Wenn Sie als Projektmanager mehrere Projekte verwalten, machen Sie sich möglicherweise Sorgen, dass Sie nicht über alle Fortschritte jedes einzelnen Projekts auf dem Laufenden sind.
Diese Sorgen werden Sie noch mehr verfolgen, wenn Sie große oder komplexe Projekte verwalten, bei denen eine unsachgemäße Planung zu schlechten Ergebnissen, verlängerten Fristen und Budgetüberschreitungen führen kann.
Die Lösung für diese Herausforderungen ist jedoch die Erstellung eines Projektmanagement-Workflows. Ein Projekt-Workflow bietet Ihnen eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle über alle Aufgaben, Ressourcen, Ergebnisse und Meilensteine eines Projekts.
Er hilft Ihnen dabei, den Fortschritt Ihrer Projekte nachzuverfolgen und Engpässe zu erkennen, bevor sie eskalieren.
In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was Workflows im Projektmanagement sind und warum sie wichtig sind. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Workflow für Ihre Projekte einrichten, welche Tools Ihnen dabei helfen und welche Best Practices es gibt.
Was ist ein Workflow für das Projektmanagement?
Ein Projektmanagement-Workflow ist eine logische Abfolge von Schritten, die den Fortschritt eines Projekts vom Start bis zum Ziel beschreibt. Er enthält verbindliche Richtlinien für die Projektplanung und -durchführung und unterteilt komplexe Prozesse in überschaubare Aufgaben.
Workflows für das Projektmanagement definieren klar die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten, den Umgang mit Eskalationen und die zu verwendenden Tools.
Die Bedeutung von Workflows im Projektmanagement
Ein Workflow für das Projektmanagement enthält einen klaren Fahrplan, der Teams zeigt, wie sie Projekte erfolgreich durchführen können. Er bietet folgende Vorteile:
- Transparenz erhöhen: Projekt-Workflows stellen die Schritte und Abhängigkeiten der Aufgaben bei der Projektdurchführung dar. So können alle Beteiligten die mit einem Projekt verbundenen Aufgaben, Prozesse und Zeitleisten auf einen Blick sehen
- Verbessern Sie die Kommunikation: Projektmanagement-Workflows definieren Kommunikationsprotokolle. So wissen die Mitglieder des Teams, wo und wie sie Projektinformationen freigeben können. Dies reduziert Verwirrung und erleichtert es den Mitgliedern des Projektteams, Aktualisierungen auszutauschen, zusammenzuarbeiten und auf Informationen zuzugreifen
- Verbessern Sie die Verantwortlichkeit: Workflows definieren die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die jedem Teammitglied zugewiesen sind. Außerdem legen sie Zeitleisten für die zu erbringenden Leistungen fest. So wird sichergestellt, dass jede Aufgabe einen festen Eigentümer hat und nichts unter den Tisch fällt
Unterschied zwischen Projektmanagement und Workflow-Management
Sehen wir uns an, wie sich Projektmanagement vom Workflow-Management unterscheidet.
| Aspekt | Projektmanagement | Workflow-Management |
| Definition | Projektmanagement umfasst die Überwachung aller Schritte von Beginn bis zum Ende eines Projekts | Das Workflow-Management beschreibt die Abfolge der Schritte, die erforderlich sind, um ein Projekt effizient abzuschließen |
| Schlüsselkomponenten | Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung, Kontrolle und Abschluss | Definieren Sie die von einem Projekt erwarteten Inputs, Prozesse und Outputs |
| Ziel | Stellen Sie die termingerechte Lieferung von Projekten sicher und behalten Sie dabei Budgetbeschränkungen, Qualitätsmaßstäbe und Projektziele im Blick | Verbessern Sie die Produktivität, ermöglichen Sie Zusammenarbeit und steigern Sie die betriebliche Effizienz durch die Optimierung verschiedener Prozesse |
Was sind die Schlüsselelemente eines Workflows für das Projektmanagement?
