Lenkungsausschuss: Was er ist, warum er wichtig ist und wie man ihn leitet

Wenn es um komplexe Vorgänge wie Projekte geht, verliert man sich leicht in den Details und übersieht das große Ganze. Sie brauchen eine Kraft, die die Projekte überwacht, leitet und auf Kurs hält. Da der Projektleiter vor Ort am meisten gebraucht wird, verfügt er oft nicht über die Ressourcen, um große Entscheidungen zu treffen. Dafür gibt es den Lenkungsausschuss. ✨

Trotz der wichtigen Aufgaben eines Lenkungsausschusses wissen nur wenige Menschen, was seine Mitglieder tun und warum sie wichtig sind. Dieser Artikel soll das ändern. Sie erfahren etwas über den Zweck, die Struktur und die Aufgaben des Lenkungsausschusses. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für den Aufbau und die Leitung eines effektiven Lenkungsausschusses.

Was ist ein Lenkungsausschuss?

Ein Lenkungsausschuss ist ein Beratungsgremium, das Entscheidungen auf Makroebene für Projekte oder Organisationen trifft und sie in die richtige strategische Richtung lenkt. 🧭

Der Ausschuss setzt sich in der Regel aus verschiedenen Personen zusammen, die nicht an den täglichen Aktivitäten beteiligt sind, aber ein großes Interesse am Erfolg des Projekts oder der Organisation haben. Dazu können Geschäftsleiter, Fachexperten und sogar Endbenutzer gehören.

Es gibt viele Arten von Lenkungsausschüssen. Einige von ihnen sind:

• Exekutivausschüsse
• Projekt-Lenkungsausschüsse
• Datenschutz-Ausschüsse
• Gemeinnützige Ausschüsse

Die Rollen und Verantwortlichkeiten von Lenkungsausschüssen unterscheiden sich je nach Programme, die sie leiten . In der Regel treffen sie sich in regelmäßigen Abständen, um wichtige Themen zu erörtern und über die nächsten Schritte zu entscheiden. Sie arbeiten mit Projektmanagern zusammen, die für die Umsetzung der Entscheidungen des Ausschusses verantwortlich sind.

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Bedeutung und Zweck von Lenkungsausschüssen im Projektmanagement

Ein Gremium aus Autoritätspersonen und hochrangigen Interessenvertretern, das das Projektmanagement in die richtige Richtung lenkt, legt den Grundstein für den Erfolg. Nachfolgend erfahren Sie, welche Vorteile Lenkungsausschüsse vor allem mit sich bringen:

1. Strategische Planung: Nach einer der wichtigstenPrinzipien des Projektmanagementsrichtet der Ausschuss das Projekt an den Zielen der Organisation aus. Auf diese Weise trägt er zu einer effektivenRessourcenmanagement undPriorisierung von Aufgabenum sicherzustellen, dass sie für beide Parteien von Nutzen sind
2. Informierte Entscheidungsfindung: Der Ausschuss setzt sich aus Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen, Erfahrungen und Perspektiven zusammen. Diese Vielfalt ermöglicht es ihnen, optimale Lösungen und Strategien zu erarbeiten, von denen alle profitieren
3. Verbesserte Kommunikation: Die Aufgabe des Ausschusses ist es, sicherzustellen, dass alleRelevanten Interessengruppen über den Plan und die Fortschritte des Projekts informiert werden. Auf diese Weise wird eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens gestärkt
4. Anpassungsfähigkeit an Veränderungen: Mit ihrer Risikominderungsstrategie und ihrem kombinierten Fachwissen sind Lenkungsausschüsse in der Lage, Konflikte zu lösen. Sie können auch schnell Entscheidungen treffen, um das Projekt im Lichte neuer Informationen anzupassen
5. Leistungsverbesserung: Indem sie das Projekt leiten und bei Bedarf fachkundige Unterstützung bieten, steigern Lenkungsausschüsse die Effizienz und die Projektqualität

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Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Lenkungsausschusses

