Bạn đang cân nhắc áp dụng quy trình cuộc họp scrum?
Nhưng có thể bạn đang băn khoăn không biết cách tổ chức một cuộc họp Scrum hiệu quả nhất.
Báo cáo Digital.ai State of Agile cho thấy 81% nhân viên công nghệ cho biết tổ chức của họ tuân theo một số biểu mẫu scrum. Và với báo cáo của Broadcom cho thấy các nhóm Full Scrum đạt được xếp hạng chất lượng cao hơn 250% so với các nhóm không thực hiện ước tính, rõ ràng tại sao đây là một trong những phương pháp agile phổ biến nhất.
Vậy nên, nếu bạn đang cố gắng tham gia vào quy trình Scrum, chúng tôi hoàn toàn hiểu điều đó. Dưới đây là những điều bạn cần biết để bắt đầu.
Cuộc họp Scrum là gì?
Các cuộc họp scrum giúp các bên liên quan, ban quản lý và các nhóm thống nhất với nhau thông qua giao tiếp ngắn gọn và lập kế hoạch chiến lược nhanh chóng — tất cả nhằm nỗ lực thúc đẩy dự án tiến triển. Có năm loại cuộc họp scrum:
- Cuộc họp Scrum hàng ngày / Cuộc họp đứng
- Lập kế hoạch sprint
- Tinh chỉnh danh sách công việc sản phẩm
- Đánh giá sprint
- Phản hồi về sprint
Bạn sẽ nhận thấy rằng mỗi cuộc họp có mục đích rõ ràng ngay trong tên gọi. Kế hoạch sprint là để lập kế hoạch sprint. Retrospective là để nhìn lại quá khứ.
Điều đó là có chủ đích.
Bởi vì các cuộc họp scrum hơi khác với các cuộc họp thông thường. Chúng không phải là các phiên họp cập nhật, brainstorming hay các bài giảng dài dòng của CEO. Chúng không phải là những gián đoạn không cần thiết cho công việc sản phẩm của bạn.
Quy trình này mang tính chiến thuật, được lên lịch vào thời điểm thích hợp và được thiết kế để giữ cho các nhóm đồng nhất, tránh những rắc rối trong giao tiếp (tất cả là để đảm bảo dự án không gặp phải những trở ngại không cần thiết).
UM, SCRUM LÀ GÌ? Scrum là một khung quản lý dự án nhanh nhẹn, tập trung vào mục tiêu rõ ràng, hợp tác, trách nhiệm và mang lại giá trị gia tăng. Nó chia các dự án lớn, phức tạp thành các phần dễ quản lý hơn và tạo ra sự linh hoạt mà các nhóm cần để điều chỉnh khi có thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Thuật ngữ này xuất phát từ môn bóng bầu dục Rugby: các cầu thủ của một đội tụ tập lại gần nhau, cúi đầu xuống để giành bóng.
Ai nên tham dự các cuộc họp scrum?
Hầu hết các cuộc họp Scrum dành cho nhóm phát triển, Scrum master và chủ sở hữu sản phẩm, mặc dù có một số trường hợp ngoại lệ. Ví dụ, chủ sở hữu sản phẩm của bạn có thể không tham dự các cuộc họp tổng kết. Và các bên liên quan khác có thể tham gia cuộc họp đánh giá Scrum cùng bạn.
Tốt nhất, toàn bộ nhóm scrum của bạn nên có 10 thành viên trở xuống. Nếu nhóm scrum của bạn lớn hơn, lãnh đạo thường sẽ chia họ thành các nhóm nhỏ hơn để cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung.
5 cuộc họp Scrum bạn cần biết
1. Cuộc họp scrum hàng ngày
Một trong những loại cuộc họp scrum phổ biến nhất — theo Báo cáo tình hình Agile đã đề cập trước đó — là cuộc họp hàng ngày, đôi khi còn được gọi là cuộc họp scrum hàng ngày. Cuộc họp này nên là một cái nhìn nhanh chóng về mục tiêu, tiến độ và các vấn đề tiềm ẩn. Mọi người trong phòng phải có thể trả lời ba câu hỏi:
- Bạn đã hoàn thành được những gì hôm qua?
