Mit Beginn des neuen Jahres beginnt auch die Zeit der Jahresplanung – es müssen Meetings anberaumt, Ziele festgelegt und Aufgaben verteilt werden.
Jede Projektplanung beginnt mit Input aus Recherchen, früheren Projekten und Fachwissen von Experten. Doch trotz aller Ressourcen- und Zeitleiste-Planungen stoßen wir oft auf unerwartete Herausforderungen, die zu Rückschlägen führen und den Fortschritt behindern.
Projektprognosen erfordern mehr als einfache Berechnungen. Sie umfassen eine Kombination aus Analyse, Schätzung und Intuition.
Wie gehen wir dieses Jahr anders vor? Durch die Einführung von Best Practices für Projektkalkulationstechniken können Sie und Ihr Team genauere Zeitleisten festlegen und Ziele effizienter erreichen.
Was sind Techniken der Projektkalkulation?
Projektkalkulationstechniken sind Methoden zur Prognose von Variablen wie der Zeitleiste für die Fertigstellung, den Kosten, den Ressourcen und den Risiken, die mit einem Projekt in der Planungsphase verbunden sind.
Projektmanager bewerten und bestimmen den Umfang, die Zeit, die Kosten, die Ressourcen, die Qualität und die Risiken eines Projekts. Sie sind darauf spezialisiert, genaue Projektrisikoeinschätzungen zu liefern und potenzielle Ergebnisse für diese sechs Schlüsselfaktoren vorherzusagen.
Projektmanager setzen Projektkalkulationstechniken und -tools für die Terminplanung, Kostenkalkulation, Datenanalyse und Budgetprognose für agile Projekte ein.
Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Schlüssel-Stakeholder wie die Geschäftsleitung, das Board, das Management und die Clients stets auf dem neuesten Stand sind und sich über die Projektziele einig sind.
Die Bedeutung von Kalkulationen für Projekte
Projektmanager berücksichtigen beim Planen eines Projekts sorgfältig alle Variablen. Und doch ist es, wie viele von uns Jahr für Jahr erfahren haben, schwierig, genaue Schätzungen zu treffen.
Machen Sie sich bereit für einen umfassenden Leitfaden zu Projektkalkulationstechniken. Dieser Leitfaden vermittelt Ihnen die notwendigen tools und Taktiken, um intelligentere und genauere Vorhersagen in Bezug auf Ihre Projekte zu treffen.
Lassen Sie uns gleich loslegen und die Unsicherheit rund um wichtige Geschäftsziele beseitigen.
Verschiedene Arten von Schätzungen während eines Projekts
Um Projekte effektiv zu verwalten, konzentrieren sich Teams auf sechs Schlüsselbereiche. Diese bestimmen die Ergebnisse eines Projektmanagement-Zyklus. Bevor wir uns mit Schätztechniken befassen, wollen wir zunächst die Schlüsselfaktoren im Projektmanagement-Zyklus verstehen.
1. Umfang
Der Projektumfang ist eine der drei wesentlichen „Dreiklänge“ im Projektmanagement. Er setzt klare Grenzen und Ziele und verhindert, dass Projekte unkonzentriert oder übermäßig ambitioniert werden. Der Umfang bezieht sich einfach auf das, was zu erledigen ist, damit das aktuelle Projekt den Status „abgeschlossen“ erreicht.
Manchmal unterteilen Projektmanager ein einzelnes Projekt in verschiedene Phasen oder Sprints, um den Umfang zu bewältigen, beginnend mit einer Planungsphase oder einer minimalen Durchführbarkeitsphase, gefolgt von den fortgeschritteneren Umfangsphasen.
Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Teams darauf konzentrieren, das zu liefern, was zuvor als Metrik für den Erfolg des Projekts festgelegt wurde.
2. Zeit
Es ist von entscheidender Bedeutung, jedem befristeten Projekt ein Enddatum zuzuweisen. Da mehrere Teammitglieder die mit einem Projekt verbundenen Aufgaben ausführen, ist es notwendig, sich ein gutes Bild von ihrer Workload und Kapazität zu machen, um genaue Zeitleiste-Schätzungen zu erhalten.