Lenkungsausschüsse variieren je nach Art der Organisation oder Initiative. Ihnen können sowohl interne als auch externe Mitarbeiter angehören, die verschiedene Funktionen erfüllen, wie z. B:

• Führungskräfte: Hochrangige Führungskräfte, die die Strategie der Organisation leiten
• Senior Manager: Führungskräfte, die zwischen Führungskräften und Abteilungen vermitteln
• Geschäftsführer: Personen, die die Geschäftsziele bestimmter Abteilungen vertreten
• Abteilungsleiter: Personen, die die am Projekt beteiligten Abteilungsmitarbeiter führen
• Fachexperten: Autoritätspersonen in ihrem Bereich, die über spezielles Wissen verfügen und als Ratgeber fungierenFaktenbasierte Entscheidungsfindung zu gewährleisten *Leitende Lieferanten: Personen, die die Lieferkette und externe Teilnehmer verwalten
• Investoren: Personen, die die Initiative oder Organisation finanziell unterstützen
• Kunden- oder Klientenvertreter: Personen, die einen Nutzen aus dem Ergebnis ziehen und für die Artikulation der Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer verantwortlich sind

Der Projektlenkungsausschuss wird auf jeder Projektebene eingesetzt. Zu seinen fünf Hauptaufgaben gehören:

1. Festlegung von Ergebnissen und Umfang

Die erste Entscheidung des Lenkungsausschusses betrifft die idealen Projektergebnisse. Diese Entscheidung legt den Zweck des gesamten Vorhabens fest und dient als Leitfaden für künftige Entscheidungen.

Danach legt der Ausschuss den Projektumfang fest, d. h. die Ressourcen, die zu erbringenden Leistungen, die Beschränkungen und alle anderen Faktoren, die für die Projektplanung . Außerdem werden ehrgeizige, aber auch realistische Projektziele festgelegt. Schließlich definieren sie Projektkennzahlen, die den Erfolg des Projekts anzeigen. ⭐

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2. Festlegen oder Genehmigen von Zeitplänen und Budgets

Im Rahmen des Projektumfangs berät der Ausschuss über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen, wie Kapital, Personal und Zeit. 💰

Die Projektleiter schlagen in der Regel das ursprüngliche Budget und den Zeitplan für das Projekt vor, aber die Sachverständigen des Ausschusses stehen beratend zur Seite und sind für die Genehmigung des endgültigen Projektbudgets und -zeitplans verantwortlich. Der Ausschuss muss auch alle Änderungsanträge genehmigen, bevor sie wirksam werden.

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3. Bewertung und Abschwächung von Risiken

Die Lenkungsausschüsse analysieren die Projektpläne, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Sie erstellen dann einen Notfallplan um diese Probleme zu lösen. ⚠️

Der Plan hilft dem Projektteam, sich auf Notfälle oder ungeplante Situationen vorzubereiten. Er gibt ihnen auch Anweisungen, wie sie reagieren und mit den Folgen umgehen sollen. Dieser proaktive Ansatz verringert nicht nur die Sicherheitsrisiken, sondern trägt auch dazu bei, größere Rückschläge zu vermeiden, und ermöglicht die Einhaltung des Projektzeitplans.

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4. Überwachung der Projektdurchführung

Der Projektleiter ist für die Zuweisung von Aufgaben und die Überwachung der Fortschritte des Projektteams verantwortlich. In regelmäßigen Abständen informiert er den Lenkungsausschuss regelmäßig über den Fortschritt und den Status des Projekts. Er konzentriert sich nicht auf Details, sondern zeichnet ein Gesamtbild vom Stand des Projekts, insbesondere von der Einhaltung der Fristen und des Budgets. 👀

Der Lenkungsausschuss entscheidet dann, ob er eingreift und wenn ja, welche Schritte das Team unternehmen sollte. Der Ausschuss informiert auch die anderen Beteiligten über die wichtigsten Meilensteine des Projekts.

5. Beratung und Unterstützung

Kleinere Alltagsprobleme sind Sache des Projektleiters. Sie können selbständig Konflikte schlichten und Ressourcen umverteilen. Wenn sie keine brauchbare Lösung finden oder auf größere Engpässe stoßen, kann sich der Projektleiter an den Lenkungsausschuss wenden.

Der Lenkungsausschuss ist sich der Bedeutung und der Schwierigkeit der Rolle des Projektleiters bewusst und unterstützt, berät und ermutigt ihn während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. 🤝

Einrichtung und Leitung eines Lenkungsausschusses

In Anbetracht der entscheidenden Rolle, die der Lenkungsausschuss innerhalb Ihrer Organisation spielen wird, sollten Sie viel Zeit und Mühe in seine Einrichtung investieren. Wenn Ihre nächste Aufgabe darin besteht, einen Lenkungsausschuss zu bilden und zu leiten, lesen Sie die folgenden Leitlinien und machen Sie sich mit dem Prozess vertraut.

1. Ziele setzen und eine Charta erstellen

Der erste Schritt besteht darin, den Auftrag und den Aufgabenbereich des Lenkungsausschusses zu definieren und dabei Informationen wie z. B.:

• Ziele und Mittel zur Erreichung dieser Ziele
• Rollen und Erwartungen
• Beschränkungen
• Arbeitsstandards

Der Geltungsbereich legt fest Governance-Rahmen um die anstehende Arbeit des Lenkungsausschusses und die sich abzeichnenden Herausforderungen zu navigieren. Sie sollten auch eine Projektkommunikationsplan um zu beschreiben, wie der Ausschuss Entscheidungen treffen wird, wie die Vorstandsmitglieder Informationen erhalten und wie sie Beiträge von externen Mitarbeitern einholen werden.

Erstellen Sie schließlich eine formelle Charta des Lenkungsausschusses, um diese Entscheidungen offiziell zu machen. ✒️

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2. Das Dreamteam zusammenstellen

Um zu bestimmen, wer teilnehmen soll, müssen Sie den Umfang des Lenkungsausschusses berücksichtigen. Je nach Größe des Projekts oder der Organisation sollten Sie fünf bis acht Personen für die Gruppe auswählen. Achten Sie darauf, dass das Gremium alle am Projekt beteiligten Abteilungen repräsentiert und aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen besteht. Bevorzugen Sie diejenigen, die über die meiste praktische Erfahrung verfügen und gut im Team arbeiten können.

Es ist wichtig, eine Person zu bestimmen, die als Vorsitzender der Gruppe fungieren wird. Diese Person wird den Lenkungsausschuss leiten und dafür sorgen, dass er fair, harmonisch und im Einklang mit der Charta arbeitet - trotz etwaiger Herausforderungen des Projektmanagements die auftreten können. Ihre Aufgabe wird es auch sein, den Entscheidungsprozess zu beschleunigen, ohne ihn zu überstürzen. ⏩

Informieren Sie bei der Zusammenstellung des Teams alle Mitglieder über Zweck und Umfang des Ausschusses. Jeder muss verstehen, was seine Rolle beinhaltet und was von ihm erwartet wird. Weisen Sie sie darauf hin, wie wichtig es ist, dass sie sich für ihre Aufgaben engagieren, regelmäßig an den Sitzungen teilnehmen und offen kommunizieren. Falls einige Mitglieder noch nie in einem Lenkungsausschuss mitgearbeitet haben, sollten Sie ihnen eine entsprechende Schulung anbieten.

Pro-Tipp: Die Zusammenstellung und Regulierung eines Lenkungsausschusses ist einfacher, wenn die ClickUp Board Roster Vorlage . Mit diesem praktischen Tool können Sie den Überblick über die Vorstandsmitglieder, ihre Kontaktinformationen und Sitzungen behalten.

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3. Durchführung von regelmäßigen Treffen

Lenkungsausschüsse sollten regelmäßig zusammentreten, um Probleme rechtzeitig anzugehen und die Projekte im Zeitplan zu halten. Wenn alles nach Plan läuft, sind häufige Sitzungen möglicherweise nicht notwendig. Es ist wichtig zu erkennen, wann Diskussionsbedarf besteht und wann die Mitglieder ihre Zeit für dringendere Themen nutzen könnten.

Sie können zum Beispiel regelmäßige Sitzungen abhalten, wenn das Projekt seine Meilensteine erreicht hat. Wenn ein Problem auftaucht, können Sie eine Ad-hoc-Sitzung einberufen.

Jede Sitzung des Lenkungsausschusses muss einen klaren Zweck und eine Tagesordnung haben. Dazu können Aktualisierungen des Projektfortschritts, Brainstorming-Sitzungen, die Planung künftiger Arbeiten und jede andere Diskussion gehören, die zu einem bestimmten Zeitpunkt notwendig ist. An den Sitzungen sollte auch der Projektleiter teilnehmen, der den Ausschuss über die jüngsten und wichtigsten Entwicklungen des Projekts informiert. 📢

Pro-Tipp: Egal, ob es sich um eine erste Projektbesprechung oder eine Krisensitzung handelt, planen Sie sie mit dem ClickUp-Meeting-Vorlage . Mit dieser umfassenden Vorlage können Sie mühelos Besprechungen planen, Ausschussmitglieder einladen und Tagesordnungen erstellen.

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Tipps für die effiziente Durchführung von Sitzungen des Lenkungsausschusses

Obwohl die Lenkungsausschüsse klein sind, haben ihre Mitglieder einen engen Zeitplan, so dass die Koordinierung der Sitzungen oft ein schwieriges Unterfangen ist. Sie müssen eine Zeit finden, die für alle passt. Außerdem müssen Sie die Sitzungen effizient durchführen, um keine Zeit zu verlieren. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie die Entscheidungen des Ausschusses in den Projektablauf integrieren, um den Zweck des Ausschusses zu erfüllen.

Glücklicherweise kann die Technologie Ihnen die Arbeit erleichtern. A Projektmanagement-Tool wie ClickUp kann die nahtlose Zusammenarbeit zwischen dem Lenkungsausschuss und dem Projektteam erleichtern. Die Projektmanagement-Suite von ClickUp ermöglicht es Ihnen, eine Hierarchie aufzubauen, um die gesamte Arbeit und Dokumentation unter einem Dach zu organisieren. Erstellen Sie einen separaten Bereich für den Lenkungsausschuss und legen Sie die Berechtigungen so fest, dass nur die Mitglieder diesen Bereich einsehen können. Sie können auch Meetings in Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich verwalten mit Leichtigkeit.

Egal, ob es sich um eine Besprechung oder ein Arbeitselement handelt, fügen Sie es als Aufgabe hinzu und delegieren Sie es an Mitglieder. Innerhalb jeder Aufgabenansicht können Sie einfügen:

• Eine Beschreibung
• Dateien
• Prüflisten
• Taggable-Kommentare

Fügen Sie bei der Zuweisung von ClickUp-Aufgaben Beschreibungen, Dateien und Checklisten hinzu, damit die Mitglieder sie effizient ausführen können ClickUp kommt mit über 15 Ansichten die es Ihnen ermöglichen, jeden Aspekt des Projekts zu visualisieren und zu begreifen. Die ClickUp Gantt-Ansicht ist ideal, um sich einen Überblick über den Zeitplan von Projekten zu verschaffen, während die ClickUp Kalenderansicht können Sie Meetings verfolgen und planen. Die Plattform bietet außerdem Integriert sich mit Zoom und vielen anderen Videokonferenzplattformen. Sie können Anrufe direkt aus Besprechungsaufgaben starten!

Verfolgen Sie Ihre Lenkungsausschusssitzung und Ihren Arbeitsplan mit der ClickUp-Kalenderansicht

Nun, da Sie alles haben, was Sie für die Planung von Ausschusssitzungen brauchen, folgen Sie den folgenden Tipps, um das Beste daraus zu machen. 🙌

Bereiten Sie eine Tagesordnung vor

So gewährleisten Sie maximale Produktivität während einer Lenkungsausschusssitzung, Eine Tagesordnung für die Sitzung erstellen im Voraus. Die Diskussion sollte sich auf das Gesamtbild und die wichtigsten Anliegen konzentrieren. Projektdetails sollten nur unter bestimmten Umständen angesprochen werden, z. B. wenn der Projektleiter ein Anliegen vorbringt. In allen anderen Fällen sind sie eine unnötige Ablenkung.

Sie können verwenden ClickUp-Dokumente um Ihre Tagesordnung und Gesprächspunkte zu erstellen. Um Zeit zu sparen, nutzen Sie die KI-Engine der Plattform, ClickUp Brain . Es kann Ihren Text korrekturlesen oder sogar an Ihrer Stelle Sitzungsvorlagen erstellen.

Tagesordnung vor der Besprechung versenden

Sitzungen von Lenkungsausschüssen verlaufen reibungsloser, wenn die Teilnehmer über die zu besprechenden Themen informiert sind. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Tagesordnung vor der Sitzung zu versenden. So haben die Ausschussmitglieder die Möglichkeit, über das Thema nachzudenken und ihre Fragen vorzubereiten. 🤔

In ClickUp können Sie die Tagesordnung weiterleiten, indem Sie das ClickUp-Doc teilen oder die wichtigsten Punkte in der vorgesehenen Aufgabenbeschreibung des Meetings zusammenfassen. Schauen Sie sich die ClickUp Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung um zu sehen, wie es gemacht wird. Sie gibt Ihnen eine fertige Struktur, auf der Sie aufbauen können, sowie Ideen, was Sie aufnehmen sollten. 💬

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Die Uhr beobachten

Sie müssen zwar genügend Zeit für die Behandlung der einzelnen Tagesordnungspunkte einplanen, aber die Sitzung darf nicht abschweifen, sich in die Länge ziehen und die anderen Verpflichtungen der Mitglieder beeinträchtigen. Sie müssen das perfekte Gleichgewicht zwischen Gründlichkeit und Prägnanz finden. ⚖️

Offen kommunizieren

Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollten aktiv zuhören, Fragen stellen und die Gründe für ihre Vorschläge und Entscheidungen erläutern. Der Vorsitzende sollte die Teilnehmer ermutigen, ihre ehrliche Meinung zu äußern. 📞

Notizen machen

Wenn es um wichtige Themen geht, dürfen sich die Mitglieder des Lenkungsausschusses nicht auf ihr Gedächtnis verlassen. Hier kommt das Sitzungsprotokoll ins Spiel. Die Teilnehmer sollten sich während der Sitzungen persönliche Notizen machen, aber Sie sollten auch eine Person damit beauftragen, offizielle Sitzungsprotokolle für den gesamten Ausschuss zu erstellen.

Sie können die ClickUp-Notepad um die wichtigsten Erkenntnisse zu notieren und daraus verfolgbare Aufgaben zu erstellen. ClickUp Brain kann Besprechungen mitschreiben, Notizen erstellen und Besprechungsprotokolle für Sie zusammenfassen, so dass Sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit der Diskussion und Entscheidungsfindung widmen können.

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Effektives Führen eines Lenkungsausschusses mit ClickUp

Ohne einen Lenkungsausschuss ist ein Projekt wie ein Schiff, das auf dem Meer verloren geht. Die Schiffsbesatzung kann zwar mit Hilfe von Himmelsobjekten und Windmustern Land finden, aber ein Kompass sorgt für eine präzisere und zuverlässigere Navigation. 🚢

Mit einer Projektmanagement-Plattform wie ClickUp können Lenkungsausschüsse ihre Arbeit und Sitzungen mühelos planen. Sie können ClickUp mit den alltäglichen Aufgaben betrauen, während sie sich um wichtige Projektangelegenheiten kümmern. Für ClickUp anmelden und erreichen Sie höchste Produktivität, ganz gleich, ob Sie ein Ausschussmitglied, ein Projektmanager oder eine vielbeschäftigte Einzelperson sind, die persönliche Aufgaben erledigt.