Cách sử dụng Gemini Công việc & Tăng cường năng suất làm việc

Gemini Tasks, còn được gọi là Gemini trong Google Tasks, giúp bạn dễ dàng ghi lại các nhắc nhở.

Đây là cách nhanh chóng để biến những ý tưởng thoáng qua thành danh sách việc cần làm.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt Gemini Tasks một cách hiệu quả.

Bạn sẽ thấy nơi nó hoạt động tốt nhất và cách nó tích hợp vào công việc thực tế, nơi hợp tác và bối cảnh là yếu tố quan trọng.

Gemini Công việc là gì?

Kết hợp Gemini + Google Tasks là tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của Google Không gian Làm việc để quản lý danh sách công việc cần làm. Tính năng này được tích hợp sẵn trong trợ lý Gemini và sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nghĩa là bạn có thể tạo công việc chỉ bằng cách nói hoặc gõ văn bản tiếng Anh thông thường.

Hãy xem nó như một trợ lý năng suất có thể nghe và thực hiện các lệnh của bạn.

Khi bạn yêu cầu Gemini tạo nhắc nhở, nó sẽ kết nối trực tiếp với tài khoản Google Tasks của bạn. Quy trình làm việc tích hợp này cho phép đồng bộ hóa công việc một cách liền mạch trên toàn bộ Google Workspace của bạn, vì vậy một mục trong Danh sách công việc được tạo bằng giọng nói sẽ tự động xuất hiện trên Lịch Google của bạn.

Mục đích chính của nó là giúp tăng cường năng suất làm việc cá nhân cho bất kỳ ai đã sử dụng các ứng dụng của Google.

Cách kết nối Google Tasks với Gemini

Bạn đã nghe nói về việc sử dụng AI cho các công việc, nhưng bạn lo lắng việc cài đặt sẽ phức tạp.

Sự cản trở này thường khiến người dùng từ bỏ ngay từ đầu. Kết quả? Họ bỏ lỡ sự tiện lợi mà AI có thể mang lại.

Kết nối Google Tasks với Gemini vô cùng đơn giản và giúp bạn tránh được sự phiền toái này. Tính năng tích hợp cho phép Gemini đọc, tạo và chỉnh sửa các mục trong Danh sách công việc của Google.

Đối với hầu hết người dùng Google cho quản lý dự án, kết nối này là tự động. Tuy nhiên, người dùng tài khoản cá nhân có thể cần kích hoạt tính năng này trong cài đặt của họ.

Bước 1: Đăng nhập vào Gemini

Đầu tiên, truy cập gemini.google.com hoặc mở ứng dụng Gemini trên điện thoại của bạn. Việc cần làm là đăng nhập bằng tài khoản Google của mình. Bước xác thực đơn giản này sẽ tự động kết nối các tính năng cơ bản.

Nếu bạn sử dụng tài khoản công ty, quản trị viên có thể cần phê duyệt các phần mở rộng trước. Đối với hầu hết người dùng, bước này chỉ mất chưa đầy một phút.

Bước 2: Kết nối Google Không gian Làm việc

Sau khi đăng nhập, hãy tìm menu cài đặt và chọn phần mở rộng. Bạn cần kích hoạt phần mở rộng Google Workspace để cấp quyền truy cập vào các ứng dụng khác của bạn cho Gemini. Đây chính là khóa để khai thác hết tiềm năng của nó.

Dưới đây là những việc cần làm mà bạn cho phép Gemini thực hiện:

Nếu bạn thay đổi ý định, bạn có thể tắt các quyền truy cập này trong cài đặt tài khoản Google của mình bất cứ lúc nào.

📮 ClickUp Insight: 45% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết họ giữ các tab nghiên cứu liên quan đến công việc mở trong nhiều tuần. Đối với 23% còn lại, các tab quý giá này bao gồm các chủ đề trò chuyện chat AI chứa đầy thông tin bối cảnh.

Thực tế, phần lớn mọi người đang dựa vào các tab trình duyệt dễ bị mất để lưu trữ thông tin và ngữ cảnh. Hãy lặp lại cùng chúng tôi: Tabs không phải là cơ sở kiến thức. 👀

ClickUp BrainGPT đang thay đổi cuộc chơi ở đây.