1. Input
Dies ist der Ausgangspunkt Ihres Projektmanagement-Workflows, an dem Sie alle für den Abschluss Ihres Projekts erforderlichen Eingaben in einer Liste zusammenfassen. Dazu gehören Ressourcen, Materialien und Informationen, die für die reibungslose Durchführung des Projekts erforderlich sind. Bei der Definition der Eingaben müssen Sie Folgendes zusammenstellen:
- Projektpläne, Anforderungen, Recherchen und Spezifikationen zur Durchführung verschiedener Aufgaben im Workflow
- Physische, personelle und finanzielle Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
- Richtlinien und Anweisungen zur Durchführung wichtiger Aufgaben und Aktivitäten
- Abhängigkeiten, die zur Ausführung des Projekts erfüllt sein müssen
- Von den Stakeholdern festgelegte Erwartungen und Anforderungen
2. Prozess
Nachdem Sie die Eingaben verstanden haben, skizzieren Sie den Prozess und die Schritte zur Projektdurchführung. Sie müssen den Workflow in einzelne Aufgaben aufteilen und diese in eine Reihenfolge bringen, damit alle Beteiligten eine klare Vorstellung von den Erwartungen haben. Legen Sie Fristen für jede Aufgabe fest und identifizieren Sie die Abhängigkeiten bei der Erledigung dieser Aufgaben.
Erstellen Sie anschließend eine Karte des Prozessablaufs mithilfe eines Workflow-Diagramms, zeigen Sie, wie Aufgaben zur Automatisierung des Workflows miteinander verbunden sind, und fügen Sie Schlüssel-Meilensteine und Ergebnisse für alle Projektphasen hinzu.
3. Ergebnis
Der Output ist das letzte Element des Workflows. Er umfasst die erwarteten Ergebnisse am Ende des Workflows und zeigt die materiellen und immateriellen Ergebnisse jeder Aufgabe innerhalb des Workflows auf.
Die Ergebnisse Ihres Workflows können Folgendes umfassen:
- Fertiggestellte Aufgaben und Aktivitäten wie Statusberichte, Testberichte und Benutzer-Feedback
- Ergebnisse wie Dokumente, Prototypen, Entwürfe und mehr
- Berichte, wichtige Erkenntnisse und KPIs für das gesamte Projekt und alle Workflow-Prozesse
Profi-Tipp 💡: Anstatt einen Projektmanagement-Workflow von Grund auf neu zu erstellen, verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen für Projektmanagement-Workflows, um Ihre Geschäftsprozesse auf einer Karte darzustellen und die Schlüsselkomponenten des Prozesses zu visualisieren. *
Die Bedeutung von Projektmanagement-Workflows im Geschäftsprozessmanagement
Workflows helfen dabei, Projekte gut und innerhalb des Budgets zu verwalten, und haben einen erheblichen Einfluss auf das Geschäftsprozessmanagement (BPM). BPM ist eine unternehmensweite Aktivität, die Prozesse und Workflows optimiert, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern.
Hier erfahren Sie, warum Projektmanagement-Workflows im BPM unverzichtbar sind:
1. Optimiertes Prozessmanagement
Ein Workflow bietet einen Standardrahmen für die Abwicklung verschiedener Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Dadurch werden Inkonsistenzen reduziert und die Prozessausführung vereinfacht.
Nehhmen wir hier ein Beispiel für einen Projekt-Workflow. Workflows können den Geschäftsprozess des Kundensupports optimieren. Sie können verschiedene Schritte in der Ticketbearbeitung definieren, wie z. B. Triage, Zuweisung, Recherche, Lösung, Nachverfolgung und Abschluss. Dieser Workflow zeigt den Agenten, wie sie verschiedene Supportanfragen bearbeiten, Fehler und Verwirrung reduzieren und einen konsistenten Kundenservice gewährleisten können.
Verwenden Sie die Vorlage „Kunden-Onboarding“ von ClickUp, um Ihren Kunden ein einheitliches Onboarding-Erlebnis zu bieten und ihnen den Einstieg in Ihre Produkte/Dienstleistungen zu erleichtern.
Die Verwendung dieser Vorlage zum Erstellen von Workflows stellt sicher, dass Kunden während der Einarbeitung die Informationen und den Support erhalten, die sie benötigen, wodurch Kundenserviceanfragen reduziert werden.
