderlichen Lizenzen der Zahl der Geräte entspricht
• Sicherheit: Die Gerätelizenzierung kann zum Schutz vor unbefugter Softwareverwendung und Piraterie beitragen
• Hardwarekompatibilität: Sie kann sicherstellen, dass die Software mit der vorgesehenen Hardware kompatibel ist
• Stabilität und Konsistenz: Die Gerätelizenzierung umfasst häufig eine unbefristete Lizenzoption, d. h. die Software kann auf dem Gerät unbegrenzt genutzt werden. Dies bietet eine stabile und konsistente Nutzungsumgebung ohne wiederkehrende Gebühren

Nachteile der Gerätelizenzierung

• Eingeschränkte Flexibilität: Die Gerätelizenzierung kann die Nutzung auf ein einziges Gerät beschränken, was die Flexibilität limitiert und die Kosten potenziell erhöht
• Hardware-Abhängigkeit: Wenn das Gerät verloren geht oder beschädigt wird, kann die Software unbrauchbar werden. Außerdem kann eine Aufrüstung der Hardware den Erwerb neuer Softwarelizenzen erfordern
• Unterauslastung: Wenn ein lizenziertes Gerät nicht ausreichend genutzt wird, wird die Lizenz möglicherweise nicht voll ausgeschöpft, was zu Ineffizienzen führt
• Schwierigkeiten bei Remote-Arbeiten oder Arbeiten außerhalb des Unternehmens: Wenn Mitarbeiter von verschiedenen Speicherorten aus auf Software zugreifen müssen, kann die Gerätelizenzierung ein Hindernis darstellen

Auch gelesen: Beste kostenlose Tools für Projektmanagement

Gleichzeitige Lizenzierung

Bei der Mehrfachlizenzierung handelt es sich um ein Software-Lizenzierungsmodell, das einer bestimmten Nummer von Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf die Software erlaubt, anstatt Lizenzen an einzelne Benutzer zu vergeben. Dies ist besonders in Umgebungen nützlich, in denen nicht alle Benutzer die Software gleichzeitig nutzen müssen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter im Schichtbetrieb arbeiten, könnte eine bestimmte Nummer von Lizenzen für Design-Software erwerben, da es weiß, dass nicht alle Designer gleichzeitig auf die Software zugreifen werden.

Eine Concurrent-Lizenz wird manchmal auch als Floating-Lizenz bezeichnet

Vorteile der gleichzeitigen Lizenzierung

• Kosteneffizienz: Die gleichzeitige Lizenzierung kann für Organisationen, in denen nicht alle Benutzer gleichzeitig auf die Software zugreifen, kosteneffizient sein
• Flexibilität: Dieses Modell ist ideal für Unternehmen mit Benutzern in verschiedenen Zeitzonen oder mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, da die Lizenzen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung und nicht der Anzahl der Benutzer vergeben werden
• Optimierte Ressourcennutzung: Unternehmen können sicherstellen, dass die Lizenzen nicht zu wenig ausgelastet sind. Wenn ein Benutzer mit der Nutzung der Software fertig ist, kann die Lizenz automatisch einem anderen Benutzer zur Verfügung gestellt werden
• Skalierbarkeit: Lizenzen können nach Bedarf hinzugefügt oder reduziert werden
• Einfaches Management: Die Lizenzverwaltung wird vereinfacht, da nicht jedem einzelnen Benutzer eine Lizenz zugewiesen werden muss

Nachteile der gleichzeitigen Lizenzierung

• Lizenzkonflikte: Es besteht das Risiko, dass nicht genügend Lizenzen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, was zu Verzögerungen oder Ausfallzeiten führen kann
• Komplexität bei der Überwachung der Nutzung: Unternehmen müssen die Lizenznutzung möglicherweise genau überwachen, um sicherzustellen, dass sie über genügend Lizenzen verfügen, um die Nachfrage zu befriedigen, ohne zu viel Geld für unnötige Lizenzen auszugeben
• Potenzielle Übernutzung: Wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet wird, kann die gleichzeitige Lizenzierung zu einer Übernutzung führen, bei der zu viele Benutzer gleichzeitig versuchen, auf die Software zuzugreifen
• Höhere Anfangskosten: Die anfänglichen Kosten für die Einstellung und den Erwerb der erforderlichen Lizenzen können höher sein als bei anderen Lizenzierungsmodellen, insbesondere dann, wenn die genauen Nutzungsmuster schwer vorherzusagen sind
• Abhängigkeit von einem Lizenzserver: Für die gleichzeitige Lizenzierung ist häufig ein zentraler Lizenzserver erforderlich, der die Verteilung der Lizenzen verwaltet

