كيف تستخدم ChatGPT للمحاسبة؟

إنه موسم الضرائب، وتبدو شركة المحاسبة الخاصة بك وكأنها مشهد من دراما ما بعد نهاية العالم. صندوق الوارد الخاص بك هو أرض خصبة للفوضى، وجداول بياناتك تتكاثر مثل الفطريات الغريبة. لقد تحول فريقك إلى زومبي يتغذى على الكافيين والذعر.

فقط عندما تعتقد أن الأمور تحت السيطرة، يرسل لك عميل رسالة إلكترونية بطلب عاجل آخر.

بالطبع، أنت تعلم أن الذكاء الاصطناعي يمكن أن يجعل حياتك أسهل. ولكن كيف يمكنك استخدامه للمحاسبة؟ هل يمكنك الوثوق به في إجراء حسابات خالية من الأخطاء وتقارير متوافقة مع التدقيق؟

لقد قمنا بالأعباء الثقيلة من أجلك. اقرأ هذه المدونة لتتعرف على كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في المحاسبة لأتمتة المهام وتفويض عبء العمل. وربما - ربما - فقط ربما - تتخطى موسم الضرائب دون الحاجة إلى التعامل مع الأرقام في وضع الزومبي!

فهم الذكاء الاصطناعي في المحاسبة

لقد كان الذكاء الاصطناعي يعمل على أتمتة مهام سير العمل المحاسبي لفترة أطول مما تعتقد. حتى قبل وجود ChatGPT، كانت برامج المحاسبة تستخدم الذكاء الاصطناعي لأتمتة مهام مسك الدفاتر والإبلاغ عن التناقضات والتنبؤ باتجاهات التدفق النقدي.

لقد ساهم الذكاء الاصطناعي في تبسيط العمليات المحاسبية، بدءاً من مسح الإيصالات ضوئياً إلى تصنيف النفقات، مما يضمن استمرار المحترفين في فهم الأرقام الرئيسية التي تؤثر على الأعمال - دون الغرق فيها.

لماذا تستخدم ChatGPT للمحاسبة؟

يُسهّل ChatGPT، وهو نموذج لغوي كبير (LLM) تم تطويره بواسطة OpenAI، حياة محترفي المحاسبة بطرق متعددة. على عكس أدوات الذكاء الاصطناعي التقليدية في المحاسبة، يفهم ChatGPT اللغة ويعالجها بالإضافة إلى الأرقام. يمكنه صياغة التقارير المالية، وشرح المفاهيم المالية المعقدة، وحتى التفاعل مع العملاء نيابةً عنك.

هل تحتاج إلى تحليل سريع للأداء المالي للربع الأخير؟ ستساعدك ChatGPT في ذلك. هل تريد إنشاء رسالة بريد إلكتروني تشرح اللوائح الضريبية بلغة إنجليزية بسيطة؟ إنه يقوم بذلك بشكل رائع أيضاً.

ضع في اعتبارك أنه ليس هنا ليأخذ وظيفتك؛ بل ليجعلها أسهل! يوفر لك ChatGPT في المحاسبة الوقت والجهد ويجعلك أكثر كفاءة في اتخاذ قرارات العمل الاستراتيجية.

كيفية استخدام ChatGPT في المحاسبة لحالات الاستخدام المختلفة

والآن، دعنا نفهم كيف يمكنك بالضبط دمج ChatGPT في محاسبة مشروعك.

1. أتمتة مسك الدفاتر وإدخال البيانات

هل تتذكر أيام كتابة كل معاملة يدويًا في برنامج تخطيط موارد المؤسسات كما لو كنت تكتب الرواية الأمريكية العظيمة التالية؟ إن ChatGPT يحمي معصميك من نفق رسغي لا مفر منه!

إنه يُؤتمت المهام المتكررة في فئة المحاسبة التجارية العامة، مثل استخراج البيانات من الفواتير والإيصالات وكشوف الحسابات المصرفية. على الرغم من أنه لن يلغي تمامًا الإدخال اليدوي للبيانات (عذرًا، ما زلت بحاجة إلى إعادة التحقق من هذه الأرقام)، إلا أنه يمكن أن يقلل بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في لعب دور بطل النسخ واللصق.

ولكن ماذا عن المعلومات الحساسة؟ هناك طريقة للتغلب على ذلك أيضاً!

يوفر لك ChatGPT قائمة بالفئات (على سبيل المثال، الإعلانات، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، وإنشاء المحتوى) التي يمكنك استخدامها بعد ذلك لتنظيم بياناتك.

بهذه الطريقة، أنت لا تعطيها بياناتك ولكنك تحصل على إرشادات تنظيمية قيّمة. يمكنك استخدام هذه المعرفة لإنشاء قوالب مسك الدفاتر وتوفير الوقت عند العمل من الصفر.

2. دعم التدقيق والامتثال

يمكن أن تكون عمليات التدقيق أكثر رعباً من ماراثون أفلام الرعب، ولكن ChatGPT يقلل من عامل الرعب من خلال مساعدتك على الاستعداد مثل المحترفين.

هل تحتاج إلى فهم متطلبات التدقيق المعقدة؟ يمكنه إنشاء ملخّصات واضحة للمعايير التنظيمية مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً أو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية الدولية وإرشادك إلى الوثائق التي ستحتاج إليها لسداد النفقات أو الاعتراف بالإيرادات أو جداول الإهلاك. ويمكنه أيضاً المساعدة في إنشاء مسارات التدقيق، وشرح إجراءات الامتثال، وحتى صياغة استجابات التدقيق الأولية.

لكن لا شيء يضاهي الخبرة البشرية، أليس كذلك؟ لذا، بينما لا تزال متمسكًا بجوارب التدقيق المحظوظة، فإن ChatGPT يدعمك في اكتشاف العلامات الحمراء. فهو يضمن الامتثال للإجراءات السليمة. فقط تذكّر أن تتحقق من صحة اقتراحاته مقابل اللوائح المحاسبية الحالية - فنحن لا نريد أي حوادث "محاسبة إبداعية" مؤسفة!

3. تحليل البيانات المالية وإعداد التقارير

التحليل المتقدم للبيانات ليس معقداً بالنسبة للمحاسبين ذوي الخبرة. لكنه يستغرق وقتاً طويلاً. لماذا لا تفعل ذلك بشكل أسرع مع ChatGPT؟

زوّده ببياناتك المالية؛ وسيساعدك في تحديد المقاييس الرئيسية، وحساب النسب، وشرح ما تعنيه هذه الأرقام بلغة إنجليزية بسيطة. حتى أصدقاؤك من غير المحاسبين قد يفهمون ذلك - على الرغم من أنه ربما لا تختبر ذلك في الحفلات.

4. تصنيف الفواتير والمصروفات

هل سئمت من لعب "أين الإيصال؟" وكأنها نسخة محاسبية ملتوية من "أين والدو؟" يساعد ChatGPT في تصنيف فواتيرك ونفقاتك بدقة المحاسبين المحترفين المتمرسين.

أعطه تفاصيل المعاملات الخاصة بك، وسيقترح عليك الفئات المناسبة بناءً على الوصف والمبلغ. ويمكنه أيضاً المساعدة في إنشاء قواعد للمعاملات المتكررة، مما يجعل التصنيف المستقبلي أمراً سهلاً.

5. تنقية البيانات

تتفوق ChatGPT في مساعدتك في تنظيف بياناتك المحاسبية من خلال تحديد التكرارات، وتوحيد التنسيقات، والإبلاغ عن التناقضات، وحتى اقتراح تصحيحات للأخطاء الواضحة.

سواء كنت تتعامل مع تواريخ غير متطابقة، أو اصطلاحات تسمية غير متناسقة، أو أحرف خاصة غامضة تسللت إلى جداول بياناتك، يساعدك ChatGPT في الحفاظ على تنسيق البيانات ذات الصلة اللازمة لسير عملك المحاسبي. وهو يفعل ذلك دون أن يجعلك تفقد عقلك في هذه العملية.

6. صيغ Excel والأتمتة

هل ما زلت تبحث في جوجل عن "كيفية VLOOKUP" كل يوم؟ ChatGPT هو معلم Excel الخاص بك على الاتصال الهاتفي السريع!

إنه يساعدك على حوسبة صيغ Excel المعقدة، وإنشاء وحدات ماكرو، وأتمتة مهام جداول البيانات المتكررة.

من الصيغ الأساسية إلى الجداول المحورية المتقدمة، يشرح ChatGPT المنطق ويساعدك حتى على استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما يتصرف جدول بياناتك بشكل مريب.

7. التواصل مع العملاء ودعمهم

ليس بالأمر الجديد أن ChatGPT يمكنه مساعدتك في تحسين مهاراتك في التواصل.

سواء أكان عليك صياغة رسائل البريد الإلكتروني، أو إعداد ملخصات الاجتماعات، أو إنشاء تحديثات العملاء، يساعدك ChatGPT على تحقيق التوازن المثالي بين الاحترافية والأناقة. إنها تشرح المفاهيم المالية المعقدة للعملاء دون أن تبدو وكأنك تقرأ من كتاب محاسبة متقدم.

8. بحث الامتثال الضريبي والتشريعات

تتغير اللوائح الضريبية أكثر من اتجاهات وسائل التواصل الاجتماعي. فبدلاً من البحث في المصطلحات القانونية الكثيفة، يمكن للمحاسبين استخدام ChatGPT لـ البحث في قوانين الضرائب بسرعة، وتلخيص القواعد الجديدة، وتحديد مخاطر الامتثال.

ولكن إليك بعض النصائح! لا تدعه يحل محل مستشارك الضريبي. لا تزال جميع المعلومات بحاجة إلى التحقق، ولكنها تجعل يوم 15 أبريل أقل إرهاقاً.

9. التوقعات المالية

قد تكون الكرات البلورية غير رائجة، لكن ChatGPT يمكنه مساعدتك في أفضل شيء تالٍ - التنبؤ بالأداء المالي! قم بتزويده بالبيانات التاريخية واتجاهات السوق، وسيقوم بإنشاء توقعات وسيناريوهات معقولة.

سواءً كنت تخطط للنمو، أو تتنبأ بالتدفقات النقدية، أو تستعد لظروف السوق المختلفة، يساعدك ChatGPT على تحليل تلك الأرقام وشرح منطقها.

10. إعداد الميزانية

إنشاء ميزانية هو جزء من العلم وجزء من الاستراتيجية وجزء من السحر. يستطيع ChatGPT إنشاء ميزانيات واقعية من خلال تحليل أنماط الإنفاق التاريخية، واقتراح فئات الميزانية، وحتى تحديد المجالات المحتملة لتحسين التكلفة.

يمكن أن يساعدك في تنسيق تقارير الميزانية، وإنشاء تحليلات التباين، وشرح الآثار المترتبة على الميزانية بوضوح. على الرغم من أنه لن يجعل المزيد من الأموال تظهر بشكل سحري في حساباتك، إلا أنه يمكن أن يساعدك على تحقيق أقصى استفادة مما لديك.

11. إنشاء رمز حاسوبي

يمكن أن تساعدك ChatGPT في كتابة البرامج النصية لبرنامج Excel أو Python أو لغات البرمجة الأخرى إذا احتجت في أي وقت إلى أتمتة مهام المحاسبة باستخدام البرمجة.

سواء أكنت تقوم بأتمتة إدخال البيانات، أو استخراج الرؤى من المعاملات المصرفية، أو دمج برامج محاسبة مختلفة، يمكن لـ ChatGPT مساعدة المحاسبين على تبسيط سير عملهم. كما أنه يساعدهم أيضاً في كتابة الأكواد البرمجية وتصحيحها - حتى لو لم يكونوا مبرمجين محترفين.

إجمالاً، لا يقدّم لك ChatGPT حلولاً على طبق من ذهب، بل يساعدك على أتمتة المهام الشاقة ويوفر عليك إعادة العمل التي لا تنتهي (وزيارات إلى طبيبك المعالج).

حدود استخدام ChatGPT للمحاسبة والإدارة المالية

قد تبدو محاسبة ChatGPT وكأنها حلم يتحقق - إلى أن تدرك أنه حتى أفضل التقنيات لها حدودها. قبل أن تسمح للذكاء الاصطناعي بالسيطرة على قسم المحاسبة لديك، تذكّر بعض أوجه القصور الرئيسية.

أمان البيانات

لا يحتوي ChatGPT على فلتر داخلي يصرخ: "مرحباً! هذا سري!" عندما تُدخل بيانات حساسة. فهو يعامل كل مدخلاتك بنفس الطريقة، لذا فالأمر متروك لك لضمان عدم مشاركة التفاصيل المالية الخاصة بك.

⚠️ إذا كنت تعمل مع بيانات حساسة خاصة بالعميل أو الشركة، فكّر مرتين قبل لصقها في أداة ذكاء اصطناعي - لأنه بمجرد أن تصبح متاحة للجميع، لا يمكن استعادتها.

الدقة والموثوقية

الذكاء الاصطناعي ذكي، لكنه ليس مثاليًا. لا تتمتع ChatGPT بإمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى المعلومات المُحدَّثة. فهو يتنبأ بالاستجابات بناءً على أنماط في البيانات التي تم تدريبه عليها. وهذا يعني أن الأخطاء متوقعة، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالحسابات المالية المعقدة أو اللوائح الضريبية.

⚠️ قد يكون خطأ عشري مفقود أو قاعدة ضريبية تم تفسيرها بشكل خاطئ هو الفرق بين خطأ صغير ومشكلة امتثال كبيرة. تحقق دائمًا من مخرجاتها مرة أخرى قبل اتخاذ أي إجراء.

الاعتماد المفرط على الذكاء الاصطناعي

يمكن أن يكون ChatGPT مساعداً قوياً، ولكن لا ينبغي (أو بالأحرى لا يمكنه) إدارة العرض.

⚠️ يمكن أن يؤدي الاعتماد المفرط على الذكاء الاصطناعي في اتخاذ القرارات المالية إلى نقاط عمياء. فهو يفتقر إلى الحكم المهني أو الخبرة في المجال أو القدرة على فهم سياقات العمل الفريدة مثل المحاسب البشري. لذا، فهي ليست جاهزة لتحل محل الوظائف بعد!

فهم محدود للسياق

لا "يفكر" الذكاء الاصطناعي بالطريقة التي يفكر بها البشر. يمكنه تحليل البيانات وإنشاء التقارير ولكنه لا يستوعب العوامل العاطفية أو الأخلاقية أو السياقية التي غالباً ما تؤثر على القرارات المالية.

👉🏼 على سبيل المثال، قد يقترح ChatGPT تسريح الموظفين كإجراء لخفض التكاليف إذا واجهت الشركة انكماشاً مالياً. ومع ذلك، قد لا يأخذ في الاعتبار التأثير طويل الأجل على الروح المعنوية وثقافة الشركة.

⚠️ لذا، فإن ChatGPT مساعد رائع للمحاسبين، ولكنه ليس بديلاً عن الخبرة البشرية. المفتاح هو استخدامه بوعي تام، والتحقق مرة أخرى من مخرجاته، والانتباه دائمًا إلى الأمان!

استخدام ClickUp للمحاسبة

أليست قيود ChatGPT هي قيود كل أداة محاسبية تعمل بالذكاء الاصطناعي؟

نعم. ولا. على الرغم من عدم وجود ذكاء اصطناعي مثالي، إلا أن بعض أدوات الذكاء الاصطناعي الداخلية يمكن أن تكون أكثر أماناً وخصوصية وإدراكاً للسياق من أدوات خارجية مثل ChatGPT.

نحن نتحدث عن ClickUp Brain، وهو مساعد الذكاء الاصطناعي الأصلي المدمج في ClickUp - تطبيق كل شيء للعمل.

يجمع ClickUp بين إدارة المشاريع، وإدارة المعرفة، والدردشة - كل ذلك مدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.

ClickUp للمحاسبة هو برنامج إدارة المشاريع المحاسبية القائم على السحابة المصمم لتبسيط العمليات المالية.

نحن نستخدم Clickup للمشاريع المحاسبية، والتجربة مذهلة للغاية. نحن سعداء للغاية بانتقالنا إلى Clickup.

ضمن هذه المجموعة، يمكن لـ ClickUp Brain تبسيط المهام المتعلقة بالمحاسبة بشكل كبير من خلال أتمتة استرجاع البيانات، وتحسين التنظيم المالي، وتعزيز التعاون.

إليك الطريقة:

بدلاً من التنقيب في جداول البيانات أو التقارير المالية، يمكن لـ ClickUp Brain إظهار البيانات المالية الرئيسية على الفور، مثل ملخصات النفقات أو الفواتير المعلقة. كما أنه يسحب الأرقام من التقارير والميزانيات العمومية وسجلات المعاملات لتسريع المراجعات المالية.

استخدمه لإنشاء ملخصات للتقارير المالية، وتقييم التدفق النقدي والإيرادات والمصروفات بسرعة. كما أنه يجعل تتبُّع تواريخ الاستحقاق وحالات الدفع أسهل، مما يضمن بقاء الأضواء مضاءة ورسوم التأخير.

عندما يتعلق الأمر بتعاون فريق المحاسبة، يمكن لـ Brain توجيه الفرق خلال عمليات الإغلاق في نهاية الشهر، وإعداد الضرائب، والتحقق من الامتثال. إذا سأل شخص ما عن تحديث الميزانية في مهمة ClickUp، يمكن لـ ClickUp Brain إظهار أحدث الأرقام دون الحاجة إلى البحث في ملفات متعددة.

إنه يحتوي بالفعل على سياق من المهام، والمحادثات، والمستندات في مساحة عمل ClickUp - وغيرها من الأوراق والمستندات المتصلة والمزيد. كل ما عليك فعله هو طلب ما تبحث عنه، ويتم ذلك في غضون ثوانٍ!

الأمر أشبه بامتلاك ChatGPT، ولكن مع دمجها مباشرةً في سير عملك، مما يجعلها أداة الذكاء الاصطناعي المُطلقة. لكن ClickUp يقوم بأكثر من مجرد الذكاء الاصطناعي. فهو يندمج بسهولة في سير عملك المحاسبي بالكامل!

هل تريد إنشاء جداول بيانات لمسك الدفاتر؟ استخدم الحقول المخصصة في ClickUp لتسجيل بيانات المعاملات بالطريقة التي تحتاجها - من أسماء البائعين وأرقام الفواتير إلى حالة الدفع، ورموز الضرائب، وفئات الحسابات. على عكس جداول البيانات العادية، فإن قواعد البيانات التي تم إنشاؤها في طريقة عرض جدول ClickUp لا تنكسر بشكل غامض عندما يلمس شخص ما صيغة ما.

باستخدام مستندات ClickUp Docs، يمكنك إنشاء مستودع مركزي للرجوع إلى جميع الممارسات المحاسبية والاصطلاحات المتبعة في مؤسستك ومواصلة تحديثها دون القلق بشأن فقدان سجل الإصدارات. كل هذا يحدث بالتعاون مع فريقك في الوقت الفعلي!

إن إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة لفريق المحاسبة الخاص بك ليس بالأمر الصعب أيضًا إذا كان لديك قالب إجراءات التشغيل الموحدة للمحاسبة ClickUp Accounting SOP. فهو يساعدك على إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة وتخزينها وربطها بسير عملك!

احصل على قالب مجاني

إليك كيف يساعدك:

وإذا كنت مثل آلاف المهنيين الذين يكافحون من أجل الحفاظ على التواصل الفعّال وتدوين الملاحظات بكفاءة، فعليك أن تتحقق من قالب ClickUp Accounting Journal.

يساعدك هذا القالب على تسجيل كل معاملة تجارية، بما في ذلك التفاصيل المتعلقة بالحسابات المتعددة المتأثرة، مما يساعدك على تسجيل المعاملات رقمياً بشكل أكثر دقة. يمكن استخدامه أيضًا كأساس لقوالب دفتر الأستاذ العام الخاص بك.

احصل على قالب مجاني

إنه يساعدك:

نحن نقدم خدمات محاسبة خارجية للعديد من العملاء ويعمل موظفونا عن بُعد. يساعدنا ClickUp على إدارة سير العمل وتتبُّع المواعيد النهائية والتأكد من أن طلبات العملاء والعناصر اليومية التي يجب إنجازها لا تسقط من خلال الثغرات.

إذا كنت بحاجة إلى حل كامل لإدارة الذمم المدينة والدائنة وإعداد الفواتير لعملائك بكفاءة مع تتبع الموارد لتعزيز الأداء المالي، فإن قالب ClickUp للمحاسبة هو أفضل رهان لك!

بالإضافة إلى ذلك، تأتي لوحات معلومات ClickUp Dashboards مفيدة لعرض المقاييس الرئيسية المصممة خصيصاً لأعمالك المحاسبية في مركز قيادة واحد. يمكنك إنشاء تقارير معدة مسبقًا أو تخصيصها لتتبع الحالة المالية لأعمالك في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا استخدام لوحة التحكم لمراقبة تقدم فريقك وعبء العمل. هل هناك أفضل من هذا؟

ولكن الأمر كله يتعلق بالأمان، أليس كذلك؟ البيانات المحاسبية حساسة، و ClickUp يأخذ ذلك على محمل الجد.

إنه يعطي الأولوية لأمان البيانات من خلال التخزين السحابي لـ AWS، والتشفير، وشهادات الصناعة الأعلى. تضمن لك ميزات مثل المصادقة الثنائية والامتثال لقانون HIPAA بقاء معلوماتك المالية في الأيدي الصحيحة - أي معلوماتك أنت.

لذا، سواء كنت ترغب في دمج الذكاء الاصطناعي للمحاسبة الأكثر ذكاءً أو تبسيط سير عمل فريقك بالكامل، فإن ClickUp هو برنامج محاسبة المشاريع الذي تحتاجه لإدارة أموالك دون عناء!

أفضل أداة محاسبة بالذكاء الاصطناعي؟ ClickUp، على جميع الحسابات!

قد يكون الذكاء الاصطناعي أفضل ما حدث للمحاسبة منذ اختراع الآلة الحاسبة. ولكن لنكن صادقين، الذكاء الاصطناعي وحده لا يكفي. أنت بحاجة إلى نظام يجمع كل شيء معًا دون عناء.

ClickUp هو المكان الذي تجتمع فيه أدوات المحاسبة بالذكاء الاصطناعي مع عبقرية سير العمل. مع إمكانات الذكاء الاصطناعي وميزات إدارة المشاريع في ClickUp Brain، سيصبح سير عملك أكثر سلاسةً من دفتر الأستاذ الذي تمت تسويته بشكل مثالي: لا مزيد من الملفات المبعثرة، أو سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي، أو تحليل الأرقام في وقت متأخر من الليل.

فلماذا ترضى بالعادي بينما يمكنك الحصول على الأفضل؟ قم بالتبديل الذكي واشترك للحصول على حساب ClickUp مجاناً اليوم!