Wie man mehrere Kunden verwaltet [Tipps & Tricks]

Im Projektmanagement müssen Sie Kundenerwartungen, Liefertermine, Budgets, Fristen, Teams und vieles mehr verwalten. Erfolgreiche Projektmanager müssen die richtigen Schritte unternehmen und optimale tools einsetzen, um alle Aspekte der verschiedenen Variablen nahtlos zu verwalten.

Bei der Verwaltung mehrerer Clients geht es weniger um Hektik als vielmehr um einen reibungslosen Flow. Dazu sind strukturierte Systeme, proaktive Kommunikation und ein Zeitmanagement erforderlich, das fast schon Ninja-Niveau hat. Was den Unterschied ausmacht? Intelligente Prioritäten, klare Grenzen und Tools, die Ihnen die schwere Arbeit abnehmen – damit Sie nicht nur mithalten, sondern die Führung übernehmen können.

Außerdem haben einzelne Projekte unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse, was dazu führen kann, dass der Projektmanager mehrere Aufgaben und Verantwortlichkeiten gleichzeitig bewältigen muss.

So überwältigend es auch klingen mag, mehrere Clients unter einen Hut zu bringen, wir haben einige Tipps und Tricks, die Sie zum Erfolg führen werden.

Was sind die Herausforderungen beim Umgang mit mehreren Clients?

Die Arbeit mit mehreren Clients mag wie ein Abzeichen des Erfolgs erscheinen – und das ist sie auch –, aber hinter den Kulissen gleicht sie eher der Leitung eines Zirkus mit zehn Zirkusdirektoren, die alle gleichzeitig schreien. So sieht dieser Balanceakt in der Praxis tatsächlich aus:

1. Probleme beim Zeitmanagement

Realitätscheck: Ihr Montagmorgen beginnt mit einem Sprint – Kunde A benötigt dringend Änderungen an seiner Landing Page, Kunde B hat in 15 Minuten einen Strategieanruf und Kunde C hat gerade einen Fehler gemeldet, der „noch heute behoben werden muss“. Sie haben gerade erst einen Schluck Kaffee getrunken.

Warum das ein Problem ist: Jeder Client erwartet Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Ohne ein konsequentes System zur Zeiteinteilung und Terminplanung werden Sie entweder ausbrennen oder Aufgaben vernachlässigen.

2. Probleme bei der Priorisierung

Seien wir ehrlich: Sie erhalten innerhalb einer Stunde drei Slack-Benachrichtigungen:

„Diese Kampagne muss noch heute online gehen. “

„Können Sie diesen Vorschlag jetzt gleich prüfen?“

„Nur eine kurze 15-minütige Synchronisierung?“ Spoiler: Keine davon ist wirklich kurz.

Warum es so chaotisch ist: Jeder Client ist der Meinung, dass sein Projekt oberste Priorität verdient. Die Entscheidung, was zuerst kommt (und dies diplomatisch zu kommunizieren), wird zu einer täglichen Gratwanderung.

3. Kommunikationsüberlastung

So sieht die Realität aus: Ein Client möchte Updates über Notion erhalten. Ein anderer besteht auf wöchentlichen E-Mails. Ein dritter antwortet nur über WhatsApp. Oh, und Client Nr. 4 hat sich nicht mehr gemeldet – bis er plötzlich alles gestern braucht.

Warum das wichtig ist: Allgemeine Updates reichen nicht aus. Sie benötigen eine client-spezifische, kanaloptimierte Kommunikation, die alle auf dem Laufenden hält, ohne Sie zu überfordern.

4. Ressourcen-Tauziehen

Was passiert: Ihr bester Designer ist mit zwei dringenden Entwürfen für zwei Clients überlastet, deren Fristen sich überschneiden. Währenddessen ist Ihr Entwickler gerade mitten in der Arbeit an einem Sprint, als ein anderer Client „nur eine kleine Korrektur“ anfordert, die sich zu einer vierstündigen Tortur entwickelt.

Die Herausforderung: Wenn Teams und Tools projektübergreifend freigegeben werden, sind Ressourcenengpässe unvermeidlich – und die Lieferung qualitativ hochwertiger Arbeit wird zu einem Balanceakt zwischen Diplomatie und Terminen.

5. Lernkurve in der Branche

Beispiel aus der Praxis: Am Dienstag beschäftigen Sie sich intensiv mit B2B-SaaS-Analysen. Am Mittwoch überprüfen Sie Social-Media-Kampagnen für eine Hautpflegemarke. Und am Donnerstag? Lesen Sie sich in die gesetzlichen Compliance-Vorschriften für einen Fintech-Client ein.

Warum das so anstrengend ist: Jede Branche hat ihre eigene Fachsprache, ihre eigenen KPIs und Eigenheiten. Das ständige Umschalten macht es schwieriger, strategische Erkenntnisse zu liefern, ohne sich in den Kontextwechseln zu verlieren.

6. Scope Creep schleicht sich ein

So geht's: Der Client sagt: „Können wir noch eine Seite hinzufügen?“ Oder: „Das dauert doch nicht länger als eine Stunde, oder?“ Multiplizieren Sie das mit sechs Clients, und schon ist die Woche Ihres Teams mit ungeplanten Arbeiten vollgestopft.

Der Dominoeffekt: Scope Creep mag zunächst harmlos erscheinen, aber mit der Zeit zehrt er an den Kapazitäten, sprengt Zeitleisten und belastet die Beziehungen zu den Clients.

7. Alpträume in Sachen Recht und Compliance

Das ist eine knifflige Angelegenheit: Ein Client möchte GDPR-konforme Analysen, ein anderer unterliegt den HIPAA-Vorschriften und ein dritter schickt einen 40-seitigen Vertrag voller rechtlicher Fallstricke und Entschädigungsklauseln.

Warum es riskant ist: Wenn Sie nicht vorsichtig sind, kann das Übersehen einer Compliance-Anforderung rechtliche Probleme nach sich ziehen – oder sogar den Verlust des Vertrauens des Clients.

8. Projekt-Risiko-Lawine

So sieht das aus: Ein wichtiger Stakeholder eines Projekts meldet sich nicht mehr, ein tool fällt mitten in der Kampagne aus und ein anderer Client kündigt plötzlich seinen monatlichen Vertrag. Und das alles innerhalb derselben Woche.

Warum es so brutal ist: Risiken treten nicht einzeln auf. Wenn sie in Gruppen auftreten, belastet dies die Kapazität Ihres Teams zur Reaktion und Wiederherstellung erheblich.

9. Burnout ist real

Das Gefühl: Sie beantworten mitten in der Nacht Nachrichten, gehen unter der Dusche gedanklich Briefings durch und überprüfen Dashboards an Ihrem „freien Tag“. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Warum das wichtig ist: Der ständige Spagat, der Druck seitens der Clients und unklare Grenzen können Sie (und Ihr Team) mental und emotional auslaugen. Wenn sich ein Burnout einschleicht, leiden die Leistung und die Kundenzufriedenheit darunter.

Nachdem Sie nun die potenziellen Herausforderungen im Projektmanagement kennen, wollen wir uns mögliche Lösungen ansehen.

Wie Sie mehrere Clients effektiv verwalten: Bewährte Tipps und Tricks

Die Verwaltung mehrerer Clients wird einfacher, wenn Sie gut planen und das richtige Tool für das Projektmanagement auswählen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, mehrere Projekte zu verwalten, und hier sind einige der bewährten Strategien.

1. Zentralisieren Sie das Projektmanagement

Die Zentralisierung ist eine hervorragende Möglichkeit, um bei der Verwaltung mehrerer Konten mit einer Lösung für Projektmanagement den Überblick zu behalten. Sie verhindert Datensilos oder Informationssilos, die ein effektives Projektmanagement behindern.

Darüber hinaus bietet Projektmanagement-Software eine einheitliche Übersicht über alle Ihre Projekte und deren Status, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Plattformen oder Anwendungen hin- und herwechseln müssen.

ClickUp für Projektmanagement bietet eine umfassende Ansicht über alle Ihre Projekte, führt die Nachverfolgung mehrerer Aufgaben durch, verwaltet Fristen, feiert Meilensteine und vieles mehr.

Eine ganzheitliche Ansicht über alle zugrunde liegenden Abläufe stellt sicher, dass nichts übersehen wird, und steigert die Produktivität und Effizienz. Gleichzeitig dient er als Plattform für eine nahtlose Zusammenarbeit, um Ziele schneller zu erreichen.

2. Halten Sie sich an eine Routine

Wenn Sie mehrere Clients betreuen, sind Routinen nicht langweilig – sie sind Ihr Überlebenssystem.

Ein täglicher oder wöchentlicher Rhythmus gibt Ihnen Halt, während sich Client-Bedürfnisse, Briefings und Termine wie bei einem Whac-A-Mole-Spiel ständig ändern. Eine strukturierte Routine hilft Ihnen, sich auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren und nicht nur auf die lautesten.

Ein freiberuflicher Projektmanager, der mit einem Fintech-Startup, einer Marketingagentur und einer gemeinnützigen Organisation zusammenarbeitet, hat beispielsweise einen wöchentlichen Rhythmus wie diesen festgelegt:

Der Vormittag war für intensive Strategiearbeit reserviert (Client-Roadmaps, Briefings, Sprint-Planung).

Die Mittagszeit wurde für Meetings und asynchrone Check-ins blockiert.

Die Nachmittage wurden für Verwaltungsaufgaben, Aktualisierungen und die Überprüfung von Dokumenten genutzt. Auf diese Weise war sie stets präsent – ohne auszubrennen oder wie ein Pingpongball zwischen Slack-Threads hin und her zu springen.

So funktioniert es:

Planen Sie Ihren Tagesablauf entsprechend Ihrem Energiehaushalt (sind Sie ein Morgenmensch? Dann planen Sie Ihre konzentrierten Arbeitsphasen entsprechend).

Erstellen Sie einen monatlichen Überprüfungsplan, um einen Überblick zu gewinnen und die Prioritäten für alle Konten neu zu setzen.

Berücksichtigen Sie kundenspezifische Zeitfenster, wie z. B. „Dienstagnachmittag = Nachbesprechungen mit Client B” oder „Freitags = Abschlussberichte”.

Verwenden Sie wiederholende Aufgaben für Routinen wie wöchentliche Berichte, Retrospektiven oder Prüfungen des Inhalts – Sie müssen das Rad nicht jede Woche neu erfinden.

Richten Sie Aufgabenvorlagen für wiederkehrende Workflows ein (z. B. Einarbeitung eines neuen Clients, Veröffentlichung eines Blogs, Versand von Rechnungen).

Erstellen Sie für jeden Tag eine Dashboard-Ansicht, die nur die für diesen Tag geplanten Termine aller Projekte anzeigt.

Nutzen Sie die Kombination aus Kalender- und Listenansicht, um zwischen der Vogelperspektive und dem täglichen Fokus umzuschalten – so verpassen Sie nichts.

3. Klare Erwartungen festlegen

Einzelne Projekte gut zu verwalten ist eine Sache. Aber die Erwartungen mehrerer Kunden gleichzeitig zu managen? Das ist eine ganz neue Herausforderung. Eine Digitalagentur, die ClickUp nutzt, erstellt beispielsweise für jedes Projekt ein Dokument mit den Kundenerwartungen, das mit jedem Projekt verknüpft ist. Darin werden die vereinbarten Leistungen, wichtige Termine und Kommunikationsstandards festgelegt – so gibt es nach zwei Wochen keine „Aber ich dachte ...”-Momente mehr.

Eine versäumte Frist für die Aktualisierung der Website von Kunde A könnte die Social-Media-Kampagne von Kunde B verzögern – insbesondere, wenn Ihr Designteam für beide Kunden zuständig ist. Plötzlich müssen Sie nicht mehr nur Zeitleisten verwalten, sondern auch einen Dominoeffekt, den niemand vorhergesehen hat.

So gehen Sie vor:

Setzen Sie sich im Voraus realistische Ziele und Fristen. Versprechen Sie nicht eine Bearbeitungszeit von drei Tagen für etwas, das eine Woche dauert, nur um einen Client kurzfristig zufrieden zu stellen.

Seien Sie transparent, wenn unerwartete Hindernisse auftreten – wie Verzögerungen bei der Integration von Drittanbietern oder Engpässe bei den Inhalten.

Verwenden Sie die Benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um SLA-Verpflichtungen zu verfolgen, Meilensteine, um wichtige Termine zu kennzeichnen, und Automatisierungen, um Stakeholder zu benachrichtigen, wenn sich Zeitleisten verschieben. Sie können sogar Projekt-Status zuweisen, um Clients über den Fortschritt zu informieren – ohne einen weiteren Anruf tätigen zu müssen.

4. Trennung aufrechterhalten

Seien wir ehrlich: Wenn Sie an einem Tag zwischen sechs verschiedenen Clients hin- und herwechseln, kann es leicht zu Verwechslungen kommen. Sie möchten schließlich nicht die Markenelemente des Konkurrenten von Client D in einer E-Mail versenden. (Huch!) Als Beispiel kann man die Freiberuflerin nennen, die die Suchmaschinenoptimierung für eine Anwaltskanzlei, eine D2C-Hautpflegemarke und eine SaaS-Plattform verwaltete und dies auf die harte Tour lernte, als sie versehentlich einen „Blog-Kalender”, der für einen Kunden bestimmt war, in den gemeinsamen Ordner eines anderen Kunden hochlud. Diese eine Verwechslung kostete sie den Auftrag.

Die Lösung? Schaffen Sie klare Grenzen zwischen der Arbeit der einzelnen Clients. Nicht nur mental, sondern auch in der Strukturierung Ihrer Projekte, Aufgaben und Kommunikation.

So verhindern Sie das:

Verwenden Sie für jedes Kundenkonto separate ClickUp-Spaces oder -Ordner.

Taggen Sie Aufgaben nach Client-Name, Team oder Art der Leistung.

Weisen Sie jedem Ordner einen dedizierten Verantwortlichen für das Projekt oder einen Kundenbetreuer zu, damit immer jemand die Verantwortung trägt.

📌 So hilft ClickUp:

Spaces sorgt dafür, dass die Welt jedes Clients vollständig isoliert bleibt – bis hin zu Dokumenten, Dashboards, Aufgaben und Zeitleisten.

Private Ansichten helfen Teammitgliedern dabei, sich nur auf das zu konzentrieren, was sie benötigen.

Dank farbcodierter Tags und benutzerdefinierter Dashboards können Sie zwischen Clients wechseln, ohne den Überblick zu verlieren – oder den Verstand.

5. Zeitblockierung praktizieren

Da wir gerade über Grenzen sprechen, wollen wir uns nun einer Zeitmanagement-Taktik zuwenden, die tatsächlich funktioniert, wenn Sie mehrere Clients gleichzeitig betreuen: Zeitblockierung.

Zeitblockierung bedeutet, dass Sie bestimmte, nicht verhandelbare Zeitabschnitte Ihres Tages für jeweils einen Client oder ein Projekt reservieren. Es ist, als würden Sie dem Rest des Chaos sagen: „Wartet mal – diese Stunde gehört Client X.“

Eine Content-Strategin, die drei Kunden betreute – einen EdTech-Blog, einen B2B-LinkedIn-Ghostwriting-Auftrag und eine SaaS-SEO-Überarbeitung –, musste beispielsweise ständig zwischen den Aufgaben hin- und herwechseln. Sie begann mit dem Schreiben für eine Marke und endete damit, Slack-Nachrichten von einer anderen zu beantworten. Bis zum Mittag hatte sie nichts Sinnvolles erledigt.

Auch reservierte sie sich den Vormittag für konzentriertes Schreiben (SaaS-Blogs), die Zeit nach dem Mittagessen für die Erstellung von Social-Media-Inhalten und beendete den Tag mit Verwaltungsaufgaben und Kundenkontakten. Das hat alles verändert.

Sie widmen jedem Client Ihre volle geistige Bandbreite – kein Vermischen von Tonfall, Strategie oder Ergebnissen mehr.

Sie setzen realistische Erwartungen hinsichtlich des Zeitpunkts, zu dem die Arbeit erledigt sein wird.

Sie vermeiden Burnout, indem Sie genau wissen, was wann auf Sie zukommt.

Verwenden Sie die Kalender-Ansicht, um Zeit für Ihre Client-Projekte visuell zu blockieren – ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop direkt in Ihren Tag.

Aktivieren Sie die Zeiterfassung, um zu sehen, wie lange jede Aufgabe tatsächlich dauert (Sie werden sich später bei der Schätzung von Fristen dafür bedanken).

Kombinieren Sie Startdaten und Fälligkeitsdaten mit Prioritäten für Aufgaben, um mit nur wenigen Klicks Ihre gesamte Woche zu planen.

Richten Sie wiederholende Aufgaben für regelmäßige Kundenbesuche, Überprüfungen des Inhalts oder wöchentliche Berichte ein, damit Ihre Routine nicht mitten im Sprint auseinanderfällt.

6. Aufgaben stapelweise bearbeiten

Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass Ihr Gehirn überlastet ist, weil Sie innerhalb einer Stunde zwischen Strategiegesprächen, Besprechungen zum Inhalt und Rechnungsstellung hin- und herwechseln müssen? Das ist der Preis für den Kontextwechsel. Die Lösung: Stapelverarbeitung.

Batch-Verarbeitung bedeutet, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und sie in einem konzentrierten Block abzuschließen. Anstatt zwischen nicht miteinander verbundenen Arbeiten hin und her zu springen, kommen Sie in den Flow und bleiben dort, was entscheidend ist, wenn Sie mehrere Clients mit sehr unterschiedlichen Bedürfnissen betreuen.

Eine Marketingberaterin, die fünf Stamm-Clients betreut, begann beispielsweise, ihren wöchentlichen Workflow wie folgt zu gruppieren:

Montagvormittag: Berichterstellung für Clients (Analysen, E-Mail-Metriken, SEO-Daten)

Dienstag Nachmittag: Überprüfung der Inhalte aller Konten

Mittwoch: Sitzungen zur Strategie und Vorbereitung von Meetings

Freitag: Administrator, Rechnungen und Bereinigung der tools

Ihre Produktivität? Gestiegen. Ihr Stresslevel? Gesunken. Ihre Wochenenden? Endlich kostenlos.

Warum es funktioniert:

Sie reduzieren mentale Ermüdung, indem Sie sich jeweils auf eine Denkweise konzentrieren.

Sie beschleunigen die Ausführung, da Sie sich nicht ständig neu orientieren müssen.

Sie erzielen qualitativ bessere Ergebnisse, da sich Ihr Gehirn auf die jeweilige Aufgabe konzentriert und nicht zwischen tools und Themen hin- und herwechseln muss.

Verwenden Sie Aufgaben-Tags wie „Berichterstellung“, „Kreativ“, „Administrator“ usw., um Arbeit zu kategorisieren und für die Stapelverarbeitung zu filtern.

Erstellen Sie gespeicherte Ansichten für jeden Aufgabentyp – beispielsweise eine „Ansicht für die Berichterstellung“, die alle Analyseaufgaben für alle Clients zusammenfasst.

Richten Sie Batch-Tagesvorlagen mit vorinstallierten Aufgaben für wiederkehrende gruppierte Aktivitäten ein (z. B. „Dienstag: Warteschlange für die Überprüfung von Inhalten“).

Verwenden Sie Automatisierungen als Auslöser für eine Checkliste, eine Unteraufgabe oder eine Statusaktualisierung, wenn ein Batch-Tag beginnt.

7. Priorisieren Sie Aufgaben

Seien wir ehrlich: Wenn man mehrere Client-Projekte gleichzeitig jongliert, fühlt sich alles wichtig an. Aber jede Aufgabe als dringend zu behandeln? So werden Termine verpasst und Teams überlastet. Priorisierung ist das, was reaktives Chaos von proaktiver Umsetzung unterscheidet.

Wenn Sie es richtig erledigen, fungiert die Priorisierung wie ein GPS für Ihren Workflow: Sie zeigt Ihrem Team, was zuerst zu erledigen ist, was zurückgestellt werden kann und was noch warten kann.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verwalten Projekte für Kunde A, Kunde D und Kunde F. Alle drei haben „dringende” Anfragen, die am selben Tag eingehen. Ohne klare Priorität verliert Ihr Team den Fokus, arbeitet unter Zeitdruck und liefert minderwertige Ergebnisse. Mit einer geeigneten Prioritätenmatrix hingegen können Sie sich zuerst um die gesetzliche Frist von Kunde D kümmern, die Überarbeitung der Kampagne von Kunde A unterbrechen und Kunde F mit realistischen Zeitplänen auf dem Laufenden halten.

Durch Priorisierung konzentriert sich Ihr Team auf die Arbeit, die tatsächlich etwas bewegt.

So vermeiden Sie die Mentalität „Alles brennt“, die die Produktivität beeinträchtigt.

Sie reduzieren Kontextwechsel, wodurch Sie jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen.

Clients erhalten die Klarheit, die sie sich wünschen, und die Ergebnisse, für die sie bezahlt haben.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder wie Priorität (niedrig/normal/hoch/dringend) und Auswirkungsgrad, um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren.

Erstellen Sie mit dem Layout für Tabellen oder Boards von ClickUp eine Prioritätsansicht, um nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu filtern.

Verwenden Sie ClickUp-Automatisierungen, um SLAs oder Erinnerungen basierend auf der Priorität der Aufgaben zuzuweisen.

Richten Sie ClickUp Brain ein, um wöchentlich die wichtigsten Aufgaben nach Clients oder Mitarbeitern zusammenzufassen – so müssen Sie nicht manuell nach Updates suchen.

Erstellen Sie ClickUp-Dashboards, die Ihnen einen Überblick über die Arbeiten mit hoher Priorität aller Clients verschaffen.

8. Passen Sie die benutzerdefinierte Kommunikation an

Gute Kommunikation bedeutet nicht nur, auf dem Laufenden zu bleiben – sie hilft Ihnen auch dabei, Vertrauen aufzubauen, die Abwanderungsrate zu senken und Ihren Clients das Gefühl zu geben, VIPs zu sein (und nicht nur ein weiterer Eintrag in Ihrem CRM). Wenn Sie jedoch mehrere Clients verwalten, reicht es nicht aus, jedem Client dieselbe Slack-Nachricht zu kopieren und einzufügen.

Jeder Client hat einen anderen Kommunikationsstil: Einige möchten tägliche Updates, andere bevorzugen wöchentliche Zusammenfassungen. Einige wünschen sich Dashboards auf hoher Ebene, während andere detaillierte Protokolle der Aufgaben bevorzugen. Ihre Aufgabe? Passen Sie sich ihren Vorlieben an, ohne Ihr Team mit Pings und E-Mails zu überfluten.

Beispiel: Kunde A möchte montags, mittwochs und freitags Updates per E-Mail erhalten. Kunde B bevorzugt eine wöchentliche Slack-Nachricht mit einem Loom-Video. Kunde C? Dieser möchte ein ClickUp-Dashboard, das er jederzeit einsehen kann. Wenn Ihr Team für alle drei Kunden die gleiche Kommunikationskadenz verwendet, wird sich zwangsläufig jemand ignoriert oder überfordert fühlen.

Eine personalisierte Kommunikation schafft ein tieferes Vertrauen bei den Clients.

Dadurch wird das Hin und Her minimiert, indem den Beteiligten genau das gegeben wird, was sie brauchen.

So bleibt Ihr internes Team hinsichtlich der Art, des Zeitpunkts und des Ortes der Kommunikation aufeinander abgestimmt.

Dadurch werden Missverständnisse reduziert, die Zeitleisten oder Erwartungen beeinträchtigen könnten.

Erstellen Sie in ClickUp kundenspezifische Dashboards mit Echtzeit-Updates, Diagrammen und Projektansichten.

Verwenden Sie Docs + ClickUp Brain, um automatisch wöchentliche Zusammenfassungen und Berichte zu erstellen, die auf jeden Client zugeschnitten sind.

Automatisieren Sie Statusaktualisierungen per E-Mail, Slack oder Benachrichtigungen mit ClickUp Automatisierungen.

Verwenden Sie ClickUp-Formulare, um neue Clients zu gewinnen und ihre bevorzugten Kommunikationskanäle und -rhythmen zu erfassen.

Richten Sie für jeden Client eigene Spaces oder Ordner ein, komplett mit zugewiesenen Kommentarthreads, @Erwähnungen und privaten Notizen.

Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Beziehungen, um Kommunikationsaufgaben mit zu liefernden Ergebnissen zu verknüpfen. Auf diese Weise verpasst Ihr Team keine Informationen, wenn es den Client auf dem Laufenden hält – und jede Nachricht ist im Kontext verankert.

9. Planen Sie regelmäßige Check-ins ein

Sicher, Sie haben Dashboards, Status-Informationen für Aufgaben und Nachrichten-Threads – aber nichts geht über gute alte persönliche Gespräche (oder Zoom-Gespräche). Bei regelmäßigen Check-ins kommen die Nuancen zum Vorschein: die hochgezogenen Augenbrauen, die „kurzen Fragen” in Seitenleisten und die subtilen Spannungen, die es nie in die Kommentar-Threads schaffen.

Für Projektmanager, die mehrere Projekte für Clients gleichzeitig jonglieren, sind Check-ins eine wichtige Möglichkeit, Druck abzubauen. Sie sorgen für eine kontinuierliche Unterhaltung, minimieren Missverständnisse und verhindern, dass kleine Probleme zu großen Problemen eskalieren.

Beispielsweise läuft der Sprint Ihres Teams auf Hochtouren, aber der Client meldet sich seit einer Woche nicht mehr. Ohne einen geplanten Check-in wissen Sie nicht, ob er zufrieden oder frustriert ist. Das Ergebnis sind kurzfristige Änderungen am Umfang und Hektik vor Ablauf der Frist. Hätten Sie diesen Check-in unter der Woche durchgeführt, wäre die Krise abgewendet worden.

Hilft dabei, den Überblick über Umfang, Erwartungen und Zeitleisten zu behalten

Schafft Vertrauen bei Clients durch Transparenz und konsequentes Engagement

Bietet einen Raum, um Hindernisse anzusprechen, Feedback zu klären oder Prioritäten neu zu setzen.

Fördert die interne Verantwortlichkeit durch tägliche Berichte über den Fortschritt

Erstellen Sie wiederholende Aufgaben für Team- und Client-Check-ins – tägliche StandUp-Meetings, wöchentliche Synchronisierungen, zweiwöchentliche Überprüfungen – was auch immer Sie möchten.

Verwenden Sie die Kalender-Ansicht von ClickUp, um alle Check-in-Termine visuell darzustellen und Überschneidungen zwischen mehreren Projekten zu vermeiden.

Nutzen Sie ClickUp Dokumente für Meeting-Agenden und wandeln Sie Gesprächspunkte nach dem Meeting automatisch in umsetzbare Aufgaben um.

Verwenden Sie ClickUp Brain, um nach jeder Sitzung automatisch Zusammenfassungen, Aktionspunkte und Erinnerungen für Folgemaßnahmen zu erstellen.

Richten Sie Automatisierungen ein, um Team-Mitglieder oder Clients vor jedem geplanten Check-in zu benachrichtigen, um die Teilnahme und Vorbereitung zu verbessern.

Profi-Tipp: Versehen Sie Check-in-Aufgaben mit Beschreibungen der Priorität wie „🟢 Client-Synchronisierung“ oder „🔵 Team-StandUp“, damit Ihr Kalender übersichtlich bleibt und Ihr Kopf frei bleibt.

10. Planen Sie Risiken und Eventualitäten ein

Man braucht keine Kristallkugel, um zu wissen, dass etwas schiefgehen wird. Zeitleisten verschieben sich. Lieferanten versagen. Clients ändern mitten im Sprint ihre Meinung. Multiplizieren Sie das mit 5 bis 10 Projekten, und Sie haben einen Chaos-Cocktail – es sei denn, Sie haben Puffer und Backup-Pläne eingebaut.

Risikomanagement ist nicht nur eine „nette Sache”. Es ist Ihr Sicherheitsnetz.

Beispiel: Sie haben eine Einführung des Inhalts für Client B geplant, aber Ihr Freiberufler hat in letzter Minute gekündigt. Sie suchen hastig nach einem Ersatz, schaffen es gerade noch rechtzeitig, aber jetzt sind Ihr Budget und die Moral Ihres Teams erschöpft. Hätten Sie die Abhängigkeit vom Freiberufler als Risiko eingestuft, hätten Sie ein Backup bereit gehabt.

Risiken summieren sich bei mehreren aktiven Projekten – eine Verzögerung kann einen Dominoeffekt auslösen.

Notfallpläne sichern Zeitleisten, die Kapazitäten Ihres Teams und das Vertrauen Ihrer Clients.

Ein gut vorbereitetes Team reagiert schnell, anstatt in Panik zu geraten oder zu improvisieren.

Sie hören auf, Feuerwehrmann zu sein, und werden zum Strategen.

Erstellen Sie ein Projekt-Risikoregister mit einem benutzerdefinierten ClickUp-Dokument, das Abschnitte für Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen, Auslöser und Schritte enthält.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder wie „Risikostufe“ und „Notfallvorsorge?“ um Probleme mit hoher Priorität in Ansichten von Aufgaben zu kennzeichnen.

Richten Sie wiederholende Aufgaben ein, um Risiken während der wöchentlichen Kundenbesprechungen zu überprüfen und zu aktualisieren.

Erstellen Sie eine Vorlage für Notfallpläne für Verzögerungen durch Auftragnehmer, Änderungen des Leistungsumfangs oder technische Ausfälle und duplizieren Sie diese dann für alle Projekte.

Mit ClickUp Brain können Sie schnell Risikomuster bei verschiedenen Clients aufdecken und die fünf größten Bedrohungen für die Sichtbarkeit der Führungskräfte zusammenfassen.

11. Prozesse optimieren und automatisieren

Seien wir ehrlich: Das Jonglieren mit Client-Fristen, Team-Updates und Status-Berichten fühlt sich schon wie ein Vollkontaktsport an. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, Ihre geistigen Fähigkeiten für einfache, sich wiederholende Aufgaben zu verschwenden, die ein gut abgestimmter Workflow für Sie erledigen kann.

Hier kommt die Automatisierung ins Spiel, die wie Ihr Assistent hinter den Kulissen still und leise die Routineaufgaben übernimmt, damit Sie sich auf die Gesamtstrategie und den Aufbau von Beziehungen konzentrieren können.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie betreuen fünf Clients, von denen jeder wöchentliche Berichte benötigt. Sie sammeln manuell Fortschrittsberichte, formatieren sie in einem Dokument und versenden sie einzeln per E-Mail. Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten all das durch einen automatisierten Bericht ersetzen, der Daten direkt aus den Projekt-Boards abruft, eine Zusammenfassung erstellt und diese pünktlich und zuverlässig liefert. Das spart Ihnen jede Woche mehrere Stunden Zeit. Und Ihre Gehirnzellen? Die werden es Ihnen danken.

Reduziert menschliche Fehler durch repetitive manuelle Arbeit

Spart Zeit bei Routineaufgaben wie Berichterstellung, Erinnerungen und Nachverfolgung

Sorgt für Konsistenz und Pünktlichkeit in der Kommunikation mit den Clients

Schafft Freiräume im Team für kreatives und strategisches Denken

Skalieren Sie die Verwaltung der Konten, ohne sich zu überarbeiten.

Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen, um den Status von Aufgaben automatisch zu aktualisieren, Teammitglieder zuzuweisen und Benachrichtigungen auszulösen – ganz ohne manuelle Eingaben.

Richten Sie ClickUp-Formulare ein, um Client-Meinungen, Feedback oder Anfragen zu sammeln und diese automatisch in Aufgaben oder Listen weiterzuleiten.

Mit ClickUp Brain können Sie Berichte aus Projektdaten erstellen und diese per E-Mail oder Docs versenden, benutzerdefiniert für jeden Client.

Erstellen Sie Ihre eigene Vorlage für den Erfolg des Clients in ClickUp oder beginnen Sie mit einer vorgefertigten Vorlage, um die Einarbeitung, Kommunikation und Lieferung für alle Konten zu standardisieren.

Kombinieren Sie wiederholende Aufgaben und benutzerdefinierte Dashboards, um automatisierte Workflows zu überwachen und alles zu markieren, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

12. Vorkehrungen für Änderungswünsche

Projekte bleiben selten unverändert – Clients ändern ihre Prioritäten, neue Stakeholder kommen hinzu oder externe Faktoren erfordern eine Neuausrichtung.

Und wenn sich etwas ändert? Sie möchten nicht, dass Ihr Team in Hektik verfällt oder Ihr Projekt aus dem Ruder läuft.

Anstatt sich dagegen zu wehren, sollten Sie darauf hinarbeiten. Ein solider Prozess für Änderungsanfragen stellt sicher, dass jede Anpassung bewusst erfolgt, durch Nachverfolgung verfolgt und ohne Chaos umgesetzt wird.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie befinden sich mitten in einer Markenauffrischung für Client D, und plötzlich möchte dessen CEO eine neue Produktlinie einbeziehen. Ohne einen klaren Prozess für Änderungswünsche ist Ihr Team bereits mit den endgültigen Entwürfen halb fertig – und steht nun vor Nacharbeiten, Terminüberschreitungen und wachsender Frustration.

Wäre diese Anfrage zunächst einer strukturierten Bewertung unterzogen worden? Dann hätten Sie Zeitleisten, Ressourcen und Prioritäten anpassen können, ohne das Team zu überlasten oder jemanden zu überrumpeln.

Dies verhindert Scope Creep und sorgt dafür, dass Projekte mit den vereinbarten Leistungen übereinstimmen.

So sparen Sie Ihrem Team Zeit, Energie und Bandbreite, ohne unflexibel zu wirken.

Es bietet Clients eine transparente Möglichkeit, Änderungen anzufordern und gleichzeitig die Auswirkungen zu verstehen.

Dadurch werden Änderungen lokalisiert, sodass die Neuausrichtung eines Clients andere Projekte nicht beeinträchtigt.

Richten Sie ein Änderungsanfrageformular ein, das direkt in das ClickUp-Board des Projekts eingespeist wird und erfasst, wer was, warum und wann angefordert hat.

Erstellen Sie für jeden Client ein Änderungsprotokoll-Dokument, um einen Prüfpfad für Anfragen, Genehmigungen und Ergebnisse zu führen.

Für die Nachverfolgung der Phasen der Anfragen verwenden Sie benutzerdefinierte Status-Informationen für Aufgaben wie „In Bearbeitung“, „Genehmigt“ oder „Zurückgestellt“.

Mit ClickUp Brain können Sie Änderungsprotokolle automatisch zusammenfassen und Auswirkungen auf Zeitleisten, Budgets und Ressourcenzuweisungen bewerten.

Fügen Sie Automatisierungsfunktionen hinzu, um Anfragen mit Priorität zu kennzeichnen und die Beteiligten sofort zu benachrichtigen – so geht keine Aktualisierung unter.

13. Bitten Sie um Bewertungen und Feedback

Sie glauben, alles läuft gut, nur weil sich niemand beschwert? Denken Sie noch einmal darüber nach.

Manchmal hat ein Client das Gefühl, nicht genügend Aufmerksamkeit zu bekommen. In anderen Fällen ist er stillschweigend von einem Ergebnis enttäuscht, aber zu höflich, um dies offen zu sagen. Oder schlimmer noch, er ist frustriert und erwägt einen Anbieterwechsel, ohne Ihnen jemals die Chance zu geben, die Dinge zu korrigieren.

Deshalb warten Sie nicht auf Feedback, sondern bitten Sie darum. Proaktiv.

Nehmen wir als Beispiel an, Sie jonglieren mit fünf Kunden, und Kunde C ist plötzlich nicht mehr so engagiert. Er lässt Anrufe aus und gibt nur kurze Antworten. Es stellt sich heraus, dass er mit dem letzten Ergebnis nicht zufrieden war, dies aber nicht gesagt hat. Ein einfaches „Wie hat Ihnen das gefallen?“ hätte die Beziehung retten können.

Warum das wichtig ist:

Das zeigt Ihren Clients, dass Sie sich um sie kümmern – und dass Sie nicht nur auf Autopilot schalten.

Sie decken Schwachstellen auf und korrigieren den Kurs, bevor kleine Probleme eskalieren.

Dadurch entsteht eine Kultur der Transparenz, des gegenseitigen Respekts und der kontinuierlichen Verbesserung.

Sie erhalten fundiertes Material für Erfahrungsberichte, Fallstudien oder sogar die Weiterentwicklung Ihrer Produkte/Dienstleistungen.

Fügen Sie Feedback-Aufgaben zu Ihren Workflows nach der Lieferung hinzu – automatisiert und wiederkehrend nach jedem wichtigen Meilenstein oder Sprint.

Verwenden Sie Formulare in ClickUp, um strukturiertes, kundenspezifisches Feedback zu sammeln, das direkt mit dem jeweiligen Projekt-Ordner verknüpft ist.

Taggen Sie Feedback mit benutzerdefinierten Feldern als „positiv“, „neutral“ oder „erfordert Maßnahmen“, um die Stimmung im Laufe der Zeit leicht zu verfolgen.

Speichern Sie Antworten in einem zentralen Dokument für Kundenfeedback, das mit dem Projekt-Dashboard verknüpft ist, damit Sie später darauf zurückgreifen und Rechenschaft ablegen können.

Mit ClickUp Brain können Sie qualitatives Feedback zu Aktionspunkten oder Themen für mehrere Clients zusammenfassen, um das Lernen im gesamten Team zu vereinfachen.

14. Dokumentieren Sie Alles

Wenn Sie mehrere Clients betreuen, ist es genauso wenig sinnvoll, sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen, wie Haftnotizen in einem Hurrikan zu verwenden. Dokumentation ist keine Option, sondern Ihre Geheimwaffe.

Von detaillierten Projekt-Roadmaps bis hin zu einfachen täglichen Checklisten – wenn Sie alles aufschreiben, haben Sie einen zuverlässigen Bezugspunkt, wenn das Chaos in Ihrem Posteingang zunimmt. So behalten Sie die Kontrolle, vermeiden Missverständnisse und schaffen Klarheit in einer komplexen Multi-Client-Umgebung.

Nehmen wir zum Beispiel ein Beispiel: Sie arbeiten an zwei ähnlichen Kampagnen für verschiedene Kunden – eine im Bereich Gesundheitstechnologie, die andere im Bereich Bildungstechnologie. Ohne ordentliche Dokumentation könnten Sie vergessen, dass Client A ein datengesteuertes Format für den Inhalt gewünscht hat, während Client B einen erzählerischen Ton bevorzugt. Plötzlich müssen Sie alte Slack-Nachrichten durchforsten, um die kreative Ausrichtung zu bestätigen – und verlieren dabei Zeit (und Glaubwürdigkeit).

Oder schlimmer noch: Eine Änderung des Leistungsumfangs wurde in einem Meeting genehmigt, aber nicht protokolliert. Zwei Wochen später hinterfragt der Client die zusätzlichen Stunden. Ihre einzige Verteidigung? Ein „Vertrauen Sie mir, wir haben das besprochen“. Ja... nicht gerade toll.

Warum das wichtig ist:

Sie erhalten sofort Klarheit darüber, was wann und warum vereinbart wurde.

Sie reduzieren die Abhängigkeit vom Gedächtnis und vermeiden Rückverfolgungen.

Sie schaffen eine einzige Informationsquelle für Projekte, Zeitleisten, Entscheidungen und Änderungen des Umfangs.

Sie ermöglichen die Zusammenarbeit im Team – alle bleiben auf dem gleichen Stand, auch wenn jemand krank oder offline ist.

Verwenden Sie Docs, um Projektbeschreibungen, Strategienotizen und Protokolle von Meetings mit Clients zu speichern – alles durchsuchbar und mit den entsprechenden Aufgaben verknüpft.

Fügen Sie Dokumente zu Aufgaben oder Meilensteinen hinzu, damit Sie immer den Kontext hinter den zu erbringenden Leistungen und Fristen im Blick haben.

Verwandeln Sie Meeting-Notizen mit ClickUp AI oder ClickUp Brain in Aktionspunkte, damit alles nachverfolgbar und umsetzbar bleibt.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für die Nachverfolgung von Entscheidungsprotokollen oder Änderungen des Umfangs direkt in den Aufgaben – so geht keine Info in Threads oder Direktnachrichten verloren.

Profi-Tipp: Erstellen Sie in ClickUp in jedem Ordner für den Client ein Dokument mit dem Titel „Kundenentscheidungsprotokoll”. Fügen Sie nach jeder wesentlichen Änderung eine Notiz hinzu, in der Sie die Entscheidung, das Datum und den Namen der Person, die sie genehmigt hat, vermerken. Es ist Ihr Ordner für Belege – nur viel eleganter.

15. Kundenübergreifendes Lernen implementieren

Einer der größten versteckten Vorteile, wenn man mehrere Clients jongliert? Sie erhalten einen Platz in der ersten Reihe, um zu sehen, was tatsächlich funktioniert – über Branchen, Unternehmensgrößen und Technologieplattformen hinweg.

Beim kundenübergreifenden Lernen geht es darum, die goldenen Muster zu erkennen, das, was bei einem Projekt funktioniert hat, herauszufiltern und es (auf intelligente Weise) auf andere Projekte anzuwenden. Es ist wie das Kopieren und Einfügen von Erfolgen – nur ohne Probleme mit dem Urheberrecht.

Sie haben beispielsweise einen hervorragenden Onboarding-Workflow für einen B2B-SaaS-Client entwickelt, der die Abwanderungsrate um 20 % gesenkt hat. Einen Monat später nehmen Sie ein Fintech-Startup an Bord und stellen fest, dass 80 % dieses Workflows noch immer zutreffen. Sie passen den Text an, tauschen einige Automatisierungen aus und schon haben Sie mit halbem Aufwand einen weiteren reibungslosen Start hingelegt.

Warum dies eine bahnbrechende Neuerung ist:

Sie verkürzen Ihre Einarbeitungszeit für neue Projekte oder Branchen.

Sie bauen eine Bibliothek mit bewährten Vorlagen auf und müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.

Sie erkennen Risiken und Engpässe proaktiv, weil Sie sie schon einmal gesehen haben.

Sie beschleunigen die Wertschöpfung – Clients merken es, wenn Sie sofort durchstarten.

So hilft ClickUp:

Verwenden Sie Dokumente und Vorlagen, um wiederverwendbare Workflows, Checklisten oder Onboarding-Frameworks zu erstellen, die auf die jeweilige Branche oder den Client-Typ zugeschnitten sind.

Erstellen Sie einen kundenübergreifenden Lernordner mit gemeinsam nutzbaren Erkenntnissen, Projektnachbesprechungen oder erfolgreichen Kampagnenstrategien.

Richten Sie Aufgabenvorlagen für wiederkehrende Leistungen ein, wie z. B. Startpläne, Sprintberichte oder QBR-Präsentationen.

Taggen Sie diese Assets mit relevanten Beschreibungen (z. B. „B2B-Onboarding“, „E-Commerce-Trichter“, „Agentur-Retainer“), damit Sie sie bei Bedarf schnell anpassen können.

Profi-Tipp: Nutzen Sie die KI-gestützten Dokumente von ClickUp (ClickUp Brain), um Erkenntnisse aus Projekt-Updates oder Client-Meetings aus verschiedenen Workspaces zusammenzufassen – ideal für den Aufbau einer Wissensdatenbank, die sich mit Ihnen weiterentwickelt.

Vorteile der Verwendung eines Systems für das Projektmanagement für mehrere Clients und Aufgaben

Projektmanagement-Tools sind ein Muss im Werkzeugkasten jedes Projektmanagers. Die Betreuung mehrerer Clients und Aufgaben macht jedoch die richtige Projektmanagement-Softwarelösung aus folgenden Gründen unverzichtbar:

Zentralisierung von Informationen: Projektmanagement-Tools zentralisieren das Projekt- oder Client-Management. Sie sind Ihre zentrale Plattform für Alles, was mit Projekten zu tun hat, von der Erstellung über die Organisation bis hin zur Verwaltung und zum Abschluss. Sie sind eine einzige Informationsquelle für alle Teammitglieder.

Aufgabenmanagement: Wenn es um das Aufgabenmanagement geht, gibt es nichts Bequemeres als Systeme des Projektmanagements. Erstellen, organisieren, kategorisieren, priorisieren und weisen Sie Aufgaben mit wenigen Klicks zu.

Zusammenarbeit: Ein Projektmanagement-Tool ist ein hub für Teamarbeit. Teammitglieder können gemeinsam Dokumente erstellen, bearbeiten oder freigeben, Kommentare hinzufügen, umsetzbare Kommentare in To-do-Listen umwandeln und vieles mehr.

Terminmanagement: Projektmanagement-Tools zeigen Projektdetails als Zeitleisten oder Gantt-Diagramme an. Diese Ansichten bieten Sichtbarkeit auf die Projektzeitpläne, anstehende Termine und Abhängigkeiten. Solche übergeordneten Ansichten unterstützen ein effektives Zeitmanagement.

Ressourcenverteilung: Da Projektmanagement-Tools in Echtzeit aktualisiert werden, können Sie Ressourcen mühelos nachverfolgen und proaktiv bestimmten Aufgaben oder Projekten zuweisen, um deren Erfolg sicherzustellen.

Automatisierung: Die meisten modernen Projektmanagement-Plattformen verfügen über Automatisierungs-Features für wiederholende Aufgaben, Erinnerungen und Benachrichtigungen, um den manuellen Aufwand zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.

Berichterstellung und Analyse: Die Features für Berichterstellung und Analyse von Systemen für Projektmanagement helfen Projektmanagern dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren, Metriken zu messen und Trends zu erkennen, um intelligentere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Werden Sie mit ClickUp zum Multitasking-Profi

Die Kunst, mehrere Clients zu verwalten, ist eine sehr gefragte Fähigkeit. Sie ist auch ein strategischer Vorteil und ein Wettbewerbsvorteil.

Sobald Sie Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Zeitleisten, Kundenerwartungen und unterschiedlichen Projektumgebungen perfektioniert haben, werden Sie sich zu einem erfahrenen Projektmanager entwickeln. Außerdem wird jeder Fehltritt zu einer Lernerfahrung. Betrachten Sie dies als den schnellsten Weg zum Erfolg im Projektmanagement.

Nutzen Sie die oben freigegebenen Tipps und stärken Sie Ihre Fähigkeiten mit einem effektiven Tool für das Projektmanagement wie ClickUp, und Sie werden unaufhaltsam sein!

ClickUp ist eine All-in-One-Plattform für Projekte mit unendlichen Möglichkeiten – weisen Sie Aufgaben zu und priorisieren Sie sie, erstellen und überwachen Sie Ziele, nutzen Sie Automatisierung und vieles mehr. Von der Zusammenarbeit im Team bis zum Erfolg des Clients bietet Ihnen ClickUp vollständige Sichtbarkeit und effiziente Ausführung. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an – der Einstieg ist kostenlos!