Wie man einen Ressourcenstrukturplan erstellt

Anthony Bourdain, Starkoch und Verfasser, leitete seine Küchen nach dem Brigadesystem. Er teilte die Küche in Stationen auf, an denen die einzelnen Komponenten der Mahlzeiten zubereitet wurden. Jede Station hatte Sous-Chefs, Köche und Assistenten mit eigenen Zutaten, Tools und Workspaces.

Mit dieser Struktur, so sagt er, „könnten die vielen, vielen Aufgaben einer großen, geschäftigen Küche selbst in der Hektik des Abendessens von einer einzigen Person – dem Küchenchef – verwaltet und koordiniert werden.“

In der Business-Welt würde eine solche Hierarchie als Ressourcenaufschlüsselungsstruktur bezeichnet werden. Was ist das, fragen Sie sich? Finden wir es heraus.

Die Ressourcenaufschlüsselungsstruktur verstehen

Eine Ressourcenaufschlüsselungsstruktur (RBS) ist eine hierarchisch gegliederte Liste aller Ressourcen, die benötigt werden, um ein Projekt abzuschließen. Diese Ressourcen können personeller, materieller, finanzieller oder informativer Natur sein und sogar Zeitressourcen umfassen.

Es handelt sich um ein Ressourcenmanagement-Tool, das in der Regel über mehrere Ebenen organisiert ist, wobei das Ziel des Projekts an oberster Stelle steht und sich in jeder Phase verschiedene Ressourcenkategorien verzweigen. Es umfasst alle Ressourcen, die Geld kosten, mit Ausnahme des Geldes selbst.

Das Wichtigste dabei ist, dass eine RBS kein Einzelfall ist. Sie arbeitet eng mit verschiedenen Aktivitäten der Projektplanung zusammen, wie z. B. der Arbeitsaufschlüsselung, der Risikoaufschlüsselung usw. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.

Die Arbeitsaufgliederungsstruktur (Work Breakdown Structure, WBS) ist das Dokument, in dem die Arbeit in kleine, überschaubare Aufgaben unterteilt wird. Eine gute RBS entspricht diesem Dokument und gibt einen Überblick darüber, welche Ressourcen in jeder Phase benötigt werden.

Wenn beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojekt in die Phasen Minimum Viable Product (MVP), Phase 1, Phase 2 usw. unterteilt ist, listet die RBS die in jeder Phase benötigten Ressourcen. In der MVP-Phase benötigen Sie möglicherweise:

Sobald das MVP abgeschlossen ist und das Produkt nun live ist, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen, wie zum Beispiel:

Ein weiterer Aspekt, auf den sich die RBS ausrichtet, ist die Risikostruktur. In jeder Phase der Arbeit gibt es Risiken. Mehrere ERP-Tools verbinden RBS, WBS und die Risikostruktur für eine vollständige Ansicht.

Beispielsweise kann es in der MVP-Phase zu Leistungsproblemen kommen. Wenn mehrere Mitglieder des Teams am MVP arbeiten, können Sicherheitsrisiken auftreten. Wenn Sie Benutzerinformationen sammeln, können Datenschutzrisiken bestehen.

Die Ressourcenaufschlüsselung enthält die Komponenten, die zur Minderung dieser Risiken in jeder Phase erforderlich sind. Während der MVP-Phase wird die RBS wahrscheinlich zusätzliche Ressourcen für die Cloud-Infrastruktur enthalten. Bei erheblicher Nachfrage könnte die RBS Sicherheitsingenieure oder Berater in die Liste aufnehmen.

Nachdem wir nun die Grundlagen der Ressourcenzusammensetzungsstruktur erläutert haben, wollen wir uns ansehen, wie sie im Projektmanagement eingesetzt wird.

Die Rolle und Bedeutung von RBS im Projektmanagement

Die Ressourcenaufschlüsselungsstruktur ist eines der vielen Frameworks, die im Projektmanagement verwendet werden, um Pläne zu erstellen und die Durchführung zu koordinieren. Sie spielt während des gesamten Projektlebenszyklus eine entscheidende Rolle. Hier erfahren Sie, wie.

Ressourcenverteilung

Wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie zum Abschließen eines Projekts benötigen, können Sie die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt einstellen, schulen und einsetzen. Die RBS dient als Roadmap für die Ressourcenzuweisung während des gesamten Projekts.

Wenn die RBS beispielsweise angibt, dass für den dritten Sprint zusätzliche Entwickler benötigt werden, kann der Projektmanager rechtzeitig nach Möglichkeiten suchen, Ressourcen einzustellen/einzuarbeiten.

Terminplanung

Obwohl die Zeitplanung stärker von der Projektstrukturplanung als von der RBS beeinflusst wird, spielt Letztere dennoch eine wichtige Rolle. Durch die gemeinsame Betrachtung von WBS und RBS können Projektmanager die Arbeit auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen planen.

Als Beispiel können wir angeben, dass Sie beispielsweise nur einen Scala-Entwickler haben, der gerade mit einem anderen Projekt beschäftigt ist, wenn Sie ihn brauchen, und dass Sie nicht zusätzliche Mitarbeiter einstellen können. In diesem Fall können Sie mithilfe der RBS die Arbeit entsprechend seiner Verfügbarkeit neu planen, anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.

Verteilung der Workload

Die Ressourcenaufschlüsselung identifiziert im Voraus, was das Projekt benötigt: Wie viele Mitarbeiter, für wie lange, in welchem Zeitraum usw. Wenn in der Entwicklungsphase maximale Ressourcen benötigt werden, können Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen/einarbeiten und die Workload gleichmäßig verteilen.

Risikomanagement

Im Wesentlichen ist eine Ressourcenaufschlüsselungsstruktur eine Prognose. Sie gibt den zukünftigen Bedarf auf der Grundlage der aktuellen Anforderungen an. Dadurch werden mehrere Risiken des Projektmanagements gemindert, wie zum Beispiel:

Eine gute RBS sagt solche Eventualitäten voraus und hilft bei der Erstellung von Notfallplänen für den Fall, dass sie eintreten.

Kritischer Pfad Analyse

Die Methode des kritischen Pfades ist eine Technik des Projektmanagements, mit der die längste Abfolge abhängiger Aufgaben ermittelt wird, um die Mindestdauer des Projekts zu berechnen. Eine RBS erledigt dies ebenfalls, um den Mindestbedarf an Ressourcen zu ermitteln.

Um Ihre Projektplanung, Workload-Verteilung, Ihr Risikomanagement und vieles mehr zu optimieren, benötigen Sie eine robuste Ressourcenaufschlüsselung. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Aufschlüsselung.

Erstellung einer Ressourcendienstleistungsstruktur

Eine RBS ist eine Liste der Ressourcen, die zum Abschließen eines Projekts benötigt werden. Klingt einfach, nicht wahr? Nun, je nach Art Ihres Projekts kann dies sehr komplex sein. Um gründlich vorzugehen, versuchen Sie die folgenden Schritte, die von der Ressourcenmanagement-Software von ClickUp geschickt unterstützt werden.

1. Identifizieren Sie die Leistungen des Projekts

Beginnen Sie damit, die Projektziele und die entsprechenden Ergebnisse klar zu definieren. Wenn Ihr Ziel darin besteht, ein MVP mit x Features bis zu einem bestimmten Termin zu liefern, planen Sie die Aufgaben und Unteraufgaben, die Sie dafür abschließen müssen. Wenn bereits eine WBS vorhanden ist, verwenden Sie diese.

Wenn nicht, definieren Sie den Umfang des Projekts. Bringen Sie alle wichtigen Projektbeteiligten zusammen, um Erwartungen und Ergebnisse zu besprechen.

Für einen schnellen Einstieg probieren Sie die Projektumfang-Whiteboard-Vorlage von ClickUp aus. Verwenden Sie diese, um Informationen zu Aktivitäten, Aufgaben und Fristen von verschiedenen Stakeholdern zu sammeln. Fassen Sie die Informationen zusammen und organisieren Sie sie visuell, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

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2. Identifizieren Sie Ressourcenkategorien

Beginnen Sie damit, die primären Ressourcenkategorien zu bestimmen, die die obersten Bereiche Ihrer RBS bilden werden. Dies könnten sein:

Denken Sie daran, dass die RBS eine Hierarchie ist. Teilen Sie die Ressourcen daher in bestimmte Komponenten unter jeder primären Ressourcenkategorie auf. Beispielsweise würden die Humanressourcen weiter unterteilt werden in:

Wenn das Projekt groß genug ist, können Sie noch weiter ins Detail gehen. Beispielsweise könnten Sie einen UX-Leiter haben, der ein UX-Team leitet, das aus einem UI-Designer, einem Animationsdesigner, einem Markendesigner usw. besteht.

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Wenn Sie Anfänger in der Ressourcenplanung sind, haben wir genau das Richtige für Sie. Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung aus, um Aufgaben und Ressourcen an einem Ort zu visualisieren. Mit dieser Vorlage können Sie auch Arbeitszeiten nachverfolgen, Subunternehmer verwalten und die Workflows Ihres Teams überwachen.

3. Ressourcenangaben hinzufügen

Gehen Sie ins Detail. Nutzen Sie die WBS oder das Dokument zum Projektumfang, um Fragen dazu zu stellen, wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Achten Sie darauf, dass Sie nichts übersehen.

Zu den am häufigsten benötigten Informationen gehören Fähigkeiten, Erfahrung, Vergütung, Verfügbarkeit usw. Beispiel:

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über die erforderlichen Zahlen verfügen. Ermitteln Sie, wie viele Business-Analysten, Entwickler oder Tester Sie benötigen, und dokumentieren Sie dies.

4. Finden Sie die richtigen Leute für die Rolle

An dieser Stelle sind Sie bereit, von dem theoretischen Plan zur Erstellung praktischer Szenarien überzugehen. Wählen Sie für jede Rolle den richtigen Mitarbeiter auf der Grundlage seiner Verfügbarkeit aus.

Die Workload-Ansicht von ClickUp ist eine hervorragende Möglichkeit, die Verfügbarkeit aller Teammitglieder an einem Ort zu überprüfen. In dieser Ansicht können Sie auch sehen, woran jemand gerade arbeitet. Wenn Sie also eine Ressource benötigen, die bereits für etwas anderes zugewiesen ist, können Sie mit dem Projektmanager sprechen, um sie neu zuzuweisen oder freizugeben.

Wenn Sie etwas mehr Struktur bevorzugen, probieren Sie die ClickUp-Vorlage für den Workload der Mitarbeiter aus. Diese Vorlage für Fortgeschrittene hilft bei der Planung der Kapazität, der Visualisierung von Arbeit, der Überprüfung von Zeitschätzungen im Vergleich zu Ist-Werten und vielem mehr.

Mit der ClickUp-Vorlage für den Workload der Mitarbeiter wird Ihr Arbeitsaufkommen-Management zum Kinderspiel.

5. Verbinden Sie die Punkte

Eine gute Ressourcenaufgliederungsstruktur ist mehr als nur eine Liste. Sie zeigt, wie alle Ressourcen miteinander interagieren, um das Projekt abzuschließen. Wie wir bereits gesehen haben, geschieht dies hierarchisch und hilft bei der Ressourcenausgleichung.

Organisieren Sie die Ressourcen also hierarchisch, wobei die allgemeinsten Kategorien oben stehen und die spezifischen Unterkategorien weiter unten in der Struktur. Ein Beispiel für eine Ressourcenaufschlüsselungsstruktur könnte wie folgt aussehen:

6. Richten Sie das Projekt ein

Richten Sie das Projekt in einem Ressourcenmanagement-Tool wie ClickUp ein, um alle Probleme aus dem Weg zu räumen. Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um die Projektstrukturplan auf übersichtliche Weise zu veröffentlichen. Fügen Sie dann jeder Aufgabe Ressourcen hinzu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest und fügen Sie Beschreibungen hinzu. Bei Bedarf können Sie auch Anhänge oder Links zu externen Dateien hinzufügen.

Erfinden Sie das Rad nicht neu. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung, um alle Materialien und Arbeitskräfte zu verfolgen, die Sie für Ihr Projekt benötigen. Mit dieser Vorlage für Fortgeschrittene können Sie detaillierte Notizen zu jeder Ressource machen, deren Verfügbarkeit verwalten, die Teamstruktur visualisieren und vieles mehr.

Diese Vorlage herunterladen

Freigeben Sie nun die RBS und das Projekt-Setup den Stakeholdern, darunter dem Client, den Sponsoren, den Teamleitern und den Teammitgliedern. Bitten Sie sie, auf etwaige Unstimmigkeiten in der Prognose hinzuweisen.

Verwenden Sie die ClickUp-Listenansicht, um alle beteiligten Aufgaben und Ressourcen anzuzeigen. Die ClickUp-Board-Ansicht eignet sich hervorragend, um die Arbeit nach verschiedenen Phasen zu organisieren. Und die ClickUp-Gantt-Ansicht hilft dabei, Abhängigkeiten und Zeitleisten zu visualisieren.

Das klingt einfach, und das ist es auch. Denken Sie jedoch daran, dass einfach nicht immer gleichbedeutend mit leicht ist. Bei der Erstellung einer Ressourcenzusammensetzungsstruktur können Sie auf Herausforderungen stoßen.

Hier sind einige Herausforderungen, denen Projektmanager regelmäßig gegenüberstehen, und Schritte zu ihrer Bewältigung.

Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von RBS

Projekte können komplex werden, es kann zu Scope Creep kommen und die Ziele, um die Sie das Projekt herum aufgebaut haben, können sich verschieben. Sehen wir uns an, was in solchen Fällen zu erledigen ist.

1. Unzureichende Identifizierung von Ressourcen

Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist es, die benötigten Ressourcen nicht genau zu identifizieren. Dies kann an mangelnder Sichtbarkeit des Projekts, einem falsch eingeschätzten Arbeitsumfang oder einer Unterschätzung des Aufwands liegen.

Wenn Ihre RBS nicht alle benötigten Ressourcen enthält, besteht in beiden Fällen die Gefahr von Budgetüberschreitungen und Verzögerungen. Um dies zu vermeiden:

2. Sich weiterentwickelnde Anforderungen des Projekts

Agile Projekte sind von Natur aus anpassungsfähig an Veränderungen. Die RBS, die Sie zu Beginn des Projekts erstellen, kann nach einigen Sprints bereits unzureichend sein. Das ist zwar für das Ressourcenmanagement ungünstig, aber unvermeidbar.

Um sich darauf einzustellen:

Wenn Sie dafür ein Tool wie ClickUp Docs verwenden, können Sie die Änderungen hervorheben und sie mit den Beteiligten freigeben, sodass diese gemeinsam an der Bearbeitung teilnehmen oder Feedback in Form von Kommentaren hinterlassen können. Sie können beispielsweise die Änderungen an den Projektkosten anzeigen, damit der Projektträger oder Finanzleiter sie genehmigen kann.

3. Mangelnde Zustimmung der Stakeholder

Projektmanager, die noch in der ersten Phase ihres Projektmanagements stehen, begehen möglicherweise den Fehler, die Ressourcenaufschlüsselung zu erstellen, ohne andere zu konsultieren. Trotz bester Absichten kann die Arbeit in einem Silo später zu Ressourcenengpässen führen.

Ein Projektmanager könnte beispielsweise davon ausgehen, dass ein UI-Designer ausreicht. Der UX-Leiter verfügt jedoch möglicherweise nicht über einen UI-Designer, der sich auch mit Mikroanimationen auskennt, sodass nun zwei Mitarbeiter benötigt werden.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Zustimmung aller Beteiligten auf jeder Ebene einholen. Ermutigen Sie alle Beteiligten, die RBS zu überprüfen und ihre Zustimmung zu geben, um eine optimale Ressourcennutzung sicherzustellen.

4. Verwirrte Mitglieder des Teams

Die Ressourcenaufschlüsselungsstruktur spielt auch die Rolle der Definition der Managementstruktur des Projekts. Dazu gehört, wer wem Bericht erstattet, wer wessen Arbeit überprüft usw.

Ohne eine klare Hierarchie und aktive Anerkennung kann das Teammanagement chaotisch werden. Beispielsweise haben Sie vielleicht den Frontend-Entwickler zur UX-Hierarchie hinzugefügt, während die Ressource möglicherweise denkt, dass sie dem Entwicklungsleiter unterstellt ist.

Verhindern Sie solche Situationen durch Transparenz. Veröffentlichen Sie Ressourcendienstpläne und laden Sie alle Mitglieder der Teams ein, einen Blick darauf zu werfen. Halten Sie sie übersichtlich und anschaulich, damit sie für alle leicht verständlich sind. Öffnen Sie Kommunikationskanäle, falls jemand Bedenken oder Feedback hat.

Strukturieren Sie Ihre Projekte und erreichen Sie ein neues Niveau mit ClickUp.

Agile Softwareprojekte legen heute Wert auf Autonomie und Selbstmanagement, was bedeutet, dass Bourdains Brigade-System zur Organisation Ihrer Arbeit kontraproduktiv sein könnte. Dennoch gibt es eine tiefere, grundlegendere Lektion zu lernen.

Bourdains Küche zeigt, dass man für eine effektive und konsistente Umsetzung eines Projekts unter hohem Druck eine klare Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe benötigt – auch bekannt als Ressourcenaufschlüsselungsstruktur.

Ein robustes Projektmanagement-Tool wie ClickUp kann die Ressourcenaufschlüsselung in Ihren Planungsprozess integrieren. Ohne ein weiteres Google Doc oder eine weitere Tabelle erstellen zu müssen, können Sie mit ClickUp alle Ihre projektbezogenen Unterlagen an einem Ort aufbewahren.

Und was noch? Sie können direkt innerhalb der Plattform Inhalte freigeben, bearbeiten und mit verschiedenen Stakeholdern zusammenarbeiten. Außerdem können Sie Ihre eigene, benutzerdefinierte Vorlage für die Ressourcenaufschlüsselung erstellen und für zukünftige Projekte wiederverwenden.

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