Ein guter Kundenservice kann wesentlich dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen. Die Erfahrungen Ihrer Kunden mit Ihrem Support-Team können jedoch von Interaktion zu Interaktion sehr unterschiedlich sein.
Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Dringlichkeit des Problems, dem Kundendienstmitarbeiter, der das Ticket bearbeitet, und davon, ob die Lösung eine Abstimmung mit anderen Teams wie Produktentwicklung und Technik erfordert.
Wenn der Kundenservice-Workflow jedoch einem standardisierten Prozess folgen würde, würde dies die Auswirkungen dieser Variablen ausgleichen oder minimieren und die Herausforderungen im Kundenservice lösen.
Um Ihre Arbeit als Kundenservice-Manager zu erleichtern, können Sie eine Kundenservice-Checkliste implementieren.
In diesem Blog befassen wir uns mit der Erstellung einer Checkliste für den Kundenservice, mit der Sie Ihre Abläufe optimieren und einwandfreie, konsistente Erfahrungen bieten können.
Was ist eine Kundenservice-Checkliste?
Eine Kundenservice-Checkliste legt Kundenservicestandards mit Regeln, Richtlinien und Best Practices fest, damit das Team ein optimales Kundenerlebnis bieten kann. Sie listet alle erforderlichen Ressourcen, die zu befolgenden Schritte und die Reihenfolge auf, in der diese Schritte ausgeführt werden sollten.
Warum ist eine Checkliste für den Kundenservice notwendig?
- Die Checkliste wird zu einer Vorlage für alle Teammitglieder und verhindert so Spekulationen bei der Kundenbetreuung oder der Bearbeitung von Abfragen.
- Mit einem wiederholbaren Prozess minimieren Sie menschliche Fehler, bieten ein besser vorhersehbares Kundenerlebnis und erzielen eine gleichbleibende Kundenzufriedenheit.
- Die Checkliste hilft neuen Mitgliedern des Teams, sich schneller einzugliedern und Kunden sicherer zu betreuen, da es sich um einen bewährten Prozess handelt.
- Wenn alle einen standardisierten Workflow befolgen, kann der Kundenservice-Manager die Leistung des Teams anhand von KPIs zur Kundenzufriedenheit objektiv bewerten.
Die vollständige Checkliste für den Kundenservice
Eine Checkliste kann als Leitfaden dienen, der Ihrem Serviceteam hilft, Kundeninteraktionen selbstbewusst und klar zu gestalten. Hier ist eine 15-Punkte-Checkliste für den Kundenservice, mit der Ihr Team loslegen kann:
1. Machen Sie Ihr Support-Team leicht erreichbar
Wenn Kunden sich an Ihr Support-Team wenden, haben sie wahrscheinlich ein dringendes Problem, das sofort gelöst werden muss. Eine Verzögerung kann zu Kommunikationslücken und unnötiger Verwirrung führen.
Vergessen wir nicht, dass das Hauptziel Ihres Kundenservice-Teams darin besteht, Kundenprobleme zu lösen. Das ist nur möglich, wenn Kunden Sie erreichen können.
Wie können Sie Ihr Kundenservice-Team besser erreichbar machen?
- Veröffentlichen Sie die Kontaktdaten Ihres Serviceteams (E-Mail, Telefonnummer) auf Ihrer Website, im Produkt und in Ihren Social-Media-Kanälen.
- Implementieren Sie einen Chatbot auf Ihrer Website, um Kunden bei einfachen Abfragen zu helfen.
- Leiten Sie Abfragen an die richtigen Kundenservice-Mitarbeiter weiter, um schnellere Lösungen zu erzielen.
2. Klare Serviceerwartungen festlegen
Kundeninteraktionen können unterschiedlich ausfallen. Um einen hochwertigen Kundenservice zu gewährleisten, ist es notwendig, realistische Kundenerwartungen zu setzen. Definieren Sie mithilfe einer Vorlage für den Kundenservice einen Maßstab und schulen Sie Ihr Team, entsprechend zu handeln.
Wie können Sie klare Serviceerwartungen definieren?
- Seien Sie transparent in Bezug auf Ihre Verfügbarkeit, Antwortzeiten und die Art von Abfragen, zu deren Bearbeitung Sie sich über den Kundenservice committen.
- Befolgen Sie eine Kundenservice-Checkliste, um Ihrem Team Klarheit über Protokolle und Verantwortlichkeiten zu verschaffen.
