Smartsheet je platforma pro správu práce, která vám umožňuje efektivně plánovat, spravovat a podávat zprávy o vašich úkolech. Organizace využívají její známé rozhraní tabulkového procesoru pro správu projektů, spolupráci, podávání zpráv a analýzy.
Bohužel má omezené možnosti integrace třetích stran. Možná budete muset extrahovat data ze Smartsheet, abyste je mohli zpřístupnit a provést podrobnou analýzu.
Jak na to?
Čtěte dál a dozvíte se, jak efektivně exportovat data ze Smartsheet do Excelu, Google Sheets a PNG bez ztráty důležitých příloh, komentářů a vzorců. Poté se podíváme na některé dobré alternativy Smartsheet.
Jak exportovat data ze Smartsheet
Aplikace Smartsheet vám umožňuje exportovat jakýkoli list nebo zprávu do mnoha formátů.
Mezi nimi jsou nejoblíbenější tyto:
- Microsoft Excel
- Tabulky Google
- Formát PNG (obrázek)
Podívejme se, jak exportovat Smartsheet do každé z nich.
1. Export do aplikace Microsoft Excel
Chcete-li exportovat data, zprávy nebo listy Smartsheet do aplikace Microsoft Excel, vyberte v levém horním rohu Smartsheet kartu „Soubor“ a klikněte na „Exportovat“. Tím se zobrazí několik možností exportu. V tomto případě klikněte na „Exportovat do Microsoft Excel“.
Exportovaná data se v Excelu nemusí zobrazit přesně tak, jak jsou v Smartsheet.
Zde jsou některé klíčové rozdíly:
- Excel nepodporuje formát Ganttova diagramu. Exportem Ganttova diagramu do Excelu se exportuje pouze seznam úkolů, na kterém je založen.
- Syntaxe vzorců v Excelu a Smartsheetu se liší, proto se vzorce v exportovaném souboru neuchovají. Chcete-li tento problém obejít, odstraňte na začátku vzorců znaménko rovnosti (=), abyste je uložili jako text, a poté list uložte. Po otevření souboru Excel můžete znaménko rovnosti znovu přidat a upravit syntaxi tak, aby vzorce v Excelu fungovaly.
- Komentáře a souhrny listů se zobrazují na samostatných kartách v exportovaném sešitu s daty.
- Zprávy jsou omezeny na 20 000 řádků. Pro více než 20 000 řádků můžete vytvořit více zpráv, které načtou méně řádků, a každou zprávu exportovat jako samostatný soubor Excel.
- Excel nepodporuje sloupce s rozevíracími seznamy, seznamy kontaktů, zaškrtávacími políčky a symboly (Harvey balls atd.). Při exportu těchto typů sloupců se exportují pouze textové hodnoty. Hodnoty v booleovských typech sloupců (zaškrtávací políčka atd.) se exportují jako True nebo False podle stavu položky v buňce.
Jak se vyhnout omezením exportu dat ze Smartsheet do MS Excel
Chcete-li se těmto omezením vyhnout, můžete si stáhnout konkrétní pluginy z Smartsheet Marketplace. Smartsheet můžete také exportovat do Excelu pomocí externích nástrojů ETL (extrahovat, transformovat a načíst). Ty vám umožňují načíst data ze Smartsheet bez nutnosti znalosti programování.
Dalším způsobem, jak exportovat Smartsheet do Excelu, je prostřednictvím REST API. Tento proces zahrnuje použití požadavku HTTP GET nebo POST k volání koncového bodu REST Smartsheet. Zní to technicky, ale nebojte se – znamená to pouze, že přes internet posíláte zprávu, ve které žádáte Smartsheet o vaše data. Můžete to udělat bez programování pomocí konektoru JSON API.
Přečtěte si také: Google Sheets vs. Excel: Která aplikace pro práci s tabulkami je lepší?
2. Export do Google Sheets
Export dat ze Smartsheet do Google Sheets je podobný jako export do Excelu. Stačí kliknout na kartu „Soubor“ v levém horním rohu, poté kliknout na „Exportovat“ a vybrat „Exportovat do Google Sheets“.
Data exportovaná do Google Sheets se nezobrazí přesně tak, jak jsou v Smartsheet. Mezi možné rozdíly po exportu patří následující:
- Google Sheets nepodporuje formát Ganttova diagramu. Export Ganttova diagramu do Google exportuje pouze seznam úkolů.
