Wie man mehrere Kunden verwaltet [Tipps & Tricks]

Als Projektmanager muss man die Erwartungen der Clients managen, ergebnisse , Budgets, Fristen, Projekt Teams und mehr. Erfolgreiche Projektmanager müssen die richtigen Maßnahmen ergreifen und die optimalen Tools einsetzen, um alle Aspekte der verschiedenen beteiligten Variablen nahtlos zu verwalten.

Während die Verwaltung eines einzelnen Projekts mit mehreren beweglichen Teilen schon schwierig ist, wird die Aufgabe noch komplexer, wenn mehrere Projekte verwaltet werden. Es ist ein heikler Balanceakt zwischen Ressourcen, Zeitplänen, Qualität und dem Engagement der Beteiligten - sowohl innerhalb des Projekts als auch extern.

Hinzu kommt, dass die einzelnen Projekte unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse haben, so dass der Projektmanager unter Umständen mehrere Aufgaben und Verantwortlichkeiten gleichzeitig bewältigen muss.

So überwältigend es auch klingt, mit mehreren Clients zu jonglieren, wir haben einige Tipps und Tricks, die Sie zum Erfolg führen.

Herausforderungen beim Umgang mit mehreren Clients

Mehrere Clients zu haben, ist zwar lohnend, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, was Sie erwarten können:

• Zeitmanagementprobleme: Die Verwaltung mehrerer Kunden erfordert ein intelligentes Zeitmanagement. Jeder Client verdient ein gewisses Maß an Aufmerksamkeit, und die Zuteilung von angemessener Zeit hilft dem Projekt Team, individuelle Bedürfnisse oder Anforderungen zu erfüllen
• Probleme bei der Prioritätensetzung: Da jedes Projekt und jeder Client unterschiedliche Bedürfnisse hat, müssen Sie die Aufgaben nach Prioritäten ordnen und die Ressourcen entsprechend bereitstellen. Jeder Client kann jedoch das Gefühl haben, je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit des Projekts Anspruch auf die höchste Priorität zu haben, was zu Konflikten führen kann
• Kommunikationsprobleme: Es kann Zeit und Aufwand kosten, den Überblick über mehrere Threads zu behalten. Das Versenden einer E-Mail ist keine Option; die Kommunikation muss kundenspezifisch sein und relevante Informationen enthalten. Außerdem müssen Sie die Präferenzen des Clients in Bezug auf den Kanal, die Häufigkeit oder die Kommunikationssprache berücksichtigen
• Ressourcenkonkurrenz: Die Zuweisung von Ressourcen wie Teammitgliedern, Budgets, Technologien usw. über mehrere Projekte hinweg kann ein heikler Balanceakt sein, wobei sich der daraus resultierende Ressourcenkonflikt auf die Qualität der Projektergebnisse auswirkt
• Branchen- oder Domänenvariationen: Die Verwaltung mehrerer Konten von Clients aus verschiedenen Branchen oder Geschäftsmodellen erfordert ein umfassendes Engagement und Erfahrung innerhalb der Branche oder des Unternehmens
• Umfangserweiterung: Es kommt häufig vor, dass Clients zusätzliche Features oder Änderungen verlangen, die über den bestehenden Umfang des Projekts hinausgehen. Die Ausweitung des Projektumfangs ist eine Herausforderung und hat einen Kaskadeneffekt, wenn Sie mehrere Konten von Kunden verwalten
• Rechtliche oder vertragliche Probleme: Verschiedene Geschäfte oder Branchen haben unterschiedliche Compliance-Anforderungen und müssen sich an unterschiedliche Gesetze oder Vorschriften halten. Die Verwaltung solcher Verpflichtungen ist ressourcenintensiv, und die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen oder Reputationsverlusten führen
• Projektrisiken: Jedes Projekt birgt Risiken und Fallstricke in sich. Die ständige Wachsamkeit, das Management von Risiken in einer Vielzahl von Projekten und die Planung von Maßnahmen zur Risikominderung, um potenzielle Probleme zu vermeiden, können überfordernd sein
• Burnout: Der "always on"-Modus und die ständigen dringenden Anforderungen können den Projektleiter und das Team auslaugen. Unkontrolliert kann dies auch zu Burnout führen

Da Sie nun die potenziellen Herausforderungen des Projektmanagements lassen Sie uns nun mögliche Lösungen betrachten.