3. Bieten Sie Optionen für den Self-Service an
Mehrere Studien zeigen, dass für die meisten Kunden das Wichtigste, was ein Unternehmen für sie tun kann, darin besteht, den Wert ihrer Zeit zu schätzen. Selbstbedienung hilft Ihrem Geschäft dabei wie nie zuvor.
Nicht alle Kunden warten gerne auf eine Antwort vom Kundenservice-Team.
Sie können davon ausgehen, dass technisch versierte Kunden den DIY-Weg gehen und versuchen, ihre Abfragen selbst zu lösen.
Dies kann eine Win-Win-Situation sein: Kunden erhalten durch Self-Service eine schnelle Lösung, was die Kundenzufriedenheit aufrechterhält, während sich das Kundenservice-Team auf die Lösung kritischer Probleme konzentrieren kann.
Wie können Sie als Anbieter Self-Service-Optionen für Ihre Kunden anbieten?
- Erstellen Sie eine umfassende Wissensdatenbank auf Ihrer Website mit einem aktualisierten Repository von Artikeln des Hilfecenters.
- Konfigurieren Sie Ihren Chatbot so, dass er häufig gestellte Abfragen von Benutzern bearbeiten kann.
Bei ClickUp verfügen wir über Repositorys für interne und kundenorientierte Zwecke.
Ein Beispiel: Das Hilfecenter von ClickUp behandelt die gesamte Palette der angebotenen Features, darunter Vorlagen, Webinare, Integrationen, Anwendungsfälle, Onboarding, Erste Schritte usw. Kurz gesagt: alles, was Sie wissen müssen, um das Potenzial von ClickUp voll auszuschöpfen.
4. Bereiten Sie vorgefertigte Antworten für wiederkehrende Abfragen vor
Eine Studie von McKinsey ergab, dass 75 % der Kunden innerhalb von fünf Minuten nach der Online-Kontaktaufnahme mit der Marke einen „Sofort-Service” erwarten. Mit vorgefertigten Antworten ist dies möglich. Schnelle Antworten beschleunigen die Arbeit der Kundenservice-Teams und verkürzen die Antwortzeit auf Sekunden.
Einige Kunden ziehen es vor, sich bei allgemeinen Abfragen an den Kundenservice zu wenden. Solche Tickets können die Workload Ihres Teams erhöhen und dessen Kapazitäten überstrapazieren.
Sie können solchen Situationen vorbeugen, indem Sie wiederkehrende Abfragen dokumentieren und Ihr Team in der richtigen Standardantwort für jede Abfrage schulen. So kann Ihr Team eine große Anzahl von Tickets schnell bearbeiten.
Wie können Sie wiederkehrende Abfragen bearbeiten?
- Dokumentieren Sie wiederkehrende Benutzerdefinierte Anliegen und vorgefertigte Antworten, um Ihren Chatbot zu trainieren.
- Veröffentlichen Sie dieses Dokument im Repository für Ressourcen Ihrer Kundenservice- oder Ticketing-Plattform.
- Schulen Sie neue Support-Mitarbeiter im Rahmen ihrer Einarbeitung in Bezug auf häufig gestellte Abfragen.
5. Kennen Sie Ihr Produkt in- und auswendig
Kunden erwarten, dass Ihr Kundenservice-Team über fundierte Fachkenntnisse zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung verfügt.
Nur wenn sie über umfassende Kenntnisse über das Produkt verfügen (bis ins kleinste Detail), können sie zufriedenstellende Antworten auf Kundenabfragen geben, Glaubwürdigkeit aufbauen und das Vertrauen Ihrer Kunden gewinnen.
Kundendienstmitarbeiter, die sich gut mit dem Produkt auskennen, können das Problem des Kunden genau verstehen und schnell lösen. Im Gegensatz dazu können Service-Tickets sich über Tage hinziehen, wenn der Mitarbeiter nicht über die richtigen Produkt- oder Servicekenntnisse verfügt, was den Kunden frustriert.
Wie kann Ihr Kundenservice-Team Produktwissen aufbauen?
- Führen Sie regelmäßige Sitzungen zu den neuesten Features und Möglichkeiten des Produkts für Ihr Kundenservice-Team durch.
- Erstellen Sie mit ClickUp Docs eine Wissensdatenbank mit einem Repository mit vorab aufgezeichneten Schulungen, mit denen Kundendienstmitarbeiter ihre Kenntnisse über die vorhandenen Funktionen des Produkts auffrischen können.
