Ihr Leitfaden für Content Governance: Was es ist und wie man es umsetzt

Wenn Sie ein kleines Geschäft führen, haben Sie in der Regel keine Probleme mit dem Content Management – Sie haben ein gleichmäßiges Volumen, vielleicht ein paar Mitarbeiter und weniger Hürden zu überwinden, um Ihre Inhalte vorzubereiten und zu veröffentlichen.

Mit dem Wachstum Ihres Geschäfts werden die Dinge etwas komplizierter. Sie beginnen, sich Gedanken über den richtigen Genehmigungsprozess, die Verteilung der Workload, die Veröffentlichung, Markenrichtlinien und viele andere Faktoren zu machen, die den Erfolg Ihrer Inhalte beeinflussen. Die Strategien, die Sie verwendet haben, als Ihr Geschäft noch kleiner war, sind nicht mehr praktikabel – Sie sind ihnen entwachsen. Es ist Zeit, sich größere Schuhe zuzulegen, um bequem zu bleiben und Ihren Weg zu gehen. 🚶

Diese Schuhe heißen Content Governance. Mit ihnen definieren Sie Regeln für Content-Management-Systeme und sorgen für Konsistenz und Klarheit auf ganzer Linie.

In diesem Artikel besprechen wir die Einzelheiten der Content Governance und bieten Schritte zum Erstellen und Implementieren von Regeln sowie zum Maximieren des Erfolgs mit ClickUp.

Was ist Content Governance?

Content Governance ist eine Reihe von redaktionellen Richtlinien und Regeln, die Ihre Inhalte regeln*. Sie beschreibt alle inhaltsbezogenen Aktivitäten und Prozesse ausführlich, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Content-Team weiß, wie er seine Arbeit mit minimalem Risiko für Fehler und Inkonsistenzen zu erledigen hat.

Es gibt keine spezifischen Regeln oder Gesetze, die festlegen, wie Ihr Content-Governance-Modell aussehen sollte. Sie sind für dessen Erstellung und Aktualisierung verantwortlich, je nach Größe, Tätigkeitsbereich und Zielen Ihres Unternehmens.

Ihre Content Governance kann sich beispielsweise auf den Schreibstil für Social-Media-Beiträge konzentrieren. Oder sie kann die tools beschreiben, die Sie im Content-Produktionsprozess verwenden, oder verschiedene Aspekte des Content-Managements definieren.

Unabhängig davon, worauf Sie sich konzentrieren, kann die Einrichtung eines Content-Governance-Rahmens die Qualität Ihrer Inhalte verbessern, sicherstellen, dass alle Mitglieder des Teams wissen, was sie zu erledigen haben, und letztendlich die Kundenzufriedenheit steigern.

Content Governance vs. Content-Strategie

Obwohl sie sich in einigen Aspekten ähneln, sind Inhalt und Content-Strategie nicht dasselbe.

Eine Content-Strategie befasst sich damit, wie Sie die produzierten Inhalte nutzen können, um Ihre Ziele zu erreichen und die Suchabsichten Ihrer Kunden zu erfüllen. Bei der Erstellung der Content-Strategie Ihres Unternehmens definieren Sie Ihre Zielgruppe und legen fest, wie Sie diese ansprechen möchten.

Content Governance hingegen konzentriert sich eher auf das Gesamtbild. Es deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte ab und sorgt für unternehmensweite Konsistenz.

Content Governance und Strategie gehen Hand in Hand und sind für einen erfolgreichen Inhalt unerlässlich. ☯️

Vorteile von Content Governance

Der Einstieg in die Governance des Inhalts mag zeitaufwändig und kompliziert erscheinen. 🚂

Wir wollen Ihnen nichts vormachen – manchmal kann es eine Herausforderung sein, aber der Aufwand lohnt sich, denn Sie profitieren von zahlreichen Vorteilen. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten davon.

Konsistenz der Inhalte

Stellen Sie sich ein Team von 10 Content-Managern vor. Jeder hat einen einzigartigen Schreibstil, Tonfall und Vorlieben hinsichtlich des Prozesses der Erstellung von Inhalten. Stellen Sie sich nun vor, dass alle an derselben Social-Media-Kampagne arbeiten. Das Ergebnis wäre eine wunderbare Mischung aus Chaos und Inkonsistenz.

