Anthony Bourdain, Sternekoch und Verfasser, leitete seine Küchen nach dem Brigade-System. Er teilte die Küche in Stationen ein, die die Komponenten der Mahlzeit zubereiteten. Jede Station hatte Sous-Chefs, Köche und Assistenten mit ihren eigenen Zutaten, Tools und Arbeitsplätzen.
Mit dieser Struktur, so sagt er, "konnten die vielen, vielen Aufgaben einer großen, geschäftigen Küche, selbst in der Hitze des Abendessens, von einer Person - dem Küchenchef - verwaltet und koordiniert werden
In der Welt des Business würde man eine solche Hierarchie als Ressourcenstrukturplan bezeichnen. Was das ist, fragen Sie sich? Das wollen wir herausfinden.
Den Ressourcengliederungsplan verstehen
Ein Ressourcenstrukturplan (RBS) ist eine Liste aller Ressourcen, die zum Abschließen eines Projekts benötigt werden, gegliedert in einer Hierarchie. Bei diesen Ressourcen kann es sich um Personal-, Material-, Finanz-, Informations- und sogar Zeitressourcen handeln.
Es handelt sich dabei um ein Tool für das Ressourcenmanagement, das in der Regel über mehrere Ebenen organisiert ist, wobei das Ziel des Projekts an erster Stelle steht und sich die verschiedenen Ressourcenkategorien in jeder Phase verzweigen. Es deckt alle Ressourcen ab, die Geld kosten, mit Ausnahme des eigentlichen Geldes selbst.
Am wichtigsten ist, dass ein RBS keine Insel ist. Er arbeitet eng mit verschiedenen Projektplanungsaktivitäten zusammen, z. B. mit dem Arbeitsstrukturplan, dem Risikostrukturplan usw. So geht's.
Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Dokument, in dem die Arbeit in kleine, überschaubare Aufgaben aufgeteilt wird. Ein guter Projektstrukturplan entspricht diesem Dokument und gibt an, welche Ressourcen in den einzelnen Phasen benötigt werden.
Wenn ein Softwareentwicklungsprojekt beispielsweise in die Phase des "Minimum Viable Product" (MVP), die Phasen 1, 2 usw. unterteilt ist, enthält der RBS eine Liste der in jeder Phase benötigten Ressourcen. In der MVP-Phase könnten Sie Folgendes benötigen:
- Entwickler
- Qualitätsanalytiker
- Projektleiter
- Software für das Projektmanagement
Sobald der MVP abgeschlossen ist und das Produkt in Betrieb ist, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen, wie z. B:
- Tools für die Automatisierung von Tests
- Daten-Pipelines
- Cloud-Infrastruktur
- Produktmanager
- Benutzererfahrungsforscher
Ein weiterer Aspekt, an dem sich die RBS orientiert, ist der Risikostrukturplan. In jeder Phase der Arbeit gibt es Risiken. Mehrere ERP-Software-Tools verbinden RBS, WBS und den Risikostrukturplan zu einer abschließenden Ansicht.
In der MVP-Phase kann es beispielsweise zu Problemen mit der Leistung kommen. Wenn mehrere Mitglieder eines Teams an dem MVP arbeiten, kann es zu Sicherheitsrisiken kommen. Wenn Sie Benutzerinformationen sammeln, können Sie Risiken für den Datenschutz eingehen.
Der Ressourcenstrukturplan enthält die Komponenten, die zur Abschwächung dieser Risiken in jeder Phase erforderlich sind. Während der MVP-Phase wird der RBS wahrscheinlich zusätzliche Ressourcen für die Cloud-Infrastruktur enthalten. Wenn das Projekt weit fortgeschritten ist, kann die RBS die Liste um Sicherheitsingenieure oder Berater erweitern.
Nachdem wir nun die Grundlagen des Ressourcenaufbaus erläutert haben, wollen wir sehen, wie er im Projektmanagement eingesetzt wird.
Die Rolle und Bedeutung des RBS im Projektmanagement
Der Ressourcenstrukturplan ist einer der vielen Rahmenpläne, die Projektmanager für die Planung und Durchführung verwenden. Er spielt während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts eine entscheidende Rolle. Und so geht's.
Ressourcenzuweisung
Wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie benötigen, um ein Projekt abzuschließen, können Sie die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt einstellen, schulen und zuweisen. Der RBS dient als Fahrplan für ressourcenzuweisung während des gesamten Projekts.
Beispiel: Wenn der RBS angibt, dass für den dritten Sprint zusätzliche Entwickler benötigt werden, kann der Projektleiter Wege finden, um rechtzeitig Ressourcen einzustellen/anzubinden.
Terminplanung
Obwohl die Terminplanung mehr durch den Projektstrukturplan als durch den RBS beeinflusst wird, spielt der RBS dennoch eine Schlüsselrolle. Durch die gemeinsame Betrachtung des Projektstrukturplans und des Projektstrukturplans können Projektmanager die Arbeit auf der Grundlage der Verfügbarkeit von Ressourcen planen.
Wenn Sie z. B. nur einen Scala-Entwickler haben, der gerade mit einem anderen Projekt beschäftigt ist, wenn Sie ihn brauchen, können Sie den Projektstrukturplan verwenden, um die Arbeit auf der Grundlage seiner Verfügbarkeit neu zu planen, anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.
Workload-Verteilung
Der Ressourcenstrukturplan legt im Voraus fest, was das Projekt braucht: Wie viele Personen, für wie lange, in welchem Zeitraum usw. Wenn die Entwicklungsphase ein Maximum an Ressourcen benötigt, können Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen und den Workload gleichmäßig verteilen.
Risikomanagement
Ein Ressourcenstrukturplan ist im Wesentlichen eine Prognose. Er gibt den künftigen Bedarf auf der Grundlage der aktuellen Anforderungen an. Dadurch werden verschiedene Risiken des Projektmanagements gemindert, wie z. B.:
- Nicht die richtigen Ressourcen zu haben
- Fehlende Backup-Pläne für den Fall, dass ein Mitglied des Teams in Urlaub geht oder aus anderen Gründen nicht verfügbar ist
- Gegenüberstellungressourcenbeschränkungen und Engpässen zu unpassenden Zeitpunkten
- Zu spätes Erkennen von Abhängigkeiten im Projekt
Ein gutes RBS sagt diese Eventualitäten voraus und hilft bei der Erstellung von Notfallplänen für den Fall, dass sie eintreten.
Analyse des kritischen Pfades
Die methode des kritischen Pfades ist eine Technik des Projektmanagement, bei der die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben ermittelt wird, um die minimale Dauer des Projekts zu berechnen. Ein RBS erledigt dasselbe, um die minimal erforderlichen Ressourcen zu bestimmen.
Um Ihre Projektplanung, die Verteilung des Workloads, das Risikomanagement und vieles mehr zu optimieren, benötigen Sie einen robusten Ressourcenstrukturplan. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines solchen.
Erstellung eines Ressourcen-Strukturplans
Ein RBS ist eine Liste der Ressourcen, die zum Abschließen eines Projekts benötigt werden. Klingt einfach, nicht wahr? Nun, sie kann je nach Art Ihres Projekts sehr komplex sein. Um gründlich zu sein, versuchen Sie die folgenden Schritte, die geschickt unterstützt werden von ClickUp's Ressourcenmanagement-Software .
1. Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen des Projekts
Beginnen Sie damit, die Ziele des Projekts und die entsprechenden Leistungen klar zu definieren. Wenn Ihr Ziel darin besteht, bis zu einem bestimmten Termin ein MVP mit x Features zu liefern, erstellen Sie eine Karte mit den Aufgaben und Unteraufgaben, die Sie abschließen müssen. Wenn bereits ein Projektstrukturplan existiert, verwenden Sie diesen.
Wenn nicht, definieren Sie den projektumfang . Bringen Sie alle Schlüsselakteure des Projekts zusammen, um die Erwartungen und die zu erbringenden Leistungen zu besprechen.
Für einen schnellen Start, versuchen Sie ClickUp's Whiteboard Vorlage für den Projektumfang . Verwenden Sie die Vorlage, um Informationen über Aktivitäten, Aufgaben und Termine von verschiedenen Beteiligten zu sammeln. Fassen Sie die Informationen zusammen und ordnen Sie sie visuell für eine spätere Bezugnahme.
ClickUp's Whiteboard-Vorlage für den Projektumfang
2. Ressourcenkategorien identifizieren
Bestimmen Sie zunächst die primären Ressourcenkategorien, die die obersten Bereiche Ihres RBS bilden werden. Dies könnten sein:
- Humanressourcen (Projektleiter, Entwickler, Designer)
- Materielle oder physische Ressourcen (Computer, Office Space, Ausrüstung, Material)
- Informationelle Ressourcen (Daten, Dokumentation, Übersicht über das Projekt)
- Zeitliche Ressourcen (Dauer, Meilensteine, Fristen)
- Software-Ressourcen (Projektmanagement tools, Automatisierung tools)
Denken Sie daran, dass die RBS eine Hierarchie ist. Unterteilen Sie also die Ressourcen in spezifische Komponenten unter jeder primären Ressourcenkategorie. Instanzen der Humanressourcen werden zum Beispiel weiter unterteilt in:
- Projektmanagement: Projektleiter, Business-Analysten
- Software-Entwicklung: Front-End-Entwickler, Back-End-Entwickler, Tester
- Gestaltung der Benutzererfahrung: UX-Forscher, UI-Designer
Wenn das Projekt groß genug ist, können Sie noch weiter untergliedern. Instanz einen UX-Lead haben, der ein UX-Team leitet, das aus einem UI-Designer, einem Animationsdesigner, einem Markendesigner usw. besteht.
ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung
Wenn Sie ein Anfänger in der Ressourcenplanung sind, haben wir genau das Richtige für Sie. Probieren Sie die ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung um Aufgaben und Ressourcen an einem Ort zu visualisieren. Mit dieser Vorlage können Sie auch Stunden nachverfolgen, Unterauftragnehmer verwalten und die Arbeitsabläufe Ihres Teams überwachen.
3. Ressourcendetails einfügen
Gehen Sie bis ins kleinste Detail. Verwenden Sie den Projektstrukturplan oder das Dokument zum Projektumfang, um Fragen zu stellen, wer was zu erledigen hat. Stellen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen.
Einige der am häufigsten benötigten Informationen sind Fähigkeiten, Erfahrung, Vergütung, Verfügbarkeit usw. Ein Beispiel,
- Front-End-Entwickler
- Name: Jane Doe
- Fertigkeiten: HTML, CSS, React
- Erfahrung: 5 Jahre
- Stundensatz: $80
- Verfügbarkeit: 40 Stunden/Woche
Stellen Sie auch sicher, dass Sie die Zahlen haben. Sie sollten wissen, wie viele Business-Analysten, Entwickler oder Tester Sie benötigen, und dies dokumentieren.
4. Identifizieren Sie die richtigen Leute für die Rolle
Jetzt sind Sie bereit, von der theoretischen Planung zur Erstellung praktischer Szenarien überzugehen. Wählen Sie für jede Rolle den richtigen Mitarbeiter auf der Grundlage seiner Verfügbarkeit aus. ClickUp's Workload-Ansicht ist eine gute Möglichkeit, die Verfügbarkeit aller Mitglieder des Teams an einem Ort zu sehen. In dieser Ansicht können Sie auch sehen, woran jemand gerade arbeitet. Wenn Sie also eine Ressource benötigen, die bereits einem anderen Projekt zugewiesen ist, können Sie mit dem Projektmanager sprechen, um sie neu zuzuweisen oder freizugeben.
clickUp Workload-Ansicht für granulare Sichtbarkeit_
Wenn Sie ein wenig mehr Struktur bevorzugen, versuchen Sie die ClickUp Vorlage für Workloads von Mitarbeitern . Diese Vorlage für Fortgeschrittene hilft bei kapazitätsplanung , Visualisierung der Arbeit, Überprüfung der Zeitschätzungen im Vergleich zu den tatsächlichen Ergebnissen und vieles mehr.
Machen Sie Ihr workload-Management ein Kinderspiel mit der ClickUp Vorlage für den Workload von Mitarbeitern.
5. Verbinden Sie die Punkte
Ein guter Ressourcenstrukturplan ist mehr als eine Liste. Er ist eine Ansicht darüber, wie alle Ressourcen miteinander interagieren, um das Projekt abzuschließen. Wie wir bereits gesehen haben, geschieht dies in einer hierarchischen Weise und hilft bei nivellierung der Ressourcen .
Gliedern Sie also die Ressourcen hierarchisch, mit den allgemeinsten Kategorien an der Spitze und spezifischen Unterkategorien, wenn Sie sich in der Struktur nach unten bewegen. Ein Beispiel für eine Ressourcenstruktur könnte sein:
- Humanressourcen
- Projektmanagement
- Projektleiter
- Jane Doe
- Business-Analystin
- John Smith
- Front-End-Entwickler
- Sarah Kim
- Lucas Braun
- Projektleiter
- Projektmanagement
6. Einrichten des Projekts
Richten Sie das Projekt auf einer resource management tool wie ClickUp, um etwaige Falten auszubügeln. Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um den Projektstrukturplan in geordneter Weise zu veröffentlichen. Fügen Sie dann zu jeder Aufgabe Ressourcen hinzu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest und fügen Sie Beschreibungen hinzu. Bei Bedarf können Sie auch Anhänge oder Links zu externen Dateien einfügen.
clickUp Tasks für müheloses Projektmanagement
Erfinden Sie das Rad nicht neu. Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung um die Nachverfolgung aller Materialien und Arbeitskräfte, die Sie für Ihr Projekt benötigen, zu gewährleisten. Schreiben Sie detaillierte Notizen zu jeder Ressource, verwalten Sie ihre Verfügbarkeit, visualisieren Sie die Teamstruktur und vieles mehr mit dieser Vorlage für Fortgeschrittene.
ClickUp Vorlage für die Ressourcenzuweisung
Geben Sie nun den RBS und das Setup des Projekts für alle Beteiligten frei, einschließlich des Clients, der Sponsoren, der Teamleiter und der Mitglieder des Teams. Bitten Sie sie, auf etwaige Unstimmigkeiten in der Prognose hinzuweisen.
Verwenden Sie die ClickUp Listenansicht, um alle Aufgaben und Ressourcen zu sehen. Die ClickUp Board-Ansicht eignet sich hervorragend, um die Arbeit nach verschiedenen Phasen zu organisieren. Und die ClickUp Gantt-Ansicht hilft, Abhängigkeiten und Zeitleisten zu visualisieren.
gantt-Ansicht von ClickUp zur Verwaltung von Zeitplänen für Projekte_
Wenn das einfach klingt, ist es das auch. Denken Sie jedoch daran, dass einfach nicht immer leicht bedeutet. Im Laufe der Erstellung eines Ressourcenstrukturplans können Sie auf Herausforderungen stoßen.
Im Folgenden finden Sie einige Herausforderungen, mit denen sich Projektmanager regelmäßig konfrontiert sehen, sowie Schritte, um diese zu überwinden.
Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung des RBS
Projekte können komplex werden, der Umfang kann sich ausdehnen, und die Ziele, um die Sie das Projekt aufgebaut haben, können sich ändern. Sehen wir uns an, was man in solchen Fällen zu erledigen hat.
1. Unzureichende Identifizierung von Ressourcen
Eine der größten Herausforderungen für Projektmanager ist die ungenaue Ermittlung der benötigten Ressourcen. Dies kann auf eine mangelnde Sichtbarkeit des Projekts, einen falsch eingeschätzten Umfang der Arbeit oder eine Unterschätzung des Bedarfs zurückzuführen sein.
Wenn Ihr RBS nicht alle benötigten Ressourcen enthält, besteht das Risiko von Budgetüberschreitungen und Verzögerungen. Um dies zu vermeiden:
- Führen Sie gründliche Recherchen durch
- Schauen Sie sich an, wie Sie frühere Projekte organisiert haben und welche Fehler Sie dabei gemacht haben
- Nutzen Sievorlagen für Lückenanalysen um herauszufinden, was Sie übersehen haben
- Bringen Sie alle Beteiligten dazu, ihren Anteil an der Arbeit zu überprüfen und die Verantwortung dafür zu übernehmen
- Verfügen Sie über Pufferressourcen
2. Sich entwickelnde Projektanforderungen
Agile Projekte sind von Natur aus anpassungsfähig an Veränderungen. Die RBS, die Sie zu Beginn des Projekts erstellen, kann nach einigen Sprints unzureichend werden. Dies ist zwar unangenehm für ressourcenmanagement ist sie auch unvermeidlich.
Um sich darauf einzustellen:
- Überprüfen Sie die RBS regelmäßig
- Vergewissern Sie sich, dass Sie keine zusätzlichen Ressourcen benötigen, oder ob Sie mehr Ressourcen zurückhalten, als Sie benötigen
- Verwenden Sievorlagen für die Ressourcenplanung um Ihre Grundlagen abzudecken
- Aktualisieren Sie die Änderungen im RBS und informieren Sie alle Beteiligten darüber
Wenn Sie ein Tool verwenden wie ClickUp Dokumente können Sie die Änderungen hervorheben und sie für die Beteiligten freigeben, so dass diese die Möglichkeit haben, sie gemeinsam zu bearbeiten oder Feedback in Form von Kommentaren zu hinterlassen. Zum Beispiel können Sie die Änderungen an den Projektkosten anzeigen, damit der Projektsponsor oder der Leiter der Finanzabteilung sie genehmigen kann.
verwenden Sie ClickUp Docs für kollaborative Dokumentation
3. Fehlende Akzeptanz der Beteiligten
Projektleiter in einer frühen Phase machen oft den Fehler, den Ressourcenplan ohne Rücksprache mit anderen zu erstellen. Trotz ihrer besten Absichten kann die Arbeit in einem Silo später zu ressourcenbeschränkungen .
Ein Beispiel: Ein Projektleiter könnte davon ausgehen, dass ein UI-Designer ausreicht. Der UX-Leiter hat jedoch möglicherweise keinen UI-Designer, der sich auch mit Mikroanimationen auskennt, was bedeutet, dass er nun zwei Personen benötigt.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Interessenvertreter auf allen Ebenen einbeziehen. Ermutigen Sie alle Beteiligten, den RBS zu überprüfen und ihre Zustimmung zu geben, um eine optimale Ressourcennutzung zu gewährleisten.
4. Verwirrte Mitglieder des Teams
Der Ressourcenstrukturplan spielt auch die Rolle, die Managementstruktur des Projekts festzulegen. Dazu gehört, wer wem Bericht erstattet, wer wessen Arbeit überprüft, usw.
Ohne eine klare Hierarchie und aktive Anerkennung, team-Management kann chaotisch werden. Instanz haben Sie vielleicht den Front-End-Entwickler zur UX-Hierarchie hinzugefügt, während die Ressource denkt, dass sie an den Entwicklungsleiter berichtet.
Verhindern Sie solche Situationen durch Transparenz. Veröffentlichen Sie die Ressourcenstruktur und laden Sie jedes Mitglied des Teams ein, einen Blick darauf zu werfen. Halten Sie sie übersichtlich und visuell, damit sie für alle leicht verständlich sind. Öffnen Sie Kommunikationskanäle für den Fall, dass jemand Bedenken oder Rückmeldungen hat.
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Bei agilen Softwareprojekten stehen heute Autonomie und Selbstmanagement im Vordergrund. Das bedeutet, dass Bourdains Brigade-System zur Organisation Ihrer Arbeit kontraproduktiv sein könnte. Dennoch gibt es eine tiefere, grundlegendere Lektion zu lernen.
Bourdains Küche zeigt, dass man, um ein Projekt effektiv, konsistent und unter hohem Druck abwickeln zu können, eine klare Aufschlüsselung braucht, wer wofür verantwortlich ist und wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten geht - der so genannte Ressourcenstrukturplan.
Ein robustes Projektmanagement tool wie ClickUp kann den Ressourcenstrukturplan in Ihren Planungsprozess integrieren. Ohne ein weiteres Google Doc oder eine Tabellenkalkulation zu erstellen, können Sie ClickUp verwenden, um alle Ihre projektbezogenen Dokumente an einem Ort zu speichern.
Und was noch mehr ist? Sie können sie direkt auf der Plattform freigeben, bearbeiten und mit verschiedenen Beteiligten zusammenarbeiten. Sie können auch Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage für den Ressourcenplan erstellen, um sie später zu verwenden.
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