Bạn đang đọc blog này, có nghĩa là bạn đang sử dụng Notion AI để ghi chú cuộc họp, chuẩn bị Wiki, quản lý dự án hoặc biết về nó.
Notion có một cộng đồng người hâm mộ nhờ các tính năng đa dạng, trở thành công cụ không thể thiếu của 30 triệu người dùng. Trong khi bạn đang gật đầu đồng ý, bạn đã nghe về Notion AI chưa?
Đó là Notion nhưng tốt hơn — mạnh mẽ hơn và tự động hóa hơn. Notion AI mở cho tất cả người dùng, vì vậy không có lý do gì để bạn không thử tính năng AI này.
Trước khi quyết định tính năng AI nào là lựa chọn hàng đầu của bạn, hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu thêm về Notion AI.
Trong quá trình này, chúng tôi sẽ đề cập đến cách sử dụng Notion AI hiệu quả, các mẫu Notion tốt nhất, những giới hạn của Notion AI và một giải pháp thay thế Notion mạnh mẽ mà bạn nên xem xét.
Notion AI là gì?
Notion AI là một trợ thủ thông minh với các tính năng AI giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và năng suất hơn.
Hãy tưởng tượng bạn đang tạo dàn ý cho bài viết blog của mình.
Hãy cung cấp cho Notion AI các thông tin chi tiết như kế hoạch bạn muốn đạt được từ blog và đối tượng mục tiêu của bạn. Truy cập Notion AI và nó sẽ hiển thị một bản phác thảo để bạn chia sẻ ngay với nhóm của mình.
Bạn thấy điều gì đã xảy ra ở đó?
Bạn đã đẩy nhanh quá trình viết — bạn không cần phải dành hàng giờ để nghiên cứu để xác định các điểm chính trong dàn ý. Hãy viết ra những ý tưởng của bạn và tận dụng Notion AI để thực hiện những công việc nặng nhọc.
Các tính năng của Notion AI
Chúng tôi đã đề cập đến sức mạnh của các tính năng AI trong phần trước; hãy cùng đi sâu hơn và khám phá các tính năng còn lại.
Tóm tắt
Phân tích toàn bộ tài liệu để nắm được ý chính trong nháy mắt với bản tóm tắt AI. Sao chép nội dung, dán vào không gian làm việc Notion của bạn và sử dụng '/summarize'. Nếu bạn chỉ muốn tóm tắt một phần, hãy đánh dấu văn bản và nhấp vào 'Ask A'I để nhận kết quả.
Các mục hành động
Chọn các mục hành động từ bản ghi cuộc gọi và ghi chú cuộc họp bằng tính năng hành động trong AI. Tìm hiểu những việc cần làm tiếp theo và hoàn thành đúng hạn.
Định dạng nội dung
Thêm các dấu đầu dòng và yêu cầu AI biến chúng thành một đoạn văn. Hoặc làm ngược lại — tìm các điểm quan trọng từ một tập dữ liệu lớn dưới dạng dấu đầu dòng hoặc tóm tắt chúng trong một bảng.
Tone viết
Tùy chỉnh phong cách viết của bạn bằng cách thay đổi giọng điệu của nội dung hiện có. Làm cho nó nghe chuyên nghiệp hơn hoặc cá nhân hơn. Không cần phải viết lại toàn bộ bản nháp — chỉ cần tinh chỉnh bằng AI.
Dịch
Hãy chia sẻ nội dung với các nhóm trên toàn cầu bằng cách dịch nội dung hiện có sang nhiều ngôn ngữ khác nhau với Notion AI. Bạn không cần phải thuê một công ty bên ngoài.
Notion AI dịch bản sao của bạn và lưu bản nháp trong Không gian Làm việc Notion.
Lỗi viết
Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong nội dung của bạn khi viết trên các công cụ AI như Notion. Trình chỉnh sửa tích hợp sẽ đánh dấu các lỗi để bạn sửa ngay lập tức.
Định nghĩa và từ đồng nghĩa
Định nghĩa các từ lạ khi đọc tài liệu trên Notion bằng cách đánh dấu văn bản. Tương tự, tránh lặp lại cùng một từ quá nhiều lần bằng cách sử dụng từ đồng nghĩa. Chỉ cần đánh dấu văn bản bạn muốn thay thế và diễn đạt ý của mình rõ ràng hơn mà không cần lặp lại.
Cách sử dụng Notion AI hiệu quả?
Bây giờ, bạn chắc hẳn đã biết sức mạnh mà Notion AI mang lại cho công việc hàng ngày của bạn. Hãy cùng khám phá một vài trường hợp sử dụng Notion AI, bắt đầu và nâng công việc của bạn lên một tầm cao mới.
Hợp lý hóa quản lý dự án
Notion đã là một công cụ quản lý dự án phổ biến. AI cho phép các nhóm trong môi trường làm việc hoàn thành công việc nhanh hơn, chi tiết hơn và rõ ràng hơn. Hãy cho họ tự do hơn trong việc tùy chỉnh bối cảnh dự án của mình bằng cách sử dụng các khối AI.
Tạo ID cho các công việc cụ thể để theo dõi chúng hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể tạo các công việc phụ, đặt thông báo cấp trang và thuộc tính mới, cũng như xem trước các thiết kế Figma trong cơ sở dữ liệu. Điều thú vị hơn nữa là tính năng tự động điền AI sẽ tự động tạo các bản cập nhật dự án cho tất cả các thuộc tính của bạn.
Tặng thêm: Mẫu quản lý dự án Notion!
Phát triển ý tưởng
Khi brainstorming ý tưởng để lập kế hoạch cho một dự án hoặc chiến dịch sáng tạo mới, hãy kích hoạt Notion AI với một lời nhắc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang có kế hoạch viết một bài blog mới nhưng gặp khó khăn trong việc viết, hãy yêu cầu Notion AI tạo dàn ý cho bài blog, đồng thời lưu ý những điểm quan trọng nhất mà đối tượng mục tiêu muốn đọc.
Chỉ cần chọn ý tưởng từ menu AI. Trang Notion của bạn sẽ tràn ngập ý tưởng mới, giúp bạn có một khởi đầu mới mẻ.
Tự động hóa các công việc thường ngày
Một trong những trường hợp sử dụng tốt nhất của các công cụ AI như Notion là khả năng giảm thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại để nhân viên của bạn có thể tập trung vào các công việc chiến lược và quan trọng.
Sử dụng máy học, Notion AI có thể trích xuất các số từ nội dung như email, menu ngữ cảnh, bảng đơn giản hoặc các tài sản kỹ thuật số khác.
Tương tự, bạn có thể tạo báo cáo từ cơ sở dữ liệu của mình trong vài giây, thay vì mất hàng giờ nếu làm thủ công. Giảm nỗ lực thủ công là một điểm mạnh giúp Notion chiếm ưu thế. Đọc Notion v/s ChatGPT nếu bạn quan tâm đến phân tích.
Nâng cao hiệu quả giao tiếp
Giao tiếp trong môi trường làm việc toàn cầu là yếu tố quan trọng để xây dựng môi trường làm việc tích cực. Tuy nhiên, sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ là những trở ngại lớn mà bạn có thể vượt qua với Notion và nội dung do AI tạo ra.
Dịch tin nhắn để cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên quốc tế làm việc trong cùng một dự án. Dịch dữ liệu đào tạo và hợp đồng chính thức sang ngôn ngữ địa phương để dễ dàng kết nối với các đối tác và duy trì tính minh bạch.
Các tính năng viết AI cũng hữu ích khi đưa ra thông báo toàn công ty như thông cáo báo chí. Sử dụng Notion để thay đổi giọng điệu nội dung, sửa lỗi chính tả và cải thiện chất lượng viết nói chung.
Tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn
Một yếu tố làm giảm động lực làm việc là khiến nhân viên của bạn cảm thấy bối rối sau cuộc họp hoặc có cảm giác "điều này có thể gửi qua email". Nhân viên có thời gian làm việc giới hạn và không có thời gian cho những cuộc họp vô nghĩa.
Viết ra suy nghĩ của bạn hoặc dán nội dung sơ bộ mà bạn đã chuẩn bị sẵn trong một tài liệu khác vào không gian làm việc Notion của bạn. Sử dụng phím cách và chọn tùy chọn 'tóm tắt' để giữ lại những điểm quan trọng và cần thiết nhất trong văn bản dài.
Với sự trợ giúp của một tùy chọn AI khác, 'mục hành động' sẽ thông báo chính xác cho nhóm của bạn về những việc cần làm sau cuộc họp.
Với tiện ích bổ sung AI, những ý tưởng chưa có cấu trúc của bạn giờ đây trở thành những điểm rõ ràng với chương trình họp chặt chẽ và các công việc cụ thể cho nhân viên.
Tích hợp với các công cụ hiện có
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Notion AI khiến nó trở thành công cụ trí tuệ nhân tạo không thể thiếu là khả năng tích hợp với các công cụ của bên thứ ba. Notion có danh tiếng tốt về khả năng tích hợp với nhiều công cụ, giúp hợp tác trở nên dễ dàng hơn.
Với AI trong Notion, khả năng tích hợp được tăng cường đáng kể. AI cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc có thể tùy chỉnh cho nhiều công cụ để truyền đạt dữ liệu rõ ràng hơn.
Hãy tưởng tượng bạn sử dụng một công cụ khác để quản lý công việc. Bằng cách tích hợp công cụ đó với Notion, AI sẽ phân tích bảng công việc, phân loại công việc một cách thông minh và đề xuất các mối phụ thuộc. Bằng cách này, các công việc của bạn sẽ được tự động sắp xếp theo mức độ ưu tiên và bạn có thể đưa ra quyết định nhanh hơn để lên kế hoạch cho các hành động tiếp theo.
Mẫu Notion AI
Notion AI có thể tốt hơn nữa không? Có. Trong khi AI xử lý phần tự động hóa của các công việc hàng ngày, các mẫu giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng hơn.
Mẫu Notion AI là gì?
Các mẫu Notion AI là các khung hoặc bản thiết kế sẵn sàng sử dụng trong không gian làm việc. Cấu trúc này đã có các ký hiệu giữ chỗ và các yếu tố như bảng, hộp kiểm và danh sách phục vụ cho một công việc cụ thể.
Nếu bạn muốn tạo nội dung trên Notion, hãy chọn mẫu phù hợp và bắt đầu.
Ví dụ, bạn đang thuê một chuyên gia tư vấn truyền thông xã hội để quản lý toàn bộ các bài đăng trên mạng xã hội.
Để tạo mô tả công việc, hãy chọn mẫu mô tả công việc Notion có phần giới thiệu công ty và các vị trí công việc. Điền thông tin chi tiết cho từng phần theo mong đợi của bạn đối với vai trò đó. Sử dụng Notion AI để tự động tạo văn bản cho vai trò đó.
Với các mẫu có sẵn và AI, bạn không cần phải làm mọi việc từ đầu, giúp tăng năng suất của bạn.
Các mẫu Notion AI tốt nhất
Notion cung cấp hơn 10.000 mẫu để bạn lựa chọn. Đó là một phạm vi ấn tượng để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn.
Dưới đây là năm mẫu Notion AI hàng đầu mà bạn nên xem xét khi làm việc trong dự án tiếp theo. Danh sách này không phải là danh sách đầy đủ, và chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo các nguồn khác như Thomas Frank, một trong những người tạo mẫu Notion giỏi nhất, để tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Mẫu ghi chú cuộc họp
Mẫu này là bố cục hoàn hảo để ghi chép các ghi chú cuộc họp và hợp lý hóa quy trình. Nó có các phần như chương trình nghị sự, người tham dự, các điểm hành động và công việc cần theo dõi. Công cụ AI của Notion có các phần rõ ràng để ghi chú, theo dõi công việc, phân công trách nhiệm và giám sát hiệu suất của các thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Mẫu lập kế hoạch blog
Mẫu này lý tưởng cho nhóm nội dung của bạn để lập kế hoạch, quản lý và xem xét nội dung. Các mẫu cơ sở dữ liệu như trình lập kế hoạch blog trở thành điểm tham chiếu duy nhất để nhóm của bạn sắp xếp các bài đăng blog theo trung tâm. Sử dụng Notion AI, các nhà văn của bạn sẽ xác định từ khóa và nhận gợi ý về cấu trúc nội dung.
Mẫu thu thập phản hồi
Đây là một trong những mẫu miễn phí do Notion cung cấp. Nhận phản hồi là điều cần thiết cho sự phát triển kinh doanh của bạn — từ nhân viên, khách hàng tiềm năng hoặc người dùng hiện tại. Với mẫu này, bạn có thể thu thập và sắp xếp thông tin đầu vào mà không cần làm thủ công. Sau khi hoàn thành, Notion AI sẽ xác định các chủ đề lặp lại và cung cấp thông tin chi tiết.
Mẫu theo dõi mục tiêu
Theo dõi mục tiêu của nhóm và cập nhật tiến độ. Nhóm các mục tiêu theo dự án, giám sát các bước thực hiện của nhóm và trực quan hóa tiến độ dưới dạng biểu đồ hoặc bảng đơn giản.
Tiếp cận khách hàng
Viết lách có thể là một công việc khó khăn đối với nhân viên bán hàng. Nếu bạn đang có kế hoạch viết email cho khách hàng để thông báo về việc tăng giá, bạn thường sẽ liên hệ với nhóm tiếp thị hoặc nhóm nội dung để giúp viết email.
Chúng tôi có một mẹo tăng năng suất cho bạn mà không cần liên hệ với các nhóm khác.
Với Notion AI, hãy điền thông tin công ty vào mẫu tiếp thị bán hàng, thêm các chủ đề bạn muốn đề cập (tăng giá) và để Notion AI làm phần còn lại.
Hãy tưởng tượng bạn là một công ty phần mềm kế toán đang lên kế hoạch tiếp cận tất cả khách hàng vào cuối năm. Dòng nhắc sau đây là một trong số ít ví dụ về cách sử dụng Notion AI.
Thông tin công ty – Hayes Corp. , chúng tôi xây dựng một phần mềm kế toán hiện đại, tiên tiến, dựa trên đám mây cho các công ty. Đối tượng mục tiêu của chúng tôi là các giám đốc tài chính và quản lý tài chính. Phần mềm của chúng tôi dành cho các nhóm tài chính để giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng và bớt nhàm chán.
Chủ đề – Kế toán dựa trên đám mây, năm mới = kế hoạch mới, phần mềm kế toán rẻ tiền, và thay đổi giọng điệu thành ấm áp nhưng vẫn chuyên nghiệp và uy quyền.
Giới hạn khi sử dụng Notion AI
Giống như các công cụ khác trong ngành AI, Notion AI cũng có những giới hạn. Để sử dụng Notion AI hiệu quả, bạn nên biết những giới hạn của nó trước khi bắt đầu.
Giới hạn sử dụng: Notion AI có thể hạn chế bạn sử dụng các tính năng của nó với mục đích duy nhất là đảm bảo hiệu suất tối ưu cho mọi người
Hàm trò chuyện: Nếu bạn cần trợ giúp trong khi sử dụng các tính năng của Notion AI hoặc gặp khó khăn trên trang Notion, bạn có thể phải tự tìm hiểu vì không có hàm trò chuyện tích hợp sẵn
Độ khó học: Độ khó học cao và người dùng lần đầu tiên sẽ mất một thời gian để làm quen với giao diện như menu khối và các tính năng AI khác
Hãy cùng khám phá một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho Notion, giúp khắc phục những hạn chế của Notion AI.
Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế Notion AI tốt nhất cho nhóm của bạn
Notion AI là một tài nguyên hấp dẫn với các cách thực tế để tổ chức công việc và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Tuy nhiên, sự phong phú của các tính năng khiến Notion trở nên quá sức đối với người dùng mới.
Về vấn đề đó, đây là tổng quan nhanh về ClickUp thân thiện với người mới bắt đầu, một trong những lựa chọn thay thế Notion AI tốt nhất.
ClickUp AI và Tài liệu
Tính năng ClickUp AI và Docs kết hợp với nhau để biến một trang trống thành bản nháp chứa đầy nội dung và thông tin hữu ích bằng cách sử dụng tự động hóa.
Lập kế hoạch, quản lý, tổ chức và hợp lý hóa quá trình viết của bạn từ đầu đến cuối với giải pháp thay thế Notion AI này.
Sử dụng các công cụ AI được thiết kế thủ công
Một mặt, việc viết tài liệu là một quá trình tốn thời gian và đòi hỏi nghiên cứu kỹ lưỡng.
Mặt khác, ClickUp có một mảng các công cụ được thiết kế cho các nhóm hoặc mục đích cụ thể và tạo nội dung bằng AI.
Hãy tưởng tượng nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn muốn tạo báo cáo trạng thái.
Họ phải chọn 'Hỗ trợ' từ menu thả xuống công cụ AI và chọn Báo cáo trạng thái từ các tùy chọn. Sau đó, họ chia sẻ hướng dẫn với AI về những gì họ muốn có trong báo cáo.
Báo cáo trạng thái sẽ sẵn sàng khi họ nhấp vào nút 'Tạo'. Từ đây, nhóm sẽ tinh chỉnh nội dung, thêm dữ liệu, đánh dấu văn bản quan trọng và chia sẻ báo cáo này với lãnh đạo.
Tóm tắt nội dung
Một trong những tính năng thiết yếu nhất của công cụ viết AI là tính năng tóm tắt, giúp cắt bớt những phần không cần thiết và tập trung vào những nội dung cơ bản, bất kể bạn đang tạo tài liệu gì.
Giả sử bạn dán nội dung từ một báo cáo dài vào tài liệu ClickUp, nhưng bạn chỉ quan tâm đến những thông tin quan trọng. Thêm nội dung này vào phần giới thiệu của tài liệu bằng cách sử dụng 'Chèn khối tóm tắt'. Tương tự, tái tạo phản hồi AI nếu bạn không hài lòng với kết quả hoặc cho AI biết việc cần làm tiếp theo.
Dịch nội dung
Cho dù là giao tiếp với nhóm toàn cầu hay thực hiện chiến dịch tiếp thị qua email dành riêng cho một quốc gia, hãy dịch nội dung để làm cho nó trở nên cá nhân hơn đối với khán giả địa phương của bạn.
Bắt đầu bằng cách mở nội dung hiện có của bạn trên ClickUp Docs.
Đánh dấu văn bản, nhấp vào "Dịch" và chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch nội dung. Chèn trực tiếp nội dung đã được bản địa hóa này vào một địa điểm mở bằng tùy chọn "Chèn". Ngoài ra, bạn có thể tạo văn bản mới nếu không hài lòng với kết quả.
Ngoài những gì chúng tôi đã đề cập ở đây, ClickUp AI là một trợ lý viết và công cụ chỉnh sửa tài liệu hoàn chỉnh, giúp bạn sửa lỗi ngữ pháp và chính tả. Làm cho nội dung của bạn ngắn gọn hơn hoặc dài hơn, và định dạng tài liệu bằng các khối nội dung như tiêu đề và bảng.
ClickUp AI và Nhiệm vụ
Là một tiện ích bổ sung AI, ClickUp AI đóng vai trò quan trọng trong việc hiển thị toàn bộ công việc của bạn mà không làm phức tạp mọi thứ. Giảm thời gian tổ chức và giám sát công việc để tập trung vào các nhiệm vụ phân tích hơn.
Trích xuất công việc
Tải lên tài liệu và ClickUp AI sẽ tự động trích xuất các nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần thực hiện. Bạn không cần phải xem xét từng đoạn nội dung để phân công nhiệm vụ cho nhóm của mình.
Tổ chức và hợp tác
ClickUp AI tạo danh sách công việc sau khi trích xuất các nhiệm vụ từ tệp của bạn. Danh sách công việc này sắp xếp các nhiệm vụ một cách gọn gàng và chia sẻ chúng với nhóm của bạn để hợp tác. Điều này cho phép bạn và nhóm của bạn di chuyển nhanh chóng; sử dụng tính năng 'sắp xếp và hợp tác' để lấp đầy khoảng trống giữa kế hoạch và thực hiện.
Ví dụ: Giám đốc tiếp thị yêu cầu bạn chuẩn bị chiến lược GTM cho một sản phẩm mới ra mắt trong vòng một tuần. Sao chép và dán nội dung email, ClickUp AI sẽ lên lịch danh sách công việc cho nhóm của bạn để họ có thể thực hiện và hoàn thành đúng hạn.
Tính năng chuyên nghiệp: Mẫu tài liệu kỹ thuật cho các tổ chức bận rộn
Tài liệu kỹ thuật rõ ràng và súc tích giúp giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ. Thay vì phải viết mã để lấy dữ liệu từ các tài liệu khác nhau, các mẫu của ClickUp rất đơn giản và là điểm khởi đầu tuyệt vời cho mọi người trong tổ chức.
Ngay cả đối với nhân viên mới chịu trách nhiệm bảo trì sản phẩm, khắc phục sự cố và xây dựng cơ sở kiến thức wiki, các Mẫu Tài liệu Kỹ thuật của ClickUp sẽ giúp nhóm và khách hàng của bạn hài lòng.
Hãy nhìn xa hơn Notion AI: Chọn ClickUp để có kết quả tốt nhất
Để Notion AI phát huy tác dụng, bạn phải kiên nhẫn. Quá trình học tập khó khăn, thiếu hỗ trợ trò chuyện và giới hạn sử dụng sẽ khiến công việc của bạn với các công cụ viết AI trở nên khó khăn hơn là dễ dàng trong dài hạn.
Nếu Notion AI đang chiếm nhiều thời gian và năng lượng của bạn, đã đến lúc chuyển sang ClickUp. Đây là công cụ quản lý dự án thân thiện với người mới bắt đầu, có khả năng trí tuệ nhân tạo để giúp bạn làm việc nhanh hơn.
Khi kinh doanh phát triển, kích thước nhóm của bạn cũng sẽ mở rộng. Bạn sẽ cần một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ với tính năng AI để hỗ trợ tăng trưởng ở cấp độ cao và quản lý dữ liệu hiệu quả mà không có thời gian ngừng hoạt động.
Đây là nơi ClickUp trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn để tự động hóa các hoạt động và hợp lý hóa các quy trình khác nhau.
Dùng thử ClickUp AI miễn phí và trải nghiệm thực tế cách AI biến đổi hoạt động kinh doanh của bạn và giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.