كيفية تحويل فترة التمهيد التي تستغرق 30 يومًا إلى سباق سريع يستغرق 3 أيام

يعتقد أربعة من كل خمسة موظفين أن عملية تأهيل أقوى من شأنها أن تطيل مدة بقائهم في مناصبهم بشكل كبير.

فلماذا لا يزال التمهيد يستغرق 30 يومًا بالنسبة للعديد من الفرق؟

لأن معظم برامج التدريب الأولي مصممة كجولة تعريفية. كومة من المستندات، وتقويم مليء بالاجتماعات التعريفية، وقائمة مهام طويلة لا أحد يتحمل مسؤوليتها. يقضي الموظفون الجدد أسابيع في محاولة فهم كيفية سير العمل، ومن يوافق على ماذا، وكيف يتم اتخاذ القرارات.

يوضح لك هذا الدليل كيفية تحويل فترة التهيئة التي تستغرق 30 يومًا إلى سباق سريع مدته 3 أيام من خلال تقسيمها إلى نتائج صغيرة واضحة، وتعيين مسؤول عن كل سباق سريع، وحث الموظفين الجدد على إنجاز شيء حقيقي في وقت مبكر.

ما هو برنامج التهيئة السريع الذي يستغرق 3 أيام؟

برنامج التمهيد السريع الذي يستغرق 3 أيام هو فترة مكثفة ومركزة ومحددة زمنياً (عادةً ما تكون الأيام الثلاثة الأولى من العمل) مصممة لدمج الموظف الجديد بسرعة في الشركة والفريق والوظيفة وسير العمل.

إنها طريقة منظمة مستوحاة من مصطلحات Agile/Scrum، حيث "السبرينت" هو تكرار قصير موجه نحو هدف معين، ولكنه يطبق على تدريب الموظفين الجدد.

وإذا كنت تتساءل عن كيفية عمل ذلك، فإليك الإجابة:

لماذا يستغرق التمهيد التقليدي 30 يومًا (ولماذا لا داعي لذلك)

غالبًا ما تستغرق عملية التهيئة التقليدية 30 يومًا لأنها مصممة بناءً على التوافر والموافقات ومراقبة المخاطر بدلاً من السرعة في اكتساب الكفاءة. دعونا نلقي نظرة على بعض الأسباب الأساسية الأخرى التي تجعل عملية التهيئة التقليدية تستغرق 30 يومًا:

❌ لماذا لا ينبغي ذلك

غالبًا ما تكون فترة 30 يومًا علامة على سوء التسلسل. يمكن أن تصبح معظم الأدوار منتجة بشكل كبير في وقت أبكر بكثير إذا قمت بتقليص المسار الحرج: الأدوات + السياق + الملكية الأولى + التعليقات السريعة. وللقيام بذلك، تحتاج إلى برنامج قوي لتدريب الموظفين الجدد والأدوات المناسبة التي تختصر سير العمل الطويل الأمد إلى جلسات مركزة ومحددة زمنيًا مدتها 3 أيام.

كيفية تقليص فترة التدريب التي تستغرق 30 يومًا إلى 3 أيام

انسَ دورات التدريب الطويلة! لنتحدث عن كيفية إعداد الموظفين الجدد للعمل في وقت قصير 👇

اليوم الأول: قم بتجميع كل المعلومات المتعلقة بالتدريب في مكان واحد

الهدف من اليوم الأول هو تزويد الموظفين الجدد بمكان واحد يمكنهم البحث فيه عن كل ما يحتاجون إليه. يجب أن يحتوي هذا المركز الرئيسي على كل الوثائق ذات الصلة بأسابيعهم الأولى.

ويشمل ذلك:

لربط جميع معلومات شركتك بالجزء الأكبر من سير العمل، استخدم ClickUp Docs. إنه مركز تدريب رائع حيث يمكنك تنظيم المحتوى في صفحات متداخلة، وتوحيده باستخدام قوالب Docs، وإدارة كل شيء من مركز Docs واحد.

يمكنك أيضًا تحويل الصفحات الأكثر أهمية إلى ويكي معتمد، بحيث يعرف الموظفون على الفور أي إجراء تشغيلي قياسي أو سياسة هي المصدر الحالي للمعلومات الصحيحة.

💡 نصيحة احترافية: قم بإعداد ClickUp Enterprise Search، حتى يتمكن الموظفون الجدد من العثور على الإجابات في أي وقت، بفضل قوة الذكاء الاصطناعي. كل ما عليك فعله هو استخدام شريط أوامر الذكاء الاصطناعي للبحث عن كلمة رئيسية أو طرح سؤال مباشر والانتقال مباشرة إلى المستند أو المهمة أو الملف أو سلسلة الرسائل الصحيحة دون الحاجة إلى تبديل علامات التبويب.

اليوم الثاني: أتمتة الاستفسارات المتكررة للموظفين الجدد باستخدام الذكاء الاصطناعي

أفادت مؤسسة غالوب أن 12% من الموظفين في الولايات المتحدة يستخدمون الذكاء الاصطناعي يوميًا و26% يستخدمونه عدة مرات في الأسبوع على الأقل. هذا المنحنى التبني مهم للتدريب لأن معظم أسئلة الموظفين الجدد يمكن توقعها وتكرارها وتحتاج إلى إجابة سريعة.

الحل هو التعامل مع الأسئلة كعملية تدريب من الدرجة الأولى. أنشئ نقطة دخول واحدة "مساعدة الموظفين الجدد"، ثم دع الذكاء الاصطناعي يتولى طبقة الاستجابة الأولى للأسئلة الشائعة: الوصول إلى الأدوات، وسياسات الإجازات المدفوعة، وقواعد التسمية، وقواعد الاجتماعات، وكيفية إرسال العمل في نظامك.

إحدى الطرق العديدة لتحقيق ذلك هي 👇

في هذه المرحلة، تحتاج إلى حل ينهي تبديل السياق ويجعل البحث الشامل في متناول يدك. احصل على هذه القوة والمزيد مع ClickUp Brain.

لذلك، عندما يطرح موظف جديد سؤالًا طبيعيًا، يمكن لـ Brain الرد بتفاصيل ذات صلة من محتوى مساحة العمل الخاصة بك، ثم توجيهه إلى المستند أو المهمة الأساسية حتى يتمكن من التحقق منها واتخاذ الخطوة التالية.

كما أنه يزيل الوقت الضائع في قراءة سلاسل الرسائل الطويلة لمجرد فهم ما تغير. يمكن للموظفين الجدد تلخيص أنشطة المهام للحاق بما حدث في الوصف والتعليقات وحتى المهام الفرعية، ثم تحويل هذا الملخص إلى إجراءات تالية دون الحاجة إلى طلب شرح التاريخ من أي شخص.

اليوم الثالث: استخدم AI Notetaker لتسجيل ومشاركة سياق التدريب

تتم إجراء جولات تعريفية وجلسات تدريبية ومقابلات فردية غير رسمية باستمرار خلال فترة التدريب. وعادةً ما يختفي هذا السياق القيّم بمجرد انتهاء الاجتماع.

اليوم الثالث يتعلق بإنشاء نظام للحفاظ على هذه الذاكرة المؤسسية. يمكن لمدون ملاحظات يعمل بالذكاء الاصطناعي الانضمام تلقائيًا إلى هذه الاجتماعات وتسجيلها وتقديم نسخة كاملة وملخص لها. يساعد هذا الموظفين الجدد الحاليين على مراجعة ما تعلموه وإعادة النظر في المواد في حالة نسيانهم شيئًا ما.

وبالنسبة للموظفين المعرفين وموظفي الموارد البشرية، فإن ذلك يوفر لهم الوقت الذي يقضونه في عقد عدة اجتماعات يوميًا للإجابة على أسئلة كان من المفترض أن يتم توضيحها منذ اليوم الأول.

ولكن من يريد مذكرة لا ترتبط ببقية عملك؟ حل هذه المشكلة باستخدام ClickUp AI Notetaker. يمكنه الانضمام تلقائيًا إلى مكالمات التدريب، وتسجيل الجلسة، وإنشاء مستند يتضمن نسخة قابلة للبحث بالإضافة إلى ملخص واضح ونقاط رئيسية وعناصر عمل.

كل هذا موجود في مساحة العمل الخاصة بك، لذا لن تضطر إلى فتح علامة تبويب أخرى لمجرد إعادة مشاهدة تسجيل فيديو.

كما أنه يحافظ على السياق قابلاً للاستخدام بعد انتهاء الاجتماع. يمكن للموظفين الجدد طرح أسئلة على ClickUp Brain حول ملاحظات اجتماعهم، مثل "ما هي الخطوات اللازمة لطلب الوصول إلى الأداة؟" والحصول على إجابة مستندة إلى الملاحظات.

😮‍💨 لا أحد يرغب في مشاهدة فيديو كامل مدته 30 دقيقة للحصول على إجابة واحدة فقط!

من المسؤول عن برنامج التدريب السريع الذي يستغرق 3 أيام (تلميح: ليس قسم الموارد البشرية فقط)

من الأخطاء الشائعة الاعتقاد بأن عملية التهيئة هي مسؤولية قسم الموارد البشرية وحده.

في حين أن الموارد البشرية وعمليات الموظفين ضرورية لبناء الإطار العام، فإن عملية تأهيل فعالة تتطلب مشاركة جميع أفراد المؤسسة.

هذا هو شكل نموذج الملكية المشتركة:

هذا النهج متعدد الوظائف فعال للغاية لأنه يتيح للذكاء الاصطناعي التعامل مع المهام المتكررة ذات القيمة المنخفضة، مما يتيح لفريقك التركيز على التفاعلات البشرية عالية القيمة التي تهمك أكثر من أي شيء آخر.

أفضل الممارسات لبرامج التدريب السريعة المدعومة بالذكاء الاصطناعي

يتطلب تنفيذ عملية تدريب ناجحة مدتها 3 أيام اتباع العادات الصحيحة أيضًا. ستساعدك هذه الممارسات الفضلى على تحقيق أقصى استفادة من سير عمل التدريب المدعوم بالذكاء الاصطناعي وضمان استمراره.

✅ قم بتحميل السياق مسبقًا قبل اليوم الأول

لا تجعل أول ما يفعله الموظف الجديد في يومه الأول هو البحث المحموم عن المعلومات. امنحهم فرصة للبدء مبكرًا من خلال توفير الوصول إلى مركز التهيئة قبل أن يسجلوا الدخول لأول مرة. يُطلق على هذا غالبًا اسم التهيئة المسبقة.

شارك حزمة الترحيب التي تتضمن:

يوفر لك نموذج قائمة مراجعة التهيئة في ClickUp سلسلة من المهام الجاهزة للتنفيذ تغطي جميع الاحتياجات التي قد يحتاجها الموظف الجديد قبل أول يوم له في العمل.

احصل على نموذج مجاني

كما يساعدك ذلك على تقسيم فترة التدريب إلى منظورات مختلفة، مما يساعدك على تجنب إرباك الموظفين الجدد بالعديد من المهام في وقت واحد.

باختصار، يحتوي على:

... والمزيد مع تقدمك.

✅ دع الذكاء الاصطناعي يتولى الإجابة عن أسئلة من نوع "أين أجد...؟"

عزز ثقافة التعود على سؤال الذكاء الاصطناعي أولاً. يعمل نظام التهيئة المدعوم بالذكاء الاصطناعي بشكل أفضل عندما يصبح هو الخيار الافتراضي للإجابة على الأسئلة الشائعة والمتكررة. شجع فريقك بأكمله، وليس الموظفين الجدد فقط، على الاعتماد عليه.

حافظ على انسيابية عمل كبار المهندسين ومديري المنتجات والمصممين بينما يتولى ClickUp Brain الرد على الاستفسارات المتعلقة بإرشادات العلامة التجارية وحجز غرف الاجتماعات أو جهات الاتصال الخاصة بالرواتب. سيشعر الموظفون الجدد بالتمكين والاكتفاء الذاتي، وستتم حماية إنتاجية فريقك.

✅ قم بإنشاء حلقات تغذية راجعة في كل يوم من أيام الدورة التدريبية

الطريقة الوحيدة لضمان تحسين عملية التمهيد بمرور الوقت هي إنشاء حلقات تغذية راجعة متسقة. عملية التمهيد التي تستغرق 3 أيام سريعة، لذا عليك التحقق منها بشكل متكرر لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح.

أتمتة عملية جمع التعليقات عن طريق تضمين نماذج ClickUp مباشرة في سير عمل التمهيد.

عندما يكمل الموظف الجديد مهمته النهائية في برنامج التمهيد، يمكن أن يظهر نموذج تلقائيًا يطلب منه تقديم ملاحظاته. يمكن أن يؤدي كل نموذج مقدم إلى إنشاء مهمة ClickUp جديدة لفريق الموارد البشرية لمراجعتها، مما يضمن اتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على الأفكار القيمة.

أنشئ دورات تدريبية سريعة يمكن لفريقك تكرارها باستخدام ClickUp

تنجح طريقة التدريب السريع لمدة 3 أيام لأنها توفر للموظفين الجدد الوضوح بسرعة.

للحفاظ على هذا الزخم، تحتاج إلى مكان واحد حيث يتم الاحتفاظ بدليل الإجراءات ويبقى محدثًا. يسهل ClickUp تجميع عملية التهيئة في مستندات وقوالب قابلة لإعادة الاستخدام، ثم استخدام الذكاء الاصطناعي لتشديد التعليمات وتلخيص التغييرات والحفاظ على استمرار كل عملية دون الحاجة إلى متابعة يدوية مستمرة.

قم بإدارة عملية التهيئة كسلسلة من السباقات القصيرة والواضحة، وستتلاشى الضبابية التي تكتنف فترة 30 يومًا بسرعة. ✅

ابدأ مجانًا مع ClickUp اليوم.

الأسئلة المتداولة

خطة 30 يومًا هي جدول زمني لتقديم المعلومات، في حين أن برنامج 3 أيام هو نظام مصمم لإزالة الاحتكاك. الهدف من البرنامج ليس التسرع، ولكن استخدام المركزية والذكاء الاصطناعي للتخلص من الوقت الذي يقضيه الموظفون الجدد في البحث عن السياق وطرح الأسئلة المتكررة.

نعم، غالبًا ما يكون هذا النهج أكثر فعالية للفرق الموزعة. يعتمد على توثيق قوي غير متزامن وخدمة ذاتية مدعومة بالذكاء الاصطناعي، مما يقلل من الاعتماد على المساعدة الشخصية (التي عادة ما يقدمها المديرون ومسؤولو الموارد البشرية) ويجعل موقع الموظف الجديد غير ذي صلة بنجاحه.

تم تصميم برنامج التدريب السريع الذي يستغرق 3 أيام لتغطية التمكين الأساسي، وليس لتحقيق إتقان كامل للوظيفة. ستتطلب الوظائف التقنية أو الاستراتيجية المعقدة بطبيعة الحال مراحل تدريب إضافية ومتخصصة، وقد يستغرق الأمر أسابيع حتى يشعر الموظف الجديد بالتمكين الكامل والاستعداد للنجاح. لكن برنامج التدريب السريع يضمن أن يكون الموظف الجديد اعتبارًا من اليوم الرابع فصاعدًا مكتفيًا ذاتيًا ومنتجًا، ولا يزال يكافح للعثور على المعلومات الأساسية.