Warum gibt es Geschäfte? Um die Marktnachfrage zu befriedigen, indem sie ein Produkt/eine Dienstleistung herstellen und gegen einen Preis verkaufen.
Wenn die Nachfrage die Produktion übersteigt, entgehen Ihnen Umsatzchancen. Wenn die Produktion die Nachfrage übersteigt, können Sie Ihre Waren nicht verkaufen, was zu Verschwendung und Verlusten führt.
Im Wesentlichen liegt der Erfolg in der Fähigkeit eines Geschäfts, die Nachfrage genau zu prognostizieren und die Produktionskapazität angemessen zu verwalten. Die Betriebsstrategie und das Ressourcenmanagement stützen sich dabei auf ein entscheidendes Tool: die Gesamtplanung.
Was ist Gesamtplanung?
Die Gesamtplanung ist der Prozess der Entwicklung einer Formel, um eine unterbrechungsfreie Produktion in einem Fertigungswerk sicherzustellen und so die Kundennachfrage nach den Produkten zu befriedigen.
Die Betriebsteams prognostizieren die zukünftige Nachfrage, in der Regel für die nächsten 3 bis 18 Monate, und führen dann eine Gesamtplanung durch, um die Kapazitäten entsprechend anzupassen.
Nehmen wir das Beispiel eines Automobilherstellers mit einer Gesamtnachfrageprognose von 150.000 Einheiten für drei Fahrzeugtypen in den nächsten 18 Monaten. Der Gesamtplan entwirft die richtige Produktionsplanung – einschließlich Arbeitskräften, Maschinen, Logistik und finanziellen Ressourcen –, um diese Nachfrage zu erfüllen.
In der Regel wird die Gesamtproduktionsplanung für alle Aktivitäten in einer Produktionsstätte durchgeführt, nicht nur für einzelne Produktionsläufe oder Produkte. Im obigen Beispiel wird die Gesamtplanung nicht für jeden Fahrzeugtyp einzeln durchgeführt. Sie wird immer als Gesamtplanung für alle Produkte und Anlagen des Unternehmens durchgeführt.
Die Gesamtplanung wird zwar in erster Linie in der Fertigung und im Lieferkettenmanagement eingesetzt, kann aber auch auf Dienstleistungsunternehmen angewendet werden.
Wenn Ihr Vertriebsteam beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojekt verfolgt, für das im nächsten Jahr 20 Entwickler benötigt werden, würde Ihr Gesamtplan die Beschaffung, Schulung und Nutzung dieser Ressourcen umreißen.
Was sind die Ziele der Gesamtplanung?
- Kapazitätsplanung zur Anpassung an die Produktionsnachfrage: Die Gesamtplanung stellt sicher, dass die Kapazitäten des Unternehmens auf die langfristige Marktnachfrage abgestimmt sind.
- Optimales Ressourcenmanagement: Die Gesamtplanung hilft dabei, vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen, sei es Arbeitskraft, Rohstoffe, Maschinen oder Produktionsrate.
- Stabilität der Belegschaft: Die Gesamtplanung unterstützt eine strategische und gestaffelte Personalbeschaffung und sorgt so für maximale Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.
- Unnötige Gemeinkosten vermeiden: Der Kauf und die Lagerung ungenutzter Rohstoffe oder die Wartung ungenutzter Maschinen verursachen unnötige Gemeinkosten, die durch eine gute Aggregatplanung vermieden werden können.
Vorteile der Gesamtplanung
Die Aggregationsplanung ist ein wichtiges und beliebtes tool in der Fertigungs- und Lieferkettenbranche, das mehrere Vorteile bietet.
Kosteneinsparungen
Mit einem guten Gesamtplan können Sie zwei unerwünschte Szenarien vermeiden: ungenutzte Kapazitäten und ungedeckte Nachfrage. Die Gesamtplanung hilft dabei, den Ressourcenbedarf genau zu prognostizieren und so Verschwendung oder speicherbezogene Kosten zu vermeiden. Sie verhindert übermäßige Lagerbestände, die möglicherweise unverkauft bleiben oder mit hohen Rabatten verkauft werden müssen.
Bessere Bestandsverwaltung
Der größte Vorteil der Gesamtplanung besteht darin, dass sie die Bestandsverwaltung auf mehreren Ebenen effizienter macht.
- Verhindert den Kauf zusätzlicher Rohstoffe
- Planen Sie den Einkauf/die Lieferung von Rohstoffen genau zum richtigen Zeitpunkt für die Produktion.
- Stellt sicher, dass die Fertigungsstraße optimal ausgelastet ist.
- Keine Lagerung unnötiger Bestände mehr erforderlich
Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter
Mitarbeiter können ihr Leben besser planen und organisieren, wenn sie eine klare Ansicht der Zukunft haben. Manager können die benötigten Ressourcen einstellen und angemessen schulen. Teammitglieder können sich für zukünftige Anforderungen weiterbilden und umschulen lassen. Verschiedene Teams/Abteilungen können effektiver zusammenarbeiten.
Vor allem aber können Unternehmen durch einen effektiven Plan die Entlassungen vermeiden.
Bessere Entscheidungsfindung
Aggregierte Pläne vermitteln einen Überblick über die Produktionskapazität eines Unternehmens und erleichtern so verschiedene geschäftliche Entscheidungen.
Als Beispiel gleicht die Gesamtplanung die Marktnachfrage mit der Lieferfähigkeit des Unternehmens aus. Mit diesen Metriken können Sie mühelos Preisentscheidungen treffen. Wenn der Gesamtplan zeigt, dass Sie wahrscheinlich mehr Lagerbestände haben werden als prognostiziert, können Sie Ihre Aktionen verstärken, um die Kundenseite zu beeinflussen.
Vor allem aber verschafft Ihnen der Gesamtplan Klarheit bei Ihren Investitionsentscheidungen. Er hilft Ihnen bei der Beantwortung der Frage: „Müssen wir in zusätzliche Ausrüstung oder Personal investieren?“
Entsprechend der Nachfrage zeigt die Gesamtplanung, wie der Produktionsplan ohne zusätzliche Kapitalinvestitionen optimiert werden kann.
Verbessertes Geschäftsergebnis
Die Gesamtplanung hilft dabei, variable Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig die Effizienz der Fertigungslinie zu steigern. Dies trägt direkt zur Rentabilität des Unternehmens bei.
Darüber hinaus stärkt es die Fähigkeit des Unternehmens, Lieferungen pünktlich und vollständig (OTIF) durchzuführen – eine wichtige Metrik in Lieferketten des Einzelhandels.
Trotz ihrer erheblichen Vorteile ist die Gesamtplanung nicht einfach. Sie bringt mehrere Herausforderungen mit sich, die wir als Nächstes untersuchen werden.
Häufige Herausforderungen bei der Gesamtplanung
In ihrer einfachsten Form prognostiziert die Gesamtplanung den zukünftigen Bedarf und baut Kapazitäten auf, um diesen zu decken. Damit ein Gesamtplan effektiv ist, benötigt er genaue Daten zu Angebot und Nachfrage aus den Teams Vertrieb, Betriebsmanagement, Beschaffung, Personalwesen und Finanzen.
Für die meisten Unternehmen ist die Erfassung dieser Daten die größte Herausforderung bei der Gesamtplanung. Aber das ist noch nicht alles.
Nachfrageschwankungen: Die Nachfrage ist nicht leicht vorherzusagen. Sie schwankt je nach Wirtschaftslage, Markt, Preisgestaltung, Wettbewerb und technologischem Fortschritt und wirkt sich auf den Plan aus.
Planungshorizont: Unternehmen planen in der Regel für einen Zeitraum von drei bis 18 Monaten. In dieser Zeit kann viel passieren. Eine globale Pandemie oder eine Wahl mit überraschendem Ausgang können schnell zu großen Veränderungen führen.
Störungen in der Lieferkette: Eine Lieferkette ist ein komplexes Netzwerk, durch das das Produkt transportiert wird. Ein Krieg oder eine Naturkatastrophe in irgendeinem Teil der Welt kann selbst die besten Pläne beeinträchtigen.
Engpässe: Eine zu straffe Planung kann zu Engpässen in der Fertigungslinie führen und genau die Ineffizienzen verursachen, die durch eine Gesamtplanung vermieden werden sollen.
