OneDrive và Google Drive: Công cụ nào giúp tăng năng suất tốt hơn?
Google Workspace

OneDrive và Google Drive: Công cụ nào giúp tăng năng suất tốt hơn?

Lần cuối cùng bạn kiểm tra thư viện ảnh trên điện thoại là khi nào?

Nếu bạn cũng giống như hầu hết chúng ta, có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn bức ảnh quý giá trong điện thoại, bạn sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của việc tìm một nơi lưu trữ kỹ thuật số vĩnh viễn cho chúng. Hãy sử dụng đám mây: Google Drive hoặc OneDrive.

Vấn đề lưu trữ đám mây có tổ chức còn quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp. Từ hợp đồng đến tệp dự án, các công ty cần không gian an toàn để tải lên và bảo vệ tài liệu của mình.

Thật không may, lưu trữ luôn là một thách thức. Và mặc dù là "trên đám mây", nhưng thực tế không phải là không có giới hạn. Đây là lúc bạn bắt đầu suy nghĩ: Lựa chọn nào tốt hơn cho tất cả các tài liệu và tệp của bạn? Trong cuộc đối đầu giữa OneDrive và Google, công cụ nào mang lại hiệu quả cao nhất cho bạn?

Hướng dẫn này đi sâu vào cuộc tranh luận giữa Google Drive và OneDrive, cung cấp tất cả thông tin bạn cần để đưa ra lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của mình.

⏰ Tóm tắt 60 giây

  • Tính năng của OneDrive: Khám phá các tính năng như Tệp theo yêu cầu, Di chuyển thư mục đã biết và lưu trữ đám mây có tổ chức
  • Tính năng của Google Drive: Cải thiện năng suất với tính năng cộng tác thời gian thực, bộ lọc tìm kiếm nâng cao và truy cập ngoại tuyến
  • OneDrive vs. Google Drive: Cả hai đều cung cấp các tính năng tuyệt vời nhưng tích hợp quy trình làm việc bị giới hạn
  • Tích hợp ClickUp: Làm việc liền mạch với các ứng dụng yêu thích của bạn trên một nền tảng duy nhất
  • Tìm kiếm kết nối ClickUp: Tìm tệp trên Google Drive, OneDrive và nhiều nơi khác một cách dễ dàng hơn
  • Tự động hóa ClickUp: Tiết kiệm thời gian với các kích hoạt công việc và hành động quy trình làm việc
  • ClickUp Docs và ClickUp Brain: Tập trung kiến thức và đơn giản hóa việc tạo/lập nội dung với các công cụ AI

OneDrive là gì?

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, tích hợp hoàn hảo với Windows 11. Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft, nó sẽ trở thành vị trí lưu trữ mặc định cho các tài liệu.

Người dùng bắt đầu với 5GB không gian lưu trữ miễn phí trong Dropbox, vừa đủ để khơi dậy sự quan tâm của bạn trước khi Microsoft Office thúc đẩy bạn hướng tới các tùy chọn nâng cấp hấp dẫn.

OneDrive cung cấp không gian lưu trữ cho tệp, ảnh và tài liệu trên nhiều thiết bị. Điểm đặc biệt của nó nằm ở tính năng đồng bộ tự động — chỉ cần lưu một thứ gì đó trên máy tính xách tay, và thế là xong, bạn có thể truy cập nó trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.

🌟 Thông tin thú vị: OneDrive cho phép bạn tiếp tục công việc từ nơi bạn đã dừng lại, cho dù bạn đang ngồi tại bàn làm việc, trên ghế sofa hay đang lén lút làm việc trong giờ con bạn chơi bóng đá.

Theo các đánh giá, hầu hết người dùng OneDrive dường như thích sự tích hợp mượt mà của nó với Microsoft 365. Dưới đây là một đoạn trích từ G2:

Microsoft OneDrive for Business nổi bật nhờ tích hợp liền mạch với Microsoft 365, giúp cộng tác tệp dễ dàng trên Word, Excel và các ứng dụng Office khác.

Microsoft OneDrive for Business nổi bật nhờ tích hợp liền mạch với Microsoft 365, giúp cộng tác tệp dễ dàng trên Word, Excel và các ứng dụng Office khác.

Các tính năng của OneDrive

OneDrive có một số tính năng khá thú vị mà hàng triệu người dùng yêu thích. Hãy cùng phân tích chúng:

Tính năng #1: Tệp theo yêu cầu

Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể xem tệp trực tiếp từ File Explorer mà không cần tải xuống, phải không?

Thật may mắn cho bạn, tính năng Files On-Demand của OneDrive cho phép bạn truy cập tất cả tệp tin của mình chỉ với một cú nhấp chuột mà không cần chiếm dụng dung lượng ổ cứng.