2. Verbesserte betriebliche Effizienz
Workflows helfen Ihnen dabei, verschiedene Geschäftsprozesse zu analysieren und die Automatisierung für alltägliche, sich wiederholende Aufgaben ohne menschliches Zutun zu implementieren, sodass Ihre Mitarbeiter sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
3. Bessere Sichtbarkeit der Geschäftsprozesse
Da Workflows die Schritte, Aufgaben und Aktivitäten eines Prozesses visuell darstellen, können alle Beteiligten den gesamten Prozessablauf, Meilensteine, Abhängigkeiten, Interaktionen und Übergaben sehen.
Betrachten wir beispielsweise den Beschaffungs-Workflow in einem Fertigungsunternehmen. Dieser umfasst die Erstellung von Beschaffungsanforderungen, Genehmigungen, Lieferantenbestätigungen und Einkäufe. Der Workflow ermöglicht es den Beteiligten, den Status verschiedener Beschaffungsanforderungen genau nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass sie innerhalb der Budgetlimits bleiben.
Die Rolle des Projektmanagement-Workflows im Produktlebenszyklus
Workflows im Projektmanagement sind eng mit dem Lebenszyklus eines Produkts verbunden und tragen dazu bei, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern.
In der Entwicklungsphase eines Produkts konzentriert sich der Projektmanagement-Workflow beispielsweise auf die Konzeption und den Aufbau des Produkts. In der Einführungsphase umfasst der Workflow Aufgaben im Zusammenhang mit der Produkteinführung, wie Marketingkampagnen, Verteilung und Feedback. Sobald ein Produkt in die Wachstumsphase eintritt, konzentrieren sich die Workflows auf die Verbesserung der Rentabilität und des Umsatzes.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Workflows für das Projektmanagement
Je nach Umfang Ihres Projekts, der Größe des Teams und den verfügbaren Budgets gibt es viele Möglichkeiten, einen Workflow zu erstellen. Hier finden Sie jedoch eine einfache Richtlinie, die Ihnen dabei hilft, sich zu organisieren, einen Workflow für das Projektmanagement zu erstellen und diesen umzusetzen:
1. Projektziele definieren
Beginnen Sie damit, die allgemeinen Ergebnisse und Ziele des Projekts zu identifizieren. Halten Sie diese konkret, messbar und realistisch, damit sie Ihnen bei der weiteren Planung und Entscheidungsfindung helfen können.
Einige Beispiele für Projektziele sind:
- Marktanteile steigern
- Erhöhen Sie die durchschnittliche Größe Ihrer Geschäfte
- Verbessern Sie die Produktqualität
- Produktionskosten senken
- Neue Produkte einführen
Nachdem Sie die Ziele für Ihr Projekt festgelegt haben, müssen Sie sicherstellen, dass diese in kleinere Teilziele unterteilt und den Mitgliedern des Teams zugewiesen werden.
Verwenden Sie ClickUp Goals, um größere Ziele in kleinere Einzelziele zu unterteilen.
Beginnen Sie mit der Festlegung Ihres Projektziels und legen Sie messbare Einzelziele fest, um diese zu erreichen.
Ein Beispiel: Das Ziel Ihres Vertriebsteams ist es, die durchschnittliche Größe der Abschlüsse zu erhöhen. Das messbare Einzelziel für die Vertriebsmitarbeiter wäre dann:
- Abschluss von Geschäften über einem bestimmten Betrag (zum Beispiel über 50.000 US-Dollar pro Kunde und Jahr)
- Bündelung mehrerer Produkte oder Dienstleistungen in Jahresverträgen
Im Laufe des Verkaufsprozesses können die Vertriebsmitarbeiter ihre Einzelziele in ClickUp aktualisieren.
Das Beste daran ist, dass die Projektmanagement-Software von ClickUp Ihren Projektfortschritt automatisch in Echtzeit berechnet.
Die SMART-Ziele-Vorlage von ClickUp organisiert Ihre Ziele in einem übersichtlichen System, das Sie bei der täglichen Zielsetzung unterstützt. Diese Vorlage unterteilt Ihre Ziele in spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele, visualisiert den Fortschritt und gliedert Aufgaben in kleinere, leichter erreichbare Schritte.
2. Identifizieren Sie den Umfang des Projekts und erstellen Sie eine Liste der Aufgaben
Sobald Sie die erwarteten Ergebnisse eines Projekts verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, den Umfang, die Ergebnisse, die Ressourcen und die Aufgaben des Projekts zu identifizieren.
Anschließend können Sie die Beiträge der Stakeholder einholen, um sicherzustellen, dass der Umfang umfassend und klar definiert ist.
Der beste Tipp ist, ClickUp Docs zu verwenden, um Ihren Umfang, Ihre Ziele, Erinnerungen, Aufgaben, Ergebnisse, Ressourcen und mehr zu definieren. Der kollaborative Dokument-Editor innerhalb der Projektmanagement-Software hilft Projektmanagern, den Projektdurchführungsprozess zu standardisieren.
Hier erfahren Sie, warum Projektmanager ClickUp-Dokumente lieben:
- Konvertieren Sie den Text aus ClickUp-Dokumenten in umsetzbare Aufgaben
- Delegieren Sie Kommentare an Teammitglieder, indem Sie diese taggen oder erwähnen
- Jeder kann das Dokument ohne Überschreibungen anzeigen oder bearbeiten, und die Änderungen werden in Echtzeit übernommen
3. Erstellen Sie eine Projekt-Roadmap
Erstellen Sie anschließend einen Fahrplan, indem Sie diese Ziele und Meilensteine in der Zeitleiste des Projekts festhalten, damit jeder die allgemeine Richtung versteht.
Mit der Gantt-Diagramm-Ansicht von ClickUp können Sie eine Roadmap innerhalb des Projektmanagement-Tools visuell darstellen.
Mit dieser Projektmanagement-Technik können Sie den Fortschritt, die Aufgaben und die Abhängigkeiten Ihres Projekts in einer dynamischen Zeitleiste anzeigen. Sie können Termine nachverfolgen und Engpässe identifizieren, die Ihr Projekt verzögern können.
4. Weisen Sie Aufgaben entsprechend der Verfügbarkeit von Ressourcen zu und delegieren Sie sie
Definieren Sie die verschiedenen Rollen, die für Ihr Projekt erforderlich sind, und weisen Sie Ressourcen für jede Aufgabe zu, z. B. Design, Recherche, Entwicklung und Genehmigung. Wenn Sie festgelegt haben, wer welche Aufgaben übernimmt, weisen Sie diese den identifizierten Teammitgliedern zu.
Die Workload-Ansicht von ClickUp zeigt die Arbeitsverteilung jedes Teammitglieds an , um Ressourcen entsprechend zu identifizieren und zuzuweisen und so eine erfolgreiche Projektabwicklung zu gewährleisten.
5. Erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Workflows
Die visuelle Darstellung Ihres Projekt-Workflows hilft allen Mitgliedern des Teams, die Roadmap zu verstehen und zu erkennen, wie sich ihre Rollen auf andere Aufgaben innerhalb des Projekts auswirken.
Verwenden Sie ClickUp auf zwei Arten, um Ihre Workflows darzustellen: ClickUp Mindmap und ClickUp Whiteboard.
Mit der Mindmap von ClickUp können Sie Ihren Workflow Schritt für Schritt darstellen, indem Sie eine Aufgabe erstellen und dann verwandte Aufgaben und Abhängigkeiten in einer einzigen Ansicht verzweigt hinzufügen. Sie können Aufgaben in der Mindmap bearbeiten oder löschen und sie für Ihre Teammitglieder freigeben.
Alternativ können Sie ClickUp Whiteboard verwenden, um den Workflow Ihrem Team zu präsentieren. Verknüpfen Sie Ihre Ideen mit Aufgaben, Dateien und anderen wichtigen Informationen, um Kontext hinzuzufügen.
| Profi-Tipp 💡: ClickUp verfügt über mehrere Whiteboard-Vorlagen, mit denen sich selbst komplexeste Workflows vereinfachen lassen. |
6. Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten durch die Erstellung von Flussdiagrammen
Ein Flussdiagramm im Projektmanagement konzentriert sich auf die Kartierung von Projektprozessen, einschließlich Unteraufgaben und Entscheidungspunkten. Es hilft Ihnen, die logische Reihenfolge der Schritte zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, in denen Ineffizienzen oder Verzögerungen auftreten können.
Wenn ein Problem auftritt, können Sie die Schritte in einem Flussdiagramm leicht zurückverfolgen, um die Ursache des Problems zu identifizieren und mithilfe der vorgefertigten Vorlagen für Projektmanagement-Workflows von ClickUp Lösungen zu finden.
Projektmanager verwenden die Vorlage für Prozessflussdiagramme von ClickUp, um eine leicht zu überwachende Karte des Prozesses zu erstellen, alle Schritte im Prozess zu dokumentieren und Probleme frühzeitig zu beheben.
7. Testen und starten
Testen Sie Ihren Workflow vor der Projektdurchführung, um Lücken oder Ineffizienzen zu identifizieren. Beziehen Sie Stakeholder und Teammitglieder, die mit Ihnen an dem Projekt arbeiten, ein, um potenzielle Lücken zu identifizieren.
Nutzen Sie deren Input, um Ihren Workflow zu verbessern und zu starten.
Optimierung von Workflows im Projektmanagement
Sie müssen Ihren Workflow für das Projektmanagement regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass er optimal funktioniert.
Eine hervorragende Möglichkeit hierfür ist die Nachverfolgung von Leistungskennzahlen (KPIs) und Metriken, die für Ihren Projektmanagement-Workflow spezifisch sind. Wenn Sie beispielsweise einen Workflow zur Verbesserung des Kundenservice entworfen haben, können Sie durch die Nachverfolgung von Metriken wie Erstlösungsquote, CSAT, Ticketvolumen und Lösungsquote Einblicke in dessen Effektivität gewinnen.
Mit der KPI-Vorlage von ClickUp können Manager und Teams Metriken für den Erfolg nachverfolgen und visualisieren und alle Mitarbeiter auf die Ziele ausrichten. Stakeholder erhalten Sichtbarkeit auf die Leistung im gesamten Unternehmen, während Manager Daten und Verbesserungsmöglichkeiten analysieren können.
Best Practices für einen effizienten Workflow im Projektmanagement
Hier finden Sie einige Best Practices für die Erstellung effizienter und effektiver Workflows für das Projektmanagement.
1. Legen Sie klare Kommunikationsprotokolle fest
Klare Kommunikationsprotokolle sind für ein effektives Workflow-Management unerlässlich. Sie legen fest, wie oft das Team Updates geben sollte, wer bei Problemen benachrichtigt werden muss und welche Eskalationswege zu befolgen sind.
Außerdem müssen Sie die bevorzugten Kommunikationskanäle oder -mittel festlegen.
Beispielsweise werden E-Mails für die formelle Kommunikation zu Projektaktualisierungen, die Kommunikation mit Stakeholdern, wöchentliche Fortschrittsberichte und offizielle Ankündigungen verwendet.
Auf der anderen Seite eignet sich Instant Messaging hervorragend für die schnelle Zusammenarbeit. Mit ClickUp Chat können Sie mit Ihren Teamkollegen kommunizieren und Updates in Echtzeit teilen. Taggen Sie einfach ein Teammitglied in der Unterhaltung im Chat, und es wird sofort benachrichtigt.
2. Transparenz und Verantwortlichkeit wahren
Sorgen Sie für Transparenz hinsichtlich aller Informationen, Fortschritte, Herausforderungen und Anforderungen in einem Projekt, um das Vertrauen zwischen den Team-Mitgliedern zu stärken und sicherzustellen, dass alle hinsichtlich Prioritäten und Erwartungen auf dem gleichen Stand sind. Dies hilft bei der Entscheidungsfindung und ist für einen reibungslosen Workflow im Projektmanagement unerlässlich.
3. Planen Sie regelmäßige Check-ins und Updates
Bleiben Sie regelmäßig mit Ihren Projektmitarbeitern in Kontakt, um einen effizienten Workflow für das Projektmanagement sicherzustellen. Regelmäßige Check-ins helfen Ihnen dabei, festzustellen, wo Teammitglieder nicht weiterkommen oder vor Herausforderungen stehen, und Schritte zur Lösung der Probleme zu ergreifen.
4. Automatische Berichte und Einblicke mit ClickUp Dashboards
Automatisieren Sie Projektmanagement-Aufgaben wie Berichterstellung und Einblicke mit ClickUp Dashboards.
Mit den Dashboards von ClickUp können Projektmanager den Fortschritt von Projekten, Termine, Aufgaben und Mitarbeiter aus einer einzigen Kontrollzentrale visualisieren. Erhalten Sie detaillierte Berichte über den Fortschritt Ihres Projekts und identifizieren Sie Engpässe in Ihrem Workflow.
5. Implementieren Sie eine Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Software kann Ihre Projekte optimieren, indem sie benutzerdefinierte Flows erstellt und Aufgaben automatisiert.
Die robusten Workflow-Management-Features von ClickUp helfen Ihnen beispielsweise dabei, Aufgaben zu verwalten, benutzerdefinierte Workflows zu entwerfen und detaillierte Berichte zu erstellen. ClickUp-Automatisierungen automatisieren Workflows, wie beispielsweise das Festlegen eines neuen Fälligkeitsdatums, wenn sich der Status ändert. Sie können die Integrationsautomatisierung sogar verwenden, wenn Ihre Automatisierung mit anderen Apps für den Datenaustausch verbunden ist.
Erstellen Sie mit ClickUp einen effektiven Workflow für das Projektmanagement
Die Erstellung von Workflows für das Projektmanagement ist eine ausfallsichere Methode, um selbst in den komplexesten Projekten Chaos zu vermeiden. Ganz gleich, ob Sie Workflows für mehrere Projekte oder ein einzelnes Projekt verwalten, Sie benötigen die richtigen Tools, um alles nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird – Ergebnisse, Liefertermine, Zeitleisten oder das Budget.
Glücklicherweise verfügt ClickUp über alle Features und Vorlagen, die Sie benötigen, um Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss zu erhöhen. ClickUp für Projektmanagement ist Ihre zentrale Schaltstelle für Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung, Ressourcenmanagement und Leistungsnachverfolgung. Es reduziert den manuellen Aufwand bei der Einrichtung eines Projektmanagement-Workflows und hilft Ihnen, Workflows an Ihre Bedürfnisse und Prioritäten anzupassen.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um schnell Ihre Workflows für das Projektmanagement zu erstellen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Was ist ein Workflow für das Projektmanagement?
Ein Projektmanagement-Workflow ist eine gut strukturierte, logische Abfolge von Aufgaben, Prozessen und Aktivitäten, die bei der Projektdurchführung anfallen. Der Projektmanagement-Workflow-Prozess umreißt den Umfang, die Ziele und Vorgaben des Projekts und enthält Informationen zu den Tools, Budgets und Mitarbeitern, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind.
Während die Stakeholder den Projektmanagement-Workflow nutzen, um sich einen Überblick über den Fortschritt und die Ergebnisse des Projekts zu verschaffen, verwenden Projektmanager ihn, um Engpässe oder Risiken zu identifizieren und proaktive Maßnahmen zu deren Behebung zu ergreifen.
2. Was sind die fünf Schritte eines Workflows?
Die fünf Schritte eines Workflows für das Projektmanagement sind:
- Definieren Sie den Projektumfang: Skizzieren Sie die Ziele und Ressourcen, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind. Der Projektumfang ermöglicht es den Beteiligten, zu verstehen, was das Projekt beinhaltet und wann es voraussichtlich abgeschlossen sein wird
- Aufgaben aufteilen: Sobald Sie verstanden haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll, teilen Sie es in mehrere übergeordnete Aufgaben auf. So erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie das Projekt in jeder Phase voranschreiten sollte
- Zeitleisten erstellen: Weisen Sie jeder Aufgabe eine realistische Frist zu
- Aufgaben delegieren: Weisen Sie den Mitgliedern Ihres Teams Aufgaben entsprechend ihrer Kapazität und Workload zu
- Testen und verbessern: Testen Sie Ihren Workflow, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen funktioniert, holen Sie Feedback von den Beteiligten ein und identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten. Setzen Sie den Workflow anschließend um und überwachen Sie ihn, um kontinuierliche Verbesserungen und Änderungen vorzunehmen
3. Warum ist der Workflow für das Projektmanagement so wichtig?
Workflows verbessern die Effizienz des Projektmanagements, indem sie einen strukturierten Prozess zum Abschließen von Aufgaben und Aktivitäten festlegen, Ressourcen effizient zuweisen, Fehler reduzieren und Ineffizienzen minimieren.