Bạn đã bao giờ cố giải thích một quy trình và thấy mọi người gật đầu… nhưng vẫn cảm thấy bối rối?
Đó là điều xảy ra khi các quy trình làm việc chỉ tồn tại trong đầu mọi người.
Bản đồ quy trình giải quyết vấn đề đó. Với các mẫu phù hợp, bạn có thể biến các quy trình công việc phức tạp thành các biểu đồ trực quan dễ hiểu cho mọi người. Và với Miro, bạn không cần phải bắt đầu từ một bảng trống. Các mẫu bản đồ quy trình có sẵn của Miro giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn và cải thiện quy trình của họ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các mẫu bản đồ quy trình Miro tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để trực quan hóa quy trình làm việc của mình và cải thiện chúng mà không cần suy nghĩ quá nhiều. Chúng ta cũng sẽ đề cập đến cách sử dụng các mẫu bản đồ quy trình ClickUp để biến những hình ảnh đó thành các quy trình làm việc có thể thực hiện và theo dõi được.
🎥 Xem: Mới bắt đầu với lập bản đồ quy trình? Video ngắn này sẽ giải thích các khái niệm cơ bản và hướng dẫn bạn qua các ví dụ thực tế để giúp bạn bắt đầu một cách tự tin.
Mẫu bản đồ quy trình miễn phí - Tổng quan
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật |
| Mẫu bản đồ quy trình Miro | Tải xuống mẫu này | Các nhóm lập bản đồ quy trình làm việc từ đầu đến cuối | Luồng trực quan từng bước, chuyển giao công việc rõ ràng, hợp tác dễ dàng |
| Mẫu sơ đồ tổ chức và quy trình Miro | Tải xuống mẫu này | Nhóm vận hành và thiết kế tổ chức | Sự rõ ràng về vai trò, bản đồ quyền sở hữu, và các chế độ xem quy trình có cấu trúc |
| Mẫu sơ đồ quy trình cơ bản Miro | Tải xuống mẫu này | Các nhóm đa chức năng | Hình dung quy trình đơn giản, bố cục linh hoạt, chỉnh sửa thời gian thực |
| Mẫu bản đồ quy trình trải nghiệm khách hàng Miro | Tải xuống mẫu này | Đội ngũ thành công của khách hàng và dịch vụ | Bản đồ toàn bộ hành trình khách hàng, điểm tiếp xúc và vòng phản hồi |
| Mẫu sơ đồ luồng quy trình BPMN của Miro | Tải xuống mẫu này | Chuyên viên phân tích kinh doanh, kỹ sư quy trình | Biểu tượng BPMN, logic quy trình tiêu chuẩn, tuân thủ quy định |
| Mẫu quy trình Miro Agentic Doc-To-Flowchart | Tải xuống mẫu này | Các nhóm sáng tạo và được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) | Chuyển đổi ý tưởng thô thành các luồng có cấu trúc, logic được hỗ trợ bởi đại lý |
| Mẫu sơ đồ quy trình thiết kế Miro | Tải xuống mẫu này | Nhóm sản phẩm và thiết kế | Thiết kế các giai đoạn, đang theo dõi quá trình lặp lại, điểm ra quyết định |
| Mẫu sơ đồ luồng công việc Miro Swimlane | Tải xuống mẫu này | Các nhóm quản lý quy trình làm việc dựa trên vai trò | Các làn bơi để xác định quyền sở hữu, chuyển giao rõ ràng và giảm thiểu nhầm lẫn |
| Mẫu Bản đồ Kết quả Miro | Tải xuống mẫu này | Nhóm chiến lược và lập kế hoạch | Lập kế hoạch tập trung vào kết quả, lập bản đồ nguyên nhân - kết quả |
| Mẫu Bản đồ Điểm Tiếp xúc Khách hàng Miro tùy chỉnh | Tải xuống mẫu này | Nhóm CX và tiếp thị | Tương tác khách hàng, bản đồ kênh, khoảng cách trải nghiệm |
| Mẫu bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Nhóm vận hành và dự án | Bản đồ quy trình đa giai đoạn: Mục tiêu → Hoạt động → Hành động |
| Mẫu biểu đồ quy trình ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm quản lý quy trình phê duyệt và chuyển giao | Sơ đồ luồng dựa trên biểu tượng, quyết định, sự rõ ràng về vai trò |
| Mẫu bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm đa chức năng | Lập kế hoạch trực quan kết nối trực tiếp với các công việc |
| Mẫu bản đồ quy trình PDCA của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm cải tiến liên tục | Chu kỳ Plan-Do-Check-Act, đang theo dõi cải tiến |
| Mẫu bản đồ quy trình ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Chủ sở hữu quy trình và quản lý | Trường quyền sở hữu, theo dõi tiến độ, sơ đồ liên kết |
| Mẫu công việc bản đồ quy trình đơn giản ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm ghi chép các quy trình đơn giản | Các bước dựa trên danh sách kiểm tra, mối quan hệ phụ thuộc, thiết lập nhanh chóng |
| Mẫu bản đồ quy trình ClickUp Swimlane | Tải miễn phí mẫu | Nhóm Nhân sự, Vận hành và Dịch vụ | Các làn bơi dựa trên vai trò, điểm kiểm tra quyết định |
| Mẫu bản đồ tư duy đơn giản ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Brainstorming và kế hoạch ban đầu | Chế độ trống và chế độ công việc, chuyển đổi ý tưởng thành công việc |
| Mẫu sơ đồ khái niệm ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Nhóm chiến lược và đào tạo | Mối quan hệ giữa khái niệm - ý tưởng - kết quả, cấu trúc logic |
| Mẫu bảng trắng kế hoạch công việc ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhà phân tích kinh doanh và nhóm vận hành | Khung DMAIC, kế hoạch sẵn sàng triển khai |
Mẫu bản đồ quy trình Miro là gì?
Các mẫu sơ đồ quy trình Miro là các bố cục trực quan sẵn có giúp các nhóm hình dung cách công việc thực sự diễn ra. Thay vì vẽ các hình dạng từ đầu, bạn bắt đầu với một mẫu có cấu trúc sẵn và chỉ cần nhập các bước, quyết định và vai trò của mình.
Trong Miro, các mẫu này được thiết kế để đảm bảo tính rõ ràng và hợp tác từ xa. Bằng cách sử dụng các thành phần sơ đồ luồng công việc như hành động, điểm quyết định và chuyển giao, chúng giúp bất kỳ ai cũng có thể hiểu quy trình chỉ trong nháy mắt.
🎉 Thông tin thú vị: Bản đồ quy trình không bắt đầu như một sơ đồ "có cũng được, không có cũng được". Nó bắt đầu như một công cụ nâng cao hiệu quả. Khi Frank và Lillian Gilbreth giới thiệu biểu đồ quy trình vào năm 1921, mục tiêu rất đơn giản: hiển thị công việc để lãng phí không thể ẩn giấu.
📚 Đọc thêm: Miro vs. Jira: Lựa chọn nào phù hợp hơn với bạn?
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu bản đồ quy trình Miro tốt?
Một mẫu sơ đồ quy trình Miro được thiết kế tốt sẽ làm cho quy trình trở nên rõ ràng, ngay cả đối với người lần đầu tiên nhìn thấy nó. Dưới đây là những yếu tố thực sự phân biệt một mẫu tuyệt vời với một mẫu bình thường 👇
- Điểm bắt đầu và kết thúc: Hiển thị rõ ràng nơi quy trình bắt đầu và kết thúc mà không cần giải thích thêm.
- Dễ dàng nhận biết các điểm quyết định: Nổi bật các vị trí nơi quyết định được đưa ra, giúp rõ ràng cách các hướng đi khác nhau ảnh hưởng đến kết quả. Nếu được phê duyệt → việc cần làm là như vậy. Nếu bị từ chối → việc cần làm là như vậy.
- Vai trò và mối quan hệ được xác định rõ ràng: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng phần việc. Điều này giúp giảm thiểu nhầm lẫn và ngăn chặn các vấn đề liên quan đến việc chuyển giao công việc.
- Được thiết kế cho hợp tác: Bao gồm không gian cho ghi chú, bình luận, phản hồi và các phiên bản sửa đổi để nhóm có thể hợp tác theo thời gian thực và xây dựng một phiên bản chung chính xác.
- Lin hoạt, không cứng nhắc: Không ép buộc bạn phải tuân theo một cách làm việc duy nhất và cho phép bạn mở rộng, rút gọn hoặc điều chỉnh để phù hợp với trường hợp sử dụng của mình
- Tập trung vào sự rõ ràng: Giữ cho các biểu đồ trực quan gọn gàng và dễ đọc với các hình dạng nhất quán, ít rối mắt và nhãn đơn giản để quy trình dễ theo dõi và cải thiện.
📌 Bạn có biết? Thị trường hệ thống quản lý quy trình làm việc toàn cầu đã đạt $10,1 tỷ. Thị trường này được dự đoán sẽ tiếp tục tăng trưởng, được thúc đẩy bởi quá trình chuyển đổi số và nhu cầu làm việc linh hoạt.
Sự phát triển này được thúc đẩy bởi một nhu cầu cốt lõi. Các công ty không chi trả cho nhiều công cụ hơn; họ chi trả cho sự rõ ràng. Và các mẫu sơ đồ quy trình phản ánh sự thay đổi này. Chúng làm rõ điểm bắt đầu và kết thúc, nhấn mạnh các đường dẫn quyết định, thể hiện rõ ràng quyền sở hữu và duy trì tính linh hoạt khi công việc phát triển.
Mẫu biểu đồ quy trình Miro miễn phí
Miro cung cấp một phạm vi mẫu bản đồ quy trình miễn phí giúp các nhóm chuyển từ thảo luận sang sự rõ ràng chỉ trong vài phút.
Dưới đây là một số mẫu tốt nhất.
1. Mẫu sơ đồ quy trình Miro
Mẫu bản đồ quy trình Miro giúp bạn phân tích bất kỳ quy trình làm việc nào thành các bước thực hiện chi tiết từ đầu đến cuối. Nó hiển thị mọi quá trình chuyển giao, quyết định, trì hoãn và vòng lặp làm lại, để không có gì bị che giấu.
Khi bạn vẽ từng bước, mẫu này tự nhiên khuyến khích tư duy tinh gọn, tức là thúc đẩy bạn đặt câu hỏi liệu một hành động có thực sự mang lại giá trị cho khách hàng, có cần thiết để tuân thủ quy định, hay chỉ đơn giản là tồn tại vì "đó là cách mà nó luôn được thực hiện".
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Nổi bật các điểm quyết định, giúp dễ dàng nhận biết nơi quy trình tạo nhánh, quay lại hoặc chậm lại
- Xác định rõ quyền sở hữu và phạm vi ngay từ đầu, để mọi người đồng thuận về một chế độ xem duy nhất và đáng tin cậy về quy trình hiện tại
- Tạo nền tảng vững chắc giúp việc cải tiến quy trình, tự động hóa hoặc thiết kế lại trở nên hiệu quả hơn nhiều
✅ Phù hợp cho: Các nhà phân tích kinh doanh và nhóm vận hành lập bản đồ quy trình hiện tại để phát hiện các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến trong Miro
📊 Cảnh báo thống kê: Theo một cuộc khảo sát của Camunda, 50% quy trình tổ chức đã được tự động hóa một phần hoặc hoàn toàn, và 90% nhà quyết định công nghệ thông tin có kế hoạch tăng đầu tư vào tự động hóa trong 24 tháng tới.
2. Mẫu sơ đồ tổ chức và quy trình Miro
Hầu hết các nhóm đều có biểu đồ tổ chức, tài liệu quy trình và trách nhiệm được phân phối ở nhiều nơi khác nhau. Mẫu biểu đồ tổ chức và quy trình Miro giúp tập hợp tất cả những yếu tố đó lại với nhau.
Nó giúp bạn hiểu rõ ai làm gì và cách công việc di chuyển giữa các cá nhân. Các bản đồ quy trình tổng quan cho thấy cách công ty hoạt động hàng ngày, chia công việc thành các chức năng chính như bán hàng, tiếp thị, vận hành, tài chính hoặc hỗ trợ, cùng với các quy trình chính nằm trong từng chức năng đó.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tiêu chuẩn hóa cách hiển thị quy trình bằng cách sử dụng một bộ công cụ và bảng chú giải chia sẻ, giúp mọi công việc và quyết định trở nên dễ hiểu.
- Giữ cho tài liệu luôn chính xác và cập nhật bằng cách đang theo dõi các thay đổi và cài đặt một lịch trình rõ ràng cho các bản cập nhật
- Đồng bộ hóa các cuộc họp với công việc thực tế bằng cách ghi chép ai tham gia, tần suất và lý do, để các cuộc hội thoại hỗ trợ việc thực thi thay vì làm phân tâm khỏi nó
✅ Phù hợp cho: Nhà sáng lập và các nhóm đang phát triển cần một nguồn thông tin duy nhất để vẽ bản đồ cấu trúc tổ chức và tài liệu hóa các quy trình từ đầu đến cuối.
📚 Đọc thêm: Khám phá các ví dụ về sơ đồ quy trình làm việc để hiểu cách bạn có thể gán từng bước cho chủ sở hữu thực tế, đầu vào và kết quả trong quy trình của mình.
3. Mẫu sơ đồ quy trình cơ bản Miro
Mẫu bản đồ quy trình cơ bản Miro sử dụng các làn bơi (swimlanes) để giúp ngay cả các quy trình phức tạp cũng dễ dàng hiểu được từ đầu đến cuối. Công việc di chuyển từ trái sang phải theo các bước thực tế, vì vậy ngay cả người lần đầu tiên xem quy trình cũng có thể nhanh chóng hiểu được điều gì đang xảy ra.
Mỗi làn hiển thị người chịu trách nhiệm ở từng giai đoạn, giúp việc chuyển giao công việc trở nên rõ ràng và phát hiện các điểm thường xảy ra trì hoãn. Các quyết định phê duyệt, từ chối và trường hợp ngoại lệ được hiển thị một cách rõ ràng, đảm bảo các trường hợp đặc biệt được xử lý nhất quán mỗi lần, và quy trình luôn dự đoán được cho cả nhóm và khách hàng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tách biệt các quy trình làm việc hàng ngày với các trường hợp đặc biệt bằng cách chỉ ra nơi quy trình giữ nguyên sự đơn giản và nơi các bước kiểm tra bổ sung làm chậm tiến độ.
- Hiển thị các công đoạn làm lại và vòng phản hồi, giúp các nhóm nhận biết nơi công việc phải quay lại và quyết định liệu các bước đó có thực sự cần thiết hay không.
- Làm cho quy trình trở nên đơn giản bằng cách sử dụng hình ảnh cho từng bước, quyết định, điểm bắt đầu và kết thúc, giúp các nhóm có thể theo dõi và tái sử dụng mà không gây ra sự hỗn loạn.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm quy trình và tổ chức muốn hiểu cách công việc thực sự diễn ra qua các vai trò và bộ phận khác nhau
4. Mẫu bản đồ quy trình trải nghiệm khách hàng Miro
Mẫu bản đồ quy trình trải nghiệm khách hàng Miro là một bản thiết kế toàn diện, từ đầu đến cuối về cách khách hàng tương tác với kinh doanh của bạn. Quy trình bắt đầu từ khu vực nuôi dưỡng, nơi các khách hàng tiềm năng lần đầu tiếp cận và xây dựng niềm tin ban đầu. Đây là nơi mọi người biết đến bạn thông qua giới thiệu, nội dung, tiếp cận hoặc cuộc hội thoại. Quy trình sau đó chuyển sang giai đoạn bán hàng, nơi các cuộc thảo luận được chuyển đổi thành đề xuất, theo dõi, phê duyệt hoặc từ chối.
Sau khi giao dịch được hoàn tất, bản đồ chuyển sang giai đoạn onboarding và sau đó chuyển sang quản lý khách hàng. Các deliverables, kiểm tra tiến độ, phản hồi và giao tiếp liên tục được hiển thị từng bước. Cuối cùng, quy trình kết thúc với giai đoạn offboarding, được xem là một phần được lên kế hoạch của trải nghiệm. Các bàn giao cuối cùng, phản hồi và giới thiệu được bao gồm để khách hàng ra đi với sự rõ ràng và ấn tượng tích cực cuối cùng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Xác định chất lượng khách hàng tiềm năng bằng cách chỉ ra ai tiếp tục, ai tạm dừng và ai bỏ cuộc trước khi thời gian bán hàng bị lãng phí
- Xử lý mọi kết quả bán hàng bằng cách lập bản đồ các trường hợp từ chối và thay đổi thay vì giả định một hành trình tuyến tính.
- Phát hiện nhanh các điểm yếu kém bằng cách tách biệt công việc tự động hóa khỏi công việc thủ công và làm rõ các vòng lặp và trì hoãn.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm muốn có chế độ xem tổng quan về hành trình của khách hàng để có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng nhất quán từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi kết thúc hợp tác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hành trình của khách hàng hiếm khi chỉ diễn ra trên một kênh duy nhất. Một nghiên cứu về omnichannel được trích dẫn rộng rãi cho thấy 73% người mua hàng sử dụng nhiều kênh khác nhau trong hành trình của họ. Đó chính là lý do tại sao bản đồ quy trình nên hiển thị các điểm tiếp xúc kỹ thuật số, quá trình chuyển giao giữa các nhóm và nơi giao tiếp không nhất quán làm gián đoạn trải nghiệm.
5. Mẫu luồng quy trình BPMN của Miro
Tiêu chuẩn BPMN là phương pháp được sử dụng rộng rãi để tài liệu hóa quy trình, giúp các nhóm kinh doanh, vận hành và kỹ thuật đều có thể hiểu cùng một sơ đồ mà không bị hiểu lầm.
Trong mẫu Miro BPMN Luồng quy trình, mỗi quy trình bắt đầu với một sự kiện kích hoạt, có thể là yêu cầu của khách hàng, quyết định nội bộ, sự kiện hệ thống hoặc hành động được lên lịch. Trung tâm của quy trình được tạo thành từ các khối công việc. Mỗi công việc đại diện cho một hành động cụ thể được thực hiện bởi con người hoặc hệ thống và được đặt trong một làn bơi để rõ ràng thể hiện quyền sở hữu và trách nhiệm.
Luồng sau đó di chuyển đến các điểm kết thúc đã được định nghĩa, hiển thị trạng thái của yêu cầu: đã hoàn thành, bị từ chối, tạm dừng hoặc đã đóng do ngoại lệ.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Hiển thị nơi các quyết định được đưa ra bằng cách lập bản đồ các phê duyệt, từ chối, tạm dừng và vòng lặp, để các nhóm biết nơi công việc có thể thay đổi, chậm lại hoặc dừng lại.
- Hiển thị các công việc có thể thực hiện đồng thời, giúp các nhóm tránh việc thực hiện công việc từng bước một khi không cần thiết.
- Cải thiện luồng cùng nhau bằng cách cho phép các nhóm thêm bình luận và cập nhật luồng theo thời gian
✅ Phù hợp cho: Các nhóm muốn lập bản đồ các quy trình làm việc thực tế và đồng bộ hóa nhiều bên liên quan mà không cần dựa vào tài liệu dài dòng, lỗi thời.
🎯 Ưu điểm của ClickUp: Bản đồ Tư duy ClickUp tập trung vào cấu trúc và logic. Chúng giúp bạn chia nhỏ quy trình thành các bước nhỏ hơn, tổ chức các mối quan hệ phụ thuộc và nhìn thấy cách mọi thứ kết nối với nhau. Bản đồ Tư duy đặc biệt hữu ích khi bạn đang thiết kế hoặc hoàn thiện một quy trình trước khi cố định nó thành quy trình làm việc cuối cùng.
6. Mẫu quy trình chuyển đổi tài liệu thành sơ đồ quy trình Miro Agentic
Mẫu quy trình Miro Agentic Doc-to-Flowchart minh họa cách các ý tưởng thô sơ, không cấu trúc có thể được chuyển đổi thành hệ thống trực quan có cấu trúc thông qua các quy trình làm việc linh hoạt. Bạn không cần dữ liệu đầu vào hoàn hảo: những ý tưởng lỏng lẻo, ghi chú dán, văn bản ngắn, hình ảnh hoặc phác thảo đều có thể sử dụng. Ý tưởng rất đơn giản: thêm bất kỳ nguồn cảm hứng nào bạn có và để hệ thống tự động sắp xếp chúng.
Hệ thống tự động xử lý các đầu vào và chuyển đổi chúng thành các đầu ra đã được định nghĩa trước, như bảng, gợi ý, mở rộng logic và phân tích ý tưởng. Từ đó, bạn được khuyến khích thử nghiệm, như thêm ý tưởng mới, thay đổi hướng đi, mở rộng ký tự hoặc phá vỡ luồng. Mẫu luôn linh hoạt, giống như công việc sáng tạo thực tế, hiếm khi di chuyển theo một đường thẳng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tạo ra nhiều đầu ra có cấu trúc song song, từ bảng tâm trạng xây dựng thế giới đến thiết kế nhân vật và môi trường, bằng cách sử dụng cùng một nguồn cảm hứng cốt lõi mà không cần lặp lại nỗ lực.
- Theo dõi mọi ý tưởng trở lại nguồn gốc của nó thông qua các liên kết trực quan, giúp hợp tác trở nên dễ dàng và minh bạch
- Hình dung toàn bộ hành trình sáng tạo khi nó diễn ra, với tài liệu và hình ảnh được đặt cạnh nhau để bất kỳ ai cũng có thể theo dõi cách ý tưởng thô sơ được phát triển thành các khái niệm hoàn thiện.
✅ Phù hợp cho: Nhóm làm việc trong lĩnh vực trò chơi, phim ảnh, hoạt hình, kể chuyện, xây dựng thương hiệu hoặc các dự án xây dựng thế giới, nơi ý tưởng phát triển nhanh chóng và cần duy trì sự đồng bộ.
📌 Bạn có biết? Theo một cuộc khảo sát toàn cầu của McKinsey, 23% tổ chức đã triển khai hệ thống AI tự động hóa trong ít nhất một hàm kinh doanh, trong khi 39% đã bắt đầu thử nghiệm các tác nhân AI trong quy trình làm việc của họ.
Sự thay đổi này cho thấy các nhóm đang vượt qua giai đoạn thử nghiệm và cần các phương pháp có cấu trúc để biến các ý tưởng không có cấu trúc thành các hệ thống có thể sử dụng được.
7. Mẫu sơ đồ quy trình thiết kế Miro
Mẫu sơ đồ luồng quy trình thiết kế Miro là một hệ thống ra quyết định trực quan giúp các nhóm lập bản đồ cách các ý tưởng thiết kế được tạo ra, thử nghiệm và cải tiến. Sau khi xác định điểm khởi đầu, luồng sẽ đi qua các bước xác định mục tiêu, khám phá ý tưởng, xây dựng nguyên mẫu và thử nghiệm giải pháp.
Các điểm kiểm tra giúp các nhóm tạm dừng, đánh giá những gì đang hoạt động hiệu quả và quyết định liệu nên cải thiện ý tưởng hay tiếp tục tiến hành. Nếu một điều gì đó không hiệu quả, luồng sẽ tự động quay lại thay vì ép các nhóm tiếp tục một cách mù quáng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Đánh giá ý tưởng dựa trên các tiêu chí thực tiễn như tính khả thi, thời gian, ngân sách, nhu cầu người dùng, quy tắc thương hiệu và giới hạn kỹ thuật.
- Hoàn thiện thiết kế cuối cùng bằng cách cải thiện các chi tiết như bố cục, không gian, tính nhất quán, khả năng truy cập và độ hoàn thiện về mặt hình ảnh để sẵn sàng cho việc phát hành.
- Lưu trữ thông tin quan trọng trong tài liệu phụ bằng cách thêm các bản tóm tắt, yêu cầu, nghiên cứu và ghi chú, để bất kỳ ai tham gia sau này đều hiểu rõ cả quyết định và lý do đằng sau chúng.
✅ Phù hợp cho: Nhóm thiết kế, nhóm sản phẩm, các agency và những người không phải là nhà thiết kế muốn hiểu và cải thiện quy trình thiết kế mà không cần dựa vào các tài liệu dài dòng hoặc quá trình bàn giao không rõ ràng.
⚡ ClickUp Super Agents cho việc thực thi quy trìnhNgay cả quy trình làm việc tốt nhất cũng sẽ gặp trục trặc nếu không ai duy trì nó. Super Agents sẽ giúp bạn điều đó. Chúng có thể theo dõi quy trình làm việc của bạn, nhắc nhở các nhóm khi các bước bị trễ hạn, đánh dấu các phê duyệt thiếu sót và đảm bảo các quy trình đã được lập bản đồ luôn hoạt động theo cách tương tự mỗi lần. Hãy nghĩ đến chúng như một đồng nghiệp nhỏ trong đội ngũ vận hành quy trình, người không bao giờ quên một bước nào.
8. Mẫu sơ đồ luồng công việc Swimlane của Miro
Khác với sơ đồ luồng thông thường chỉ hiển thị trình tự các bước, mẫu sơ đồ luồng Swimlane của Miro chia quy trình thành các làn ngang. Mỗi làn đại diện cho một đối tượng cụ thể, chẳng hạn như nhóm, vai trò, khách hàng hoặc hệ thống. Mỗi công việc được đặt trong làn của người hoặc hệ thống chịu trách nhiệm về nó, do đó quyền sở hữu luôn hiển thị. Khi công việc di chuyển từ làn này sang làn khác, việc chuyển giao cũng dễ dàng nhận biết.
Sơ đồ quy trình tập trung vào các công việc thực tế, như kiểm tra thông tin, xử lý yêu cầu hoặc cung cấp kết quả, đồng thời bao gồm các đường dẫn cho các trường hợp ngoại lệ. Nếu có sự cố xảy ra, các bước tiếp theo đã được lập kế hoạch sẵn. Điều này khiến mẫu này đặc biệt hữu ích cho quá trình onboarding, vì các thành viên mới có thể nhanh chóng hiểu cách công việc diễn ra, vị trí của họ trong quy trình và những người họ cần hợp tác.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Hiển thị các điểm chuyển giao bằng cách làm nổi bật nơi công việc di chuyển giữa các nhóm hoặc hệ thống, giúp lộ rõ các trì hoãn và khoảng trống quyền sở hữu.
- Tạo sự hiểu biết chung thông qua các tên làn và nhãn quyết định được định nghĩa rõ ràng, để mọi người đều hiểu quy trình theo cùng một cách.
- Thêm các chi tiết hữu ích vào các bước như ghi chú, ước lượng thời gian hoặc công cụ, để các nhóm có thể nhanh chóng xác định các điểm chậm trễ và các khu vực cần cải thiện
✅ Phù hợp cho: Các nhóm đa chức năng muốn đưa ra cấu trúc cho các quy trình làm việc phức tạp liên quan đến nhiều người hoặc hệ thống.
9. Mẫu lập bản đồ kết quả Miro
Mẫu Miro Outcome Mapping giúp bạn bắt đầu bất kỳ dự án nào với kết quả mong muốn, sau đó từng bước thực hiện các bước cần thiết để đạt được mục tiêu.
Nó cho phép bạn xác định mục tiêu chung, xác định các nhân vật chính tham gia và tập trung vào kết quả mong muốn thay vì các tính năng. Mẫu này sau đó kết nối các kết quả đó với tác động kinh doanh có thể đo lường được và chuyển đổi chúng thành các mục công việc có thể thực hiện được.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Khuyến khích lập kế hoạch thực tiễn bằng cách giúp các nhóm suy nghĩ về các hành động kết hợp tạo ra sự thay đổi thực sự
- Giảm thiểu công việc làm lại bằng cách hiển thị logic đằng sau các quyết định đối với các nhà thiết kế, kỹ sư, nhân viên tiếp thị và nhóm sản phẩm
- Thích ứng linh hoạt với sự thay đổi bằng cách cho phép các nhóm thay đổi chiến lược hoặc thực hiện các thí nghiệm mới mà không làm mất đi mục tiêu cuối cùng.
✅ Phù hợp cho: Quản lý sản phẩm và nhóm chiến lược muốn đồng bộ hóa mục tiêu, kết quả người dùng và ưu tiên danh sách công việc trong khi vẫn linh hoạt khi kế hoạch thay đổi.
⚡ Thư viện mẫu: Nếu bạn đang chuyển từ lập kế hoạch kết quả sang thực thi, Miro cũng cung cấp một phạm vi rộng các mẫu quản lý dự án Miro giúp bạn biến mục tiêu thành dòng thời gian, công việc và kế hoạch triển khai mà không làm mất đi bối cảnh chiến lược đã được lập bản đồ.
10. Mẫu bản đồ điểm tiếp xúc khách hàng Miro tùy chỉnh
Mẫu bản đồ điểm tiếp xúc khách hàng Miro giúp bạn nhìn thấy toàn bộ trải nghiệm của khách hàng với thương hiệu của bạn trên một dòng thời gian duy nhất. Mẫu này chia hành trình của khách hàng thành các giai đoạn như nhận thức, mua hàng, onboarding, sử dụng, hỗ trợ và gia hạn, giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của khách hàng ở từng giai đoạn.
Mỗi điểm trên dòng thời gian đại diện cho một thời điểm quan trọng mà khách hàng tương tác với thương hiệu của bạn, chẳng hạn như truy cập trang web, trò chuyện với bộ phận bán hàng, sử dụng sản phẩm hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Vẽ bản đồ nhiều lộ trình thực tế của khách hàng để hành trình của bạn phản ánh cách mọi người thực sự khám phá, trải nghiệm, rời bỏ và quay lại sản phẩm của bạn
- Ghi nhận cả những điểm gây khó khăn và những điểm mang lại lợi ích tại mỗi điểm tiếp xúc để hiểu rõ những gì khiến khách hàng bực bội và những gì giúp xây dựng niềm tin hoặc sự tự tin.
- Đồng bộ hóa các nhóm đa chức năng bằng cách cung cấp cho marketing, sản phẩm, thiết kế, bán hàng và hỗ trợ một chế độ xem chung về trải nghiệm khách hàng
✅ Phù hợp cho: Các nhóm sản phẩm, trải nghiệm người dùng (UX) và vận hành muốn lập bản đồ các tương tác của khách hàng từng bước, và cải thiện cách công việc được thực hiện giữa các nhóm tại mỗi điểm tiếp xúc với khách hàng.
⚡ Kho mẫu: Sau khi đã phân tích hành trình khách hàng, bước tiếp theo là quyết định xây dựng gì và khi nào. Đó là lúc các mẫu lộ trình sản phẩm của Miro giúp các nhóm chuyển đổi thông tin khách hàng thành các ưu tiên sản phẩm rõ ràng.
Chúng đặc biệt hữu ích cho:
- Kết nối các điểm khó khăn của khách hàng với các tính năng trong kế hoạch
- Hình dung các dòng thời gian qua các phiên bản hoặc quý
- Đồng bộ hóa sản phẩm, thiết kế và kỹ thuật xung quanh các ưu tiên
Những giới hạn khi sử dụng Miro cho việc lập bản đồ quy trình
Miro phù hợp cho việc lập bản đồ nhanh chóng và hợp tác, nhưng một số người dùng báo cáo một số vấn đề lặp lại khi sơ đồ quy trình của bạn trở nên phức tạp hoặc cần bảo trì lâu dài. Dưới đây là những giới hạn phổ biến nhất mà khách hàng đề cập trên các trang đánh giá và diễn đàn người dùng:
- Các bảng lớn có thể bị chậm hoặc hoạt động không mượt mà, đặc biệt khi có nội dung nặng hoặc nhiều người dùng tham gia công việc cùng lúc.
- Tính năng tìm kiếm có thể yếu trên các bảng lớn, khiến việc tìm kiếm một bình luận hoặc ghi chú cụ thể trong hàng tháng tài liệu quy trình trở nên tốn thời gian.
- Việc vẽ sơ đồ chính xác có thể gây khó khăn, vì Miro tập trung nhiều hơn vào Bảng trắng hợp tác thay vì mô hình hóa quy trình chi tiết, đặc biệt là đối với các ký hiệu quy trình phức tạp.
- Việc duy trì bản đồ quy trình cập nhật có thể trở thành một công việc vất vả, và một số người dùng cho biết các bảng nhanh chóng trở nên lỗi thời khi quy trình thay đổi thường xuyên.
- Quá trình thiết lập có thể cảm thấy thủ công và tốn thời gian, đặc biệt nếu quy trình của bạn không phù hợp hoàn hảo với một mẫu nào đó và bạn phải tự xây dựng cấu trúc của riêng mình.
⚡ Kho mẫu: Khám phá thêm các mẫu Miro để tìm sự cân bằng hoàn hảo giữa tính trực quan và tính dễ thực hiện cho quy trình làm việc của bạn.
Các mẫu bản đồ quy trình Miro thay thế
Miro rất tuyệt vời để trực quan hóa ý tưởng, nhưng nhiều nhóm cuối cùng muốn những hình ảnh đó trở thành công việc thực tế, có thể theo dõi. Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Nó vượt xa các sơ đồ và hỗ trợ quản lý quy trình kinh doanh bằng cách kết nối bản đồ quy trình với việc thực thi, quyền sở hữu và theo dõi tiến độ trong một nền tảng duy nhất.
1. Mẫu bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp
Mẫu bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp là công cụ năng suất, minh họa cách công việc tiến triển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, đồng thời xác định chính xác những gì cần thực hiện ở mỗi giai đoạn. Điểm nổi bật là nó không chỉ dùng để lập kế hoạch như một bảng trắng thông thường, mà còn kết nối với các công việc thực tế, giúp bản đồ quy trình của bạn có thể chuyển đổi thành công việc thực sự được hoàn thành.
ClickUp Whiteboards là công cụ lý tưởng cho tư duy trực quan. Bạn có thể phác thảo quy trình làm việc, vẽ bản đồ các bước, thêm điểm quyết định và hợp tác với nhóm của mình theo thời gian thực. Điều này tương tự như trải nghiệm sử dụng Bảng trắng, nhưng có một ưu điểm lớn. Khác với các công cụ phụ thuộc vào tích hợp Bảng trắng bên ngoài, ClickUp Whiteboards được tích hợp trực tiếp vào nền tảng.
Điều này có nghĩa là các nhóm có thể vẽ sơ đồ quy trình một cách trực quan và sau đó chuyển các bước, hình dạng hoặc phần thành các công việc có thể thực thi ngay lập tức. Kết quả là quá trình chuyển đổi từ thiết kế quy trình sang thực thi trở nên mượt mà hơn, mà không làm mất đi ngữ cảnh hoặc sự rõ ràng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Biến kế hoạch thành công việc thực tế bằng cách chuyển đổi các nhiệm vụ hành động thành các nhiệm vụ ClickUp với người được giao, danh mục, nhãn ưu tiên, ngày đáo hạn, v.v.
- Quét quy trình làm việc nhanh hơn bằng cách sử dụng màu sắc phân loại để tách biệt trực quan các giai đoạn kế hoạch, thực thi và kiểm tra danh sách công việc trong các quy trình lớn.
- Hiểu ngay lập tức bảng biểu với chú thích tích hợp giải thích từng danh mục, giúp bản đồ quy trình dễ dàng cho các thành viên mới và các bên liên quan theo dõi.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm muốn trực quan hóa các quy trình đa giai đoạn và xác định mục tiêu, hoạt động và các nhiệm vụ cụ thể tại mỗi bước.
💬 Kiểm tra thực tế nhanhNhiều vấn đề về quy trình thực chất không phải là vấn đề về quy trình. Đó là vấn đề về sự phân tán công việc. Khi các bước thực hiện nằm trong một công cụ, việc phê duyệt trong công cụ khác, chủ sở hữu trong tài liệu và phản hồi trên Bảng riêng biệt, các nhóm nhanh chóng mất đi sự rõ ràng. Bản đồ quy trình giúp lộ ra sự phân tán đó để bạn có thể thấy rõ thông tin đang bị phân tán ở đâu và cần được tập hợp lại như thế nào.
2. Mẫu biểu đồ quy trình ClickUp
Mẫu sơ đồ quy trình ClickUp là một hệ thống biểu đồ quy trình Bảng trắng sẵn sàng sử dụng.
Nó chia quy trình làm việc thành hai phần chính: Các bên tham gia quy trình và Các hoạt động quy trình.
Các thành viên tham gia quy trình hiển thị những người tham gia, sử dụng các cột dọc cho từng vai trò, trong khi Các hoạt động quy trình hiển thị những gì mỗi vai trò thực sự làm. Bạn đặt các bước quy trình vào cột tương ứng với vai trò đó, giúp trách nhiệm rõ ràng và toàn bộ quy trình trở nên thực tế, không chỉ là lý thuyết trên giấy.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Xác định kết quả ngay lập tức bằng cách gắn nhãn các đường dẫn quyết định với "Có/Không", giúp logic dễ dàng theo dõi.
- Mở rộng quy trình một cách dễ dàng bằng cách sao chép các bước và khối quyết định mà không cần xây dựng lại bố cục
- Dễ dàng chia sẻ và hợp tác bằng cách mời đồng nghiệp đóng góp ý kiến hoặc xem xét luồng cùng nhau
✅ Phù hợp cho: Các nhóm quản lý việc chuyển giao công việc giữa các bộ phận như bán hàng, giao hàng và hỗ trợ khách hàng.
📮 ClickUp Insight: Gần một nửa số nhân viên đã từng cân nhắc việc tự động hóa—nhưng chưa bao giờ thực hiện. Thời gian giới hạn, quá tải công cụ và sự không chắc chắn thường là rào cản.
ClickUp thay đổi điều đó. Với các trợ lý AI, bạn có thể xây dựng trong vài phút, và các lệnh ngôn ngữ tự nhiên đơn giản giúp tự động hóa trở nên dễ tiếp cận. Với các tính năng như phân công công việc tự động và tóm tắt do AI hỗ trợ, ClickUp tối ưu hóa công việc mà không đòi hỏi một đường cong học tập dốc.
💫Kết quả thực tế: QubicaAMF đã giảm thời gian báo cáo xuống 40% bằng cách sử dụng bảng điều khiển động và biểu đồ tự động hóa của ClickUp—biến hàng giờ nỗ lực thủ công thành những thông tin tức thì.
🎥 Xem thêm: Để xem cách các sơ đồ này được áp dụng vào quy trình làm việc thực tế, hãy xem video tổng quan nhanh về quy trình làm việc trong ClickUp:
3. Mẫu bản đồ quy trình end-to-end ClickUp
Một lựa chọn tuyệt vời khác cho các mẫu bản đồ quy trình Miro là mẫu Bảng trắng bản đồ quy trình ClickUp.
Mẫu này được xây dựng dựa trên ba nhóm yếu tố được định nghĩa rõ ràng: Hoạt động đầu cuối đánh dấu điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình, Hoạt động đại diện cho công việc thực tế được thực hiện tại mỗi bước, và Quyết định nhấn mạnh các điểm kiểm tra quan trọng nơi quy trình phân nhánh dựa trên kết quả có hoặc không, phản ánh các tình huống thực tế nơi quy trình không phải lúc nào cũng diễn ra theo đường thẳng.
Để nâng cao hiệu quả hơn nữa, ClickUp BrainGPT bổ sung một lớp trí tuệ nhân tạo trên các quy trình đã được lập bản đồ của bạn. Bạn có thể đặt câu hỏi về quy trình làm việc, tạo tóm tắt, soạn thảo tài liệu hoặc thậm chí tạo tự động hóa bằng ngôn ngữ tự nhiên đơn giản.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Xác định quyền sở hữu ngay lập tức bằng cách gán từng hành động cho vai trò hoặc bộ phận phù hợp, từ đó nâng cao tính minh bạch.
- Giữ mọi người đồng bộ với hệ thống chú thích nhất quán để quy trình luôn rõ ràng, ngay cả khi nhiều người cùng chỉnh sửa nó
- Biến sơ đồ quy trình của bạn thành hành động thực tế bằng cách chuyển đổi các bước thành nhiệm vụ ClickUp với người chịu trách nhiệm, thời hạn và đang theo dõi.
✅ Phù hợp cho: Quản lý vận hành và chủ sở hữu quy trình cần giải quyết các quy trình làm việc phức tạp của nhiều nhóm và biến chúng thành các biểu đồ trực quan dễ hiểu mà mọi người có thể thực hiện được.
4. Mẫu bản đồ quy trình PDCA của ClickUp
Mẫu sơ đồ quy trình PDCA của ClickUp biến khái niệm Plan, Do, Check, Act thành một hệ thống có thể thực thi. Ý tưởng cơ bản rất đơn giản: bạn xác định cơ hội cải tiến, lập kế hoạch một cách hợp lý, thử nghiệm, đánh giá kết quả và sau đó áp dụng những gì đã thành công.
Về mặt trực quan, mẫu này kết hợp bảng trắng PDCA hình tròn để brainstorming và theo dõi luồng công việc với chế độ xem dạng danh sách (Xem dạng danh sách) chuyển đổi mọi ý tưởng thành nhiệm vụ ClickUp thực tế.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Đồng bộ các công việc thực tế với Bảng trắng, để các cập nhật, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn luôn được đồng bộ hóa mọi lúc, mọi nơi.
- Sắp xếp công việc theo giai đoạn PDCA bằng cách sử dụng trình chọn Plan/Do/Check/Act tích hợp sẵn để giữ cho các công việc có thể lọc được
- Hình dung các chu kỳ cải tiến với bảng trắng PDCA có mã màu sắc, hiển thị các giai đoạn đang được lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá hoặc tiêu chuẩn hóa.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm quy trình và quản lý muốn thực hiện các chu kỳ cải tiến liên tục mà không làm mất đi sự rõ ràng bằng cách sử dụng một hệ thống trực quan và dựa trên công việc duy nhất.