- Bạn có kế hoạch hoàn thành việc gì hôm nay?
- Có bất kỳ rào cản nào đang cản trở công việc của bạn không?
Thuật ngữ standup ra đời vì các cuộc họp scrum này thường ngắn gọn, nên nhiều nhóm tiến hành cuộc họp trong tư thế đứng (đối với những người có thể) để tránh mọi người cảm thấy quá thoải mái. Hiện nay, nhiều nhóm làm việc từ xa, nên chúng ta ít đứng hơn, nhưng mục tiêu của cuộc họp vẫn là giữ cho nội dung ngắn gọn nhất có thể.
2. Kế hoạch sprint scrum
Mục tiêu của cuộc họp lập kế hoạch sprint là xác định bạn muốn đạt được gì trong sprint tiếp theo và làm thế nào để đạt được điều đó. Cuộc họp lập kế hoạch sprint này thường kéo dài khoảng một giờ cho mỗi tuần của sprint sắp tới (ví dụ: nếu sprint của bạn là hai tuần, cuộc họp của bạn sẽ kéo dài hai giờ hoặc ít hơn).
Tuy nhiên, có những cách để rút ngắn thời gian cuộc họp, chẳng hạn như lập kế hoạch trước và sử dụng các công cụ theo dõi sprint phù hợp. Các loại cuộc họp này giúp chia nhỏ các vấn đề thành các phần dễ hiểu hơn, khiến chế độ Xem dạng danh sách trong ClickUp trở nên rất linh hoạt.
3. Tinh chỉnh danh sách công việc sản phẩm
Giữa các cuộc họp sprint backlog và refinement, hãy yêu cầu nhóm scrum của bạn xem xét sprint backlog, thêm chi tiết, ghi chú các ưu tiên và phụ thuộc. Trong các loại cuộc họp scrum khác nhau, loại cuộc họp này phụ thuộc vào tổ chức của nhóm.
Nếu không, nếu bạn không sắp xếp sprint backlog một cách có tổ chức, chủ sản phẩm và scrum master sẽ không có nhiều thông tin để lập kế hoạch cho sprint tiếp theo.
4. Đánh giá sprint
Vào cuối mỗi sprint, các nhóm sẽ trình bày công việc của mình cho chủ sở hữu sản phẩm (và đôi khi là các bên liên quan khác).
Mục tiêu: phản hồi.
Hãy coi cuộc họp này là một buổi trình diễn và cơ hội để các bên liên quan đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi. Phản hồi đó sau đó sẽ được thêm vào danh sách công việc tồn đọng để xem xét trong tương lai.
5. Sprint retrospective
Cuộc họp cuối sprint khác mà scrum khuyến nghị là cuộc họp tổng kết. Nhưng lần này, các bên liên quan thường không có mặt trong phòng.
Chỉ là các nhóm tự thảo luận về những gì đã diễn ra tốt, những gì chưa tốt, những gì họ đã học được và những gì cần thay đổi trong các sprint sắp tới.
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tổ chức các buổi tổng kết vào cuối các dự án quy mô lớn hơn – và các buổi tổng kết này nên bao gồm phạm vi tham gia rộng hơn. Lãnh đạo, bộ phận tiếp thị và các bên liên quan khác có thể tham gia để đánh giá đóng góp của mỗi nhóm vào việc giao tiếp, phối hợp và GTM.
Hãy xem các mẫu tổng kết sprint này!
ĐỪNG BỎ QUA PHẦN TỔNG KẾTNghiên cứu cho thấy hiệu suất của nhóm tăng tới 20% khi có phần tổng kết hiệu quả.
Lợi ích của các cuộc họp Scrum
1. Quản lý các dự án phức tạp dễ dàng hơn
Cuộc họp Scrum tập trung vào hai điều: giao tiếp và chiến lược. Bất kể loại cuộc họp nào, mục tiêu luôn phải là giúp mọi người thống nhất về mục tiêu, trạng thái và các vấn đề cần giải quyết.
