Na začátku každého nového projektu týmy často tráví více času hledáním dat, nastavováním tabulek a zdokonalováním pracovních postupů než samotnou prací. To je příklad work sprawl, který vás stojí nespočet hodin ztracené produktivity. Šablony Smartsheet to mohou do jisté míry změnit. Představte si, že otevřete již zorganizovaný projektový plán – s připravenými časovými osami, seznamy úkolů a přehlednými dashboardy pro snadné sledování.
Projektovým manažerům, provozním týmům a vedoucím pracovníkům tyto šablony poskytují jednoduchý způsob, jak standardizovat procesy, zlepšit přehlednost a ušetřit hodiny času stráveného nastavováním.
V tomto článku vás provedeme nejlepšími šablonami Smartsheet, které vám pomohou zefektivnit procesy a zlepšit přehlednost napříč týmy.
Přehled šablon Smartsheet
Zde je stručný přehled nejlepších šablon Smartsheet A pokud hledáte něco flexibilnějšího a chcete ušetřit čas, přidali jsme také nejlepší šablony ClickUp, které by mohly ještě lépe vyhovovat vašemu pracovnímu postupu.
| Název šablony | Stáhnout šablonu | Ideální pro | Nejlepší funkce | Vizuální formát |
| Šablona struktury rozdělení práce (WBS) | Stáhnout tuto šablonu | Projektoví manažeři, mezifunkční týmy | Vlastníci úkolů, termíny, závislosti, vizuální indikátory | Tabulka Smartsheet, hierarchie |
| Šablona plánu s vodní hladinou | Stáhnout tuto šablonu | Provozní a produktové týmy | Prioritizace vodní hladiny, barevně odlišené pruhy, drag-and-drop | Smartsheet Roadmap, Gantt |
| Šablona plánu projektu e-mailové kampaně | Stáhnout tuto šablonu | Marketingové týmy | Přiřazování úkolů, závislosti, připomenutí | Tabulka Smartsheet, kalendář |
| Integrovaná šablona plánu digitálního marketingu | Stáhnout tuto šablonu | Marketingové kontakty, digitální týmy | Mapování kanálů, KPI, sledování rozpočtu | Tabulka Smartsheet, řídicí panel |
| Šablona plánu pro sociální média | Stáhnout tuto šablonu | Správci sociálních médií, týmy pro tvorbu obsahu | Kalendář, cíle kampaně, značky kategorií | Kalendář Smartsheet, tabulka |
| Šablona plánu marketingové kampaně | Stáhnout tuto šablonu | Marketingové týmy | Fáze kampaně, výstupy, zpětná vazba | Tabulka Smartsheet, kalendář |
| Šablona marketingového rozpočtu | Stáhnout tuto šablonu | Marketingoví manažeři | Plánované vs. skutečné výdaje, vzorce odchylek, souhrny | Tabulka Smartsheet, graf |
| Šablona týdenního seznamu úkolů | Stáhnout tuto šablonu | Vedoucí týmů, odborníci | Denní rozpis, priority, zaškrtávací políčka | Tabulka Smartsheet, kontrolní seznam |
| Týdenní plán, neděle–sobota, 30minutové intervaly | Stáhnout tuto šablonu | Profesionálové, koučové | 30minutové intervaly, barevné kódování, zobrazení celého týdne | Kalendář Smartsheet, tabulka |
| Šablona úkolové tabule týmového projektu | Stáhnout tuto šablonu | Týmy, projektoví manažeři | Kanbanová tabule, sloupce stavu, blokátory | Smartsheet Board, Table |
| Spuštění akce a rozpočet s šablonou Ganttova časového plánu | Stáhnout tuto šablonu | Organizátoři akcí | Ganttův diagram, sledování rozpočtu, drag-and-drop | Smartsheet Gantt, tabulka |
| Šablona pro plánování sprintů | Stáhnout tuto šablonu | Agilní vývojové týmy | Plavecké dráhy, body příběhů, retrospektivy | Smartsheet Board, Table |
| Šablona pro řízení projektů ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Projektové týmy, manažeři | Zobrazení seznamu/tabule/Ganttova diagramu, sledování času, závislosti | ClickUp Seznam, tabule, Ganttův diagram |
| Jednoduchá šablona Ganttova diagramu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Týmy, projektoví manažeři | Ganttův diagram, závislosti, barevně odlišené pole | ClickUp Gantt, Seznam |
| Šablona ClickUp Project Tracker | Získejte šablonu zdarma | Projektoví manažeři, vedoucí týmů | Sledování více projektů, stav RAG, pracovní zátěž | ClickUp Seznam, tabule, Ganttův diagram |
| Šablona ClickUp pro správu zdrojů a lidí | Získejte šablonu zdarma | HR, personální oddělení, projektoví manažeři | Pracovní zátěž, zapracování nových zaměstnanců, sledování revizí | Seznam, tabule a časová osa ClickUp |
| Šablona denního seznamu úkolů ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Profesionálové, tvůrci, týmy | Prioritizace, vlastní pole, více zobrazení | Seznam, tabule, tabulka ClickUp |
| Šablona ClickUp pro agilní řízení projektů | Získejte šablonu zdarma | Agilní týmy | Sprinty, backlog, standupy, recenze | ClickUp Tabule, Seznam, Kalendář, Ganttův diagram |
| Šablona tabule pro časovou osu projektu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Vedoucí týmů, projektoví manažeři | Vizuální plavecké dráhy, milníky, závislosti | ClickUp Whiteboard, Timeline |
| Šablona marketingového plánu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Marketingové týmy | Plánování více kanálů, vlastní pole, stav v reálném čase | Seznam, tabule, kalendář ClickUp |
| Šablona kalendáře obsahu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Obsah, týmy sociálních médií | Přetahování, vlastní pole, přílohy | Kalendář, seznam, tabule ClickUp |
| Šablona ClickUp CRM | Získejte šablonu zdarma | Prodej, týmy v kontaktu s klienty | Pipeline, automatizace, prodejní příručka | ClickUp Tabule, Seznam, Kalendář, Dokumenty |
| Šablona osobního rozpočtu ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Projektoví manažeři, odborníci | Sledování příjmů/výdajů, přehledové panely, cíle | Seznam ClickUp, řídicí panel |
| Šablona ClickUp OKR Framework | Získejte šablonu zdarma | Vedoucí týmů, projektoví manažeři, vedoucí pracovníci | Sledování OKR, řídicí panely, filtry | Seznam, tabule a časová osa ClickUp |
Co dělá šablonu Smartsheet dobrou?
