10 beste Vorlagen für Projektanfragen für Teams

Es gibt verschiedene Arten von Projekten, die jeweils unterschiedliche Anforderungen haben. Jedes Projekt, wie beispielsweise ein Softwareentwicklungsprojekt, beginnt mit einer Idee. Aber eine Idee allein reicht nicht aus, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Um die Idee in eine funktionierende Lösung umzusetzen, müssen Sie deren Ziele, erwartete Ergebnisse, Lieferstandards, Erfolgskriterien usw. verstehen. Eine gute Vorlage für ein Formular zur Projektanfrage fasst all dies und noch mehr zusammen.

Was ist eine Vorlage für ein Formular für die Projektanfrage?

Ein Projektanfrageformular ist eine Liste mit Fragen, die Geschäftsteams beantworten müssen, wenn sie eine Arbeit in Auftrag geben. Es handelt sich um einen formellen Prozess, mit dem Projektteams alle notwendigen Details sammeln, bevor sie mit der Arbeit beginnen.

Eine Vorlage für ein Projektanfrageformular ist eine grundlegende Liste mit Fragen, die bereits vorbereitet ist und zu Ihrem Workflow hinzugefügt werden kann. Wenn das Finanzteam beispielsweise eine interaktive digitale Schnittstelle benötigt, um Rechnungen von Lieferanten zu sammeln, enthält die Vorlage für das Projektanfrageformular Fragen wie:

Als das Team, das das Projekt durchführt, können Sie in diesem Formular alle erforderlichen Details erfassen.

Was macht eine gute Vorlage für ein Formular zur Projektanfrage aus?

Eine gute Vorlage für ein Projektanfrageformular bietet dem Anfragenden und dem Projektteam Klarheit und Kontext. Sie ermöglicht dem Anfragenden:

Damit kann das Projektteam:

Bestandteile einer guten Vorlage für ein Projektanfrageformular

Eine gute Vorlage für ein Projektanfrageformular soll ein klares Gesamtbild vermitteln und gleichzeitig die Details hervorheben.

Ziele und Zielsetzungen: Warum ist dieses Projekt notwendig? Wie wird es genutzt werden? Welchen Wert bringt es für das Geschäft?

Projekt-Workflow: Welchem Prozess sollte das Projekt folgen?

Erwartete Fristen: Wann muss dieses Projekt fertiggestellt sein? Warum ist die gewählte Frist relevant?

Stakeholder: Wer sind die Stakeholder des Projekts? Wer trifft die Entscheidungen? Wer erteilt die Genehmigungen?

Spezifikationen: Soll es den Markenrichtlinien entsprechen? Oder muss es bestimmte Vorschriften erfüllen?

Es sollte sich deutlich von einem Werbedesign-Projekt unterscheiden. Daher wird eine Vorlage möglicherweise nicht all Ihren Anforderungen gerecht.

Keine Sorge. Wir haben benutzerdefinierte Vorlagen erstellt.

Die 10 besten Vorlagen für Projektanfrageformulare, die Ihnen den Einstieg in jedes gewünschte Projekt erleichtern.

1. ClickUp-Vorlage für Projektanfragen und -genehmigungen

Beantragen, prüfen, genehmigen und starten Sie Projekte mit einer einzigen, übersichtlichen Vorlage.

Für den Antragsteller enthält die ClickUp-Vorlage für Projektanträge und -genehmigungen ein Formular, in das er den Projektnamen und die Beschreibung eingeben, Prioritäten festlegen, Zeitleisten hinzufügen und zusätzliche Ressourcen hochladen kann.

Nach der Einreichung erstellt ClickUp automatisch eine „Anforderungsaufgabe”, die zur Überprüfung und Genehmigung vorgesehen ist. Als Projektmanager können Sie alle angeforderten Aufgaben als Liste und als Board (Kanban-Ansicht) anzeigen.

Wenn die Aufgabe genehmigt wurde, wird sie zur Liste „Genehmigte Aufgaben” hinzugefügt und kann von Ihrem Team bearbeitet werden. Sie können Benachrichtigungen einrichten, um über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben. Mit dieser Vorlage können Sie Ihre Anfrage auch bearbeiten, aktualisieren oder zurückziehen.

Diese Vorlage ist der erste Schritt Ihres Projektmanagement-Prozesses und dient dazu, alle Anfragen aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln und zu konsolidieren.

2. ClickUp-Vorlage für kreative Anfragen-Formulare

Designteams erhalten zahlreiche Anfragen aus den Bereichen Marketing, Produktentwicklung, Ereignisse und mehr. Die ClickUp-Vorlage für kreative Anfragen hilft dabei, den Workflow zu optimieren.

Mit dieser Vorlage kann jeder einen Kreativ-Brief auf die für das Designteam am besten geeignete Weise einreichen. Das Formular kann mit einem Namen, einer Beschreibung und der Art des kreativen Ergebnisses ausgefüllt werden. Außerdem kann eine Frist festgelegt werden.

Wenn Sie die Anfrage erhalten, können Sie neue Anfragen an Personen/Teams zuweisen oder Status als Teil Ihres Workflows festlegen. Sie können auch die Benutzerdefinierten Felder verwenden, um Optionen zum Dropdown-Menü für kreative Ergebnisse hinzuzufügen, wenn sich Ihr Angebot erweitert.

Mit der Listenansicht können Sie alle anstehenden Aufgaben verfolgen. Mit der Pipeline-Ansicht können Sie Status und Eskalationen verfolgen, falls vorhanden. Mit der Aufgabenansicht können Sie mit dem Team zusammenarbeiten, Kreativmaterial hochladen, Feedback sammeln und Genehmigungen einholen.

3. ClickUp-Vorlage für Ressourcenanfragen

In der schnelllebigen Welt von heute entwickeln sich Projekte rasant weiter. Um Schritt zu halten, benötigen Projektmanager oft zusätzliche Ressourcen. Wenn jeder Projektmanager zusätzlichen Support anfordert, kann dies mit der Zeit zu einer unüberschaubaren Situation führen.

Um Ihr Betriebsmanagement zu optimieren, verwenden Sie die ClickUp-Vorlage „Anfrage für Ressourcen”. Diese umfassende Vorlage enthält Felder für:

Sobald die Anfrage eingereicht wurde, können Ressourcenmanager die Review-Board-Ansicht nutzen, um sich eine Übersicht über alle Ihre Projektanfragen zu verschaffen, die nach Status gruppiert sind.

Klicken Sie in dieser Ansicht auf eine bestimmte Karte für Aufgaben, um deren Details anzuzeigen, und ziehen Sie sie über das Board, um ihren Status zu ändern.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Kosten zu schätzen, Genehmigungen einzuholen, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen.

Verwenden Sie diese Vorlage, um Ressourcenanforderungen in Ihren Workflow des Projektmanagements zu integrieren. Fordern Sie Projektressourcen mühelos an, weisen Sie sie zu und verwalten Sie sie.

4. ClickUp-Vorlage für Arbeitsanfragen

Im Gegensatz zu einem Projekt mit spezifischen Zielen, an dem mehrere Personen beteiligt sind, das verschiedene Schritte umfasst und sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ist eine „Arbeit” oder Aufgabe in der Regel viel einfacher. Dies könnte beispielsweise eine Anfrage für eine neue E-Mail-ID durch die Marketingabteilung oder die Bereitstellung von zusätzlichem Cloud-Speicherplatz durch die Technikabteilung sein.

Um sie effektiv zu verwalten, ohne dass etwas übersehen wird, benötigen Sie einen Prozess. Die ClickUp-Vorlage für Arbeitsanfragen bietet Ihnen genau das.

Mit dieser Vorlage kann der Benutzer eine Anfrage stellen, die auszuführenden Arbeiten beschreiben, Prioritäten/Fristen festlegen und gegebenenfalls weitere Details eingeben.

Als Projektmanager können Sie

5. ClickUp-Vorlage für Team-Anfragen

Ob Markenartikel oder Büromaterial – Sie benötigen eine Möglichkeit, Team-Anfragen zu erfassen, zu verfolgen und zu verwalten. Die ClickUp-Vorlage für Team-Anfragen hilft Ihnen dabei.

Mit dieser Vorlage können Admin-Teams alle internen Anfragen erfassen. Du kannst Details zum Anfragenden, die Art der Anfrage und Fälligkeitsdaten sammeln. Leg auch benutzerdefinierte Felder für Kategorien und Anzahl fest.

Als Beispiel können Sie das Dropdown-Menü für Kategorien so benutzerdefiniert anpassen, dass es Stifte, Bleistifte und Notepads enthält. Wenn Sie für Ihr Geschäft auch Waren und Zeitschriftenabonnements verwalten, können Sie dies wie folgt strukturieren.

Auf diese Weise können Sie die Art der Anfragen, die Sie erhalten, organisieren. Verwenden Sie die Board-Ansicht „Anfragetypen”, um Anfragen in jeder Kategorie zu überwachen. Erfahren Sie, ob Sie zu wenig Lagerbestände haben, und geben Sie entsprechend Bestellungen auf.

6. ClickUp-Vorlage für Serviceanfragen

Ganz gleich, ob Sie Autos oder Computersoftware verkaufen – Ihre Kunden stehen vor Herausforderungen und benötigen Unterstützung. Bieten Sie Ihren Kunden eine einfache Möglichkeit, ihre Anfragen zu stellen, und verwalten Sie diese nahtlos mit der ClickUp-Vorlage für Serviceanfragen.

Mit dem in der Vorlage enthaltenen Service-Ticket-Formular können Kunden das Problem beschreiben und Screenshots hochladen, um den Fehler nachzustellen.

Diese Vorlage wurde speziell für IT-Teams entwickelt und kategorisiert eingehende Anfragen für den Zugriff auf Anwendungen, Softwarelizenzen, Passwortzurücksetzungen oder neue Hardware automatisch als Serviceanfragen.

Zeigen Sie die Serviceanfragen in der Ansicht an, die Ihnen gefällt: als allgemeine Liste oder nach Typ oder Priorität kategorisiert.

Haben Sie organisatorische Besonderheiten? Kein Problem. Passen Sie das ausklappbare Menü, die Personen oder den Datei-Upload benutzerdefiniert an und legen Sie los!

7. ClickUp-Vorlage für Änderungsanfragen

Eine Änderungsanforderung ähnelt einer Arbeitsanforderung, bezieht sich jedoch auf eine bestimmte Änderung an einem bestehenden Feature. Wenn Sie beispielsweise Architekt sind, könnte ein Kunde Änderungen am Entwurf verlangen, z. B. getönte Glasfenster oder eine andere Farbe für die Badezimmerfliesen.

Um die Verwaltung für Sie und den Kunden zu vereinfachen, verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Änderungsanfragen. Sammeln Sie Informationen darüber, was geändert werden soll und warum, wie sich dies auf den Projektumfang, das Budget, die Zeitleiste und vieles mehr auswirkt.

Verwenden Sie diese Vorlage, um den Antragsteller dazu anzuregen, über den Kontext seines Antrags nachzudenken, einschließlich der Auswirkungen auf vor- und nachgelagerte Aktivitäten. Dies hilft ihm dabei zu entscheiden, ob diese Änderung überhaupt notwendig ist.

Verwenden Sie die Ansicht „Anfrageliste“, um alle eingehenden Anfragen nach Projekten sortiert zu überprüfen und mit dem Anfragenden zu besprechen. Verwenden Sie die Ansicht „Anfragetabelle“, um die Prioritäten zu überwachen. Verfolgen Sie den Fortschritt mit der Statusansicht. Wenn Sie Projekte an mehreren Standorten haben, verwenden Sie die Kartenansicht, um Aufgaben zu visualisieren.

8. ClickUp-Vorlage für Informationsanfragen

Von einer einfachen Frage wie „Hey, wie läuft das Projekt?“ bis hin zu komplexen Fragen zur Aufschlüsselung der Budgetausgaben – Informationsanfragen (RFI) können viele Formen annehmen. Sie können per E-Mail, Slack, Telefon oder Text eingehen. Es kann eine Herausforderung sein, all diese Anfragen rechtzeitig zu beantworten.

Die ClickUp-Vorlage für Informationsanfragen (RFI) löst genau dieses Problem. Sie hilft Teams dabei, Informationsanfragen an einem Ort zu sammeln und den Mitgliedern der Teams die Verantwortung zuzuweisen, innerhalb der vereinbarten Zeit zu antworten.

Verwenden Sie diese Vorlage, um Details zur Anfrage, zum Anfragenden und gegebenenfalls zu anderen Ressourcen zu erfassen. Passen Sie diese Vorlage an Ihre Bedürfnisse an. Fügen Sie beispielsweise ein weiteres Formularfeld für das Format hinzu, in dem die Antwort benötigt wird, oder für den Zweck der Informationen.

Diese Vorlage umfasst drei verschiedene Ansichten. Verwenden Sie die RFI-Protokollansicht, um alle Anfragen als Liste anzuzeigen. Verwenden Sie die Board-Ansicht, um nach Projektnamen zu kategorisieren. Verwenden Sie die RFI-Umfangsansicht, um nach dem Umfang der Anfrage zu sortieren.

Wählen Sie aus über 15 Ansichten von ClickUp, um Ihre Informationen nach Ihren Wünschen zu sortieren.

9. Helpdesk-Anfragevorlage von Template.net

Wenn Sie Ihre Anfragen in einem einfachen Dokument wie Microsoft Word, Google Docs oder Apple Pages festhalten, ist diese Vorlage von template.net sehr praktisch.

Diese Vorlage für Helpdesk-Anfragen erstellt ein Formular, in dem Details zur Anfrage erfasst werden, z. B. Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Art des Problems und Kategorie. Passen Sie die Felder an die Anforderungen und Prozesse Ihrer Organisation an.

Diese Vorlage ist ein einfaches Dokument und lässt sich von jedem bequem ausfüllen. Allerdings kann es mühsam sein, mehrere solcher Anfragen zu verwalten und sie als Anhänge in E-Mails zu erhalten.

Darüber hinaus muss das Helpdesk-Team auf der Grundlage dieser Anfrageformulare manuell Aufgaben in seinem Projektmanagement-Tool erstellen.

10. Vorlage für Formular für die Projektanfrage von Slideshare

Projekte können komplex sein, wobei selbst kleine Entscheidungen von mehreren Faktoren beeinflusst werden. Um sicherzustellen, dass Sie alle Details erfasst haben, benötigen Sie eine umfassende Vorlage für Projektanfragen wie diese von Slideshare.

Diese sieben Seiten umfassende Vorlage erfasst Projektanforderungen, Begründungen, Ziele, Annahmen, Budget, Zeitleisten und vieles mehr. Sie wurde für IT-Projekte entwickelt und enthält auch Fragen zu Nutzungsverhalten, Sicherheit, Schnittstellen, Kundenbeziehungen, Portalintegration und technischer Infrastruktur.

Sie enthält Abschnitte zu Risikoauswirkungen, Schwachstellenanalysen und finanziellen Faktoren. Mit dieser Vorlage können Sie sicher sein, dass Sie genügend Informationen gesammelt haben, um das Projekt voranzubringen.

Wie die vorherige Vorlage handelt es sich auch hierbei um ein Dokument, das in der Regel offline ausgefüllt und per E-Mail übermittelt wird. Daher ist zusätzliche manuelle Arbeit erforderlich, um diese Details in die Software für Projektmanagement einzugeben.

So nutzen Sie Projektanfrageformularvorlagen effektiv

Die Verwendung einer der oben genannten ClickUp-Vorlagen ist ganz einfach: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kostenlose Lösung erhalten“, fügen Sie sie Ihrem ClickUp-Workspace hinzu und erfassen Sie Ihre Anfragen. Diese Vorlagen sind zwar ein guter Ausgangspunkt, Sie können sie jedoch noch besser an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Anpassen: Sehen Sie sich alle oben aufgeführten Projektanfrageformulare in der Liste an und passen Sie sie an Ihre Branche, Ihr Unternehmen und Ihren Workflow an. Fügen Sie die benötigten Daten in die Dropdown-Menüs ein.

Automatisieren: Benachrichtigungen, das Erstellen von Aufgaben, das Zuweisen von Benutzern, das Ändern des Status und vieles mehr können mit ClickUp Automatisierungen automatisiert werden. Sobald Sie den Prozess transparent gemacht haben, automatisieren Sie ihn.

Nutzen Sie die Ansichten: Was auch immer Sie sehen möchten, ClickUp hat die passende Ansicht dafür.

Verbessern: Nehmen Sie anhand der Vorlagen Prozessverbesserungen vor. Fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Sie sie. Erweitern Sie ihren Umfang. Sammeln Sie Feedback zu den Vorlagen und lassen Sie es in nachfolgende Versionen einfließen.

Optimieren Sie den Prozess der Projektanforderungen mit ClickUp-Vorlagen

Gutes Projektmanagement beginnt schon vor dem Projektstart – mit einer gründlichen und klaren Erfassung der Anforderungen. Die Projektanforderungsvorlagen von ClickUp sind genau für diesen Zweck konzipiert.

Wählen Sie je nach Branche, Organisationsstruktur, Projektmanagement-Workflow und Teampräferenzen die für Sie passende Vorlage aus. Integrieren Sie diese mit einer Schaltfläche in Ihren ClickUp-Workspace und passen Sie sie nach Bedarf benutzerdefiniert an.

Mit ClickUp können Sie Anfragen automatisch in Aufgaben umwandeln, diese Teammitgliedern zuweisen, Genehmigungen einholen und Stakeholder über den Fortschritt informieren, sodass Sie sich ganz auf das Abschließen der Aufgaben für Ihre Projektübergabe konzentrieren können.

Greifen Sie auf Dutzende von Vorlagen für verschiedene Zwecke des Projektmanagements aus der ClickUp-Vorlagenbibliothek zu. Das Beste daran ist, dass alles kostenlos ist!

Verwandeln Sie Ihre Idee noch heute mit ClickUp in ein großartiges Projektmanagement.