Glättung: Häufige Änderungen bei Produktion, Ressourcen usw. sind mit Glättungskosten verbunden, die oft nicht berücksichtigt werden.
Diese Herausforderungen können zwar die Gesamtplanung behindern, aber ein gutes Projektmanagement-Tool und durchdachte Prozesse können Abhilfe schaffen. Hier erfahren Sie, wie.
So implementieren Sie eine effektive Gesamtplanung
Daten sammeln
Für eine effektive Gesamtplanung benötigen Sie Daten zu Nachfrage und Kapazität, die mit jedem Ressourcenmanagement-Tool konsolidiert werden können.
Als Beispiel sammeln Sie auf der Nachfrageseite Daten zu folgenden Themen:
- Wie viele Produkte haben Sie in den letzten fünf Jahren verkauft?
- Wie hoch ist die Wachstumsrate des Umsatzes?
- Welche internen/externen Faktoren beeinflussen den Umsatz?
Auf der Seite der Kapazität lernen Sie Folgendes:
- Wie viel Rohmaterial, Maschinen und Ressourcen werden zur Herstellung des Produkts benötigt?
- Was sind die zusätzlichen Kosten für die Herstellung jedes Produkts?
- Wie hoch ist Ihre derzeitige Kapazität?
- Wie hoch ist Ihr aktueller Lagerbestand?
Wenn Sie eine Software für Projektmanagement wie ClickUp verwenden, sind viele dieser Daten möglicherweise sofort zugänglich. Einige Kunden von ClickUp nutzen das Tool als CRM-Lösung ( Customer Relationship Management ), um die Nachverfolgung ihrer Umsätze durchzuführen.
Dienstleistungsunternehmen nutzen die Workload-Ansicht, um die Kapazitäten ihrer Mitarbeiter zu verwalten. ClickUp Reports bieten detaillierte Einblicke darüber, wer was tut, wie lange es dauert, wie das Team arbeitet usw.
Ordnen Sie Ihren Bedarf der erwarteten Kapazität zu.
Nachdem Sie nun Daten von beiden Seiten haben, ist es an der Zeit, zu visualisieren, wie diese miteinander in Beziehung stehen. Dieser Schritt ist unerlässlich, um den verschiedenen Phasen des Prozesses die entsprechenden Kapazitäten zuzuweisen.
Ein Automobilhersteller benötigt beispielsweise erst am Ende des Prozesses Sitzbezüge und Mitarbeiter, die diese anbringen. Eine fundierte Mindmap des Prozesses hilft dabei, diesen Flow zu identifizieren.
ClickUp Mindmaps ist eine hervorragende Möglichkeit, die Nachfragekurve und die entsprechenden Anforderungen an die Kapazität darzustellen. Es dient als Kapazitätsplanungstool, um Ressourcen an die Nachfrage anzupassen.
Wenn Ihre aktuellen Prozesse zu verstreut sind, nutzen Sie diese ClickUp-Vorlagen für die Projektinkrementplanung (PI). Sie helfen Ihnen, die Projektkommunikation zu optimieren, eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen und eine gemeinsame Vision zu entwickeln.
Kosten schätzen
Eine gute Gesamtplanung berücksichtigt alle Kosten, die während des gesamten Produktlebenszyklus anfallen. Dies hilft Ihnen bei der Zuweisung Ihrer vorhandenen Kapazitäten und der Budgetierung für zukünftige Anforderungen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Kein Problem. Die Vorlagen für Kostenvoranschläge von ClickUp bieten Ihnen einen hervorragenden Ausgangspunkt. Laden Sie eine der Vorlagen herunter und passen Sie sie benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse an.
Wählen Sie Ihre Methode zur Gesamtplanung
Sobald Sie alle Informationen zur Hand haben, ist es an der Zeit, zu entscheiden, wie Sie Ihren Gesamtplan erstellen möchten. Es gibt drei häufig verwendete Strategien für die Gesamtplanung.
Level-Strategie: Diese Methode zielt darauf ab, Produktion und Beschäftigung ohne plötzliche Investitionen in die Produktionskapazitäten stabil zu halten. Dadurch bleibt der Workload zwar konstant, es besteht jedoch die Gefahr, dass trotz geringer Nachfrage immer mit maximaler Kapazität gearbeitet wird oder unnötige Lagerbestände entstehen.