Cần truy cập ngoại tuyến? Chỉ cần nhấp chuột phải và chọn "Luôn giữ trên thiết bị này". Muốn tiết kiệm không gian? Chọn "Giải phóng không gian"

Tệp theo yêu cầu: OneDrive vs Google Drive
qua Microsoft

Đây là hành động cân bằng lưu trữ tối ưu.

📌 Ví dụ: Bạn đang làm việc trên một dự án với một tập dữ liệu khổng lồ được lưu trữ trong OneDrive. Khi đi công tác, bạn chỉ cần một tệp duy nhất trong toàn bộ thư mục. Không thành vấn đề! Tính năng Tệp theo yêu cầu cho phép bạn tải xuống tệp cụ thể đó mà không cần đưa toàn bộ tập dữ liệu vào thiết bị của mình.

Tính năng #2: Tệp đính kèm hiện đại

Nếu bạn từng phải lục lọi vô số tệp đính kèm trong các chủ đề email để tìm kiếm thứ mình cần, thì đây là giải pháp dành cho bạn.

OneDrive tích hợp với Microsoft Outlook, cho phép bạn chia sẻ tệp dưới dạng liên kết thay vì tệp đính kèm dài dằng dặc.

Bạn có thể đặt quyền truy cập trực tiếp trong Outlook, đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang — theo nghĩa đen.

Tệp đính kèm hiện đại: OneDrive vs Google Drive
qua Microsoft

Tính năng #3: Khôi phục tệp

Ai cũng có thể mắc lỗi, nhưng OneDrive luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Với tính năng Khôi phục tệp, bạn có thể quay lại bất kỳ điểm nào trong 30 ngày qua.

OneDrive thậm chí còn cung cấp biểu đồ để theo dõi hoạt động, giúp bạn xác định chính xác thời điểm muốn hoàn tác. Hãy coi nó như một cỗ máy thời gian kỹ thuật số của bạn.

Khôi phục tệp: OneDrive vs Google Drive
qua Microsoft

Tính năng #4: Thùng rác

Dung lượng lưu trữ giới hạn thường đồng nghĩa với việc phải xóa tệp. Nhưng đôi khi, bạn lại cần đến chúng sau này.

Vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn vô tình xóa hoặc làm hỏng một tệp tin?

Tệp đã xóa sẽ được lưu trữ trong Thùng rác của OneDrive trong tối đa 93 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Đây là một tính năng an toàn cho những trường hợp vô tình xóa tệp.

Thùng rác: OneDrive vs Google Drive
qua Microsoft

Tính năng #5: Di chuyển thư mục đã biết

Bạn muốn sao lưu máy tính để bàn và thư mục tài liệu mà không cần động tay?

Tính năng Di chuyển thư mục đã biết đồng bộ các thư mục thường sử dụng trực tiếp vào OneDrive.

Điểm hay nhất là nó có sẵn cho cả người dùng Windows và Mac, giúp việc di chuyển trở nên dễ dàng.

📌 Ví dụ: Máy tính xách tay của bạn bị hỏng đột ngột, nhưng nhờ tính năng Di chuyển thư mục đã biết, các tệp trên máy tính để bàn của bạn đã được sao lưu trong OneDrive. Bạn chỉ cần tải chúng xuống thiết bị mới và tiếp tục công việc từ nơi bạn đã dừng lại.

Giá cả của OneDrive

  • Microsoft 365 Family: $9.99/tháng
  • Microsoft 365 Personal: $6.99/tháng
  • Microsoft 365 Basic: $1.99/tháng
  • OneDrive for Business (Gói 1): 5,00 USD/người dùng/tháng
  • Microsoft 365 Business Basic: 6,00 USD/người dùng/tháng
  • Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/người dùng/tháng

Google Drive là gì?

Google Drive là một trong những giải pháp lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thị trường. Nó được cài đặt sẵn cùng với các công cụ khác của Google và cung cấp không gian lưu trữ đám mây miễn phí, đồng thời là công cụ không thể thiếu của nhiều người dùng để lưu trữ dữ liệu và tệp tin cá nhân.

Tuy nhiên, Google Drive vượt xa phạm vi cá nhân và cung cấp nhiều tùy chọn lưu trữ cho mục đích kinh doanh. Tính năng đồng bộ với G-Suite khiến Google Drive trở thành lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp được hưởng lợi từ các tính năng đi kèm của Google.

🌟 Thông tin thú vị: Dưới đây là khả năng lưu trữ của Google Drive: Bạn có thể lưu trữ 1,02 triệu ký tự trong một tài liệu, 10 triệu ô trong một trang tính và tối đa 100 MB trong một trang trình chiếu. Đó là rất nhiều dung lượng cho công việc hoặc video về chú mèo đáng yêu của bạn!

