Lisa, marketingová ředitelka středně velké agentury, se při řízení kampaní spoléhala na kombinaci tabulek, e-mailů a chatovacích aplikací. Výsledek?
Nedodržené termíny, duplicitní práce a nekonečné otázky typu „jaký je stav“. Po přechodu na Smartsheet její tým snížil počet statusových schůzek o 60 % a projekty dodával o 40 % rychleji.
Věc se má tak: Používání Smartsheet pro řízení projektů nemusí být žádná věda. V tomto průvodci vás provedeme praktickými způsoby, jak Smartsheet používat.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zefektivněte své projekty pomocí Smartsheet
- Používejte předem připravené šablony pro rychlé vytváření projektů.
- Získejte přístup k flexibilnímu plánování projektů s různými zobrazeními (Gantt, Board atd.).
- Automatizujte opakující se úkoly a pracovní postupy
- Spolupracujte v reálném čase pomocí komentářů, značek a týmových diskusí.
- Sledujte čas a efektivně spravujte zdroje
- Využijte analytické funkce k přijímání rozhodnutí založených na datech.
- Sledujte přiřazení a vztahy mezi úkoly
- Integrujte nástroje jako Zapier, Slack a další.
Používání Smartsheet pro řízení projektů
Nejlepší nástroje pro řízení projektů umí víc než jen sledovat úkoly. Přizpůsobují se vašim jedinečným projektovým potřebám, automatizují úkoly, podporují sledování času, umožňují komunikaci v týmu a poskytují vynikající reporty a analýzy.
👀 Věděli jste? Smartsheet byl původně navržen jako napodobenina tabulkového procesoru, ale postupem času se vyvinul v výkonný nástroj pro řízení projektů s automatizačními funkcemi.
Zde je návod, jak můžete Smartsheet využít ve svůj prospěch.
Poskytuje předem připravené šablony pro nastavení projektu.
Ti, kteří chtějí přeskočit fázi nastavení, mohou využít předem připravené šablony Smartsheet určené pro různé projekty, včetně marketingových kampaní, stavebních projektů, uvedení produktů na trh a dalších.
Šablony poskytují výchozí bod pro řízení projektů, ve kterém jsou již rozvrženy všechny základní prvky projektu, takže můžete podle potřeby upravovat pole.
Navíc je můžete použít k automatizaci svých pracovních postupů. Tyto funkce vám pomohou ušetřit čas a začít s úkoly, aniž byste museli trávit hodiny vytvářením projektového plánu od nuly.
Umožňuje flexibilní plánování projektů
Smartsheet poskytuje flexibilní pracovní prostor, který může projektový manažer přizpůsobit tak, aby vyhovoval jakémukoli projektu.
Díky zobrazení mřížky, Ganttova diagramu, zobrazení karet podobnému tabuli Kanban a kalendářovému zobrazení vám Smartsheet umožňuje prohlížet si projekt z různých úhlů pohledu, což usnadňuje přizpůsobování pracovního postupu podle vývoje projektu.
Jako vlastník nebo správce listu můžete v aplikaci Smartsheet vytvořit Ganttův diagram pro správu závislostí úkolů a časových os. Můžete také upravit zobrazení časové osy tak, aby odpovídalo vašim projektovým plánům – ať už čtvrtletním, měsíčním, týdenním nebo denním.
🧠 Zajímavost: Ganttův diagram, oblíbený nástroj pro řízení projektů, byl vynalezen před více než 100 lety a dodnes zůstává jedním z nejúčinnějších způsobů sledování časových harmonogramů.
Automatizuje opakující se úkoly a pracovní postupy
Při řízení mnoha proměnných částí projektu potřebujete veškerou pomoc, kterou můžete získat, abyste mohli automaticky zpracovávat úkoly, odesílat připomenutí a aktualizovat stavy.
Smartsheet vám pomůže vytvořit vlastní pracovní postupy, které se spouštějí na základě konkrétních akcí. Například odesílání oznámení po dokončení úkolů nebo aktualizace projektového listu, když se blíží termíny.