Sự giao tiếp cởi mở là yếu tố giúp các nhóm luôn tiến về phía trước (duy trì tốc độ cao) để đạt được các mục tiêu chung.
Nếu không có các điểm tiếp xúc chiến lược do các cuộc họp scrum cung cấp, việc quản lý dự án scrum của bạn sẽ dễ dàng đi chệch hướng hơn. Tệ hơn nữa, một khi nhóm hoặc thành viên nhóm đã đi chệch hướng mà không có cuộc họp để kiểm tra, họ có thể đi quá xa trên con đường sai lầm, lãng phí thời gian và tiền bạc, đồng thời làm sai lệch số liệu thống kê về tốc độ cho cuộc họp lập kế hoạch sprint tiếp theo.
2. Kết quả luôn là ưu tiên hàng đầu
Những điểm tiếp xúc chiến lược này phải luôn nhắc nhở các nhóm về mục tiêu công việc của họ. Bất kể dự án đã tiến triển đến đâu, lời nhắc nhở đó là điều giúp chúng ta giữ vững lập trường và tiến tới kết quả mong muốn.
3. Sự hài lòng của khách hàng cao hơn
Kết quả tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và nhóm làm việc hạnh phúc hơn cuối cùng sẽ mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn và mức độ hài lòng cao hơn. Duy trì sự nhất quán là chìa khóa để khách hàng hài lòng vì nó đồng thời xây dựng niềm tin.
4. Giảm chi phí!
Mỗi loại cuộc họp scrum đều mang lại lợi ích tài chính cho công ty: Cuộc họp tổng kết giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn theo thời gian. Cuộc họp đánh giá giúp chúng ta nhanh chóng tiếp thu phản hồi.
Các cuộc họp hàng ngày giúp dự án đúng tiến độ và trong ngân sách (hoặc ít nhất là cho chúng ta biết khi có vấn đề để có thể khắc phục càng sớm càng tốt). Và cuộc họp lập kế hoạch sprint liên kết mọi việc chúng ta làm với các mục tiêu kinh doanh bằng những lợi ích tài chính thực tế.
5. Giữ kết nối
Nguyên tắc thứ sáu của tuyên ngôn agile là các cuộc họp trực tiếp là cách tốt nhất để truyền đạt thông tin cho các nhóm agile. Đây là lý do tại sao các cuộc họp này là một phần không thể thiếu đối với các tổ chức agile.
Và với 52% nhân viên cho biết họ cảm thấy mất kết nối với nhóm của mình tại một thời điểm nào đó trong năm qua, đã đến lúc quay trở lại các cuộc họp scrum chiến lược, được tổ chức tốt, giúp các nhóm thống nhất mọi thứ, từ công việc tồn đọng đến sprint đến các công việc hàng ngày.
Cách tổ chức cuộc họp Scrum hiệu quả
Vậy, làm thế nào để đảm bảo các cuộc họp scrum đạt được mục tiêu? Dưới đây là bốn mẹo từ các chuyên gia:
1. Đặt thời gian và tuân thủ thời gian đó
Các cuộc họp Scrum rất quan trọng. Chúng giúp các nhóm thống nhất về những việc cần làm, bởi ai và khi nào. Chúng cho phép mọi người kết nối và hợp tác thường xuyên. Và chúng ưu tiên chiến lược.
Nhưng đó vẫn là các cuộc họp và vẫn còn công việc cần hoàn thành. Vì vậy, hãy giữ cho cuộc họp đủ dài để mang lại hiệu quả và đủ ngắn để duy trì sự chú ý.
Nói cách khác: nếu bạn nói cuộc họp sẽ kéo dài một giờ, hãy tuân thủ thời gian đó hoặc ngắn hơn.
2. Bắt đầu với ưu tiên số một
Nếu có một điều bạn muốn các nhóm ghi nhớ sau cuộc họp, đó là gì? Dù câu trả lời của bạn là gì, đó là điều bạn nên bắt đầu và kết thúc. Đừng để quá nhiều thông tin làm mất đi những ưu tiên của bạn.
ĐIỀU GÌ SẼ XẢY RA NẾU CÓ NHIỀU HƠN MỘT ƯU TIÊN HÀNG ĐẦU?Chúng tôi hiểu điều đó. Trong các tổ chức phức tạp, có rất nhiều mục tranh giành vị trí ưu tiên hàng đầu. Nhưng sự thật là... nếu bạn muốn các nhóm làm việc hiệu quả, bạn không thể chỉ đưa cho họ danh sách ưu tiên không theo thứ tự và mong mọi việc sẽ được hoàn thành. Các nhà quản lý dự án và lãnh đạo phải hợp tác với nhau để sắp xếp thứ tự ưu tiên trước khi chuyển cho các nhóm.
3. Cung cấp cho nhóm nhiều lựa chọn…nhưng không quá nhiều
Bạn cần nhóm đưa ra quyết định trong cuộc họp scrum? Hãy cho họ các lựa chọn… nhưng đừng quá nhiều. Các nghiên cứu cho thấy quá nhiều lựa chọn có thể gây tê liệt. Đó là lý do tại sao lãnh đạo nên nỗ lực trau dồi các lựa chọn của nhóm trước khi đưa các quyết định quan trọng ra cuộc họp.
4. Sử dụng công cụ phù hợp
Bảng Scrum, lập kế hoạch sprint, biểu đồ Gantt, công cụ theo dõi… Các cuộc họp Scrum sẽ hiệu quả hơn với các công cụ giúp bạn theo dõi và chia sẻ thông tin trong thời gian thực. Từ Trello đến ClickUp (tất nhiên), bạn có rất nhiều tùy chọn để giữ các nhóm đồng bộ và trình bày thông tin một cách hữu ích, trực quan và thú vị.
GIẢI PHÓNG NHÓM CỦA BẠN ĐỂ TẬP TRUNG VÀO CÔNG VIỆCMột công cụ tuyệt vời không chỉ giúp bạn theo kịp công việc hàng ngày của nhóm... mà còn có thể rút ngắn đáng kể thời gian họp, giải phóng mọi người để tập trung vào công việc hiện tại. Alaina Maracotta của Vida Health nói về ClickUp: "Thật là phi thường khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện từng mất ba giờ mỗi tuần giờ chỉ còn hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn. "
Bắt đầu với các cuộc họp Scrum
Vì vậy, bạn sẽ hiểu cuộc họp scrum là gì, cách thức hoạt động của chúng và những phương pháp hay nhất mà bạn nên ghi nhớ..
Bây giờ, nếu bạn chưa áp dụng Full Scrum, làm thế nào để đạt được điều đó?
Câu trả lời—giống như hầu hết các thay đổi lớn trong một công ty—thường đòi hỏi sự thay đổi về tư duy, quy trình và công cụ.
1. Thu hút các nhóm tham gia
Nếu không có sự tham gia đầy đủ của các nhóm, các cuộc họp này sẽ không hiệu quả như mong muốn. Đó là lý do tại sao bạn cần sự đồng thuận. Giải thích cho các nhóm của bạn về cách cấu trúc mới này sẽ giúp họ — rút ngắn thời gian họp, giải phóng thời gian sáng tạo, v.v.
Mọi người càng nhìn rõ mục tiêu cuối cùng (cho bản thân, nhóm của họ và doanh nghiệp), họ càng có khả năng dốc toàn lực vào bất kỳ thay đổi nào, bao gồm cả scrum.
2. Thực hiện các thay đổi quy trình cần thiết
Hãy xem xét các quy trình hiện có của công ty bạn với scrum trong đầu. Điều gì cần thay đổi? Các nhóm có cần cập nhật tiến độ của họ trong các công cụ của bạn trước cuộc họp không? Lãnh đạo có nên chuẩn bị cho các cuộc họp theo một cách mới không?
Quản lý dự án và scrum master có nên dọn dẹp các công việc tồn đọng trước cuộc họp không? Bạn thông báo về bất kỳ thay đổi nào trong quy trình càng rõ ràng và càng sớm, quá trình chuyển đổi sang scrum sẽ càng dễ dàng.
Điều này cũng cho phép toàn bộ nhóm scrum của bạn di chuyển nhanh chóng, chứng minh cho các nhóm thấy rằng những lời hứa của bạn (ví dụ: về việc giải phóng thời gian và sáng tạo) là có cơ sở.
3. Chọn các công cụ hỗ trợ bạn
Các công cụ hiện tại của bạn có hỗ trợ cách làm việc mới của bạn hay đang cản trở bạn? Thay vì bắt đầu với các công cụ và cố gắng áp dụng các quy trình mới vào chúng, hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về những việc bạn cần các công cụ hỗ trợ và sau đó chọn các công cụ scrum dựa trên các tiêu chí đó.
Chúng tôi hiểu rằng việc thay đổi công cụ có thể cảm thấy như một yêu cầu lớn, nhưng chúng tôi cũng biết rằng nếu không có công cụ phù hợp, những nỗ lực chuyển đổi sang các thực hành agile có thể bị đình trệ. Vì vậy, hãy ưu tiên nhu cầu của bạn và đừng sa vào bẫy chi phí chìm, tiếp tục sử dụng các công cụ cũ không còn hiệu quả.
ĐỪNG VỘI… LỜI DỐI VỀ CHI PHÍ ĐÃ CHẾT LÀ GÌ?Lời dối về chi phí đã chết cho thấy con người có xu hướng đưa ra quyết định sai lầm sau khi đã đầu tư "chi phí đã chìm" vào những quyết định đó. Đó là lý do tại sao mọi người duy trì những mối quan hệ không còn ý nghĩa với họ ("nhưng tôi đã dành hai năm cho mối quan hệ này!") hoặc tiếp tục đổ tiền vào những dự án rõ ràng đã đi chệch hướng ("nhưng chúng tôi đã chi 100.000 đô la cho tính năng này!"). Điều này cũng có thể khiến bạn tiếp tục sử dụng những công cụ vô dụng vì bạn "đã chi tiền rồi". Các chuyên gia cho rằng khi đưa ra quyết định, hãy bỏ qua chi phí chìm và tập trung vào chi phí trong tương lai. Bạn sẽ phải chi nhiều hơn hay ít hơn vào ngày mai nếu bạn bỏ công cụ cũ và chọn công cụ phù hợp hơn với kinh doanh của mình?
Mẫu cuộc họp Scrum tiện dụng
Theo một cuộc khảo sát khách hàng gần đây, các mẫu của ClickUp nằm trong ba tính năng có giá trị nhất mà chúng tôi cung cấp. Thành thật mà nói, chúng tôi không ngạc nhiên. Có một mẫu tuyệt vời sẽ giúp giảm bớt áp lực.
Bạn sẽ biết chính xác thông tin mình cần và cách trình bày thông tin đó mà không cần nghiên cứu sâu về các phương pháp hay nhất. Dưới đây là hai mẫu scrum để bạn bắt đầu thực hành mới:
1. Mẫu cuộc họp Scrum của ClickUp
Được thiết kế để hợp lý hóa các cuộc họp hàng ngày của bạn, mẫu Cuộc họp Scrum của ClickUp giúp các nhóm tập trung vào những việc đã hoàn thành, những việc cần hoàn thành và những trở ngại tiềm ẩn có thể xuất hiện.
2. Mẫu quản lý Scrum nhanh nhẹn của ClickUp
Rất hữu ích cho cuộc họp lập kế hoạch sprint, nhìn lại quá trình, cắt giảm công việc tồn đọng và hơn thế nữa. Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp cũng bao gồm tài liệu "cách bắt đầu" giúp scrum master tùy chỉnh các cuộc họp của bạn. Không thành viên nào trong nhóm bị bỏ lại phía sau!
Bắt đầu với ClickUp
Nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Cho dù bạn là người mới bắt đầu hay là một chuyên gia scrum dày dạn kinh nghiệm, ClickUp có rất nhiều mẫu và tính năng linh hoạt để giúp các cuộc họp scrum của bạn diễn ra suôn sẻ. Và gói miễn phí vĩnh viễn của chúng tôi (bạn đoán đúng rồi) là miễn phí vĩnh viễn. Hãy dùng thử ngay hôm nay.