Điểm cộng nữa là gì? Nó được trang bị các công cụ dựa trên AI để tăng năng suất, từ cộng tác thời gian thực đến đề xuất tệp thông minh.

Theo các đánh giá gần đây, người dùng Google Drive yêu thích tính linh hoạt và bảo mật của công cụ này, cũng như khả năng lưu trữ các tệp, chẳng hạn như video HD, với chất lượng gốc. Lấy ví dụ như đánh giá của Gartner:

Google Drive là một lựa chọn an toàn và bảo mật để sử dụng. Bạn có thể lưu các tệp lớn như video, ảnh, pdf và các tệp khác vào Lưu trữ đám mây Google Drive và truy cập chúng từ mọi nơi.

Google Drive là một lựa chọn an toàn và bảo mật để sử dụng. Bạn có thể lưu các tệp lớn như video, ảnh, pdf và các tệp khác vào Lưu trữ đám mây Google Drive và truy cập chúng từ mọi nơi.

Các tính năng của Google Drive

Google Drive cho phép bạn quản lý, cộng tác và truy cập tệp từ mọi nơi. Dưới đây là tổng hợp các tính năng tốt nhất của Google Drive:

Tính năng #1: Dễ dàng chia sẻ tệp

Google Drive đơn giản hóa việc chia sẻ tệp với các quyền truy cập có thể tùy chỉnh. Chọn xem người khác có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa và đặt ngày hết hạn cho quyền truy cập được chia sẻ.

📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang chia sẻ một bản đề xuất với khách hàng. Để đảm bảo an toàn, bạn có thể đặt quyền truy cập để họ chỉ có thể xem tài liệu — không thể chỉnh sửa vô tình — và đảm bảo quyền truy cập sẽ hết hiệu lực sau một tuần.

Chia sẻ tệp dễ dàng: OneDrive vs Google Drive

qua Google

Tính năng #2: Cộng tác thời gian thực

Làm việc cùng đồng nghiệp trên Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày Google đồng thời. Xem các thay đổi ngay khi chúng xảy ra, loại bỏ rắc rối khi gửi các phiên bản cập nhật qua lại.

Điều này có nghĩa là bạn và nhóm của bạn có thể cập nhật báo cáo bán hàng cho bản trình bày khẩn cấp mà không mất thời gian. Một người điều chỉnh biểu đồ trong Sheets, một người khác chỉnh sửa văn bản trong Docs và một người thứ ba hoàn thiện các trang trình chiếu.

Cộng tác thời gian thực: OneDrive vs Google Drive
qua Google

Tính năng #3: Truy cập ngoại tuyến

Google Drive cho phép bạn bật chế độ ngoại tuyến để chỉnh sửa tệp mà không cần kết nối internet. Khi kết nối lại, các thay đổi của bạn sẽ tự động đồng bộ.

📌 Ví dụ: WiFi trên máy bay rất đắt. Với Google Drive, bạn có thể chuẩn bị bản trình bày cho khách hàng trên đám mây. Với tính năng truy cập ngoại tuyến được bật, bạn có thể chỉnh sửa Google Slides và tự tin hạ cánh, biết rằng công việc của bạn sẽ được đồng bộ ngay khi kết nối lại với Wi-Fi.

Truy cập ngoại tuyến: OneDrive vs Google Drive
qua Google

Tính năng #4: Lịch sử phiên bản

Dễ dàng xem và khôi phục các phiên bản trước của tệp, lưu tới 100 bản sửa đổi hoặc 30 ngày chỉnh sửa.

Vì vậy, lần tới khi ai đó vô tình xóa một phần quan trọng trong phiên brainstorming của bạn, chỉ cần mở lịch sử phiên bản và khôi phục lại phiên bản từ một giờ trước.

Lịch sử phiên bản: onedrive vs google drive
qua Google

Tính năng #5: Tích hợp với Gmail và chuyển đổi tệp

Drive tích hợp liền mạch với Gmail, cho phép bạn đính kèm tệp Drive vào email hoặc lưu tệp đính kèm Gmail trực tiếp vào Drive.

Bạn cũng có thể chuyển đổi các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint sang định dạng gốc của Google (Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày) để chỉnh sửa và cộng tác nhóm một cách liền mạch.

📌 Ví dụ: Bạn đang gửi một tệp video lớn cho khách hàng? Thay vì phải lo lắng về giới hạn kích thước tệp đính kèm email, chỉ cần đính kèm liên kết Google Drive. Khách hàng có thể truy cập ngay lập tức mà không cần tải xuống.

Giá của Google Drive

  • Miễn phí: 15 GB dung lượng lưu trữ
  • Cơ bản: 1,99 USD/tháng, 100 GB lưu trữ
  • Tiêu chuẩn: 12 USD/người dùng/tháng, 2 TB lưu trữ cho mỗi người dùng
  • Business Plus: 18 USD/người dùng/tháng; 5 TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng

OneDrive và Google Drive: So sánh tính năng

Chọn giữa OneDrive và Google Drive giống như chọn giữa hai món tráng miệng yêu thích của bạn — bạn sẽ chọn bánh pho mát hay kem?