Projektplanungstechniken sind unerlässlich, um realistische Zeitleisten für Projekte zu erstellen und Ziele zu erreichen. Die Kommunikation und Abstimmung dieser Zeitleisten mit den Projektträgern ist von entscheidender Bedeutung.
3. Kosten
Kosten, Umfang und Zeit sind die drei Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden.
Von diesen drei Faktoren steht „Kosten“ für alle Projektbeteiligten fast immer an erster Stelle. Es ist entscheidend, genaue Methoden zur Kostenschätzung zu entwickeln.
Projektmanager setzen Projektbudgetierungstechniken ein, um monetäre Schätzungen für ihre festgelegten Leistungen zu erstellen. Nachdem die Genehmigung des Budgets durch das Management gesichert ist, ist es unerlässlich, die Nachverfolgung der Ausgaben durchzuführen und die Kostenobergrenzen einzuhalten.
4. Ressourcen
Sie benötigen Ressourcen, um ein Projekt voranzutreiben. Die Planung dieser Ressourcen ist einer der schwierigsten Aspekte des Projektmanagements. Dazu gehören Ihr Team, externe Anbieter, Materialien, die erforderliche Infrastruktur, Tools usw.
Effizienz ist bei der Zuweisung und Nutzung von Ressourcen von entscheidender Bedeutung. Die zeitliche Abstimmung der Ankunft und Verfügbarkeit von Ressourcen ist ebenfalls entscheidend, um Zeit und Geld zu sparen.
5. Qualität
Zu Beginn eines erfolgreichen Projekts werden die möglichen Qualitätsparameter kommuniziert, die innerhalb der Projektvorgaben, der genehmigten Zeit und des Budgets erreicht werden können.
Sobald Projektmanager die Qualitätsanforderungen mit den Projektbeteiligten abgestimmt haben, stellen sie sicher, dass alle Eigentümer diese einhalten.
Die termingerechte und budgetgerechte Fertigstellung eines Projekts hat nur dann einen Wert, wenn das Projekt die von den Clients festgelegten Qualitätsparameter erfüllt.
6. Risiko
Die Rolle eines Projektmanagers besteht darin, vorhersehbare und unvorhersehbare Risiken zu identifizieren und den Führungskräften und dem Management zu melden, zu Beginn einer wichtigen Initiative.
Das Bewusstsein für potenzielle Risiken hilft bei der Ausarbeitung von Notfallplänen. Es ist besser, mit Maßnahmen zur Risikominderung vorbereitet zu sein, als im Unklaren zu bleiben und unvorbereitet überrascht zu werden. Die Bedeutung einer sorgfältigen Risikoplanung im Projektmanagement kann gar nicht genug betont werden.
Gängige Techniken zur Kalkulation von Projekten
Im Projektmanagement verlassen sich Fachleute bei der Projektkalkulation auf bewährte Geschäftspraktiken.
Hier sind einige wichtige Vorgehensweisen, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Bottom-up-Schätzung
Bei der Arbeit an einem Projekt umfasst die Bottom-up-Schätzung die Auflistung aller Aufgaben in einer Liste, die alles enthält, was zu erledigen ist. Die Bottom-up-Schätzung ist eine beliebte Technik zur Zeitplanung.
Mit diesem Ansatz können Sie realistische Zeitleisten auf eine umfassende Liste von Arbeitselementen abbilden, um den endgültigen Termin für die Projektlieferung zu erreichen.
Der Bottom-up-Ansatz umfasst die Abstimmung der Zeitschätzungen mit den Eigentümern der Aufgaben, um einen genauen und realisierbaren Projektfahrplan zu erstellen.
2. Drei-Punkte-Schätzung
Die Drei-Punkte-Schätzungstechnik ist nützlich, wenn Sie den Bottom-up-Ansatz verfolgen. Sie ermöglicht es Projektmanagern, Zeitschätzungen für jede Aufgabe genau zu ermitteln.
Anstatt im Voraus eine Zeitschätzung anzugeben, müssen Projektmanager bei der Drei-Punkte-Technik drei verschiedene Zeitschätzungen von den Eigentümern der Aufgaben einholen: die optimistischste Schätzung, der pessimistische Outlook und die realistische Schätzung.
Ein gewichteter Durchschnitt dieser drei Faktoren hilft dabei, ein fundiertes voraussichtliches Datum zum Abschließen jeder Aufgabe zu ermitteln, was schließlich zum Ergebnis des Projekts führt.
3. Top-Down-Schätzung
Die Top-Down-Schätzmethode ist das Gegenteil der Bottom-Up-Schätzmethode. Sie eignet sich am besten, wenn Sie mit einer festen Frist konfrontiert sind. Der Prozess umfasst die Rückwärtsplanung vom angestrebten Fertigstellungstermin des Projekts aus, wobei dieses in Phasen, Aufgaben und Teilaufgaben unterteilt wird.
Vielleicht kennen Sie die klassische Taktik des Projektmanagements, größere, komplexere Elemente in erreichbare Aufgaben zu unterteilen. Diese Methode wird als Projektstrukturplan (PEP) bezeichnet. Die Top-Down-Schätzung geht Hand in Hand mit dem PEP.
4. Parametrische Schätzung
Sie können parametrische Schätzungen mit Top-Down-Schätzungen kombinieren, um eine höhere Genauigkeit zu erzielen. Beide Methoden verwenden Daten aus ähnlichen Projekten aus der Vergangenheit.
Statistiken bilden die Grundlage für den parametrischen Ansatz. Er passt Daten auf der Grundlage der Unterschiede zwischen früheren und aktuellen Projekten an, um fundiertere Schätzungen zu ermöglichen.
5. Fachwissenbasierte Schätzung
Die auf Fachwissen basierende Schätzung von Projektelementen stützt sich auf die praktischen Erfahrungen und das Expertenurteil von Personen, die zuvor an ähnlichen Projekten gearbeitet haben. Das Gespräch mit Spezialisten, die den Projektumfang erfolgreich ermittelt, Zeitleisten verfolgt und Kosten verwaltet haben, kann wertvolle Erkenntnisse für die Planung neuer Projekte liefern.
Dieser Ansatz spart Zeit und Aufwand, da Sie von den Erkenntnissen von Experten profitieren, anstatt bei Null anzufangen.
Jedes Projekt ist aufgrund verschiedener Faktoren, die sich auf das Ergebnis auswirken, einzigartig. Daher ist es am besten, die Erkenntnisse von Experten auf den aktuellen Kontext Ihres Unternehmens und Ihres Teams zuzuschneiden.
Beherrschen Sie Projektkalkulationstechniken mit ClickUp
Die Projektmanagement-Softwareplattform von ClickUp ist ein wertvolles tool für die Projektplanung, das Ihnen genaue Schätzungen ermöglicht.
ClickUp bietet viele effektive Möglichkeiten, Projektpläne durch die Schätzung von Zeit, Kosten und Ressourcen zu erstellen. Außerdem erspart es Ihnen das im Zeitraum regelmäßige manuelle Abrufen von Daten für die Berichterstellung.
Durch die Nutzung der Funktionen des Projektmanagements von ClickUp können Ihre Teams enger zusammenarbeiten. Vernetzte Workflows, gemeinsam genutzte Dokumente, Echtzeit-Dashboards usw. ermöglichen es allen, schneller voranzukommen, intelligenter zu arbeiten und Zeit zu sparen.
ClickUp AI unterstützt Sie bei der schnelleren Projektdurchführung, indem es selbstständig Aufgaben und Unteraufgaben entsprechend den Zielen erstellt und Kommentarthreads zusammenfasst.
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Sobald die Projektpläne fertig sind, können Sie mit ClickUp Aufgaben alle Aufgaben gemeinsam verwalten und ausführen.
ClickUp optimiert Ihren Workflow mit seiner All-in-One-Plattform. Taggen, kommentieren, weisen Sie Aktionen zu und geben Sie Bildschirmaufnahmen frei, um sich ganz auf das Erreichen Ihrer Ziele zu konzentrieren.
Nutzen Sie das ClickUp-Feature „Zeitschätzung” für jede Aufgabe, um die tatsächliche Zeit mit Ihren Schätzungen zu vergleichen und für die Zukunft zu referenzieren. So können Sie Hindernisse vorhersehen und den gesamten Projektstau beseitigen.
Mit ClickUp Views können Sie den gesamten Prozess der Projektkalkulation mit verschiedenen Ansichten optimieren. Nutzen Sie die Ansichten, um Ihre Projektpläne besser zu visualisieren und aus verschiedenen Perspektiven zu bewerten.
Die Workload-Ansicht hilft Ihnen dabei, die Kapazitäten Ihres Teams im Blick zu behalten, und die Kalenderansicht eignet sich hervorragend für terminbezogene Schätzungen.
Führen Sie die Nachverfolgung und Berichterstellung Ihrer Projekt-KPIs ganz einfach über verschiedene Tabellen und Registerkarten hinweg durch. ClickUp übernimmt die Automatisierung dieses Prozesses für Sie.
ClickUp ist ein hilfreiches tool, um Ihre Projektkalkulationen zu beschleunigen und zu verfolgen.
Wir haben eine gebrauchsfertige ClickUp-Vorlage für Metriken zum Projekt zusammengestellt, um Ihnen einen Vorsprung bei Ihrer Projektplanung zu verschaffen.
Wann und wer sollte Projektkalkulationen durchführen?
Schätztechniken im Projektmanagement sind für jedes Unternehmen wertvoll, unabhängig von seiner Rolle. Wir alle bearbeiten in gewisser Weise Mini-Projekte, sei es einzeln oder mit unseren Teams.
Während das Projektteam und die Fachexperten in der Regel für die Projektkalkulation zuständig sind, verwaltet der Projektmanager die Datenbank oder die Dokumente, in denen die Kalkulationen erfasst werden.
Identifizieren Sie jedoch die effektivste Person für die Durchführung von Projektkalkulationstechniken für größere Geschäftsprojekte, die mehrere Funktionen und Ebenen umfassen.
Führen Sie Ihre Teams mit präzisen Techniken zur Projektkalkulation zum Erfolg
Integrieren Sie die wesentlichen Techniken zur Projektkalkulation in Ihre Prozesse des Projektmanagements und sorgen Sie für Klarheit und Vertrauen in Ihren Teams. Mit zuverlässigen Kalkulationstechniken stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abschließen und so Effizienz und Produktivität maximieren.
ClickUp ist eine erstklassige Online-Software für das Projektmanagement, die Ihnen zum Erfolg verhilft.
Mit ClickUp haben Sie Zugriff auf Funktionen für Projektplanung, Budgetierung, Terminierung, Echtzeit-Berichterstellung und Nachverfolgung. Konzentrieren Sie sich mit ClickUp darauf, innerhalb festgelegter Zeitleisten qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
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Häufig gestellte Fragen
1. Was sind die gängigen Techniken für die Kalkulation des Projekts?
Es gibt fünf häufig verwendete Methoden zur Kalkulation von Projekten: 1) Bottom-up-Kalkulation, 2) Drei-Punkte-Kalkulation, 3) Top-down-Kalkulation, 4) Parametrische Kalkulation und 5) Expertenbasierte Kalkulation.
Projektmanager verwenden diese Methoden, um den Umfang, die Zeit und die Kosten eines neuen Business-Projekts vorherzusagen, auch bekannt als die „dreifachen Einschränkungen“.
2. Warum sind Kalkulationen für Projekte so wichtig?
Die Projektkalkulation ist ein entscheidender erster Schritt für eine effektive Projektplanung. Sie hilft Projektmanagern dabei, einen realistischen Projektumfang, Zeitleiste und Kosten zu bestimmen.
Genaue Projektkosten und -schätzungen sind unerlässlich, um die Geschäftsakteure und Sponsoren, die in das Projekt investieren, mit der Erwartung einer Rendite in Einklang zu bringen.
3. Wie unterstützt ClickUp den Prozess der Kalkulation für Projekte?
ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die die Projektkalkulation optimiert. Sie bietet Funktionen zur Zeitschätzung, Projektkostenprognose und Visualisierung des Fortschritts. Mit ClickUp Aufgaben können funktionsübergreifende Teams Projektleistungen einfach planen und gemeinsam daran arbeiten.
Die Ansicht „Zeitschätzungen und Workload” in ClickUp ermöglicht es Projektmanagern, die Teamleistung für jedes einzelne Ergebnis zu prognostizieren. Mithilfe von Echtzeit-Dashboards können sie den tatsächlichen Fortschritt mit den geschätzten Einzelzielen vergleichen. ClickUp vereinfacht und verbessert die Projektkalkulation und macht sie genauer und effizienter.