Cách xây dựng công ty của tương lai

Hướng dẫn này dành cho chủ sở hữu hoặc lãnh đạo của các agency và doanh nghiệp kinh doanh muốn xây dựng một agency có khả năng mở rộng và dễ dàng chuyển nhượng, đặc biệt là hiện nay, với ClickUp 4.0, Super Agents và trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi cách các agency hoạt động.

Tác giả chia sẻ hành trình khởi nghiệp, mở rộng và bán công ty dịch vụ của mình, nhấn mạnh cách ClickUp (đặc biệt là phiên bản 4.0 và Super Agents) có thể thay đổi cách vận hành của công ty dịch vụ.

Các điểm chính bao gồm:

Báo cáo kết luận rằng sự hội tụ - đưa tất cả công việc, giao tiếp và kiến thức vào một nơi duy nhất - kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa là một sức mạnh mạnh mẽ cho các agency hiện đại.

Tại sao hầu hết các agency gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô?

Các agency và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thường gặp khó khăn khi mỗi dự án khách hàng trở thành một trường hợp riêng lẻ, và công việc lan rộng trên các công cụ không kết nối. Tôi đã chứng kiến điều này trực tiếp: những gì bắt đầu với một vài khách hàng nhanh chóng trở thành một mê cung của các yêu cầu tùy chỉnh, tài liệu phân tán và quy trình chỉ tồn tại trong đầu bạn. Điều này thật mệt mỏi và gần như không thể mở rộng hoặc bán được.

Năm 2013, tôi thành lập một công ty. Trong ba năm tiếp theo, công ty đó phát triển và được mua lại bởi một công ty công nghệ lớn hơn trong cùng ngành. Sau đó, tôi thành lập một công ty khác. Công ty đó sử dụng ClickUp như một phần cốt lõi trong quản lý kinh doanh và mở rộng quy mô. Hiện tại, tôi đang làm việc trong bộ phận phát triển kinh doanh tại ClickUp—một khoảnh khắc đầy ý nghĩa đối với tôi.

Kể từ khi công ty đầu tiên của tôi được mua lại, tôi đã thường xuyên là khách trên các podcast và viết bài về những yếu tố cần thiết để xây dựng một công ty có thể mở rộng và bán được.

Tuy nhiên, nếu tôi có thể làm lại mọi việc cần làm vào năm 2025, với tất cả các nguồn lực và công cụ như ClickUp 4.0 và Super Agents, tôi sẽ làm một số việc khác đi.

Hướng dẫn này là cẩm nang: sản phẩm hóa dịch vụ của bạn, xây dựng hệ thống có thể lặp lại, tập trung kiến thức và sử dụng AI và các đại lý để duy trì quá trình thực thi mà không khiến bạn trở thành nút thắt cổ chai.

Tìm hiểu thêm về cách Super Agents có thể thực sự hỗ trợ bạn:

Tự động hóa dịch vụ để loại bỏ sự mở rộng phạm vi

Sản phẩm hóa là cốt lõi của khả năng mở rộng và khả năng bán hàng. Nó biến công việc tùy chỉnh thành một hệ thống có thể lặp lại.

Điều đầu tiên: Tôi muốn nói về yếu tố cốt lõi giúp một agency trở nên có thể mở rộng và dễ dàng chuyển nhượng: sản phẩm hóa.

Để làm cho một agency có thể mở rộng và dễ dàng chuyển nhượng, tôi tập trung vào việc tạo ra một dịch vụ được tiêu chuẩn hóa, tức là biến một dịch vụ thành một dự án có phạm vi cố định.

Thường xuyên, các freelancer và agency gặp khó khăn với tình trạng mở rộng phạm vi dự án: các dự án bắt đầu với một danh sách deliverables cụ thể, nhưng sau đó khách hàng lại yêu cầu thêm một thứ nữa, rồi lại thêm một thứ nữa. Và không có dấu hiệu kết thúc. Cuối cùng, bạn phải hy sinh cuối tuần và ngày nghỉ vì dự án ban đầu tưởng chừng đơn giản lại kéo dài với các vòng chỉnh sửa và "chỉ thêm một thứ nữa".

Với mô hình dịch vụ sản phẩm hóa, có một bộ deliverables cố định với các cột mốc rõ ràng. Bất kỳ công việc nào nằm ngoài phạm vi sẽ tính phí thêm.

Một lợi ích của việc cung cấp dịch vụ được tiêu chuẩn hóa từ phía nhà cung cấp dịch vụ là công việc với phạm vi cố định này cho phép bạn xây dựng các hệ thống và quy trình có thể lặp lại.

Dù bạn có bao nhiêu khách hàng, tất cả đều nhận được quy trình onboarding và quy trình cung cấp dịch vụ giống nhau.

Sản phẩm hóa là yếu tố quan trọng để mở rộng quy mô công ty đầu tiên của tôi. Điều này giúp chúng tôi đạt được 100 khách hàng trong lĩnh vực thiết kế web và dịch vụ tiếp thị trong ba năm với đội ngũ nhân viên nhỏ.

Hơn nữa, việc sản phẩm hóa và xây dựng quy trình cung cấp dịch vụ lặp lại, giống như dây chuyền sản xuất, tạo ra một hệ thống cho phép bạn cuối cùng có thể hoàn toàn rút khỏi quy trình làm việc.

Trước khi sản phẩm hóa, tôi có những khách hàng với yêu cầu chỉnh sửa dường như không bao giờ kết thúc. Các dự án vốn chỉ mất một tháng để hoàn thành lại kéo dài đến sáu tháng. Sau khi sản phẩm hóa, với các quy trình rõ ràng và các deliverables cụ thể, các dự án có thể được hoàn thành nhanh chóng hơn với ít trễ hẹn hơn.

Với nhiều agency mà tôi biết, người sáng lập thường trở thành nút thắt cổ chai. Tiến độ của các dự án bị ảnh hưởng bởi sự phê duyệt hoặc tham gia của họ, điều này cuối cùng có nghĩa là người sáng lập không thể rời khỏi công việc khi họ muốn nghỉ phép hoặc tập trung vào việc phát triển kinh doanh thay vì làm việc trong nó.

Các quy tắc cơ bản bạn nên ghi chép (và tuân thủ):

Xây dựng hệ thống hoạt động mà không cần sự can thiệp của bạn

Khi dịch vụ được sản phẩm hóa, hệ thống và tự động hóa chính là yếu tố biến "có thể lặp lại" thành "có thể mở rộng".

Xây dựng một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sản phẩm hóa có thể rất quy mô với các công cụ phù hợp và hệ thống có thể lặp lại.

Điểm mạnh của một nền tảng như ClickUp là không chỉ giúp bạn xây dựng các hệ thống có thể lặp lại, mà AI và tự động hóa còn có thể xử lý nhiều công việc thủ công cho bạn.

Ví dụ, hãy xem xét quy trình onboarding khách hàng.

Trong một thế giới lý tưởng, quy trình onboarding cho mỗi khách hàng mới đều tuân theo một quy trình tương tự.

ClickUp Tự động hóa và các hệ thống có thể hỗ trợ điều đó.

Dưới đây là một ví dụ về cách tôi sử dụng ClickUp để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình onboarding khách hàng:

Xây dựng công ty của tương lai với ClickUp 4.0 và Super Agents

Nếu ClickUp đã giúp các agency mở rộng quy mô trước đây, thì ClickUp 4.0 + Super Agents sẽ thay đổi những gì có thể chạy tự động và những gì không còn cần sự can thiệp của con người.

Nhưng tất cả điều này đều diễn ra trước khi ClickUp 4.0 ra mắt.

Nếu tôi đang xây dựng một agency ngày nay, đây là một số việc cần làm khác đi:

Tập trung kiến thức để các nhân viên có thể trả lời câu hỏi

Một phần quan trọng trong việc xây dựng công ty và phát triển nhóm là chia sẻ kiến thức.

Các thành viên mới gia nhập nhóm cần được đào tạo. Các thành viên trong nhóm cần có quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và tài liệu hướng dẫn để thực hiện các quy trình và luồng ra quyết định.

Trước đây, tôi đã xây dựng các quy trình tiêu chuẩn (SOPs) hoàn toàn trên Tài liệu Google và bản ghi âm Zoom.

Vấn đề là khi thông tin nằm ngoài hệ thống công việc của bạn, sẽ thiếu hụt nghiêm trọng về bối cảnh. Trí tuệ nhân tạo (AI) và các trợ lý có thể rất mạnh mẽ, nhưng chỉ khi chúng có thể truy cập vào kiến thức cần thiết.

Nếu tôi làm lại việc cần làm này, tôi sẽ tận dụng ClickUp Tài liệu và giữ mọi thứ tập trung tại một nơi.

Tôi sẽ tạo một Wiki nội bộ trong ClickUp Tài liệu để lưu trữ thông tin công ty liên quan, có thể truy cập bởi các nhóm cần thiết.

Đặc biệt, tôi sẽ chia sẻ kiến thức này với Super Agents và ClickUp Brain.

Như vậy, nếu một thành viên trong nhóm gặp khó khăn, họ có thể hỏi một đại lý, “@AgentKnowledgeBot, việc cần làm trong tình huống này là gì?” và nhận được câu trả lời nhất quán mà không cần chờ đợi quản lý.

Ví dụ cụ thể về một agency: với kiến thức tập trung, một thành viên trong nhóm có thể hỏi một nhân viên hỗ trợ cách cài đặt bản ghi DNS cho khách hàng, và nhận được hướng dẫn được tùy chỉnh theo thiết lập của khách hàng đó dựa trên thông tin đã được lưu trữ.

Sử dụng nhân viên để trả lời câu hỏi mà không cần sự tham gia của lãnh đạo giúp giảm tắc nghẽn và tăng năng suất.

Quản lý quá trình onboarding nhóm trong ClickUp

Khi tôi xây dựng công ty dịch vụ cuối cùng của mình, tôi đã sử dụng các công cụ khóa học trực tuyến mà tôi lập trình để đào tạo các thành viên trong nhóm về hệ thống nội bộ của chúng tôi. Tuy nhiên, nó trở thành một công cụ khác cần được cập nhật thường xuyên khi quy trình của chúng tôi thay đổi.

Nếu tôi thực hiện việc này lại, tôi sẽ xây dựng toàn bộ quy trình onboarding trong ClickUp.

Và tôi muốn áp dụng một mô hình mà tôi đã trải nghiệm trong quá trình onboarding tại ClickUp: trước khi có quyền truy cập vào một số hệ thống, tôi phải hoàn thành các khóa học nội bộ được xây dựng hoàn toàn trong ClickUp. Đó là một biện pháp bảo vệ thực tế cho bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào.

Dưới đây là cách nó có thể hoạt động trong agency của bạn:

Bạn có thể sử dụng mẫu danh sách kiểm tra onboarding ClickUp cho nhân viên mới.

Tối ưu hóa quy trình tiếp thị với sự hỗ trợ của nhân viên, không phụ thuộc vào người sáng lập

ClickUp hữu ích cho việc quản lý các sáng kiến tiếp thị: dự án tùy chỉnh, tự động hóa và hiển thị.

Nhưng Super Agents có thể giúp bạn thực hiện được nhiều việc cần làm hơn nữa, đặc biệt trong lĩnh vực vận hành nội dung.

Lấy cảm hứng từ hệ thống nội dung của chính ClickUp, đây là những việc cần làm cho tiếp thị nội dung trong một agency:

Sử dụng ClickUp như một hệ thống hỗ trợ khách hàng nhẹ nhàng

Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp như một hệ thống hỗ trợ khách hàng.

Khách hàng có thể gửi biểu mẫu ClickUp hoặc vé hỗ trợ qua email.

Sau đó, một Super Agent có thể xem xét phiếu yêu cầu, truy xuất thông tin khách hàng, tham khảo cơ sở kiến thức nội bộ và soạn thảo phản hồi.

Điều này có thể giảm thời gian hỗ trợ khách hàng, cải thiện tốc độ phản hồi và đảm bảo tính nhất quán trong các phản hồi.

Từ góc độ của khách hàng, họ nhận được phản hồi nhanh chóng bằng ngôn ngữ thân thiện với khách hàng, giải quyết vấn đề một cách triệt để.

Giảm thiểu điểm nghẽn cho khách hàng thông qua việc theo dõi chủ động.

Khi khách hàng có tài liệu hoặc tài nguyên cần chia sẻ với bạn, họ có thể chia sẻ qua biểu mẫu ClickUp. Sau khi nộp, bạn có thể yêu cầu Super Agent xem xét tài liệu và tiếp tục xử lý.

Hầu hết các agency đều nhận ra rằng khách hàng thường là nút thắt cổ chai lớn nhất.

Bạn có thể phải chờ đợi khách hàng gửi phản hồi, biểu mẫu đăng ký hoặc tài liệu yêu cầu trong tháng (và trong một số trường hợp, thậm chí là năm).

Một Super Agent có thể giúp bạn theo dõi các yêu cầu từ khách hàng và tự động hóa việc theo dõi tiến độ với họ. `

Sự hội tụ và bối cảnh

Vấn đề của agency hiếm khi là "thiếu nỗ lực". Đó là sự phân mảnh: công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và bối cảnh khách hàng được phân tán quá nhiều nơi.

Công ty đầu tiên của tôi phụ thuộc vào các hệ thống không kết nối với nhau.

Nhìn lại, hệ thống này không hoàn toàn hiệu quả. Một số dữ liệu bị trùng lặp, tồn tại ở nhiều nơi và yêu cầu bảo trì ở nhiều nơi, và không có hệ thống nào chia sẻ thông tin bối cảnh.

Tôi không có bất kỳ thứ gì tương tự như ClickUp có ngày nay.

Khi tôi lần đầu gia nhập ClickUp, tôi đã rất ấn tượng khi thấy một tổ chức có hơn 1.000 nhân viên thực sự hoạt động hiệu quả trên nền tảng năng suất của mình. Việc tập trung giao tiếp nội bộ tại một nơi, có thể tìm kiếm và tham khảo các công việc trong các cuộc trò chuyện, tạo công việc từ các cuộc thảo luận và duy trì tài liệu tại cùng một nơi là vô cùng hiệu quả.

Thay vì có năm hệ thống cần tích hợp không hoàn hảo để chia sẻ dữ liệu (nhưng không chia sẻ ngữ cảnh), ClickUp tập trung mọi thứ vào một nơi. Ngữ cảnh tập trung giúp tránh tình trạng thông tin bị thất lạc. Và nó đảm bảo rằng khi sử dụng AI như ClickUp Brain, nó có thể truy xuất từ các công việc, bình luận, tài liệu liên quan và các cuộc hội thoại liên quan đến công việc.

Đối với một agency, sự tích hợp này, tất cả thông tin được tập trung tại một nơi, trở thành một sức mạnh mạnh mẽ khi kết hợp với các nhân viên để tối ưu hóa hoạt động và cung cấp dịch vụ.

Những suy nghĩ cuối cùng: Mở rộng quy mô đến từ hệ thống

Nếu bạn muốn một agency có thể mở rộng và dễ dàng chuyển nhượng, bạn cần hai yếu tố: dịch vụ được tiêu chuẩn hóa và hệ thống đảm bảo chất lượng giao hàng ổn định mà không cần sự can thiệp của người sáng lập.

ClickUp 4.0, ClickUp Brain và Super Agents không thay thế các nguyên tắc cơ bản. Chúng giúp các nguyên tắc đó trở nên có thể lặp lại.

Nếu bạn muốn xây dựng một agency hoạt động trơn tru mà không cần bạn phải tham gia vào mọi quyết định, hãy bắt đầu bằng cách tập trung quy trình triển khai, kiến thức và theo dõi tiến độ trong ClickUp.

Thử dùng ClickUp miễn phí.