Tyto automatizované funkce usnadňují správu projektů s minimálními manuálními zásahy, takže se můžete soustředit na úkoly vyšší úrovně.
Zajišťuje spolupráci a komunikaci v reálném čase
Smartsheet eliminuje potřebu samostatných komunikačních kanálů tím, že umožňuje více členům týmu komentovat úkoly, přidávat poznámky a označovat ostatní přímo v rámci projektů.
Sloupec se seznamem kontaktů v aplikaci Smartsheet usnadňuje přiřazování jednotlivých úkolů konkrétním členům týmu a jejich informování, přičemž všechny relevantní diskuse a rozhodnutí zůstávají na jednom místě.
Díky integraci Smartsheet s nástroji jako Slack zůstávají aktualizace týmu a komunikace o projektu na jednom místě.
Umožňuje sledování času a správu zdrojů
Vzpomínáte si na Sarah z marketingu? Takovým nedorozuměním se můžete vyhnout a zvýšit efektivitu pomocí sledování času, aby projekty probíhaly podle plánu. Smartsheet nabízí integrovanou sekci pro správu zdrojů , která vám pomůže sledovat dostupnost týmu a předcházet vyhoření.
Protokoly aktivit zaznamenávají příspěvky každého člena týmu, což usnadňuje sledování pracovní zátěže a zajišťuje rovnoměrné rozložení úkolů.
Sekce Správa zdrojů také pomáhá při přidělování úkolů a vyvažování pracovní zátěže, čímž zajišťuje, že potenciál týmu není ani nadměrně využíván, ani nedostatečně využíván.
Podporuje komplexní reporting a rozhodnutí založená na datech
Funkce Smartsheet pro vytváření reportů a analýz pomáhají projektovým manažerům získat přehled o projektech a efektivně sledovat jejich průběh, aby mohli činit informovaná rozhodnutí založená na datech.
Nástroje pro vytváření reportů této platformy vám umožňují načítat data z více listů a sledovat klíčové metriky, jako jsou data zahájení a ukončení, míra dokončení úkolů, využití zdrojů a náklady na projekt, a vytvářet tak komplexní reporty o projektech.
Dashboardy pro řízení projektů nabízejí přehled na vysoké úrovni, zatímco podrobné zprávy vám umožňují podrobně prozkoumat konkrétní údaje, což vám pomůže udržet si přehled o celkovém stavu i všech detailech.
Umožňuje přiřazování úkolů a sledování vztahů
Jedním z klíčových prvků Smartsheet je jeho hierarchická struktura. Můžete vytvářet nadřazené a podřízené řádky, abyste uspořádali jednotlivé úkoly v rámci většího projektu.
Funkce vztahů mezi úkoly pomáhá definovat závislosti, takže pokud dojde ke zpoždění jednoho úkolu, související úkoly se automaticky aktualizují tak, aby odrážely nový časový plán.
Tato struktura pomáhá rozdělit složité projekty na zvládnutelné části, což projektovým manažerům usnadňuje současný dohled nad různými úkoly.
Umožňuje integraci s jinými nástroji.
Smartsheet můžete použít k integraci svých stávajících nástrojů. Potřebujete pracovat s Microsoft Excel? Data můžete snadno synchronizovat pomocí CData Connect Cloud nebo Zapier. Ačkoli neexistuje přímá integrace s Google Sheets, Zapier tuto mezeru účinně překlenuje.
Pokud používáte Microsoft Teams, integrace vám umožní propojit vaše projektové listy s kanály Teams, takže všichni budou mít stejné informace, aniž by museli přepínat mezi nástroji. Díky propojení s DocuSign, Jira, Slack, Tableau a dalšími nástroji se Smartsheet stává centrálním velínem pro všechna vaše projektová data.
Tyto integrace eliminují informační silosy a pomáhají týmům činit lepší rozhodnutí založená na datech.
Výzvy a omezení Smartsheet pro řízení projektů
Ačkoli je Smartsheet výkonný nástroj a pro mnohé ideální volbou, přináší s sebou i některé výzvy, o kterých byste měli vědět.
Nedostatek základních funkcí pro spolupráci a reporting
I když Smartsheet umožňuje vašemu týmu spolupracovat, postrádá některé důležité funkce pro spolupráci. Ganttovy diagramy pomáhají sledovat průběh projektu, ale vyžadují značné množství ručního zadávání dat.
I když můžete vytvářet standardní zprávy o postupu, projektoví manažeři a týmy, které hledají specializované analytické nástroje, jako jsou grafy Velocity nebo Burndown, možná budou chtít prozkoumat doplňkové nástroje.
Omezené funkce sledování času
Smartsheet je vynikající nástroj pro zobrazení dat zahájení a ukončení projektu, ale co sledování skutečných hodin strávených na jednotlivých úkolech? To už je složitější. Projektoví manažeři se možná budou muset spolehnout na externí nástroje nebo manuální metody, aby mohli přesně sledovat čas strávený na jednotlivých úkolech.
Tato závislost na aplikacích třetích stran zvyšuje složitost pracovního postupu a může vést k nesrovnalostem ve vykazování času. To není zrovna ideální, když se snažíte zjistit, zda využíváte své zdroje a čas efektivně.
Vysoká cena
Zde je informace o dopadu Smartsheet na vaši peněženku. Nejedná se o bezplatný nástroj pro řízení projektů.
Ceny začínají na 9 USD za uživatele měsíčně za plán Pro pro maximální počet 10 členů týmu. Plán Business naopak stojí až 32 USD za uživatele měsíčně. Rychlý výpočet: i ta nejzákladnější konfigurace pro firmy vás vyjde na 96 USD měsíčně, protože potřebujete alespoň tři uživatele.
K dispozici je také podnikový plán pro přizpůsobené nabídky. Jakmile se váš tým rozroste nebo budete potřebovat další funkce pro správu více projektů, možná budete muset provést několik zajímavých rozpočtových výpočtů.
Tento cenový model může být náročný pro menší týmy nebo organizace s omezeným rozpočtem.
Omezená automatizace úkolů
Ačkoli Smartsheet pomáhá automatizovat řízení projektů u opakujících se úkolů, možnosti automatizovaného pracovního postupu mohou být nedostatečné.
Samozřejmě můžete nastavit základní vlastní pracovní postupy pomocí předem připravených šablon, ale pokud spravujete projekty a potřebujete pokročilé automatizační sekvence, budete muset provádět více ruční práce, než byste si přáli.
Pro týmy, které chtějí skutečně ušetřit čas na pracovních postupech, by toto omezení mohlo znamenat ztrátu významného zvýšení efektivity.
Minimální přizpůsobení šablon
Předem připravené šablony pro řízení projektů v aplikaci Smartsheet jsou užitečné pro různé projektové potřeby, ale jejich možnosti přizpůsobení jsou ve srovnání s jinými nástroji pro řízení projektů omezené.
Týmy s jedinečnými pracovními postupy musí přizpůsobit své procesy rámci Smartsheet, nikoli naopak. Ačkoli je tato standardizace efektivní pro běžné projektové scénáře, může představovat výzvu pro týmy, které vyžadují vysoce specializované projektové struktury.
Výzvy integrace
Integrace Smartsheet s Microsoft Teams a podobnými platformami je slibná, ale má své limity.
Ačkoli efektivně zpracovává běžné obchodní nástroje, týmy využívající specializovaný software se často spoléhají na konektory třetích stran, jako je Zapier. To vytváří další vrstvu složitosti při pokusu o centralizaci dat z různých zdrojů pro rozhodnutí založená na datech.
Vzhledem k těmto omezením je přirozené se ptát: „Existuje alternativa k Smartsheet, která poskytuje komplexní řešení?“ Podívejme se, co nabízí ClickUp – komplexní platforma pro správu projektů, správu znalostí, chat a funkce založené na umělé inteligenci.
Jak používat ClickUp pro řízení projektů
ClickUp pro řízení projektů je navržen tak, aby sbližoval týmy prostřednictvím propojených pracovních postupů, dashboardů v reálném čase a komplexní dokumentace.
S ClickUp mají projektoví manažeři přístup k vylepšeným funkcím pro správu úkolů, nástrojům pro spolupráci a funkcím založeným na umělé inteligenci, které vám pomohou zjednodušit procesy.
Rychlé nastavení projektu
Pokud porovnáme Smartsheet a ClickUp, ClickUp obrací scénář ohledně omezení přizpůsobení.
Od okamžiku zahájení projektu získáte nepřeberné množství možností. Vytvářejte vlastní prostory, nastavujte hierarchie projektů a vybírejte z předem připravených šablon, abyste mohli hned začít pracovat.
Tyto šablony jsou jedinečné tím, že je lze zcela přizpůsobit vašim potřebám, a ne naopak.
Jednou z vynikajících funkcí ClickUp jsou přizpůsobitelné zobrazení projektů. Můžete si vybrat z více než 15 zobrazení, včetně Ganttova zobrazení, seznamového zobrazení, tabulkového zobrazení, Kanbanového zobrazení a dalších, abyste mohli vizualizovat svou práci způsobem, který nejlépe vyhovuje vašemu týmu.
Například zobrazení Ganttova diagramu vám umožňuje vizuálně mapovat časové osy a závislosti, zatímco zobrazení seznamu poskytuje přehledný způsob, jak na první pohled vidět úkoly a jejich stav.
Navíc ClickUp Dashboard View integruje všechny vaše klíčové prvky, metriky a KPI na jednom místě, což vám poskytuje přehled o stavu vašeho projektu na vysoké úrovni.
Díky integrovaným funkcím pro pořizování poznámek a ClickUp Docs můžete veškerou dokumentaci k projektu uchovávat na jednom místě, zatímco ClickUp Goals vám pomůže sledovat pokrok při plnění důležitějších cílů. Je to jako mít projektový plán, který skutečně ukazuje, kam směřujete.
Přečtěte si také: Jak psát projektovou dokumentaci: příklady a šablony
Hladké řízení úkolů
Na rozdíl od základních nástrojů pro správu úkolů vám ClickUp umožňuje vytvářet bohaté úkolové prostředí s přizpůsobenými stavy, prioritami a závislostmi.
Chcete podúkoly? Více přiřazených osob? Sledování času přímo v místě, kde se práce vykonává? Hotovo, hotovo a hotovo! Navíc vám tvorba úkolů pomocí umělé inteligence pomůže automaticky rozdělit složité projekty, takže se už nebudete muset ptát „kde vůbec začít?“.
💡Tip pro profesionály: Rozdělte svůj projekt na menší, lépe zvládnutelné úkoly, aby bylo sledování pokroku snazší a snížil se stres.
Chytřejší spolupráce
Díky ClickUp se vaše projektová komunikace výrazně zlepší. Namísto toho, abyste trávili čas v e-mailové schránce, vám nástroje pro spolupráci ClickUp přinášejí konverzace přímo tam, kde se odehrává práce.
Potřebujete brainstorming? Vyzkoušejte ClickUp Whiteboards, vaše virtuální plátno v reálném čase. Chcete zdokumentovat své požadavky? Vytvářejte a sdílejte pomocí Click Up Docs, aniž byste opustili platformu.
Můžete také použít funkci Proofing v ClickUp k zvýraznění poznámek, přidávání komentářů do PDF souborů a dalším účelům.
S ClickUp Brain můžete dokonce okamžitě ukládat a vyhledávat důležité informace. Je to jako mít virtuální kancelář svého týmu, vybavenou všemi nástroji, které potřebujete k efektivní práci.
A co je nejlepší? Smartsheet přizpůsobuje své poznatky na základě vašich úkolů, dokumentů a pracovních postupů specifických pro váš tým. To znamená, že váš tým získá personalizovaná doporučení založená na umělé inteligenci, která jsou relevantní pro vaše cíle. Stačí jen říct, co potřebujete!
💡Tip pro profesionály: Pravidelně vyhodnocujte spolupráci svého týmu a sledujte tak postup prací. Podporujte otevřenou komunikaci, abyste mohli včas identifikovat a řešit potenciální problémy.
Efektivní sledování projektů
Pokud jde o sledování pokroku, ClickUp vám neukazuje jen základní informace. Poskytuje vám komplexní nástroje pro sledování projektů a vytváření reportů.
