Wenn Sie eine kleines Geschäft haben Sie normalerweise keine Probleme mit content Management -Sie haben ein konstantes Volumen, vielleicht ein paar Mitarbeiter und weniger Aufwand bei der Vorbereitung und Veröffentlichung Ihrer Inhalte.
Wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen, werden die Dinge etwas komplizierter. Sie machen sich Gedanken über den richtigen Genehmigungsprozess, die Verteilung des Workloads und die Veröffentlichung, markenrichtlinien und viele andere Faktoren, die den Erfolg Ihrer Inhalte beeinflussen. Die Strategien, die Sie verwendet haben, als Ihr Geschäft noch kleiner war, sind nicht mehr praktikabel - Sie sind ihnen entwachsen. Es ist an der Zeit, sich größere Schuhe zuzulegen, um bequem zu bleiben und den Weg zu gehen. 🚶
Diese Schuhe nennt man Content Governance. Damit legen Sie Regeln für Content-Management-Systeme fest und sorgen für Konsistenz und Klarheit im gesamten Unternehmen.
In diesem Artikel gehen wir auf die Feinheiten der Content Governance ein und bieten Schritte zur Erstellung und Implementierung von Regeln und zur Maximierung des Erfolgs mit ClickUp .
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Was ist Content Governance?
Content Governance ist eine Reihe von redaktionellen Richtlinien und Regeln, die Ihren Inhalt regeln. **Sie beschreibt alle inhaltsbezogenen Aktivitäten und Prozesse detailliert, um sicherzustellen, dass jede Person in Ihrem Content Team weiß, wie sie die Aufgabe zu erledigen hat, ohne dass das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten besteht
Es gibt keine spezifischen Regeln oder Gesetze, die festlegen, wie Ihr Content-Governance-Modell aussehen soll. Sie sind für die Erstellung und Aktualisierung verantwortlich, je nach Größe, Branche und Ziel Ihres Unternehmens.
So kann sich Ihre Content Governance zum Beispiel auf den Schreibstil für Beiträge in sozialen Medien konzentrieren. Oder es könnte die Tools beschreiben, die Sie für die prozess der Produktion von Inhalten oder mehrere Aspekte des Inhaltsmanagements definieren.
Was auch immer Ihr Schwerpunkt ist, die Festlegung eines Inhalts governance-Rahmen kann die Qualität Ihrer Inhalte verbessern, sicherstellen, dass jeder im Team weiß, was er zu erledigen hat, und letztlich die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Content Governance vs. Content-Strategie
Obwohl sie sich in einigen Aspekten ähneln, sind Content Governance und Content-Strategie nicht dasselbe.
Bei einer Content-Strategie geht es darum, wie Sie die erstellten Inhalte nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen und die Suchabsicht Ihrer Kunden zu erfüllen. Bei der Erstellung der Inhaltsstrategie Ihres Unternehmens definieren Sie Ihr Einzelziel und legen fest, wie Sie es ansprechen wollen.
Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Content Governance mehr auf das große Ganze. **Sie deckt den gesamten Weg Ihres Inhalts ab und sorgt für unternehmensweite Konsistenz
Content Governance und Strategie gehen Hand in Hand und sind für ein erfolgreiches Content Management System notwendig. ☯️
Nachverfolgung des Inhaltslebenszyklus für alle Ihre Assets in einer ClickUp Liste
Vorteile von Content Governance
Auf den Zug der Content Governance aufzuspringen, mag zeitaufwändig und kompliziert klingen. 🚂
Wir werden nicht lügen - manchmal kann es eine Herausforderung sein, aber der Aufwand ist es wert, denn Sie werden viele Vorteile genießen. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten davon.
Konsistenz des Inhalts
Stellen Sie sich ein Team von 10 Inhaltsmanagern vor. Jeder hat einen eigenen Schreibstil, einen eigenen Tonfall und eigene Vorlieben bei der Erstellung von Inhalten. Und nun stellen Sie sich vor, dass sie alle an derselben Social-Media-Kampagne arbeiten. Das Ergebnis ist eine schöne Mischung aus Chaos und Inkonsistenz.
