في المتوسط، يتم دفع مست حقات الشركات الصغيرة الأمريكية بعد 8.2 يومًا من تاريخ الاستحقاق.
هذا ليس مثاليًا عند محاولة إغلاق الدفاتر أو تحقيق الأهداف أو البقاء على قيد الحياة. إلى جانب الضغوط المالية، يؤدي تأخير السداد إلى زيادة مخاطر الائتمان وتعطيل التدفق النقدي وإرهاق الفرق التي تعمل بالفعل تحت ضغط كبير.
ومع ذلك، يمكن أن يساعد تطبيق الذكاء الاصطناعي في عملية الدفع على تسريع الأمور ومنحك مزيدًا من التحكم والوضوح في عملياتك المالية.
في هذا المنشور على المدونة، سنحلل الفوائد الملموسة لاستخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة الحسابات المدينة (AR) وأفضل الأدوات لتحديث عمليات AR الخاصة بك. (تنبيه: الجواب هو ClickUp، وسنوضح لك السبب!)
⭐️ نموذج مميز
يعد نموذج خطة عمل حسابات القبض من ClickUp أداة قيّمة لمراقبة تقدم شركتك في إدارة الذمم المدينة. فهو يتيح لك تحديد ومعالجة أي مشكلات متكررة قد تتسبب في تأخير المدفوعات بسرعة، مما يضمن بقاء تدفقك النقدي سليمًا ويمكن التنبؤ به.
ما هي الحسابات المدينة (AR) ولماذا تمثل عقبة؟
تشير حسابات القبض إلى المدفوعات التي تتوقعها الشركة من العملاء في الوقت المحدد مقابل البضائع أو الخدمات المقدمة. وهي تمثل النقد الوارد كأصل متداول في الميزانية العمومية.
يحسن تحصيل الذمم المدينة في الوقت المناسب إدارة التدفق النقدي، مما يساعد الشركات على تغطية النفقات ودفع الموردين وتمويل النمو. من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي التأخير إلى نقص في السيولة وفقدان الفرص والاعتماد على التمويل الخارجي.
المشكلات الشائعة في حسابات القبض
تبدو إدارة حسابات القبض عملية بسيطة: إرسال الفواتير، وتحصيل المدفوعات المستحقة، والتسوية. ومع ذلك، غالبًا ما تكون هذه العملية بطيئة وتتم يدويًا وتستجيب للأحداث بعد وقوعها، مما يؤدي إلى اختناقات تنظيمية مكلفة.
وفقًا لـ Xero Small Business Insights (XSBI) ، يؤدي تأخير يوم واحد في سداد الفواتير إلى زيادة بنسبة 1. 1% في اقتراض الشركات الصغيرة في ذلك الربع، أي ما يقرب من 278. 7 مليار دولار من الديون الإضافية في جميع الأسواق.
ترفع الشركات التي تتأخر في السداد لمدة 7 إلى 8 أيام مستويات الاقتراض بنسبة 6.8٪. وهذا يضع ضغوطًا على رأس المال العامل ويزيد الاعتماد على الائتمان قصير الأجل وعالي الفائدة.
لا تلجأ معظم الشركات الصغيرة إلى البنوك عندما تواجه مشاكل في التدفق النقدي. بدلاً من ذلك، تقترض من مقرضين غير بنكيين بأسعار فائدة أعلى ودورات سداد أقصر، مما يزيد من ضغوطها المالية بمرور الوقت.
تؤدي سير العمل اليدوية إلى تفاقم الأمور. لا تزال العديد من الفرق تقوم بما يلي:
- إرسال التذكيرات متأخرة أو بشكل غير منتظم
- اعتمد على جداول البيانات لتتبع بيانات الفواتير المتأخرة
- عدم وجود سير عمل آلي لتصعيد المهام
ونتيجة لذلك، يتباطأ تحصيل المدفوعات، وتتوتر العلاقات مع العملاء، وترتفع أيام المبيعات المستحقة (DSO). كما تواجه فرق الشؤون المالية صعوبة في تحديد الحسابات عالية المخاطر أو المبلغ النقدي الذي يمكن تحصيله بشكل واقعي خلال 30 يومًا.
قد يؤدي هذا الافتقار إلى الرؤية إلى تفويت مواعيد السداد وتأخير الاستثمارات وظهور شكوك في اللحظة الأخيرة.
يمكن للذكاء الاصطناعي في المحاسبة تغيير هذا الوضع. يمكنك إدخال الأتمتة والذكاء إلى عملية حسابات القبض للحصول على التحكم والسرعة والرؤية لتحقيق أقصى الفوائد.
👀 هل تعلم؟ تضيع الشركات في جميع أنحاء المملكة المتحدة حوالي 56.4 مليون ساعة في مطاردة المدفوعات المستحقة.
كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في حسابات القبض
على الرغم من أن الشروط الأطول قد تجذب العملاء، إلا أنها غالبًا ما تأتي على حساب زيادة الديون ومخاطر التدفق النقدي.
لهذا السبب من الضروري إدارة حسابات القبض بشكل استراتيجي. يجب عليك إرسال الفواتير للعملاء بشكل استباقي وإنشاء نظام لتذكيرهم بالدفع على الرغم من طول المهل الزمنية.
تعالج نماذج الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي (ML) كميات هائلة من البيانات الداخلية والخارجية، مثل سلوك العملاء وسجل الدفعات، لكشف الأنماط ووضع التوقعات وتقديم التوصيات.
يمكنك الوصول إلى عمليات فعالة لحسابات القبض تشجع على السداد في الوقت المحدد والتوسع دون تعطيل العمليات المالية.
فيما يلي بعض الحالات العملية التي تحدث فيها أدوات الذكاء الاصطناعي في المحاسبة فرقًا:
1. إنشاء الفواتير وإدارتها
تؤدي الفواتير اليدوية إلى تأخير تحصيل المدفوعات قبل أن تصل إلى مرحلة المتابعة. قد يؤدي خطأ مطبعي أو تاريخ استحقاق غير صحيح إلى تأخير المدفوعات لأسابيع وإلى تبادل المراسلات غير الضرورية مع العملاء.
تستفيد حلول الذكاء الاصطناعي من هذه الميزة لتغيير هذا الوضع من خلال جعل معالجة الفواتير دقيقة وقابلة للتكيف وسريعة.
🔍 يمكنك استخدام إنشاء الفواتير تلقائيًا من أجل:
- استخرج تفاصيل الفواتير من العقود وأوامر الشراء وإدخالات CRM لإنشاء الفواتير تلقائيًا بأقل قدر من الإدخال اليدوي. تعلم من تتبع المدفوعات السابقة وقم بتطبيق معدلات الضرائب أو شروط الخصم أو تعليمات الدفع المناسبة تلقائيًا بناءً على سجل العميل
- قم بتمييز البيانات المفقودة أو أخطاء التنسيق أو التناقضات قبل إرسال الفاتورة، مما يقلل من احتمالية حدوث نزاعات
📌 استخدم أدوات الذكاء الاصطناعي المدمجة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لبدء إنشاء الفواتير عند إتمام مهمة أو تأكيد شحنة. فهي تسد الفجوة بين تقديم الخدمة والفوترة.
📖 اقرأ أيضًا: أمثلة وأشكال دفتر الأستاذ العام للمحاسبة
2. توقعات الدفع وتقييم المخاطر
قد يؤدي معرفة من يجب متابعته ومتى إلى إرباك عمليات حسابات القبض. لا يتصرف جميع العملاء بنفس الطريقة. بعضهم موثوقون في السداد المبكر، والبعض الآخر يحتاج إلى تذكير بشكل روتيني، وقلة قليلة لا تدفع إلا بعد تصعيد الأمر.
تقليديًا، كان تحديد هذه الأنماط يعني البحث في تقارير التقادم والاعتماد على الافتراضات. لكن الذكاء الاصطناعي يغير ذلك بتحويل بيانات الدفع الأولية إلى رؤى واضحة وتطلعية.
🔍 إليك كيف يساعدك ذلك:
- قم بإجراء تحليلات تنبؤية على سلوك الدفع التاريخي واتجاهات الصناعة وبيانات الائتمان الخارجية للتنبؤ بموعد استلام دفعة عميل معين
- قم بتعيين درجة مخاطر في الوقت الفعلي لكل عميل أو فاتورة، مع إبراز الحسابات التي تتجه نحو التأخر في السداد باستخدام التعلم الآلي
- قم بمحاكاة كيفية تأثير التأخيرات من العملاء الرئيسيين على السيولة الإجمالية وإدارة التدفق النقدي
📌 يمكن لفرق الشؤون المالية تحديد أولويات التحصيلات، وإنشاء احتياطيات، أو إعادة التفاوض على الشروط قبل حدوث أزمة السيولة النقدية بفضل التنبؤات الدقيقة.
⭐️ دراسة حالة: التحليلات التنبؤية لتوجيه جهود الاسترداد
واجهت إحدى الشركات الرائدة في تصنيع الأنابيب البلاستيكية تحديًا متزايدًا: تراكم الحسابات المتأخرة التي أعاقت التدفق النقدي وأرهقت العمليات. لم تكن عمليات التحصيل التقليدية قادرة على مواكبة الوضع، وكان فريق الشؤون المالية بحاجة إلى طريقة أكثر ذكاءً لتحديد الحسابات التي تتطلب اهتمامًا عاجلاً.
لحل هذه المشكلة، تعاونوا مع Nitor Infotech لتنفيذ نظام تحليل تنبؤي مدعوم بالذكاء الاصطناعي/التعلم الآلي. كانت الخطوة الأولى هي توحيد بيانات المبيعات والمدفوعات التاريخية لسنوات عديدة في مستودع بيانات مركزي. وبفضل هذه الأساس، تمكن الذكاء الاصطناعي من تحليل أنماط سلوك العملاء وتحديد الحسابات عالية المخاطر، مما أعطى الفريق رؤية واضحة حول المجالات التي يجب التركيز عليها في جهود استرداد الأموال.
كان التأثير كبيرًا. في غضون 24 أسبوعًا فقط، خفضت الشركة الذمم المدينة المستحقة بنسبة 75٪ وقلصت متوسط تأخير السداد إلى 20 يومًا. ما كان في السابق عملية تفاعلية تستغرق وقتًا طويلاً أصبح استراتيجية استباقية مدعومة بالذكاء الاصطناعي، مما أدى إلى تحسين التدفق النقدي وتحرير فريق الشؤون المالية للتركيز على النمو بدلاً من مطاردة المدفوعات.
3. متابعة وتحصيل آلي
تعد متابعة الفواتير المتأخرة واحدة من أكثر المهام تكرارًا واستهلاكًا للوقت في مجال حسابات القبض. فهي تتطلب الاتساق والتوقيت المناسب والنبرة الصحيحة. تساعد الذكاء الاصطناعي في تخصيص المتابعة وتحديد أولوياتها، لتحل محل الرسائل العامة أو جداول البيانات.
🔍 يساعدك على:
- خصص وقت وموعد المتابعة بناءً على بيانات العملاء (إذا كان العميل يرد على رسائل البريد الإلكتروني يوم الثلاثاء، أرسل التذكيرات وفقًا لذلك)
- اضبط التواصل بناءً على مزاج العملاء وتاريخهم—تذكيرات ودية للعملاء الدائمين مقابل تذكيرات صارمة للمتأخرين في السداد
- أعد ترتيب قوائم انتظار المتابعة بحيث يتم التعامل مع الفواتير عالية القيمة أو المعرضة للمخاطر أولاً
📌 دع الذكاء الاصطناعي يتولى متابعة الحسابات المستحقة على أساس محفزات مثل "الحسابات المتأخرة 5 أيام" أو "عدم الرد بعد تذكيرين". يمكن للنظام تعيين المهام أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني حتى يتمكن فريق حسابات القبض من التركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا.
💡 نصيحة احترافية: يمكنك استخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي المخصصين في ClickUp لإرسال تذكيرات تلقائية إلى قنوات العملاء والمجموعات بناءً على تواريخ الاستحقاق والمعايير المحددة. إليك كيف يمكن أن يساعدك وكلاء الذكاء الاصطناعي:
- تذكيرات تلقائية: يمكنك إعداد وكيل ذكاء اصطناعي لمراقبة تواريخ الاستحقاق أو الحقول المخصصة (مثل "تاريخ استحقاق الدفع") في مهام العملاء أو سجلاتهم. يمكن للوكيل بعد ذلك إرسال تذكيرات تلقائيًا (عبر التعليقات أو رسائل الدردشة أو رسائل البريد الإلكتروني) عند اقتراب موعد الدفع أو تأخره
- مشغلات مخصصة: يمكن تكوين الوكلاء لتشغيل الإجراءات بناءً على التغييرات في حالة المهمة أو الحقول المخصصة أو التواريخ، وهو أمر مثالي لتتبع المدفوعات
- التكامل: إذا كنت تستخدم أدوات دفع خارجية (مثل Stripe و QuickBooks وغيرها)، فيمكنك دمجها مع ClickUp. يمكن بعد ذلك لوكلاء الذكاء الاصطناعي اتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على تحديثات حالة الدفع الواردة من هذه الأدوات
تعرف على كيفية إعداد هذه الوكلاء في هذا الفيديو التوضيحي من أحد مديري منتجات ClickUp، كين:
👀 هل تعلم؟ إن تقليل تأخير المدفوعات بيوم واحد من شأنه زيادة التدفق النقدي الإجمالي للشركات في الاتحاد الأوروبي بنسبة 0.9٪ وتوفير 158 مليون يورو في تكاليف التمويل.
4. إدارة النزاعات وحلها
يمكن أن يؤدي خطأ واحد في بند واحد أو إغفال شرط في أمر الشراء إلى تأخير المدفوعات لأسابيع. والأسوأ من ذلك، أن النزاعات غالبًا ما تظل غير مرئية حتى يثير العميل مخاوفه، وعندها يكون التدفق النقدي قد تضرر بالفعل.
تكتشف الذكاء الاصطناعي النزاعات وتمنعها قبل حدوثها، وتنظم كيفية إدارة الفرق لها وحلها عند حدوثها.
🔍 يمكنك استخدامه من أجل:
- حدد أسباب النزاعات المتكررة من البيانات التاريخية مثل مشكلات كمية المنتجات، وتباين الفواتير، وما إلى ذلك، وقم بتمييز الفواتير عالية المخاطر مسبقًا
- امسح البريد الإلكتروني أو تذاكر الدعم لاكتشاف النبرة المحبطة، مما يتيح تسريع عملية التصعيد أو الحل
- قم بتحويل النزاعات إلى الجهات المعنية الداخلية المناسبة واقترح إجراءات حل بناءً على النتائج السابقة
📌 تسريع حل المشكلات يقلل من معدل تحصيل الذمم المدينة ويحسن رضا العملاء، وهما نتيجتان يصعب تحقيق التوازن بينهما في العادة.
📖 اقرأ أيضًا: قوالب مجانية للمحاسبة في Excel و ClickUp
5. توقعات التدفق النقدي
يحدد التدفق النقدي قدرتك على العمل والنمو ودفع رواتب فريقك. ومع ذلك، لا تستطيع طرق التنبؤ التقليدية مثل جداول البيانات والنماذج الثابتة مواكبة تغير سلوك العملاء أو عدم اليقين الاقتصادي.
يوفر الذكاء الاصطناعي طريقة للانتقال من التخطيط الرجعي والتفاعلي إلى التخطيط الاستباقي في الوقت الفعلي والقائم على البيانات.
🔍 كيف يساعدك ذلك:
- اجمع بين تقارير التقادم وأنماط الدفع وحالة الفواتير والاتجاهات الكلية
- ضبط التوقعات تلقائيًا عند إصدار فواتير جديدة أو استلام مدفوعات
- قم بمحاكاة التغييرات مثل ماذا سيحدث إذا تأخر 10 عملاء من أكبر العملاء في السداد لمدة 5 أيام، وشاهد التأثير على العمليات اللاحقة
📌 أنشئ لوحات معلومات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتتبع التدفقات النقدية المتوقعة مقابل الفعلية وتعيين تنبيهات لأي اختلافات كبيرة.
💡 نصيحة احترافية: أنشئ لوحات معلومات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لا تتعقب المدفوعات الواردة المتوقعة مقابل الفعلية فحسب، بل تشرح أيضًا سبب الأرقام. باستخدام بطاقات الذكاء الاصطناعي في لوحات معلومات ClickUp، يمكنك إدراج أدوات مصغرة تلخص الاتجاهات تلقائيًا أو تحدد الحالات الشاذة أو حتى تصوغ رؤى بسيطة باللغة الإنجليزية مباشرةً داخل لوحة المعلومات. بدلاً من البحث يدويًا في التقارير، تحصل على تنبيهات استباقية وسياق، حتى تتمكن من التصرف بسرعة عندما تكون الاختلافات مهمة.
مزايا استخدام الذكاء الاصطناعي في حسابات القبض
مع طول دورات الدفع وارتفاع التكاليف التشغيلية، تسارع فرق الشؤون المالية إلى إنجاز المزيد بموارد أقل. يعمل الذكاء الاصطناعي على تحويل عمليات الحسابات المدينة اليدوية إلى أنظمة استباقية تعتمد على الرؤى.
فيما يلي بعض مزايا الذكاء الاصطناعي في عمليات حسابات القبض:
- قلل مدة تحصيل الذمم المدينة من خلال تحديد الفواتير الأكثر عرضة للتأخير وترتيبها حسب الأولوية
- توسع بكفاءة من خلال معالجة المزيد من الفواتير دون زيادة عدد الموظفين
- زيادة الرؤية من خلال دمج حالات الفواتير وسلوك العملاء والبيانات المالية والتوقعات في لوحة تحكم واحدة
- قم بإجراء تقييم مخاطر الائتمان من خلال تعيين درجات مخاطر ديناميكية واكتشاف اتجاهات السداد المبكر
- حرر فرق العمل من خلال أتمتة المهام الروتينية مثل التذكيرات والتصعيد وإدخال البيانات
👀 هل تعلم؟ 44% فقط من الشركات قامت بأتمتة عمليات حساباتها المدينة لتحسين أدائها المالي.
أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لحسابات القبض
يمكن أن تساعدك أدوات أتمتة حسابات القبض المناسبة في تسهيل تحصيل المدفوعات وتتبعها.
فيما يلي ثلاث من هذه الأدوات التي توفر الأتمتة الذكية والرؤى التنبؤية لعمليات حسابات القبض:
1. Versapay
تجمع Versapay بين أتمتة حسابات القبض وميزات التعاون مع العملاء لمساعدة الشركات على تسريع المدفوعات وتحسين الشفافية.
استخدم Versapay من أجل:
- قم بتطبيق التعلم الآلي لأتمتة تطبيقات النقد ومطابقة المدفوعات مع التحويلات
- توقع مخاطر الدفع بناءً على سلوك العملاء وسجل النزاعات
- نظم عمليات التحصيل باستخدام التعليقات المدمجة وبوابات العملاء
📖 اقرأ أيضًا: قوالب فواتير تجارية مجانية لتبسيط عملية الفوترة
2. HighRadius
تقدم HighRadius مجموعة شاملة من الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي لمكتب المدير المالي، مع التركيز بشكل كبير على أتمتة حسابات القبض وتحسين إدارة التدفق النقدي.
إليك كيف يمكن أن يساعدك ذلك:
- توقع تواريخ الدفع باستخدام نماذج سلوكية متقدمة
- تسريع حل النزاعات من خلال الردود والتوجيهات المقترحة بواسطة الذكاء الاصطناعي
- طابق التحويلات المالية مع الفواتير عبر مختلف التنسيقات والمصادر
3. ClickUp
ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، *يمنحك رؤية كاملة لحالة الدفع ومعلومات الحساب دون الحاجة إلى التعامل مع جداول بيانات متعددة أو أدوات غير متصلة.
ClickUp لفرق الشؤون المالية
مع ClickUp for Finance، يمكنك:
- احسب عدد أيام تأخر مستحقاتك باستخدام تاريخ الاستحقاق وتاريخ الإتمام الحقول المخصصة
- قم بتمييز الفواتير التي تتجاوز الحد الأقصى لمدة استحقاق الفواتير في شركتك باستخدام مزيج من التنبيهات التلقائية والرؤى المستمدة من الذكاء الاصطناعي من لوحات
- توقع التأثير المحتمل على التدفق النقدي الشهري بناءً على الأرصدة المفتوحة والبيانات المالية الإجمالية. على سبيل المثال، تتيح لك الحقول المخصصة في ClickUp تتبع نقاط البيانات مثل رقم معالجة الفاتورة وحالة الدفع واسم العميل والمبلغ المستحق وغير ذلك للحصول على سياق أكثر شمولاً
- يمكنك أيضًا إضافة حقول الصيغ لإجراء حسابات في الوقت الفعلي داخل مساحة العمل الخاصة بك. وهذا مفيد بشكل خاص لفرق الشؤون المالية التي اعتادت على منطق جداول البيانات
يمكنك إدارة هذه المعلومات في عرض الجدول في ClickUp، الذي يحاكي جدول البيانات (مع وظائف أفضل). يتحول كل صف إلى مهمة، ويصبح كل عمود حقل بيانات مباشر يمكنك التعامل معه مباشرة. يمكن لفرق حسابات القبض إدارة حالة الفواتير وتحديث ملاحظات الدفع وتعيين مهام المتابعة.
ClickUp Brain
يمكن لفرق حسابات القبض أيضًا كتابة استفساراتهم ببساطة إلى ClickUp Brain بدلاً من اللجوء إلى عمليات حسابية طويلة وتحليل يدوي!
ClickUp Brain هو مساعد الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp الذي يفهم مهامك ووثائقك واتصالاتك مع العملاء. يمكنك أن تطلب منه تلخيص سجلات مدفوعات العملاء أو إنشاء رسائل بريد إلكتروني للمتابعة أو وضع علامة على الفواتير التي لم يتم تحريكها خلال أسبوع.
على سبيل المثال، إذا كان لدى أحد العملاء ثلاث فواتير مفتوحة، يمكن لـ ClickUp Brain صياغة رسالة بريد إلكتروني تشير إلى المراسلات السابقة وتواريخ الاستحقاق والمبالغ المستحقة. يمكنك متابعة العميل بتذكير دفع مخصص في غضون ثوانٍ.
📌 هل ما زلت تعتمد على ChatGPT أو أي LLM آخر للعمل في عمليات حسابات القبض؟ حسناً، يمكنك الآن استخدام ChatGPT وGemini وClaude، كل ذلك من داخل ClickUp Brain بدلاً من التنقل بين التطبيقات.
💡 نصيحة احترافية: إذا كنت ترغب في تخطي متاعب الإعداد والبدء في إدارة عمليات حسابات القبض على الفور، فإن قالب فواتير ClickUp هو أسرع طريقة. إنه إعداد قائمة جاهز للاستخدام مصمم خصيصًا لفرق الشؤون المالية وأصحاب الأعمال الذين يرغبون في تتبع الفواتير وإرسالها ومراقبتها من لوحة تحكم مركزية دون الحاجة إلى إنشاء نظام من الصفر.
أتمتة ClickUp
توفر ClickUp Automations إعدادًا رائعًا للمهام المتكررة أو المملة. قم بتحريك المهام إلى الأمام عن طريق تعيين الشروط والمشغلات التي تنفذ الإجراءات تلقائيًا عبر عملية حسابات القبض بالكامل.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل باستخدام ClickUp Automations لإرسال البريد الإلكتروني الذي صاغه ClickUp Brain تلقائيًا إلى العميل وطلب الدفع بشكل احترافي.
يمكنك استخدام ClickUp Automations من أجل:
- تغيير حالة المهام تلقائيًا بناءً على تواريخ الاستحقاق أو تأكيد الدفع
- قم بتعيين عمليات التصعيد إذا لم يرد العميل خلال فترة محددة
- أضف مهام فرعية أو تعليقات بناءً على علامات المخاطر أو قيم الفواتير
- إخطار المديرين عند تجاوز الحسابات الرئيسية لحد التقادم
📮ClickUp Insight: اكتشفنا مؤخرًا أن حوالي 33٪ من العاملين في مجال المعرفة يرسلون رسائل إلى 1 إلى 3 أشخاص يوميًا للحصول على السياق الذي يحتاجون إليه. ولكن ماذا لو كانت جميع المعلومات موثقة ومتاحة بسهولة؟
مع وجود مدير المعرفة بالذكاء الاصطناعي من ClickUp Brain إلى جانبك، أصبح التبديل بين السياقات شيئًا من الماضي. ما عليك سوى طرح السؤال مباشرة من مساحة العمل الخاصة بك، وسيقوم ClickUp Brain بسحب المعلومات من مساحة العمل و/أو التطبيقات الخارجية المتصلة!
لوحات معلومات ClickUp
لمراقبة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة والمدفوعات المستحقة والمستحقات، يمكنك إنشاء لوحات معلومات ClickUp مخصصة تعكس بالضبط ما يحتاج فريقك إلى رؤيته. تستخرج لوحات المعلومات البيانات الحية من سير عمل المهام، بحيث تنعكس أي تغييرات في الحالة أو المهمة أو تأكيد الدفع في تقاريرك فور حدوثها.
باستخدام لوحات معلومات ClickUp، يمكنك تتبع:
- الأرصدة المستحقة حسب الحالة أو العمر أو المحصل
- عدد الفواتير في حالة التصعيد أو المتابعة أو الحالة التي تم حلها
- اتجاهات التحصيل حسب الأسبوع أو المنطقة أو نوع العميل
- متوسط أيام تحصيل الذمم ومعدل التحصيل مقارنة بالأهداف
في الواقع، تعد لوحات معلومات ClickUp مثالية خلال اجتماعات مراجعة حسابات القبض أو عندما يحتاج المديرون التنفيذيون إلى لمحة سريعة عن أداء حسابات القبض.
💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp University لتوفير الوقت وتدريب موظفيك. يتيح لك العمل ضمن نظام ClickUp البيئي الوصول إلى أدلة إرشادية تفاعلية وإتقان الأدوات الأساسية.
بينما تعمل لوحات المعلومات المرئية في ClickUp على توحيد مؤشرات الأداء الرئيسية المالية، يمكنك أيضًا تنظيم معالجة المعلومات.
نماذج ClickUp
تعمل نماذج ClickUp على توحيد مهام المتابعة أو الطلبات قبل دخولها إلى خط الإنتاج. يمكنك إنشاؤها للفرق الداخلية لتقديم طلبات الفواتير، مع الحقول المطلوبة مثل اسم العميل ومبلغ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق ومرجع أمر الشراء ومعلومات الاتصال.
يتم تحويل كل إرسال في نماذج ClickUp تلقائيًا إلى مهمة ClickUp. ثم يتم تعيينها إلى الشخص المناسب مع توفير كل السياق اللازم بالفعل.
يمكن لفرق حسابات القبض استخدام نماذج ClickUp من أجل:
- وفر الوقت من خلال التخلص من التوضيحات المتكررة
- قم بتشغيل عمليات أتمتة محددة بناءً على مدخلات النماذج (على سبيل المثال، التخصيص التلقائي للفواتير عالية القيمة إلى كبار المحصلين)
- اربط عمليات إرسال النماذج بسير العمل المخصص للتصعيد أو الموافقة
ClickUp Docs
توفر ClickUp Docs لفرق حسابات القبض مساحة مركزية لكل ما يحتاجونه للحفاظ على الاتساق.
احتفظ بمجموعات من أدلة الإجراءات وقوالب البريد الإلكتروني للمتابعة وأدلة حل النزاعات وسياسات التصعيد في Docs. يمكن ربطها مباشرة بالمهام، مما يضمن اتساق الجميع في اللغة والعمليات.
على سبيل المثال، لدراسة مهمة نزاع مع أحد العملاء، يمكن للمحصل المعين الوصول إلى الوثائق المناسبة وتتبع التغييرات في العملية باستخدام سجل الإصدارات.
تكامل ClickUp
يمكنك جمع معلومات الفواتير من خلال النماذج، وإدارة المهام باستخدام الحقول المخصصة والأتمتة، ومراقبة التقدم في لوحات المعلومات، واستخدام المستندات لضمان الاتساق، وربط مواردك المالية عبر تكامل ClickUp.
على سبيل المثال، يتكامل ClickUp مع QuickBooks لمزامنة أنشطة الفواتير مع إدارة المهام. عند إصدار فاتورة جديدة في QuickBooks، يمكن إنشاء مهمة مقابلة تلقائيًا في ClickUp، مع شروط الدفع وتفاصيل العميل ومواعيد المتابعة.
بمجرد استلام الدفع، يمكن وضع علامة "مكتمل" على المهمة تلقائيًا، مما يحافظ على سير العمل بشكل مستمر.
يتم أيضًا تغذية هذه المعلومات إلى ClickUp Brain، والذي يمكنه:
- صياغة متابعات مخصصة للفواتير غير المدفوعة بناءً على البيانات المتزامنة
- لخص اتجاهات سلوك العملاء في السداد المستمدة من QuickBooks
- اقترح إجراءات بناءً على بيانات التقادم أو مشكلات الدفع المتكررة
تشكل ClickUp سير عمل كامل لحسابات القبض بفضل ميزات معالجة الدفع الأسرع.
يوافق أرنولد روجرز، مدير دعم العملاء في Launch Control، على ذلك:
لقد قمنا بالدمج مع Intercom و Stripe و ChurnZero و Slack و Gmail و ProfitWell وغيرها. وهذا يتيح لنا تتبع الشؤون المالية والاحتفاظ بالعملاء وإعداد التقارير وتفاصيل العملاء في مكان واحد، حيث يمكننا سحب المعلومات من جميع الأدوات التي نستخدمها وتجميعها في ClickUp لسهولة الاستخدام دون إشراك جميع الأقسام وأخذ وقت من جداولهم.
لقد قمنا بالدمج مع Intercom و Stripe و ChurnZero و Slack و Gmail و ProfitWell وغيرها. وهذا يتيح لنا تتبع الشؤون المالية والاحتفاظ بالعملاء وإعداد التقارير وتفاصيل العملاء في مكان واحد، حيث يمكننا سحب المعلومات من جميع الأدوات التي نستخدمها وتجميعها في ClickUp لسهولة الاستخدام دون إشراك جميع الأقسام وأخذ وقت من جداولهم.
كيف تبدأ في استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة الحسابات المدينة
لا يعني اعتماد الذكاء الاصطناعي التوليدي استبدال نظام حسابات القبض بالكامل. ابدأ بخطوات صغيرة من خلال أتمتة المهام الأكثر تعقيدًا.
فيما يلي قائمة سريعة توضح المجالات التي يمكن لفرق حسابات القبض تطبيق الذكاء الاصطناعي فيها في أنظمتها الحالية لتحصيل المدفوعات في الوقت المحدد:
| مهمة أو تحدٍ | حل مدعوم بالذكاء الاصطناعي |
| متابعة المدفوعات المتأخرة | قم بتشغيل المتابعات بناءً على تواريخ الاستحقاق أو سلوك العملاء |
| تأخير تقديم الفواتير أو تقديمها غير كاملة | قم بتوحيد المدخلات باستخدام نماذج استلام منظمة |
| عدم وضوح أداء حسابات القبض | استخدم لوحات المعلومات في الوقت الفعلي لتتبع التقادم، ومدة تحصيل الذمم المدينة، والتصعيد |
| تأخير معالجة النزاعات وحلها | قم بتوجيه المشكلات تلقائيًا واقترح الإجراءات باستخدام البيانات السابقة |
👀 هل تعلم؟ 99% من الشركات الأمريكية تعتبر شركات صغيرة. لذلك، يؤثر تأخير الدفع على أكثر من نصف القوى العاملة الوطنية.
لا تدع الذمم المدينة تتحول إلى ديون — قم بإدارتها بشكل أفضل باستخدام ClickUp
لا أحد يرغب في قضاء أسبوعه في مطاردة الفواتير المستحقة أو المدفوعات المتأخرة. مع استخدام الذكاء الاصطناعي في سير عملك، يمكنك استبدال المهام التفاعلية بأنظمة استباقية. النتيجة؟ يمكنك وضع استراتيجية لعملية تحصيل الذمم المدينة والاستمتاع بتوفير كبير في التكاليف.
ClickUp هي منصة شاملة توفر لك مجموعة الأدوات اللازمة للقيام بذلك. يمكنك صياغة متابعات، وإعداد أتمتة للتعامل مع التذكيرات والتصعيد، ومراقبة اتجاهات الدفع في الوقت الفعلي من خلال لوحات معلومات مباشرة، والمزيد.
يعمل على توحيد العمليات وتقليل العمل اليدوي، بحيث لا تضطر إلى الاستجابة للمشكلات بعد حدوثها، بل يمكنك حلها قبل ظهورها.
اشترك في ClickUp مجانًا وقم ببناء عملية AR أكثر ذكاءً وسرعة!