Wie man mehrere Clients effektiv verwaltet: Bewährte Tipps und Tricks

Die Verwaltung mehrerer Clients wird einfacher, wenn Sie gut planen und das richtige Tool für das Projektmanagement wählen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, mehrere Projekte zu verwalten, und hier sind einige der bewährten Strategien.

Zentralisieren Sie das Projektmanagement

clickUp bietet eine zentrale Ansicht für mehrere Projekte

Die Zentralisierung ist ein hervorragendes Mittel, um beim Umgang mit mehreren Konten in einer Projektmanagement-Lösung den Überblick zu behalten. Sie verhindert Daten- oder Informationssilos, die ein effektives Projektmanagement behindern.

Pluspunkt, projektmanagement-Software gewährt einen einheitlichen Überblick über alle Ihre Projekte und deren Status, ohne zwischen verschiedenen Plattformen oder Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen. ClickUp für Projektmanagement bietet eine umfassende Ansicht aller Ihrer Projekte, verfolgt mehrere Aufgaben, verwaltet Fristen, feiert Meilensteine und vieles mehr.

Eine ganzheitliche Ansicht aller zugrundeliegenden Vorgänge stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt und steigert Produktivität und Effizienz. Gleichzeitig dient es als Plattform für eine nahtlose Zusammenarbeit, um Ziele schneller zu erreichen.

Routine einhalten

Die Einführung und Befolgung einer Routine ist der Schlüssel zur effektiven Verwaltung mehrerer Projekte. Sie hilft, mehrere Clients und deren wechselnde Anforderungen zu managen, ohne den Fokus auf wichtige Aufgaben zu verlieren.

Erstellen Sie eine tägliche oder monatliche Routine mit einem Zeitplan, der für verschiedene Clients, Projekte oder Aktivitäten erstellt wird. Nutzen Sie diese Routine auch, um Ihre Stärken auszuspielen. Instanz in Ihre Morgenroutine zu integrieren, wird Ihnen helfen, mehr zu erreichen, wenn Sie ein Morgenmensch sind.

Außerdem verleiht dies Ihrem Arbeitsstil Beständigkeit und macht Sie für Ihre Kunden zuverlässig und zugänglich, was Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement verbessert.

Klare Erwartungen setzen

Die Fähigkeit, einzelne Projekte zu managen, ist eine Sache, management der Erwartungen des Clients über mehrere Konten von Kunden hinweg ist ein ganz anderes Spiel.

Ein Projekt kann einen Dominoeffekt auf die anderen haben und alles zum Stillstand bringen! Verschiedene extrinsische und intrinsische Faktoren können Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Zeitleisten einzuhalten oder bestimmte Qualitätsstandards zu erfüllen.

Stellen Sie realistische Erwartungen und Fristen auf, damit die Beziehungen zu Ihren Kunden reibungslos funktionieren. Teilen Sie mit, was Sie im Rahmen des Budgets und der Zeitleiste realistischerweise leisten können.

Trennung aufrechterhalten

Wenn Sie mit mehreren Clients jonglieren, ist es unerlässlich, eine gewisse Trennung zwischen den verschiedenen Projekten und Eigentümern zu wahren.

Legen Sie klare Grenzen fest, um die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu klassifizieren. Zu erledigen stellt sicher, dass Sie sich jeweils auf einen Client konzentrieren und so Verwirrung, Ablenkung und potenzielle Missgeschicke minimieren.