Content Governance verhindert dies. Indem Sie Regeln für die Erstellung von Inhalten festlegen, stellen Sie sicher, dass jeder einen Leitstern hat, an dem er sich in Bezug auf Stil, Ton und technische Anforderungen orientieren kann. ⭐
Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko von Unstimmigkeiten und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen als zuverlässig und vertrauenswürdig wahrgenommen wird
Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
Teams ohne klar definierte Rollen und Zuständigkeiten werden wahrscheinlich ein Problem haben, das sie nicht richtig lösen können, weil sie nicht wissen, wer was und wie erledigt.
Einer der Bereiche, mit denen sich Content Governance befasst, ist die Festlegung der Rolle jeder Person, die an der Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Überwachung von Inhalten beteiligt ist. **Wenn jeder seine Zuständigkeiten kennt, ist das Risiko, dass Aufgaben durch die Maschen rutschen oder sich überschneiden, minimal
Folglich, zusammenarbeit im Team kann neue Dimensionen erreichen, weil jeder weiß, was er in die Tabelle einbringt. Es gibt weniger Engpässe und Verzögerungen bei der Erstellung und Verwaltung von Inhalten.
Da die Erstellung und Umsetzung eines Content-Governance-Modells ein Aufwand für das Team ist, können Ihre Mitarbeiter aktiv dazu beitragen, das Modell so funktional wie möglich zu gestalten. Dies stärkt die Bindung zwischen den Mitgliedern des Teams und gibt ihnen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, was ihre Motivation steigert.
Verbesserte Qualität
Content Governance definiert jeden Aspekt von erstellung von Inhalten von Grammatikregeln bis hin zu kundenspezifischen Anforderungen und Präferenzen. Anhand dieser detaillierten Redaktions- und Markenrichtlinien können Sie und Ihr Team erstklassige Inhalte liefern, die bei Ihren Kunden die richtige Notiz treffen.
**Wenn Sie also Ihre Karten richtig ausspielen und einen funktionalen Governance-Rahmen schaffen, werden Sie in der Lage sein, immer wieder hochwertige Inhalte zu liefern! 😍
Verbesserte Planung und Entscheidungsfindung
Content Governance beinhaltet in der Regel die Festlegung von Kriterien für die Überwachung und Messung der Leistung Ihrer Inhalte. Auf der Grundlage dieser wertvollen Infos können Sie Ihre Inhalte planen und die richtigen Entscheidungen für die Zukunft treffen, um die Verfügbarkeit und das Potenzial Ihres Teams zu maximieren.
Wie Sie mit ClickUp ein Content-Governance-Modell erstellen: 5 Schritte
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein funktionierendes Content-Governance-Modell zu erstellen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die Leistungsfähigkeit von ClickUp, einer All-in-One-Lösung, nutzen können produktivitätsplattform um inhaltliche Prozesse für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Bevor wir uns mit dem Prozess befassen, müssen wir noch einmal betonen, dass es sich bei der Content Governance nicht um eine Einheitslösung handelt. Sie müssen sie im Einklang mit Faktoren wie denen Ihres Unternehmens erstellen:
- Größe
- Branche
- Ziele
- Anforderungen des Clients
Die im Folgenden beschriebenen Schritte dienen als allgemeine Anweisungen, die Sie als Grundlage für Ihr Content-Governance-Modell verwenden können. Passen Sie sie an, um einen Rahmen zu schaffen, der für Sie und nicht gegen Sie arbeitet. 💪
Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Ziele
Dies ist kein Schritt an sich, aber ein wertvoller Ausgangspunkt für Ihr Content-Governance-Modell. Wenn Sie Ihre Ziele nicht festlegen, laufen Sie Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen und Inkonsistenzen innerhalb Ihres Teams zu fördern.
**Sie müssen sich fragen, warum Sie diesen Rahmen überhaupt schaffen ClickUp Ziele ein einzigartiges Feature zur Einstellung und Nachverfolgung von Zielen.
Erstellen Sie Einzelziele und organisieren Sie Ihre Ziele in einfach zu navigierenden Ordnern, um Ihre Fortschritte zu verfolgen und Informationen zu zentralisieren.
Legen Sie fest, wer auf Ihre Ziele zugreifen darf - laden Sie Ihre Content Manager, Autoren und Editoren zur Ansicht und Bearbeitung von Zielen ein und stellen Sie sicher, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Schritt 2: Definieren Sie die Rollen innerhalb des Content Marketing Teams
Die Verwaltung und Erstellung von Inhalten ist ein Teamsport. Neben Autoren benötigen Sie (möglicherweise) auch Editoren, SEO-Manager, Content-Strategen, Analysten, Designer, Genehmiger und Uploader.
Jedes Mitglied des Teams ist ein Rädchen im Getriebe der Produktion und Verwaltung von Inhalten. Wenn ein Rädchen nicht funktioniert, bricht das ganze Rad zusammen. Um ein solches Szenario zu verhindern, müssen Sie die Rollen und Zuständigkeiten Ihrer Teammitglieder festlegen. ⚙️
Hierfür gibt es kein Regelwerk - entwickeln Sie eine Struktur, die am besten zu Ihrem Team und dessen Stärken passt.
Bei der Festlegung der Rollen ist es eine gute Idee, Ihr Team um Anregungen zu bitten. ClickUp hat das perfekte Tool dafür
[ClickUp Whiteboards]
. Betrachten Sie es als eine digitale Leinwand, auf der Sie und Ihr Team ein Brainstorming durchführen und einen idealen Plan für die Rollenverteilung erstellen können.
ClickUp Whiteboards sind Ihr zentraler, visueller Hub, um Ideen im Team in koordinierte Aktionen zu verwandeln
Whiteboards haben eine Drag-and-Drop-Oberfläche, so dass Sie kein künstlerisches Genie sein müssen, um Ihre Gedanken auszudrücken. Fügen Sie relevante Mitglieder Ihres Teams zu einem Whiteboard hinzu und beginnen Sie mit dem Brainstorming in Echtzeit! 🧠
Hinterlassen Sie Notizen und Kommentare, verbinden Sie Ihre Ideen und erstellen Sie einen Überblick über die Rollen des Teams.
Sobald Sie die Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen festgelegt haben, ist es an der Zeit, diese schriftlich festzuhalten
[ClickUp Dokumente]
ein kollaborativer Text Editor, mit dem Sie Dokumente erstellen, bearbeiten, freigeben und speichern können.
Arbeiten Sie mit ClickUp Docs gemeinsam an der Strategie für die Inhalte Ihres Unternehmens
Sie können für jede Rolle ein eigenes Dokument erstellen und die Verantwortlichkeiten mit Aufzählungspunkten definieren. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzliche Infos zu jeder Aufgabe bereitstellen, was bei der Schulung neuer Mitarbeiter sehr hilfreich ist.
Fügen Sie Ihr Team zu dem entsprechenden Dokument hinzu und erlauben Sie ihm, es bei Bedarf wieder aufzurufen. Sie können die Dokumente bei Bedarf bearbeiten, um die neuesten Änderungen zu berücksichtigen.
ClickUp-Dokumente sind ideal für die Zusammenarbeit - jede Person in einem Dokument erhält einen Cursor mit ihrem Namen darüber. Auf diese Weise können mehrere Personen das gleiche Dokument bearbeiten, ohne dass es zu Verwechslungen kommt. Alles wird in Echtzeit aktualisiert, so dass Sie und Ihr Team unabhängig von Ihrem Speicherort nahtlos zusammenarbeiten können.
Schritt 3: Definieren von Workflows für Inhalte
Sie haben die Akteure definiert, nun ist es an der Zeit, das Spiel zu definieren. 🏐
In diesem Schritt skizzieren Sie jede Phase, die Ihr Inhalt durchläuft, um veröffentlicht zu werden. Zu diesen Phasen gehören Ideenfindung, Produktion von Inhalten, Bearbeitung, Verfeinerung, Genehmigung, Veröffentlichung, Verteilung, Überprüfung usw.