Hãy nhanh chóng so sánh các tính năng của chúng để xem công cụ nào phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Tính năng #1: Chia sẻ tệp và cộng tác

⚡ OneDrive: Hãy tưởng tượng bạn đang làm một báo cáo và sếp muốn xem nó càng sớm càng tốt. Với sự tích hợp của OneDrive vào Microsoft 365, bạn có thể nhanh chóng chia sẻ liên kết trực tiếp từ Word hoặc Excel, đặt quyền truy cập và gửi qua Outlook. Đây là giải pháp hoàn hảo cho các chuyên gia muốn mọi thứ trong một hệ sinh thái duy nhất.

✨ Google Drive: Bây giờ, hãy tưởng tượng nhóm của bạn đang tập trung quanh máy tính xách tay của họ — tất nhiên là ảo — để cập nhật tài liệu được chia sẻ theo thời gian thực. Một thành viên trong nhóm chỉnh sửa biểu đồ trong Trang tính, trong khi thành viên khác tinh chỉnh văn bản trong Tài liệu, và bạn đang hoàn thiện các trang trình chiếu. Với Google Drive, mọi thay đổi của mọi người đều hiển thị ngay lập tức, khiến nó trở thành công cụ lý tưởng cho các dự án nhóm.

🏆 Người chiến thắng: Google Drive dẫn đầu ở đây nhờ các công cụ cộng tác thời gian thực hoàn hảo cho việc động não và làm việc nhóm.

Tính năng #2: Truy cập ngoại tuyến

OneDrive: Bạn sắp lên máy bay và đột nhiên nhớ ra bản trình bày quan trọng. Đừng lo lắng, tính năng Tệp theo yêu cầu của OneDrive cho phép bạn tải xuống các trang trình bày cần thiết, giúp máy tính xách tay của bạn luôn gọn gàng. Khi bạn ngoại tuyến, vẫn có thể truy cập các tệp đó và bạn có thể đánh dấu chúng để sử dụng ngoại tuyến bất cứ lúc nào.

✨ Google Drive: Trong khi đó, chế độ ngoại tuyến của Google Drive là cứu tinh cho những người hay đi du lịch và thường xuyên đến quán cà phê. Bạn đang soạn thảo một bản đề xuất trong khi nhâm nhi ly cà phê latte ở nơi không có Wi-Fi? Không thành vấn đề. Chỉ cần bật tính năng truy cập ngoại tuyến trước khi ra khỏi nhà, và những thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ một cách kỳ diệu khi bạn kết nối lại mạng.

🏆 Người chiến thắng: Hòa! Cả hai công cụ đều rất tiện lợi khi bạn không có mạng, cho phép bạn làm việc thoải mái bất kể bạn ở đâu.

Tính năng #3: Quản lý lưu trữ

OneDrive: Hãy nghĩ về OneDrive như một người cầu toàn trong nhóm của bạn. Tính năng Known Folder Move (Di chuyển thư mục đã biết) tự động sao lưu máy tính để bàn và tài liệu của bạn, vì vậy ngay cả khi máy tính xách tay của bạn bị hỏng, các tệp của bạn vẫn an toàn và nguyên vẹn trên đám mây. Nó giống như có một trợ lý cá nhân đảm bảo mọi thứ được lưu trữ gọn gàng ở đúng nơi.

✨ Google Drive: Google Drive cũng ấn tượng không kém, đặc biệt là đối với những người có xu hướng để các tệp tin chồng chất. Với các tính năng tìm kiếm và sắp xếp nâng cao, Drive giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý dữ liệu. Bạn cần tìm tệp video khổng lồ đang chiếm không gian quý giá? Drive có thể sắp xếp tệp tin theo kích thước, giúp bạn dọn dẹp nhanh chóng.

🏆 Người chiến thắng: Google Drive. Mặc dù OneDrive rất tốt cho việc sao lưu chủ động, nhưng các công cụ quản lý lưu trữ trực quan và khả năng tìm kiếm của Google Drive giúp việc tổ chức và lấy lại không gian trở nên vô cùng dễ dàng. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai cần sắp xếp cuộc sống kỹ thuật số của mình.

Tính năng #4: Bảo mật

OneDrive: Bảo mật là vấn đề quan trọng, đặc biệt khi xử lý các thông tin nhạy cảm như biểu mẫu thuế hoặc hợp đồng kinh doanh. Personal Vault của OneDrive giống như một két sắt kỹ thuật số — nó thêm các lớp bảo vệ bổ sung cho các tệp quan trọng nhất của bạn. Ngoài ra, tất cả đều được mã hóa và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về dữ liệu.

✨ Google Drive: Google cũng không kém cạnh với các tính năng bảo mật thông minh được hỗ trợ bởi AI. Nó học các tệp nào là nhạy cảm và tự động gắn nhãn để bảo vệ. Quyền truy cập có thể tùy chỉnh và ngày hết hạn liên kết thêm một lớp bảo mật bổ sung.

🏆 Người chiến thắng: OneDrive giành chiến thắng trong vòng này, nhờ tính năng Personal Vault, mang lại cảm giác như có một người bảo vệ cho các tệp tin của bạn.

Tính năng #5: Tích hợp với các công cụ khác

OneDrive: Nếu bạn sống trong thế giới Microsoft, đây là lựa chọn không cần suy nghĩ. OneDrive hoạt động liền mạch với Word, Excel và Teams, có nghĩa là mọi thứ bạn làm sẽ được cập nhật ngay lập tức trên tất cả các ứng dụng. Cần chia sẻ tệp giữa cuộc họp? Dễ dàng thôi, chỉ cần lấy tệp từ OneDrive.

✨ Google Drive: Tích hợp Google Drive với Gmail và Lịch là cứu cánh cho những người làm nhiều việc cùng lúc. Đính kèm tệp Drive trực tiếp vào email hoặc lưu tệp đính kèm Gmail chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn đang lên kế hoạch cho một dự án trong Lịch Google? Liên kết các tệp Drive có liên quan để dễ dàng truy cập.

🏆 Người chiến thắng: Hòa! Nếu bạn là thành viên của Nhóm Microsoft, OneDrive sẽ mang lại cảm giác thân thuộc. Nếu bạn là người yêu thích Google Workspace, Drive sẽ là lựa chọn phù hợp.

OneDrive và Google Drive trên Reddit

Khi người dùng Reddit tham gia cuộc tranh luận về OneDrive và Google Drive, cuộc hội thoại trở nên vô cùng sôi nổi.

OneDrive thường được khen ngợi vì khả năng tích hợp liền mạch với Microsoft 365. Người dùng yêu thích cách nó hoạt động dễ dàng với Word, Excel và PowerPoint, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các chuyên gia đã quen thuộc với hệ sinh thái Microsoft.

Như một người dùng Reddit đã nhấn mạnh:

OneDrive đồng bộ hóa các tệp của bạn từ phiên bản cục bộ lên đám mây và trên các thiết bị nếu bạn muốn. Tính năng này rất hữu ích để khôi phục các phiên bản trước của tệp và cung cấp các tùy chọn khôi phục đáng tin cậy, đặc biệt là với kế hoạch MS 365.

OneDrive đồng bộ hóa các tệp của bạn từ phiên bản cục bộ lên đám mây và trên các thiết bị nếu bạn muốn. Tính năng này rất hữu ích để khôi phục các phiên bản trước của tệp và cung cấp các tùy chọn khôi phục đáng tin cậy, đặc biệt là với kế hoạch MS 365.

Tuy nhiên, cơ chế đồng bộ hóa của nó có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng. Một số người dùng báo cáo rằng OneDrive ghi đè ngẫu nhiên các tài liệu bằng phiên bản cũ hơn khi chuyển đổi giữa các thiết bị, dẫn đến mất dữ liệu và mất nhiều giờ làm lại.

Xem đánh giá này

Tôi nhận thấy OneDrive ngẫu nhiên ghi đè các tài liệu bằng các phiên bản cũ và xóa lịch sử phiên bản. Lỗi này đã gây ra rất nhiều rắc rối cho tôi và nhóm của tôi. Điều này đủ để tôi gỡ cài đặt và quay lại sử dụng bản sao lưu vật lý.

Tôi nhận thấy OneDrive ngẫu nhiên ghi đè các tài liệu bằng các phiên bản cũ và xóa lịch sử phiên bản. Lỗi này đã gây ra rất nhiều rắc rối cho tôi và nhóm của tôi. Điều này đủ để tôi gỡ cài đặt và quay lại sử dụng sao lưu vật lý.

Mặt khác, Google Drive được đánh giá cao nhờ các công cụ cộng tác thời gian thực và thiết kế trực quan. Nhiều người dùng Reddit đánh giá cao khả năng tích hợp liền mạch với Gmail, Google Photos và Tài liệu, giúp nó trở thành một công cụ đa năng cho năng suất và sử dụng cá nhân.

Google có xu hướng sắp xếp mọi thứ vào một nơi. Bạn có thể sử dụng nó cho email (Gmail), hình ảnh và video (Ảnh), làm số điện thoại thứ hai (Voice), cho bảng tính và tài liệu văn bản (Tài liệu), để tổ chức (Lịch) – thậm chí bạn còn có thể sử dụng nó để ghi chú cơ bản (Keep).