Durch die Trennung bleiben Sie organisiert und verhindern, dass die Qualität des Projekts oder die Zeitleiste durch "Spillover-Effekte" beeinträchtigt werden. Gelöschte Grenzen ermöglichen es Ihnen, jedem Client individuelle und effiziente Dienstleistungen zu bieten.

Praktizieren Sie das Blockieren von Zeit

ClickUp's Vorlage für tägliches Zeit-Blockieren wurde entwickelt, um Ihnen die Erstellung eines Zeitplans zu erleichtern.

Da wir gerade dabei sind, Projekte und Aufgaben voneinander abzugrenzen, ist das Blockieren von Zeit eine praktische projekt-Zeitmanagement-Strategie . Blockieren der Zeit bedeutet, dass für jeden Client oder jedes Projekt bestimmte Zeitfenster zugewiesen werden. Während dieses Zeitraums arbeiten Sie nur an der zugewiesenen Arbeit. Eine solche Einteilung des eigenen Zeitplans hilft den Projektleitern, sich auf ein bestimmtes Problem zu konzentrieren, ohne Gefahr zu laufen, dass die Arbeit vernachlässigt wird, abgelenkt wird oder sich überschneidet.

Nutzen Sie sie, um die Produktivität zu steigern und realistische Fristen zu setzen, denn beim Blockieren der Zeit werden alle Aktivitäten auf einen Zeitfaktor heruntergebrochen. Verwenden Sie die feature zur Zeiterfassung auf ClickUp damit jede Minute zählt.

Aufgaben stapelweise bearbeiten

Bei der Stapelverarbeitung werden ähnliche oder eng verwandte Aufgaben gruppiert und gemeinsam in einem bestimmten Zeitblock bearbeitet. Die Kategorisierung all Ihrer Aufgaben in Gruppen auf der Grundlage von Gemeinsamkeiten limitiert kontextwechsel und strafft den Workflow.

Ein solcher strategischer Ansatz ist entscheidend für mehrere Projekte zu managen mit unterschiedlichen Anforderungen, da sich die Projektmanager auf die Art der Arbeit und nicht auf die Aufgabe selbst konzentrieren können.

Ob Projektplanung, Kommunikation oder Datenanalyse - die Stapelverarbeitung ermöglicht eine konzentrierte und effektive Nutzung von Zeit und Ressourcen, um mehrere Konten von Clients effizient zu verwalten.

Aufgaben priorisieren

clickUp ermöglicht es Ihnen, Aufgaben nach Fälligkeitsterminen zu priorisieren

Die Priorisierung ist der Anker von mehreren client Projekt-Management erfolg. Nicht alle Ihre Aufgaben sind gleich; einige sind dringend, andere haben eine tiefere Bedeutung, und einige stehen an der Spitze der chronologischen Reihenfolge. Aufgabenpriorisierung bei ClickUp dreht sich darum, Aufgaben systematisch nach ihrer Wichtigkeit, Auswirkung und Dringlichkeit zu ordnen. Durch die strategische Sortierung von Aufgaben werden die kritischsten Aufgaben in den Vordergrund gerückt und Ressourcen freigesetzt, um sie erfolgreich abzuschließen.

Das Abschließen von Aufgaben mit hoher Priorität ermöglicht es Projektmanagern, Fristen einzuhalten, die Projektqualität aufrechtzuerhalten und die kritischen Elemente der verschiedenen Projekte zu berücksichtigen.

Kommunikation benutzerdefiniert gestalten

Kommunikation ist die Grundlage für gute Beziehungen, sowohl intern als auch extern.

Wenn Ihre Teams und Mitglieder effektiv kommunizieren, können sie zusammenarbeiten und Ziele schneller erreichen. Auf der anderen Seite, client-Kommunikation informiert die Eigentümer des Projekts über den aktuellen Status oder den Fortschritt des Projekts.

Daher verfügen die meisten Projektmanagement-Plattformen über synchrone und asynchrone Kommunikation kanäle für alle Beteiligten.

Eine Möglichkeit, dies zu erledigen, ist die Einstellung von speziellen client-Portale für die Kommunikation, die die besonderen Kommunikationspräferenzen, Erwartungen, Stile, Kanäle oder die Häufigkeit der Kommunikation des Clients berücksichtigen. Durch diese Anpassung können Projektmanager effektiv durch verschiedene Kommunikationslandschaften navigieren, Werte vorwegnehmen und Fehlkommunikation vermeiden - und das alles auf einen Schlag.

Planen Sie regelmäßige Check-ins

wählen Sie aus ClickUp's Bibliothek von Check-in Vorlagen

Wir haben bereits festgestellt, dass Sie regelmäßig kommunizieren müssen, um die Befürchtungen Ihrer Kunden zu zerstreuen und den gemeinsamen Aufwand Ihres Teams zu unterstützen. Obwohl es verschiedene Möglichkeiten gibt, eine solche Kommunikation zu führen, z. B. per E-Mail, Instant Messaging, Fortschrittsberichte usw., sollten regelmäßige Check-Ins zu diesem Kommunikationsmix gehören.

Regelmäßige Check-Ins sollten Teil Ihres Zeitraums sein client-Management-Strategie da sie Ihnen helfen, das Team über den Fortschritt zu informieren und eventuelle Probleme zu besprechen. Andererseits ermöglichen tägliche Besprechungen mit dem Team rechtzeitige Interventionen, effektive Problemlösungen und eine proaktive Umsetzung von Veränderungen.

Unabhängig davon, ob es sich um ein internes oder externes Team handelt, fördern diese Check-ins ein transparentes Umfeld, das von Kommunikation und Zusammenarbeit lebt.

Planen Sie Risiken und Eventualitäten

Jedes Projekt birgt Risiken und Herausforderungen, die es zu erledigen gilt, damit sie sich nicht auf die Qualität der Ergebnisse oder die Zeitleiste des Projekts auswirken. Die Bedrohung wird jedoch bei mehreren Projekten noch größer, da sie sich kaskadenartig auswirken können.

Es ist unbedingt erforderlich, für solche Risiken und Unwägbarkeiten im Voraus Vorkehrungen zu treffen. Halten Sie bei der Festlegung der Projektspezifika einen gesunden Puffer ein. Gleichzeitig sollten Sie für jeden Client und jedes Projekt einen umfassenden Plan für unvorhergesehene Ereignisse erstellen. Ein solches Maß an Vorbereitung verhindert, dass sich kleine Risiken oder Unwägbarkeiten zu größeren Problemen auswachsen.

Streamline und Automatisierung von Prozessen

regelbasierte Automatisierung mit ClickUp einfach einrichten

Zwischen dem Verfolgen verschiedener Projekte und dem Informieren der Clients über deren Fortschritte bleibt kaum Zeit für banale und sich wiederholende Aufgaben. In einem solchen Szenario helfen die Rationalisierung und Automatisierung von Workflows, den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Beginnen Sie mit der Bewertung bestehender Prozesse, um Routine- und sich wiederholende Aufgaben zu identifizieren, die nur minimale menschliche Eingriffe erfordern. Dateneingabe, Kommunikation und Berichterstellung sind typische Hotspots für solche Redundanzen. Setzen Sie dann Automatisierungstools ein, um diese Aufgaben zu automatisieren und all Ihre verschiedenen Clients ohne Probleme zu bedienen. Testen Sie schließlich die Zuverlässigkeit solcher automatisierten Workflows unter verschiedenen Bedingungen, um eine gleichbleibende Leistung zu gewährleisten.

Sie können auch Folgendes untersuchen vorlagen für die Client-Verwaltung die die Verwaltung mehrerer Konten von Clients erleichtern. Verwenden Sie ClickUp's Client Erfolg Vorlage für die mühelose Verwaltung von Konten.

Voraussetzung für Änderungswünsche

Neben der Berücksichtigung von Risiken und Unwägbarkeiten müssen Sie auch Vorkehrungen für Änderungsanträge treffen. Da Änderungen unvermeidlich sind, ist ein dynamischer Änderungsmanagementprozess erforderlich, der die Übermittlung, Bewertung, Genehmigung und Umsetzung von Anträgen umfasst.

Mit einem solchen Setup können Änderungswünsche berücksichtigt, die Qualität des Projekts verbessert und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden, ohne die Ressourcen zu belasten oder zu einer Ausweitung des Projektumfangs zu führen.

Ein flexibler Plan für das Änderungsmanagement ermöglicht es Ihnen, die Richtung des Projekts zu ändern, ohne das gesamte Ökosystem des Projektmanagements zu unterbrechen. Außerdem lassen sich die Änderungen auf ein bestimmtes Projekt beschränken, so dass sie sich nicht auf Projekte anderer Clients auswirken. Ein solcher anpassungsfähiger und belastbarer Rahmen für den Umgang mit Änderungen ermöglicht es den Projektmanagern, auf sich verändernde Kundenanforderungen einzugehen.

Bitte um Bewertungen und Feedback

echtzeit-Feedback mit ClickUp einholen

Hat Ihr Client den Verdacht, dass Sie sich nicht genug Zeit für sein Projekt nehmen? Ist Ihr Client mit einer bestimmten Leistung unzufrieden? Stehen Sie vor der schwierigen Entscheidung, entweder auf Qualität zu verzichten oder die Zeitleiste zu verlängern?

Dann ist es an der Zeit, dass Sie Ihren Client fragen. Schließlich werden Sie nicht wissen, was er denkt, wenn Sie ihn nicht fragen!

Die Einholung von Bewertungen oder Feedback ist der Grundstein für ein sinnvolles Engagement des Kunden und dauerhafte Beziehungen. Feedback ist von entscheidender Bedeutung, vor allem bei der Verwaltung mehrerer Konten von Kunden.

Die Feedback-Schleife hilft bei der kontinuierlichen Verbesserung und bietet Einblicke in Ihre Stärken, Möglichkeiten und Schwächen bei der Verwaltung Ihrer Kunden mehrerer Projekte . Es schärft nicht nur Ihre Fähigkeiten, sondern vermittelt Ihnen auch Reaktions- und Anpassungsfähigkeit bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben als Projektmanager.

Dokumentieren Sie alles

Von akribisch detaillierten plänen für das Projekt bis hin zu regelmäßigen Listen mit Aufgaben für den Tag - für Projektmanager ist es von großem Vorteil, wenn sie alles zu erledigen haben.

Eine umfassende Dokumentation ist ein zuverlässiger Bezugspunkt für Projektdetails, kritische Entscheidungen, bisherige Fortschritte, anstehende Meilensteine usw. Sie können Projekte schnell auffinden oder zwei ähnliche Projekte klären. Der schnelle Zugriff auf Projektspezifikationen bietet Klarheit und Kontrolle, insbesondere bei der Arbeit mit mehreren Clients.

Die Dokumentation bietet nicht nur eine einheitliche Ansicht der verschiedenen laufenden Projekte, sondern minimiert auch Missverständnisse und Fehlinterpretationen. Instanz, ein Protokoll der Interaktionen mit dem Client, die zu einer Änderung des Projektumfangs führen, gibt Aufschluss darüber, wie die Entscheidung getroffen wurde und wie man sich am besten an eine solche Anfrage hält.

Mandantenübergreifendes Lernen einführen

Einer der größten Vorteile der Verwaltung mehrerer Konten von Clients besteht darin, dass man verschiedene Geschäftsmodelle, Unternehmensgrößen und Branchen kennenlernt. Dies ist eine vielschichtige und zeitsparende Möglichkeit, Ihre Erfahrung als Projektmanager zu verfeinern und gleichzeitig Ihre Fähigkeit, mehrere Clients zu betreuen, zu verbessern.

Beim mandantenübergreifenden Lernen lernen Sie bewährte Methoden, wertvolle Erkenntnisse und Best Practices aus einem Projekt und wenden sie auf andere Projekte an. Mithilfe einer solchen Strategie können Sie Vorlagen für vertraute oder quasi vertraute Einstellungen formulieren.

Zu erledigen ist dann nur noch, die Gemeinsamkeiten zwischen den Projekten zu identifizieren und den Erfolg zu wiederholen. Diese agile Methodik minimiert die Lernkurve, beschleunigt den Weg zum Ziel und weist auf mögliche Probleme hin. Dabei bleibt die Flexibilität erhalten, um Innovationen für bestimmte Anwendungen zu ermöglichen.

Vorteile eines Projektmanagement-Systems für mehrere Clients und Aufgaben Tools für das Projektmanagement sind ein Muss für jeden Projektmanager. Der Umgang mit mehreren Clients und Aufgaben macht jedoch die richtige Softwarelösung für das Projektmanagement aus den folgenden Gründen unerlässlich:

Zentralisierung von Informationen: Projektmanagement tools zentralisieren das Projekt- oder Client-Management. Es ist Ihre zentrale Plattform für alles, was mit Projekten zu tun hat, von der Erstellung über die Organisation bis zum Management und Abschluss. Es ist eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Mitglieder des Teams

clickUp bietet eine Ansicht aller Ihrer Projekte aus einer Hand

Aufgabenmanagement: Wenn es um Aufgabenmanagement geht, geht nichts über den Komfort von Projektmanagement-Systemen. Erstellen, organisieren, kategorisieren, priorisieren und zuweisen von Aufgaben mit ein paar Klicks

Zusammenarbeit: A projektmanagement tool ist ein hub für Teamarbeit. Teammitglieder können gemeinsam Dokumente erstellen, bearbeiten oder freigeben, Kommentare hinzufügen, umsetzbare Kommentare in To-Do-Listen umwandeln und vieles mehr

clickUp erleichtert die projektübergreifende Zusammenarbeit

Terminmanagement: Projektmanagement-Tools zeigen Projektdetails als Zeitleisten oder Gantt-Diagramme an. Diese Ansichten bieten Sichtbarkeit für die Zeitleisten des Projekts, anstehende Termine und Abhängigkeiten. Solche Ansichten auf hoher Ebene unterstützen ein effektives Zeitmanagement

Ressourcenzuweisung: Da Projektmanagement-Tools in Echtzeit aktualisiert werden, können Sie Ressourcen mühelos nachverfolgen und sie proaktiv bestimmten Aufgaben oder Projekten zuweisen, um deren Erfolg zu gewährleisten

Automatisierung: Die meisten modernen Projektmanagement-Plattformen verfügen über Features zur Automatisierung von wiederholenden Aufgaben, Erinnerungen und Benachrichtigungen, um den manuellen Aufwand zu minimieren und die Effizienz zu maximieren

Berichterstellung und Analyse: Die Berichterstellung und das Analyse-Feature von Projektmanagement-Systemen helfen Projektmanagern bei der Nachverfolgung des Fortschritts, der Ermittlung von Engpässen, der Messung von Leistungsmetriken und der Identifizierung von Trends, um intelligentere datengestützte Entscheidungen zu treffen

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Die Kunst, mehrere Clients zu verwalten, ist eine sehr gefragte Fähigkeit. Sie ist auch ein strategischer Vorteil und ein Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb.

Sobald Sie die Zeitleisten, die Erwartungen der Clients und die verschiedenen Projektumgebungen im Griff haben, werden Sie ein erfahrener Projektmanager sein. Außerdem wird jeder Fehltritt zu einer Lernerfahrung. Betrachten Sie es als die Überholspur zum Erfolg im Projektmanagement.

Nutzen Sie die oben freigegebenen Tipps und stärken Sie Ihre Fähigkeiten mit einem effektiven Projektmanagement-Tool wie ClickUp, und Sie werden eine unaufhaltsame Kraft sein!

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