Auch gelesen: Wie IT Asset Management dem Business nützt

Auswahl der richtigen Software-Lizenz für Ihr Business

Bei der Auswahl einer Softwarelizenz ist es wichtig, mehrere Schlüssel zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lizenz mit den Anforderungen, dem Budget und den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Bewertung der verschiedenen Arten von Softwarelizenzen berücksichtigen sollten:

Kosten

• Beurteilen Sie die Vorabkosten der Lizenz, einschließlich der Frage, ob es sich um eine einmalige Zahlung (unbefristete Lizenz) oder um wiederkehrende Zahlungen (Abonnement, nutzungsabhängig usw.) handelt.
• Berechnen Sie die Gesamtkosten der Eigentümerschaft (TCO). Berücksichtigen Sie dabei alle laufenden Kosten wie Wartungsgebühren, Support-Kosten, Upgrade-Kosten oder Gebühren für Zusatzleistungen
• Berücksichtigen Sie, wie Kosten im Laufe der Zeit anfallen. Ein Beispiel: Ein Abonnement-Modell kann zu Beginn geringere Kosten verursachen, aber auf lange Sicht teurer werden

Nutzungsrechte

• Verstehen Sie, ob es Einschränkungen bei den Nutzungsrechten gibt. Einige Lizenzen können die Nutzung auf bestimmte Umgebungen beschränken (z. B. On-Premise vs. Cloud)
• Überlegen Sie, wie einfach es ist, die Lizenz je nach Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren, Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Lizenz auf andere Geräte oder Benutzer zu übertragen
• Stellen Sie fest, ob für bestimmte Funktionen zusätzliche Lizenzen oder Gebühren erforderlich sind

Auch lesen: IT-Verwaltungssoftware

Support und Wartung

• Beurteilen Sie das Niveau des im Rahmen der Lizenz angebotenen Supports. Beinhaltet er 24/7-Support oder ist er limitiert? Wie sind die Reaktionszeiten und die verfügbaren Support-Kanäle (z. B. Telefon, E-Mail, Chat)?
• Prüfen Sie, ob die Lizenz regelmäßige Updates und Upgrades umfasst
• Vergewissern Sie sich, dass die Lizenz kritische Bugfixes und Sicherheits-Patches abdeckt

Konformität

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Lizenzbedingungen verstehen und einhalten können, um rechtliche Probleme zu vermeiden
• Überlegen Sie, ob die Lizenz und die Software die Branchenvorschriften (z. B. GDPR, HIPAA) erfüllen, die für Ihr Unternehmen relevant sind

Berücksichtigen Sie die Einhaltung von Vorschriften bei der Bewertung verschiedener Arten von Softwarelizenzen

Skalierbarkeit und Flexibilität

• Überlegen Sie, ob die Lizenz mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren kann. Erlaubt sie zusätzliche Benutzer, größere Datenmengen oder erweiterte Funktionen, wenn Ihre Anforderungen steigen?
• Beurteilen Sie, wie anpassungsfähig die Lizenz bei Änderungen in der Struktur Ihrer Organisation ist

Kompatibilität

• Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel ist, einschließlich Hardware, Betriebssystemen und anderen Software-Tools
• Überlegen Sie, wie gut sich die Software in Ihre aktuellen Systeme und Workflows integrieren lässt

Kunden können die über 1000 bestehenden Integrationen nutzen oder mit ClickUp Integrations ihre eigenen erstellen

Anbieter

• Recherchieren Sie die Software Historie und finanzielle Stabilität des Anbieters. Ein stabiler Anbieter ist eher in der Lage, langfristig zuverlässigen Support und Updates zu bieten
• Suchen Sie nach Erfahrungsberichten, Rezensionen und Fallstudien, um die Erfahrungen anderer Benutzer zu beurteilen