Google có xu hướng sắp xếp mọi thứ vào một nơi. Bạn có thể sử dụng nó cho email (Gmail), hình ảnh và video (Ảnh), làm số điện thoại thứ hai (Voice), cho bảng tính và tài liệu văn bản (Tài liệu), để tổ chức (Lịch) – thậm chí bạn còn có thể sử dụng nó để ghi chú cơ bản (Keep).

Tuy nhiên, một số người dùng cảm thấy hệ thống quản lý tệp của nó có thể trở nên lộn xộn do phụ thuộc vào thư mục gốc.

Google Drive thường chuyển sang "chế độ hiệu quả" trên Windows, làm gián đoạn chức năng của nó. Tôi phải buộc đóng và khởi động lại từ Trình quản lý tác vụ để nó hoạt động trở lại. Điều này thật bực bội.

Google Drive thường chuyển sang "chế độ hiệu quả" trên Windows, làm gián đoạn chức năng của nó. Tôi phải buộc đóng và khởi động lại từ Trình quản lý tác vụ để nó hoạt động trở lại. Điều này thật bực bội.

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho OneDrive và Google Drive

Trong khi OneDrive và Google Drive tranh giành vị trí thống trị trong lĩnh vực lưu trữ đám mây, ClickUp trở thành công cụ giải quyết vấn đề.

Tại sao? ClickUp không chỉ là lưu trữ tệp — nó còn giúp tìm kiếm, hiểu, chia sẻ và sử dụng các tệp đó để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Đây là cách Zeb Evans, người sáng lập ClickUp, mô tả tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp.

AI kết nối không chỉ là tìm kiếm tệp; nó còn là mở khóa trí tuệ vô hạn và trao quyền cho các nhóm để tăng năng suất gấp 10 lần bằng cách tự động hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối.

AI kết nối không chỉ là tìm kiếm tệp; nó còn là mở khóa trí tuệ vô hạn và trao quyền cho các nhóm để tăng năng suất gấp 10 lần bằng cách tự động hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối.

Hãy cùng giải mã câu chuyện từ văn phòng của Hazel và Miya. Giống như nhiều người khác, Hazel là một quản lý dự án với các tệp tin nằm rải rác trên Google Drive, OneDrive, Slack và thậm chí cả máy tính để bàn của cô ấy.

Cô ấy đang phải gấp rút hoàn thành bản trình bày cho hội đồng quản trị nhưng không thể nhớ mình đã lưu báo cáo phân tích tháng trước ở đâu hay tài liệu chiến lược tiếp thị quan trọng ở đâu. Cảm giác thất vọng và sự mệt mỏi khi phải chuyển đổi giữa các ứng dụng bắt đầu xuất hiện.

Miya, mặt khác, sử dụng ClickUp cho công việc. Với Tìm kiếm kết nối, Miya không mất thời gian tìm kiếm trên các nền tảng khác nhau.

Cô ấy chỉ cần nhập từ khóa, ClickUp sẽ quét toàn bộ công nghệ của cô ấy, bao gồm Google Drive, OneDrive, Slack và thậm chí cả ổ đĩa cục bộ, để tìm chính xác những gì cô ấy cần.

Tốt hơn nữa, ClickUp cung cấp các bản tóm tắt thông minh để cô ấy có thể tập trung vào những thông tin quan trọng mà không cần đọc toàn bộ tài liệu.

ClickUp vượt trội hơn #2: Tài liệu và AI

Câu chuyện tiếp tục. Ella, bạn của Miya, trưởng nhóm bộ phận sản phẩm, đã mất ngủ vì những email qua lại liên tục và các tài liệu bị thất lạc.

Cô ấy mệt mỏi (điều dễ hiểu) vì phải lục lọi các thư mục để tìm các SOP mới nhất hoặc tài liệu phản hồi của nhóm. Đó là khi Miya giới thiệu ClickUp Docs cho cô ấy.

Với ClickUp Docs, Ella nhanh chóng tập trung kiến thức của nhóm mình. Cô tạo ra các tài liệu trực quan ấn tượng với định dạng văn bản phong phú, hình ảnh nhúng và liên kết đến các công việc liên quan.

🍪 Bonus: Tính năng chỉnh sửa thời gian thực cho phép nhóm của cô ấy làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời — không còn phải chờ đợi "Version_15_Final_FINAL_Finally. docx. "

Khi thực tập sinh của cô vô tình xóa một phần quan trọng, Ella bình tĩnh nhấp vào Lịch sử phiên bản, khôi phục nội dung ban đầu và cứu vãn tình thế.

Với tính năng bình luận, cô ấy lịch sự để lại ghi chú cho thực tập sinh để lần sau cẩn thận hơn (điều này ít gây áp lực hơn so với email chính thức).

