هل تتذكر موعد تسليم المشروع الذي فاتك الشهر الماضي؟ نظام الملاحظات اللاصقة هو الذي خذلك، وليس العكس.
عند إنشاء جدول عمل في تقويم Google، فإنك تبني خطة عمل فعالة حتى في أوقات الفوضى التي تحدث صباح يوم الاثنين.
توضح هذه المدونة كيفية إنشاء جدول عمل في تقويم Google للحفاظ على تنسيق فريقك دون إرهاقهم بإشعارات متكررة.
بالإضافة إلى ذلك، سنلقي نظرة على كيفية تسهيل عملية الجدولة باستخدام ClickUp.
لماذا تستخدم تقويم Google لجدولة العمل؟
يوفر تقويم Google خيارات جدولة مرنة دون تعقيدات لا داعي لها. فيما يلي مزاياه:
- قم بتعيين أحداث متكررة لحجز وقت للاجتماعات أو متابعة المشاريع أو الأولويات اليومية دون الحاجة إلى إضافتها يدويًا في كل مرة
- أنشئ عدة تقاويم لفصل العمل والخطط الشخصية وجداول الفريق عن بعضها البعض
- شارك التقويمات لجدولة الاجتماعات وتتبع توفر أعضاء الفريق دون الحاجة إلى تبادل الرسائل باستمرار
- أضف تذكيرات وإشعارات لتبقى على اطلاع بالمواعيد النهائية والمهام المهمة دون الاعتماد على ذاكرتك
- قم بالمزامنة عبر الأجهزة للتحقق من جداول المشاريع من أي مكان، مما يضمن عدم إغفال أي مهمة أو اجتماع
🧠 حقيقة ممتعة: يحتوي تقويم Google على ميزة الساعة العالمية لمن يعملون في مناطق زمنية متعددة. تتيح لك هذه الميزة رؤية المناطق الزمنية المختلفة وجدولة الاجتماعات وفقًا لذلك.
⭐ قالب مميز
إذا كنت تبحث عن طريقة مثالية لجدولة عملك والاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتقديم توصيات ذكية وتحديد أوقات التركيز، فإن بحثك ينتهي هنا. يساعدك نموذج جدول عمل الموظفين من ClickUp على إدارة نوبات العمل وتحسين عبء العمل مع توفير وقت للراحة.
دليل تفصيلي لإنشاء جدول عمل في تقويم Google
يساعد الجدول الزمني المنظم جيدًا في الحفاظ على كل شيء تحت السيطرة، ولا يتطلب إنشاء جدول زمني في تقويم Google سوى بضع خطوات بسيطة.
إليك كيفية القيام بذلك. 🗓️
الخطوة #1: إعداد تقويم Google لجدولة العمل
انتقل إلى متصفح الويب وافتح تقويم Google. سجّل الدخول بحساب Google الخاص بك إذا لم تكن قد سجّلت الدخول بالفعل. هذه هي نقطة البداية لإدارة جدولك.
في الجانب الأيسر من الشاشة، ابحث عن قسم تقويمات أخرى، وانقر على الزر + الموجود بجانبه.
اختر "إنشاء تقويم جديد" من القائمة المنسدلة وأعطه اسمًا واضحًا، مثل "جدول العمل". ثم اضغط على "إنشاء تقويم" لإضافته إلى قائمتك.
📖 اقرأ أيضًا: كيفية تنفيذ جدول عمل 2-2-3
الخطوة 2: إضافة أحداث وفترات زمنية للمهام
الآن بعد أن تم إعداد تقويم العمل، انتقل إلى عرض التقويم الرئيسي وانقر على التاريخ والوقت المحددين اللذين تريد جدولة الموظفين أو المهمة فيهما.
في النافذة المنبثقة التي تظهر، اكتب اسم المهمة مثل "مكالمة العميل" واضبط أوقات البدء والانتهاء وفقًا لاحتياجاتك.
إذا كانت المهمة متكررة، فانقر على خيار لا تتكرر، وحدد مخصص من القائمة المنسدلة، واضبطها على التكرار كل يوم اثنين، ثم اضغط على تم.
إذا كنت تضيف هذا كحدث، فتذكر تحديد "جدول العمل" من القائمة المنسدلة للتقويم حتى يظل الحدث في المكان الصحيح، ثم انقر على حفظ لتثبيته.
💡 نصيحة للمحترفين: لإنشاء قائمة مهام أكثر تنظيماً في تقويم Google، استخدم ميزة "المهام". أضف كل مهمة كعنصر منفصل مع تواريخ ومواعيد الاستحقاق. يمكنك عرض المهام مباشرة في التقويم، وسيقوم Google بإرسال تذكيرات إليك.
الخطوة 3: استخدم الترميز اللوني لتحسين التنظيم
لجعل جدول عملك واضحًا بصريًا، انتقل إلى الجانب الأيسر من الشاشة وابحث عن تقويم جدول العمل في القائمة.
مرر مؤشر الماوس فوق اسمه، وانقر على النقاط الثلاث التي تظهر، واختر لونًا - الأزرق على سبيل المثال - لتعيينه له. سيتم تطبيق هذا اللون على جميع الأحداث في هذا التقويم، مما يساعدك على التمييز الفوري بين مهام العمل والالتزامات الأخرى عند إلقاء نظرة سريعة عليه.
🧠 حقيقة ممتعة: يمكن تضمين تقويم Google في مواقع الويب باستخدام إطار HTML، مما يتيح للشركات والمؤسسات ومنظمي الفعاليات مشاركة الجداول زمنية بشكل عام.
الخطوة رقم 4: تمكين الإشعارات والتذكيرات
البقاء على اطلاع على جدولك يعني البقاء في حالة تأهب، لذا افتح حدثًا موجودًا أو أنشئ حدثًا جديدًا في تقويم جدول العمل.
في تفاصيل الحدث، انقر على إضافة إشعار وقم بتعيين تذكير - ربما قبل 10 دقائق من البدء - للتأكد من أنك جاهز عندما يحين الوقت. احفظ الحدث لتطبيق هذا.
إذا كنت تريد تذكيرات لجميع أحداث العمل، فانتقل إلى رمز الترس في أعلى اليمين، وانقر على الإعدادات، وحدد التقويم الخاص بك ضمن إعدادات التقويمات الخاصة بي. من هناك، اضبط إشعارات الأحداث لإضافة تذكير افتراضي، مثل 15 دقيقة قبل الحدث، حتى تكون دائمًا مستعدًا دون الحاجة إلى ضبطه يدويًا في كل مرة.
🔍 هل تعلم؟ على أجهزة Android، يتيح لك تطبيق تقويم Google تعيين أصوات إعلام مخصصة لمختلف الأحداث، مما يساعدك على التمييز بين أنواع التذكيرات.
الخطوة رقم 5: شارك جدولك مع فريقك
إذا كان فريقك بحاجة إلى الاطلاع على جدولك الزمني، فانتقل إلى اللوحة اليسرى، وقم بالمرور فوق "جدول العمل"، وانقر على النقاط الثلاث المجاورة له.
حدد الإعدادات والمشاركة من القائمة، ثم قم بالتمرير إلى مشاركة مع أشخاص محددين. اكتب عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء فريقك، وقم بتعيين مستوى أذوناتهم، ثم انقر على إرسال لمشاركتها.
بفضل هذه الخطوات، سيصبح تقويم Google الخاص بك يحتوي على جدول عمل كامل الوظائف. يرجى التبديل إلى عرض الأسبوع أو الشهر لمراجعته والتأكد من أن كل شيء يبدو على ما يرام.
💡 نصيحة للمحترفين: لإدارة الإجازات بشكل أفضل، أضف حدثًا متكررًا للأوقات الشخصية أو الإجازات. اضبط الحدث على "خارج المكتب" وقم بتمييزه على أنه "طوال اليوم" حتى يعرف زملاؤك أنك غير متاح. يمكنك أيضًا تعيين موقع عمل افتراضي في تقويم Google لإظهار ما إذا كنت في المكتب أو تعمل عن بُعد.
قيود استخدام تقويم Google للعمل
يعمل تقويم Google بشكل جيد في الجدولة الأساسية، ولكنه يفتقر إلى بعض الميزات الأساسية لإدارة العمل بشكل أكثر كفاءة.
فيما يلي بعض الأسباب التي قد تدفعك إلى التفكير في استخدام بدائل تقويم Google:
- يفتقر إلى الأتمتة المتقدمة وترابط المهام: يجب تحديث الأحداث والمهام يدويًا نظرًا لعدم وجود طريقة لربط المهام المترابطة أو أتمتتها ❌
- صعوبة في جدولة الفريق: على الرغم من إمكانية مشاركة التقويمات، لا توجد أداة مدمجة لإدارة تناوب الورديات أو الكشف التلقائي عن تعارضات جدولة الموظفين ❌
- لا يتكامل مع الذكاء الاصطناعي: لا تتوفر الميزات التالية مباشرة في تقويم Google: الجدولة الذكية، وتحديد أولويات المهام، والاقتراحات التلقائية ❌
- لا تتوفر ميزة تتبع الوقت أو إحصاءات الإنتاجية: لا يتم تسجيل الساعات التي تقضيها في المهام، مما يجعل من الصعب تحليل توزيع عبء العمل بدون أدوات خارجية ❌
- يجب إنشاء الجداول الزمنية من البداية: بدون قوالب جداول عمل جاهزة، يستغرق الإعداد مزيدًا من الوقت والجهد ❌
🔍 هل تعلم؟ شاع هنري فورد نظام العمل لمدة 8 ساعات في عام 1926، حيث خفض ساعات العمل من 12 ساعة فأكثر لتحسين كفاءة العمال ورفاههم.
استخدام ClickUp لجدولة العمل وإدارة المهام
ليس الجدول المزدحم هو المشكلة. بل إن التغييرات المستمرة في اللحظة الأخيرة والتتبع المتشتت هي التي تستنزف الإنتاجية.
ClickUp يحل هذه المشكلة. إنه التطبيق الشامل للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع وإدارة المعرفة والدردشة، وكل ذلك مدعوم بتقنية الذكاء الاصطناعي التي تساعدك على العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.
دعنا نرى كيف يساعدك برنامج جدولة المشاريع هذا. 📝
جدولة أكثر ذكاءً وتقليل عوامل التشتيت
يجب أن يكون التقويم أكثر من مجرد قائمة بالمهام.
تقويم ClickUp
يُنشئ ClickUp Calendar جدولًا فعالًا يتكيف مع تغير الأولويات ويمنع إغفال المهام.
غالبًا ما يضيع الوقت في تحديد المهام التالية التي يجب القيام بها. وتغرق المهام ذات الأولوية العالية تحت وطأة الاجتماعات التي لا تنتهي، وينتهي اليوم قبل أن يبدأ العمل الحقيقي.
يوقف تقويم الذكاء الاصطناعي هذا تلك الدوامة من خلال مراعاة المواعيد النهائية والاجتماعات ووقت التركيز، مما يؤدي إلى إنشاء جدول منظم يحافظ على سير كل شيء على ما يرام.
🧠 حقيقة ممتعة: في أغسطس 2019، جربت شركة Microsoft Japan أسبوع العمل المكون من أربعة أيام، مما أدى إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 40٪. عمل الموظفون أربعة أيام مع الحصول على رواتبهم كاملة، كما طبقت الشركة تدابير مثل تحديد مدة الاجتماعات بـ 30 دقيقة.
ClickUp Brain
ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج في المنصة، يجعل الجدولة أكثر ذكاءً. فهو يضع المهام في فترات زمنية مع مراعاة حجم العمل والطبيعة العاجلة والتبعيات للحفاظ على توازن أعباء العمل.
إذا تم تغيير موعد نهائي أو استغرقت مهمة وقتًا أطول من المتوقع، يقوم ClickUp Brain تلقائيًا بتعديل الجدول لمنع حدوث اختناقات. يرى مدير المشروع الذي يتعامل مع مواعيد نهائية متعددة للعملاء واجتماعات الفريق ما يلي:
- جدولة الأعمال ذات الأولوية العالية عندما يكون التركيز في ذروته
- تباعد المواعيد لتجنب الإرهاق الناتج عن العمل المتواصل
- تعديلات تلقائية للمواعيد النهائية لمنع الحمل الزائد
- تحديثات فورية عند حدوث أي تغيير
تتم عملية الجدولة بالكامل في الخلفية.
يعد استخدام التقويمات لإنجاز المهام قبل المواعيد النهائية أمرًا بالغ الأهمية. مع ClickUp، أصبح ذلك سهلاً للغاية، حيث تظهر المواعيد النهائية على التقويمات جنبًا إلى جنب مع المهام، مما يجعل تخطيط يومك/أسبوعك أمرًا سهلاً وسريعًا للغاية.
يعد استخدام التقويمات لإنجاز المهام قبل المواعيد النهائية أمرًا بالغ الأهمية. مع ClickUp، أصبح ذلك سهلاً للغاية، حيث تظهر المواعيد النهائية على التقويمات جنبًا إلى جنب مع المهام، مما يجعل تخطيط يومك/أسبوعك أمرًا سهلاً وسريعًا للغاية.
📖 اقرأ أيضًا: كيف يعمل جدول العمل 9/80؟
قوالب ClickUp
لتسهيل التخطيط، يوفر ClickUp قوالب جاهزة لإدارة الوقت.
على سبيل المثال، يساعد نموذج جدول فريق ClickUp على تحقيق التوازن بين أعباء العمل بين أعضاء الفريق، بينما يعمل نموذج جدول المناوبات ClickUp على تبسيط المناوبات المتناوبة وتسليم المهام.
🔍 هل تعلم؟ الالتزام بجدول عمل ثابت يعزز الإنتاجية. أظهرت دراسة أن الحفاظ على نفس ساعات العمل كل يوم يزيد الكفاءة بنسبة 1% تقريبًا، بينما العمل في نفس الأيام من كل أسبوع يزيد الكفاءة بنسبة 1.63%. واستفاد الموظفون الجدد أكثر من ذلك، حيث ارتفعت إنتاجيتهم بنسبة تصل إلى 8%.
تكيف دون تعطيل أي شيء
تتطلب معظم أدوات الجدولة تحديثات يدوية عبر منصات مختلفة. انقل مهمة من مكان إلى آخر، وستحتاج فجأة إلى تعديل كل شيء آخر بشكل منفصل.
عرض تقويم ClickUp
يعمل عرض التقويم في ClickUp على تجميع كل شيء في مكان واحد، مما يتيح للفرق سحب المهام وإفلاتها مع الحفاظ على الترابط بينها.
عندما يتغير موعد نهائي، يتم تحديث أي مهام مرتبطة به تلقائيًا، مما يضمن عدم استمرار أي شخص في العمل باستخدام معلومات قديمة. إذا أعاد قائد الفريق جدولة اجتماع، يتم تحديث التوافر على الفور حتى لا يتعارض مع وقت التركيز المهم.
على سبيل المثال، يمكن لفريق المنتج الذي يستعد لإطلاق منتج ما تعديل جدوله بالكامل ببضع نقرات. إذا تم تأجيل تاريخ الإصدار، يتم تغيير مراجعات التصميم ومحتوى التسويق والجداول الزمنية للتطوير وفقًا لذلك.
📮 ClickUp Insight: 88% من المشاركين في استطلاعنا يستخدمون الذكاء الاصطناعي في مهامهم الشخصية، لكن أكثر من 50% يتجنبون استخدامه في العمل. ما هي العوائق الثلاثة الرئيسية؟ عدم التكامل السلس، والثغرات المعرفية، والمخاوف الأمنية. ولكن ماذا لو كان الذكاء الاصطناعي مدمجًا في مساحة العمل الخاصة بك وآمنًا بالفعل؟
ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج في ClickUp، يجعل هذا الأمر حقيقة واقعة. فهو يفهم المطالبات بلغة بسيطة، ويحل جميع المخاوف الثلاثة المتعلقة بتبني الذكاء الاصطناعي، بينما يربط الدردشة والمهام والمستندات والمعرفة عبر مساحة العمل. اعثر على الإجابات والأفكار بنقرة واحدة!
حافظ على تزامن المهام والتبعيات وتتبع الوقت
لا يكفي وجود جدول زمني جيد التنظيم إذا كانت المهام مبعثرة، والترابطات غير واضحة، وتتبع الوقت أمر ثانوي.
مهام ClickUp
تنظم ClickUp Tasks المهام والأولويات والمواعيد النهائية في نظام واحد. لا يتعين على الفرق التنقل بين تطبيقات متعددة لتتبع التقدم المحرز. تتضمن كل مهمة مالكًا وتاريخًا نهائيًا ومستوى أولوية والملفات ذات الصلة، مما يقلل من الالتباس والتكرار غير الضروري.
⚙️ مكافأة: جرب قوالب إدارة المهام لتتخلص من الحاجة إلى البدء من الصفر، وحافظ على تنظيم كل شيء منذ اليوم الأول.
تمنع تبعيات المهام في ClickUp حدوث الاختناقات من خلال ضمان سير العمل بالترتيب الصحيح. على سبيل المثال، لا يتعين على فريق المحتوى الذي ينتظر أصول التصميم متابعة التحديثات — إذا كانت مهمة ما تعتمد على مهمة أخرى، فإنها تظل معطلة حتى يتم وضع علامة "مكتمل" على المهمة السابقة.
بمجرد الانتهاء، يتم إخطار عضو الفريق التالي على الفور، مما يضمن الالتزام بالجدول الزمني.
🔍 هل تعلم؟ أشارت الأبحاث التي أبرزتها مجلة Harvard Business Review إلى أن الموظفين في أمريكا الشمالية الذين يأخذون استراحة غداء يومية يبلغون عن مستويات أعلى من المشاركة، بما في ذلك زيادة الرضا الوظيفي والكفاءة.
تتبع وقت المشروع في ClickUp
أخيرًا، يضمن ClickUp Project Time Tracking مساءلة جميع العمليات. يتم تسجيل الوقت مباشرةً ضمن المهام، مما يوفر رؤية في الوقت الفعلي لساعات العمل. سواء كان ذلك للتخطيط الداخلي أو لإعداد فواتير العملاء، تعرف الفرق دائمًا أين تقضي وقتها بالضبط.
مثال: لنفترض أن فريق التسويق يستعد لإطلاق منتج جديد. يقوم الكاتب بصياغة مسودة منشور مدونة، ولكن فريق التصميم لا يمكنه إنشاء العناصر المرئية حتى يتم الانتهاء من المحتوى.
في ClickUp، تظل مهمة التصميم محجوبة حتى ينتهي الكاتب من عمله. يتم إخطار فريق التصميم تلقائيًا بعد الموافقة على المسودة ويمكنه البدء في العمل على الفور. وبمجرد أن تصبح العناصر المرئية جاهزة، يتلقى فريق وسائل التواصل الاجتماعي تنبيهًا فوريًا لجدولة المنشور.
في الوقت نفسه، يعمل Time Tracking في الخلفية. يرى مدير التسويق بالضبط المدة التي يستغرقها إنشاء المحتوى والتصميم والجدولة، مما يساعد الفريق على تحسين الحملات المستقبلية.
⚙️ مكافأة: قم بتطبيق قوالب الجداول الزمنية لتتبع ساعات العمل بدقة، وتبسيط كشوف المرتبات، وتبسيط فوترة العملاء.
شاهد إنتاجيتك ترتفع مع ClickUp
لا ينبغي أن يعني البقاء على اطلاع على العمل إعادة ترتيب الجداول باستمرار أو ملاحقة التحديثات أو الصراع مع الأدوات المتناثرة.
قد يتولى تقويم Google إدارة الاجتماعات، ولكنه لم يُصمم لإدارة احتياجات الجدولة المعقدة أو تغيير الأولويات أو أعباء عمل الفريق.
ClickUp يغير ذلك ويجمع كل شيء تحت سقف واحد. المهام والجداول الزمنية والتبعيات وتتبع الوقت كلها في مكان واحد، حتى لا تضيع الوقت في التبديل بين الأدوات أو تعديل الجداول الزمنية يدويًا.
تضمن ميزة الجدولة المدعومة بالذكاء الاصطناعي مرونة الخطط، بينما تتولى القوالب والأتمتة المدمجة مهام العمل الروتينية.
اشترك في ClickUp اليوم! ✅