تشير الأبحاث إلى أن الموظف المعرفي العادي يتواصل مع ستة أشخاص يوميًا فقط لإنجاز عمله، وكل واحدة من هذه التفاعلات تخلق المزيد من الوثائق التي يجب التعامل معها.
ولكن الأمر هو: تعلم كيفية أتمتة التوثيق باستخدام الذكاء الاصطناعي أسهل مما تعتقد. باستخدام أدوات مثل ClickUp (والاستراتيجيات الصحيحة)، يمكنك تحويل ساعات الكتابة اليدوية إلى دقائق من الأتمتة الذكية.
لنبدأ على الفور! 💪🏼
لماذا تعتبر أتمتة التوثيق مهمة؟
هل سئمت من كتابة نفس الأشياء مرارًا وتكرارًا؟ نحن نتفهم ذلك. التوثيق اليدوي للمشاريع هو أسوأ ما يكون.
- إنه يستهلك وقتك ⏳
- إنها مهام متكررة 📋
- ومن السهل جدًا إفساد الأمر ❌
تخيل الآن ما يلي:
- تتم التحديثات تلقائيًا
- تتم مزامنة البيانات الضرورية عبر الأدوات على الفور
- الجميع دائمًا على نفس الصفحة
هذه هي الأتمتة بالنسبة لك. فهي تلتقط المعلومات في الوقت الفعلي، وتحافظ على الاتساق، وتحررك للقيام بالأعمال الاستراتيجية التي تتطلب ذكاءً عقليًا، على عكس العمليات اليدوية التقليدية التي تزيد من مخاطر الأخطاء البشرية وتبطئ عمل الفرق.
ما هي أدوات التوثيق بالذكاء الاصطناعي؟
أدوات التوثيق بالذكاء الاصطناعي هي برامج تقوم تلقائيًا بإنشاء وتنظيم مستندات عملك باستخدام الذكاء الاصطناعي.
تستخدم هذه الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي تقنيات مثل معالجة اللغة الطبيعية والرؤية الحاسوبية والتعرف الضوئي على الحروف والتعلم الآلي لتحديد وتنظيم المعلومات ذات الصلة بدقة من البيانات غير المنظمة والمستندات الممسوحة ضوئيًا.
بدلاً من إدخال البيانات يدويًا، يمكنهم استخراج البيانات من مصادر متعددة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني ووثائق المشاريع أو تذاكر العملاء. يتم تغذية مكالمات الفيديو ونظام إدارة المشاريع واتصالات الفريق بالذكاء الاصطناعي.
ثم تقوم أداة المساعدة في الكتابة بتحليل المعلومات وتحديد النقاط الرئيسية وإنشاء وثائق مخصصة وفقًا للتنسيق المفضل لديك.
كيفية أتمتة التوثيق باستخدام الذكاء الاصطناعي
إذن، كيف يمكن أتمتة التوثيق باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
دعنا نحلل الأمر خطوة بخطوة باستخدام ClickUp، التطبيق الشامل للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع وإدارة المعرفة والدردشة — وكل ذلك مدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.
سنتبع مثالاً واحداً: قام فريق المنتج الخاص بك بإطلاق ميزة جديدة، وتريد توثيق الإصدار وتحديثه مع تطور الأمور ومشاركته مع الفرق الأخرى.
إليك بالضبط كيفية أتمتة إدارة دورة حياة المستندات. 💁
الخطوة رقم 1: قم بإعداد هيكل واضح قبل البدء في الكتابة
ابدأ بتخطيط نوع توثيق العمليات الذي يحتاجه فريقك للإصدار.
بالنسبة للميزة الجديدة، إليك بعض أنواع المستندات الشائعة:
- نظرة عامة على المنتج
- ملاحظات الإصدار
- ملخص ضمان الجودة والاختبار
- المشكلات المعروفة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
- أداة تتبع ملاحظات العملاء
- كتيبات المستخدم
- إجراءات التشغيل القياسية
أنشئ مستند ClickUp للميزة وقسمه إلى صفحات متداخلة لكل قسم من هذه الأقسام. هذا يجعل المستند سهل التصفح والتحديث مع وصول المزيد من المعلومات. يمكنك ربط المستند بميزة ClickUp Task بحيث يظل دائمًا متصلاً بالعمل.
ستكون هذه المستندات جزءًا من هيكل أكبر من الملفات والمجلدات المنظمة داخل Docs Hub، مما يتيح لفريقك الرجوع إليها عند الحاجة.
📖 اقرأ أيضًا: أفضل برامج تحليل ملفات PDF لأتمتة أنشطة معالجة المستندات
الخطوة رقم 2: صياغة محتوى الإصدار بناءً على بيانات المهام الفعلية
بمجرد أن يصبح المستند جاهزًا، يحين وقت البدء في ملئه. يؤدي كتابة كل شيء يدويًا إلى إبطاء عمل الفريق، خاصةً عندما تكون التفاصيل الأساسية موجودة بالفعل داخل المهام.
انقر على صفحة ملاحظات الإصدار واستخدم ClickUp Brain، المساعد المدمج المدعوم بالذكاء الاصطناعي، لإنشاء المسودة الأولى. اكتب "/" واختر الكتابة باستخدام الذكاء الاصطناعي، أو استخدم رمز الذكاء الاصطناعي واطلب منه شيئًا مثل: "صياغة ملاحظة إصدار باستخدام التفاصيل من المهمة المرتبطة".
يمكنك أيضًا اللجوء إلى مكتبة المنصة الواسعة من قوالب كتابة المحتوى لتنظيم ملاحظات الإصدار أو إصلاحات الأخطاء أو توثيق الميزات بسرعة.
يقوم ClickUp Brain بمسح المهمة وسجل التغييرات وملاحظات المطورين والتعليقات الداخلية، ثم ينشئ ملخصًا واضحًا. يمكنك مراجعة الملخص وتحريره وإضافته إلى الصفحة دون الحاجة إلى تبديل الأدوات لأتمتة سير العمل.
ClickUp Brain MAX هو الذكاء الاصطناعي المُحسّن لسطح المكتب، والمصمم للإملاءإذا كنت تعمل مع كتب إرشادات طويلة أو تسجيلات صوتية للاجتماعات أو تحديثات مجمعة للوثائق، فاستخدم ClickUp Brain MAX — الإصدار المُحسّن لسطح المكتب من Brain. ميزة هذا التطبيق البارزة هي Talk-to-Text: قم بالإملاء أو تحميل التسجيلات على جهاز الكمبيوتر المكتبي الخاص بك وسيقوم Brain MAX بتحويلها إلى مستندات منظمة وجاهزة للبحث (عناوين، ملخصات نقطية، ومهام مقترحة).
مكاسب سريعة:
- أملي ملاحظات الاجتماع أو قم بتحميل تسجيلات الشاشة → مسودة فورية مع طوابع زمنية
- قم بمعالجة النصوص الطويلة بشكل مجمّع دون فقدان التنسيق أو السياق
- احصل على ملخصات جاهزة للمراجعة واقتراحات مهام يمكنك إدراجها في مستند الإصدار
الخطوة رقم 3: حافظ على ارتباط التوثيق بالعمل النشط
تكون المستندات أكثر فائدة عندما تظل مرتبطة بما يقوم به فريقك بالفعل. يضمن ربط المستند بالمهام أنه يعكس دائمًا التقدم الحقيقي والسياق.
في ClickUp، يمكنك إنشاء علاقات بين المستندات والمهام. لهذه الميزة، اربط مستند الإصدار بالمهمة الرئيسية وأي مهام فرعية للتطوير وضمان الجودة والتعليقات. تظهر روابط المهام هذه في الشريط الجانبي، مما يسمح لفريقك بالتبديل بين التوثيق وعناصر الإجراءات بنقرة واحدة.
لنفترض أن فريق الدعم لديك يلاحظ ارتفاعًا في عدد التذاكر ذات الصلة. يمكنهم فتح المستند، والتحقق من قسم استكشاف الأخطاء وإصلاحها، وربط مهام الدعم الجديدة به مباشرةً. هذا يحسن جودة المستندات ويتيح تحسين خدمة العملاء.
💡 نصيحة احترافية: استخدم التحليلات (أو اسأل برنامج الذكاء الاصطناعي الخاص بك) لتحديد المستندات التي تحظى بحركة مرور عالية ولكن مشاركة منخفضة. هذه هي أفضل المرشحات للتوضيح أو الوسائط الأكثر ثراءً أو تحسينات التخطيط.
الخطوة رقم 4: قم بتشغيل التحديثات تلقائيًا عند تقدم المهام
بمجرد وضع علامة "مكتمل" على مهمتك الرئيسية، قد ترغب في تحديث ملاحظة الإصدار أو إخطار الفرق الأخرى أو إنشاء قائمة مراجعة للمتابعة. يمكنك أتمتة كل ذلك.
استخدم ClickUp Automations لتشغيل إجراءات التوثيق بناءً على حالة المهمة، مما يلغي العمليات اليدوية الزائدة عن الحاجة.
على سبيل المثال:
- عندما تنتقل المهمة إلى "تم"
- قم بتشغيل الذكاء الاصطناعي لتلخيص المهمة
- أدخل الملخص في صفحة ملاحظات الإصدار
- أبلغ قناة الدعم بأن المستند قد تم تحديثه
الآن، عندما ينتهي المطور من المهمة، يمكنك الاعتماد على حل معالجة المستندات الآلي لتحديث نفسه وإخطار جميع الأطراف المعنية.
📮 ClickUp Insight: يستخدم 1 من كل 4 موظفين أربعة أدوات أو أكثر لمجرد إنشاء سياق في العمل. قد تكون هناك تفاصيل مهمة مخبأة في رسالة بريد إلكتروني، أو موضحة في سلسلة محادثات على Slack، أو موثقة في أداة منفصلة، مما يجبر الفرق على إضاعة الوقت في البحث عن المعلومات بدلاً من إنجاز العمل.
يجمع ClickUp سير عملك بالكامل في منصة واحدة موحدة. بفضل ميزات مثل ClickUp Email Project Management و ClickUp Chat و ClickUp Docs و ClickUp Brain، يظل كل شيء متصلاً ومتزامناً ويمكن الوصول إليه على الفور. قل وداعاً لـ "العمل عن العمل" واستعد وقتك الإنتاجي.
💫 نتائج حقيقية: يمكن للفرق استعادة أكثر من 5 ساعات كل أسبوع باستخدام ClickUp — أي أكثر من 250 ساعة سنويًا لكل شخص — من خلال التخلص من عمليات إدارة المعرفة القديمة. تخيل ما يمكن لفريقك إنجازه بفضل أسبوع إضافي من الإنتاجية كل ثلاثة أشهر!
الخطوة رقم 5: استخلاص الرؤى من المهام ذات الصلة تلقائيًا
بعد تفعيل الميزة، ستظهر مهام جديدة، مثل ملاحظات العملاء والأخطاء والطلبات الداخلية. يجب أن يعكس الذكاء الاصطناعي الخاص بالتوثيق ذلك دون الحاجة إلى إعادة الكتابة يدويًا.
استخدم حقول الذكاء الاصطناعي في عرض قائمة ClickUp لإنشاء ملخصات أو سجلات ملاحظات أو خطوات تالية لكل مهمة ذات صلة تلقائيًا. ثم انقل هذه النتائج إلى قسم جديد في مستندك، مثل "رؤى ما بعد الإطلاق" أو "أبرز ملاحظات العملاء".
على سبيل المثال، إذا سجل فريق الدعم لديك خمس مهام تتعلق بالتعليقات، يمكنك تعيين حقل ذكاء اصطناعي لتلخيص كل مهمة ولصق هذه الملخصات مباشرة في المستند.
📖 اقرأ أيضًا: قوالب ونماذج SOP (إجراءات التشغيل القياسية) مجانية
الخطوة رقم 6: راجع الوثائق وقم بتحديثها دون الحاجة إلى البدء من جديد
تصبح المستندات التي لا يتم التعامل معها قديمة بسرعة، لذا قم بإنشاء دورات مراجعة منتظمة حتى يتمكن فريقك من تحسين المحتوى مع تطور الأمور.
قم بإعداد المهام المتكررة في ClickUp لتذكير فريقك بمراجعة مستند الإصدار مرة واحدة شهريًا. عندما يحين الوقت، استخدم ClickUp Brain داخل المستند لإعادة كتابة الأقسام القديمة أو تلخيص الصفحات الطويلة أو تنظيف العبارات القديمة.
على سبيل المثال، عندما يصدر فريقك تصحيحًا أو تحديثًا بسيطًا، قم بتمييز القسم القديم في المستند واطلب من Brain إعادة كتابته باستخدام بيانات المهمة الجديدة. ستحصل على محتوى نظيف ومحدث في ثوانٍ.
💡 نصيحة احترافية: طبق إطار عمل "هرم التوثيق". قم بتنظيم معرفتك في طبقات:
- الطبقة 1: إجابات سريعة (أسئلة وأجوبة، جمل مقتضبة)
- الطبقة 2: الإرشادات وإجراءات التشغيل القياسية
- الطبقة 3: السياق العميق (الأوراق البيضاء، الأساس المنطقي)
يمكن للذكاء الاصطناعي تصفح جميع البيانات بشكل أفضل عندما تكون منظمة بشكل واضح ومهيأة بشكل متسق.
أفضل برامج الذكاء الاصطناعي لأتمتة التوثيق
هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك في أتمتة أجزاء مختلفة من عملية التوثيق. تركز بعضها على إنشاء المحتوى، بينما تربط أخرى التوثيق بعمل المشروع.
بالنسبة للفرق التي تسعى إلى إنشاء وثائق منظمة وقابلة للتطوير، إليك بعض الخيارات. 📋
1. Grammarly
يساعدك Grammarly على صقل كتاباتك أثناء العمل، حيث يقترح تحسينات على الأسلوب والنحو والوضوح حتى تظل المستندات المعقدة واضحة وسهلة الفهم. سواء كنت تصوغ مواصفات المنتج أو المقترحات أو رسائل البريد الإلكتروني، يضمن Grammarly أن تبدو رسالتك احترافية ومتسقة عبر أدوات مثل Google Docs وSlack وGmail.
أفضل ميزات Grammarly
- يكتشف مشكلات القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم في الوقت الفعلي
- يضبط النبرة وفقًا للسياق — رسمي أو ودود أو واثق
- يقترح إعادة صياغة الجمل من أجل الوضوح والإيجاز
- يعمل عبر المتصفحات والبريد الإلكتروني وتطبيقات التعاون
قيود Grammarly
- قد يفرط أحيانًا في تصحيح الكتابة الإبداعية أو المحادثة
- يتطلب اتصالاً بالإنترنت لتشغيل جميع الوظائف
أسعار Grammarly مجاني مميز: 30 دولارًا شهريًا أعمال: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات GrammarlyG2: 4. 7/5 (أكثر من 11000 مراجعة)Capterra: 4. 7/5 (أكثر من 7000 مراجعة)
2. Zapier
يربط Zapier تطبيقاتك لأتمتة المهام عبر الأدوات. يمكنك إعداده لإعلام زملائك في الفريق عند تحديث المحتوى، ونقل مدخلات النماذج إلى التوثيق، وتشغيل إجراءات المتابعة، وحتى الوصول إلى سجل إصدارات المستندات.
أفضل ميزات Zapier
- يتكامل مع أكثر من 6000 تطبيق بما في ذلك ClickUp و Slack و Google Sheets
- سير عمل متعدد الخطوات ("Zaps") للأتمتة المعقدة
- المنطق الشرطي للتوجيه المتقدم
- إعداد بدون كود مع قوالب معدة مسبقًا
قيود Zapier
- قد تصبح عمليات الأتمتة المعقدة مكلفة على نطاق واسع
- تأخيرات عرضية في المزامنة لمجموعات البيانات الكبيرة
أسعار Zapier مجاني للمبتدئين: 29.99 دولارًا شهريًا للمحترفين: 73.50 دولارًا شهريًا للفريق: 103.50 دولارًا شهريًا للشركة: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات ZapierG2: 4. 5/5 (أكثر من 1800 مراجعة)Capterra: 4. 7/5 (أكثر من 2600 مراجعة)
3. Speechify
يساعدك Speechify على الاستماع إلى المحتوى المكتوب أو تحويل كلامك إلى نص قابل للتحرير. إنه مثالي لتدوين الملاحظات أو العصف الذهني أو تحديد الأفكار أثناء التنقل. بفضل خيارات الصوت المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكنك قراءة المستندات أو إملاءها بشكل طبيعي عبر الويب والهاتف المحمول.
أفضل ميزات Speechify
- يحول النص إلى كلام بصوت طبيعي باستخدام أصوات الذكاء الاصطناعي
- ينسخ الملاحظات المنطوقة إلى نص قابل للتحرير
- يعمل عبر المتصفحات والهواتف وملفات PDF
- سرعات تشغيل قابلة للتعديل وأنماط صوتية
قيود Speechify
- تتطلب الأصوات المتقدمة ودقة النسخ خطة مدفوعة
- وظائف محدودة في وضع عدم الاتصال بالإنترنت على بعض الأجهزة
أسعار Speechify مجاني مميز: 11.58 دولارًا شهريًا (يتم الدفع سنويًا) الوصول إلى الكتب الصوتية: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات SpeechifyG2: 4. 6/5 (أكثر من 150 مراجعة)Capterra: 4. 7/5 (أكثر من 80 مراجعة)
4. ClickUp
يجمع ClickUp عملية التوثيق في نفس المساحة التي تعمل فيها. فهو يربط المحتوى بالمهام والجداول الزمنية والفرق حتى تظل مستنداتك ذات صلة وقابلة للتنفيذ.
فيما يلي ميزات إضافية لبرنامج أتمتة التوثيق المتوفرة في ClickUp:
- تصور عمليتك: خطط لتدفق التوثيق، واربط الأفكار بالمهام، وحوّل الأفكار إلى مستندات منظمة باستخدام ClickUp Whiteboards.
- مراقبة التقدم: قم بإعداد بطاقات مخصصة مباشرة في لوحات معلومات ClickUp لتتبع تحديثات المستندات والمراجعات المتأخرة وحجم عمل الفريق.
- جدولة العمل بسهولة: حدد مواعيد نهائية لكتابة المستندات ومراجعتها ونشرها دون مغادرة سير عملك باستخدام ClickUp Assign Comments.
- قسّم المهام باستخدام قوائم مهام: قم بتوزيع أقسام محددة من مستند على زملاء فريق مختلفين وتتبع إنجازها من خلال المهام الفرعية في ClickUp.
- حافظ على تركيز المحادثات: شارك التحديثات في الوقت الفعلي وحل العقبات دون تغيير السياق باستخدام ClickUp Chat للتعاون الجماعي.
- ابحث عن المحتوى على الفور: ابحث في المهام والمستندات والتعليقات لتحسين استخراج البيانات بسرعة باستخدام ClickUp Connected Search
قيود ClickUp
- منحنى تعلم حاد للمستخدمين الجدد بسبب الميزات الشاملة
أسعار ClickUp
تقييمات ومراجعات ClickUpG2: 4. 7/5 (أكثر من 10,000 مراجعة)Capterra: 4. 6/5 (أكثر من 4,000 مراجعة)
يقدم ClickUp الكثير في مكان واحد، مثل إدارة المشاريع وخيارات العصف الذهني وإدارة المهام وتخطيط المشاريع وإدارة التوثيق وما إلى ذلك. لقد جعل الحياة أسهل نسبيًا لأنه سهل الاستخدام، وواجهة المستخدم مصممة جيدًا، والتعاون داخل الفريق ومع الفرق الأخرى أسهل. تمكنا من إدارة العمل بشكل أفضل، وتتبع العمل والإبلاغ عنه بسهولة، وبناءً على اجتماعات يومية حول التقدم المحرز، أصبح التخطيط للمستقبل سهلاً.
يقدم ClickUp الكثير في مكان واحد، مثل إدارة المشاريع وخيارات العصف الذهني وإدارة المهام وتخطيط المشاريع وإدارة التوثيق وما إلى ذلك. لقد جعل الحياة أسهل نسبيًا لأنه سهل الاستخدام، وواجهة المستخدم مصممة جيدًا، والتعاون داخل الفريق ومع الفرق الأخرى أسهل. تمكنا من إدارة العمل بشكل أفضل، وتتبع العمل والإبلاغ عنه بسهولة، وبناءً على اجتماعات يومية لمتابعة التقدم، أصبح التخطيط للمستقبل سهلاً.
أفضل الممارسات للتوثيق الآلي
فيما يلي بعض التقنيات لأتمتة التوثيق. 👀
- حوّل المعرفة الضمنية إلى أصول قابلة للبحث: احصل على الخبرة الضمنية من خلال توثيق أسباب اتخاذ القرارات والحلول البديلة والدروس المستفادة من تحليلات ما بعد انتهاء المشاريع تلقائيًا.
- أنشئ سير عمل لإدارة التوثيق التنبؤي: استخدم الذكاء الاصطناعي لتحديد العمليات التي من المرجح أن تحتاج إلى تحديثات بناءً على الأنماط الموسمية أو التغييرات في الفريق أو مراحل نمو الأعمال، ثم قم بتمييزها بشكل استباقي للمراجعة.
- قم بإعداد مواد تدريبية ديناميكية: أنشئ وثائق تتكيف مع أنماط التعلم ومستويات الخبرة المختلفة، مع ضبط التعقيد والأمثلة تلقائيًا بناءً على دور القارئ وخلفيته.
- تنفيذ توثيق آلي لآراء العملاء: حوّل ملاحظات العملاء وتذاكر الدعم والمحادثات المتعلقة بالمبيعات إلى معلومات تجارية قابلة للتنفيذ.
💡 نصيحة احترافية: قم بتمييز أو حجب البيانات الحساسة قبل نشر المستندات العامة أو المشتركة باستخدام أداة مراقبة المحتوى المدعومة بالذكاء الاصطناعي لضمان الامتثال للوائح التنظيمية (على سبيل المثال، المعلومات الشخصية، بيانات الاعتماد الأمنية). وهذا مفيد بشكل خاص لقواعد المعرفة الموجهة للعملاء.
ضع مستنداتك على الطيار الآلي باستخدام ClickUp
يؤدي التوثيق اليدوي إلى إبطاء عمل الفرق، وظهور الأخطاء، وتشتيت التركيز عن الأعمال ذات التأثير الكبير. عندما تمر كل عملية وقرار وتحديث عبر نظام مركزي، يتحسن التعاون وتسارع عملية التنفيذ.
يجمع ClickUp بين المستندات المنظمة والمساعدة الفورية من الذكاء الاصطناعي والأتمتة القوية في واجهة واحدة موحدة وسهلة الاستخدام. تقوم الفرق بإنشاء وثائق حية وقابلة للبحث وقابلة للتنفيذ ويتم تحديثها باستمرار وتتطور مع عملهم.
فماذا تنتظر؟ اشترك في ClickUp مجانًا اليوم! ✅