Mit dem Beginn des neuen Jahres beginnt die Zeit der Jahresplanung - es müssen Sitzungen anberaumt, Ziele gesetzt und Aufgaben verteilt werden.
Alle projektplanung beginnt mit Informationen aus der Forschung, aus früheren Projekten und von Fachleuten. Doch trotz aller Ressourcen- und Zeitplanungen stoßen wir oft auf unerwartete Herausforderungen, die zu Rückschlägen führen und den Fortschritt entgleisen lassen. Projektprognosen erfordern mehr als einfache Berechnungen. Sie erfordern eine Kombination aus Analyse, Schätzung und Intuition.
Wie können wir dieses Jahr anders vorgehen? Die Anwendung bewährter Verfahren zur Projektkalkulation wird Ihnen und Ihrem Team helfen, genauere Zeitpläne zu erstellen und Ziele effizienter zu erreichen.
Was sind Projektschätzungs-Techniken?
Projektkalkulationstechniken sind Methoden zur Vorhersage von Variablen wie dem Zeitplan für die Fertigstellung, den Kosten, den Ressourcen und den Risiken, die mit einem Projekt in der Planungsphase verbunden sind.
Projektmanager bewerten und bestimmen den Umfang, die Zeit, die Kosten, die Ressourcen, die Qualität und die Risiken eines Projekts. Sie sind darauf spezialisiert, genaue Projektrisikoabschätzungen vorzunehmen und mögliche Ergebnisse für diese sechs Schlüsselfaktoren vorherzusagen.
Projektmanager setzen Techniken und Tools zur Projektschätzung für die Terminplanung, Kostenschätzung, Datenanalyse und Budgetprognose für agile Projekte ein.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die wichtigsten Interessengruppen wie die Leitung, der Vorstand, das Management und die Kunden über die Projekterwartungen auf dem Laufenden bleiben und sich daran orientieren.
Bedeutung von Projektschätzungen
Projektleiter berücksichtigen bei der Planung eines Projekts sorgfältig alle Variablen. Und doch ist es, wie viele von uns Jahr für Jahr erfahren haben, schwierig, genaue Schätzungen zu treffen.
Machen Sie sich bereit für einen umfassenden Leitfaden zu Techniken der Projektkalkulation. Dieser Leitfaden wird Sie mit den notwendigen Werkzeugen und Taktiken ausstatten, um intelligentere und genauere Vorhersagen für Ihre Projekte zu treffen.
Tauchen Sie ein und beseitigen Sie die Ungewissheit bei wichtigen geschäftsziele .
Verschiedene Arten von Schätzungen während eines Projekts
Um Projekte effektiv zu managen, konzentrieren sich Projektteams auf sechs Schlüsselbereiche. Diese bestimmen die Ergebnisse eines Projekts lebenszyklus des Projektmanagements . Bevor wir uns mit Schätzungstechniken beschäftigen, sollten wir die Schlüsselfaktoren des Projektlebenszyklusmanagements verstehen.
1. Umfang
Der Projektumfang ist eine der "dreifachen Zwänge", die für das Projektmanagement unerlässlich sind. Er setzt klare Grenzen und Ziele und verhindert, dass Projekte unkonzentriert oder zu ehrgeizig werden. Der Umfang bezieht sich einfach darauf, was getan werden muss, damit das aktuelle Projekt den Status "abgeschlossen" erreicht.
Manchmal unterteilen Projektmanager ein einzelnes Projekt in verschiedene Phasen oder Sprints, um den Umfangsaspekt zu berücksichtigen, beginnend mit einer Planungsphase oder einer Minimum-Viable-Phase, gefolgt von den fortgeschritteneren Umfangsphasen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich die Teams darauf konzentrieren, das zu liefern, was im Voraus als Erfolgsmaßstab für das Projekt festgelegt wurde.
2. Zeit
Es ist von entscheidender Bedeutung, jedem zeitlich begrenzten Projekt ein Enddatum zuzuweisen. Da die mit einem Projekt verbundenen Aufgaben von mehreren Teammitgliedern ausgeführt werden, ist es notwendig, ein gutes Gefühl für deren Arbeitsbelastung und Kapazität zu bekommen, um zu genauen Zeitplanschätzungen zu gelangen. Techniken der Projektplanung sind unerlässlich für die Festlegung realistischer zeitpläne für Projekte und das Erreichen der Projektziele. Die Kommunikation und Abstimmung dieser Zeitpläne mit dem/den Projektsponsor(en) ist entscheidend.
3. Kosten
Kosten, Umfang und Zeit sind die drei Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden.
Von diesen drei Faktoren stehen die Kosten bei allen Projektbeteiligten fast immer an erster Stelle. Es ist von entscheidender Bedeutung, genaue Kostenschätzungsmethoden zu formulieren.
Projektmanager setzen Techniken der Projektbudgetierung ein, um monetäre Schätzungen für die von ihnen geplanten Leistungen zu erstellen. Nach der Genehmigung des Budgets durch das Management ist es wichtig, die Ausgaben zu verfolgen und die Kostenobergrenzen einzuhalten.
4. Ressourcen
Die Planung der Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden, ist einer der schwierigsten Aspekte des Projektmanagements. Dazu gehören Ihr Projektteam, externe Anbieter, Materialien, die erforderliche Infrastruktur, Werkzeuge usw.
Effizienz ist entscheidend bei ressourcenzuweisung und Nutzung. Die zeitliche Abstimmung der Ankunft und Verfügbarkeit von Ressourcen ist ebenfalls entscheidend, um Zeit und Geld zu sparen.
5. Qualität
Ein erfolgreiches Projekt kommuniziert zu Beginn die möglichen Qualitätsparameter, die im Rahmen der Projektbeschränkungen, der genehmigten Zeit und des Budgets erreichbar sind.
Sobald die Projektmanager die Qualitätsanforderungen mit den Projektbeteiligten abgestimmt haben, stellen sie sicher, dass alle Projektverantwortlichen sich daran halten.
Die termingerechte Fertigstellung eines Projekts im Rahmen des Budgets hat nur dann einen Wert, wenn das Projekt die von den Kunden vorgegebenen Qualitätsparameter erfüllt.
6. Risiko
Jedes neue Projekt ist mit einer Reihe von vorhersehbaren und unvorhersehbaren Risiken verbunden. Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht darin, diese Risiken zu Beginn einer wichtigen Initiative zu ermitteln und die Leitung und das Management darauf hinzuweisen.
Die Kenntnis potenzieller Risiken hilft bei der Ausarbeitung von Notfallplänen. Es ist besser, mit Methoden zur Risikominderung vorbereitet zu sein, als im Dunkeln zu tappen und unvorbereitet erwischt zu werden. Man kann gar nicht genug betonen, wie wichtig eine sorgfältige Risikoplanung im Projektmanagement ist.
Allgemeine Techniken der Projektschätzung
Im Projektmanagement verlassen sich die Fachleute auf bewährte Geschäftspraktiken für projektschätzungen .
Hier sind einige wichtige Praktiken zu beachten:
1. Bottom-up-Schätzung
Bei der Bottom-up-Schätzung wird alles in einer Aufgabenliste aufgelistet, um ein Projekt zu planen. Die Bottom-up-Schätzung ist eine beliebte Methode zur Terminplanung.
Bei diesem Ansatz können Sie einer umfassenden Liste von Aufgaben realistische Zeitpläne zuordnen, um den endgültigen Liefertermin für das Projekt zu ermitteln.
Bei der Bottom-up-Schätzung werden die Zeitschätzungen mit den Eigentümern der Aufgaben abgestimmt, um ein genaues und realisierbares Ergebnis zu erzielen projektfahrplan .
2. Drei-Punkt-Schätzung
Die Drei-Punkte-Schätzung ist nützlich, wenn der Bottom-up-Ansatz verfolgt wird. Sie ermöglicht es den Projektmanagern, Zeitschätzungen für jede Aufgabe genau zuzuordnen.
Anstatt eine zeitschätzung bei der Drei-Punkte-Methode müssen die Projektmanager im Vorfeld drei verschiedene Zeitschätzungen von den Aufgabeninhabern einholen-die optimistischste Schätzung, die pessimistischste Prognose und die realistischste Schätzung.
Ein gewichteter Durchschnitt aus diesen drei Schätzungen hilft dabei, den voraussichtlichen Fertigstellungstermin für jede Aufgabe zu ermitteln, was zu dem endgültigen Projektergebnis führt.
3. Top-down-Schätzung
Die Top-Down-Schätztechnik ist das Gegenteil der Bottom-Up-Schätzmethode. Sie lässt sich am besten anwenden, wenn ein enger Termin vorgegeben ist. Bei diesem Verfahren wird vom Zieltermin für die Fertigstellung des Projekts rückwärts gearbeitet und das Projekt in Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben unterteilt.
Vielleicht kennen Sie die klassische Projektmanagement-Taktik, bei der größere, komplexere Aufgaben in realisierbare Aufgaben zerlegt werden. Man nennt sie die Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) . Die Top-down-Schätzung geht Hand in Hand mit dem Projektstrukturplan.
ClickUp Work Breakdown Structure Template unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte
4. Parametrische Schätzung
Sie können kombinieren parametrische Schätzung mit einer Top-down-Schätzung, um eine bessere Genauigkeit zu gewährleisten. In beiden Fällen werden Daten aus der Vergangenheit von ähnlichen Projekten verwendet.
Statistiken bilden die Grundlage für den parametrischen Ansatz. Er passt die Daten auf der Grundlage der Unterschiede zwischen vergangenen und aktuellen Projekten an, um fundiertere Schätzungen zu erstellen.
5. Expertenbasierte Schätzung
Die fachliche Schätzung von Projektelementen stützt sich auf die praktische Erfahrung und das Expertenurteil von Personen, die bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben. Sprechen Sie mit Spezialisten, die erfolgreich projektumfang der Umfang des Projekts, der Zeitplan und die verwalteten Kosten können wertvolle Erkenntnisse für die Planung neuer Projekte liefern.
Dieser Ansatz spart Zeit und Mühe, da Sie von den Erkenntnissen der Experten profitieren können, anstatt bei Null anzufangen.
Jedes Projekt ist aufgrund verschiedener Faktoren, die sich auf das Endergebnis auswirken, einzigartig. Daher ist es am besten, die Erkenntnisse der Experten auf den aktuellen Kontext Ihrer Organisation und Ihres Teams zuzuschneiden.
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Wann und wer sollte Projektschätzungen durchführen?
Schätzungstechniken im Projektmanagement sind für jede Organisation wertvoll, unabhängig von ihrer Rolle. Wir alle haben in irgendeiner Form mit Miniprojekten zu tun, sei es als Einzelperson oder mit unseren Teams.
Während das Projektteam und die Fachexperten in der Regel für die Projektschätzung zuständig sind, verwaltet der Projektmanager die Datenbank oder die Dokumente, in denen die Schätzungen erfasst werden.
Bei größeren Unternehmensprojekten, die sich über mehrere Funktionen und Ebenen erstrecken, sollten Sie jedoch die effektivste Person für die Durchführung von Projektkalkulationstechniken ermitteln.
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Integrieren Sie die wichtigsten Projektkalkulationstechniken in Ihre Projektmanagementprozesse und verschaffen Sie Ihren Teams Klarheit und Vertrauen. Mit zuverlässigen Schätzungstechniken stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen und so die Effizienz und Produktivität maximieren.
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FAQs
1. Welches sind die gängigen Techniken zur Projektschätzung?
Es gibt fünf gängige Methoden für die Schätzung von Projekten: 1) Bottom-up-Schätzung, 2) Drei-Punkte-Schätzung, 3) Top-down-Schätzung, 4) parametrische Schätzung und 5) Expertenbasierte Schätzung.
Projektmanager verwenden diese Methoden, um den Umfang, die Zeit und die Kosten eines neuen Geschäftsprojekts vorherzusagen, auch bekannt als die "dreifachen Zwänge"
2. Warum sind Projektschätzungen so wichtig?
Die Projektschätzung ist ein wichtiger erster Schritt in der effektiven Projektplanung. Sie hilft den Projektmanagern, einen realistischen Projektumfang, Zeitplan und Kosten festzulegen.
Genaue Projektkosten und -schätzungen sind entscheidend für die Abstimmung mit den Interessengruppen und Sponsoren, die in das Projekt investieren und sich davon einen Gewinn versprechen.
3. Wie unterstützt ClickUp den Prozess der Projektkalkulation?
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