6. Hören Sie mehr zu, als Sie sprechen
Wenn Sie nicht den Kern des Problems untersuchen, wird jede Lösung, die Sie umsetzen, wie ein Pflaster auf einer tiefen Wunde sein. Sie wird das Problem nur oberflächlich verdecken, ohne die darunter liegende Wunde zu behandeln.
Schlimmer noch, eine vorübergehende Lösung kann dazu führen, dass das Problem erneut auftritt und eine weitere Support-Unterhaltung für dasselbe oder ein ähnliches Problem erforderlich wird.
Lösungen, die auf einem tiefen Verständnis des Problems basieren, sorgen für eine dauerhafte Lösung, vermeiden ein Hin und Her mit dem Kunden und sorgen für eine größere Zufriedenheit mit dem Kundenserviceprozess.
Hier sind ein paar nützliche Tipps, die Sie befolgen sollten
- Stellen Sie die richtigen Fragen während Support-Unterhaltungen. So können Sie auch kleinste Details zu den Problemen Ihrer Kunden aufdecken.
- Machen Sie sich detaillierte Notizen, um wichtige Details aus Support-Unterhaltungen festzuhalten. Kunden schätzen es, wenn Mitarbeiter ein tiefes Verständnis für ihre Probleme zeigen.
7. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kunden
Ein wesentliches Element eines exzellenten Kundenservice ist es, dem Kunden das Gefühl zu geben, „in sicheren Händen zu sein“. Servicemitarbeiter müssen Empathie und Verständnis für die Situation des Kunden zeigen und gleichzeitig dessen Erwartungen managen.
Wenn Sie echtes Interesse zeigen, anstatt kalte und roboterhafte Antworten zu geben, können Sie Support-Unterhaltungen zu unvergesslichen Kundenerlebnissen machen. Dies trägt wesentlich dazu bei, Kundenbindung aufzubauen und langfristige Beziehungen zu festigen, sodass mehr Kunden zu Fürsprechern Ihrer Marke werden.
Tipps, um in Kundenservice-Interaktionen Empathie auszudrücken
- Das kann so einfach sein wie das Anerkennen des Problems, wegen dem sich der Kunde an Sie wendet.
- Seien Sie transparent in Bezug auf die Zeitleisten und lassen Sie Ihre Kunden wissen, dass Sie ernsthafte Schritte unternehmen, um ihr Problem zu lösen.
- Legen Sie Erwartungen frühzeitig und an mehreren Punkten während der Kundeninteraktion klar fest.
- Für eine proaktive Kommunikation richten Sie einen Follow-up-Rhythmus ein und informieren Sie Ihre Kunden, wenn sich etwas an ihrer Anfrage ändert.
Weiterlesen: Wie man sich bei einem Kunden für schlechten Service entschuldigt – Beispiele (Tipps und Vorlagen)
8. Reaktionszeit minimieren
Eine der Säulen eines guten Kundenservice ist es, Kunden so schnell wie möglich zu antworten.
Es ist entscheidend, über eine zuverlässige Strategie zu verfügen, um Kundenanfragen in kürzester Zeit zu beantworten. Ein ungelöstes Problem könnte die Arbeit auf Kundenseite zum Stillstand bringen, und verzögerte Antworten können die Frustration der Kunden noch verstärken.
In extremen Fällen kann ein Muster verspäteter Support-Antworten zu Kundenabwanderung führen.
Wie können Sie die Reaktionszeit minimieren?
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Vorlagen für Kundenservice-Workflows : E-Mail-Antworten, Checklisten für Aufgaben, Berichte zur Fehlerberichterstellung, Fehlerbehebung usw.
- Messen Sie die durchschnittliche Antwortzeit für Support-Tickets in Ihrem Team und machen Sie sie zu einem KPI für Servicemitarbeiter.
- Verwenden Sie die durchschnittliche Reaktionszeit der Branche als Benchmark und setzen Sie sich als Einzelziel, die Reaktionszeit Ihres Teams in den nächsten 1–2 Quartalen unter den Branchendurchschnitt zu senken.
- New-Age-E-Commerce-Startups haben mit ihrer 24/7-Verfügbarkeit und blitzschnellen Antworten hohe Maßstäbe für den Kundenservice gesetzt. Die Erwartungen der Kunden sind höher als je zuvor. Investieren Sie in KI-gestützte Chatbots, die Kundenabfragen sofort beantworten können.