Nejlepší šablony Smartsheet nejen organizují data, ale také vám aktivně pomáhají při rozhodování. Zde je několik rozdílů mezi užitečnou šablonou a šablonou, která jen sbírá prach:
- Řeší konkrétní problém a ulehčuje vám práci, například vám pomáhá sledovat pokrok, spravovat časové plány nebo automatizovat opakující se úkoly.
- Lze přizpůsobit pracovním postupům vašeho týmu, takže můžete upravovat sloupce, přidávat automatizaci nebo upravovat zobrazení, aniž byste museli začínat od nuly.
- Obsahuje vestavěné vzorce nebo automatizace pro základní matematické operace, aktualizace stavu, připomenutí atd.
- Škálovatelné daleko za hranice jediného projektu a roste s vašimi projekty, týmy a potřebami v oblasti reportingu v průběhu času.
- Poskytují přehled o úkolech, jejich vlastnících a termínech, takže je odpovědnost týmu jasná na první pohled.
👀 Věděli jste, že... Projektový management je jednou z nejrychleji rostoucích profesí na světě. Světové ekonomické fórum jej řadí na 12. místo mezi nejrychleji rostoucími profesemi, přičemž poptávka by měla v příštím desetiletí vzrůst o 16 milionů nových projektových profesionálů.
Mezitím již téměř 40 milionů lidí zastává projektově zaměřené role ve více než 170 pracovních pozicích, od agilních koučů a produktových manažerů až po portfolio manažery.
📚 Další informace: Jak exportovat ze Smartsheet
Šablony Smartsheet
Tyto šablony Smartsheet, které byly pečlivě vybrány pro svou praktičnost, automatizaci a reálné použití, jsou navrženy tak, aby zefektivnily pracovní postupy a zlepšily efektivitu projektů.
1. Šablona struktury rozdělení práce (WBS)
Při řízení velkého projektu je poslední věc, kterou potřebujete, nepřehledný seznam úkolů, který více skrývá než pomáhá. Právě v takových případech můžete využít WBS, metodu vizuálního rozdělení práce na více komponent. Tato šablona WBS vám poskytne jasný přehled o celé hierarchii projektu, od výsledků na vysoké úrovni až po jednotlivé akční položky. Umožní vám plánovat práci v přehledných částech a zmapovat, kdo co dělá a do kdy.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Přiřaďte vlastníky úkolů, termíny a stav hned od začátku.
- Včas odhalte zpomalení díky integrovaným vizuálním indikátorům.
- Propojte úkoly se závislostmi, abyste zůstali v souladu napříč fázemi.
✅ Ideální pro: Projektové manažery, kteří řídí vícefázové nebo mezifunkční projekty a potřebují přehlednost na všech úrovních.
2. Šablona plánu s vodní hladinou
Snažíte se vybalancovat očekávání zainteresovaných stran s omezenými zdroji? Funkce „waterline“ v šabloně Smartsheet Roadmap with Waterline Template vám umožní jasně rozlišit mezi tím, co je v současné době prioritou, a tím, co je pozastaveno. To vám pomůže vizuálně komunikovat kompromisy.
Jsou obzvláště užitečné během plánovacích schůzek, kdy se vše jeví jako „nezbytné“, a pomáhají udržet věci v rovnováze.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sjednoťte zainteresované strany tím, že budete transparentní a budete se opírat o data.
- Rychle aktualizujte časové osy a výstupy pomocí jednoduchého přetahování myší.
- Pomocí barevně odlišených pruhů můžete práci rozdělit podle týmu, funkce nebo dopadu.
✅ Ideální pro: Provozní a produktové týmy, které plánují roadmapy v napjatých časových lhůtách a s měnícími se prioritami.
🔍 Věděli jste? Metoda MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) byla vyvinuta softwarovým expertem Dai Cleggem v roce 1994 během jeho působení ve společnosti Oracle. Byla vytvořena s cílem pomoci týmům zjednodušit priority během rychlého vývoje aplikací (RAD) tím, že rozděluje úkoly na ty, které je nutné provést, a ty, které mohou počkat.
3. Šablona plánu projektu e-mailové kampaně
Spuštění e-mailových kampaní zahrnuje řadu úkolů, termínů, závislostí a schvalování. Tato šablona vám pomůže zorganizovat všechny pohyblivé části vaší kampaně, od tvorby obsahu a segmentace publika až po testování a finální nasazení. Obsahuje sekce pro každou fázi vaší e-mailové kampaně, takže nezapomenete na nic důležitého (například na zásadní A/B testování nebo schvalovací krok!).
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Přiřaďte odpovědnosti autorům, designérům a schvalovatelům na jednom místě.
- Sledujte časové osy, závislosti a aktualizace stavu bez nutnosti přepínání mezi nástroji.
- Udržujte všechny úkoly pod kontrolou díky automatickým termínům a včasným připomenutím.
✅ Ideální pro: Marketingové týmy, které provádějí opakované e-mailové kampaně, do nichž je zapojeno více členů týmu nebo zainteresovaných stran.
📮 ClickUp Insight: Typický znalostní pracovník musí komunikovat v průměru se 6 lidmi, aby mohl vykonat svou práci. *
To znamená každý den kontaktovat 6 klíčových osob, abyste získali potřebné informace, sjednotili priority a posunuli projekty vpřed.
Problém je reálný – neustálé sledování, zmatek s verzemi a nedostatečná viditelnost snižují produktivitu týmu. Centralizovaná platforma jako ClickUp s funkcemi Enterprise Search a A I Knowledge Manager řeší tento problém tím, že vám okamžitě poskytuje kontext na dosah ruky.
4. Integrovaná šablona plánu digitálního marketingu
Digitální marketing se může rychle zkomplikovat, protože reklamy, SEO, obsah, e-maily a sociální sítě fungují v různých časových rámcích. Integrovaná šablona plánu digitálního marketingu Smartsheet vám pomůže vše sjednotit pod jednou střechou pomocí centralizovaného plánu.
Můžete mapovat cíle napříč kanály, sledovat stav kampaní, spravovat rozpočty a dodržovat termíny bez obvyklého chaosu.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sladěte kampaně se strategickými cíli napříč placenými, získanými a vlastními médii.
- Sledujte pokrok napříč týmy pomocí přehledných KPI a polí stavu.
- Spravujte časové osy a výdaje, aniž byste museli přeskakovat mezi dokumenty nebo listy.
✅ Ideální pro: Marketingové vedoucí, kteří řídí více digitálních kampaní napříč platformami a týmy
⭐ Bonus: Zefektivněte plánování projektů pomocí ClickUp Brain:
ClickUp Brain je komplexní pracovní asistent s umělou inteligencí, který rozumí vašim projektům, prioritám a nástrojům. Namísto přepínání mezi nesouvislými nástroji s umělou inteligencí, které vedou k rozptýlení nástrojů, ClickUp Brain centralizuje váš pracovní kontext (úkoly, dokumenty, kalendáře, chaty a dokonce i propojené aplikace) do jednoho inteligentního systému, který funguje v rámci vašeho pracovního postupu, s vašimi daty a poskytuje vám to, co potřebujete, právě když to potřebujete.
Takto vám pomohou pracovat chytřeji:
- Eliminuje ruční práci, jako je psaní standupů, přiřazování úkolů nebo vytváření zpráv.
- Vyplňuje mezery v komunikaci tím, že poskytuje okamžité souhrny, aktualizace a kontext úkolů.
- Snižuje přetížení nástrojů sjednocením umělé inteligence, vyhledávání a automatizace ve všech pracovních aplikacích, které používáte.
Normálně byste strávili hodinu prohledáváním úkolů, psaním aktualizací stavu a dvojitou kontrolou termínů v různých nástrojích. Ale s ClickUp Brain získáte okamžité aktualizace z celého pracovního prostoru.
5. Šablona plánu pro sociální média
Pokud vaše plánování sociálních médií stále probíhá v roztříštěných dokumentech a na poslední chvíli ve vláknech Slacku, tato šablona plánu sociálních médií je významným vylepšením. Poskytuje vám strukturovaný kalendář pro plánování příspěvků, přiřazování vlastnictví, sledování cílů kampaní a udržování konzistentního obsahu napříč platformami s přehledným týdenním/měsíčním rozvržením.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Přiřazujte úkoly autorům, designérům a schvalovatelům s jasnými termíny.
- Sledujte cíle kampaní, metriky zapojení a výkon platformy.
- Zajistěte konzistentnost napříč kanály pomocí značek kategorií a barevně odlišených motivů.
✅ Ideální pro: Správce sociálních médií a týmy zabývající se obsahem, které spravují kalendáře pro více platforem a schvalování klientů.
🎥 Užitečný tip: Pokud si myslíte, že víte vše o řízení projektů pomocí umělé inteligence, zamyslete se znovu. Seznamte se s tajemstvími, o kterých vám nikdo neřekne – od inteligentního plánování až po automatizované reportování. 🎯 V tomto videu odhalíme strategie insiderů a přehlížené tipy, které vám pomohou vylepšit vaše pracovní postupy.
6. Šablona plánu marketingové kampaně
Šablona plánu marketingové kampaně od Smartsheet rozděluje vaši kampaň do klíčových fází, jako je plánování, realizace a analýza po skončení kampaně, a sleduje všechny úkoly v rámci každé z nich.
Díky vyhrazenému prostoru pro časové osy, výstupy a odpovědnosti šablona také zajišťuje, že od počátečního brainstormingu až po konečné výsledky je zohledněn každý aspekt kampaně.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Definujte „proč“ kampaně a sjednoťte svůj tým kolem společných cílů.
- Centralizujte kreativní soubory, briefy a zpětnou vazbu, abyste se vyhnuli zbytečnému přenášení informací sem a tam.
- Zobrazte celý životní cyklus kampaně, abyste včas odhalili mezery nebo překrývání.
✅ Ideální pro: Marketingové týmy realizující kampaně s vysokými sázkami, kde na výsledcích závisí na načasování, srozumitelnosti a spolupráci.
7. Šablona marketingového rozpočtu
Nemůžete rozšiřovat marketing, aniž byste věděli, kam jdou vaše peníze. Tato šablona rozpočtu je určena pro marketéry, kteří potřebují sledovat výdaje napříč kampaněmi, kanály a dodavateli.
Díky kategoriím pro různé typy výdajů (například reklama, tvorba obsahu, akce atd.) získáte jasný přehled o tom, jak je využíván váš marketingový rozpočet a kde je třeba provést změny.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte plánované a skutečné výdaje v jednotlivých kategoriích a kanálech.
- Organizujte opakující se, jednorázové a dodavateli specifické náklady pro lepší kontrolu.
- Včas odhalte nadměrné výdaje pomocí integrovaných vzorců pro výpočet odchylek.
- Rozhodujte se rychleji díky přehledům rozpočtu a čtvrtletním rozpisům.
✅ Ideální pro: Marketingové manažery, kteří chtějí mít v reálném čase přehled o výdajích na kampaně a finančních výsledcích.
8. Šablona týdenního seznamu úkolů
Když je váš týden plný schůzek, úkolů a měnících se priorit, tato šablona vám pomůže zpomalit a získat přehled. Jedná se o jednoduchý nástroj pro sledování úkolů, který vám pomůže naplánovat, co je třeba každý den udělat. Skvěle se hodí pro zaznamenávání úkolů, termínů a priorit pomocí zaškrtávacích políček, poznámek a termínů splnění, což vám poskytne přehled o pracovním vytížení v daném týdnu.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Naplánujte si týden s přehledným rozpisem jednotlivých dní od pondělí do pátku.
- Upřednostněte klíčové úkoly a zároveň sledujte sekundární úkoly.
- Přiřazujte úkoly členům týmu a sledujte jejich pokrok na jednom místě.
✅ Ideální pro: vedoucí týmů a profesionály, kteří chtějí mít jasný a bezproblémový přehled o svém týdnu
📊 Fakt: Více než dvě třetiny zaměstnanců (68 %) uvádějí, že značnou část svého pracovního času tráví nízkohodnotnými úkoly, jako jsou e-maily, administrativa nebo opakující se činnosti.
Týdenní kontrola úkolů vám pomůže identifikovat opakující se neefektivnosti, které můžete odstranit. Věnujte každý týden 10–15 minut kontrole svého rozvrhu a zaměřte svou produktivitu na to, co je skutečně důležité.
9. Šablona týdenního plánu, neděle–sobota, 30minutové intervaly
Pro ty, kteří žijí podle kalendáře, nabízí šablona Týdenní plán (neděle–sobota, 30minutové intervaly) týdenní kalendář ve formátu Smartsheet, rozdělený na 30minutové intervaly pro každý den. Je ideální pro časové blokování, správu energie a vytváření struktury v hektických dnech.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Naplánujte si celý týden s přehledem o všech sedmi dnech.
- Označte činnosti barevnými kódy podle typu, abyste okamžitě zjistili překrývání nebo volný čas.
- Snižte stres tím, že si naplánujete rozvrh ještě před začátkem týdne.
✅ Ideální pro: Profesionály, kteří spravují nabité kalendáře, koučovací sezení nebo schůzky s klienty s omezeným časovým rámcem.
10. Šablona úkolové tabule pro týmový projekt
Když na stejném projektu pracuje více lidí, je přehlednost klíčová. Tato šablona úkolové tabule poskytuje vašemu týmu sdílený prostor, kde můžete sledovat, co je v procesu, co je blokováno a co je hotovo, a to vše bez neustálých dotazů „jaký je stav?“.
Jedná se o přehledné rozvržení ve stylu kanban, které pomáhá týmům zůstat v synchronizaci bez nutnosti mikromanagementu.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Uspořádejte úkoly podle stavu ve vizuálním rozložení tabule pro větší přehlednost.
- Včas identifikujte překážky tím, že jedním kliknutím zobrazíte pozastavené úkoly.
- Přizpůsobte tabuli jakémukoli pracovnímu postupu, jako je Agile, Waterfall nebo hybridní.
✅ Ideální pro: Týmy řídící společné projekty, kde je transparentnost a tok úkolů důležitější než dlouhé zprávy.
👀 Věděli jste? Způsob fungování úkolové tabule vašeho týmu je reálným příkladem stigmergie. Jedná se o koncept, který v roce 1959 představil biolog Pierre-Paul Grassé a který spočívá v tom, že nepřímé signály udržují skupiny v synchronizaci. Každý přesun úkolu, komentář nebo změna stavu funguje jako signál, který pomáhá členům týmu hladce koordinovat práci bez nutnosti neustálého kontrolování.
11. Zahájení akce a rozpočet s šablonou Ganttova časového plánu
Uspořádání akce nebo velkého uvedení na trh vyžaduje přesné načasování i pečlivé rozpočtování, a šablona Event Launch & Budget with Gantt Timeline vám pomůže zvládnout obojí. Díky integrovanému zobrazení Gantt můžete sledovat každý detail od příprav před uvedením na trh až po závěrečné shrnutí po akci, a přitom udržet rozpočet v souladu.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte položky rozpočtu spolu s klíčovými výstupy v jednom listu.
- Přiřazujte úkoly a termíny interním týmům a externím dodavatelům.
- Zůstaňte flexibilní díky snadným úpravám pomocí funkce drag-and-drop, když dojde ke změnám.
✅ Ideální pro: Organizátory akcí, kteří koordinují více dodavatelů, termíny a týmy v napjatých časových lhůtách.
12. Šablona plánovací tabule sprintu
Každý, kdo někdy vedl sprinty, ví, že nejde jen o přesouvání úkolů mezi sloupci, ale o vytváření zaměření, dynamiky a sladění týmu každý týden. Tato šablona umí víc než jen sledovat rozpracované úkoly.
Pomůže vám rozdělit funkce, chyby a nevyřízené položky na přehledné a snadno zpracovatelné části, na kterých může pracovat celý váš tým. Je ideální pro synchronizaci produktového, technického a QA týmu, aniž by třetí den propukl chaos.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Plánujte sprinty s přizpůsobitelnými plaveckými drahami pro úkoly, chyby nebo funkce.
- Sledujte pokrok pomocí karet s funkcí drag-and-drop a sloupců se stavem.
- Přiřazujte členy týmu, body příběhů a termíny bez potíží.
- Reflektujte po sprintu pomocí vestavěného prostoru pro poznámky a zpětnou vazbu.
✅ Ideální pro: Agilní týmy nebo týmy softwarových vývojářů, které řídí dvoutýdenní sprinty a rychle se měnící vývojové cykly.
💡 Tip pro profesionály: Uspořádejte všechny úkoly sprintu do jednoho strukturovaného přehledu pomocí seznamů ClickUp. Přiřaďte vlastníky, nastavte termíny, připojte soubory a seskupte úkoly do složek specifických pro sprint, abyste je měli rychle po ruce.
Snadno třídějte nebo filtrujte podle priority, stavu nebo přidělené osoby a úkoly přetahujte podle toho, jak se mění jejich stav. Aktualizace v reálném čase zajišťují, že vaše sprintová tabule vždy odráží nejnovější plán, díky čemuž je váš tým vždy sladěný a posouvá se vpřed.
Omezení Smartsheet
Pokud právě začínáte používat Smartsheet pro správu projektů, zde je několik omezení, o kterých byste měli vědět. Vycházejí z toho, co si skuteční uživatelé všimli při používání Smartsheet pro náročnější projekty:
- Pro nové uživatele může být přehled příliš složitý, protože rozhraní, včetně navigace a pokročilých funkcí, vyžaduje delší dobu na osvojení.
- Chybí základní možnosti, jako je pokročilé formátování a přehledné zobrazení kalendáře.
- Zpomaluje se při větším rozsahu, velké listy nebo listy s náročnými vzorci se stávají pomalými.
- Chybí flexibilita, protože automatizace se spouští pouze v sestupném pořadí, bez minutového plánování nebo stanovení priorit.
- Nenabízí přehlednost díky zobrazení úkolů na celé obrazovce, což ztěžuje přehled o dlouhých diskusních vláknech nebo aktualizacích.
Alternativní šablony Smartsheet
Vzhledem k tomu, že pracovní postupy jsou stále složitější a nástrojů přibývá, ani ty nejlepší šablony nestačí. Týmy potřebují více než jen strukturu – potřebují propojení. Pokud vám tedy Smartsheet připadá omezující nebo příliš rigidní, je na čase hledat alternativy Smartsheet.
Právě v tomto ohledu ClickUp přináší nový pohled na způsob, jakým se práce vykonává. ClickUp je první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, který spojuje všechny pracovní aplikace, data a pracovní postupy na jednom místě.
Díky funkcím, které daleko přesahují statické šablony, je ClickUp vysoce přizpůsobitelnou platformou, která pomáhá týmům jakékoli velikosti plánovat, sledovat a spravovat svou práci, aniž by musely přecházet mezi aplikacemi nebo vytvářet složité workaroundy.
ClickUp tak eliminuje všechny formy rozptýlené práce a poskytuje 100% kontext a jediné místo, kde mohou lidé a agenti AI spolupracovat.
Pro usnadnění práce nabízí ClickUp také širokou škálu předem připravených šablon přizpůsobených reálným pracovním postupům. Podívejme se na ty, které mohou skutečně zefektivnit vaše procesy.
1. Šablona pro správu projektů ClickUp
Šablona ClickUp Project Management Template funguje jako kokpit vašeho projektu. Umožňuje vám mít přehled o fázích, úkolech, závislostech a rolích. Od seznamů přes tabule až po Ganttovy grafy – vy a váš tým můžete přepínat mezi zobrazeními, která vám nejvíce vyhovují.
A nejlepší na tom je, že máte přímo v pracovním postupu integrovány vlastníky úkolů, termíny, závislosti, sledování času a integraci e-mailů, aniž byste museli provádět další nastavení nebo drahé aktualizace.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Plynule přepínejte mezi zobrazením seznamu, tabule nebo Ganttova diagramu, podle toho, co vám nejlépe vyhovuje.
- Sledujte čas, používejte vlastní stavy a spravujte více přidělených osob, aniž byste opustili obrazovku úkolů.
- Synchronizujte pomocí značek, priorit, ClickApps a e-mailů, aby vám nic neuniklo.
✅ Ideální pro: Týmy, které chtějí projektový systém, který je strukturovaný, ale zároveň flexibilní, ideální pro komplexní iniciativy, kde potřebujete přehlednost, sladěnost a nástroje, které spolu dobře spolupracují.
💡 Tip pro profesionály: Řízení projektů dnes znamená žonglování s nespočtem souborů, konverzací a nástrojů, což často vede ke ztrátě kontextu a ztrátě času. Právě zde vstupuje do hry Brain MAX, který transformuje řízení projektů díky jednoduchosti a rychlosti založené na umělé inteligenci:
- Okamžitě prohledávejte ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint a VŠECHNY vaše připojené aplikace, včetně webu, a najděte soubory, dokumenty a přílohy.
- Pomocí funkce Talk to Text můžete klást otázky, diktovat aktualizace nebo ovládat svou práci hlasem – kdekoli a kdykoli. Tato funkce je ideální pro zaneprázdněné projektové manažery, kteří chtějí zaznamenávat nápady, přidělovat úkoly nebo kontrolovat stav projektu, aniž by museli přestat psát.
- Využijte prémiové externí modely umělé inteligence, jako jsou ChatGPT, Claude a Gemini. Brain MAX nabízí jediné kontextové řešení připravené pro podnikové použití.
Vyzkoušejte ClickUp Brain MAX – super aplikaci s umělou inteligencí, která vám opravdu rozumí, protože zná vaši práci. Zbavte se nepřehledné nabídky nástrojů s umělou inteligencí a získejte relevantní odpovědi, chytré návrhy a plynulou automatizaci, vše na jednom místě.
2. Jednoduchá šablona Ganttova diagramu ClickUp
Pokud se vám časové osy zdají roztříštěné a neustále se vracíte zpět, abyste zjistili, kdo má na starosti co, šablona ClickUp Simple Gantt Template je pro vás to pravé.
Od synchronizace závislostí až po přesouvání úkolů bez narušení časových harmonogramů – tato šablona vám pomůže vyhnout se chaosu s termíny ještě předtím, než nastane. Oceníte také rychlost, s jakou načítá úkoly z vašich seznamů, a možnost vizualizovat pokrok pomocí barevně odlišených pruhů pro otevřené, rozpracované nebo dokončené úkoly.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Zobrazte si celý časový plán projektu a aktualizujte úkoly jediným kliknutím.
- Propojte závislé úkoly, abyste vizualizovali pracovní postupy a předešli zpožděním.
- Pomocí barevného kódování vlastních polí rychle zjistíte, co je v pořádku (a co ne).
- Upravte trvání, vlastníky a data zahájení přetažením úkolů přímo do grafu.
✅ Ideální pro: Týmy spravující dlouhodobé projekty, plány spuštění, kalendáře obsahu nebo kohokoli, kdo potřebuje přehledný a flexibilní Ganttův diagram bez zbytečných detailů.
👀 Věděli jste, že: Podle společnosti Forrester Research dosáhly organizace používající ClickUp za tříleté období odhadovanou návratnost investic (ROI) ve výši 384 % . Tyto organizace generovaly přibližně 3,9 milionu amerických dolarů v přírůstkových výnosech díky projektům, které byly umožněny nebo vylepšeny pomocí ClickUp.
3. Šablona ClickUp Project Tracker
Pokud je práce vašeho týmu roztříštěna mezi tabulkami, e-mailovými konverzacemi a příliš mnoha schůzkami, šablona ClickUp Project Tracker vše sjednotí na jednom místě. Pomůže vám sledovat více projektů od zahájení až po dokončení a plně kontrolovat časové plány, zdroje a stav úkolů. Je ideální pro manažery, kteří potřebují rychlé odpovědi na otázky „co je hotovo“, „co je ohroženo“ a „kdo za tím stojí“.
Můžete přepínat mezi zobrazením Seznam, Tabule a Gantt, aby odpovídalo způsobu práce vašeho týmu. Přidejte indikátory stavu RAG (červená, oranžová, zelená), zobrazte rozložení pracovní zátěže podle přidělených osob a přizpůsobte si je do nejmenších detailů.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte více projektů a fází na jednom místě bez zbytečných duplicit.
- K rychlému rozpoznání rizik použijte vizuální signály, jako jsou indikátory RAG a vlastní značky.
- Přiřazujte vlastníky, termíny a závislosti napříč projekty z jednoho řídicího panelu.
✅ Ideální pro: Projektové manažery, vedoucí týmů nebo vedoucí oddělení, kteří řídí více souběžných projektů a potřebují mít vždy jasný přehled.
⚡ Archiv šablon: Nejlepší šablony pro sledování projektů vám nepomáhají jen zaznamenávat úkoly, ale také řídit dynamiku. Díky funkcím, jako jsou aktualizace stavu, termíny, vlastníci úkolů a barevně odlišené ukazatele pokroku, můžete zachytit zpoždění dříve, než způsobí velké problémy.
4. Šablona ClickUp pro správu zdrojů a lidí
Realizace komplexního marketingového plánu vyžaduje koordinaci lidí, kteří za ním stojí, a šablona ClickUp Resource Management (People) se zaměřuje právě na to. Poskytuje vám několik vestavěných zobrazení, díky kterým můžete sledovat, kdo co dělá, kdo je přetížený a kde jsou zdroje příliš rozptýlené, aniž byste potřebovali samostatný nástroj pro řízení lidských zdrojů.
Jsou obzvláště užitečné při rozšiřování projektů nebo zapojování nových členů týmu. Od zobrazení časové osy po přehledy podle rolí a sledování projektů v reálném čase – tato šablona zajišťuje, že všichni jsou informováni, viditelní a podporováni.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Zobrazte pracovní vytížení týmu v reálném čase, abyste předešli vyhoření a překážkám.
- Sledujte fáze revize, stav zapracování nových zaměstnanců a přidělování rolí v rámci týmů.
- Organizujte zdroje na jednom místě pomocí speciálních polí pro personál a nástroje.
- Sledujte průběh úkolů pomocí živých aktualizací, štítků pokroku a sledování revizí.
✅ Ideální pro: Týmy People Ops, vedoucí HR nebo projektoví manažeři odpovědní za přidělování lidských zdrojů napříč více pracovními toky
5. Šablona denního seznamu úkolů ClickUp
Pokud vám den utíká a vaše úkoly jsou roztroušené po lepících papírcích, šablona ClickUp Daily To-Do List Template se může stát vaším novým nejlepším přítelem. Pomůže vám rozdělit den na ranní, odpolední a večerní rutiny, přiřadit časové bloky a skutečně dodržovat plán.
Nejde jen o kontrolní seznam, ale o jednoduchý systém, který vám pomůže dosáhnout konzistence. A ano, je plně přizpůsobitelný. Chcete přidat sledování spokojenosti? Počítadlo sérií? Kategorie pro „snadné úspěchy“? To vše můžete udělat, aby váš seznam odrážel způsob, jakým pracujete nejlépe.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Upřednostňujte a spravujte své osobní úkoly podle naléhavosti, důležitosti nebo dokonce podle návyků.
- Přizpůsobte si je pomocí polí, jako je umístění, kategorie, poznámky nebo osobní KPI.
- Přepínejte mezi zobrazením seznamu, Kanban nebo tabulky podle svého stylu.
✅ Ideální pro: Zaneprázdněné profesionály, tvůrce nebo týmy, které chtějí mít větší kontrolu nad svým dnem bez stresu ze složitého systému produktivity.
🎁 Bonus: Seznamy úkolů jsou při správném použití výkonnými nástroji pro rozhodování.
Při studiu promyšlených příkladů seznamů úkolů si všimnete:
- Nejlepší seznamy upřednostňují dopad před kvantitou; pomáhají vám říct „ne“ tomu, co není důležité.
- Skvělé seznamy seskupují úkoly podle úrovně energie, priority nebo oblasti zaměření, nejen podle kategorií.
- Chytré formáty odhalují vzorce, jako jsou opakující se nedokončené úkoly, které signalizují hlubší problémy.
Nespokojte se tedy pouze s příklady seznamů úkolů, které vám pomohou vytvořit strukturu, ale podívejte se, jak vám pomohou lépe přemýšlet. V tom spočívá jejich skutečná hodnota.
6. Šablona agilního řízení projektů ClickUp
Šablona ClickUp Agile Project Management Template vám nabízí vše na jednom místě, včetně tabulek, sprintů, standupů, backlogů a recenzí, a to bez složitého nastavování.
Skvělé je, že nemusíte ztrácet hodiny vytvářením systému od nuly. Šablona obsahuje předem připravené složky, jako jsou Scrum Management, Epics, Roadmaps a Backlog, takže stačí vložit své úkoly a můžete začít sprintovat.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Spravujte své nevyřízené úkoly, sprintovou tabuli a recenze pomocí formulářů ClickUp a vlastních polí.
- Pořádejte schůzky (standupy, dema, retrospektivy) přímo v pracovním prostoru.
- Vizualizujte pokrok pomocí zobrazení v reálném čase v seznamu, tabuli, kalendáři a Ganttově diagramu.
✅ Ideální pro: Agilní týmy, které chtějí hotový systém, který zvládá sprinty, plánování a iterativní dodávky, aniž by musely samy budovat strukturu.
📚 Další informace: Jak vytvořit agilní projektový plán
7. Šablona tabule pro časovou osu projektu ClickUp
Pokud je váš projektový plán stále uvězněn v nudných Ganttových diagramech nebo náhodných lepících poznámkách, je toto vaše řešení. Šablona ClickUp Project Timeline Whiteboard vám poskytuje přehledné vizuální rozvržení pro plánování sprintů, marketingových kampaní nebo mezifunkčních spuštění.
Tato šablona časové osy projektu poskytuje vašemu týmu sdílený vizuální prostor pro mapování milníků, přiřazování vlastníků, sledování závislostí a monitorování termínů v reálném čase.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Vizualizujte každou fázi svého projektu pomocí barevně odlišených plaveckých drah.
- Zjednodušte kontroly zainteresovaných stran pomocí přehledného zobrazení, které je srozumitelné pro každého.
- Sjednoťte úsilí týmů napříč odděleními tím, že všechny zapojíte do stejného vizuálního plánu.
✅ Ideální pro: vedoucí týmů a projektové manažery, kteří pracují s více časovými plány a chtějí mít přehledné plány, které jsou založené na spolupráci a vždy aktuální.
Tip pro profesionály: Kromě sledování časových os jsou tabule ClickUp Whiteboards vaším všestranným prostorem pro brainstorming, mapování strategií a živou spolupráci. Můžete propojit stávající úkoly, vytvářet nové přímo z tabule a kreslit spojení, abyste vizuálně znázornili závislosti. Díky tomu jsou ideální pro plánování před zahájením projektu, workshopy s klienty a retrospektivy sprintů.
Toto můžete dělat v ClickUp Whiteboards:
8. Šablona marketingového plánu ClickUp
Šablona marketingového plánu ClickUp je strukturovaný systém, který vám pomůže naplánovat rozsáhlé kampaně a zároveň sledovat i ty nejmenší detaily. Marketingové aktivity můžete seskupit podle cíle, cílové skupiny nebo kanálu a rozdělit je do praktických časových os s vlastníky, zadáními a termíny.
Od brainstormingu nápadů až po sledování výsledků – tato šablona podporuje všechny fáze realizace, takže váš tým může pracovat rychleji, lépe spolupracovat a dosahovat skutečných cílů.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Naplánujte multikanálové kampaně s úkoly seskupenými podle cíle, týmu nebo časového harmonogramu.
- Přiřaďte vlastníky, připojte stručné popisy a nastavte priority pro každý jednotlivý marketingový úkol.
- Sledujte stav v reálném čase pomocí přehledných vlastních polí, značek a vizuálních zobrazení.
- Centralizujte plánování kampaní, obsah a výkon v jednom pracovním prostoru.
✅ Ideální pro: Marketingové týmy, které chtějí mít jedno místo, kde mohou organizovat kampaně, obsah, události a výsledky bez chaosu.
📚 Další informace: Jak vytvořit plán správy obsahu marketingu
9. Šablona kalendáře obsahu ClickUp
Šablona kalendáře obsahu ClickUp je fantastický nástroj, který vám pomůže naplánovat blogy, videa, příspěvky na sociálních médiích nebo jakýkoli obsah v kalendáři, abyste měli přehled o svých publikacích.
Můžete naplánovat obsah na týdny (nebo měsíce), přiřadit každému článku datum zveřejnění, spravovat proces tvorby, zajistit, že nikdy nezmeškáte termín zveřejnění, a udržovat konzistentní rytmus obsahu.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Přetáhněte úkoly do svého kalendáře a naplánujte obsah napříč platformami.
- Nastavte vlastní pole pro typy příspěvků, kanály a vlastníky obsahu.
- Zobrazte termíny, pokrok a pracovní vytížení pomocí barevně odlišených zobrazení.
- Připojte stručné informace, obrázky, odkazy a zpětnou vazbu přímo k úkolu.
✅ Ideální pro: Týmy zabývající se obsahem a sociálními médii, které potřebují organizovaný systém pro plánování a sledování výstupů obsahu, aby se zajistilo, že vše v pořadí bude zveřejněno podle plánu.
🎁 Bonus: Chcete se dozvědět, jak můžete využít AI v content marketingu? Můžete brainstormovat nápady na blog, vytvářet osnovy, přetvářet obsah do různých formátů, navrhovat reklamní texty a analyzovat údaje o výkonu. Zrychluje to celý proces, takže se můžete více soustředit na kreativní strategii a hlas značky.
10. Šablona ClickUp CRM
Šablona ClickUp CRM promění vaše roztříštěné údaje o potenciálních zákaznících v přehledný vizuální přehled, na jehož základě můžete skutečně jednat. Od studených kontaktů až po uzavřené obchody – každá fáze je vizuálně znázorněna pomocí inteligentních stavů, jako jsou „Pokus o kontakt“ a „Nekvalifikovaný – sledovat“.
Díky několika zobrazením (tabule, seznam, kalendář, dokumenty) budete přesně vědět, v jaké fázi se každý potenciální zákazník nachází. K dispozici je dokonce i integrovaný dokument Sales Playbook, ve kterém můžete mít přehledně uložené své cíle, plán oslovování zákazníků a harmonogram následných kroků.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Uspořádejte všechny své potenciální zákazníky, kontakty a obchody na jednom centrálním místě.
- Sledujte jasně fáze zapojení, abyste nikdy neztratili přehled o následných krocích.
- Automatizujte opakující se úkoly CRM, abyste se mohli soustředit na uzavírání obchodů.
✅ Ideální pro: Prodejní týmy, majitele firem a týmy pracující s klienty, kteří chtějí chytřejší, přehlednější a vizuálněji orientovaný způsob řízení vztahů se zákazníky.
11. Šablona osobního rozpočtu ClickUp
Šablona osobního rozpočtu ClickUp funguje jako finanční poradce, který vás drží v zodpovědnosti, ukazuje vám, kam přesně směřují vaše finance, a díky němuž je sledování vašich cílů méně bolestivé a více zvykem.
Nejlepší na tom je, že obsahuje předem připravené panely a zobrazení, které umožňují sledovat vše od měsíčních předplatných přes stav úspor až po zdroje příjmů. Můžete označovat a kategorizovat transakce, přehledně kontrolovat svůj zůstatek a dokonce i reflektovat své výdajové chování. Je to jednoduché, velmi přizpůsobitelné a díky tomu je správa peněz docela zábavná.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Sledujte příjmy, výdaje, úspory a dluhy v různých kategoriích.
- Přizpůsobte si rozpočtové kategorie podle svých osobních cílů nebo životního stylu.
- Zobrazte si své výdajové vzorce pomocí přednastavených dashboardů a grafů ClickUp.
- Stanovte si měsíční cíle a udržujte si přehled díky jasným barevně odlišeným zobrazením.
✅ Ideální pro: Projektové manažery a obchodní profesionály, kteří chtějí mít kontrolu nad svými osobními financemi strukturovaným, ale flexibilním způsobem.
🎉 Zajímavost: Američané tráví téměř čtyři hodiny denně přemýšlením o penězích, přičemž generace Z a mileniálové vedou s 4,8, respektive 4,7 hodinami.
12. Šablona ClickUp OKR Framework
Šablona OKR Framework od ClickUp je systém, který vám pomůže sladit celkové cíle s každodenní prací. Je založena na populární metodě OKR (Objectives & Key Results), takže můžete s jistotou stanovit ambiciózní cíle a naučit se implementovat OKR tak, aby přinášely měřitelné výsledky.
A protože je vše vizuální, od přehledů na řídicím panelu až po vlastní pole a filtry, získáte okamžitý přehled o tom, co je v pořádku, co zaostává a čemu je třeba se dnes věnovat.
Proč si tuto šablonu zamilujete:
- Rozdělte obecné cíle na sledovatelné a měřitelné klíčové výsledky.
- Sledujte pokrok v plnění cílů pomocí barevně odlišených zobrazení, filtrů a časových os.
- Soustřeďte všechny úkoly a aktualizace související s cíli do jednoho dynamického panelu.
- Seskupujte cíle podle týmu, čtvrtletí nebo pokroku pomocí filtrovaných zobrazení a automatického třídění.
✅ Ideální pro: vedoucí týmů, produktové manažery, vedoucí pracovníky nebo kohokoli, kdo implementuje OKR pro stanovení a sledování cílů svého týmu nebo společnosti.
Dosáhněte svých cílů rychleji s ClickUp
Nedodržené termíny, roztříštěné nástroje, nejasné priority a příliš mnoho ručního sledování mohou zpomalit i ty nejlepší týmy.
Díky výkonným funkcím pro správu projektů a snadno použitelným šablonám vám ClickUp pomůže plánovat, organizovat a sledovat vše z jednoho místa. Získáte přizpůsobitelné zobrazení, inteligentní automatizaci a integrované dokumenty navržené pro skutečné pracovní postupy.
Pokud jste připraveni zjednodušit svůj pracovní den a soustředit se na produktivitu, ClickUp je skvělým místem, kde začít.
Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!