Tập trung cơ sở kiến thức của bạn với ClickUp Docs để cải thiện sự hợp tác trong nhóm.

Sau đó, bạn sẽ thấy sự kỳ diệu của ClickUp Brain. Khi Ella cần tóm tắt báo cáo dự án 50 trang của quý trước, trợ lý AI sẽ cô đọng nó thành bản tóm tắt hai đoạn.

ClickUp Brain thậm chí còn soạn thảo văn bản cho bài thuyết trình sắp tới của cô ấy, giúp cô ấy tiết kiệm thời gian làm việc.

Chuẩn bị bản nháp đầu tiên trong vài giây và tinh chỉnh nội dung hiện có của bạn với ClickUp Brain

Nếu cô ấy vẫn đang sử dụng các nền tảng khác, quy trình làm việc của cô ấy sẽ trông như sau:

Tính năngTài liệu ClickUpOneDriveGoogle Drive
Chỉnh sửa thời gian thựcCộng tác dễ dàng cho tất cả người dùngGiới hạn cho các ứng dụng Office 365Hiệu quả, nhưng gắn liền với Google Workspace
Tích hợp công việcKết nối trực tiếp công việc với tài liệuTích hợp cơ bảnYêu cầu sử dụng công cụ của bên thứ ba
Trợ lý AITóm tắt, tạo văn bản và tự động hóa quy trình làm việcChức năng giới hạnTạo văn bản giới hạn
Tùy chọn bảo mậtQuyền truy cập chi tiết và cài đặt bảo mậtTốt nhưng không linh hoạt bằngQuyền truy cập tiêu chuẩn, không ràng buộc quy trình làm việc

ClickUp vượt trội hơn #3: Quản lý và tự động hóa công việc

Chủ nhật đã qua, thứ Hai đã đến, và bạn đang cố gắng nhớ lại 15 việc mà bạn đã hứa sẽ làm vào thứ Sáu.

Quản lý công việc không đơn giản — cho đến khi bạn gặp Quản lý nhiệm vụ ClickUpTự động hóa ClickUp, quản lý công việc không còn đơn giản nữa.

ClickUp là ứng dụng năng suất "tất cả trong một" của bạn. Với ClickUp, bạn có thể tập trung tất cả các công việc của mình, cho dù là công việc lặp lại, phụ thuộc vào các mục hành động khác hay chỉ là những công việc đơn giản như "trả lời email khách hàng".

Chuyển đổi hiệu quả của nhóm bạn với không gian làm việc có thể tùy chỉnh của ClickUp

Mọi thứ đều được lưu trữ trong một không gian làm việc trực quan, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi ai đang làm việc gì, hoặc tệ hơn là họ có đang làm việc hay không.

Đây là điểm nổi bật của ClickUp:

  • Tạo/lập công việc tùy chỉnh: Dễ dàng xác định công việc, công việc con và các phụ thuộc
  • Lịch trình lặp lại: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để chúng xuất hiện chính xác khi cần thiết
  • Cài đặt ưu tiên: Xếp hạng công việc theo mức độ khẩn cấp, đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất

📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang ra mắt một sản phẩm. Bạn tạo một công việc để viết thông cáo báo chí, giao công việc này cho người viết và liên kết nó với một công việc con để thiết kế. Khi người viết hoàn thành phần của mình, trạng thái sẽ chuyển sang "Sẵn sàng thiết kế" và tự động thông báo cho nhà thiết kế để bắt đầu công việc. Thật tuyệt vời, phải không?

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một cách để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch là theo dõi Bảng điều khiển ClickUp. Thay vì cập nhật bảng trắng hoặc chia sẻ các bảng tính dài dằng dặc, bạn chỉ cần liếc nhìn bảng điều khiển.

Một mẹo quan trọng khác mà bạn không nên bỏ lỡ là Tự động hóa ClickUp.

Tạo các kích hoạt và hành động tùy chỉnh để đơn giản hóa công việc với ClickUp Automation

Đây là lý do: Bạn có thể chính thức nói lời tạm biệt với những giờ làm việc thủ công mà bạn (và nhóm của bạn) dành cho các tác vụ lặp đi lặp lại:

  • Thay đổi trạng thái: Khi một công việc chuyển sang trạng thái "Hoàn thành", hệ thống sẽ tự động thông báo cho nhóm và lưu trữ công việc đó
  • Thay đổi người được giao: Thay đổi chủ sở hữu công việc sẽ cập nhật trạng thái của công việc thành "Đang tiến hành" và gắn thẻ người được giao mới
  • Nhắc nhở ngày đáo hạn: Khi thời hạn đến gần, ClickUp sẽ đẩy nhiệm vụ lên đầu danh sách công việc của mọi người và gửi lời nhắc nhở

Giả sử bạn đang quản lý lịch nội dung. Khi trạng thái của một bài đăng trên blog thay đổi thành "Sẵn sàng để xem xét", ClickUp sẽ thông báo cho trình chỉnh sửa, giao nhiệm vụ cho họ và thậm chí đặt thời hạn mới. Không cần email. Không cần ghi chú dán. Chỉ có hiệu quả thuần túy.

Một ví dụ hay khác kết hợp sức mạnh của ClickUp Brain và Tự động hóa là nhập một lời nhắc như "Gửi email chào mừng khi có thành viên mới tham gia" và ClickUp Brain sẽ thiết lập quy trình làm việc kích hoạt hành động cho bạn. Nó giống như có một trợ lý cá nhân hiểu nhu cầu của bạn hơn cả chính bạn.

Ưu điểm thứ 4 của ClickUp: Tích hợp với Google Drive và OneDrive

ClickUp không ở đây để bạn chọn phe, mà là để mọi thứ hoạt động tốt với nhau.

Cho dù bạn đang làm việc trong nhóm Google Drive hay nhóm OneDrive (hoặc đang sử dụng cả hai), ClickUp cho phép bạn tích hợp cả hai công cụ vào không gian làm việc của mình để đạt được sự hợp tác tuyệt vời và năng suất vượt trội.

Tích hợp Google Drive dễ dàng

Với tích hợp Google Drive của ClickUp, bạn có thể đính kèm tệp vào nhiệm vụ, truy cập tài liệu mà không cần rời khỏi ClickUp và thậm chí tạo Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày Google mới trực tiếp từ nền tảng.

Tại sao đây là một bước đột phá:

  • Đính kèm dễ dàng: Kéo và thả tệp Drive của bạn vào nhận xét hoặc mô tả công việc trong vài giây
  • Duyệt từ ClickUp: Điều hướng các thư mục Drive cá nhân hoặc được chia sẻ ngay trong giao diện ClickUp
  • Đồng bộ hóa thời gian thực: Mọi thay đổi bạn thực hiện trong Google Drive sẽ được phản ánh ngay lập tức trong ClickUp

📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang cộng tác trên một bản trình bày tiếp thị. Thay vì chuyển đổi giữa ClickUp và Google Drive, chỉ cần mở bản trình bày từ ClickUp, chỉnh sửa trong Google Slides và bạn đã sẵn sàng.

Tích hợp OneDrive: Đám mây kết hợp với tổ chức

ClickUp hỗ trợ bạn với tích hợp OneDrive nếu bạn thích hệ sinh thái Microsoft.

Bạn có thể liên kết các tệp OneDrive của mình với các nhiệm vụ, xem trước chúng trong ClickUp và giữ mọi thứ luôn có thể truy cập mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng.

Đây là lý do bạn sẽ yêu thích nó:

  • Truy cập tập trung: Đính kèm tệp trực tiếp vào công việc hoặc nhận xét từ OneDrive
  • Tiện lợi trên nhiều nền tảng: Xem trước tài liệu OneDrive, PDF hoặc hình ảnh mà không cần rời khỏi ClickUp
  • Tạo và đính kèm: Tạo tài liệu Office mới (Word, Excel, PowerPoint) trực tiếp từ nhiệm vụ ClickUp

📌 Ví dụ: Giả sử nhóm tài chính của bạn cần một bảng tính ngân sách. Mở một nhiệm vụ trong ClickUp, tạo bảng Excel, và nó sẽ tự động được lưu trong OneDrive và liên kết với nhiệm vụ. Thật hiệu quả phải không?

Khi nghi ngờ, hãy sử dụng ClickUp

Tôi đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và tôi đã tìm thấy nền tảng tốt nhất. Ngay lập tức, tôi cảm thấy ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề của chúng tôi và tạo ra các giải pháp sẵn sàng sử dụng mang lại lợi ích cho chúng tôi theo những cách mà tôi chưa từng tưởng tượng được.

Tôi đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và tôi đã tìm thấy nền tảng tốt nhất. Ngay lập tức, tôi cảm thấy ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề của chúng tôi và tạo ra các giải pháp sẵn sàng sử dụng mang lại lợi ích cho chúng tôi theo những cách mà tôi chưa từng tưởng tượng được.

Điều quan trọng là:

Bạn không chỉ cần một công cụ để tổ chức các tệp tin rải rác trên các ổ đĩa.

Bạn cần một nền tảng quản lý dự án có thể thu thập tất cả thông tin đó, điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu của bạn và chuyển đổi thành quy trình làm việc trực quan đến mức gần như tự động.

Sẵn sàng trải nghiệm điều kỳ diệu? Tạo tài khoản miễn phí trên ClickUp để khám phá cách nó hoạt động với các công cụ yêu thích của bạn như Google Drive và OneDrive!

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả