Jste-li nezávislý specialista na digitální marketing, vše prochází vašima rukama.
Píšete briefy. Přijímáte hovory od klientů. Reagujete na zpětnou vazbu a sledujete termíny.
Ale tento systém selže v okamžiku, kdy se pokusíte expandovat.
Jakmile přijmete více klientů nebo najmete svého prvního spisovatele nebo account manažera na plný úvazek, začnou se objevovat mezery. Musíte se potýkat s termíny, koordinovat práci, najímat nové zaměstnance, nastavovat procesy pro přijímání nových klientů a stovkou dalších věcí.
Začnete přemýšlet: Jak rozšířit svou marketingovou agenturu, aniž byste ztratili svou konkurenční výhodu?
Jako zakladatel rostoucí digitální agentury se vaše role mění z „dělání“ na „navrhování“.
Najednou potřebujete opakovatelné procesy. Potřebujete šablony pro onboardování klientů, sdílené briefy a interní recenze. Budujete podnik, který může fungovat bez vaší přítomnosti v každé místnosti.
A právě o tom je tento průvodce: Jak rozšířit svou digitální marketingovou agenturu pomocí zavedených systémů a nástrojů.
Kdy je správný čas na rozšíření marketingové agentury?
Jednou z nejobtížnějších částí řízení digitální marketingové agentury je vědět, kdy expandovat. Pokud budete postupovat příliš rychle, riskujete, že svůj tým přetížíte, utratíte příliš mnoho peněz nebo ohrozíte kvalitu. Pokud budete čekat příliš dlouho, ocitnete se v neustálém reakčním režimu – přetížení, nedostatek zdrojů a nemožnost růstu.
Jak poznáte, že je ten správný čas?
Zde je několik známek toho, že vaše digitální marketingová firma přerostla svou současnou strukturu:
1. Odmítáte nové klienty navzdory poptávce
Pokud je váš příchozí tok zakázek zdravý, ale stále odmítáte nové klienty, je to známka toho, že vaše dodavatelské systémy ještě nejsou dostatečně škálovatelné.
Možná jste skvělí v zahajování marketingových kampaní. Ale bez správné infrastruktury se každý další klient jeví spíše jako riziko než jako příležitost.
📚 Číst více: Proces zapojení klientů pomocí šablon
2. Jste úzkým hrdlem každého rozhodnutí a výsledku
Od výběru nástrojů pro řízení projektů a softwaru pro marketingové agentury až po schvalování kreativních návrhů a kampaní – bez vás se nic nehne. V rostoucí digitální agentuře se to stává neudržitelným.
Abyste při rozšiřování svých marketingových služeb udrželi kvalitu, potřebujete škálovatelné pracovní postupy, definované role a opakovatelné procesy.
3. Klienti chtějí komplexní řešení, která sami nemůžete nabídnout
Možná jste odborníkem na SEO. Nebo placená média.
Vaši stávající klienti však požadují automatizaci e-mailů, služby psaní obsahu nebo oslovování influencerů. Rozšíření vašich digitálních marketingových služeb prostřednictvím najímání nových zaměstnanců nebo navazování partnerství vám umožní zvětšit velikost účtu, aniž byste museli neustále hledat nové klienty.
4. Růst je dosažen na úkor zákaznické zkušenosti
Víte, že je čas přehodnotit své operace a procesy, když výsledky začínají být nekonzistentní nebo když se onboardování jeví jako uspěchané.
Rostoucí agentura potřebuje marketingové KPI, SOP a systémy pro poskytování konzistentně skvělých marketingových služeb.
5. Vaše pozornost se přesunula z výstupů na růst
Od otázky „Jak mohu tento projekt dokončit rychleji?“ jste se posunuli k otázkám jako:
- Jaký tým potřebuji k podpoře tohoto růstu?
- Odpovídá naše sdělení potřebám cílového trhu?
- Měli bychom před rozšířením naší nabídky služeb provést průzkum trhu?
- Je naše současná strategie digitálního marketingu opakovatelná a škálovatelná?
🧠 Zajímavost: DDB Worldwide Communications Group spolupracuje s Volkswagenem v USA od roku 1959. Vztah s klientem trvá již více než půl století!
Jak rozšířit svou marketingovou agenturu (krok za krokem)
Škálování znamená opustit myšlení freelancera a vybudovat něco, co funguje samo, i když vy nejste v obraze. Zde je návod, jak na to krok za krokem.
1. Produktizujte své služby
Když jste v počáteční fázi, je lákavé říkat ano každé zakázkové žádosti. „Vytvoříme vám webové stránky, spustíme vaše reklamy, napíšeme váš blog, spravujeme vaše sociální sítě... cokoli potřebujete. “
Jistě, stále za to dostáváte zaplaceno, ale když přemýšlíte o rozvoji své digitální marketingové agentury, narazíte na překážku.
Díky produktovým službám nemusíte pro každého nového klienta vymýšlet kolo znovu. Vy definujete:
- Co děláte
- Co je zahrnuto
- Jak dlouho to trvá
- Kolik to stojí
📌 Příklady produktových nabídek služeb:
- SEO audit + 5 optimalizací na stránce + dokument se strategií klíčových slov: Pro digitální marketingovou agenturu specializující se na organické vyhledávání
- Nastavení Google Ads + 30denní optimalizace + dashboard pro reporting: Pro agenturu zabývající se výkonnostním marketingem
- Balíček identifikace značky: logo, paleta barev, 3 šablony pro sociální sítě: pro kreativní digitální agenturu
Proč to pro vás funguje? Protože máte předvídatelné marže. Víte, jak dlouho trvá každý balíček, takže můžete stanovit cenu tak, abyste dosáhli zisku.
Navíc se sníží rozsah změn v projektovém řízení vaší agentury. Můžete ukázat na svou nabídku a říct: „To není zahrnuto, ale tady je cenová nabídka.“
Integrovaný AI asistent ClickUp, ClickUp Brain, vám pomůže sepsat přizpůsobené nabídky pro klienty, ve kterých zdůrazníte své služby. Navíc vám pomůže sepsat e-maily a shrnutí konverzací, přepsat vaše hovory a převést další kroky na konkrétní úkoly, které můžete přidělit správným členům týmu.
2. Vytvořte škálovatelné pracovní postupy
Při rozšiřování vaší marketingové agentury vám vytvoření opakovatelných pracovních postupů zajistí, že každá marketingová kampaň bude probíhat konzistentně, bez ohledu na to, kdo ji řídí.
Od přijímání nových klientů po správu účtů, dodávky, zpětnou vazbu, reporting a ukončení spolupráce – musíte vytvořit systémy pro to, jak práce v agentuře probíhá.
Jak na to?
- Vytvořte šablony svých procesů: Ušetřete čas díky procesům, které lze spustit na autopilota, s opakovaně použitelnými šablonami, jako jsou šablony konzultačních návrhů, šablony digitálních marketingových reportů atd.
- Mapujte závislosti a časové osy: Pochopte, které úkoly jsou závislé na jiných, aby vás zpoždění nepřekvapila. Pomocí vizuálních časových os projektů včas odhalte úzká místa.
- Vytvořte centralizovaný schvalovací proces: Shromažďujte zpětnou vazbu přímo v místě, kde se práce odehrává, tedy přímo v nástroji pro správu projektů, abyste předešli nedorozuměním.
- Zvyšte viditelnost pro klienty a interní týmy: Nastavte si přehledové panely nebo souhrnné zobrazení, abyste snížili potřebu neustálých e-mailů s aktualizacemi stavu.
- Vytvořte jediný zdroj pravdivých informací: Zaznamenejte své standardní operační postupy, konvence pojmenování souborů, zpětnou vazbu a termíny dodání.
Představte si, že spravujete několik kampaní pro různé klienty, z nichž každá má své vlastní termíny, zdroje a schvalovací procesy. Místo spoléhání se na tabulky a roztříštěné e-maily vám ClickUp, první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, pomůže systematizovat projektové řízení v požadovaném rozsahu.
ClickUp pro řízení projektů uchovává všechny vaše dokumenty, projekty a konverzace na jednom místě. To vytváří základ, který vám pomůže:
Standardizujte své pracovní postupy
Opusťte roztříštěné e-maily. Nastavte si šablony úkolů pomocí ClickUp Task Templates pro běžné výstupy, jako jsou blogové příspěvky, reklamní kampaně nebo designové projekty. Tímto způsobem bude každý nový úkol, který vytvoříte v ClickUp, standardně obsahovat stejné podúkoly, časové osy a přiřazené osoby. V ClickUp můžete dokonce přidat vlastní pole a závislosti, abyste úkoly ještě více zjednodušili.
Vytvářejte živé dashboardy pro klienty
Díky dashboardům ClickUp získáte přehled o postupu projektu v reálném čase, aniž byste museli neustále aktualizovat informace nebo telefonovat. Můžete vytvářet dashboardy pro klienty, které zobrazují milníky a termíny dodání, a dokonce i dashboardy pouze pro prohlížení nebo exportovat souhrny pro reporting.
Zde je návod, jak ji vytvořit:
Centralizujte kontrolu a schvalování aktiv
👀 Věděli jste, že... 22,34 % profesionálů uvedlo, že každý týden stráví přibližně polovinu pracovního dne hledáním potřebných informací. Dalších 10,47 % stráví každý týden celý jeden a půl pracovního dne pouze hledáním informací.
Když budete mít jedno úložiště pro všechny zdroje, recenze a schválení ve vaší digitální marketingové agentuře, strávíte méně času hledáním těchto detailů a více času prací na kampaních.
Například všechny vaše návrhy obsahu mohou být uloženy v ClickUp Docs. Můžete použít funkci Proofing v ClickUp k revizi reklamních kreativ, PDF souborů, karuselů a dalších marketingových materiálů, aniž byste museli opustit ClickUp.
Vizualizujte a spravujte časové osy kampaní
Jedním z nejrychlejších způsobů, jak snížit počet zmeškaných termínů, je vizualizace všech částí vašeho projektu. ClickUp nabízí zobrazení kalendáře pro plánování a rozvrhování vašich příspěvků na sociálních médiích, blogů atd.
A díky zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp můžete plánovat zdroje a časové osy pro větší kampaně, marketingové strategie nebo uvedení produktů na trh. Navíc vám ClickUp Milestones umožňuje označit důležité události, jako jsou předávky, data uvedení na trh a další.
3. Strategicky najímejte nebo outsourcujte
Většina marketingových agentur se nerozšiřuje, protože roste špatným směrem.
Nejprve přidávají objem a teprve poté strukturu. Více klientů. Více dodávek. Více „To vyřešíme později. “
Příznaky, že je třeba začít outsourcovat práci:
- Přebíráte práci, na kterou ve skutečnosti nemáte čas.
- Vaše nejlepší kreativci se zabývají úkoly s nízkou přidanou hodnotou, jako je formátování prezentací nebo plánování příspěvků.
- Inovace se zastavily (není čas testovat nové marketingové nástroje nebo strategie založené na umělé inteligenci )
- Projekty se zpomalují, kdykoli klíčový člen týmu odejde na dovolenou nebo onemocní.
- Reporting pro klienty nebo dokumentace kampaní stále ztrácí na důležitosti
- Spouštíte nové nabídky služeb ještě před vybudováním interních kapacit
Jako zakladatel nechcete reagovat přidáváním náhodných freelancerů, spěšnými nábory nebo předraženými smlouvami. Pravdou je, že nepotřebujete více lidí. Potřebujete správnou kombinaci lidí a systémů.
To může znamenat, že před najmutím dalšího designéra bude třeba najmout projektového manažera. Nebo outsourcovat placené reklamy specialistovi, aby váš tým generalistů netrávil hodiny sledováním tutoriálů na YouTube a dosáhl jen průměrných výsledků.
Díky strategickému najímání nebo outsourcingu chráníte jádro své agentury: kvalitu práce vašeho týmu a jeho anity.
Pomocí zobrazení pracovní zátěže v ClickUp můžete vizualizovat kapacitu svého týmu. Kapacitu můžete dokonce upravit na základě pracovního rozvrhu každého člena týmu v pracovním prostoru.
4. Zaměřte se na udržení klientů spíše než na jejich získávání
V závislosti na odvětví je získání nového zákazníka pětkrát až 25krát dražší než udržení stávajícího zákazníka. Je to proto, že nemusíte trávit čas a vynakládat prostředky na hledání nových klientů. Stačí udržet spokojené ty, které již máte, a i 5% nárůst míry udržení zákazníků zvýší vaše zisky o 25–95 %.
Udržení klientů stabilizuje růst. Aby toho bylo možné dosáhnout konzistentně, je nezbytné měřit celoživotní hodnotu (LTV), zefektivnit onboardingu a zlepšit komunikaci.
- LTV vám ukáže, kdo jsou vaši nejlepší klienti, a to nejen z hlediska výdajů, ale také z hlediska ziskovosti, dlouhodobosti a strategické hodnoty.
- Silné zapojení udává tón. Klienti se rozhodují, zda vašemu týmu důvěřují, během prvních 2–4 týdnů.
- Průběžná komunikace snižuje riziko odchodu zákazníků v oblasti digitálního marketingu. Většina klientů neodchází kvůli špatným výsledkům, ale proto, že se cítí ignorováni, zmatení nebo odpojeni.
K tomuto účelu zvažte použití platformy ClickUp pro správu projektů kreativních agentur, která vám umožní dokumentovat všechny tyto podrobnosti. Nabízí celou řadu užitečných funkcí:
Automatizované šablony pro onboardování
Vytvořte automatizované šablony pro onboardingu, které provedou klienty každým krokem. Patří sem úvodní schůzky, předkládání podkladů, šablony pro sledování času a stanovení cílů kampaně, aniž byste museli pokaždé začínat od nuly.
Například šablona ClickUp Customer Onboarding Template vám umožní poskytovat vždy plynulý a konzistentní zážitek při zapojování nových klientů.
Můžete:
- Pomocí zobrazení formuláře pro přijetí zákazníka můžete předem shromáždit základní informace (například obchodní model, cíle nebo přístupové údaje).
- Přiřazujte úkoly, jako jsou úvodní hovory, sběr obsahu nebo revize strategií digitálního marketingu, pomocí vlastních stavů, jako jsou „Úvodní hovor“ nebo „Přiřazení týmu“, abyste mohli sledovat pokrok.
- Nastavte automatizaci odesílání připomínkových e-mailů nebo informujte vlastníky úkolů o dokončení kroku, aby všichni byli informováni bez nutnosti dalšího sledování.
- Sledujte pokrok nových obchodů a spokojenost pomocí dashboardů, abyste mohli včas odhalit rizika odchodu zákazníků a postupně zlepšovat jejich zkušenosti.
📌 Příklad: Když se zaregistruje nový klient SEO, vaše šablona ClickUp pro onboardingu automaticky přiřadí úkoly jako „Odeslat uvítací e-mail“, „Naplánovat strategický hovor“, „Seznámit se s trendy v oboru“ a „Požádat o přístup k analytickým údajům“.
Centralizované dokumenty
Ukládejte standardní operační postupy a příručky pro klienty do ClickUp Docs, kde je váš tým může kdykoli najít. Přidejte bohatá formátování, kontrolní seznamy a dokonce i vložené videa nebo odkazy Loom, abyste jasně vysvětlili procesy.
Díky spolupráci v reálném čase může váš tým aktualizovat standardní operační postupy (SOP) v závislosti na vývoji vztahu a díky kontrole oprávnění můžete rozhodnout, zda klienti mohou prohlížet, komentovat nebo zda se nemají do ničeho vměšovat.
Můžete také propojit dokumenty přímo v popisech úkolů nebo na řídicích panelech, aby měli account manažeři a kreativci vždy snadný přístup k pokynům pro značku, preferencím pro recenze a referencím pro tón komunikace.
Vytvořte centralizované zpětné vazby
S ClickUp Forms centralizujete sběr zpětné vazby do jednoho systému, namísto pěti různých nástrojů. Díky podmíněné logice můžete dokonce požádat klienty o kontextově specifické odpovědi. Jděte ještě o krok dál a nastavte automatizace a vizualizujte veškerou zpětnou vazbu.
Můžete nastavit zpětnou vazbu, opakující se připomenutí pro čtvrtletní hodnocení, měsíční kontroly spokojenosti nebo průzkumy na konci projektu.
Tento typ struktury marketingové agentury pomáhá vašim klientům uklidnit se, že jsou v dobrých rukou. A když se cítí viděni, vyslyšeni a podporováni, zůstávají déle, což vám přináší vyšší příjmy bez neustálého shonu s získáváním nových zákazníků.
Vyzkoušel jsem ClickUp a zamiloval jsem si ho. Tato platforma se stala mou oblíbenou součástí pracovního dne. Jsem nekompromisní evangelista – všem vyprávím o ClickUp.
Vyzkoušel jsem ClickUp a zamiloval jsem si ho. Tato platforma se stala mou oblíbenou součástí pracovního dne. Jsem nekompromisní evangelista – všem vyprávím o ClickUp.
5. Automatizujte administrativní a opakující se úkoly
Administrativní práce mohou tiše zabírat hodiny času vašeho týmu každý týden, ať už jde o vytváření faktur, zasílání upomínek nebo plánování schůzek. Nic z toho přímo nepřispívá k růstu vaší agentury, ale všechno to musí být uděláno.
Tipy pro automatizaci administrativní práce:
- Seskupujte a hromadně zpracovávejte podobné úkoly, abyste snížili nutnost přepínání mezi úkoly pro všechny ve vaší digitální marketingové agentuře.
- Používejte šablony pro opakující se úkoly, jako jsou e-maily pro nové klienty, kontrolní seznamy pro zahájení projektu nebo šablony kalendáře obsahu.
- Automatizujte úkoly s nízkou přidanou hodnotou, jako jsou aktualizace stavu, připomenutí a zadávání dat.
- Standardizujte opakující se komunikaci nastavením předdefinovaných odpovědí nebo plánováním kontrolních schůzek předem.
Od přidělování úkolů po aktualizaci stavů a generování zpráv – automatizace ClickUp vám umožní ušetřit každý týden několik hodin automatizací rutinních úkolů.
Můžete využít předem připravené automatizace nebo vytvořit vlastní pracovní postupy na základě procesů vaší agentury.
📌 Příklad: Můžete nastavit automatizaci, která každý pátek okamžitě vytvoří úkol pro vykazování marketingové kampaně, přiřadí jej správnému členovi týmu a po označení jako dokončený odešle aktualizaci klientovi. Nebo automaticky vygenerujte fakturu, když projekt dosáhne stavu „Dokončeno“.
📮 ClickUp Insight: 24 % pracovníků tvrdí, že opakující se úkoly jim brání v tom, aby se věnovali smysluplnější práci, a dalších 24 % má pocit, že jejich dovednosti nejsou dostatečně využívány. To znamená, že téměř polovina pracovníků se cítí kreativně blokována a nedoceněna. 💔
ClickUp pomáhá přesunout pozornost zpět na práci s vysokým dopadem díky snadno nastavitelným AI agentům, kteří automatizují opakující se úkoly na základě spouštěčů. Například když je úkol označen jako dokončený, AI agenti ClickUp mohou automaticky přiřadit další krok, odeslat připomenutí nebo aktualizovat stav projektu, čímž vás zbaví nutnosti ručního sledování.
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security snížila čas strávený vytvářením reportů o 50 % a více díky přizpůsobitelným nástrojům pro reporting od ClickUp, díky čemuž se její týmy mohou méně soustředit na formátování a více na prognózy.
6. Vytvořte centrální znalostní centrum
S růstem vaší digitální marketingové agentury roste i chaos, zejména když váš tým neustále hledá nejnovější SOP, briefy klientů nebo šablony reportů, které jsou schované v něčí schránce nebo náhodné složce Google Drive.
Proto je vytvoření centrálního znalostního centra nezbytné. Je to mozek vaší agentury, který obsahuje všechny vaše SOP, šablony, briefy klientů a dokumentaci v jednom strukturovaném a přístupném prostoru.
Zde přichází na řadu ClickUp Docs a Wikis.
Použijte ClickUp Docs k:
- Vytvářejte a udržujte interní SOP, jako například „Jak spustit reklamní kampaň na Facebooku“ nebo „Proces měsíčního reportingu klientům“. Všichni ve vaší digitální marketingové agentuře se řídí stejným manuálem.
- Vytvářejte opakovaně použitelné šablony pro psaní obsahu, šablony marketingových plánů, plány kampaní nebo procesy onboardingu.
- Ukládejte dokumentaci týkající se konkrétních projektů přímo do seznamů úkolů nebo složek, aby váš tým nemusel přeskakovat mezi různými nástroji, aby získal kontext.
Můžete také vytvořit wiki stránky, které lze použít k:
- Nastavte interní Wiki pro organizaci podle týmů (design, obsah, strategie) s kontrolními seznamy, nástroji a často kladenými dotazy. Například váš designový tým může mít přístup k pokynům pro používání značky, zatímco váš obsahový tým najde redakční kontrolní seznamy.
- Sdílejte termíny dodání, poznámky z jednání, značkové aktiva, profil cílové skupiny, komunikační protokoly, často kladené otázky a komunikační normy v živé centrální wiki.
👀 Věděli jste? Průměrný znalostní pracovník denně přepíná mezi 9,4 aplikacemi: žongluje s nástroji pro řízení projektů, CRM, e-maily a analytikou. Tato pracovní rozptýlenost je tichým zabijákem produktivity, který celosvětově stojí neuvěřitelných 2,5 bilionu dolarů v ušlé produktivitě. To je také důvod, proč se mnoho agentur obrací na all-in-one platformy, jako je ClickUp, aby udržely duševní zdraví svých týmů.
7. Vylepšete systémy prodeje a generování potenciálních zákazníků
Když začínáte, potenciální zákazníci pocházejí z vaší sítě, z několika doporučení, možná z jednoho nebo dvou náhodných zpráv. Ale jak vaše agentura roste, nemůžete se spoléhat na „náhodné kontakty“ nebo doufat, že se klienti zázračně vrátí.
Abyste mohli konzistentně růst a přesně předpovídat své příjmy, potřebujete opakovatelný nástroj pro generování potenciálních zákazníků, který kombinuje inbound marketing, doporučení a strategická partnerství.
💡 Tip pro profesionály: Zvažte použití CRM pro marketingové agentury, abyste mohli organizovat své aktivity ve všech třech kanálech. Sledujte zdroj potenciálních zákazníků, fázi, prioritu a kadenci následných kroků na jednom místě, protože škálování znamená vybudování zdroje příjmů, který podpoří agenturu, kterou chcete provozovat za 12 měsíců.
Pro začátek se zaměřte na obsahový marketing, SEO a lead magnety, které vám přivedou ideální klienty. To zahrnuje publikování případových studií nebo příruček, které demonstrují, jak vaše agentura řeší obchodní výzvy. Může to také znamenat vytváření drip nurture kampaní nebo používání videí pro zvýšení zájmu potenciálních zákazníků.
Zvažte také zavedení motivačního programu pro klienty nebo kolegy (např. 10% sleva za každé úspěšné doporučení). Další strategií, kterou můžete zvážit, je partnerství s jinými SaaS nástroji nebo agenturami, které obsluhují vaši cílovou skupinu, ale nabízejí doplňkové služby.
📚 Číst více: Jak využít AI pro generování potenciálních zákazníků
8. Sledujte výkonnost a provádějte úpravy
Začněme s omezeními reportingu založeného na tabulkách.
Každá zpráva pro klienta se stává rituálem kopírování dat, formátování grafů, shánění screenshotů z kampaní a aktualizace metrik. Jedna špatná formule, jeden zastaralý řádek nebo jedna vynechaná aktualizace – a data klienta jsou nesprávná.
Chybí mu také vizuální přehlednost a kontext, protože tabulky nemohou propojit metriky s milníky. A když spravujete více než 15 klientů, reporting se stává prací na plný úvazek.
Intuitivní dashboardy naopak automaticky načtou metriky z projektových nástrojů, reklamních platforem nebo stavů úkolů. K zobrazení výkonu používají grafy, tabulky a ukazatele pokroku, které jsou srozumitelné pro klienty. Jsou jediným zdrojem pravdivých informací, díky čemuž mohou všechny vaše týmy pracovat se stejnými daty. Tento typ reportingu je standardizovaný a lze jej škálovat napříč typy služeb a segmenty klientů.
V rámci ekosystému ClickUp může vaše agentura pomocí ClickUp Dashboards:
- Zobrazte si průběh úkolů, sledovaný čas a milníky kampaní.
- Získejte data z vlastních polí, stavů a přidělených osob a vytvářejte zprávy o výsledcích.
- Pomocí karet můžete sledovat stav projektu, pracovní vytížení, přidělování zdrojů a položky po termínu.
- Vytvářejte různé pohledy na projekty pro interní týmy a klienty, přičemž pracujte se stejnými živými daty.
A pokud zíráte na spoustu metrik a přemýšlíte, co to všechno znamená, zeptejte se ClickUp Brain. Umí analyzovat každý datový bod ve vašich dashboardech a odpovědět na otázky jako:
- Který klient má největší pravděpodobnost odchodu?
- Kde náš tým tráví nejvíce času?
A to není vše! Vyzkoušejte připravenou šablonu ClickUp Agency Management Template, která vám pomůže spravovat vše od prodejního procesu, přes rozsah projektu, až po dodání klientovi, požadavky na změny a zpětnou vazbu.
Je postaven na osvědčených postupech v oboru a zahrnuje:
- Devět zobrazení ClickUp pro vizualizaci pracovního vytížení a dodávek klientům
- 30 vlastních stavů pro přesun procesů mezi týmy, od prodeje a marketingu až po správu účtů
- Automatizace pro nastavení spouštěčů, podmínek a akcí pro úkoly
- Vlastní pole pro organizaci a filtrování práce podle typu položky PMO, harmonogramu, rozsahu, popisu projektu, rozpočtu a fáze kreativního projektu.
Tato šablona je systém typu „plug-and-play“, který vaší agentuře pomůže fungovat efektivně, rychle a s prioritou na klienta.
Časté chyby při rozšiřování marketingové agentury
1. Nedostatek dokumentace
Všechno žije v něčí hlavě. Procesy jsou verbální, preference klientů jsou roztroušeny po chatech a noví zaměstnanci jsou zaškolováni stylem „prostě se zeptej kolem. “ Jak rostete, tyto kmenové znalosti se nedají škálovat.
🧠 Dopad: Dodávky se stávají nejednotnými, školení týmu trvá věčnost a chyby se opakují napříč projekty.
✅ Řešení: Vytvořte centrální znalostní bázi s SOP, šablonami, konvencemi pojmenování a pracovními postupy pomocí nástrojů jako ClickUp Docs nebo Wikis. Začněte se svými 3 nejčastěji opakovanými službami. Pro inspiraci si přečtěte, jak marketingový tým ClickUp používá ClickUp.
2. Nejasné role a odpovědnosti
Všichni se dotýkají všeho a nikdo nic nevlastní. Designéři honí zadání, stratégové upravují texty a hovory s klienty jsou přerušovány, protože „myslel jsem, že to řešíš ty. “
🧠 Dopad: Vnitřní zmatek, duplicitní práce a zmeškané předávky, které frustrují jak tým, tak klienta.
✅ Řešení: Definujte jasné odpovědnosti pro každý projekt pomocí rámce RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed – odpovědný, zodpovědný, konzultovaný, informovaný).
V rámci dashboardů ClickUp můžete přidáním vlastních polí souvisejících s rolí a správných widgetů dashboardu vytvořit živé a transparentní přehledy o vlastnictví úkolů pro marketingové procesy.
3. Nesledování ziskovosti jednotlivých klientů
Znáte své tržby, ale ne marže na jednotlivé účty. Někteří klienti stojí více, než vydělávají, ale bez sledování času nebo analýzy úsilí nevíte, kteří to jsou.
🧠 Dopad: Zvyšujete tržby, aniž byste zvyšovali zisk.
✅ Řešení: Sledujte čas strávený na každého klienta nebo službu pomocí ClickUp Time Tracking. Pomocí dashboardů porovnávejte počet hodin s hodnotou a omezte nebo přehodnoťte práci s nízkou marží.
4. Přetížení nástroji
Vaše agentura se stává mozaikou: Slack + Google Docs + Trello + Notion + Excel + e-mail. Nic spolu nekomunikuje.
🧠 Dopad: Přepínání mezi kontexty, zdvojování úsilí a nulová viditelnost napříč funkcemi.
✅ Řešení: Sjednoťte provoz své agentury na jedné platformě, například ClickUp pro správu marketingových projektů. ClickUp vám umožňuje centralizovat úkoly, dokumenty, časové osy, zpětnou vazbu a reporty, čímž omezuje rozptýlení práce a přepínání mezi kontexty.
5. Výzva pro vedení bez KPI
Bez silného vedení marketingové agentury budou vaše kampaně postrádat směr a odpovědnost. Budete hasit vnitřní konflikty nebo se váš tým bude zabývat málo hodnotnou prací. To vše je také důsledkem nejasných KPI.
🧠 Dopad: I když odvádíte kvalitní práci, očekávání klientů nejsou naplněna.
✅ Oprava: Mezi důležité KPI, které byste měli sledovat, patří spokojenost a retence zákazníků, optimalizace konverzního poměru (CRO), návratnost investic (ROI), náklady na získání zákazníka (CAC) a celková hodnota zákazníka (CLV).
Zvažte použití šablony ClickUp Marketing Agency Template, abyste sjednotili své týmy kolem smysluplných cílů a KPI.
Nástroje, které vám pomohou škálovat
Řízení projektů a spolupráce
ClickUp
ClickUp je centralizovaná platforma pro správu úkolů, pracovní postupy, dashboardy a dokumentaci přizpůsobená agenturám, která snižuje potřebu investovat do několika izolovaných nástrojů.
Nejlepší funkce
- Flexibilní správa úkolů s vnořenými úkoly, podúkoly a závislostmi – ideální pro komplexní projektové pracovní postupy.
- Díky několika zobrazením (Kanban tabule, Ganttovy diagramy a další) mohou týmy vizualizovat práci způsobem, který jim vyhovuje.
- Integrovaná kontextová asistence AI pro tvorbu obsahu, shrnování a automatizaci opakujících se úkolů – užitečná pro týmy zabývající se obsahem, marketingem, prodejem atd.
- Dokumenty + správa znalostí + chat + úkoly + tabule – vše na jednom místě, což snižuje nutnost přepínání mezi kontexty a únavu z používání nástrojů.
Omezení
- Vzhledem k mnoha funkcím může být pro týmy, které s tak komplexními platformami nemají zkušenosti, naučit se je používat náročné.
Ceny
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,7/5 (více než 10 600 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 500 recenzí)
Nabídky a podpora prodeje
PandaDoc
Zefektivněte tvorbu nabídek pomocí modulů drag-and-drop, elektronického podpisu a sledování interakcí. Použijte jej k vytváření, úpravám, odesílání, sledování a elektronickému podepisování nabídek, cenových nabídek, smluv a dalších obchodních dokumentů.
Nejlepší funkce
- Umožňuje uživatelům rychle vytvářet propracované nabídky, cenové nabídky a smlouvy bez nutnosti mít znalosti v oblasti designu nebo pokročilých dovedností v oblasti značkování dokumentů.
- Poskytuje přehled v reálném čase o tom, jak příjemci pracují s dokumenty (zobrazení, strávený čas atd.), což pomáhá lépe porozumět jejich zapojení a následně na to reagovat.
Omezení
- Klíčové funkce, jako je analýza dokumentů, vlastní branding, hromadné odesílání a integrace, jsou k dispozici pouze v placených tarifech.
Ceny
- Zdarma
- Starter: 35 $/uživatel/měsíc
- Podnikání: 65 $/uživatel/měsíc
- Podnik: Vlastní
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,7/5 (více než 3 200 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 1 200 recenzí)
Školení a zaškolení klientů
Flipick
Personalizovaný video LMS pro zaškolování klientů, školení a interní podporu. Zahrnuje gamifikaci, hodnocení a vícejazyčné poskytování.
Nejlepší funkce
- Nabízí gamifikaci a nástroje pro přizpůsobení značky, díky kterým si LMS skutečně přizpůsobíte podle svých představ.
- Poskytuje sledování pokroku u probíhajících lekcí a certifikáty za absolvované kurzy.
Omezení
- Někteří uživatelé mají pocit, že pro uživatele, kteří nejsou technicky zdatní, může být naučení se používat tento nástroj náročné.
Ceny
- Ceny na míru
Recenze G2 a Capterra
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
Trupeer. ai
Nástroj založený na umělé inteligenci, který přemění nahrávky obrazovky na produktová videa a podrobné návody, doplněné o šablony s logem, komentáře a vícejazyčnou podporu.
Nejlepší funkce
- Hlasové nahrávání a překlad pomocí umělé inteligence pomáhají zaznamenat školicí obsah jednou a převést jej do více jazyků.
- Vytvářejte profesionální videa s umělou inteligencí, aniž byste potřebovali profesionální dovednosti.
- Přidejte k vytvořeným videím doprovodnou hudbu
Omezení
- Většina uživatelů si stěžuje na omezené možnosti úprav generovaných videí.
Ceny
- Zdarma
- Pro: 49 $/uživatel/měsíc
- Rozsah: 249 $/měsíc (3 editoři)
- Enterprise: Individuální ceny
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,8/5 (více než 40 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
Pracovní postupy pro kontrolu a schvalování
Filestage
Centralizovaná zpětná vazba k kreativním materiálům s verzováním a kontextovými poznámkami.
Nejlepší funkce
- Centralizujte schvalování různých marketingových materiálů
- Zanechte zpětnou vazbu v konkrétních bodech videí a na živých webových stránkách.
- Snadno porovnávejte verze před a po zpětné vazbě.
Omezení
- Mnoho uživatelů považuje počáteční nastavení a orientaci za obtížné.
Ceny
- Zdarma
- Základní: 129 $/měsíc
- Profesionální: 369 $/měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,7/5 (více než 240 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 100 recenzí)
Reporting a analytika pro klienty
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics je platforma pro reporting a analytiku vytvořená pro marketingové agentury. Integruje SEO, PPC, sociální sítě, webovou analytiku a další do jednotných white label dashboardů pro klienty.
Nejlepší funkce
- Konsoliduje data z 70–80+ marketingových integrací do jediného dashboardu.
- White-label reporting a přizpůsobitelné dashboardy, díky kterým mohou agentury prezentovat klientům zprávy s vlastní značkou.
- Automatické plánování reportů (např. měsíčních, čtvrtletních) a možnost generovat/sdílet reporty ve formátu PDF.
Omezení
- Někteří uživatelé hlásí omezenou flexibilitu, když potřebují komplexní vlastní metriky nebo pokročilou segmentaci v přehledech; v takových případech může být nutné ruční importování dat nebo použití alternativních řešení.
Ceny
- Freelancer: 79 $/měsíc
- Agentura: 239 $/měsíc
- Agency Pro: 479 $/měsíc
- Vlastní
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,7/5 (více než 400 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 110 recenzí)
Funnel
Konsoliduje marketingová data z více kanálů a umožňuje jednotné měření a reportování atribuce.
Nejlepší funkce
- Šetří čas díky automatizovaným zprávám
- Nabízí přizpůsobitelné zobrazení pro různé zainteresované strany.
- Nabízí řadu konektorů a integrací s hlavními platformami sociálních médií a placenými nástroji pro analýzu dat, a to i v rámci bezplatného tarifu.
Omezení
- Někteří uživatelé shledávají, že nástroj není dostatečně škálovatelný.
- Příliš mnoho funkcí může být pro uživatele matoucí.
Ceny
- Zdarma
- Ceny na míru
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,5/5 (více než 160 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
CRM a prodejní pipeline
HubSpot CRM
Tento oblíbený CRM systém sleduje potenciální zákazníky, automatizuje následné kroky, integruje se s marketingovou automatizací a servisními centry. Je užitečný pro agentury a firmy, které se snaží spravovat celé procesy od začátku do konce.
Nejlepší funkce
- Díky jednotnému přehledu kontaktů, obchodů a prodejního kanálu můžete snadno sledovat, v jaké fázi se potenciální zákazníci nacházejí.
- Integrace s marketingovými a servisními centry pomáhá automatizovat následné kroky, e-maily a péči o potenciální zákazníky.
- Bezplatná verze je vhodná pro malé týmy nebo firmy, které začínají se strukturovaným CRM.
Omezení
- Jak budete rozšiřovat své podnikání nebo budete potřebovat pokročilejší funkce (automatizace marketingu, hlubší přizpůsobení), ceny mohou prudce stoupat.
Ceny
- Ceny na míru založené na balíčcích
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,5/5 (více než 14 100 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 4 500 recenzí)
Act-On
Funkce specifické pro agentury pro centralizovanou správu kampaní a hromadné stanovení cen.
Nejlepší funkce
- Sledujte otevření e-mailů pro cílené oslovení a následné kroky.
- Snadné sledování a hodnocení interakcí s klienty
- Kombinuje vstupní stránky, formuláře, webináře a CRM na jednom místě, aby zjednodušil e-mailový marketing.
Omezení
- Někteří uživatelé hlásí omezenou flexibilitu při přizpůsobování reportů.
Ceny
- Profesionální: 900 $/měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Recenze G2 a Capterra
- G2: 4,1/5 (více než 1 050 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 50 recenzí)
Rozšiřte svou marketingovou agenturu s ClickUp
Nyní, když znáte kroky k rozšíření své marketingové agentury, je dalším krokem začít.
ClickUp proto přináší vše, co vaše agentura potřebuje, do jednoho pracovního prostoru, od rozsahu projektu a plánování kampaně až po zapojení klientů a sledování zpětné vazby. Díky předem připraveným šablonám a integrovanému kontextovému AI asistentovi můžete začít hned a udržet každý projekt na správné cestě od prvního dne.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a začněte nastavovat chytřejší procesy.