**Dieser Schritt ist entscheidend für die Erstellung von Zeitleisten, die Ausarbeitung realistischer Pläne und Strategien für Inhalte und die Minimierung des Risikos von Fehlern oder Versäumnissen
ClickUp verfügt über mehrere Optionen, die Sie nutzen können, um die Arbeitsabläufe für Inhalte mit maximaler Präzision zu definieren:
- ClickUp Whiteboards: Visualisieren Sie den gesamten Content Workflow und verbinden Sie verschiedene Phasen mit einem einfachen Drag-and-Drop
- ClickUp's Workflow Vorlagen : Sie müssen Ihre Workflows nicht von Grund auf neu erstellen. Die vorgefertigten Abschnitte werden Sie in die richtige Richtung führen
- ClickUp's 15+ Ansichten : Definieren Sie Ihre Workflows und skizzieren Sie jedes Detail. Verwenden Sie einen Klassiker wie denListenansicht um alle Aktivitäten zu überblicken. ClickUp bietet ein Feature namensBenutzerdefinierte Felder. Damit können Sie für jede Aufgabe Details angeben, um organisierte Daten und Details zu erhalten
Erstellen eines freigegebenen redaktionellen Kalenders in ClickUp
Mit dem benutzerdefinierten Feld "Datei" können Sie zum Beispiel Dateien an Ihre Aufgaben anhängen, um Infos zu zentralisieren, oder mit dem benutzerdefinierten Feld "Personen" können Sie bestimmte Mitglieder des Teams für verschiedene Aufgaben taggen.
Sie werden das benutzerdefinierte Feld Beziehungen zu schätzen wissen. Damit können Sie benutzerdefiniert festlegen, welche Aufgabe oder Aktivität zuerst abgeschlossen werden muss, und die richtige Reihenfolge sicherstellen, um Ihre Workflows zu unterstützen.
Schritt 4: Erstellen Sie redaktionelle Richtlinien und Verfahren
Dies ist das Herzstück Ihres Content-Governance-Modells - hier definieren Sie jede inhaltsbezogene Aufgabe und Aktivität in Ihren Workflows und beschreiben sie im Detail.
Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, eine maßgebliche Quelle für Gartenarbeit zu werden. Sie erreichen dieses Ziel, indem Sie zunächst fünf Artikel zu diesem Thema veröffentlichen. Sie erläutern verschiedene Prozesse und bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Planung, den Anbau und die Pflege von Gärten.
In dieser Phase werden Sie definieren:
- Den gewünschten Ton und Schreibstil
- Regeln für Interpunktion und Großschreibung
- Architektur des Inhalts
- Visuelle Richtlinien
Sie legen auch fest, worauf die Editoren bei der Überprüfung des Inhalts achten sollten und welche KPIs Sie zur Nachverfolgung der Leistung des Inhalts beobachten werden.
Sobald Sie alle Regeln, Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Ihre Inhalte-Workflows festgelegt haben, müssen Sie diese dokumentieren und für die betreffenden Mitglieder des Teams freigeben. Hierfür verwenden Sie eine ClickUp-Option, die wir bereits erwähnt haben - ClickUp Docs.
Was wir noch nicht besprochen haben, ist ein zusätzliches Feature, das Sie in ClickUp Docs erhalten
[ClickUp AI]
. Diese KI-gestützter Schreibassistent hilft Ihnen beim Brainstorming, der Bearbeitung und dem Formatieren Ihrer Dokumente. Er spart Ihnen Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern oder Unstimmigkeiten, indem er komplette SOPs schreibt, Notizen zu Meetings zusammenfasst und Elemente für Aktionen erstellt.
Nutzen Sie den KI-Schreibassistenten in ClickUp, um Blogbeiträge zu erstellen, Ideen zu sammeln, E-Mails zu verfassen und vieles mehr
Das Besondere an ClickUp Dokumenten ist, dass Sie sie mit Aufgaben verbinden können. Auf diese Weise können Sie einen konstanten Informationsfluss schaffen und aufrechterhalten und sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder wissen, was sie in verschiedenen Szenarien zu erledigen haben.
Neben dem Hinzufügen von relevanten Mitgliedern des Teams zu ClickUp Dokumenten, die Informationen über Regeln und Verfahren enthalten, wäre es eine gute Idee, diese zu überprüfen. Zu erledigen ist dies entweder in:
- In einem persönlichen Meeting
- In einem Online Meeting mit [ClickUp's Zoom-Integration]
**Damit können Sie Ihr Team durch das Modell der Content Governance führen und sicherstellen, dass jeder es versteht
Und schließlich, wenn Sie Hilfe bei der Festlegung von Regeln und Verfahren benötigen oder wenn Sie zeit sparen durch eine Verknüpfung, durchstöbern Sie die umfangreiche Bibliothek von ClickUp mit
[über 1.000 Vorlagen]
für verschiedene Zwecke.
Sehen Sie sich unbedingt an
um einen Vorsprung bei der Ausarbeitung Ihrer Verfahren zur Verwaltung von Inhalten zu erhalten. Alle ClickUp Vorlagen sind anpassbar, so dass Sie sie an Ihre Arbeitsabläufe anpassen können. 🥳
Schritt 5: Nachverfolgung der Leistung des Content-Governance-Prozesses
Sie haben ein Content-Governance-Modell erstellt und können sich nun entspannt zurücklehnen. Nicht so schnell!
Sie müssen die Leistung Ihres Modells nachverfolgen, um festzustellen, ob es aktualisiert werden muss.
[ClickUp Dashboards]
sind perfekt dafür geeignet - verwenden Sie 50+ Karten, um ein benutzerdefiniertes Kontrollzentrum zu erstellen und den Erfolg zu visualisieren.
Dashboards in ClickUp 3.0 geben agilen Projektmanagern einen schnellen Überblick über die verbleibenden Aufgaben und Prioritäten des Teams für die Woche sowie detaillierte Burnup- und Burndown-Diagramme
Neben der Betrachtung von Daten ist ein Gespräch mit Ihrem Team eine hervorragende Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Ihr Content-Governance-Modell seinen Zweck erfüllt. Schließlich sind sie diejenigen, die nach dem Modell arbeiten, und sie können Ihnen sagen, ob bestimmte Bereiche überarbeitet und verbessert werden müssen.
ClickUp bietet mehrere Möglichkeiten, mit Ihrem Team zu kommunizieren:
- [Ansicht des Chats] können Sie Ihrem Team neben Ihrer Arbeit Nachrichten schicken. Verwenden Sie @mentions, um bestimmte Mitglieder Ihres Teams anzusprechen, Ihre Nachrichten zu formatieren und sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation genau richtig ist
- [ClickUp-Kommentare] sind Inhaltgovernance tools ideal, um schnelles Feedback zu sammeln und Ihr Team vor der Veröffentlichung von Inhalten nach seiner Meinung zu fragen
- [ClickUp Formulare] hilft Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, um herauszufinden, wie Ihren Mitgliedern das aktuelle Modell gefällt. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern, indem Sie eine Box für Ideen zur Verbesserung des Modells und zur Steigerung seiner Leistung hinterlassen
Ziehen Sie benutzerdefinierte Felder per Drag & Drop in die Ansicht "Formular", um umfassende Umfragen zu erstellen oder Feedback in ClickUp 3.0 zu sammeln
ClickUp Formulare haben ein Drag-and-Drop-Design, so dass Sie ein Formular in kürzester Zeit erstellen können. Verwenden Sie Aufgaben und benutzerdefinierte Felder als Bausteine für Ihr Formular.
Das Beste an ClickUp Formularen ist, dass Sie Antworten in Aufgaben umwandeln können! Wenn zum Beispiel mehrere Mitglieder eines Teams angeben, dass sie eine Umstrukturierung der Rollen wünschen, um dem steigenden Arbeitsvolumen und neuen Mitarbeitern gerecht zu werden, können Sie diese Antwort in eine konkrete Aufgabe umwandeln. Fügen Sie dann einen Mitarbeiter hinzu und weisen Sie ihn an, zu untersuchen, wie die Rollen umstrukturiert werden können, um einen fairen und optimalen Workload zu gewährleisten.
Master Content Governance mit ClickUp
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Content-Governance-Modelle mit ClickUp! Mit dem robusten Feature-Set der Plattform können Sie die Regeln und Verfahren für Ihre Inhalte erstellen, verwalten, überwachen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmen.
[Anmeldung für ClickUp]
um Ihr Team zu vereinen und bei den Inhalten an der Spitze zu bleiben! 🥇