Wussten Sie, dass weltweit jedes Jahr mehr als 10.000 Versandcontainer verloren gehen? Wenn Sie den Frachtbrief nicht korrekt ausfüllen, kann es schwierig werden, Ihren Verlust geltend zu machen.
Ein Frachtbrief (Bill of Lading, BoL) ist ein wichtiges Dokument beim Versand von physischem Inventar, egal ob Rohstoffe oder Fertigprodukte. Er ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen dem Spediteur und dem Empfänger (Konsignatar) und ein dokumentierter Beleg für den Versand des Inventars.
Mit dem Frachtbrief können Sie auch klar definieren, wer für mögliche Verluste, Verzögerungen oder Schäden verantwortlich ist. Aber nicht alle Frachtbriefe sind gleich. Je nachdem, was und wie Sie exportieren, benötigen Sie unterschiedliche Arten von Frachtbriefen.
Das bedeutet viel Papierkram und ein hohes Fehlerrisiko. Hier kommen die Frachtbrief-Vorlagen ins Spiel.
Ganz gleich, ob Sie lieber mit Dokumenten in Microsoft Word, Excel, PDF oder Google Tabellen arbeiten – wir bieten Ihnen die besten Frachtbriefvorlagen in verschiedenen Formaten.
Was macht eine gute Frachtbriefvorlage aus?
Ein Frachtbrief (Bill of Lading, BoL) ist ein klarer und umfassender Vertrag zwischen dem Versender, dem Spediteur und dem Empfänger. Er sollte alle wesentlichen Details enthalten, die für einen reibungslosen Versand und mögliche rechtliche Schritte erforderlich sind.
Es handelt sich um ein wichtiges Rechtsdokument in der Versand- und Logistikbranche, das in verschiedenen Formaten verwendet werden kann. Vorgefertigte Frachtbriefe stellen sicher, dass alle Informationen bestmöglich dargestellt werden.
Eine gute Frachtbriefvorlage sollte klar definierte Abschnitte enthalten, wie zum Beispiel:
- Angaben zum Versender: Name, Adresse, Kontaktdaten usw.
- Informationen zum Empfänger: Name, Adresse, Kontaktdaten usw.
- Beschreibung der Waren: Menge, Gewicht, Abmessungen, Wert usw.
- Versandanweisungen: Transportart, Liefertermin, besondere Anforderungen usw.
Eine gute Frachtbriefvorlage sollte auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, beispielsweise durch Angabe von:
- Limit der Haftung: Der Höchstbetrag, für den der Beförderer im Falle von Verlust oder Beschädigung haftet.
- Entschädigungsbestimmungen: Die Bedingungen, unter denen der Versender oder der Empfänger sich bereit erklärt, den Spediteur für etwaige Ansprüche oder Schäden zu entschädigen.
- Rechtswahlklauseln: Die Gerichtsbarkeit und die Gesetze, die für den Beförderungsvertrag gelten
Die Vorlage sollte flexibel gestaltet sein, damit sie an unterschiedliche Versandanforderungen angepasst werden kann. Sie sollte für Konsistenz bei mehreren Sendungen sorgen und Ihnen helfen, Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden, indem sie vordefinierte Dropdown-Listen, Autovervollständigungs-Features, Datenvalidierungsprüfungen usw. nutzt.
Sie sollten nach einer Frachtbrief-Vorlage suchen, die auf verschiedenen Plattformen verfügbar und mit gängigen Dateiformaten wie PDF und Excel kompatibel ist, damit Sie die Frachtformulare einfach freigeben und verteilen können.
Wir haben eine Liste mit sieben Frachtbriefvorlagen zusammengestellt, mit denen Sie Ihren Versandprozess vereinfachen können.
8 Frachtbriefvorlagen
Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäft mit E-Commerce-Software betreiben oder in der Versandbranche tätig sind, ist ein Frachtbrief von entscheidender Bedeutung. Hier sind 8 BOL-Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
1. ClickUp-Frachtbrief-Vorlage
Wenn Sie auf der Suche nach einem einfachen Frachtbrief sind, ist die ClickUp-Frachtbriefvorlage die beste Wahl. Diese Frachtbriefvorlage ist als detaillierter, nicht übertragbarer Versandauftrag für Inlandslieferungen strukturiert. Sie eignet sich ideal, wenn der Versender und der Empfänger identisch sind oder die Versandrechnung im Voraus bezahlt wurde.
Sie bieten Ihnen ausreichend Platz, um die Bedingungen der Sendung zu beschreiben, einschließlich der vereinbarten Versandart, Lieferbedingungen und besonderen Anweisungen.
Dies kann Ihnen dabei helfen, den Versandprozess zu optimieren und die Einhaltung der nationalen Versandvorschriften und Branchenstandards sicherzustellen.
2. Frachtbrief-Vorlage von CanadaCustoms
Die Vorlage für einen Straight Bill of Lading von CanadaCustoms ist ein zuverlässiges Dokument für den Versand von Waren innerhalb Kanadas.
Diese Vorlage stellt eine unverhandelbare, rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen dem Versender und dem Spediteur dar und schützt Sie vor möglichen Missverständnissen, Eskalationen oder Pflichtverletzungen.
Im Gegensatz zur vorherigen Vorlage ist diese Frachtbriefvorlage kurz und einfach zu verwenden. Ihr standardisiertes Format minimiert das Risiko für Fehler.
Diese Vorlage enthält alle wesentlichen Details der Sendung, wie z. B. die Identität und Adresse des Versenders, des Empfängers und des Spediteurs sowie die Menge, das Gewicht, die Beschreibung und die Art der für die Sendung verwendeten Verpackung.
Wie alle guten Frachtbriefe enthält auch dieser die eindeutige Frachtbriefnummer oder die Sendungsidentifikationsnummer, um die Nachverfolgung und Referenzierung zu erleichtern.
3. PDF-Frachtbrief-Vorlage von PDFFiller
Die PDF-Frachtbriefvorlage von PDFFiller könnte Ihr bevorzugtes Dokument für die Nachverfolgung Ihrer Versandgüter sein. Mit dieser Vorlage können Sie wichtige Details zu Ihrer Sendung für spätere Referenzzwecke festhalten. Es gibt verschiedene Abschnitte zum Ausfüllen, darunter Kundenbestellinformationen, Informationen zum Spediteur, eine Checkliste für beladene Anhänger und gezählte Fracht, eine Warenbeschreibung und vieles mehr.
Das Beste daran? Die Vorlagen sind so konzipiert, dass Sie mehrere Sendungen in einem Dokument verwalten können.
Als Ergebnis wird Ihr Dokumentationsprozess optimiert, was diese Vorlagen zu einem unverzichtbaren Tool für Logistikfachleute macht.
Dank des PDF-Formats können Sie Kopien der Informationen ganz einfach für Ihre persönlichen Unterlagen speichern und an alle Personen senden, die diese benötigen.
4. Excel-Vorlage für Frachtbriefe von WPSTemplate (kompatibel mit Google Tabellen)
Mit der Excel-Frachtbrief-Vorlage von WPSTemplate können Sie professionelle und konforme Versanddokumente über die vertraute Microsoft Excel-Oberfläche erstellen. Diese Vorlage kann auch mit Google Tabellen verwendet werden.
Dank des benutzerfreundlichen Designs können Sie wichtige Versanddetails wie Angaben zum Versender und Empfänger sowie die Beschreibung der Waren usw. ganz einfach eingeben und bearbeiten.
Die Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihren Frachtbrief automatisch zu formatieren, wodurch Sie Zeit sparen. Außerdem können Sie die Vorlage nach Bedarf bearbeiten und aktualisieren, sodass sie für verschiedene Versandsituationen geeignet ist.
Diese Vorlage entspricht den Branchenstandards für Frachtbriefe und gewährleistet die Konformität und Rechtmäßigkeit Ihrer Versandtransaktionen. Sie eignet sich für die Dokumentation aller Versandtransaktionen – im In- und Ausland.
Sie können sie schnell anpassen, da sie ein generisches Format haben, das nicht auf bestimmte Branchen zugeschnitten ist. Dies ist die ideale Wahl, wenn Sie ein Geschäft betreiben, das eine flexible Frachtbrief-Vorlage für verschiedene Einkaufsszenarien benötigt.
Speichern Sie diese in Ihrer Logistiksoftware, um sie benutzerdefiniert an unterschiedliche Versandanforderungen anzupassen.
5. Frachtbrief-PDF-Vorlage von Fluix
Manchmal benötigen Sie eine erweiterte Frachtbriefvorlage mit hervorragenden Zugriffskontrollen, um die Sicherheit Ihrer Sendung zu gewährleisten. Wenn Sie Waren mit hohem Wert versenden oder Waren für einen Empfänger, der seine Daten privat halten möchte, ist die Frachtbrief-PDF-Vorlage von Fluix genau das Richtige für Sie.
Nur autorisierte Benutzer können die Felder für Fracht und Zahlung auf dem Frachtbrief bearbeiten, wodurch Sicherheit und Genauigkeit gewährleistet sind. Dies hilft Versendern, Versanddokumente einfach anzupassen.
Sie können diese Vorlage als nicht übertragbaren Straight Bill für jede Art von Transport verwenden.
Das übersichtliche Layout der Vorlage macht sie optisch ansprechend und intuitiv. Sie ist viel flexibler und anpassbarer als Ihre üblichen PDF-Vorlagen.