Ứng dụng AI đa năng này cho phép bạn tìm kiếm không gian làm việc, tương tác với nhiều mô hình AI và thậm chí sử dụng lệnh giọng nói để truy xuất thông tin từ một giao diện duy nhất. Vì MAX được cài đặt trên máy tính của bạn, nó không chiếm dụng không gian tab và có thể lưu trữ cuộc hội thoại cho đến khi bạn xóa chúng!

Cách thêm công việc và nhắc nhở với Gemini

Nếu bạn đã chán ngán việc phải nhấp qua vô số menu chỉ để thêm một mục việc cần làm đơn giản, việc tạo/lập công việc sẽ trở nên nhàm chán, khiến bạn muốn tránh xa.

Điểm mạnh của Gemini là nó thay thế các thao tác nhấp chuột nhàm chán bằng các lời nhắc dạng cuộc hội thoại.

Bạn chỉ cần nói hoặc gõ những gì cần hoàn thành, và trợ lý AI sẽ hiểu yêu cầu của bạn. Mặc dù điều này có vẻ như phép thuật đối với các nhắc nhở đơn giản, nhưng việc hiểu yêu cầu của AI có thể không chính xác đối với các yêu cầu phức tạp hơn.

Thêm công việc với chi tiết cụ thể

Bạn có thể thêm công việc với ngày, giờ và ghi chú chỉ bằng cách nói những gì bạn muốn. Khả năng phân tích ngôn ngữ tự nhiên của Gemini sẽ hiểu chi tiết và điền vào cho bạn. Điều này rất hiệu quả cho các công việc cá nhân đơn giản không yêu cầu nhiều bối cảnh.

Hãy thử một số gợi ý sau để xem cách thức hoạt động:

Mặc dù điều này hoàn hảo cho các nhắc nhở cá nhân, bạn sẽ nhận thấy rằng việc thêm bối cảnh dự án, giao công việc cho đồng nghiệp hoặc cài đặt các phụ thuộc yêu cầu một công cụ khác.

Thêm công việc dựa trên ngữ cảnh cuộc hội thoại

Bạn đã bao giờ tham gia một cuộc họp và có một ý tưởng tuyệt vời, chỉ để quên nó ngay sau đó? Điều này xảy ra khi ý tưởng của bạn không được kết nối với công việc của bạn. Gemini cố gắng giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn tạo công việc trực tiếp từ các cuộc hội thoại đang diễn ra.

Nếu bạn đang thảo luận về một dự án, bạn có thể đơn giản nói, “Thêm mục này làm công việc.” Điều này rất tiện lợi để ghi lại các mục cần thực hiện trong một phiên brainstorming.

Cách chế độ xem và cập nhật Gemini công việc của bạn

Bạn có thể xem các công việc của mình bằng cách hỏi trực tiếp Gemini, mở ứng dụng Google Tasks hoặc kiểm tra Lịch Google. Gemini sẽ đọc lại danh sách công việc cho bạn theo lệnh, nhưng nó không thể thay thế cho một bảng điều khiển dự án thực sự.

Hiển thị các công việc và nhắc nhở sắp tới

Để nắm bắt lịch trình của mình, bạn có thể hỏi Gemini những câu hỏi đơn giản. Nó sẽ lấy thông tin từ Google Tasks và trình bày dưới định dạng cuộc hội thoại.

Dưới đây là một số gợi ý để thử:

Lưu ý rằng kết quả chỉ là văn bản. Bạn sẽ không nhận được dòng thời gian trực quan, bảng Kanban hoặc ma trận danh sách ưu tiên để giúp bạn tổ chức công việc.

Chỉnh sửa hoặc xóa các công việc hiện có

Giống như cách bạn tạo công việc bằng giọng nói, bạn cũng có thể chỉnh sửa chúng theo cách tương tự. Bạn có thể thay đổi ngày đáo hạn, đánh dấu các mục đã hoàn thành hoặc xóa chúng hoàn toàn.

Ví dụ, bạn có thể nói:

Gemini cần đủ thông tin để xác định công việc mà bạn đang đề cập. Nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc sắp xếp lại nhiều công việc cùng lúc, bạn sẽ phải thực hiện thủ công trong ứng dụng Google Tasks. Gemini hiện tại không hỗ trợ các thao tác hàng loạt.

Cách tự động hóa công việc với các hành động được lên lịch của Gemini

Việc tạo thủ công các công việc lặp lại giống nhau mỗi tuần là một sự lãng phí thời gian và nỗ lực.

Ví dụ, bạn có thể có một báo cáo hàng tuần cần nộp hoặc một cuộc họp hàng ngày cần chuẩn bị, và việc quên những nhiệm vụ lặp lại này có thể gây ra vấn đề. Mở Gemini (Trang web hoặc Ứng dụng).

✅ Cung cấp lời nhắc lên lịch. Bạn phải cụ thể về gì và khi nào.

✅ Xác nhận hành động: Gemini sẽ hiển thị tóm tắt lịch trình. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc điều chỉnh nó theo nhu cầu.

✅ Quản lý hành động: Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn này trong Cài đặt > Hành động đã lên lịch. Từ đó, bạn có thể tạm dừng, chỉnh sửa hoặc xóa chúng.

Điều này tạo ra ảo giác về tự động hóa. Bạn vẫn thiếu khả năng kết nối các hành động giữa các công cụ của mình. Tự động hóa quy trình làm việc thực sự bao gồm các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động để đẩy công việc tiến triển.

Giới hạn của Gemini Tasks: Những điểm yếu của nó

Bạn đã thử sử dụng Gemini cho một dự án nhóm, và bây giờ mọi thứ trở nên hơi lộn xộn.

Các công việc bị phân tán. Không ai biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì, và danh sách việc cần làm của bạn hoàn toàn không liên quan đến kế hoạch dự án.

Sự hỗn loạn này là kết quả trực tiếp của việc sử dụng công cụ năng suất cá nhân cho công việc hợp tác.

Gemini + Google Tasks thực sự hữu ích cho các lời nhắc nhở cá nhân. Tuy nhiên, nó không được thiết kế để quản lý dự án với nhóm, hạn chót và các phần liên quan. Đây là những điểm yếu của nó:

Tại sao ClickUp Brain vượt trội hơn Gemini Tasks về năng suất làm việc của nhóm

Trợ lý AI cá nhân rất giỏi trong việc ghi lại ý tưởng.

Tuy nhiên, năng suất của nhóm thường suy giảm sau đó, khi những ý tưởng đó cần được chuyển đổi thành công việc được chia sẻ và phối hợp.

Các công việc được tạo ra, nhưng bối cảnh lại nằm ở nơi khác. Quyết định nằm trong ghi chú cuộc họp. Các bước theo dõi biến mất trong trò chuyện. Dự án chậm lại không phải vì mọi người quên, mà vì công việc mất đi sự kết nối.

Đây là lúc một không gian làm việc AI tích hợp, như ClickUp, một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích cùng tồn tại, phát huy tác dụng.

Với trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh, như ClickUp Brain, được tích hợp như lớp trí tuệ hiểu rõ công việc của bạn, nó hiệu quả giải quyết vấn đề "work sprawl" — tức là sự phân mảnh của các hoạt động công việc trên các ứng dụng SaaS không tương tác với nhau.

Khi AI hiểu toàn bộ không gian làm việc, công việc luôn được kết nối.

Năng suất làm việc được cải thiện khi AI có thể hiểu được nhiều hơn một lệnh hoặc câu lệnh giọng nói. Nó cần biết công việc thuộc dự án nào, tài liệu nào giải thích cho nó, ai là người chịu trách nhiệm và công việc nào phụ thuộc vào nó tiếp theo.

Trong không gian làm việc AI tích hợp của ClickUp, bối cảnh đó đã tồn tại sẵn. Các công việc, tài liệu, trò chuyện, lịch và mục tiêu đều nằm trong một hệ thống duy nhất. ClickUp Brain hoạt động trên tất cả các thành phần này, kết nối công việc thay vì phân mảnh nó.

Cuộc họp được chuyển trực tiếp thành các mục cụ thể

Cuộc họp là nơi tạo ra bối cảnh và thường là nơi bối cảnh bị mất. Ghi chú được ghi lại, nhưng các mục hành động lại rải rác trên nhiều công cụ. Một công cụ như Gemini đòi hỏi thiết lập thêm khi bạn cố gắng kết nối bối cảnh này với các công việc của mình.

Với ClickUp’s AI Notetaker, các cuộc họp được ghi lại tự động. Các quyết định, việc theo dõi và các điểm thảo luận quan trọng được ghi lại ngay khi diễn ra. ClickUp Brain sau đó chuyển đổi những ghi chú đó thành các công việc và công việc con có cấu trúc, đã được liên kết với dự án, tài liệu và người liên quan phù hợp.

Kết quả rất đơn giản. Giảm thiểu công việc dọn dẹp thủ công, xác định rõ quyền sở hữu và thực hiện nhanh chóng hơn!

Tài liệu, trò chuyện và công việc hỗ trợ lẫn nhau

Công việc diễn ra nhanh hơn khi kiến thức, cuộc hội thoại và thực thi được kết nối chặt chẽ.

Với tư cách là một không gian làm việc AI tích hợp, ClickUp cung cấp đầy đủ bộ tính năng. ClickUp Docs không phải là các tệp tĩnh. Chúng được liên kết trực tiếp với các công việc mà chúng hỗ trợ. ClickUp Chat giữ cho các cuộc hội thoại gắn liền với công việc thực tế, không bị tách rời trong các kênh riêng biệt.

ClickUp Brain hoạt động trên cả hai nền tảng. Nó có thể tóm tắt tài liệu, trích xuất các tác vụ cần thực hiện, trả lời câu hỏi trong trò chuyện và chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc mà không làm mất bối cảnh. Thay vì phải giải thích lại công việc, các nhóm có thể tiếp tục tiến triển.

Các trợ lý AI hoạt động dựa trên ngữ cảnh

Khi công việc đã được tổ chức, các tính năng AI và tự động hóa của ClickUp sẽ phát huy tác dụng để giúp giảm bớt nỗ lực thủ công.

Với ClickUp Tự động hóa, các công việc có thể được phân công dựa trên vai trò hoặc khối lượng công việc, giúp phân bổ công việc hiệu quả hơn. Sự thay đổi trạng thái có thể kích hoạt việc chuyển giao công việc. Hạn chót có thể tự động thông báo cho những người liên quan.

Đối với các quy trình làm việc phức tạp hơn, các công việc có thể được giao cho Super Agents để theo dõi, báo cáo hoặc thực hiện. Vì các Super Agents đã hiểu rõ không gian làm việc, công việc của bạn sẽ diễn ra một cách trơn tru!

Một nền tảng, một lớp trí tuệ

ClickUp cũng cung cấp truy cập vào nhiều mô hình AI trong Brain, cho phép các nhóm lựa chọn trí tuệ phù hợp cho các công việc như viết, lập kế hoạch, phân tích hoặc thực thi.

Bạn cũng có thể đề cập đến @brain ở bất kỳ đâu, trong các công việc, tài liệu, bình luận hoặc trò chuyện, và nhận được phản hồi dựa trên bối cảnh dự án thực tế, ứng dụng tích hợp và thậm chí kiến thức trên web.

Sự khác biệt là rõ ràng. Trí tuệ nhân tạo đơn giản giúp bạn nhớ các việc. Trí tuệ nhân tạo theo ngữ cảnh giúp các nhóm thực hiện công việc hiệu quả.

Bằng cách kết hợp các công việc, tài liệu, trò chuyện, tự động hóa và ClickUp Brain, ClickUp trở thành một nền tảng làm việc được hỗ trợ bởi AI hoàn chỉnh, nơi ý tưởng không chỉ được ghi lại. Chúng được thực thi.

Sự khác biệt giữa Gemini Tasks và ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng như ClickUp là gì?

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở việc so sánh giữa lời nhắc nhở cá nhân và quản lý dự án nhóm. Mặc dù cả hai đều sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo công việc, mục đích và khả năng của chúng hoàn toàn khác biệt.

Hoàn thành nhiều việc hơn với ClickUp!

Hãy rõ ràng: Gemini Tasks là một công cụ tuyệt vời cho mục đích mà nó được thiết kế — ghi lại các nhắc nhở cá nhân và danh sách công việc cần làm một cách nhanh chóng bằng giọng nói.

Giao diện ngôn ngữ tự nhiên của nó rất mượt mà và là một ví dụ tuyệt vời về cách AI có thể làm cho cuộc sống hàng ngày trở nên dễ dàng hơn. ✨

Nhưng khi nói đến việc quản lý công việc thực tế, các trợ lý AI cá nhân có giới hạn.

Bạn nhanh chóng nhận ra rằng năng suất không chỉ đơn thuần là một danh sách công việc. Nó đòi hỏi các công việc phải được kết nối với các dự án, nhóm và mục tiêu.

Việc tìm kiếm “cách sử dụng Gemini Công việc” thường kết thúc với phát hiện rằng bạn cần một công cụ được thiết kế cho hợp tác, không chỉ đơn thuần là cuộc hội thoại.

Cách tiếp cận phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Đối với các nhóm sẵn sàng vượt qua danh sách việc cần làm cá nhân và bước vào thế giới quản lý công việc kết nối, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, ClickUp sẵn sàng hỗ trợ.

Bắt đầu miễn phí với ClickUp và trải nghiệm sự khác biệt của một không gian làm việc thực sự tích hợp, nơi AI hiểu toàn bộ bối cảnh dự án của bạn, không chỉ các công việc riêng lẻ.

Câu hỏi thường gặp

Gemini Tasks đồng bộ trực tiếp với các ứng dụng Google Workspace như Tasks và Lịch Google, nhưng không tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý công việc của bên thứ ba. Các công việc của bạn sẽ vẫn nằm trong hệ sinh thái Google trừ khi bạn di chuyển chúng thủ công.

Dữ liệu của bạn được quản lý theo chính sách bảo mật của Google. Đối với người dùng Gemini thông thường, Google có thể sử dụng các cuộc hội thoại để cải thiện sản phẩm. Tuy nhiên, đối với người dùng Workspace Enterprise/Business có tiện ích bổ sung Gemini, Google rõ ràng cho biết dữ liệu không được sử dụng để đào tạo các mô hình của họ.

Mặc dù Google Tasks có hỗ trợ “Danh sách công việc chia sẻ” (được tạo trong Nhóm hoặc Không gian), khả năng tương tác của Gemini với các danh sách công việc chia sẻ này hiện tại vẫn rất giới hạn so với danh sách cá nhân. Nó không thể “giao” một công việc cho đồng nghiệp thông qua lệnh giọng nói.

Gemini Tasks chủ yếu được sử dụng để tạo lời nhắc nhở cá nhân và các việc cần làm thông qua các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên. Nó đồng bộ với Google Tasks và Lịch Google để hỗ trợ năng suất cá nhân.

Gemini Tasks có tốt cho năng suất làm việc của nhóm không? Gemini Tasks không được thiết kế cho năng suất làm việc của nhóm. Nó thiếu các tính năng thiết yếu như phân công công việc, khả năng hiển thị dự án chung, mối quan hệ phụ thuộc và quy trình làm việc hợp tác mà các nhóm cần để làm việc hiệu quả.

Những giới hạn chính bao gồm thiếu tính năng hợp tác nhóm, không có cấu trúc dự án, không có mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, tự động hóa hạn chế và không có chức năng báo cáo hoặc bảng điều khiển.

Đúng vậy, ClickUp có thể xử lý tất cả các tính năng mà Gemini Tasks cung cấp, chẳng hạn như tạo/lập công việc bằng trí tuệ nhân tạo (AI), đồng thời cung cấp một bộ công cụ toàn diện về quản lý dự án, hợp tác nhóm, tự động hóa và báo cáo. Điều này khiến nó phù hợp cho cả năng suất cá nhân và nhóm.