Einfachheit

• Achten Sie auf die Benutzeroberfläche der Software und die Benutzerfreundlichkeit. Eine schwer zu bedienende Software kann zu einer geringeren Produktivität und höheren Schulungskosten führen
• Beurteilen Sie die Verfügbarkeit von Schulungsressourcen, einschließlich Dokumentation, Tutorials und Kundensupport, damit Ihr Team die Software effektiv nutzen kann

Lesen Sie mehr: SaaS-Wissensdatenbank-Software

Langlebigkeit

• Überlegen Sie, ob die Software und das Lizenzierungsmodell Ihren langfristigen Bedürfnissen entsprechen. Prüfen Sie die Roadmap des Anbieters und wie oft die Software aktualisiert wird, um sicherzustellen, dass sie nicht veraltet ist
• Achten Sie auf das Potenzial der Software, zukünftige Technologien zu übernehmen oder mit den Branchentrends mitzuwachsen, was dazu beitragen kann, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt

Benutzerdefiniert und kontrolliert

• Achten Sie darauf, ob die Software eine Anpassung an Ihre speziellen Bedürfnisse ermöglicht. Einige Lizenzen schränken möglicherweise das Ausmaß ein, in dem Sie die Software verändern oder konfigurieren können
• Informieren Sie sich auch darüber, wer die Kontrolle über die Daten hat. Bei Cloud-basierten oder Abonnement-Modellen ist es wichtig zu wissen, wie die Daten gespeichert werden, wem sie gehören und wie sie bei einem Wechsel des Anbieters abgerufen oder migriert werden können.

Bei der Auswahl der richtigen Softwarelizenz müssen Sie Kosten, Nutzungsrechte und Support mit den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens in Einklang bringen. Durch eine sorgfältige Bewertung dieser Faktoren können Sie einen Softwarelizenzvertrag wählen, der nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern Ihr Unternehmen auch für künftiges Wachstum und Anpassungsfähigkeit positioniert.

Die folgende tabellarische Gegenüberstellung der wichtigsten Arten von Softwarelizenzen hilft Ihnen, diese schneller zu analysieren:

Schneller Vergleich der sechs wichtigsten Arten von Softwarelizenzen | Lizenztyp | Kosten | Benutzerrechte | Benutzerfreundlichkeit | Flexibilität | Support | Beste Voraussetzungen | | ----------------------------- | ----------------------------- | -------------------------------------------- | ------------------------- | ----------- | ------------------------------------------ | ----------------------------------------- | | Unbefristete Lizenzierung | Hohe Vorlaufkosten | Unbegrenzte Nutzung der gekauften Version | Einfache Einrichtung | Limitiert | Kann separate Wartungsverträge erfordern | Langfristige Nutzung mit stabilen Anforderungen | | Abonnement-Lizenzierung | Wiederkehrende, niedrigere Anfangskosten | Kontinuierlicher Zugriff, oft inklusive Updates | Einfach | Hoch | Inklusive Support und Updates | Geschäfte, die aktuelle Software benötigen | Nutzungsbasierte Lizenzierung | Variable Kosten auf Basis der Nutzung | Bezahlung pro Nutzung; oft an bestimmte Metriken gebunden | Erfordert Überwachung | Hoch | Einfacher Support | Schwankende Nutzungsmuster | Durchschnittslizenzierung | Basiskosten + Gebühren für Überschreitungen | Feste Basisnutzungsrechte; für Überschreitungen wird mehr gezahlt | Einfach, bis Überschreitungen auftreten | Mäßig | Einfacher Support | Meist stabile Nutzung und gelegentliche Spitzenwerte | Gerätelizenzierung | Pro Gerät, stabile Kosten | Gebunden an bestimmte Geräte | Einfach | Gering | Basis-Support | Umgebungen mit festen Arbeitsplätzen | Gleichzeitige Lizenzierung | Mittlere bis hohe Kosten, gemeinsam genutzt | Gepoolte Lizenzen, die von mehreren Benutzern freigegeben werden | Erfordert Überwachung | Hoch | Gemeinsamer Support | Teams mit überlappenden Nutzungsanforderungen |

Auch gelesen: Ein Leitfaden für Business Process Management

Nachverfolgung und Verwaltung von Softwarelizenzen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens und der Ausweitung der Geschäftstätigkeit nimmt die Nutzung von Softwareanwendungen exponentiell zu. Mit zunehmender Nutzung kann die effiziente Verwaltung von Softwarelizenzen bei gleichzeitiger Kostenoptimierung ziemliche Kopfschmerzen bereiten.

ClickUp ist eine software zur Verwaltung von Aufgaben mit robusten Tools, die Unternehmen in die Lage versetzen, ihre Softwarelizenzen effektiv zu verwalten, gewährleistung der Compliance bei gleichzeitiger Minimierung von Mehrausgaben und Verbesserung der Buchführung.

ClickUp kann die Verwaltung aller Arten von Softwarelizenzen vereinfachen

Zentralisierte Lizenzverwaltung

Teams können in ClickUp ein zentrales Repository für alle Softwarelizenzen einrichten. Sie können auch individuelle Ordner nach Team, Softwaretyp oder anderen Präferenzen einrichten. Die Website ClickUp Hierarchie stellt sicher, dass alle Ihre Informationen systematisch gespeichert werden.

Mit verschiedenen ClickUp Ansicht optionen (wie Liste, Board oder Zeitleiste) können Teams ihre Software Asset Management-Prozesse effektiv visualisieren. Dies erleichtert die Nachverfolgung der eigenen Lizenzen, ihrer Kosten und des Nutzungsgrads und hilft Unternehmen, unnötige Anschaffungen zu vermeiden.

Richten Sie benutzerdefinierte Automatisierungen in ClickUp für sich wiederholende Aufgaben ein

Einstellung von Auslösern für Lizenzverlängerungsdaten mit ClickUp Automatisierungen damit Sie keinen wichtigen Termin verpassen.

Granulare Kategorisierung und Nachverfolgung

Benutzer können Folgendes einrichten Benutzerdefinierte Felder um Lizenzen nach Typ, Kosten, Ablaufdatum und Nutzungshäufigkeit zu kategorisieren. Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht es Teams, nicht ausgelastete Lizenzen zu identifizieren und die Ausgaben entsprechend zu optimieren.

Überwachen Sie den Fortschritt von Prozessen in verschiedenen Teams mit ClickUp Dashboards

Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp zur Überwachung der Lizenznutzung und des Status der Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit, was die Effizienz der Aufzeichnungen insgesamt erhöht. ClickUp-Erinnerungen macht es Ihnen leicht, regelmäßige interne Audits zu planen. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Lizenzbedingungen einhält und auf externe Audits vorbereitet ist.

Dokumentation

Mit ClickUp können Benutzer detaillierte Dokumentationen zu Softwarelizenzen erstellen, einschließlich Nutzungsbedingungen, Verlängerungsdaten und Compliance-Aufzeichnungen. Erstellen Sie Ihre Dokumente in Zusammenarbeit mit Ihrem Team mit bearbeitbaren ClickUp Dokumente und geben sie mit einem einzigen Klick für alle Beteiligten frei.

Erstellen Sie SOPs in ClickUp Docs für alle Arten von Softwarelizenzen und fügen Sie verschachtelte Unterseiten, Tabellen und Styling-Optionen hinzu, um die perfekte Struktur zu schaffen

Mit Rich-Text-Formatierungen, Tabellen und verschachtelten Seiten können Sie alle Ihre Dokumente strukturiert und benutzerfreundlich gestalten. So ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen leicht zugänglich, sicher und übersichtlich sind.

Bonus: Kostenlose Vorlagen zur Erstellung und Verwaltung Ihrer Verträge 🏆

Alle Arten von Softwarelizenzen effizient verwalten mit ClickUp

Unternehmen benötigen heute einen proaktiven Ansatz für die Verwaltung von Softwarelizenzen, einschließlich zentraler Nachverfolgungssysteme, genauer Aufzeichnungen und Mitarbeiterschulungen zu Compliance-Anforderungen.

Durch die Implementierung von IT-Governance best Practices können Sie die Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Softwarelizenzen mindern und Ihre Softwareinvestitionen optimieren.

Modern IT-Betriebsmanagement-Software wie ClickUp kann Ihnen helfen, alle Arten von Softwarelizenzen an einem Ort effizient zu verwalten und nachzuverfolgen. Die All-in-One-Software ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten und die Zusammenarbeit von Teams auf einer zentralen, sicheren Plattform, die die IT-Beschaffung und -Verwaltung vereinfacht. Melden Sie sich für ein kostenloses ClickUp-Konto an heute.