Vylepšený pracovní postup s automatizací založenou na umělé inteligenci udržuje věci v pohybu tím, že automaticky zpracovává rutinní úkoly, zatímco reportování v reálném čase vám umožňuje odhalit úzká místa dříve, než se stanou problémem.
Na rozdíl od Smartsheets, ClickUp Dashboards shromažďuje všechny vaše projekty, jejich stavy a vše, co potřebujete vědět o probíhajícím projektu, na jednom místě. S více než 50 widgety, které jsou k dispozici pro vytvoření vašeho dashboardu, se sledování postupu projektu stává mnohem snazší.
Zde je názor uživatele ClickUp:
S ClickUp jsme udělali další krok vpřed a vytvořili dashboardy, kde naši klienti mohou v reálném čase sledovat výkonnost, obsazenost a projekty. Díky tomu se klienti cítí propojeni se svými týmy, zejména vzhledem k tomu, že se nacházejí v různých zemích a někdy dokonce na různých kontinentech.
S ClickUp jsme udělali další krok vpřed a vytvořili dashboardy, kde naši klienti mohou v reálném čase sledovat výkonnost, obsazenost a projekty. Díky tomu se klienti cítí propojeni se svými týmy, zejména vzhledem k tomu, že se nacházejí v různých zemích a někdy dokonce na různých kontinentech.
Díky reportům v reálném čase budete neustále informováni o tom, jaké úkoly váš tým v daný den splnil, a ClickUp Milestones jde ještě o krok dál, protože vám umožňuje přidávat milníky na vaší cestě.
💡Tip pro profesionály: Oslavujte i malé úspěchy – uznání milníků může motivovat týmy a udržet vysokou morálku.
Výkonné integrace
Zatímco Smartsheet vás může nutit přeskakovat mezi různými nástroji, integrační ekosystém ClickUp vám nabízí více než 1000 integrací s nástroji jako Google Drive, Microsoft Outlook a Slack.
Navíc se díky integraci CRM, nástrojům pro řízení projektů a dalším obchodním aplikacím výrazně sníží manuální práce, což eliminuje chyby a poskytuje vám jasný přehled o výkonnosti vašeho podnikání.
ClickUp je jednoznačně nejlepší dostupnou alternativou k Smartsheets!
Nechcete se zatím zavázat k používání nějakého nástroje?
Vyzkoušejte bezplatnou šablonu pro správu projektů ClickUp.
Klíčové vlastnosti této šablony:
- Nastavte projekty během několika minut pomocí plně přizpůsobitelných předem připravených pracovních postupů a zobrazení.
- Sledujte pokrok pomocí aktualizací stavu jedním kliknutím a dashboardů v reálném čase.
- Díky integrovaným dokumentům a komentářům bude celý váš tým díky komunikaci v reálném čase vždy na stejné vlně.
- Dashboardy a nástroje pro sledování poskytují okamžité informace o pokroku, což umožňuje lepší rozhodování.
- Snadno se přizpůsobí růstu vašeho týmu a zvyšující se složitosti projektů.
Jste připraveni kliknout na cestu k úspěchu projektu?
Který z nich byste si měli vybrat, když jde o Smartsheet vs ClickUp? Volba závisí na požadavcích vašeho týmu.
Pokud oceňujete známé rozhraní a přehlednou strukturu Smartsheet podobnou tabulkovému procesoru, může být Smartsheet pro vás ideální volbou. Pokud však pro vás flexibilita, spolupráce a efektivita založená na umělé inteligenci jsou nezbytné, je těžké překonat všestrannost ClickUp. Pro malé týmy nebo komplexní projekty je přizpůsobivá platforma ClickUp tou správnou volbou, která poroste spolu s vámi.
Nezapomeňte, že správný nástroj umožňuje vašemu týmu podávat nejlepší výkony. Prozkoumejte, experimentujte a posilte svůj tým efektivním pracovním postupem ještě dnes. Chcete začít svou cestu s ClickUp?
Zaregistrujte se nyní a získejte bezplatný účet ClickUp!