9 giải pháp thay thế Dropbox Dash tốt nhất cho tìm kiếm doanh nghiệp bằng AI vào năm 2026

Theo một cuộc khảo sát với hơn 5.000 chuyên gia, 83% nhân viên làm việc với kiến thức cho biết thông tin quan trọng thường bị thất lạc trong các email và cuộc trò chuyện rải rác. Dropbox Dash là một giải pháp cho vấn đề này: thanh tìm kiếm chung và tính năng trò chuyện AI trên các ứng dụng được kết nối, cùng với tính năng Stacks để sắp xếp các kết quả tìm kiếm.

Các nhóm thường bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế Dropbox Dash vì một trong bốn lý do sau đây. Dash for Teams có giá 19 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng tháng và giới hạn tối đa 100 người dùng. Dash for Business có giá 35 USD/người dùng/tháng, chỉ thanh toán hàng năm. Công cụ này cũng có quyền bổ sung giới hạn trong tương lai về số lượng mục mà mỗi thành viên có thể sử dụng với Dash. Và nếu thời gian dùng thử hết hạn, Dropbox sẽ gỡ bỏ các ứng dụng được kết nối và xóa lịch sử tìm kiếm và trò chuyện sau 30 ngày.

Một thanh tìm kiếm tốt hơn hiếm khi tự mình giải quyết được vấn đề này. Quyết định quan trọng hơn là chọn công cụ nào gần nhất với nơi lưu trữ tệp tin hiện tại của bạn. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp chín giải pháp thay thế, xếp hạng theo mức độ mà mỗi công cụ có thể thay thế chức năng cốt lõi của Dash, kèm theo giá cả được xác minh trực tiếp và giới hạn cụ thể mà bạn nên cân nhắc để loại trừ từng công cụ.

Tổng quan về 9 giải pháp thay thế Dropbox Dash tốt nhất

Bạn nên tìm kiếm những yếu tố nào ở một giải pháp thay thế Dropbox Dash?

Một giải pháp thay thế Dropbox Dash cần có khả năng tìm kiếm trong các ứng dụng của bên thứ ba đã kết nối, trả lời bằng các liên kết đến nguồn thông tin và tuân thủ các quyền truy cập mà mỗi ứng dụng đã thiết lập. Mọi công cụ trong danh sách này đều đáp ứng được tiêu chí đó. Hãy sử dụng các câu hỏi sau để phân biệt chúng:

Nội dung của bạn hiện đang được lưu trữ ở đâu? Bài kiểm tra "Content-Gravity"

Lựa chọn thay thế phù hợp cho Dash thường là lớp tìm kiếm được tích hợp trực tiếp vào nền tảng nơi phần lớn nội dung của bạn đã được lưu trữ. Chúng tôi gọi đây là "bài kiểm tra trọng lực nội dung", và nó giúp thu hẹp danh sách ứng viên tiềm năng ngay từ đầu, trước khi cần đến bất kỳ buổi demo nào.

Về cơ bản, mọi công cụ tìm kiếm AI đều hoạt động theo cùng một cách. Chúng đọc dữ liệu từ các ứng dụng nguồn, kiểm tra quyền truy cập và trả lời dựa trên những gì chúng có thể nhìn thấy. Lớp tìm kiếm càng gần nguồn, bạn càng ít phải cấu hình trình kết nối và điều chỉnh các mô hình quyền truy cập. Một nhóm có 80% tệp tin lưu trữ trên SharePoint đã phải trả phí cho một lớp tìm kiếm có khả năng đọc SharePoint một cách bản địa. Việc thêm một công cụ độc lập vào sẽ tạo ra một chỉ mục thứ hai cho cùng các tệp tin đó, đồng thời đòi hỏi phải duy trì một quy trình quản lý tài liệu thứ hai.

Các công cụ tìm kiếm độc lập như Glean và Dash phát huy hiệu quả trong một tình huống cụ thể: nội dung được phân tán đều trên nhiều nhà cung cấp, không tập trung tại một nơi duy nhất. Điều này thường xảy ra ở các công ty lớn sau nhiều năm mỗi nhóm tự chọn công cụ riêng, và đó chính xác là mô hình mà các ví dụ về hệ thống quản lý kiến thức này minh họa. Tình huống này ít phổ biến hơn ở các nhóm nhỏ, vốn là đối tượng mà kế hoạch Teams dành cho 100 người dùng của Dash được thiết kế dành riêng.

Thử nghiệm này có một điểm cần lưu ý. Nếu mọi người phải dành cả ngày để tìm kiếm vì công việc bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau, thì một thanh tìm kiếm tốt hơn chỉ giải quyết được triệu chứng. Giải pháp tiết kiệm hơn thường là giảm bớt số lượng nơi cần tìm kiếm, và đây cũng chính là vấn đề cốt lõi đằng sau chi phí chuyển đổi ngữ cảnh.

9 giải pháp thay thế Dropbox Dash tốt nhất

1. Glean (Phù hợp nhất cho tìm kiếm trên toàn công ty trong một hệ thống ứng dụng quy mô lớn)

Glean lập chỉ mục các ứng dụng của công ty bạn vào một thanh tìm kiếm duy nhất và một trợ lý trả lời kèm theo nguồn trích dẫn. Nền tảng này tuân thủ các quyền truy cập của từng hệ thống nguồn, do đó người dùng chỉ có thể xem những nội dung mà họ đã được phép truy cập. Gói Enterprise Flex của Glean được thiết kế để triển khai cho mọi nhân viên, và nền tảng này tích hợp các kết nối lập chỉ mục, kết nối tìm kiếm liên kết và kết nối truy vấn thời gian thực dưới một bảng điều khiển quản trị viên duy nhất.

Khi một nhân viên hỗ trợ khách hàng cần biết chính sách hoàn tiền hiện hành, họ có thể hỏi Glean ngay trong Slack, Zoom hoặc Microsoft Teams thông qua các ứng dụng nhúng của Glean. Câu trả lời sẽ trích dẫn trang Confluence và tài liệu Google Drive mà thông tin đó được lấy từ đó, và nhóm của bạn không cần phải mở một tab tìm kiếm riêng biệt.

Glean Assistant cho phép bạn chọn mức độ chi tiết khi xử lý một câu hỏi. Chế độ Nhanh (Fast Mode) xử lý các truy vấn nhanh, như tìm kiếm chính sách hoặc chủ sở hữu tài liệu. Chế độ Suy luận (Thinking Mode) thực hiện nhiều bước hơn cho các câu hỏi phức tạp hơn, chẳng hạn như so sánh hai hợp đồng nhà cung cấp. Quản trị viên có thể chọn các mô hình AI mà trợ lý có thể sử dụng. Glean cũng ghi nhớ bối cảnh thông qua các ký ức đã lưu (bạn tự thêm vào) và các ký ức đã học (được xây dựng dựa trên cách bạn làm việc trong công việc). Theo thời gian, các câu trả lời sẽ ngày càng phù hợp hơn với vai trò và các dự án của bạn.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Chi phí của Glean không cố định theo giá mỗi người dùng được cấp phép. Các câu trả lời ở Chế độ Nhanh (Fast Mode) là không giới hạn, nhưng việc sử dụng Chế độ Suy nghĩ (Thinking Mode) nhiều hơn, các mô hình cao cấp, các lần chạy của tác nhân và bộ nhớ đã học đều tiêu tốn từ một kho tín dụng được chia sẻ. Giá cả chỉ được cung cấp thông qua bộ phận bán hàng, do đó một nhóm nhỏ không thể kiểm tra xem kho tín dụng đó sẽ cạn kiệt nhanh như thế nào trước khi commit.

Người dùng thực tế nói gì về Glean

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Khả năng nhận diện ngữ cảnh của Glean giúp nó nổi bật so với các công cụ AI doanh nghiệp khác mà chúng tôi đang sử dụng nội bộ. Đây cũng là giải pháp tiết kiệm token nhất mà chúng tôi có để hỗ trợ khách hàng nội bộ hoàn thành công việc. Hơn nữa, tôi thực sự đánh giá cao việc chúng tôi có thể tự triển khai các tính năng mới một cách trực tiếp, mà không cần đến dịch vụ chuyên nghiệp.

2. Microsoft 365 Copilot (Phù hợp nhất cho các nhóm có tệp tin đã được lưu trữ sẵn trong Microsoft 365)

Microsoft 365 Copilot hoạt động ngay trong các ứng dụng mà nhóm của bạn đang mở: Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Các câu trả lời của nó dựa trên Work IQ, công nghệ giúp tích hợp trò chuyện AI vào nội dung Microsoft 365 của bạn. Các kết nối Copilot cũng cho phép nhập dữ liệu từ các công cụ bên ngoài. Nếu phần lớn tệp tin của bạn được lưu trữ trên SharePoint và OneDrive, Copilot sẽ tìm kiếm ngay tại vị trí hiện tại của chúng, tuân thủ các quyền truy cập mà Microsoft đã thiết lập sẵn.

Tham gia buổi đánh giá với khách hàng vào thứ Sáu. Copilot trong Teams tóm tắt cuộc gọi nơi phạm vi dự án đã thay đổi, và Copilot trong Outlook tổng hợp chủ đề trạng thái cập nhật mới nhất. Người quản lý dự án sau đó có thể yêu cầu Copilot Chat tổng hợp các bản tóm tắt đó cùng với bản trình bày SharePoint hiện tại thành một tài liệu chuẩn bị. Đối với câu hỏi sâu hơn, chẳng hạn như so sánh chi tiêu của khách hàng này với quý trước, trợ lý Researcher được tích hợp sẵn sẽ tiếp quản. Các nhóm chủ yếu thực hiện công việc với tài liệu có thể xem cách thức hoạt động này trong Microsoft Copilot trong Word.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Hãy xác định rõ bạn đang mua gói Copilot nào. Copilot Chat được cung cấp miễn phí kèm theo các kế hoạch Microsoft 365 đủ điều kiện, nhưng việc sử dụng các kết nối bên ngoài sẽ bị tính phí theo lưu lượng và chức năng tìm kiếm cũng bị giới hạn trong trường hợp này. Gói trả phí bao gồm các kết nối. Cả hai gói trả phí đều yêu cầu phải có kế hoạch Microsoft 365 cơ bản đủ điều kiện, và Microsoft không cung cấp bản dùng thử cho gói doanh nghiệp.

Người dùng thực tế nói gì về Microsoft 365 Copilot

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Nó rất hiệu quả trong việc tìm kiếm email trên Outlook vì chúng tôi sử dụng Outlook và hai ứng dụng này được tích hợp với nhau. Tôi cũng thường dùng nó để chỉnh sửa văn bản và hoàn thiện nội dung mình viết. Đôi khi tôi cung cấp các tệp tin và yêu cầu nó trả lời các câu hỏi của tôi dựa trên những tài liệu đó, và nó thực hiện điều này rất tốt. Nó giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn, và tôi sử dụng nó hàng ngày. Tôi rất vui vì có nó.

3. ClickUp Brain (Phù hợp nhất cho các nhóm muốn hiển thị kết quả tìm kiếm ngay bên cạnh các công việc và tài liệu của họ)

ClickUp Brain trả lời các câu hỏi tìm kiếm ngay trong Không gian Làm việc ClickUp – nơi nhóm của bạn đang lập kế hoạch và theo dõi công việc. Thông qua tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp, nó kết nối với 12 ứng dụng, bao gồm Google Drive, Slack, SharePoint, Jira, Salesforce, Microsoft Teams và Dropbox, đồng thời tuân thủ các quyền truy cập của từng ứng dụng. Đối với nhóm đang chuyển từ Dash sang, các tệp tin vẫn có thể được lưu trữ trong Dropbox và vẫn hiển thị trong các kết quả trả lời. Tính năng tích hợp ClickUp với Dropbox sẽ đảm nhiệm việc kết nối này.

Brain hoạt động với nhiều mô hình AI. Max là mô hình mặc định, và bạn có thể chuyển sang các mô hình ChatGPT, Claude hoặc Gemini ngay từ đầu trò chuyện hoặc bất cứ lúc nào trong quá trình trò chuyện. Bối cảnh Không gian Làm việc của bạn được duy trì trên mọi mô hình. Người phụ trách dự án có thể yêu cầu Max lấy các công việc liên quan, các quyết định trước đây và thông số kỹ thuật từ Google Drive, sau đó chuyển sang Claude để cấu trúc kế hoạch mà không cần giải thích lại bất cứ điều gì. Câu trả lời hoàn chỉnh có thể trở thành một Nhiệm vụ ClickUp hoặc Tài liệu ClickUp từ chính câu trả lời đó.

ClickUp Super Agents xử lý các quy trình làm việc nhiều bước. Mỗi Super Agent có hướng dẫn, Kỹ năng, kiến thức, công cụ và mô hình riêng. Nó sẽ hoạt động khi ai đó @đề cập đến nó, giao công việc cho nó hoặc gửi tin nhắn trực tiếp (DM) cho nó, và nó cũng có thể chạy theo lịch trình hoặc từ tự động hóa. Kết nối với máy chủ MCP bên ngoài, chẳng hạn như GitHub, Atlassian hoặc CRM của bạn, và cả Brain lẫn Super Agents đều có thể sử dụng các công cụ của ứng dụng đó, như tạo bản ghi CRM từ yêu cầu trò chuyện. ClickUp cũng vận hành máy chủ MCP riêng, do đó ChatGPT, Claude và Cursor có thể tìm kiếm và cập nhật công việc ClickUp của bạn.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Brain chỉ trả lời dựa trên danh sách cố định gồm 12 ứng dụng được kết nối. Các trang Notion xuất hiện trong kết quả Tìm kiếm Enterprise, nhưng Brain và Super Agents không thể đọc chúng để trả lời câu hỏi. Một nhóm có cơ sở kiến thức chính được lưu trữ trên Notion sẽ nhận được các liên kết thay vì câu trả lời.

Người dùng thực tế nói gì về ClickUp

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Điều tôi thích nhất ở ClickUp là nó mang lại cảm giác giống một không gian làm việc hoàn chỉnh hơn là một công cụ được xây dựng xoay quanh một hàm duy nhất. Chúng tôi có thể sử dụng nó như một nền tảng trung tâm để quản lý dự án, theo dõi công việc, lập tài liệu, liên lạc và tổ chức quy trình làm việc hàng ngày, mà không cần phải dựa vào một ứng dụng riêng biệt cho từng phần của quy trình. Tính linh hoạt của không gian làm việc đặc biệt hữu ích cho một studio nhỏ như của chúng tôi. Các tính năng như Danh sách công việc, Bảng, Tài liệu có thể tùy chỉnh, mối quan hệ giữa các công việc, trạng thái, Trường Tùy chỉnh và bảng điều khiển cho phép chúng tôi cấu trúc các dự án và quy trình làm việc khác nhau theo cách phù hợp với nhu cầu của mình, thay vì ép buộc mọi thứ vào một hệ thống cứng nhắc. Việc kết nối thông tin dự án và tài liệu với chính công việc cũng giúp dễ dàng duy trì bối cảnh tại một nơi duy nhất. Khả năng tích hợp là một lợi ích khác, vì ClickUp có thể kết nối với một số công cụ khác mà chúng tôi đang sử dụng thay vì yêu cầu chúng tôi thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc hiện có. Các tính năng AI của nó cũng hữu ích cho các công việc nhỏ hơn như tóm tắt thông tin, giúp sắp xếp hoặc tinh chỉnh nội dung, đồng thời giảm bớt một số công việc lặp đi lặp lại liên quan đến việc quản lý dự án và tài liệu.

4. Gemini Enterprise (Phù hợp nhất cho các nhóm Google Workspace cũng sử dụng Microsoft 365)

Các nhóm sử dụng Google Workspace không lưu trữ mọi thứ trên Drive. Hợp đồng của họ có thể được lưu trữ trên OneDrive, trong khi ghi chú cuộc họp được lưu trữ trên Notion. Gemini Enterprise kết nối với Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot, Notion, Slack, Jira, GitHub và nhiều nền tảng khác. Công cụ này dựa trên dữ liệu của công ty để đưa ra câu trả lời và tạo nội dung, giúp các nhóm làm việc hiệu quả ngay cả khi dữ liệu được phân tán trên OneDrive và Google Drive.

Cùng một công cụ trò chuyện có thể xử lý các công việc rất khác nhau. Một trưởng bộ phận vận hành có thể trích xuất dữ liệu hàng tồn kho từ OneDrive, Google Drive và Box, tạo danh sách công việc bán chạy nhất trong tuần và đánh dấu bất kỳ mặt hàng nào có số lượng dưới 500 đơn vị. Một nhân viên bán hàng có thể soạn thảo các nội dung tiếp cận khách hàng dựa trên bối cảnh từ Confluence, Notion và Slack. Đối với các chiến dịch, Nano Banana tạo ra hình ảnh dựa trên ảnh sản phẩm và hướng dẫn thương hiệu của bạn.

Gemini Enterprise cũng hỗ trợ các quy trình làm việc nhiều bước trải dài trên nhiều ứng dụng. Google không sử dụng các lời nhắc, kết quả đầu ra hoặc dữ liệu công ty của bạn để huấn luyện các mô hình của mình. Model Armor, lớp bảo vệ tích hợp sẵn, chặn nội dung độc hại và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Phiên bản Business đi kèm với các tính năng quản trị cơ bản. Quản trị viên có thể thêm hoặc xóa thành viên, chọn các trình kết nối mà nhóm có thể sử dụng, cũng như bật hoặc tắt tính năng chia sẻ qua trò chuyện. Nhân viên không thể kết nối dữ liệu cá nhân của mình với bất kỳ dịch vụ nào chưa được quản trị viên phê duyệt. Để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ cấp doanh nghiệp, bạn cần sử dụng phiên bản Standard hoặc Plus, được mua thông qua đội ngũ bán hàng của Google.

Người dùng thực tế nói gì về Gemini Enterprise doanh nghiệp

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) gọn gàng, phù hợp một cách tự nhiên với quy trình làm việc hàng ngày của chúng tôi. Khả năng tích hợp sâu với Google Workspace và các cơ sở dữ liệu bên ngoài giúp việc truy xuất dữ liệu diễn ra mượt mà, trong khi hiệu suất tổng thể nhanh chóng và phản hồi tốt. Chúng tôi đã nhận thấy tỷ lệ giá cả / lợi tức đầu tư (ROI) rất tốt nhờ thời gian tiết kiệm được từ các công việc thường ngày, và các tài nguyên hỗ trợ / hướng dẫn triển khai xuất sắc đã giúp toàn bộ nhóm của chúng tôi nhanh chóng làm quen và bắt nhịp công việc.

5. Guru (Phù hợp nhất cho các nhóm cần câu trả lời đã được người thật xác minh)

Guru coi kiến thức doanh nghiệp là tài sản do con người duy trì, với tính năng tìm kiếm được tích hợp trên nền tảng đó. Nền tảng này kết nối với hơn 100 công cụ, bao gồm Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Zendesk, Confluence và SharePoint, đồng thời tổ chức các kết quả tìm kiếm thành một lớp kiến thức được quản lý tập trung. Mỗi câu trả lời đều đi kèm với nguồn trích dẫn và nguồn gốc. Quyền truy cập được kế thừa từ các hệ thống hiện có của bạn và được áp dụng theo thời gian thực.

Khi chính sách đổi trả của đội ngũ hỗ trợ thay đổi, chủ sở hữu chỉ cần điều chỉnh một lần trong Guru, và thay đổi đó sẽ được áp dụng cho mọi công cụ lấy dữ liệu từ Guru. Điều này bao gồm các trợ lý và đại lý AI khác, những công cụ này truy cập cùng một lớp kiến thức qua MCP mà không cần thiết lập lại quyền truy cập cho từng công cụ.

Hơn nữa, Guru được thiết kế dành cho các nhóm mà ở đó một câu trả lời sai có thể gây ra hậu quả, chẳng hạn như bộ phận hỗ trợ, nhân sự và tuân thủ. Chủ sở hữu nội dung cài đặt khoảng thời gian xác minh, do đó một trang chính sách sẽ có ngày hết hạn và được đưa ra xem xét lại trước khi thông tin trở nên lỗi thời. Về mặt quản trị, Guru đã được kiểm toán theo tiêu chuẩn SOC 2 Loại II và hỗ trợ các yêu cầu của HIPAA và GxP.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Guru phụ thuộc vào việc mọi người luôn cập nhật thông tin. Quá trình thiết lập được xác định trong một cuộc gọi, với các kỹ sư giải pháp của Guru thiết kế kiến trúc kiến thức cho bạn. Sau khi ra mắt, một thành viên trong nhóm của bạn phải xem xét các trang được đánh dấu và đảm bảo tính chính xác của các câu trả lời. Một nhóm không có người chịu trách nhiệm rõ ràng về kiến thức được chia sẻ sẽ phải đối mặt với nhiều quy trình hơn mức cần thiết. Đây là công việc mà người quản lý cơ sở kiến thức thường đảm nhận.

Người dùng thực tế nói gì về Guru

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Điểm nổi bật nhất của Guru là khả năng tích hợp mượt mà vào quy trình làm việc hàng ngày của tôi. Việc có thể truy cập ngay lập tức vào các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và hướng dẫn khắc phục sự cố đã được xác minh và cập nhật mới nhất — mà không cần phải chuyển khỏi tab hiện tại hay lục lọi các tài liệu cũ — giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giải quyết các trường hợp của khách hàng nhanh hơn rất nhiều.

6. Slack (Phù hợp nhất cho các tổ chức nơi Slack đã là cổng thông tin chính để thực hiện công việc)

Đối với các nhóm đã quen với việc đặt câu hỏi trên Slack suốt cả ngày, tính năng tìm kiếm doanh nghiệp sẽ đưa câu trả lời đến ngay tại nơi đó. Khi tìm kiếm, hệ thống sẽ thu thập kết quả từ các ứng dụng được kết nối như Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint và Salesforce. Các câu trả lời từ AI của Slack sẽ xuất hiện ở đầu trang kết quả. Bạn có thể đặt câu hỏi một cách đơn giản, chẳng hạn như “Trạng thái của Dự án Acme hiện tại ra sao?”, thay vì phải đoán các từ khóa.

Kết quả tìm kiếm là riêng tư cho từng người dùng. Mỗi thành viên kết nối tài khoản cá nhân của mình với từng nguồn dữ liệu, do đó tính năng tìm kiếm và Slackbot chỉ hiển thị nội dung mà người đó đã có quyền truy cập. Người dùng khách cũng có thể sử dụng tính năng tìm kiếm doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn đã triển khai các ứng dụng Google Drive, OneDrive và SharePoint trong Slack, các thành viên có thể được kết nối tự động với các nguồn dữ liệu này. Người dùng có thể bắt đầu tìm kiếm mà không cần thiết lập thêm.

Khi một kỹ sư tìm kiếm quyết định phát hành, kết quả có thể hiển thị yêu cầu Hợp nhất trên GitHub và tài liệu kỹ thuật trên Google Drive ngay bên cạnh chủ đề thảo luận nơi nhóm đã thống nhất về thay đổi đó. Slack cũng đang bổ sung các tính năng trợ lý ảo bên cạnh chức năng tìm kiếm, nội dung này được chúng tôi đề cập trong bài viết về các trợ lý ảo AI của Slack.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Tính năng tìm kiếm trên các ứng dụng khác chỉ dành riêng cho gói cao cấp nhất của Slack. Các nhóm sử dụng gói Pro và Business+ chỉ có thể sử dụng tính năng tìm kiếm bằng AI trên tin nhắn và tệp tin trong Slack. Để biến Slack thành một giải pháp thay thế thực sự cho Dash, bạn cần sử dụng gói Enterprise+ hoặc Enterprise Grid kèm theo tiện ích bổ sung Slack AI phiên bản cũ.

Người dùng thực tế nói gì về Slack

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi thấy việc duy trì liên lạc trên Slack khá dễ dàng vì mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng. Việc sử dụng các kênh cho phép người dùng phân tách các cuộc thảo luận khác nhau tùy theo chủ đề, trong khi tin nhắn trực tiếp lại thuận tiện hơn khi cần giao tiếp tức thì. Ứng dụng này cũng rất tiện lợi vì người dùng có thể dễ dàng gửi tệp tin và tìm kiếm các cuộc thảo luận trước đây.

7. Notion AI (Phù hợp nhất cho các nhóm đã sử dụng Notion làm wiki)

Một nhân viên mới hỏi Notion AI về quy trình phát hành sản phẩm. Notion hướng dẫn họ đến trang “Cách chúng tôi phát hành” mà người phụ trách đào tạo đã xem xét vào tháng trước, chứ không phải bản nháp của năm ngoái. Các trang đã được xác minh sẽ hiển thị biểu tượng đặc biệt trong kết quả tìm kiếm và các trích dẫn của AI, giúp người dùng phân biệt được câu trả lời đã được xem xét với câu trả lời cũ. Đối với các nhóm đã sử dụng Notion làm wiki, đây chính là lý do thuyết phục nhất để tiếp tục sử dụng tính năng tìm kiếm trên nền tảng này.

Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp, có sẵn từ Gói Doanh nghiệp trở lên, mở rộng phạm vi tìm kiếm vượt ra ngoài Notion. Tính năng này tìm kiếm trong không gian làm việc của bạn cùng với các công cụ được kết nối như Slack, Microsoft Teams và GitHub. Sau đó, Notion Agent có thể phát triển câu trả lời đó hơn nữa, bằng cách sử dụng bối cảnh từ Notion, các ứng dụng được kết nối và web để hoàn thành các công việc nhiều bước.

Công nghệ AI này cũng hỗ trợ các công việc diễn ra bên ngoài wiki. Tính năng AI Meeting Notes ghi chép và tóm tắt các cuộc họp mà không cần sự tham gia của bot. Các Custom Agents tự động xử lý các công việc lặp đi lặp lại, như phân loại yêu cầu hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu. Kết quả đầu ra của chúng sẽ được hiển thị trên chính các trang mà nhóm của bạn đã quen thuộc khi tìm kiếm.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Ghi chú: Gói Miễn phí và Plus bao gồm bản dùng thử Notion AI. Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp chỉ có sẵn từ gói Business trở lên.

Đánh giá

Hạn chế: Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp vẫn đang trong giai đoạn beta. Notion đặt nhãn "beta" trên trang giá của chính mình, cùng với một số kết nối khác. Một nhóm cần thông tin chủ yếu từ các công cụ bên ngoài Notion đang phải dựa vào các tính năng beta để thực hiện nhiệm vụ cốt lõi của một giải pháp thay thế Dash.

Người dùng thực tế nói gì về Notion

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) của Notion rất phong phú. Nếu bạn mới sử dụng Notion, tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn. Có rất nhiều tính năng mà bạn có thể thực hiện với Notion, nhưng điều này cũng dễ khiến công việc trở nên lộn xộn. Tích hợp Claude MCP đã giúp tôi rất nhiều trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu và không gian làm việc hiệu quả cho nhóm của chúng tôi. Các tính năng AI của Notion cũng rất đa dạng, có thể được sử dụng như công cụ hỗ trợ hoặc hướng dẫn để tận dụng tối đa nền tảng này. Về hỗ trợ, tôi chưa bao giờ thực sự phải sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận này vì có rất nhiều thông tin sẵn có và không có vấn đề nào mà MCP không thể giúp tôi giải quyết. Về giá cả và ROI, chúng tôi sử dụng Notion trên toàn công ty nên tôi có thể khẳng định rằng chúng tôi đã thu được ROI. Về hiệu suất, tôi phải thừa nhận rằng mình chưa khám phá đủ các tính năng báo cáo để đưa ra chế độ xem chính xác.

8. Dust (Phù hợp nhất cho các nhóm đang phát triển các tác nhân tùy chỉnh dựa trên dữ liệu của công ty)

Một trưởng bộ phận vận hành bán hàng muốn có bản tóm tắt hàng tuần về các ghi chú mới của đối thủ cạnh tranh mà không cần phải viết tay. Trong Dust, họ chỉ cần tạo một "agent" một lần. "Agent" này sẽ quét dữ liệu từ Notion và Google Drive của nhóm, chạy theo lịch trình đã định và đăng bản tóm tắt lên nơi mà nhóm có thể tái sử dụng. Dust được xây dựng dựa trên các "agent" như thế này. Tính năng tìm kiếm là một bước trong quy trình làm việc, và xu hướng này cũng đang xuất hiện trong các "agent" AI dành cho các cuộc họp.

Mỗi đại lý đều có các kỹ năng, kiến thức và công cụ riêng. Các nhóm có thể lựa chọn từ hơn 20 mô hình của OpenAI, Anthropic, Google, Mistral và DeepSeek, đồng thời chọn mô hình phù hợp cho từng đại lý. Dust kết nối với Slack, Notion, GitHub, Drive và nhiều nền tảng khác, cũng như bất kỳ công cụ nào khác thông qua MCP. Các đại lý cũng có thể tìm kiếm, truy vấn và trích xuất dữ liệu từ các nguồn này thay vì chỉ trả về danh sách các liên kết.

Dust cung cấp cho các nhóm không gian làm việc chung để hợp tác với các đại lý. Pods là các không gian làm việc cộng tác có bối cảnh chung, giúp nhóm dự án làm việc dựa trên cùng một bối cảnh thay vì phải giải thích lại trong mỗi cuộc trò chuyện. Kết quả đầu ra của đại lý có thể trở thành một Frame — một bảng điều khiển tương tác hoặc ứng dụng nhỏ mà nhóm có thể mở và tái sử dụng. Dữ liệu được lưu trữ tại Hoa Kỳ hoặc Liên minh Châu Âu, tùy thuộc vào khu vực lưu trữ mà bạn chọn.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Gói Doanh nghiệp tự phục vụ chỉ cho phép kết nối tối đa ba nguồn dữ liệu của công ty. Việc thay thế Dash thường đòi hỏi phải hỗ trợ nhiều ứng dụng hơn thế, điều này khiến hầu hết các nhóm phải chuyển sang Gói Enterprise do bộ phận bán hàng hỗ trợ.

Người dùng thực tế nói gì về Dust

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Dust mang đến cho tôi toàn bộ sức mạnh của AI trong cùng một công cụ. Tôi không cần phải băn khoăn chọn mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) nào hay phải trả phí cho mô hình nào, vì Dust cho phép tôi truy cập tất cả các mô hình đó và sẽ điều chỉnh chúng tùy theo nhu cầu của các trợ lý AI của tôi. Khả năng tích hợp với tất cả các nguồn kiến thức và công cụ khác nhau của tôi khiến công cụ này trở nên cực kỳ cá nhân hóa và cung cấp bối cảnh cho các trợ lý AI của chúng tôi. Đội ngũ hỗ trợ của họ rất nhanh nhạy và quá trình hướng dẫn sử dụng (Onboarding) diễn ra rất hiệu quả. Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến Gaëlle từ nhóm tại Paris, cô ấy đã hỗ trợ chúng tôi khởi động một cách tuyệt vời và đảm bảo chúng tôi tận dụng tối đa công cụ này.

9. Onyx (Phù hợp nhất cho các nhóm cần giải pháp tìm kiếm mã nguồn mở, tự lưu trữ)

Đối với các nhóm không thể gửi dữ liệu công ty lên đám mây của bên thứ ba, Onyx triển khai tính năng tìm kiếm doanh nghiệp và trò chuyện AI ngay trong môi trường riêng của họ. Giải pháp này có thể triển khai trên AWS, GCP, Azure, hệ thống Kubernetes riêng của bạn hoặc máy chủ vật lý, và có thể hoạt động hoàn toàn trong môi trường cách ly (air-gapped). Chỉ mục, các mô hình nhúng và lưu lượng truy cập mô hình đều được giữ hoàn toàn trong phạm vi mà đội ngũ bảo mật của bạn đã kiểm soát.

Vì mã nguồn là mã nguồn mở, nhóm đó có thể kiểm tra toàn bộ mã nguồn từ đầu đến cuối. Điều này khiến Onyx trở thành lựa chọn phổ biến cho các nhóm đang xây dựng chính sách quản lý kiến thức CNTT xoay quanh vấn đề quyền kiểm soát dữ liệu.

Onyx tìm kiếm đồng thời trên tất cả các nguồn được kết nối thay vì từng ứng dụng một. Ví dụ minh họa của chính Onyx là: “Tại sao hóa đơn AWS của chúng ta lại tăng đột biến $40K trong tháng này?” Onyx kiểm tra GitHub, Drive, Slack và Confluence song song và xác định nguyên nhân tăng đột biến là do một cụm thử nghiệm chưa bao giờ được tắt. Câu trả lời trích dẫn kênh Slack, Yêu cầu Hợp nhất và tệp xuất chi phí liên quan. Hơn 50 trình kết nối luôn được đồng bộ hóa, và các quyền truy cập của từng nguồn được áp dụng tại thời điểm thực hiện truy vấn.

Các nhóm không bị ràng buộc với một nhà cung cấp AI duy nhất. Quản trị viên có thể thay đổi mô hình, chỉ định mỗi nhóm sử dụng một mô hình khác nhau hoặc chạy các mô hình mở trên GPU của riêng họ. Ngoài chức năng tìm kiếm, các nhóm có thể xây dựng các tác nhân (agent) với các hướng dẫn, kiến thức và hành động tùy chỉnh để tự động hóa công việc trong các ứng dụng được kết nối. Việc thực thi mã trong trò chuyện giúp xử lý các phép tính và phân tích dữ liệu.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Hạn chế: Việc tự lưu trữ đặt công việc về hạ tầng lên vai nhóm của bạn. Việc nâng cấp, mở rộng quy mô và đảm bảo thời gian hoạt động sẽ trở thành trách nhiệm của bạn thay vì của nhà cung cấp. Một nhóm không có người chuyên trách vận hành hạ tầng sẽ phù hợp hơn với Onyx Cloud hoặc một công cụ được quản lý toàn diện.

Người dùng thực tế nói gì về Onyx

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi đã thử nghiệm Onyx và nó thực sự rất ấn tượng, nhưng tôi cũng đang sử dụng Context Link để kết nối các tài liệu và nguồn thông tin khác với các cuộc trò chuyện AI của mình. Điều tôi thích ở Context Link là nó xử lý các tác vụ RAG giúp tôi, nên tôi chỉ cần yêu cầu AI của mình “lấy bối cảnh về {chủ đề}” là nó sẽ lấy ra thông tin phù hợp nhất. Có thể bạn nên thử xem nếu đang tìm kiếm một quy trình làm việc hiệu quả hơn.

3 lựa chọn thay thế Dropbox Dash khác đáng chú ý

Atlassian Rovo (Đi kèm với các kế hoạch Atlassian Cloud trả phí). Rovo bổ sung các tính năng tìm kiếm, trò chuyện và trợ lý ảo cho các kế hoạch Standard, Premium và Enterprise Cloud của Jira, Confluence và Jira Service Management, mà không cần mua riêng. Điểm hạn chế là nó được thiết kế dành riêng cho các tổ chức sử dụng hệ sinh thái Atlassian, và các hành động AI sẽ tiêu tốn hạn mức tín dụng hàng tháng cho mỗi người dùng.

Moveworks (Giá tùy chỉnh). Moveworks kết hợp tính năng tìm kiếm doanh nghiệp với trợ lý AI chuyên xử lý các yêu cầu từ bộ phận CNTT và Nhân sự, giúp nhân viên tìm kiếm câu trả lời và giải quyết các yêu cầu thường gặp tại một nơi duy nhất. Điểm hạn chế là kích thước quá trình triển khai do đội ngũ bán hàng dẫn dắt, phù hợp với các tổ chức quy mô lớn.

BA Insight (Giá tùy chỉnh). BA Insight kết nối tính năng tìm kiếm doanh nghiệp với SharePoint và các hệ thống khác dành cho các tổ chức muốn tích hợp tính năng tìm kiếm vào cổng thông tin riêng của họ. Điểm hạn chế là đây là cơ sở hạ tầng mà bạn phải tự cấu hình, chứ không phải một ứng dụng mà nhóm có thể kích hoạt chỉ trong một buổi chiều.

Bạn nên thử nghiệm giải pháp thay thế Dropbox Dash như thế nào trước khi chuyển sang sử dụng?

Thử nghiệm hai ứng cử viên cuối cùng trên cùng một bộ câu hỏi thực tế mà nhóm của bạn thường đặt ra, lấy Dash làm tiêu chuẩn tham chiếu, và chấm điểm từng câu trả lời theo cùng một cách. Bài kiểm tra "content-gravity" ở trên sẽ giúp bạn xác định hai ứng cử viên cuối cùng. Quy trình thử nghiệm bốn bước này sẽ hỗ trợ bạn lựa chọn giữa hai ứng cử viên đó.

Bước 1: Xây dựng bộ câu hỏi kiểm tra gồm 20 câu hỏi

Trích xuất các câu hỏi mà mọi người đã đặt trong tháng qua từ các chủ đề trên Slack, phiếu hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn sử dụng. Sử dụng kết hợp bốn loại sau:

Hãy ghi lại câu trả lời đúng và nguồn tham khảo trước khi bài kiểm tra bắt đầu. Như vậy, việc chấm điểm sẽ dựa trên so sánh với câu trả lời đã biết, chứ không phải là quyết định chủ quan.

Bước 2: Cài đặt một bài kiểm tra công bằng

Kết nối cùng 3 đến 5 nguồn dữ liệu với cả hai công cụ lọt vào vòng chung kết. Chọn một nhóm thử nghiệm gồm 5 đến 10 người từ ít nhất hai nhóm. Bao gồm một người có quyền truy cập hạn chế, chẳng hạn như nhân viên hợp đồng hoặc nhân viên mới. Giữ cho Dash tiếp tục chạy trên cùng các câu hỏi để bạn có được điểm chuẩn. Nếu một công cụ không có bản dùng thử tự phục vụ, hãy yêu cầu nhà cung cấp thực hiện chứng minh khái niệm (proof of concept) trên dữ liệu của riêng bạn.