9. Bewahren Sie Geduld und Gelassenheit
Kundeninteraktionen können oft schiefgehen. Der Schlüssel zu einem guten Kundenservice liegt darin, einen kühlen Kopf zu bewahren. Anstatt ungeduldig zu werden, versuchen Sie zu verstehen, warum Ihre Kunden verärgert sind – hören Sie aktiv zu, was sie sagen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter des Kundensupports darin, aktiv zuzuhören, und ermutigen Sie sie, klärende Fragen zu stellen. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und die Kundenzufriedenheit verbessert.
Tipps für den Umgang mit Kundeninteraktionen
- Hören Sie Ihren Kunden zu, ohne voreilig eine Lösung als Anbieter anzubieten, und stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass Sie ihre Anliegen verstehen.
- Verwenden Sie eine professionelle Sprache und einen respektvollen Ton; wenn Sie ruhig bleiben, verhindern Sie eine Eskalation der Situation.
- Um die Produktivität Ihres Teams zu steigern, sollten Sie den Einsatz von KI-Tools für den Kundenservice in Betracht ziehen.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain , einen KI-gestützten Schreibassistenten, um taktvolle Antworten im Umgang mit unzufriedenen Kunden zu finden.
10. Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden
Kommunikationslücken können einen guten Kundenservice beeinträchtigen. Seien Sie transparent im Gespräch mit Kunden und stellen Sie sicher, dass diese die Lösung und den Zeitpunkt der Lösung verstehen. Halten Sie sie in jeder Phase des Lösungsprozesses auf dem Laufenden. Dieser Ansatz kann die Kundenbeziehungen stärken und das Ergebnis einer hervorragenden Kundenerfahrung sein.
Tipps für eine konsistente Kommunikation mit Kunden:
- Setzen Sie effektive Techniken für das Kundenkommunikationsmanagement ein, um Konsistenz und Kontinuität in jedem Schritt der Customer Journey sicherzustellen.
- Verwenden Sie ClickUp Automatisierung, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, mit denen Sie Kunden zeitnah über Statusänderungen informieren können.
Hier ist ein Beispiel für benutzerdefinierte Automatisierungen für Kundensupport-Teams:
- Erstellen Sie ein Problem in GitHub, wenn ein Kunde einen Fehler in einem Feature Ihres Produkts meldet.
- Wenden Sie die Bug-Report-Vorlage von ClickUp auf diese Aufgabe an.
Weiterlesen: Wie das Kundensupport-Team von ClickUp ClickUp nutzt
11. Führen Sie jedes Mal pünktlich Nachfassaktionen durch
Es ist wichtig, schnell auf Kundenabfragen zu reagieren. Denken Sie jedoch daran, dass dies nicht nur eine einmalige Verpflichtung ist, wenn das Ticket erstellt wird. Betrachten Sie jeden Kundenkontakt als eine Gelegenheit, zu begeistern und zu beeindrucken. Zeitnahe Nachfassaktionen müssen während des gesamten Ticket-Lösungsprozesses Ihr Mantra sein.
Manchmal kann es vorkommen, dass die Kommunikation mit dem Kunden nach der Lösung des Problems abkühlt. Auch dann ist es wichtig, sich bei Ihren Kunden zu melden, um sicherzustellen, dass Sie die Abfrage zu ihrer Zufriedenheit gelöst haben. Solche Situationen bieten Ihnen die Möglichkeit, wertvolles Kundenfeedback zu erhalten.
Wie kann man Kunden nachverfolgen?
- Senden Sie Umfrage- und Feedback-Formulare an Ihre Kunden, um Einblicke in deren Erfahrungen mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu gewinnen.
- Nutzen Sie Ihre Wissensdatenbank, um Ihnen Produktleitfäden, Best Practices und Anleitungen für Features zu senden, die Ihrer Meinung nach hilfreich sein könnten.
- Bieten Sie proaktiven Kundenservice und fragen Sie Benutzer nach dem Kauf, ob sie Hilfe benötigen.
Erwägen Sie die Verwendung der ClickUp-Vorlage für Kundenkontaktformulare, um Informationen zu den Anliegen der Kunden und Feedback zu bestimmten Problemen oder Fehlern zu erhalten. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Erstellen Sie einen Workflow, um Kundeninformationen zu sammeln und diese Details übersichtlich zu speichern.
- Aktualisieren Sie den Status, während die Abfragen bearbeitet werden, um die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.
- Überwachen und analysieren Sie Trends und Verbesserungsmöglichkeiten für Ihre Kundenserviceprozesse.
12. Schlagen Sie Produktlösungen für Kundenbedürfnisse vor
Wenn Sie eng mit einem Kunden zusammenarbeiten, um ein Problem zu beheben, versuchen Sie, dessen Geschäftsanwendungsfälle und Workflows besser zu verstehen. Kombinieren Sie Ihr Produktwissen und Ihr Verständnis für das Geschäft des Kunden, um zusätzliche Features und Module anzubieten.
Eine kollaborative Kundenservice-Strategie schafft nicht nur Upselling-Möglichkeiten, sondern bietet Ihnen auch die Chance, zu zeigen, dass Sie über das Übliche hinausgehen. Wenn Sie proaktiv Lösungen vorschlagen, die einen Wert für das Geschäft Ihrer Kunden bieten, können Sie Kunden zu Fürsprechern Ihrer Marke machen.
Wie können Sie Ihre Kunden und deren Bedürfnisse besser verstehen?
- Erstellen Sie eine zentrale Datenbank mit Informationen zur Branche, Demografie, Kaufabsicht usw. jedes Kunden, um zusätzliche Einblicke in deren Anliegen zu gewinnen.
- Nutzen Sie KI-gestützte Kundenservice-Tools, um Interaktionen über verschiedene Kanäle hinweg zu analysieren und relevante Informationen bereitzustellen.
Bonus: So erstellen Sie eine Checkliste in Excel!
13. Holen Sie regelmäßig Kundenfeedback ein
Der Kundenservice ist wohl der beste Weg für ein Geschäft, seine Kundenorientierung unter Beweis zu stellen. Jede Kundeninteraktion kann eine Fundgrube an Erkenntnissen sein – Feature-Vorschläge, mögliche Verbesserungen, Benutzerpräferenzen usw.
Es gibt wohl keinen besseren Weg, um ein Geschäft kontinuierlich zu wachsen, als Ihren Kunden zuzuhören und direkt von ihnen zu lernen. Wenn Sie Ihre Kunden um Feedback bitten, wissen diese, dass ihre Meinung Wert hat und geschätzt wird.
Wie sammelt man Kundenfeedback?
Das Sammeln von Input von Verbrauchern, Benutzern und Partnern ist entscheidend für die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Aber dieses Feedback zu erhalten, kann eine Herausforderung sein. Die Feedback-Formularvorlage von ClickUp hilft Ihnen, den Prozess zu optimieren und das Beste aus jedem Kommentar herauszuholen.
Die Feedback-Formularvorlage von ClickUp kann Ihnen dabei helfen:
- Personalisieren Sie Ihre Feedback-Erfassung und sehen Sie alle Eingaben an einem Speicherort, sodass Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen verbessern können.
- Entwerfen Sie Umfragen, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Clients zugeschnitten sind, und gewinnen Sie relevante Informationen, um Produktentscheidungen zu steuern.
- Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Gedanken und Anliegen zu äußern, und werten Sie die Antworten schnell aus, um Trends und Erkenntnisse zu gewinnen.
- Bewerten Sie den Verbesserungsbedarf und entwickeln Sie maßgeschneiderte Strategien, um diesen anzugehen.
14. Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserung
Ihr Kundenservice-Team steht an vorderster Front, wenn es darum geht, Ihr Geschäft zu repräsentieren. Da sich Kunden und Kundenbedürfnisse weiterentwickeln, muss auch Ihr Kundenservice-Team ständig besser werden.
Legen Sie Metriken fest, um die Leistung des Kundenservice zu bewerten – die Anzahl der bearbeiteten Tickets, die Bearbeitungszeit der Tickets, das durchschnittliche Kundenfeedback usw. Dadurch wird die Subjektivität bei der Rückmeldung an Ihre Teammitglieder beseitigt.
Tipps für eine kontinuierliche Serviceverbesserung:
- Verwenden Sie eine spezielle Customer-Success-Software mit Customer Journey Mapping und fortschrittlichen Tools für die Berichterstellung und Analysen.
- Studieren Sie die Vorgehensweisen Ihrer besten Mitarbeiter, integrieren Sie diese in Ihr Schulungs- und Einarbeitungsprogramm und coachen Sie Ihr Team, um dessen Leistung zu verbessern.
Erstellen von Checklisten in ClickUp
Wenn Sie wissen möchten, mit welchem Tool Sie Ihre Kundenservice-Checkliste erstellen können, sind Sie bei ClickUp genau richtig.
Das CRM von ClickUp hilft Teams dabei , ihre Arbeit zu organisieren, ihre Produktivität zu steigern und Kundenserviceziele effizient zu erreichen. Sie können ClickUp für Kundenservice-Workflows benutzerdefiniert anpassen, sodass Ihre Kundenservice-Mitarbeiter und -Vertreter Folgendes tun können:
- Teilen Sie komplexe Support-Tickets in überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben auf.
- Zuweisung an Benutzer in verschiedenen Teams
- Diskutieren Sie Kundenprobleme in den Kommentaren.
Dies hilft Ihrem Kundenservice-Team, die Kundenorientierung zu verbessern und bei der Bearbeitung von Abfragen ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten.
Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit der ClickUp-Checklistenvorlagen machen sie zur ersten Wahl für Kundenservice-Teams, die ihre Aufgaben effizient verwalten möchten.
Sehen wir uns eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an, wie Sie eine ClickUp-Checkliste für Aufgaben erstellen können:
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Aufgabe
Gehen Sie zu der bestehenden Aufgabe in Ihrem Projekt-Space auf ClickUp, zu der Sie Ihre Checkliste hinzufügen möchten.
Schritt 2: Beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Checkliste
Sobald Sie die Registerkarte „Aktionspunkte” in der Nähe der Beschreibung der Aufgabe oder des Kommentarbereichs gefunden haben, klicken Sie auf das Symbol „+”, um Ihre Checkliste zu erstellen.
Schritt 3: Fügen Sie Ihrer Checkliste Elemente hinzu
Um Elemente zu Ihrer Checkliste hinzuzufügen, geben Sie jede Aktion oder Aufgabe ein, die Sie abschließen müssen. Sie können auch direkt eine Liste mit Elementen/Aufgaben einfügen, und ClickUp fügt Ihrer Checkliste automatisch für jede Zeile ein neues Element hinzu. Mit ClickUp können Sie Elemente sogar per Drag & Drop zwischen verschiedenen Checklisten verschieben.
Schritt 4: Durchführen der Bearbeitung Ihrer Checkliste
Durch Klicken auf die Auslassungspunkte (…) neben dem Namen der Checkliste können Sie weitere Elemente hinzufügen, vorhandene Elemente aus der Liste entfernen, die Checkliste umbenennen oder die gesamte Checkliste einem anderen Team-Mitglied zuweisen.
Schritt 5: Weisen Sie den Benutzern Ihres Teams Elemente zu
Sie können den einzelnen Elementen Ihrer Checkliste Benutzer zuweisen (oder „Eigentümer“), indem Sie auf das Symbol „Zuweisen“ (in der Regel eine graue Silhouette) neben dem Element klicken. Dies ist eine effiziente Methode für die Verteilung von Aufgaben innerhalb eines Teams.
Schritt 6: Elemente verschachteln
Durch das Verschachteln von Aufgaben unter einer Haupt- oder „Übergeordneten Aufgabe“ können Sie eine größere, komplexere Aufgabe in kleinere, überschaubare „Unteraufgaben“ aufteilen. In ClickUp können Sie Elemente bis zu fünf Ebenen tief verschachteln, um eine detaillierte Organisation zu erreichen.
Schritt 7: Führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts Ihrer Checklisten durch
In der Listenansicht von ClickUp wird bei Aufgaben, denen eine Checkliste zugeordnet ist, neben dem Namen der Aufgabe ein Indikator für den Status der Checkliste angezeigt. So können Sie den Fortschritt verschiedener Aufgaben verfolgen und abgeschlossene Aufgaben auf einen Blick erkennen.
Sobald Ihre Checkliste fertig ist, können Sie Ihre Kundenkommunikation ganz einfach über die Integrationen von ClickUp mit den Tools optimieren, die Ihr Kundensupport-Team verwendet, darunter Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Google Drive, Microsoft Teams, Outlook und mehr.
Wenn Sie neu bei ClickUp sind und mit der Einrichtung und Verwaltung Ihres ersten Projekts beginnen möchten, finden Sie hier eine von ClickUp erstellte Checkliste, die Sie einfach einfügen und verwenden können:
ClickUp-Projekt-Checkliste-Vorlage
Die ClickUp-Projekt-Checkliste-Vorlage ist eine anfängerfreundliche Vorlage, die alle allgemeinen Anforderungen für ein neues Projekt abdeckt. Mit der Aufgaben-Unteraufgaben-Struktur können Sie in wenigen Minuten ein neues Projekt in ClickUp von Grund auf neu einrichten.
So können Sie ein Projekt starten und durchführen:
- Laden Sie Ihre Team-Mitglieder zum ClickUp-Projekt ein.
- Wenn das gesamte Team im selben Workspace arbeitet, können Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausführt, und besprechen Sie Updates/Feedback über Chat und Kommentare.
- Überwachen Sie den Gesamtfortschritt des Projekts mithilfe der Gantt-Ansicht.
- Identifizieren und beheben Sie Engpässe rechtzeitig und stellen Sie sicher, dass das Projekt seine Fristen einhält.
💡Profi-Tipp: Um Ihre Produktivität und Effizienz als Kundendienstmitarbeiter weiter zu steigern, können Sie die gebrauchsfertigen Kundendienstvorlagen von ClickUp nutzen, um Ihre Workflows des Kundensupports zu optimieren.
Bieten Sie mit ClickUp CRM einen außergewöhnlichen Kundenservice.
Ein kollaboratives CRM kann die nahtlose Kommunikation und den Datenaustausch zwischen mehreren Abteilungen in Ihrem Unternehmen erleichtern. Mit der Kundenservice-Projektmanagement-Software von ClickUp können Sie mit Benutzern aus verschiedenen Teams zusammenarbeiten, Aufgaben zuweisen, Termine verfolgen und Kundenbeschwerden rechtzeitig lösen.
Die Idee ist, mit der richtigen Vorlage zu beginnen, die Ihnen dabei hilft, die Unübersichtlichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung von Tickets, Chats und Supportanfragen zu beseitigen und sich ganz auf Ihre Kunden und deren Probleme zu konzentrieren.
ClickUp-Vorlage für das Kundenservice-Management
Die Kundenservice-Management-Vorlage von ClickUp ist eine großartige Ressource für Ihr Kundenservice-Team, da sie ihm Folgendes ermöglicht:
- Verwalten Sie Clients, Feedback und Prioritäten mit professioneller Effizienz.
- Behalten Sie Ihre Clients, Partner und Zufriedenheitsbewertungen an einem Speicherort im Blick.
- Arbeiten Sie mit Teams und Abteilungen gemeinsam an Tickets, Problemen und Lösungen.
Diese Vorlage vereinfacht die Erfahrung im Kundensupport durch benutzerfreundliche Ansichten, Formulare und anpassbare Features wie:
- Listenansicht: Greifen Sie auf jedes Ticket nach Typ und Eskalation in einer konfigurierbaren Liste zu.
- Board-Ansicht: Sortieren und überwachen Sie den Fortschritt jedes Tickets mithilfe eines Drag-and-Drop-Kanban-Boards.
- Formularansicht: Halten Sie Ihre Kundenservice-Anfrageformulare griffbereit, damit Sie sie in Sekundenschnelle versenden können.
- Dokumentansicht: Die Anweisungen zur Verwendung dieser Vorlage-Ansicht können Sie jederzeit einsehen.
Ein effizientes Kundenservice-Management kann zu den wirksamsten Strategien zur Kundenbindung gehören. Indem Sie Kundenprobleme rechtzeitig angehen, können Sie zu einem wertvollen Partner für Ihre Kunden werden, ihr Vertrauen gewinnen und langfristige Beziehungen aufbauen.
Verändern Sie Ihren Kundenservice mit ClickUp
Eine strategische Ausrichtung auf den Kundenservice kann diesen zu einem echten Unterscheidungsmerkmal für Ihr Geschäft machen.
Durch die Standardisierung Ihrer Kundenserviceprozesse können Sie jedem Kunden ein einheitliches Erlebnis bieten. Die Verwendung einer Kundenservice-Checkliste ist der perfekte Weg, um Ihre Kundenserviceprozesse zu standardisieren.
Ein spezielles Projektmanagement-Tool wie ClickUp mit seinen umfangreichen Features und vorgefertigten Vorlagen kann Ihren Kundendienstmitarbeitern dabei helfen, jedem Kunden ein angenehmes Erlebnis zu bieten.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um die Vorteile zu erleben.