Chase-Strategie: Bei dieser Methode richtet sich die Kapazität nach der Nachfrage. Als Ergebnis können Sie die Produktion an einen anderen Standort auslagern, Geräte kaufen/mieten oder Ressourcen einstellen/entlassen. Dieser Ansatz kann für die Teams störend sein und birgt das Risiko von Qualitätsproblemen.
Hybridstrategie: Diese Methode vereint das Beste aus beiden Welten. Sie sorgt für eine stabile Kapazität und bietet gleichzeitig Raum für kurzfristig verfügbare zusätzliche Produktion.
Andererseits können Sie auch die Nachfrageseite dieser Gleichung steuern, indem Sie:
- Rückstände annehmen: Nehmen Sie Bestellungen an, aber erfüllen Sie sie später entsprechend Ihrer Kapazitäten.
- Lieferverzögerung: Verlängern Sie die Zeitleiste oder wählen Sie eine Lieferung in Zeiträumen mit geringer Nachfrage.
- Erzeugen Sie komplementäre Nachfrage: Verkaufen Sie Ihren Kunden komplementäre Produkte im Cross-Selling/Up-Selling, um die hohe Nachfrage auszugleichen.
Planen und terminieren Sie das Projekt
Teilen Sie den Produktionsworkflow entsprechend Ihrer Vorstellung in Aufgaben und Unteraufgaben auf. Mit ClickUp-Aufgaben können Sie Fristen festlegen, Abhängigkeiten angeben und sogar Checklisten für eine bessere Qualitätskontrolle hinzufügen.
Ressourcen zuweisen
Verwenden Sie die von Ihnen gewählte Methode zur Gesamtplanung, um Ressourcen für jedes Projekt oder jeden Produktionslauf zuzuweisen.
Die Ressourcenmanagement-Software von ClickUp ist eine hervorragende Lösung für die Ressourcenplanung. Nutzen Sie die Workload-Ansicht für die Planung der Kapazität. Verwenden Sie die Kalenderansicht, um wichtige Meilensteine zu visualisieren. Erstellen Sie mit der Zeitleiste visuelle Roadmaps und arbeiten Sie gemeinsam an Prioritäten.
Identifizieren Sie potenzielle Risiken
Unabhängig davon, wie sorgfältig Ihr Plan auch sein mag, werden immer wieder Bedrohungen und Risiken durch externe Faktoren auftreten. Ein guter Gesamtplan umfasst Projektprognosen, um Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zu ihrer Minderung zu entwickeln.
Verwalten Sie das Projekt und kalibrieren Sie den Gesamtplan.
Ein effektiver Weg, um die Herausforderungen der Gesamtplanung zu meistern, ist Agilität. Die Features von ClickUp ermöglichen ein effektives Ressourcenmanagement während des gesamten Lebenszyklus des Projekts.
Es bietet die Sichtbarkeit, um die Ressourcenzuweisung während des gesamten Projekts anzupassen, falls unerwartete Verzögerungen oder Störungen auftreten.
Nutzen Sie Ihre Ressourcen optimal mit ClickUp
Unabhängig davon, ob Sie ein Produkt- oder Dienstleistungsgeschäft sind, hängt die Rentabilität davon ab, dass Sie die Nachfrage erfüllen, die Ressourcennutzung maximieren und Verschwendung minimieren. Die Gesamtplanung ist ein bewährtes Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
Damit die Gesamtplanung effektiv ist, sind verschiedene Business-Tools erforderlich, um Daten zu sammeln, Aufgaben zu verwalten, Ressourcen zuzuweisen, Zeiten zu erfassen, Verkäufe/Einkäufe zu verwalten, Teams zusammenzuarbeiten, Prozesse zu dokumentieren usw.
Unternehmen verwenden oft für jede dieser Aktivitäten ein anderes tool und verschwenden so wertvolle Zeit und Ressourcen für die Konsolidierung von Informationen. Was sie dabei verlieren, ist der Kontext.
Die All-in-One-Software für Projektmanagement von ClickUp ist als Ihr leistungsstärkstes Tool für all diese und weitere Aktivitäten konzipiert. Sie vereint alle Ihre Business-Intelligence-Daten an einem Ort und bringt Ihre Pläne zum Erfolg. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos!