وثيقة نطاق العمل هي جزء بسيط ولكنه ضروري من عملية إدارة المشروع.
بصفتك مدير مشروع، من الضروري أن يشعر جميع المشاركين في مبادرة قادمة بأنهم على اطلاع، ومسموعون، ومشمولون في كل خطوة على الطريق. يعد مستند نطاق العمل (SOW) هو المفتاح لتحقيق ذلك قبل انتهاء مرحلة التخطيط.
فكر في نطاق العمل كأداة - شيء ستعيد النظر فيه أنت وفريق المشروع وجميع اللاعبين الرئيسيين عدة مرات خلال عملية إدارة المشروع، وشيء يتطور مع تقدم الجدول الزمني.
قبل فتح مستند جديد للشروع في عملية كتابة نطاق عملك، استشر هذا الدليل المفصّل للاسترشاد به في إطار عملك.
اعثر على التفاصيل التفصيلية والأمثلة وأفضل الممارسات لكتابة مستند قيّم لنطاق العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إلى
قالب مجاني لنطاق العمل
لتوحيد العملية الخاصة بك والمساهمة إلى جانب الفريق!
ما هو نطاق العمل؟
يحدد نطاق العمل بوضوح ضوابط المشروع والخدمات والمخرجات التي ستقدمها في مشروع قادم. إنه يعمل كـ اتفاقية مكتوبة وهي من أهم الوثائق وأكثرها تفصيلاً في المراحل الأولى من أي مشروع.
مع وجود الموارد المناسبة في متناول اليد، يمكن أن يكون إنشاء وثيقة نطاق العمل عملية بسيطة إلى حد ما! ولكن من المهم أن تضع في اعتبارك عناصرها الأساسية التي يجب أن تكون ضرورية لإبقاء فريقك على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بـ
- مخرجات المشروع
- جميع الموارد اللازمة بما في ذلك الميزانية والوقت وعبء العمل
- الجدول الزمني للمشروع والمراحل
- المتطلبات القانونية
إن تحديد هذه العوامل في وقت مبكر سيساعدك على إدارة المشاريع بنجاح أكبر وتجنب الانتكاسات في الجدول الزمني للمشروع، أو نفاد الموارد، أو زحف النطاق لاحقًا في عملية إدارة المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يضمن وجود نطاق عمل شامل أن يعرف فريق المشروع ما هو متوقع منهم بالضبط، بما في ذلك الغرض من المشروع، والإنفاق الإجمالي، ومعالم المشروع، والمواعيد النهائية.
## أفضل الممارسات عند كتابة نطاق العمل
إليك شعار نطاق عملك الجديد: _ عند الشك، كن محددًا ومرئيًا وشفافًا تمامًا
- محدد: ماذا تعني المصطلحات الرئيسية؟ من يقوم بأي مهام ومتى؟ أن تكون واضحًا بشأن تفاصيل المشروع هي طريقة مؤكدة لتجنب الارتباك وسوء التواصل وسوء التوافق. وكل ذلك يمكن أن يكون ضارًا بتنفيذ المشروع
- الوضوح: كيف سيبدو الناتج في الواقع؟ تساعد المرئيات اللاعبين الرئيسيين على تجنب القراءة الخاطئة أو سوء تفسير توقعات المشروع منذ البداية
- الشفافية: الشفافية: تأكد من موافقة أصحاب المصلحة الرئيسيين على ما هو مخطط له، وأقرّ بالمراحل الرئيسية عند حدوثها، وبشكل عام، ابقَ على اطلاع على كل ما يجري
ستضمن لك هذه الاستراتيجيات الثلاث إرسال المعلومات الصحيحة لأي مشروع، في كل مرة. ولكن إذا كنت تريد أن تخطو بها خطوة إلى الأمام، فابدأ في استثمار وقتك بشكل أكثر إنتاجية في عملية التخطيط باستخدام قالب نطاق العمل للتعامل مع الأحمال الثقيلة عندما يتعلق الأمر بكتابة نطاق عملك.
## كيفية كتابة نطاق العمل
الآن بعد أن ناقشنا أفضل الممارسات لنطاق العمل، دعنا نتعمق في كيفية كتابة نطاق العمل. فيما يلي قائمة خطوة بخطوة لكيفية كتابة نطاق العمل:
- تحديد المشروع: ابدأ بتحديد المشروع وأهدافه. يجب أن يتضمن ذلك ما تحاول تحقيقه، وسبب قيامك بالمشروع، والفوائد التي سيحققها.
- ضع قائمة بالمخرجات: ضع قائمة بجميع المخرجات التي ستكون مطلوبة للمشروع. يجب أن يتضمن ذلك أي مستندات أو تقارير أو برامج أو عناصر أخرى ستكون مطلوبة.
- تحديد المهام والجداول الزمنية: قم بتقسيم المشروع إلى مهام أصغر وحدد الجدول الزمني لكل منها. يجب أن يتضمن ذلك تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة والجدول الزمني العام للمشروع.
- تحديد الموارد: تحديد الموارد التي ستكون مطلوبة للمشروع، بما في ذلك الموظفين والمعدات والميزانية.
- تحديد معايير الجودة: تحديد معايير الجودة التي يجب استيفاؤها للمشروع. يجب أن يشمل ذلك أي متطلبات للاختبار ومراقبة الجودة وضمان الجودة.
- تحديد إجراءات التواصل: تحديد الإجراءات التي سيتم استخدامها للتواصل خلال المشروع. وينبغي أن يحدد ذلك عدد المرات التي سيتم فيها التواصل، ومن سيشارك فيه، وما هي الطرق التي سيتم استخدامها.
- تحديد المخاطر: تحديد أي مخاطر محتملة قد تؤثر على المشروع. يجب أن يشمل ذلك المخاطر المتعلقة بالجداول الزمنية والموارد والجودة وعوامل أخرى.
- تحديد معايير القبول: تحديد معايير القبول التي سيتم استخدامها لتقييم نجاح المشروع. يجب أن يتضمن ذلك مقاييس أو مقاييس محددة سيتم استخدامها لتحديد ما إذا كان المشروع قد اكتمل بنجاح.
- مراجعة ووضع اللمسات الأخيرة: مراجعة نطاق العمل مع جميع أصحاب المصلحة للتأكد من أنه يعكس بدقةمتطلبات المشروع. بمجرد الانتهاء منه، وزع نطاق العمل على جميع أصحاب المصلحة واستخدمه كمرجع في جميع مراحل المشروع.
نماذج وثيقة نطاق العمل
هل تتطلع إلى توحيد ممارسات التخطيط الخاصة بك؟ ابدأ ب قالب إدارة المشروع لتسريع عملية تحديد نطاق العمل. كقاعدة عامة، يجب أن يحتوي نموذج نطاق عملك على هذه الأقسام الخمسة على الأقل لتوصيل وتشغيل معلومات مشروعك:
- مسرد للمصطلحات ذات الصلة
- بيان المشكلة التي يعمل مشروعك على حلها
- الأهداف الذكية وأهداف المشروع، والمخرجات، ومؤشرات الأداء الرئيسية، وما شابه ذلك
- الاحتياجات الإدارية والموافقات اللازمة
- جدول زمني أو جدول زمني للمشروع قابل للتخصيص
ولكن في الحقيقة هذه الأقسام الخمسة هي الحد الأدنى.
مع وجود محرر المستندات والقالب، ستتمكن أيضًا من التعاون في نطاق عملك مع الفريق، وتخصيص إعدادات المشاركة والأذونات، وربط المستند بسير عملك، وغير ذلك الكثير. 👀
كل هذا ممكن مع أداة سهلة الاستخدام للمبتدئين نموذج نطاق العمل من ClickUp -بدون أي تكلفة على الإطلاق.
قم بالوصول إلى نموذج نطاق العمل المفصل والقابل للتخصيص من ClickUp لاستخدامه مع الفريق في أي وقت
يأتي قالب ClickUp Doc المفصل هذا منظم في أقسام منسقة بوضوح بما في ذلك:
- الخلفية وأهداف المشروع
- المنجزات
- مسؤوليات الوكالة والعميل
- الجدول الزمني والمراحل الرئيسية
- الإدارة
- الموافقات
بالإضافة إلى التخطيط الشامل لإدارة الموارد و أهداف المشروع . 🏆
يسهّل جدول المحتويات اللاصق التنقل بين الأقسام العديدة في هذا المستند، بينما تحافظ الجداول الموضوعة مسبقًا على إيجاز المعلومات وسهولة فهمها.
تحديد ومشاركة المعالم الرئيسية للمشروع باستخدام قالب نطاق العمل من ClickUp
لكن أكبر ميزة لهذا القالب هي أنه تم إنشاؤه باستخدام مستندات ClickUp Docs. يضمن الاكتشاف المباشر التعاوني وسجل الإصدارات المحفوظة تلقائيًا أن كل شخص لديه حق الوصول يعرض أحدث إصدار من نطاق العمل في جميع الأوقات. وبما أن النص يمكن تحويله مباشرةً إلى مهام ClickUp، يمكن لأعضاء الفريق العمل على خطة المشروع من نطاق العمل نفسه.
باستخدام علاقات النقر فوق، من السهل ربط المهام والمستندات من مساحة العمل
والأكثر من ذلك، يمكن تضمين مهام ClickUp في المستندات مع مجموعات البيانات من برامج أخرى، بحيث لا تكون معلومات المشروع الضرورية بعيدة المنال. تحميل هذا القالب
ما الذي يجب تضمينه في وثيقة نطاق العمل؟
دعونا نلقي نظرة فاحصة على العناصر الأساسية لوثيقة نطاق العمل نطاق العمل الفعال لوثيقة نطاق العمل وأفضل الممارسات لاعتمادها قبل مشروعك القادم.
المنجزات الرئيسية
هل تقدم منتجاً أو خدمة؟ أخبر فريق المشروع بذلك! حتى لو بدا لك الأمر واضحًا بالنسبة لك، فإن الاحتفاظ بسجل لجميع مخرجات المشروع مفيد للاحتفاظ به والرجوع إليه لاحقًا. بالإضافة إلى ذلك، هذا المستند ليس فقط لفريق المشروع - فاللاعبون الرئيسيون مثل أصحاب المصلحة ورؤساء الأقسام الأخرى والرؤساء الآخرين والرؤساء الأعلى قد يصلون إلى هذه الوثيقة أيضًا، مما يجعل عملية استيعاب نطاق المشروع حرج
تضمين الصور, الرسوم البيانية أو الوسائط للسياق والمرئيات الإضافية طريقة رائعة لنقل تفاصيل حول مخرجاتك. خاصة إذا قام فريقك بإنشاء إطارات سلكية باستخدام برنامج السبورة الرقمية أو يستخدم مستندات تقارير محددة لتقسيم هيكل عملك، اجعل هذه المعلومات متاحة قدر الإمكان.
يعد خيار تضمين المعلومات من أدوات أخرى فائدة رئيسية لاستخدام محرر مستندات ديناميكي لإدارة سجلات نطاق عملك وموافقات أصحاب المصلحة, إجراءات التشغيل الموحدة والمزيد.
يتيح ClickUp Docs التنسيق المنسق و أوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر
في مستندات ClickUp ، لديك القدرة على تضمين أي شيء تقريبًا - بما في ذلك المهام والجداول والوسائط والأصول من أدوات أخرى والمزيد. مع أوامر القطع للحصول على اختصارات سريعة للوحة المفاتيح, التحرير المباشر التعاوني وتنسيق غني، ومشاركة سهلة عبر عنوان URL، تُعد ClickUp Docs مثالية لإنشاء مستند شامل لنطاق العمل بسهولة.
الجدول الزمني للمشروع
الخاص بك الجدول الزمني لإدارة المشروع هو رحلة تطوير المشروع من البداية إلى النهاية. سيحدد هذا القسم المراحل التي سيمر بها مشروعك ويوضح بالتفصيل المخرجات المتوقعة على طول الطريق.
يجب عليك تحديد الجدول الزمني الخاص بك من أجل تحديد نطاق المشروع، ولكن يمكنك بناء الجدول الزمني الخاص بك بطرق متنوعة. مخططات جانت والجداول والمخططات الانسيابية مثل الخرائط الذهنية عالية إدارة المشاريع المرئية حلول لإنشاء جدولك الزمني وضمان تضمين جميع التفاصيل الرئيسية. هذه الموارد ممتازة أيضًا لتحديد علاقات المهام والتبعيات التي من شأنها أن تجعل مرحلة تنفيذ المشروع أكثر كفاءة بشكل عام
تصور المعالم الرئيسية للمشروع باستخدام عرض جانت في ClickUp عرض جانت في ClickUp يجعل من السهل تحقيق هذا المستوى من إدارة الوقت من خلال واجهة سحب وإفلات بديهية لرسم العلاقات بين المهام، وتصور الاختناقات، وتحديد أولويات عناصر العمل. حتى أنه يمكنك حساب المسار الحرج أو تتبع النسب المئوية للتقدم المحرز للحصول على نظرة شاملة لما يحدث وما سيحدث في المستقبل.
المعالم الرئيسية
بالنسبة للمشاريع المعقدة على وجه الخصوص، يمكن أن يكون الجدول الزمني وحده شاقًا. في هذه الحالات، قد يكون من المفيد تقسيم وتحديد جدول زمني أكبر حسب المواعيد النهائية الرئيسية عندما ينتقل المشروع من مرحلة إلى أخرى. تُعرف هذه اللحظات الرئيسية بما يلي معالم المشروع .
يعد الوصول إلى أحد المعالم الرئيسية للمشروع فرصة رائعة لإعادة تجميع الصفوف والعودة إلى نفس الصفحة وإعادة تقييم مسار مشروعك. إنه الوقت المثالي لمعاودة التواصل مع أصحاب المصلحة المهمين والتأكد من أن المشروع يتطور كما هو متوقع أو مناقشة أي مشاكل تواجهك على طول الطريق.
استخدم طريقة عرض مخطط جانت في ClickUp لجدولة المهام، ومواكبة مراحل المشروع الرئيسية، وإدارة المواعيد النهائية، والتعامل مع الاختناقات. قوالب المراحل الرئيسية تساعد في التخلص من بعض التخمينات التي ينطوي عليها تحديد أهم المعالم الرئيسية في المشروع مع ضمان استفادة فريقك منها على أفضل وجه. في ClickUp, المعالم الرئيسية يتم تمثيلها بصريًا بأيقونة على شكل ماسة على مخططك الزمني أو مخطط جانت. يساعدك هذا في تحديد إنجازاتك الرئيسية بسرعة ويمكن إنشاؤه من أي مهمة ClickUp .
التقارير المرحلية
إعداد التقارير ليست مهمة واحدة فقط في قائمتك. تعد الرؤى الموثوقة والتقارير المحدثة عناصر أساسية في أي وثيقة جيدة لنطاق العمل، حيث أن العديد من المديرين وأصحاب المصلحة سيرجعون إليها عدة مرات خلال عملية إدارة المشروع - وليس فقط مرحلة التخطيط.
هذا مجال آخر من الأفضل فيه الاعتماد على المزيد من الأصول المرئية. لا أحد يريد أن يضيع الوقت في فك رموز مجموعات البيانات المطولة أو النقر على بحث إضافي. لخص النقاط الأكثر أهمية والقائمة على البيانات بطريقة يسهل استيعابها.
إنشاء لوحات معلومات مخصصة في ClickUp للحصول على نظرة عامة عالية المستوى لجميع أعمالك لوحات المعلومات في ClickUp التفوق في هذا المجال. اختر من بين أكثر من 50 أداة لسحب بيانات محدثة عن أنشطة المشروع الأخيرة باستخدام مخططات مخصصة، وتتبع التقدم، والحسابات، والجداول، وحتى التطبيقات الأخرى لإنشاء لوحات معلومات جاهزة للعرض التقديمي لمشاريعك.
أمثلة على نطاق العمل
لإعطائك فهماً ملموساً أكثر لكيفية كتابة نطاق عمل فعال، دعنا نتعمق في بعض الأمثلة الواقعية. ستوضح هذه الأمثلة كيفية تنفيذ العديد من المؤسسات لنطاق عملها بنجاح، مما يوفر لك رؤى عملية وإلهامًا لمشاريعك الخاصة.
1. نطاق عمل فريق تطوير البرمجيات
المشروع: تطوير تطبيق للهاتف المحمول
- الهدف: تصميم وتطوير تطبيق جوال سهل الاستخدام لتوصيل الطعام مع ميزات فريدة مثل التتبع المباشر وخيارات الدفع المتعددة.
- النطاق: يجب أن يكون التطبيق متوافقًا مع كل من نظامي iOS و Android. ويشمل المشروع تصميم واجهة المستخدم/تجربة المستخدم، وتطوير الواجهة الخلفية، والاختبار، وإصلاح الأخطاء، والنشر في متاجر التطبيقات المعنية.
- الجدول الزمني: سيتم الانتهاء من المشروع في ستة أشهر، مع تحديد مراحل رئيسية لكل مرحلة من مراحل التطوير.
- المنجزات: تطبيق جوال يعمل بكامل طاقته، وتقرير اختبار، ودليل المستخدم، وكود المصدر.
- التعقيدات: موافقة أصحاب المصلحة في الوقت المناسب في كل مرحلة من مراحل التطوير، وتوافر الموارد، وإمكانية الوصول إلى واجهات برمجة التطبيقات الخاصة بالجهات الخارجية لبوابات الدفع.
2. نطاق عمل فريق التسويق
المشروع: إطلاق منتج جديد
- الهدف: تصميم وتنفيذ حملة تسويقية شاملة لإطلاق خط جديد من منتجات العناية بالبشرة العضوية.
- النطاق: يشمل المشروع أبحاث السوق,تحليل المنافسينوإنشاء مواد تسويقية، والترويج عبر وسائل التواصل الاجتماعي، والعلاقات العامة، وتتبع نجاح الحملة.
- الجدول الزمني: سيتم تنفيذ المشروع على مدار أربعة أشهر، مع تحديد مواعيد نهائية محددة لكل مهمة.
- المنجزات: أاستراتيجية تسويق مفصلةومحتوى للترويج (مدونات، ومنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي، وبيانات صحفية، وما إلى ذلك)، وتقرير نهائي يوضح تأثير الحملة.
- التعليقات والموافقة عليها في الوقت المناسب منفريق المنتج وأصحاب المصلحةوالتعاون مع المؤثرين واستجابة السوق.
3. نطاق عمل فريق الموارد البشرية
المشروع: برنامج تأهيل الموظفين
- الهدف: تطوير برنامج تأهيلي شامل يساعد الموظفين الجدد على إتقان أدوارهم بسرعة والشعور بالترحيب بهم في المؤسسة.
- النطاق: يتضمن المشروع إنشاء قائمة مرجعية للتأهيل، وتطوير مواد تدريبية، وتنظيم جلسات توجيهية، وجمع الملاحظات.
- الجدول الزمني: سيستغرق المشروع شهرين لإكماله مع تضمين فترات التقييم والمراجعة.
- المخرجات: دليل توجيهي، ومواد تدريبية، وتقرير عن التغذية الراجعة.
- التعويلات: مدخلات وتعاون من مختلف الإدارات في الوقت المناسب، وتوافر الموظفين الجدد، والتغذية الراجعة من الموظفين الجدد.
عينات نطاق العمل لحالات الاستخدام الأخرى
لجعل هذه العملية أبسط وأكثر كفاءة، أنشأنا أيضًا مجموعة من القوالب الجاهزة للاستخدام لحالات استخدام مختلفة. دعنا نتعمق في هذه النماذج ونرى كيف يمكن أن تساعدك في تحديد نطاق مشاريعك.
المقاولون: وجود نطاق عمل أمر ضروري للمقاولين لتحديد الإنجازات المتوقعة والجدول الزمني. تسمح لهم هذه الوثيقة بفهم ما يجب القيام به، ومتى يجب القيام به، وكيف يجب إكماله.
التسويق: تحتاج فرق التسويق إلى أن يكون لديها نطاق عمل من أجل ضمان إنجاز مشاريعها في الوقت المحدد وبالجودة المتوقعة. تحدد هذه الوثيقة الخطوات اللازمة لإكمال المشروع من البداية إلى النهاية، مما يسهل على أعضاء الفريق البقاء على المسار الصحيح.
تعيين نطاق عملك في الحركة
لقد قمت بكتابة وثيقة نطاق عملك، ماذا الآن؟
الأمر سهل - يمكنك ربطه بسير عملك في برنامج إدارة المشاريع لبدء تنفيذ الخطط التي قمت بتخطيطها الآن.
تصور مهامك مع أكثر من 15 طريقة عرض في ClickUp بما في ذلك القائمة واللوحة والتقويم
مع أكثر من 15 مشاهدة فريدة بما في ذلك جانت والقائمة وكانبان والجدول الزمني والتقويم والمزيد, انقر فوق يجعل من الممكن تصور عملك من كل زاوية. بالإضافة إلى أن محرر المستندات الديناميكي الخاص به ClickUp Whiteboard ، وميزة المستندات المدمجة تمكّن الفرق من العمل على أفكارهم لحظة حدوثها.
وبغض النظر عن حجم فريقك أو نمط مشروعك أو ميزانيتك، فإن ClickUp هي منصة الإنتاجية الوحيدة القوية بما يكفي لإنشاء حلول متكاملة لمديري المشاريع في مختلف المجالات. يمكنك الوصول إلى كل ميزة مدرجة في هذا الدليل، وهي ميزة واسعة مكتبة القوالب و أكثر من 1,000 عملية تكامل عند ابدأ باستخدام ClickUp اليوم .