Bei komplexen Vorgängen wie Projekten verliert man leicht den Überblick über das Gesamtbild, wenn man sich zu sehr in Details verliert. Sie brauchen eine Instanz, die Projekte überwacht, leitet und auf Kurs hält. Da der Projektmanager im Feld am meisten gebraucht wird, verfügt er oft nicht über die erforderlichen Ressourcen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Dafür ist der Lenkungsausschuss da. ✨
Trotz der entscheidenden Aufgaben eines Lenkungsausschusses wissen nur wenige Menschen, was dessen Mitglieder zu erledigen haben und warum sie so wichtig sind. Dieser Artikel soll das ändern. Sie erfahren mehr über den Zweck, die Struktur und die Aufgaben eines Lenkungsausschusses. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für den Aufbau und die Leitung eines effektiven Lenkungsausschusses.
Was ist ein Lenkungsausschuss?
Ein Lenkungsausschuss ist ein Beratungsboard, das Entscheidungen auf Makroebene für Projekte oder Organisationen trifft und diese in die richtige strategische Richtung lenkt. 🧭
Der Ausschuss besteht in der Regel aus verschiedenen Personen, die nicht an den täglichen Aktivitäten beteiligt sind, aber ein großes Interesse am Erfolg des Projekts oder der Organisation haben. Dazu können Geschäftsleiter, Fachexperten und sogar Benutzer gehören.
Es gibt viele Arten von Lenkungsausschüssen. Dazu gehören unter anderem:
- Vorstände
- Projekt-Lenkungsausschüsse
- Datenschutzausschüsse
- Gemeinnützige Ausschüsse
Die Rollen und Zuständigkeiten von Lenkungsausschüssen unterscheiden sich je nach den von ihnen geleiteten Programmen. In der Regel treffen sie sich in regelmäßigen Abständen, um wichtige Themen zu besprechen und über die nächsten Schritte zu entscheiden. Sie arbeiten mit Projektmanagern zusammen, die für die Umsetzung der Entscheidungen des Ausschusses verantwortlich sind.
Profi-Tipp: Ganz gleich, ob Sie ein Lenkungsausschuss-Meeting planen oder Änderungen für den Projekterfolg koordinieren – nutzen Sie Projektmanagement-Software wie ClickUp, um sicherzustellen, dass Ihr Aufwand fruchtbar und effizient ist. ClickUp erleichtert die Zusammenarbeit mit Projektteams bei allen Arbeiten und spart Ihnen Zeit und Aufwand.
Bedeutung und Zweck von Lenkungsausschüssen im Projektmanagement
Ein Board aus Autoritätspersonen und hochrangigen Stakeholdern, das das Projektmanagement in die richtige Richtung lenkt, bildet die Grundlage für den Erfolg. Im Folgenden erfahren Sie, welche wesentlichen Vorteile Lenkungsausschüsse bieten:
- Strategische Planung: Gemäß einem der wichtigsten Grundsätze des Projektmanagements stimmt der Ausschuss das Projekt auf die Ziele der Organisation ab. Auf diese Weise trägt er zu einem effektiven Ressourcenmanagement und zur Priorisierung von Aufgaben bei und stellt sicher, dass diese zum Vorteil beider Parteien sind.
- Fundierte Entscheidungsfindung: Der Ausschuss setzt sich aus Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen, Erfahrungen und Perspektiven zusammen. Diese Vielfalt ermöglicht es ihnen, optimale Lösungen und Strategien zu entwickeln, von denen alle profitieren.
- Verbesserte Kommunikation: Es ist die Rolle des Ausschusses, sicherzustellen, dass alle relevanten Interessengruppen über den Plan für das Projekt und den Fortschritt informiert sind. Auf diese Weise fördert er eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens.
- Anpassungsfähigkeit an Veränderungen: Mit ihrer Risikominderungsstrategie und ihrem gebündelten Fachwissen sind Lenkungsausschüsse in der Lage, Konflikte zu lösen. Sie können auch schnelle Entscheidungen treffen, um das Projekt angesichts neuer Informationen anzupassen.
- Leistungssteigerung: Durch die Steuerung des Projekts und die Unterstützung in Zeiten des Bedarfs steigern Lenkungsausschüsse die Effizienz und Projektqualität.
Bonus-Lektüre: Entdecken Sie die besten Vorlagen für die Projektsteuerung für Ihr Team!
Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder eines Lenkungsausschusses
Lenkungsausschüsse variieren je nach Art der Organisation oder Initiative. Sie können sowohl interne als auch externe Mitarbeiter umfassen, die verschiedene Funktionen ausüben, wie zum Beispiel:
- Führungskräfte: Hochrangige Führungskräfte, die die Strategie der Organisation leiten
- Führungskräfte: Vermittler zwischen Geschäftsleitung und Abteilungen
- Geschäftsführer: Personen, die die Geschäftsziele bestimmter Einheiten vertreten
- Abteilungsleiter: Personen, die die an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter ihrer Abteilung leiten.
- Fachexperten: Autoritätspersonen in ihrem Bereich, die über Fachwissen verfügen und als Anbieter von Beratung auftreten, um eine faktenbasierte Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
- Senior-Lieferanten: Personen, die die Lieferkette verwalten, und externe Teilnehmer
- Investoren: Personen, die die Initiative oder Organisation finanziell unterstützen.
- Kunden- oder Client-Vertreter: Personen, die einen Wert aus dem Ergebnis ziehen und dafür verantwortlich sind, die Bedürfnisse und Erwartungen der Benutzer zu artikulieren.
Der Projektlenkungsausschuss ist auf jeder Projektebene tätig. Zu seinen fünf Hauptaufgaben gehören:
1. Definition von Ergebnissen und Umfang
Die erste Entscheidung des Lenkungsausschusses betrifft die idealen Projektergebnisse. Diese Entscheidung legt den Zweck der gesamten Operation fest und dient als Leitfaden für zukünftige Entscheidungen.
Anschließend definiert der Ausschuss den Projektumfang – die Ressourcen, Ergebnisse, Limite und alle anderen Faktoren, die für die Projektplanung entscheidend sind. Er legt auch Projektziele fest, die ambitioniert, aber auch realistisch sind. Am Ende definiert er Metriken, die den Erfolg des Projekts anzeigen. ⭐
Profi-Tipp: Die ClickUp-Vorlage für den Arbeitsumfang bietet einen soliden Rahmen für die Darstellung der Grundlagen jedes Projekts. Sie optimiert die Planung des Projektfortschritts und die Kommunikation mit den Beteiligten.
2. Einstellung oder Genehmigung von Zeitleisten und Budgets
Im Rahmen des Projektumfangs berät der Ausschuss über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen, wie Kapital, Personal und Zeit. 💰
Die Projektmanager schlagen in der Regel das ursprüngliche Budget und die Zeitleiste für das Projekt vor, aber die Experten des Ausschusses beraten sie und sind für die Genehmigung des endgültigen Projektbudgets und der Zeitleiste verantwortlich. Der Ausschuss muss auch alle Änderungsanträge genehmigen, bevor sie in Kraft treten können.
Profi-Tipp: Projektmanager können die ClickUp-Vorlage für Budgetvorschläge verwenden, um die voraussichtlichen Kosten für ein Projekt zusammenzufassen und beim Projektlenkungsausschuss eine Finanzierung zu beantragen.
3. Bewertung und Minderung von Risiken
Lenkungsausschüsse analysieren Projektpläne, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Anschließend erstellen sie einen Notfallplan, um diese Probleme zu beheben. ⚠️
Der Plan hilft den Teams des Projekts, sich auf Notfälle oder unvorhergesehene Situationen vorzubereiten. Außerdem enthält er Anweisungen, wie zu reagieren ist und wie mit den Folgen umzugehen ist. Dieser proaktive Ansatz verringert nicht nur Sicherheitsrisiken, sondern hilft auch, größere Rückschläge zu vermeiden und Projekte im Zeitplan zu halten.
Profi-Tipp: Verschaffen Sie sich mit der ClickUp-Vorlage für das Risikoregister einen besseren Überblick über potenzielle Risiken im Projekt und deren Auswirkungen. Speichern Sie alle Informationen an einem Ort und erstellen Sie effizient einen Plan zur Risikominderung.
4. Überwachung der Projektdurchführung
Der Projektmanager ist für die Zuweisung von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts des Projektteams verantwortlich. In regelmäßigen Abständen informiert er den Lenkungsausschuss über den Fortschritt und den Status des Projekts. Der Manager konzentriert sich nicht auf Details, sondern vermittelt ein Gesamtbild des Projektstands, insbesondere hinsichtlich der Einhaltung von Fristen und Budgets. 👀
Der Lenkungsausschuss entscheidet dann, ob er eingreifen soll und wenn ja, welche Schritte das Team unternehmen soll. Der Ausschuss informiert auch andere Stakeholder über die wichtigsten Meilensteine des Projekts.
5. Beratung und Unterstützung
Kleinere alltägliche Probleme sind Aufgabe des Projektmanagers. Er kann Konflikte schlichten und Ressourcen selbstständig neu zuweisen. Wenn er keine tragfähige Lösung finden kann oder auf größere Engpässe stößt, kann sich der Projektmanager an den Lenkungsausschuss wenden.
Der Ausschuss ist sich der Bedeutung und der Schwierigkeit der Rolle des Managers bewusst und unterstützt, berät und ermutigt ihn während des gesamten Projektlebenszyklus. 🤝
Einrichtung und Leitung eines Lenkungsausschusses
Angesichts der entscheidenden Rolle, die der Lenkungsausschuss in Ihrem Unternehmen spielen wird, sollten Sie viel Zeit und Aufwand in seine Einrichtung investieren. Wenn Ihre nächste Aufgabe darin besteht, einen Lenkungsausschuss zu bilden und zu leiten, lesen Sie die folgenden Richtlinien und machen Sie sich mit dem Prozess vertraut.
1. Ziele festlegen und eine Charta erstellen
Der erste Schritt besteht darin, die Aufgabe und den Aufgabenbereich des Lenkungsausschusses zu definieren und dabei folgende Informationen zu berücksichtigen:
- Ziele und Mittel zu ihrer Erreichung
- Rollen und Erwartungen
- Einschränkungen
- Betriebsstandards
Der Umfang legt einen Governance-Rahmen fest, um die bevorstehende Arbeit des Lenkungsausschusses und neue Herausforderungen zu steuern. Sie sollten auch einen Plan für die Projektkommunikation erstellen, in dem beschrieben wird, wie der Ausschuss Entscheidungen trifft, wie die Mitglieder des Boards Informationen erhalten und wie sie Input von externen Mitarbeitern einholen.
Erstellen Sie abschließend eine formelle Charta für den Lenkungsausschuss, um diese Entscheidungen offiziell zu machen. ✒️
Profi-Tipp: Beginnen Sie mit der ClickUp-Projektcharta-Vorlage und machen Sie diese benutzerdefiniert, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Im Handumdrehen haben Sie eine professionelle Lenkungsausschuss-Charta!
2. Das Dreamteam zusammenstellen
Um zu bestimmen, wer teilnehmen sollte, berücksichtigen Sie den Aufgabenbereich des Lenkungsausschusses. Wählen Sie je nach Größe des Projekts oder der Organisation fünf bis acht Personen für die Gruppe aus. Achten Sie darauf, dass das Board alle am Projekt beteiligten Abteilungen repräsentiert und sich aus Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen zusammensetzt. Bevorzugen Sie diejenigen mit der größten Praxiserfahrung und diejenigen, die gut in Teams arbeiten können.
Es ist wichtig, eine Person auszuwählen, die als Vorsitzender der Gruppe fungiert. Diese Person leitet den Lenkungsausschuss und sorgt dafür, dass er fair, harmonisch und gemäß der Satzung arbeitet, ungeachtet der Herausforderungen, die sich im Projektmanagement ergeben können. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, den Entscheidungsprozess zu beschleunigen, ohne ihn zu überstürzen. ⏩
Wenn Sie das Team zusammenstellen, informieren Sie alle Mitglieder über den Zweck und den Aufgabenbereich des Ausschusses. Jeder muss verstehen, was seine Rolle beinhaltet und was von ihm erwartet wird. Machen Sie ihnen klar, wie wichtig es ist, sich für ihre Rollen zu engagieren, regelmäßig an den Meetings teilzunehmen und offen zu kommunizieren. Falls einige Mitglieder noch nie in einem Lenkungsausschuss mitgearbeitet haben, bieten Sie ihnen eine entsprechende Schulung an.
Profi-Tipp: Mit der ClickUp-Vorlage für die Liste der Board-Mitglieder ist es ganz einfach, einen Lenkungsausschuss zusammenzustellen und zu regulieren. Mit diesem praktischen tool können Sie den Überblick über die Board-Mitglieder, ihre Kontaktdaten und Meetings behalten.
3. Durchführung regelmäßiger Meetings
Lenkungsausschüsse sollten regelmäßig zusammentreten, um Probleme rechtzeitig anzugehen und Projekte im Zeitplan zu halten. Wenn alles nach dem Plan läuft, sind häufige Meetings möglicherweise nicht erforderlich. Es ist wichtig zu erkennen, wann Diskussionsbedarf besteht und wann die Mitglieder ihre Zeit für dringlichere Probleme nutzen könnten.
Sie können beispielsweise regelmäßige Meetings abhalten, wenn das Projekt seine Meilensteine erreicht. Wenn Probleme auftreten, können Sie ein Ad-hoc-Meeting einberufen.
Jede Sitzung des Lenkungsausschusses muss einen klaren Zweck und eine klare Tagesordnung haben. Dazu können Berichte über den Fortschritt, Brainstorming-Sitzungen, die Planung zukünftiger Arbeiten und alle anderen Diskussionen gehören, die zu diesem Zeitpunkt notwendig sind. An den Meetings sollte auch der Projektmanager teilnehmen, der den Ausschuss über die neuesten und wichtigsten Entwicklungen des Projekts informiert. 📢
Profi-Tipp: Egal, ob Sie ein erstes Projekt-Meeting oder eine Dringlichkeitssitzung durchführen, planen Sie diese mit der ClickUp-Vorlage für Meetings. Mit dieser umfassenden Vorlage können Sie ganz einfach Meetings planen, Mitglieder des Ausschusses einladen und Tagesordnungen erstellen.
Bonus-Lektüre: Erfahren Sie mehr über die neun gängigen Arten von Meetings!
Tipps für die effiziente Durchführung von Lenkungsausschuss-Meetings
Obwohl Lenkungsausschüsse klein sind, haben ihre Mitglieder oft einen engen Terminkalender, sodass die Koordination oft schwierig ist. Sie müssen einen Termin finden, der für alle passt. Außerdem müssen Sie die Meetings effizient leiten, um keine Zeit zu verschwenden. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie die Entscheidungen des Ausschusses in den Workflow des Projekts umsetzen, um den Zweck des Ausschusses zu erfüllen.
Glücklicherweise kann Technologie Ihnen die Arbeit erleichtern. Ein Tool für Projektmanagement wie ClickUp kann die nahtlose Zusammenarbeit zwischen dem Lenkungsausschuss und dem Team erleichtern.
Mit der Projektmanagement-Suite von ClickUp können Sie eine Hierarchie aufbauen, um alle Arbeiten und Unterlagen unter einem Dach zu organisieren. Erstellen Sie einen separaten Space für den Lenkungsausschuss und legen Sie Berechtigungen fest, sodass nur Mitglieder diesen einsehen können. Außerdem können Sie Meetings in Ihrem ClickUp-Workspace ganz einfach verwalten.
Ob es sich um ein Meeting oder eine Arbeitsaufgabe handelt, fügen Sie sie als Aufgabe hinzu und delegieren Sie sie an Mitglieder. In jeder Ansicht für Aufgaben können Sie Folgendes einfügen:
- Eine Beschreibung
- Dateien
- Checklisten
- Kommentare mit Tags versehen
ClickUp bietet über 15 Ansichten, mit denen Sie jeden Aspekt des Projekts visualisieren und erfassen können. Die ClickUp-Gantt-Ansicht eignet sich ideal für die Darstellung von Zeitleisten für Projekte, während Sie mit der ClickUp-Kalenderansicht Meetings verfolgen und planen können. Die Plattform lässt sich auch mit Zoom und vielen anderen Videokonferenzplattformen integrieren. Sie können Anrufe direkt aus Aufgaben für Meetings starten!