- Tabulky také nepodporují rozevírací seznamy, seznamy kontaktů, zaškrtávací políčka a symboly (Harvey balls atd. ). Při exportu tabulek, které používají tyto typy sloupců, se exportují pouze textové hodnoty. Hodnoty v booleovských sloupcích (zaškrtávací políčka atd. ) se exportují jako True nebo False, podle stavu položky v buňce.
- Souhrny listů se zobrazují na samostatné kartě v exportovaném sešitu.
- Syntaxe vzorců v Smartsheet a Google Sheets se liší. Vzorce tedy nejsou zachovány.
Chcete-li se těmto omezením vyhnout, odstraňte znaménko rovnosti (=) na začátku vzorců, abyste je uložili jako text, a poté list uložte. Po otevření Google Sheets můžete znaménko rovnosti znovu přidat a upravit syntaxi tak, aby vzorec fungoval v Google Sheets.
3. Export do obrázku (formát PNG)
Export dat ze Smartsheet do obrázku PNG se liší od exportu dat z Excelu a Google Sheets. Za prvé, ze Smartsheet můžete exportovat pouze Ganttovy diagramy do formátu PNG.
Klikněte na kartu „Soubor“ ve Smartsheet a poté klikněte na „Exportovat Ganttův diagram do obrázku (PNG)“.
Jakmile to uděláte, postupujte podle těchto kroků:
- V části „Výběr“ formuláře „Exportovat Ganttův diagram do obrázku (PNG)“ vyberte možnost „Exportovat celý list“ nebo „Vybrané řádky“.
- Pokud není k dispozici možnost „Vybrané řádky“, zavřete „Exportovat Ganttův diagram do obrázku (PNG)“, vyberte řádky, které chcete vytisknout, a znovu otevřete formulář.
- Dále v části „Možnosti“ vyberte sloupce, které chcete zahrnout do obrázku. Ve výchozím nastavení je zahrnut pouze „Primární sloupec“, ale můžete vybrat název „Primární sloupec“ nebo tlačítko „Upravit“ a zahrnout další sloupce.
Proč byste měli exportovat data ze Smartsheet?
Zde je několik důvodů, proč uživatelé potřebují exportovat svá data ze Smartsheet:
- Reporting a analýza: Integrované nástroje Smartsheet nepodporují komplexní analýzu dat. Export do Excelu nebo Google Sheets poskytuje větší flexibilitu při analýze a vytváření vlastních reportů.
- Spolupráce se zainteresovanými stranami: Sdílení dat se zainteresovanými stranami může být v Smartsheet omezené. Export do Excelu, Google Sheets nebo MS Project nabízí lepší možnosti prohlížení a úprav.
- Náklady: Placené předplatné a dodatečné náklady za další uživatele, funkce nebo pokročilé funkce mohou Smartsheet učinit nedostupným, zejména pro menší týmy nebo organizace s omezeným rozpočtem.
- Nedostatečná mobilní podpora: Mobilní aplikace Smartsheet není tak robustní jako webové aplikace, což může některým uživatelům bránit v provádění určitých úkolů nebo přístupu ke všem funkcím, když jsou na cestách.
- Zabezpečení dat: Omezené možnosti zabezpečení dat v aplikaci Smartsheet mohou představovat problém pro organizace s přísnými požadavky na zabezpečení a dodržování předpisů, což některým uživatelům ztěžuje ochranu citlivých informací.
- Závislosti úkolů a Ganttovy diagramy: Funkce Ganttových diagramů v aplikaci Smartsheet nemusí být tak robustní jako specializované nástroje pro správu projektů, což může být pro některé uživatele nevýhodou.
- Integrace s jinými systémy: Export dat umožňuje integraci s jinými systémy nebo softwarovými nástroji, které vaše firma používá, jako jsou ERP systémy, CRM systémy nebo nástroje pro business intelligence.
- Offline přístup: Export dat do Excelu nebo jiných formátů vám umožní přístup k informacím offline nebo na místech, kde není Smartsheet dostupný.
Excel a Google Sheets také nabízejí lepší možnosti formátování a stylizace. Pravidelný export dat a generování opakujících se zpráv vám také pomůže udržovat zálohu v případě problémů s přístupností Smartsheet.
Alternativy k Smartsheet
Pokud omezení Smartsheet brání vašim týmům v flexibilním a efektivním řízení projektů, zde je několik účinnějších alternativ, které můžete zvážit:
- Wrike: Nabízí robustní sadu funkcí pro plánování projektů, sledování a spolupráci.
- Airtable: Kombinuje jednoduchost tabulkového procesoru s výkonem databáze.
- Asana: Známá svým přehledným rozhraním a intuitivním řízením úkolů.
- Trello: Vizuální tabule ve stylu Kanban, která se skvěle hodí pro jednoduché projekty.
- Monday. com: Vysoce přizpůsobitelný s řadou zobrazení tabulek a automatizačních funkcí
Výběr správné alternativy závisí na vašich konkrétních potřebách a preferencích.
Zvažte faktory, jako jsou:
- Funkce: Které funkce jsou pro vás nejdůležitější (např. Ganttovy diagramy, Kanban tabule, sledování času)?
- Snadné použití: Jak intuitivní je rozhraní a jak snadné je naučit se tento nástroj používat?
- Integrace: Je tento nástroj integrován s jinými nástroji, které používáte (např. e-mail, kalendář)?
Pokud hledáte platformu, která vám pomůže efektivně spravovat data z tabulek a umožní vám je ukládat a přistupovat k nim na jednom místě, zvažte ClickUp! Zde je několik důvodů:
1. Komplexní řízení projektů
Platforma pro správu projektů ClickUp může být výkonným nástrojem pro správu dat z tabulek bez nutnosti exportu do nástrojů třetích stran.
Takto ClickUp napodobuje (a vylepšuje) běžný tabulkový software:
- Vlastní pole: Vytvořte v ClickUp vlastní pole, která jsou podobná sloupcům v tabulce. To vám umožní ukládat a organizovat různé typy dat, od jednoduchého textu po čísla, data a dokonce i rozevírací seznamy.
- Vlastní zobrazení: Využijte různá zobrazení ClickUp, jako je seznam, tabule, kalendář a Ganttův diagram. Tato zobrazení můžete přizpůsobit tak, aby data z tabulky zobrazovala způsobem, který vyhovuje vašemu pracovnímu postupu. Například zobrazení seznamu úkolů může připomínat tradiční tabulku, zatímco zobrazení kalendáře může jasně ukázat termíny nebo milníky pro tyto úkoly.
- Automatizujte úkoly: Využijte funkce automatizace ClickUp k zjednodušení zadávání a aktualizace dat. Můžete například vytvořit pravidlo, které automaticky vyplní pole na základě dat z jiného pole nebo spustí oznámení, když je splněna určitá podmínka.
- Integrace s jinými nástroji: Integrujte s oblíbenými tabulkovými nástroji, jako jsou Google Sheets a Microsoft Excel. To vám umožní importovat nebo exportovat data mezi těmito platformami a ClickUp, což usnadňuje správu dat tabulek v rámci vašeho pracovního postupu řízení projektů.
- Spolupracujte s členy týmu: Spolupracujte s členy svého týmu na datech v tabulkách. Můžete přiřazovat úkoly, přidávat komentáře a sledovat pokrok, aby všichni měli stejné informace.
2. Známé rozhraní tabulkového procesoru
Zobrazení tabulky ClickUp je univerzální funkce navržená tak, aby poskytovala prostředí podobné tabulkovému procesoru v rámci platformy pro správu projektů. Nabízí přehledné a organizované rozvržení, které je ideální pro správu dat a sledování pokroku.
Zde je několik klíčových výhod používání tabulkového zobrazení ClickUp:
- Přizpůsobitelné sloupce: Vytvářejte a přizpůsobujte sloupce tak, aby představovaly různé datové body, stejně jako v tradiční tabulce.
- Typy dat: Pracujte s různými typy dat, včetně textu, čísel, dat, zaškrtávacích políček a dalších.
- Vzorce: Používejte vzorce k provádění výpočtů a automatizaci zadávání dat, podobně jako funkce v Excelu.
- Filtrování a třídění: Snadno filtrujte a třídějte data podle konkrétních kritérií, abyste rychle našli potřebné informace.
- Seskupování: Seskupujte data podle sloupců, abyste vytvořili hierarchické zobrazení a efektivněji organizovali informace.
- Podmíněné formátování: Použijte podmíněné formátování k zvýraznění důležitých dat nebo vizualizaci trendů.
- Přílohy: Připojujte soubory přímo k řádkům tabulky, což usnadňuje ukládání a přístup k podpůrné dokumentaci.
3. Zjednodušené řízení úkolů
Ačkoli jsou úkoly ClickUp primárně určeny pro správu projektových úkolů, můžete je také použít ke správě dat v tabulkách.
Postupujte takto:
- Vytvářejte úkoly pro konkrétní datové záznamy: Vytvořte odpovídající úkol v ClickUp pro každý řádek nebo datový bod ve vaší tabulce. To vám umožní sledovat stav, průběh a související informace pro každý datový záznam.
- Přiřazujte úkoly členům týmu: Přiřazujte úkoly členům týmu odpovědným za zadávání nebo ověřování dat. Tím zajistíte odpovědnost a usnadníte sledování pokroku.
- Propojení úkolů: Propojte odpovídající úkoly v ClickUp, pokud jsou určité datové záznamy vzájemně propojené nebo na sobě závislé. To pomáhá vizualizovat závislosti a zajistit, že úkoly budou správně dokončeny, v pořadí
- Používejte podúkoly: Rozdělte složité zadávání dat na menší, lépe zvládnutelné podúkoly. To vám pomůže zefektivnit proces zadávání dat a podrobně sledovat pokrok.
- Připojte soubory: Připojte relevantní soubory – obrázky, tabulky, videa, odkazy – přímo k úkolům. Díky tomu budou podpůrné dokumenty přehledně uspořádané a snadno přístupné.
Pokud chcete ještě jednodušší způsob ukládání a správy dat z tabulek, můžete použít šablony ClickUp.
4. Upravitelné šablony tabulek
Upravitelná šablona tabulky vám umožňuje přizpůsobit tabulku ClickUp tak, aby efektivně spravovala vaše data a zjednodušila úkoly. Ať už sledujete rozpočet nebo plánujete projekt, je to neocenitelný pomocník.
Šablona editovatelné tabulky ClickUp je plná funkcí, které vám pomohou snadno organizovat, spravovat a vizualizovat data:
- Automatizujte import dat: Už žádné zdlouhavé ruční zadávání; importujte data jedním kliknutím.
- Vlastní vzorce a rovnice: Provádějte výpočty v mžiku pomocí vestavěných vzorců a rovnic.
- Sledování pokroku: Používejte intuitivní vizuální prvky, včetně pruhů a grafů znázorňujících pokrok, k monitorování projektů nebo investic.
Zde je několik výhod používání této šablony:
- Efektivita: Ušetřete drahocenný čas automatizací zadávání dat a snížením manuální práce.
- Přesnost: Zajistěte integritu a konzistenci dat ve všech dokumentech a minimalizujte chyby.
- Flexibilita: Přizpůsobte si dokumenty pomocí vlastních vzorců a formátování tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám.
- Rychlost: Rychle vytvářejte profesionální dokumenty pomocí předem navržených šablon a automatizačních funkcí.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon databází v aplikacích Word, ClickUp a Access
Exportujte data ze Smartsheet pro lepší kontrolu a maximální efektivitu
Ačkoli je Smartsheet cenným nástrojem, může se vám jevit jako omezený, pokud jde o pokročilou analýzu dat nebo vytváření vlastních reportů. Exportem dat ze Smartsheetu do Excelu nebo Google Sheets získáte větší flexibilitu a výkonnější nástroje pro manipulaci, vizualizaci a sdílení dat.
Hledáte ještě více funkcí? ClickUp nabízí komplexnější řešení pro správu projektů v tabulkovém procesoru s funkcemi, jako jsou tabulkové a Ganttovy pohledy, spolu s plynulými možnostmi správy dat. Je navržen tak, aby se přizpůsoboval vašemu týmu, a poskytuje přizpůsobivou platformu, která roste s vašimi potřebami.
Vyzkoušejte rozdíl – zaregistrujte se ještě dnes do ClickUp a získejte flexibilnější a efektivnější způsob řízení svých projektů!