Content Governance verhindert dies. Durch die Festlegung von Regeln für die Erstellung von Inhalten stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten eine Orientierungshilfe in Bezug auf Stil, Tonfall und technische Anforderungen haben. ⭐

Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko von Inkonsistenzen und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen als zuverlässig und vertrauenswürdig wahrgenommen wird.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation im Team

Teams ohne klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten werden wahrscheinlich auf Probleme stoßen, die sie nicht richtig lösen können, weil sie keine Ahnung haben, wer was wie macht.

Einer der Bereiche, mit denen sich Content Governance befasst, ist die Festlegung der Rolle jeder Person, die an der Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Überwachung von Inhalten beteiligt ist. Wenn jeder seine Aufgaben kennt, ist das Risiko minimal, dass Aufgaben übersehen werden oder sich überschneiden.

Dadurch kann die Zusammenarbeit im Team neue Höhen erreichen, da jeder versteht, welchen Beitrag er leistet. Es gibt weniger Engpässe und Verzögerungen bei der Erstellung und Verwaltung von Inhalten.

Da die Erstellung und Umsetzung eines Content-Governance-Modells ein Team-Aufwand ist, können Ihre Mitarbeiter aktiv dazu beitragen und ihre Ideen einbringen, um das Modell so funktional wie möglich zu gestalten. Dies stärkt den Zusammenhalt zwischen den Teammitgliedern, gibt ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden, und steigert ihre Motivation.

Verbesserte Qualität

Content Governance definiert jeden Aspekt der Inhaltserstellung, von Grammatikregeln bis hin zu kundenspezifischen Anforderungen und Präferenzen. Indem Sie sich auf diese detaillierten redaktionellen und Markenrichtlinien stützen, können Sie und Ihr Team erstklassige Inhalte liefern, die bei Ihren Clients den richtigen Ton treffen.

Bei Content Governance dreht sich alles um Konsistenz. Wenn Sie also Ihre Karten richtig spielen und ein funktionales Governance-Framework erstellen, können Sie immer wieder hochwertige Inhalte liefern! 😍

Verbesserte Planung und Entscheidungsfindung

Content Governance umfasst in der Regel die Festlegung von Kriterien zur Überwachung und Messung der Leistung Ihrer Inhalte. Diese wertvollen Infos dienen Ihnen als Grundlage für den Plan Ihrer Inhalte und das Treffen der richtigen Entscheidungen in der Zukunft, wodurch Sie die Verfügbarkeit und das Potenzial Ihrer Teams maximieren können.

So erstellen Sie mit ClickUp ein Modell für die Content-Governance: 5 Schritte

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein funktionales Content-Governance-Modell zu erstellen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die Leistungsfähigkeit von ClickUp, einer All-in-One-Plattform für Produktivität, nutzen können, um Content-Prozesse für Ihr Unternehmen zu erstellen.

Bevor wir uns mit dem Prozess befassen, müssen wir noch einmal betonen, dass Content Governance keine Einheitslösung ist. Sie erstellen sie unter Berücksichtigung von Faktoren wie denen Ihres Unternehmens:

Die unten aufgeführten Schritte dienen als allgemeine Anweisungen, die Sie als Grundlage für Ihr Content-Governance-Modell verwenden können. Passen Sie sie an, um ein Framework zu erstellen, das für Sie funktioniert und nicht gegen Sie. 💪

Schritt 1: Legen Sie Ihre Ziele fest

Dies ist zwar kein Schritt im eigentlichen Sinne, aber ein wertvoller Ausgangspunkt für Ihr Content-Governance-Modell. Wenn Sie Ihre Ziele nicht klar definieren, laufen Sie Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen und Inkonsistenzen innerhalb Ihres Teams zu fördern.

Sie müssen sich zunächst fragen, warum Sie dieses Framework überhaupt erstellen. Dokumentieren Sie Ihre Antworten mit ClickUp Goals, einem einzigartigen Feature für das Festlegen und die Nachverfolgung von Zielen.

Erstellen Sie Einzelziele und organisieren Sie diese in übersichtlichen Ordnern, um Ihren Fortschritt zu verfolgen und Informationen zu zentralisieren.

Passen Sie an, wer auf Ihre Ziele zugreifen kann – laden Sie Ihre Content-Manager, Autoren und Editors ein, Ziele anzuzeigen und zu bearbeiten, und stellen Sie sicher, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Schritt 2: Definieren Sie die Rollen innerhalb des Content-Marketing-Teams

Das Verwalten und Erstellen von Inhalten ist Teamarbeit. Neben Autoren benötigen Sie (möglicherweise) Editors, SEO-Manager, Content-Strategen, Analysten, Designer, Prüfer und Uploader.

