كيفية كتابة مقترح مشروع (أمثلة &؛ القوالب)

عندما تبدأ مشروعًا جديدًا مع عميل، فإن أحد أول الأشياء التي يجب أن تركز عليها هو كسب ثقته. طمئن عملاءك من خلال عرض مشروع قوي، وهو بيان يوضح ما ستفعله وكالتك لمساعدة العميل على تحقيق أهدافه.

هذا الاقتراح هو في الأساس "تشخيص" و"خطة علاج". فهو يوضح للعميل أنك تفهم موقفه ويحدد النتائج التي ستحققها وكالتك لمساعدة العميل على تحقيق هدفه.

عزز ثقة العملاء في مشروعك المقترح باستخدام هذا الدليل. فهو مليء بأفضل الممارسات في كتابة المقترحات وأمثلة على مقترحات المشاريع ونموذج مجاني لمقترح مشروع لمساعدتك على تعزيز عروضك.

ما هو مقترح المشروع؟

مقترح المشروع هو مستند يحدد النتائج التي ستحققها وكالتك والأهداف التي تخطط لتحقيقها من خلال العمل. وهو مستند أساسي للمشروع، والغرض الأساسي منه هو الحصول على موافقة أصحاب المصلحة.

يلخص مقترح المشروع تفاصيل مشروعك ويثير اهتمام الأطراف المعنية الداخلية والخارجية به. يجب أن يصف نهجك التشخيصي والتوجيهي لتحقيق أهدافهم.

قبل أن نتعمق في الموضوع، دعنا نوضح بعض الالتباس حول بعض أنواع وثائق المشاريع الشائعة التي قد تبدو مشابهة لمقترح المشروع.

اقتراح المشروع مقابل ميثاق المشروع

اقتراح المشروع يشبه العرض التقديمي؛ يتم إعداده قبل الموافقة على المشروع ويهدف إلى إقناع أصحاب المصلحة أو صانعي القرار بالموافقة على المشروع.

مثال على مقترح مشروع: قد يسلط مقترح لتطوير تطبيق جوال لتحسين إنتاجية الموظفين الضوء على مشكلة عدم كفاءة سير العمل، والحل المقترح (تطبيق جوال)، والفوائد المتوقعة.

بمجرد الموافقة على المشروع، يتم إضفاء الطابع الرسمي على القرار من خلال ميثاق المشروع. وهو بمثابة عقد أو إعلان نوايا للمشروع، يمنح مدير المشروع سلطة المضي قدماً.

مثال على ميثاق المشروع: بعد الموافقة على مشروع التطبيق، قد يحدد ميثاق المشروع نطاق التطبيق (على سبيل المثال، ميزات مثل إدارة المهام وتتبع الوقت)، ويحدد مدير المشروع، ويضع معالم بارزة عالية المستوى مثل "الانتهاء من النموذج الأولي في غضون شهرين"

اقتراح المشروع مقابل خطة المشروع

تحتوي خطة المشروع والمقترح على بعض العناصر المشتركة، مما قد يؤدي إلى حدوث لبس. ومع ذلك، لا تدخل خطة المشروع حيز التنفيذ إلا بعد الموافقة على مقترح المشروع.

الخطة تشبه المخطط التفصيلي؛ فهي توضح بالتفصيل كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته وإغلاقه.

مثال على خطة المشروع: قد تتضمن خطة المشروع للتطبيق مهام محددة مثل "تصميم واجهة المستخدم" والموارد المخصصة وجدول زمني مفصل واستراتيجيات تخفيف المخاطر (على سبيل المثال، تدريب المستخدمين لتعزيز اعتماد التطبيق).

اقتراح المشروع مقابل دراسة الجدوى

تُستخدم دراسة الجدوى في المؤسسات لتبرير الحاجة إلى مشروع ما أو لإعطاء الأولوية لمشروع على آخر. لذا، على الرغم من ارتباطها بمقترح المشروع، فإنها تأتي قبل المقترح (أو إلى جانبه) وتركز على سبب المشروع.

فكر في دراسة الجدوى التجارية على أنها تبرير مفصل يوضح كيف يتوافق المشروع مع الأهداف الاستراتيجية ولماذا يستحق المتابعة.

مثال على دراسة الجدوى: قد تتضمن دراسة الجدوى للتطبيق بيانات عن مقدار الوقت الذي يضيعه الموظفون في العمليات اليدوية، والعائد المتوقع على الاستثمار في التطبيق، والمخاطر مثل انخفاض معدلات استخدامه.

لنلقِ نظرة على هذه المقارنات بين مستندات المشروع في جدول لتوضيح الأمر بشكل أفضل. سنستمر في مثالنا الخاص بمشروع تطبيق إنتاجية.

مكونات مقترح المشروع

يجب أن يتضمن اقتراح المشروع الجيد من هو، وماذا، وأين، ومتى، وكيف الحل الذي تقدمه. فيما يلي مخطط لما يجب أن يتضمنه اقتراح مشروعك:

لست متأكدًا من كيفية ربط كل هذا معًا؟ لا تقلق، سنغطي ذلك لاحقًا!

أنواع مقترحات المشاريع

هناك عدة حالات مختلفة قد تدفعك إلى تقديم مقترح مشروع إلى عميل:

فوائد كتابة مقترحات المشاريع

يعد عرض المشروع المكتوب جيدًا أداة فعالة لإقناع العملاء بأن التعاقد مع وكالتك هو أفضل فرصة لهم لتحقيق النجاح.

على وجه التحديد، تتمتع مقترحات المشاريع ببعض المزايا الرئيسية:

كيفية كتابة مقترح مشروع في 8 خطوات (مع أمثلة)

يمكن أن يكون مقترح المشروع نقطة بيع كبيرة أو فرصة ضائعة؛ والفرق يكمن في طريقة إعداده. قبل البدء في كتابة مقترح المشروع، قم بتوحيد اتصالات فريقك. ثم يمكنك وضع عملية تخطيط واضحة حتى لا يفوتك أي شيء.

الخطوة 1: ابدأ بفهم الجمهور المستهدف وأهداف الاقتراح

قبل البدء في الكتابة، اسأل نفسك من سيقرأ مقترح المشروع وما الذي يهمه: هل هو الجدوى، أم العائد على الاستثمار، أم شيء آخر؟

فكر في الهدف من المقترح: هل تريد الحصول على موافقة على المشروع أم الحصول على دعم من جهة راعية؟ هل تبحث عن تمويل؟

خصص نبرة صوتك وتركيزك ومستوى التفاصيل لتتناسب مع توقعاتهم. على سبيل المثال، قد يرغب المديرون التنفيذيون في معرفة الفوائد والمخاطر على مستوى عالٍ، بينما قد يهتم الرعاة بتفاصيل الميزانية والجدول الزمني.

الخطوة 2: اكتب ملخصًا تنفيذيًا جذابًا

الملخص التنفيذي هو عرض موجز لمقترح مشروعك في بضع فقرات فقط. والهدف منه هو جذب الانتباه.

قم ببناء الملخص التنفيذي حول المشكلة التي يجب حلها، والحل الذي تقترحه، والفوائد المتوقعة منه. اجعله مقنعًا — فقد يكون الملخص هو كل ما يقرأه بعض أصحاب المصلحة!

لنلقِ نظرة على مثال لملخص تنفيذي لمقترح مشروع باستخدام نفس مفهوم تطبيق الإنتاجية.

مثال:

"تكلف عدم كفاءة سير العمل اليدوي مؤسستنا ما يقدر بـ 500 ساعة شهريًا. يحدد هذا الاقتراح خطة لتطوير تطبيق إنتاجية للهواتف المحمولة يمكنه أتمتة تتبع المهام وتحسين الكفاءة. باستثمار قدره 50,000 دولار، نتوقع عائد استثمار بنسبة 120% في غضون عامين من خلال زيادة إنتاجية الموظفين."

الخطوة 3: حدد خلفية المشروع

اشرح المشكلة أو الفرصة التي تدفع المشروع. تحدث عن:

إذا تمت تجربة حل ما من قبل، فقم بتضمين خلفية عن ما تم القيام به وما تم تعلمه من تلك التجربة.

مثال: مرة أخرى باستخدام مثال تطبيق الإنتاجية، دعنا نكتب الخلفية.

"تعتمد إدارة المهام الحالية بشكل كبير على العمليات اليدوية، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة والأخطاء. تشير الدراسات إلى أن 70% من الموظفين يضيعون في المتوسط 3 ساعات أسبوعيًا في مهام زائدة عن الحاجة. توفر أتمتة سير العمل هذه فرصة كبيرة لزيادة الإنتاجية."

الخطوة 4: اقترح الحل الخاص بك

حدد بوضوح ما تقترحه ولماذا يعتبر الحل الأفضل. تتيح لك هذه الخطوة تغطية نهجك في المشروع بالتفصيل.

تضمن ما يلي:

مثال:"نقترح تطوير تطبيق إنتاجية للهواتف المحمولة مزود بميزات إدارة المهام وتتبع الوقت. سيقلل التطبيق من الجهد اليدوي، ويحسن دقة التتبع، ويوفر رؤى قابلة للتنفيذ من خلال التحليلات."

الخطوة 5: تسليط الضوء على الفوائد المحتملة

اذكر الأسباب التي تدعو جمهورك إلى الموافقة على المشروع. ركز على الفوائد والنتائج القابلة للقياس، باستخدام المقاييس والتوقعات حيثما أمكن ذلك.

إذا كان هذا القسم طويلاً، تأكد من إضافة قائمة مختصرة بالنقاط لتسهيل قراءته.

مثال:

الخطوة 6: قدم جدولًا زمنيًا أو خطة عامة

حدد الخطوط العريضة لكيفية تنفيذ المشروع. انظر إلى هذا كخريطة طريق مصغرة تتضمن المعالم الرئيسية والجدول الزمني التقريبي والميزانية التقريبية للمشروع.

يمكنك استخدام جدول زمني أو مخطط جانت لتوضيح هذه المعلومات بصريًا.

مثال:

الخطوة 7: تقييم المخاطر وتقديم استراتيجيات التخفيف

كل مشروع ينطوي على مخاطر؛ لذا، عليك أن توضح في اقتراحك أنك قد فكرت جيدًا في التحديات المحتملة وأن لديك خطة للتعامل معها.

مثال:

"لمواجهة التحديات المحتملة في عملية التبني، سنقوم بتضمين دورات تدريبية وبرنامج تجريبي يضم 10 موظفين قبل الإطلاق الكامل."

الخطوة 8: اختتم باقتباس قوي يحث على اتخاذ إجراء

بعد أن قدمت حججك، اختتمها بطلب واضح ومقنع.

كرر ملاحظاتك حول القيمة المتوقعة للمشروع، وحدد ما تبحث عنه (الموافقة، التمويل، إلخ)، واقترح جدولًا زمنيًا.

مثال:

"نعتقد أن هذا المشروع يمثل فرصة فريدة لتعزيز الإنتاجية ومواءمتها مع أهدافنا الاستراتيجية. نطلب موافقتك على ميزانية قدرها 50,000 دولار لبدء المرحلة الأولى بحلول 1 فبراير من العام المقبل."

نصائح لكتابة مقترح مشروع ناجح

فيما يلي بعض النصائح والاقتراحات من الخبراء التي يمكنك اتباعها لإنشاء عرض مشروع مثالي:

أ. ابحث عن منتج عميلك المحتمل وقطاعه

يريد عميلك المحتمل بيانًا يوضح أنك تفهم تاريخه وعلامته التجارية وقطاعه وعملائه. أظهر للعميل أنك تفهمه وتفهم ما يهمه من خلال إجراء بحث لمقترح مشروعك.

أثناء إجراء البحث، ضع في اعتبارك ما يلي:

تنزيل هذا النموذج

لا تنسَ توثيق جميع النتائج التي توصلت إليها في نموذج خطة بحث المستخدم من ClickUp حتى تتمكن من الرجوع بسهولة إلى تحليلك في مقترح المشروع!

ب. قم بعصف ذهني مع فريقك الداخلي

بعد أن تجهزت بأبحاثك، اجمع فريقك! حان الوقت للتعاون مع فريقك الداخلي حول كيفية تلبية احتياجات العميل قبل وضعها على الورق.

قم بالعصف الذهني معًا باستخدام أدوات تتيح للفرق طرح الأفكار ومناقشة وجهات نظرهم الفريدة حول المشروع، لتتوصل في النهاية إلى أفضل الأفكار.

تعد خرائط ClickUp الذهنية ولوحات ClickUp الافتراضية مثالية لهذا الغرض.

جرب ClickUp Whiteboards

ج. استخدم أدوات إدارة المشاريع

ستتمكن من إنشاء مقترح مشروعك بشكل أكثر كفاءة باستخدام أداة إدارة المشاريع. فيما يلي بعض أدوات إدارة المشاريع من ClickUp التي ستساعدك:

د. اجعله واضحًا وموجزًا ومرئيًا

رعاة المشروع وأصحاب المصلحة مشغولون وسيقدرون الإيجاز.

احرص على أن يقتصر اقتراحك على بضع صفحات وأن يكون نصك بسيطًا وموجزًا. كما يجب أن تمنح فريق المشروع الداخلي فرصة لمراجعة الاقتراح وإجراء أي تعديلات ضرورية قبل إرساله.

استخدم المخططات أو الرسوم البيانية أو الرسوم التوضيحية لتقسيم النص بصريًا وجعل البيانات سهلة الفهم.

هـ. استخدم قوالب مقترحات المشاريع

وفر الوقت وحافظ على اتساق مقترحات المشاريع مع العلامة التجارية باستخدام قوالب موحدة. يمكنك إنشاء قالب خاص بك أو استخدام قالب مقترح المشروع من ClickUp. يساعدك هذا في تنظيم مقترحات العملاء وترتيبها حسب الأولوية وإدارتها في مكان واحد.

تنزيل هذا النموذج

f. المتابعة

لا تدع العملاء المحتملين يفلتون من بين يديك. تتبع كل مرحلة من مراحل مقترحات المشاريع حتى تعرف من المسؤول عن الاتصال بالعميل المحتمل ومتى اتصل فريقك به آخر مرة.

من السهل تتبع دورة حياة العميل في الوقت الفعلي في ClickUp باستخدام الحقول المخصصة. يمكنك تحديد مراحل مقترحات المشاريع من خلال الحقول المخصصة، وتعيين الأدوار، وتعيين تواريخ الاستحقاق للمتابعات الروتينية، ووضع علامات على أعضاء الفريق.

يمكنك أيضًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني والتعليقات إلى العملاء مباشرة من نافذة المهام، مما يمنحك سجلاً واضحًا لجميع الاتصالات مع كل عميل.

استخدم ClickUp في مقترح مشروعك التالي

نأمل أن تساعدك أمثلة مقترحات المشاريع والقوالب والنصائح هذه على الشعور بمزيد من الثقة عند إنشاء مستند ناجح.

في صميم مقترحات المشاريع الناجحة، يوجد فريق يتعاون بفعالية. وهذا بالضبط ما يتيحه لك ClickUp.

نجمع جميع أدواتك ووثائقك وفرقك ولوحات المعلومات والميزانيات وسير العمل في برنامج واحد لإدارة المشاريع. كل هذا في إطار جهودنا لوضع حد لتبديل السياقات وسير العمل المعزول الناتج عن العمل باستخدام أدوات متعددة.

ما الأفضل؟

لدينا أكثر من 1000 تكامل تطبيقات ومكتبة كاملة من القوالب المجانية التي أنشأها خبراء إدارة المشاريع لتسهيل إنشاء سير العمل. لم تعد بحاجة إلى قضاء وقتك الثمين في إنشاء كل عملية وإجراء من البداية.

إنه جاهز بالفعل، في انتظارك في ClickUp. ابدأ اليوم — مجانًا تمامًا — واكتشف سبب تحول العديد من الشركات إلى ClickUp.