Sie können es auch als Webformular innerhalb der Fluix-Plattform ausfüllen – eine bequeme und schnelle Möglichkeit, Ihre Versandabläufe zu skalieren. Es verfügt zwar nicht über erweiterte Felder für komplexe Abrechnungsszenarien, ist jedoch die perfekte Wahl für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler, die eine vielseitige, zugriffskontrollierte Frachtbrief-Vorlage benötigen.
6. Vorlage für Seefrachtbriefe von Shipping Solutions
Diese Frachtbriefvorlage wurde speziell für den Seetransport entwickelt.
Die Vorlage für Seefrachtbriefe von Shipping Solutions ist ein umfassendes und zuverlässiges Dokument, das alle notwendigen Aspekte Ihrer Seefracht abdeckt.
Diese Vorlage erwähnt sowohl den rechtsgültigen Transportvertrag als auch den Titel für die Fracht. Sie erwähnt die an der Lieferung beteiligten Parteien, eine Beschreibung der Waren und die Transportanweisungen.
Diese Frachtbriefvorlage erleichtert auch die Übertragung der Eigentümerschaft, die Zahlung und die Zollabfertigung der versendeten Waren, damit diese sicher zugestellt werden können.
Obwohl es für andere Transportarten ungeeignet ist, ist es ideal für Unternehmen, die regelmäßig internationale Seetransporte durchführen.
7. Frachtbrief-Vorlage von IncoDocs
Sie suchen eine benutzerfreundliche und effektive Frachtbriefvorlage? Probieren Sie die Frachtbriefvorlage von IncoDocs aus. Mit dieser Vorlage können Sie alle wichtigen Details Ihrer Versandtransaktionen ganz einfach dokumentieren.
Das vielseitige Layout und das übersichtliche Design eignen sich für verschiedene Versandaufträge. Die Vorlage enthält die Angaben zum Versender, Empfänger und Benachrichtigungsempfänger, falls der Empfänger nicht erreichbar ist.
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder großes Geschäft sind, können Sie von der Verwendung des Frachtbriefs von IncoDocs profitieren, um Ihren Versandprozess zu optimieren.
8. Frachtbriefvorlage von Smartsheet für Word, Google Docs und PDF
Smartsheet bietet eine wirklich ansprechende und nützliche Frachtbrief-Vorlage für Word und Google Docs, die Sie auch als PDF herunterladen können. Schauen Sie sich die Vorlage an und nutzen Sie sie, wenn Sie sie für Ihre Zwecke nützlich finden.
Weitere Logistik-Tools: ClickUp
Wenn nur eine Vorlage ausreichen würde, um alle Ihre Logistikabläufe zu optimieren! Wir wissen, dass dies nicht der Fall ist.
Ihr Geschäft benötigt eine Logistikmanagement-Plattform, die alles erledigen kann.
Lernen Sie ClickUp kennen. ClickUp ist in erster Linie eine Plattform für Projektmanagement und Zusammenarbeit, mit der Sie Aufgaben, Workflows und die Zusammenarbeit im Zusammenhang mit der Erstellung und Bearbeitung von Frachtbriefen und anderen Dokumenten für Ihre Logistikabläufe verwalten können.
Mit anderen Worten: Es kann die tägliche Abwicklung von Projekten vereinfachen, indem es Ihnen viel Arbeit für Logistikunternehmen abnimmt.
1. Projektmanagement-Funktionen von ClickUp
Als Fachmann in der Schifffahrtsbranche müssen Sie mit Menschen auf der ganzen Welt zusammenarbeiten und kommunizieren. Das Tool für Projektmanagement von ClickUp bietet Ihnen, Ihrem Team und Ihren Clients eine zentrale Plattform zur Verwaltung all Ihrer Unterhaltungen, Kommunikation, Aufgaben, Workflows, Übergaben und mehr.
Durch die Zusammenführung aller Versandinformationen, Kundendaten und Dokumente an einem Ort entfällt die Notwendigkeit verstreuter Tabellenkalkulationen und E-Mails, was die Sichtbarkeit für alle Beteiligten verbessert.
Darüber hinaus können Sie den Versandfortschritt in Echtzeit über die Dashboards von ClickUp verfolgen. Diese können benutzerdefiniert angepasst werden, um wichtige Metriken wie Lieferfristen, mögliche Verzögerungen und Ressourcenzuweisungen anzuzeigen.
Dies hilft Ihnen dabei, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen festzulegen und zu erreichen.
Schließlich hilft Ihnen die Verwendung von ClickUp Automatisierung dabei, wiederholende Aufgaben wie das Versenden von Versandaktualisierungen an Kunden oder die Berichterstellung zu automatisieren, wodurch Sie Zeit sparen und menschliche Fehler reduzieren.
2. Die CRM-Suite von ClickUp
Mit der CRM-Suite von ClickUp können Sie die Prozesse Ihres Versandgeschäfts – Kundenkommunikation und Workflows zur Rechnungsstellung – optimieren.
Mit ClickUp CRM haben Sie alle Kundeninformationen immer griffbereit, einschließlich Kontaktdaten, Versandhistorie und früheren Interaktionen. So erhält Ihr Vertriebsteam eine vollständige Ansicht über jeden Kunden und kann seine Kundenansprache individuell anpassen.
Vertriebsmitarbeiter können direkt in ClickUp E-Mails versenden, Anrufe planen und Interaktionen verfolgen. Dies gewährleistet zeitnahe Nachfassaktionen und stärkt die Kundenbeziehungen.
Schließlich erhalten Sie Zugriff auf anpassbare Features wie eine Hierarchie von Ordnern und Listen zur besseren Organisation von Client-Informationen, Filter und Tags zum Auffinden bestimmter Rechnungsinformationen sowie erweiterte Berichte zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und zur Optimierung Ihrer Geschäftsstrategie.
3. ClickUp Dokumente
ClickUp Docs kann sich in ein umfassendes Repository für Ihr Versandunternehmen verwandeln, in dem wichtige Dokumente wie die folgenden gespeichert werden:
- Versandrichtlinien: Legen Sie die Versandbedingungen und -bedingungen Ihres Unternehmens klar dar.
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs): Dokumentieren Sie Schritt-für-Schritt-Prozesse für den Umgang mit verschiedenen Versandarten, Verpackungsverfahren und Sicherheitsprotokollen.
- Verträge und Vereinbarungen: Speichern Sie unterzeichnete Verträge mit Kunden, Lieferanten und Spediteuren, um sie jederzeit griffbereit zu haben.
Erstellen Sie mit ClickUp Docs Vorlagen, um Lagerbestände zu verwalten, die Nachverfolgung der Lagerbestände durchzuführen und Berichte zu erstellen, um die Lagerung zu optimieren und Lagerengpässe im Logistikbetrieb zu vermeiden. Sie können Widgets hinzufügen, um Workflows zu aktualisieren, Aufgaben innerhalb Ihrer Docs zuzuweisen und vieles mehr.
4. Das Tool für die Zeiterfassung von ClickUp
Wenn Ihr Unternehmen nach Stunden abrechnet, können Sie das Feature für die Zeiterfassung von ClickUp nutzen, um sicherzustellen, dass Zahlungen eingehen und Rechnungen korrekt erstellt werden. Dies ist auch sehr hilfreich für Projektmanager, die mit Auftragnehmern zusammenarbeiten: Verwalten Sie die verschiedenen Projektphasen und erreichen Sie Ihre Ziele im Projektmanagement schneller und effizienter.
Mithilfe der Zeiterfassung können Sie sehen, wie viel Zeit für die Bearbeitung jeder Sendung aufgewendet wird, was eine bessere Kostenschätzung und Ressourcenzuweisung ermöglicht.
Analysieren Sie Zeitdaten, um festzustellen, wo sich Sendungen verzögern (z. B. bei der Zollabfertigung oder der Bearbeitung von Unterlagen). Dies hilft, Prozesse zu rationalisieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.
Mit anpassbaren Workflow-Ansichten und einer Projektstrukturplan können Sie schließlich die Zeit verfolgen, die einzelne Teammitglieder für Versandaufgaben aufwenden, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren oder leistungsstarke Mitarbeiter zu erkennen.
Wählen Sie den besten Frachtbrief für Ihre Versandanforderungen
Frachtbriefe sind in der Versand- und Logistikbranche mehr als nur ein Stück Papier – sie sind wichtige Rechtsdokumente, die den weltweiten Warenverkehr überwachen und schützen.
Frachtbriefvorlagen, die in vielseitigen Formaten wie Excel, PDF und webbasierten Plattformen verfügbar sind, bieten Unternehmen die Tools, die sie benötigen, um Risiken zu minimieren und den Versand zu vereinfachen.
Unabhängig davon, für welches Frachtbriefformular Sie sich entscheiden, bietet ClickUp eine Vielzahl von Tools und Features, mit denen Sie Ihre Versand- und Rechnungsstellungsprozesse optimieren können.
Verwalten Sie Aufgaben, verfolgen Sie Sendungen in Echtzeit und erleben Sie einen reibungsloseren, effizienteren Versandprozess. Außerdem lässt sich ClickUp nahtlos in Ihre Abrechnungsprozesse integrieren. Erstellen Sie präzise Rechnungen auf der Grundlage detaillierter Daten der Zeiterfassung für jede Sendung. Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!