Jedes Team-Mitglied ist ein Rädchen im Getriebe der Produktion und Verwaltung von Inhalt. Wenn ein Rädchen nicht richtig funktioniert, bricht das gesamte Getriebe zusammen. Um ein solches Szenario zu verhindern, müssen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Team-Mitglieder definieren. ⚙️

Dafür gibt es keine festen Regeln – entwickeln Sie eine Struktur, die für Ihr Team und dessen Stärken am besten geeignet ist.

Bei der Definition von Rollen ist es ratsam, Ihr Team um Input zu bitten. ClickUp hat dafür das perfekte tool – ClickUp Whiteboards. Stellen Sie sich diese als digitale Leinwand vor, auf der Sie und Ihr Team Brainstorming betreiben und einen idealen Plan für die Rollenverteilung ausarbeiten können.

Whiteboards verfügen über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, sodass Sie kein künstlerisches Genie sein müssen, um Ihre Gedanken auszudrücken. Fügen Sie relevante Mitglieder des Teams zu einem Whiteboard hinzu und beginnen Sie mit dem Brainstorming in Echtzeit! 🧠

Hinterlassen Sie Notizen und Kommentare, erstellen Sie Verbindungen zwischen Ihren Ideen und erstellen Sie eine Übersicht über die Rollen des Teams.

Sobald Sie die Verantwortlichkeiten jeder Person festgelegt haben, ist es an der Zeit, diese schriftlich festzuhalten. Verwenden Sie dazu ClickUp Docs, einen kollaborativen Texteditor, mit dem Sie Dokumente erstellen, bearbeiten, freigeben und speichern können.

Sie können für jede Rolle ein separates Dokument erstellen und die Verantwortlichkeiten mit Stichpunkten definieren. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzliche Info zu jeder Verantwortung bereitstellen – dies ist besonders für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hilfreich.

Fügen Sie Ihr Team zum entsprechenden Dokument hinzu und ermöglichen Sie ihm, dieses bei Bedarf jederzeit erneut aufzurufen. Sie können die Dokumente bei Bedarf bearbeiten, um die neuesten Änderungen zu berücksichtigen.

ClickUp-Dokumente sind ideal für die Zusammenarbeit – jede Person in einem Dokument erhält einen Cursor mit ihrem Namen darüber. Auf diese Weise können mehrere Personen dasselbe Dokument bearbeiten, ohne dass es zu Verwirrung kommt. Alles wird in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie und Ihr Team unabhängig vom Speicherort nahtlos zusammenarbeiten können.

Schritt 3: Definieren Sie Content-Workflows

Sie haben die Spieler definiert, jetzt ist es an der Zeit, das Spiel zu definieren. 🏐

In diesem Schritt skizzieren Sie alle Phasen, die Ihre Inhalte durchlaufen, bevor sie veröffentlicht werden. Diese Phasen können Ideenfindung, Inhaltserstellung, Bearbeitung, Überarbeitung, Freigabe, Veröffentlichung, Verteilung, Überprüfung usw. umfassen.

Dieser Schritt ist entscheidend für die Erstellung von Zeitleisten, die Entwicklung realistischer Pläne für den Inhalt und Strategien sowie die Minimierung des Risikos von Fehlern oder Versäumnissen.

ClickUp bietet Ihnen mehrere Optionen, mit denen Sie Workflows für den Inhalt mit maximaler Präzision definieren können:

Sie können beispielsweise das benutzerdefinierte Feld „Datei“ verwenden, um Dateien als Anhänge an Ihre Aufgaben zu hängen und so Info zu zentralisieren, oder das benutzerdefinierte Feld „Personen“, um bestimmte Teammitglieder für verschiedene Aufgaben zu taggen.

Sie werden das benutzerdefinierte Feld „Beziehungen” zu schätzen wissen. Damit können Sie festlegen, welche Aufgabe oder Aktivität zuerst abgeschlossen werden muss, und die richtige Reihenfolge sicherstellen, um Ihre Workflows zu unterstützen.

Schritt 4: Erstellen Sie redaktionelle Richtlinien und Verfahren

Dies ist das Herzstück Ihres Content-Governance-Modells – hier definieren Sie alle inhaltsbezogenen Aufgaben und Aktivitäten in Ihren Workflows und beschreiben diese detailliert.

Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, eine maßgebliche Quelle für Gartenfragen zu werden. Dieses Ziel erreichen Sie, indem Sie zunächst fünf Artikel zu diesem Thema veröffentlichen. Darin erklären Sie verschiedene Verfahren und bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Planen, Anlegen und Pflegen von Gärten.

In dieser Phase definieren Sie:

Außerdem legen Sie fest, worauf sich Editors bei der Überprüfung der Inhalte konzentrieren sollten und welche KPIs Sie beobachten, um die Nachverfolgung der Leistung der Inhalte durchzuführen.

Sobald Sie alle Regeln, Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit Ihren Content-Workflows festgelegt haben, müssen Sie diese dokumentieren und an die relevanten Teammitglieder freigeben. Dazu verwenden Sie eine bereits erwähnte ClickUp-Option: ClickUp Docs.

Was wir noch nicht erwähnt haben, ist ein Feature, das Sie in ClickUp Docs erhalten: ClickUp AI. Dieser KI-gestützte Schreibassistent hilft Ihnen beim Brainstorming, bei der Bearbeitung und beim Formatieren Ihrer Dokumente. Er spart Ihnen Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern oder Inkonsistenzen, indem er ganze SOPs schreibt, Meeting-Notizen zusammenfasst und Aktionspunkte generiert.

Das Besondere an ClickUp Docs ist, dass Sie sie mit Aufgaben verknüpfen können. Auf diese Weise können Sie einen konstanten Informationsfluss schaffen und aufrechterhalten und sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder wissen, was in verschiedenen Szenarien zu tun ist.

Neben der Hinzufügung relevanter Mitglieder des Teams zu ClickUp-Dokumenten, die Informationen zu Regeln und Verfahren enthalten, wäre es eine gute Idee, diese zu überprüfen. Sie können dies entweder tun:

So können Sie Ihrem Team das Modell der Inhalts-Governance näherbringen und sicherstellen, dass alle es verstehen.

Wenn Sie Hilfe bei der Festlegung von Regeln und Verfahren benötigen oder Zeit sparen möchten, indem Sie eine Verknüpfung nehmen, stöbern Sie in der umfangreichen Bibliothek von ClickUp mit über 1.000 Vorlagen für verschiedene Zwecke.

Schauen Sie sich unbedingt die SOP-Vorlagen an, um einen Vorsprung bei der Ausarbeitung Ihrer Content-Governance-Verfahren zu erhalten. Alle ClickUp-Vorlagen sind anpassbar, sodass Sie sie an Ihre Workflows anpassen können. 🥳

Schritt 5: Führen Sie die Nachverfolgung der Leistung des Content-Governance-Prozesses durch

Sie haben ein Modell für die Governance des Inhalts erstellt und können sich nun zurücklehnen und entspannen. Nicht so schnell!

Sie müssen die Leistung Ihres Modells nachverfolgen, um festzustellen, ob es aktualisiert werden muss. ClickUp Dashboards sind dafür ideal – nutzen Sie über 50 Karten, um ein benutzerdefiniertes Kontrollzentrum aufzubauen und Erfolge zu visualisieren.

Neben der Auswertung von Daten ist ein Gespräch mit Ihrem Team eine hervorragende Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Ihr Content-Governance-Modell seinen Zweck erfüllt. Schließlich sind es Ihre Mitarbeiter, die nach diesem Modell arbeiten, und sie können Ihnen sagen, ob in bestimmten Bereichen Überarbeitungen und Verbesserungen erforderlich sind.

ClickUp bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, mit Ihrem Team zu kommunizieren:

ClickUp-Formulare verfügen über ein Drag-and-Drop-Design, sodass Sie im Handumdrehen ein Formular erstellen können. Verwenden Sie Aufgaben- und Benutzerdefinierte Felder als Blöcke für Ihr Formular.

Das Beste an ClickUp Forms ist, dass Sie Antworten in Aufgaben umwandeln können! Wenn beispielsweise mehrere Teammitglieder angegeben haben, dass sie eine Umstrukturierung der Rollen wünschen, um dem steigenden Arbeitsvolumen und neuen Mitarbeitern gerecht zu werden, können Sie diese Antwort in eine konkrete Aufgabe umwandeln. Fügen Sie dann einen Mitarbeiter hinzu und beauftragen Sie ihn, zu prüfen, wie die Rollen umstrukturiert werden können, um eine faire und optimale Workload zu gewährleisten.

Meistern Sie Content Governance mit ClickUp

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Content-Governance-Modelle mit ClickUp! Mit den leistungsstarken Features der Plattform können Sie die Regeln und Verfahren für Ihre Inhalte erstellen, verwalten, überwachen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmen.

Melden Sie sich bei ClickUp an, um Ihr Team zu vereinen und im Bereich des Inhalts die Nase vorn zu haben! 🥇