Wie kann ein effektives IT-Asset-Management Ihrem Unternehmen helfen?

Wir alle wollen unsere IT-Daten in Ordnung halten, aber das ist kompliziert. Noch komplizierter wird es beim Umgang mit materiellen IT-Beständen.

Die Nachverfolgung von IT-Assets wie Hardware, Software, Lizenzen und anderen Ressourcen kann eine Herausforderung sein, da häufige Aktualisierungen und Konfigurationsänderungen vorgenommen werden und wir ständig sicherstellen müssen, dass wir uns an die Lizenzvereinbarungen halten.

Heute stellen wir die Vorteile einer effektiven IT-Asset-Management-Strategie vor, mit der Sie Ihr Inventar auf dem neuesten Stand halten können. Die Abschreibung von Anlagen, die Komplexität von Softwarelizenzen und die Verfolgung des Lebenszyklus von Geräten waren schon immer eine Herausforderung.

Fangen wir gleich damit an!

Was ist IT-Asset-Management?

IT Asset Management (ITAM) ist der strategische Prozess zur Überwachung des gesamten Lebenszyklus der technologischen Ressourcen eines Unternehmens - von der Beschaffung über die Bereitstellung und Nutzung bis hin zur Wartung und Entsorgung.

Das IT-Asset-Management umfasst Aufgaben wie

• Inventarisierung von Hardware, Software und Daten
• Verfolgung von Lizenzen und Verträgen
• Optimierung der Anlagennutzung zur Vermeidung von Verschwendung
• Sichere Entsorgung von Anlagen nach deren Lebensdauer

ITAM und ITSM (IT Service Management) beziehen sich auf IT-Assets und deren Verwaltung und werden daher oft synonym verwendet. Ihre Ansätze und Ziele unterscheiden sich jedoch erheblich. Betrachten Sie sie als zwei verschiedene Kapitel desselben Buches.

So fungiert ITAM beispielsweise als Architekt und Bauherr eines Hauses, während ITSM als Hausverwalter oder Wartungsteam fungiert.

ITAM stellt sicher, dass geeignete Materialien (Assets) ausgewählt, beschafft und gebaut (eingesetzt) werden, um optimale Funktionalität und Kosteneffizienz zu gewährleisten. Auf der anderen Seite sorgt ITSM hauptsächlich dafür, dass das Haus (die Dienste) in gutem Zustand bleibt betriebszustand , behebt betriebliche Probleme umgehend (Lösung von Zwischenfällen) und verbessert die Nutzererfahrung (Servicequalität).

Hier ist eine einfache Aufschlüsselung, damit Sie die Feinheiten verstehen:

Vorteile des IT Asset Management

Wir zeigen Ihnen, wie die Implementierung eines effektiven IT-Asset-Managements (ITAM) Ihrem Team unzählige Vorteile in finanzieller und betrieblicher Hinsicht verschafft:

1. Geringere Kosten

ITAM unterstützt Sie bei der Priorisierung von Investitionen auf der Grundlage der Anlagennutzung und der Geschäftsanforderungen. Durch die Optimierung der Ressourcenzuweisung stellen Sie sicher, dass die Ressourcen für hochwertige Projekte eingesetzt werden.

Außerdem, IT-Asset-Management-Software hilft bei der Identifizierung und Beseitigung nicht ausreichend genutzter oder redundanter Anlagen. Dadurch werden unnötige Lizenzverlängerungen und Hardwarekäufe reduziert.

Und da Sie Zugang zu genauen Anlagendaten haben, können Sie bessere Verträge für Softwarelizenzen und Wartungsverträge mit Anbietern aushandeln. Durch das Aushandeln von Verträgen erhalten Sie die besten Angebote und verbessern gleichzeitig die Kostenwirksamkeit und die betriebliche Effizienz.

2. Verbesserte Sicherheit und Compliance

Eine wichtige Aufgabe der IT-Asset-Management-Software ist die Erstellung eines detaillierten Inventars aller IT-Assets, einschließlich Hardware, Software und Datenspeicherorte. Auf diese Weise können Sie sensible Daten identifizieren, verfolgen und sichern. Außerdem minimieren Sie Schwachstellen und eliminieren das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, wodurch Sie teure Geldstrafen und rechtliche Konsequenzen vermeiden.

Außerdem können Sie mit dem ITAM-Tool Verträge und Verlängerungen proaktiv verwalten, um Sicherheitslücken und Serviceunterbrechungen zu vermeiden. Die kontinuierliche Überwachung hilft bei der Verfolgung des Datenzugriffs, der Nutzung und von Anomalien, so dass verdächtige Aktivitäten oder unbefugte Zugriffsversuche sofort erkannt werden können.

3. Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Die Kenntnis des Standorts und des Status aller Anlagen hilft den Mitarbeitern, schnell zu finden, was sie brauchen, und steigert so die Produktivität. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben wie der Bestandsverfolgung und Softwareaktualisierung werden IT-Mitarbeiter für strategischere Initiativen frei.

ITAM verbessert sogar Ihren Entscheidungsprozess. Nutzen Sie zuverlässige und aktuelle Daten, um fundierte Entscheidungen über das Asset Lifecycle Management, die Beschaffung und die Ressourcenzuweisung zu treffen.

ITAM-Prozesse

IT Asset Management (ITAM) ist ein kontinuierlicher Prozess, der sicherstellt, dass jeder Aspekt des Lebenszyklus Ihrer IT-Infrastruktur, von Hardware und Software bis hin zu Daten, verfolgt, optimiert und gesichert wird.

Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für eines Standard-ITAM-Prozesses :

Schritt 1: Anfrage

1. Der Benutzer stellt einen Antrag: Ein Mitarbeiter benötigt einen neuen Laptop, eine Softwarelizenz oder Zugang zu Daten. Dies geschieht über ein Ticketing-System, per E-Mail oder persönlich
2. Antragsprüfung: Die IT-Abteilung prüft den Antrag auf Dringlichkeit, Legitimität und Übereinstimmung mit dem Budget und den Richtlinien
3. Genehmigung/Ablehnung: Die Anfrage wird auf der Grundlage der Prüfung genehmigt oder abgelehnt. Wird sie genehmigt, geht sie in die Erfüllungsphase über

Schritt 2: Erledigung

1. Identifizierung des Objekts: Auf der Grundlage der Anfrage identifiziert das IT-Team das entsprechende Objekt - ein bestimmtes Laptop-Modell, eine bestimmte Softwarelizenz oder eine bestimmte Datenzugriffsstufe
2. Beschaffung oder Bereitstellung: Als Nächstes baut, kauft, least oder lizenziert das Team die Anlage. Der Prozess kann die Kommunikation mit dem Anbieter, die Lizenzaktivierung und die Einrichtung des Datenzugriffs umfassen
3. Auslieferung und Installation: Das IT-Team installiert die Anlage auf dem Gerät oder am Arbeitsplatz des Benutzers. Dies kann die physische Lieferung, die Softwareinstallation oder die Einrichtung von Datenzugriffsberechtigungen umfassen

Schritt 3: Bereitstellung

1. Konfiguration und Onboarding: Das Team konfiguriert das Asset für die Bedürfnisse des Benutzers, einschließlich der Einrichtung von Anwendungen, Datenmigration und Sicherheitseinstellungen
2. Benutzerschulung und -unterstützung: Der Benutzer erhält eine Schulung zur effektiven und sicheren Nutzung der Anlage. Außerdem wird ein kontinuierlicher Support angeboten, um etwaige Probleme zu lösen
3. Dokumentation und Aufzeichnungen: Dokumentieren und speichern Sie alle Details der Bereitstellung, einschließlich Konfigurationen, Schulungsmaterialien und Support-Ressourcen, für spätere Referenzzwecke

Schritt 4: Überwachung

1. Verfolgung der Anlagenleistung: Das IT-Team überwacht die Leistung der Anlage, einschließlich Nutzungsraten, Software-Updates und Sicherheitslücken
2. Compliance-Checks: Sie führen regelmäßige Inspektionen durch, um die ordnungsgemäße Nutzung von Lizenzen, die Einhaltung der Datensicherheit und die Einhaltung interner Richtlinien sicherzustellen
3. Proaktive Wartung: Auf der Grundlage der Überwachungsdaten plant das Team vorbeugende Wartungsaufgaben, um die Leistung der Anlage zu optimieren und Ausfallzeiten zu vermeiden

Schritt 5: Service

1. Vorfallmanagement: Das IT-Team kümmert sich um Probleme oder Vorfälle im Zusammenhang mit der Anlage, z. B. Software-Abstürze, Sicherheitsverletzungen oder Probleme beim Datenzugriff
2. Servicedesk-Support: Die Benutzer erhalten über einen Servicedesk oder andere Support-Kanäle fortlaufende Unterstützung für die Nutzung der Anlage
3. Benutzerfeedback und -rückmeldung: Das Team sammelt Benutzerfeedback zur Leistung und Benutzerfreundlichkeit des Assets und nutzt es zur Verbesserung künftiger ITAM-Prozesse

Schritt 6: Stilllegung

1. Bewertung des Lebensendes: Wenn die Anlage ihr Lebensende erreicht, bewertet das Team ihren Zustand, die Datensicherheit und die Auswirkungen auf die Umwelt
2. Außerbetriebnahme: Das IT-Team nimmt die Anlage sicher außer Betrieb, einschließlich Datenlöschung, Hardwareentsorgung und Lizenzbeendigung
3. Ausmusterungsberichte und -analysen: Dokumentieren Sie die Details der Ausmusterung und analysieren Sie den Prozess für zukünftige Verbesserungen

Der gesamte Prozess ist kein Hexenwerk. Dennoch kann es eine Herausforderung sein, den gesamten Arbeitsablauf zu rationalisieren.

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für den Aufbau eines konkreten, effektiven IT-Asset-Management-Prozesses und -Workflows.

Best Practices für das IT-Asset-Management

Bei der Verwaltung von Unternehmensressourcen geht es um mehr als nur darum, den Überblick über sie zu behalten. Es geht auch darum, die Kosten zu senken und gleichzeitig Automatisierungs- und Selbstbedienungsfunktionen in den Prozess zu integrieren.

Befolgen Sie diese Praktiken, um ein effektives IT-Asset-Management-System in Ihrem Unternehmen einzurichten:

1. Automatisieren Sie ITAM für mehr Effizienz

Verwenden Sie automatisierte Tools, um die gesamte Hardware, Software und Daten in Ihrem Netzwerk zu finden und zu verfolgen. Automatisieren Sie auch die Arbeitsabläufe für die Bereitstellung neuer Ressourcen, einschließlich Softwareinstallation, Konfiguration und Einrichtung des Benutzerzugriffs.

Implementieren Sie automatisierte Überwachungssysteme, um die Leistung von Anlagen, die Lizenznutzung und die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen. Nutzen Sie Echtzeitdaten, um Berichte zu erstellen und potenzielle Probleme proaktiv zu erkennen.

Mit Hilfe von Selbstbedienungsportalen können Sie den Benutzern die Möglichkeit geben, einfache IT-Ressourcen und -Dienste anzufordern (z. B. die Rücksetzung von Passwörtern und Software-Downloads). Dadurch werden IT-Ressourcen für übergeordnete Aufgaben freigesetzt.

2. Die Bedeutung von IT-Asset-Management in Echtzeit

Gewinnen Sie auf der Grundlage von Echtzeitdaten sofortige Einblicke in Ihre IT-Landschaft. Erkennen und beheben Sie potenzielle Probleme wie Sicherheitsschwachstellen, Lücken in der Lizenzkonformität oder nicht ausreichend genutzte Anlagen, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer auf die neuesten Softwareversionen zugreifen können, und erhalten Sie sofortigen technischen Support, indem Sie Probleme beheben, sobald sie auftreten.

3. Halten Sie die Kosten für das IT-Service-Management niedrig

Verfolgen Sie die Nutzungsraten und identifizieren Sie nicht ausreichend genutzte Ressourcen. Erwägen Sie die Wiederverwendung, gemeinsame Nutzung oder Ausmusterung unnötiger Ressourcen, um die Hardware- und Softwarekosten zu senken.

Automatisieren Sie darüber hinaus Ihr Lizenzmanagement, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, und verhandeln Sie mit Anbietern über optimale Lizenzierungsmodelle. Vermeiden Sie den Erwerb unnötiger Lizenzen oder das Überschreiten von Nutzungsgrenzen.

Proaktive Überwachung und vorausschauende Wartung auf der Grundlage von Echtzeitdaten helfen Ihnen, potenzielle Hardwareausfälle zu erkennen und kostspielige Ausfallzeiten und Reparaturen zu vermeiden.

4. Verbessern Sie Lösungsraten und -zeiten

Entwickeln Sie eine umfassende Wissensdatenbank und stellen Sie den Anwendern Self-Service-Tools zur Fehlerbehebung zur Verfügung.

So können Benutzer häufige Probleme selbständig lösen, was die Arbeitsbelastung Ihres Teams verringert. Implementieren automatisierte Fahrkartensysteme und Arbeitsabläufe zur Priorisierung, Zuweisung und Verfolgung der Problemlösung. Dadurch werden schnellere Reaktionszeiten und bessere Lösungsraten gewährleistet.

Überwachen und analysieren Sie Benutzer-Support-Interaktionen in Echtzeit. Identifizieren Sie Trends, Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche, um verfeinern Sie Ihre service-Desk-Betrieb .

5. ITAM-Konformität aufrechterhalten

Führen Sie regelmäßig automatisierte Überprüfungen der Einhaltung von Softwarelizenzen, Datensicherheitsverletzungen und der Einhaltung interner Richtlinien durch.

Einsatz eines strukturierten Audit-Management-Prozesses zur Verfolgung von Compliance-Ergebnissen, Korrekturmaßnahmen und Audit-Dokumentation.

Das beste Verfahren ist hier, die Benutzer über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Einhaltung der Vorschriften aufzuklären. Führen Sie interne Schulungen durch, um sie über bewährte Sicherheitsverfahren und Datenschutzbestimmungen zu unterrichten.

6. Lernen Sie die Selbstbedienungsmuster der Benutzer kennen und verwalten Sie die vertraglichen Servicelevel

Nutzen Sie Daten aus Self-Service-Portalen, um zu verstehen, welche IT-Ressourcen und -Services die Benutzer häufig anfordern. Setzen Sie dann Prioritäten und verbessern Sie die Self-Service-Optionen.

Überwachen Sie die vertraglichen Service-Levels (SLAs), indem Sie die Leistung der von externen Anbietern bereitgestellten IT-Services verfolgen. Vergewissern Sie sich, dass sie ihre SLA-Verpflichtungen in Bezug auf Reaktion, Lösung und Serviceverfügbarkeit einhalten. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie sie strenger kontrollieren.

Und schließlich sollten Sie offene Kommunikationskanäle mit Benutzern und Anbietern unterhalten. Gehen Sie proaktiv auf ihre Anliegen ein und arbeiten Sie gemeinsam daran, sowohl die Selbstbedienungsoptionen als auch die vertraglich vereinbarten IT-Dienste zu optimieren.

Potenzielle Herausforderungen von ITAM-Praktiken

ITAM bietet zwar zahlreiche Vorteile, ist aber auch mit Herausforderungen verbunden. Hier sind einige potenzielle Hindernisse:

Verteiltes Management

Obwohl es eine gute Praxis ist, alle IT-Assets, die das Unternehmen beschafft, zu inventarisieren, ist es auch eine Herausforderung, die Daten zu organisieren, besonders wenn man mit verstreuten Teams arbeitet.

Diese verteilte Verwaltung mit verstreuten Teilen macht es schwer, Daten in Echtzeit zu aktualisieren. Selbst das Auffinden der Informationen wird zu einer Herausforderung.

ClickUp Docs hilft dabei, IT-Asset-Informationen zentral zu notieren und zu speichern, um solche Szenarien zu vermeiden. Sie können das Dokument ganz einfach für Ihr Team freigeben, mit spezifischen rollenbasierten Berechtigungen für das Anzeigen, Bearbeiten oder den Zugriff auf das Dokument.

Schwierigkeiten bei der ITAM-Automatisierung

Die Implementierung und Wartung anspruchsvoller Automatisierungstools kann zu kostspielig und komplex erscheinen. Und da Sie die Automatisierung mit bestehenden IT-Systemen und Datenbanken integrieren, kann alles schief gehen.

Außerdem erfordert die Automatisierung teure Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff oder Datenverletzungen zu verhindern. Wenn wir uns ausschließlich auf die Automatisierung verlassen, um effizienter zu arbeiten, verleitet uns das irgendwann dazu, differenzierte Probleme oder Benutzeranforderungen zu übersehen.

Komplexe ITAM-Workflows

ITAM umfasst komplexe Arbeitsabläufe zur regelmäßigen Erfassung, Speicherung und Aktualisierung von Daten für IT-Assets und lässt Raum für nicht verwaltete oder nicht erfasste Geräte und Software.

Die Verwendung dieser Geräte kann für das IT-Asset-Management-Team unsichtbar bleiben, wodurch Sicherheitsrisiken und Compliance-Probleme entstehen.

Außerdem ist es recht kompliziert, die Daten regelmäßig zu aktualisieren. Einige Benutzer benötigen möglicherweise Hilfe oder zögern, genaue Informationen zu liefern. Oder sie wehren sich sogar gegen die Nachverfolgung, weil sie Bedenken wegen des Datenschutzes haben.

Bestimmte Güter, wie mobile Geräte oder Cloud-basierte Ressourcen, können schwierig zu verfolgen und effektiv zu erfassen sein.

Steigende Kosten für das IT-Service-Management

Genaue Prognosen der IT-Kosten und des ROI für Software Asset Management und Optimierungsinitiativen wären hilfreich, aber das wird auf Dauer zu komplex. Die bestehenden Prozesse und Anbieterverträge könnten ebenfalls überarbeitet werden, um die Kosten zu senken.

Die Identifizierung und Wiederverwendung nicht ausreichend genutzter Ressourcen kann frustrierend sein, weil sie viel Aufwand erfordert. Nicht identifizierte oder veraltete Anlagen führen oft zu unerwarteten Kosten, vor allem wenn Sicherheitslücken oder Compliance-Probleme auftreten.

Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften

Mit den sich ständig ändernden Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften Schritt zu halten, kann schwierig sein.

Außerdem ist es zeitaufwändig und mühsam, eine sorgfältige Dokumentation und Prüfpfade für die Einhaltung der Vorschriften zu erstellen.

Was ist mit möglichen menschlichen Fehlern? Versehentliche Nichteinhaltung von Vorschriften aufgrund menschlicher Fehler oder mangelnden Bewusstseins zieht Geldstrafen und Bußgelder nach sich.

Wie man das IT Asset Management rationalisiert

Diese Tipps helfen Ihnen, die Hürden zu überwinden und eine effiziente verwaltung digitaler Bestände :

Automatisierung schrittweise angehen

Beginnen Sie klein. Führen Sie die Automatisierung schrittweise ein, indem Sie sich auf sich wiederholende Aufgaben konzentrieren, wie z. B. ein Asset-Management-Tool oder Softwarelizenzmanagement. Wählen Sie Automatisierungswerkzeuge, die intuitiv und für das IT-Team leicht zu erlernen und zu nutzen sind.

Sorgen Sie für eine nahtlose Integration in bestehende Systeme, um Datensilos zu vermeiden und die Genauigkeit zu erhalten. Automatisieren Sie Routineaufgaben aber Beibehaltung der menschlichen Kontrolle für komplexe Entscheidungen und die Erkennung von Anomalien.

Fördern Sie die Transparenz der Benutzer durch Kommunikation und Aufklärung über Sicherheitsrisiken und Meldeverfahren. Nutzung von Tools zur automatischen Erkennung und Aktualisierung von Bestandsinformationen über Systeme und Standorte hinweg.

Die Benutzer erhalten sichere Portale, über die sie ihre Geräte und Softwareinformationen selbst aktualisieren können. Ziehen Sie physische oder digitale Kennzeichnungslösungen in Betracht, um mobile Geräte und andere handliche Gegenstände genau zu verfolgen.

Verwalten Sie die Kosten für das IT-Service-Management

Führen Sie regelmäßige Kostenüberprüfungen durch. Analysieren Sie Ihre aktuellen Ausgabenmuster und ermitteln Sie Bereiche mit Optimierungspotenzial, z. B. nicht ausgelastete Softwarelizenzen oder redundante Hardware.

Ziehen Sie darüber hinaus die Entwicklung robuster Prognosemodelle mit Hilfe von Datenanalysen in Betracht, um zukünftige IT-Kosten und den ROI für potenzielle Optimierungsinitiativen vorherzusagen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden bei Änderungen der gesetzlichen Vorschriften

Abonnieren Sie Aktualisierungen und nehmen Sie an einschlägigen Konferenzen oder Workshops teil, um über die sich entwickelnden Compliance-Anforderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Nutzen Sie die richtigen Softwarelösungen, die Compliance-Prüfungen automatisieren, Berichte erstellen und Audit-Prozesse rationalisieren.

Führen Sie regelmäßige Risikobewertungen durch, um potenzielle Compliance-Lücken und Schwachstellen zu erkennen und sie zu beheben, bevor sie zu Problemen werden. Arbeiten Sie mit Sicherheits- und Compliance-Experten zusammen oder lassen Sie sich von sachkundigen IT-Sicherheits- und Compliance-Beratern professionell beraten.

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Allgemeine FAQs

1. Was ist IT-Asset-Management?

IT-Asset-Management ist die strategische Überwachung der technologischen Ressourcen eines Unternehmens, von der Anschaffung bis zur Stilllegung. Es umfasst die Nachverfolgung, Optimierung, Sicherung und Gewährleistung der Einhaltung von Hardware-, Software- und Datenvorschriften.

2. Was ist der Umfang des IT-Asset-Managements?

IT-Asset-Management umfasst die gesamte technologische Entwicklung eines Unternehmens, von der Anschaffung von Hardware- und Software-Assets bis hin zur Optimierung ihrer Nutzung, der Gewährleistung der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften sowie der verantwortungsvollen Entsorgung der Assets. Es handelt sich um einen umfassenden Ansatz zur Maximierung des Werts von IT-Investitionen während ihres gesamten Lebenszyklus.

3. Was sind die drei wichtigsten Ergebnisse des IT-Asset-Managements?

Das IT-Asset-Management verfolgt drei Hauptziele:

• Effiziente Ressourcennutzung durch Maximierung der Asset-Nutzung und Minimierung der Verschwendung
• Verbesserte Sicherheit und Compliance durch Schwachstellenmanagement und Einhaltung von Vorschriften
• Kostenoptimierung durch Lizenzkontrolle, Reduzierung der Wartungskosten und intelligentes Asset Lifecycle Management