Bước 3: Chấm điểm cho từng câu trả lời

Bước 4: Ra quyết định dựa trên điểm số

Chỉ cần một sai sót về quyền truy cập cũng đủ để loại bỏ một công cụ, dù nó có đạt điểm cao ở các tiêu chí khác đến đâu. Nếu cả hai công cụ đều vượt qua kiểm tra quyền truy cập, hãy so sánh các câu trả lời chính xác từ nguồn đáng tin cậy cho các câu hỏi về quyết định và câu hỏi có câu trả lời đã lỗi thời, và ưu tiên các yếu tố này hơn so với các thao tác tra cứu. Sau đó, kiểm tra chỉ số sử dụng: nhân quy mô sử dụng của nhóm thử nghiệm lên tổng số nhân viên của bạn để xác định kế hoạch nào thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bạn nên chọn giải pháp thay thế Dropbox Dash nào?

Giải pháp thay thế Dropbox Dash tốt nhất là giải pháp có thể trả lời các câu hỏi thực tế của nhóm bạn từ nguồn thông tin chính xác. Mỗi công cụ trong danh sách này đều tìm kiếm trong các ứng dụng được kết nối và trích dẫn nguồn thông tin.

Sự khác biệt thể hiện rõ qua nội dung của chính bạn: liệu câu trả lời có xuất phát từ tài liệu hiện tại hay không, liệu quyền truy cập có được duy trì hay không, và liệu người dùng có thể thực hiện hành động dựa trên kết quả tìm kiếm hay không. Hãy triển khai thử nghiệm với hai giải pháp lọt vào vòng chung kết và chọn giải pháp đạt điểm cao nhất.

Nếu chương trình thử nghiệm của bạn cho thấy người dùng tìm được câu trả lời rồi chuyển sang công cụ khác để thực hiện, ClickUp sẽ xử lý cả hai bước này. ClickUp Brain cung cấp câu trả lời từ Không gian Làm việc và các ứng dụng được kết nối, bao gồm cả Dropbox. Sau đó, nó có thể chuyển câu trả lời đó thành một công việc hoặc tài liệu ngay tại cùng một nơi.

Câu hỏi thường gặp về các giải pháp thay thế Dropbox Dash

Dropbox Dash có giá bao nhiêu?

Dropbox Dash for Teams có giá 19 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng tháng hoặc 15 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm, dành cho tối đa 100 người dùng. Dash for Business có giá 35 USD/người dùng/tháng, chỉ thanh toán hàng năm, dành cho các nhóm có hơn 100 người dùng. Dropbox giảm giá 50% cho khách hàng sử dụng các kế hoạch Standard, Advanced, Business và Business Plus.

Dropbox Dash có miễn phí không?

Lưu ý: Dropbox Dash cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày, chứ không phải kế hoạch miễn phí. Sau 30 ngày kể từ khi kết thúc thời gian dùng thử, Dropbox sẽ ngắt kết nối các ứng dụng đã kết nối và xóa lịch sử tìm kiếm cũng như lịch sử trò chuyện; do đó, hãy xuất tất cả dữ liệu cần thiết trước khi thời gian dùng thử kết thúc.

Glean có tốt hơn Dropbox Dash không?

Glean phù hợp hơn với các công ty lớn cần khả năng tìm kiếm trên nhiều ứng dụng và triển khai trên toàn công ty, trong khi Dash phù hợp với các nhóm nhỏ hơn với các kế hoạch tự phục vụ. Glean được bán thông qua bộ phận bán hàng theo mô hình Enterprise Flex được thiết kế dành cho mọi nhân viên. Dash công bố giá cả và giới hạn gói Teams ở mức 100 người dùng.

Phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp cho phép nhân viên tìm kiếm thông tin trên các ứng dụng, tệp tin và cuộc hội thoại của công ty từ một giao diện tìm kiếm duy nhất, đồng thời tuân thủ các quyền truy cập của từng nguồn. Tìm kiếm doanh nghiệp bằng AI bổ sung các câu trả lời được tạo ra kèm theo nguồn trích dẫn ngay trên kết quả tìm kiếm. Các ví dụ bao gồm Glean, Microsoft 365 Copilot, Gemini Enterprise và ClickUp Brain. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo các mẹo tìm kiếm trong cơ sở kiến thức này.

Phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp nào là tốt nhất?

Phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp tốt nhất là phần mềm được tích hợp trực tiếp vào nền tảng lưu trữ phần lớn nội dung của bạn. Microsoft 365 Copilot là lựa chọn hàng đầu cho các nhóm tập trung vào Microsoft, trong khi Gemini Enterprise phù hợp với các nhóm sử dụng Google Workspace. Glean phù hợp với các doanh nghiệp có hệ thống ứng dụng đa dạng và quy mô lớn, còn Onyx là giải pháp lý tưởng cho các nhóm cần tự vận hành hệ thống.

Glean có phiên bản miễn phí không?

Không. Glean không cung cấp kế hoạch miễn phí hoặc công bố giá công khai. Giấy phép được cấp theo từng người dùng thông qua mô hình Enterprise Flex và được báo giá bởi bộ phận bán hàng. Onyx và Dust là hai lựa chọn gần nhất có điểm khởi đầu miễn phí: Onyx cung cấp bản dùng thử miễn phí và lõi mã nguồn mở, còn Dust có loại giấy phép miễn phí.

Lợi ích của tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Tìm kiếm doanh nghiệp giúp giảm thời gian mọi người phải dành ra để tìm kiếm tệp tin và hỏi đồng nghiệp về vị trí của các tài liệu. Cuộc khảo sát “State of Workplace Communication 2025” của ClickUp với hơn 5.000 chuyên gia cho thấy 83% nhân viên làm việc với kiến thức thường bỏ lỡ thông tin quan trọng do chúng nằm rải rác trong các email và trò chuyện.