Nachdem Sie nun alles haben, was Sie zum Planen von Ausschuss-Meetings benötigen, befolgen Sie die folgenden Tipps, um das Beste aus ihnen herauszuholen. 🙌
Erstellen Sie eine Tagesordnung
Um eine maximale Produktivität während eines Lenkungsausschuss-Meetings zu gewährleisten, sollten Sie vorab eine Tagesordnung erstellen. Die Diskussion sollte sich auf das Gesamtbild und wichtige Themen konzentrieren. Projektdetails sollten nur unter bestimmten Umständen behandelt werden, beispielsweise wenn der Projektmanager ein Problem anspricht. In allen anderen Fällen sind sie unnötige Ablenkungen.
Mit ClickUp Docs können Sie Ihre Tagesordnung und Gesprächspunkte entwerfen. Um Zeit zu sparen, nutzen Sie die KI-Engine der Plattform, ClickUp Brain. Diese kann Ihren Text Korrektur lesen oder sogar Meeting-Entwürfe für Sie erstellen.
Senden Sie die Tagesordnung vor dem Meeting
Meetings des Lenkungsausschusses verlaufen reibungsloser, wenn die Teilnehmer über die zu diskutierenden Themen informiert sind. Daher ist es ratsam, die Tagesordnung vorab freizugeben. So können die Mitglieder des Ausschusses über das Thema nachdenken und ihre Fragen vorbereiten. 🤔
In ClickUp können Sie die Tagesordnung weiterleiten, indem Sie das ClickUp-Dokument freigeben oder die wichtigsten Punkte in der Beschreibung der entsprechenden Meeting-Aufgabe zusammenfassen. Sehen Sie sich die ClickUp-Vorlage für die Tagesordnung eines Board-Meetings an, um zu erfahren, wie das funktioniert. Dort finden Sie eine vorgefertigte Struktur, auf der Sie aufbauen können, sowie Ideen, was Sie einbeziehen sollten. 💬
Behalten Sie die Zeit im Auge
Sie müssen zwar genügend Zeit für jedes Element der Tagesordnung einplanen, aber das Meeting darf nicht abschweifen, sich in die Länge ziehen und die anderen Verpflichtungen der Mitglieder beeinträchtigen. Sie müssen die perfekte Balance zwischen Gründlichkeit und Prägnanz finden. ⚖️
Kommunizieren Sie offen
Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollten aktiv zuhören, Fragen stellen und die Gründe für ihre Vorschläge und Entscheidungen erläutern. Der Vorsitzende sollte die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre ehrliche Meinung zu äußern. 📞
Machen Sie sich Notizen
Wenn es um wichtige Themen geht, dürfen sich die Mitglieder des Lenkungsausschusses nicht auf ihr Gedächtnis verlassen. Hier kommen Meeting-Protokolle ins Spiel. Die Teilnehmer sollten sich während der Meetings persönliche Notizen machen, aber Sie sollten auch eine Person damit beauftragen, offizielle Meeting-Protokolle für den gesamten Ausschuss zu führen.
Mit dem ClickUp Notepad können Sie wichtige Punkte notieren und daraus nachverfolgbare Aufgaben erstellen. ClickUp Brain kann für Sie Meetings transkribieren, Notizen erstellen und Meeting-Protokolle zusammenfassen, sodass Sie sich voll und ganz auf die Diskussion und Entscheidungsfindung konzentrieren können.
Effektive Leitung eines Lenkungsausschusses mit ClickUp
Ohne einen Lenkungsausschuss ist ein Projekt wie ein Schiff, das auf hoher See verloren gegangen ist. Die Schiffsbesatzung kann zwar mit Hilfe von Objekten im Himmel und Windverhältnissen Land finden, aber ein Kompass gewährleistet eine präzisere und zuverlässigere Navigation. 🚢
Mit einer Projektmanagement-Plattform wie ClickUp können Lenkungsausschüsse ihre Arbeit und Meetings mühelos planen. Sie können ClickUp die Routineaufgaben überlassen, während sie sich um wichtige Angelegenheiten des Projekts kümmern.
Melden Sie sich bei ClickUp an und erreichen Sie maximale Produktivität, egal ob Sie Mitglied des Ausschusses, Projektmanager oder eine vielbeschäftigte Person sind, die persönliche Aufgaben verwaltet.