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng thực tế về việc sử dụng ClickUp để quản lý và vận hành quy trình làm việc của họ:
ClickUp mang đến cho tôi một hệ thống quản lý công việc thực sự. Tôi yêu cách tôi có thể chuyển đổi mượt mà giữa các Bảng trắng, tài liệu, công việc và bảng điều khiển mà không mất đi ngữ cảnh. Đây là nền tảng duy nhất cho phép tôi vẽ sơ đồ toàn bộ bản thiết kế dịch vụ, chuyển đổi các nút thành công việc, xây dựng tự động hóa xung quanh quy trình làm việc và đang theo dõi quá trình thực thi tại một nơi duy nhất. Nó giúp công việc của khách hàng, các sprint phát triển sản phẩm và dự án nội bộ của tôi được thống nhất thay vì phân tán trên các công cụ khác nhau.
ClickUp mang đến cho tôi một hệ thống quản lý công việc thực sự. Tôi yêu cách tôi có thể chuyển đổi mượt mà giữa các Bảng trắng, tài liệu, tác vụ và bảng điều khiển mà không mất đi ngữ cảnh. Đây là nền tảng duy nhất cho phép tôi vẽ sơ đồ toàn bộ bản thiết kế dịch vụ, chuyển đổi các nút thành công việc, xây dựng tự động hóa xung quanh quy trình làm việc và theo dõi quá trình thực thi tại một nơi duy nhất. Nó giúp công việc của khách hàng, các sprint phát triển sản phẩm và dự án nội bộ của tôi được thống nhất thay vì phân tán trên các công cụ khác nhau.
5. Mẫu bản đồ quy trình ClickUp
Mẫu bản đồ quy trình ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức từng bước để ghi chép bất kỳ quy trình nào, trực quan hóa cách nó thực sự hoạt động và sau đó cải thiện nó một cách có cấu trúc. Bạn có thể lựa chọn cách thức vẽ bản đồ quy trình, dù là sử dụng sơ đồ luồng, sơ đồ bơi làn hay thậm chí là sơ đồ dòng giá trị. Ngoài ra, còn có thanh tiến độ tích hợp sẵn tự động hiển thị mức độ hoàn thành của công việc vẽ bản đồ quy trình, giúp bạn luôn nắm rõ tình hình.
Bạn sẽ nhận được 22 công việc con được sắp xếp hợp lý, hướng dẫn bạn từ đầu đến cuối. Các công việc này sẽ hướng dẫn bạn qua từng giai đoạn, bao gồm: thống nhất các bên liên quan, cài đặt tài liệu, hiểu rõ quy trình hiện tại, xác định vấn đề và lãng phí, thiết kế trạng thái tương lai được cải tiến, và cuối cùng là triển khai và tiêu chuẩn hóa quy trình mới.
Khi quy trình của bạn đã được lập bản đồ rõ ràng, ClickUp đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru mà không cần nỗ lực thủ công liên tục. Tính năng ClickUp tự động hóa giúp các nhóm đơn giản hóa các bước lặp lại và giảm thiểu việc chuyển giao công việc sau khi quy trình đi vào hoạt động. Bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động phân công công việc, cập nhật trạng thái, thông báo cho các bên liên quan hoặc kích hoạt các hành động theo dõi dựa trên những gì đang diễn ra trong quy trình làm việc của bạn.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Giao quyền sở hữu bằng cách xác định một người chịu trách nhiệm chính, người sẽ dẫn dắt toàn bộ nỗ lực lập bản đồ quy trình từ giai đoạn khởi đầu đến triển khai.
- Phân chia công việc thành các bước nhỏ bằng cách sử dụng Danh sách kiểm tra công việc để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quá trình lập bản đồ hoặc thực thi.
- Lưu trữ tất cả thông tin liên quan tại một nơi bằng cách sử dụng tệp đính kèm các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), ảnh chụp màn hình và tệp tham khảo trực tiếp vào các công việc quy trình.
✅ Phù hợp cho: Các nhà quản lý vận hành và quản lý dự án quản lý các quy trình đa chức năng cần sự chuyển giao rõ ràng và thực thi đáng tin cậy
🎯 Bonus: ClickUp BrainGPT có thể phân tích các quy trình đã có bản đồ, tóm tắt các luồng phức tạp, đề xuất cải tiến và thậm chí giúp tạo ra các quy trình tiêu chuẩn (SOP) hoặc ý tưởng tự động hóa trực tiếp từ quy trình làm việc của bạn.
Ngoài ra, với tính năng Talk-to-Text, bạn có thể đơn giản nói ra các bước quy trình, quyết định hoặc trường hợp ngoại lệ, và BrainGPT sẽ ngay lập tức chuyển đổi chúng thành văn bản có cấu trúc.
6. Mẫu công việc sơ đồ quy trình đơn giản ClickUp
Mẫu nhiệm vụ sơ đồ quy trình đơn giản ClickUp bắt đầu với các gợi ý văn bản đơn giản để hướng dẫn suy nghĩ của bạn. Đầu tiên, bạn xác định những gì cần thực hiện ngay từ đầu. Sau đó, bạn liệt kê tất cả các việc cần làm mà không cần lo lắng về thứ tự. Chỉ sau khi mọi thứ đã được hiển thị, mẫu mới yêu cầu bạn sắp xếp các mục theo thứ tự cần hoàn thành.
Điều làm cho mẫu này trở nên vô cùng hữu ích là khả năng ghi lại bối cảnh và trách nhiệm. Các Trường Tùy chỉnh ClickUp cho phép bạn xác định loại quy trình, giải thích mục đích và phạm vi thông qua một kế hoạch quy trình, và chỉ định một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quy trình.
Quy trình được chia thành các công việc con, với mỗi công việc con đại diện cho một bước cụ thể trong quy trình. Điều này biến tài liệu quy trình thành một công cụ thực tiễn, dễ duy trì và sẵn sàng cho việc triển khai thực tế.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Theo dõi tiến độ một cách trực quan với thanh tiến độ hiển thị phần trăm công việc lập bản đồ quy trình đã hoàn thành.
- Tập trung bản đồ quy trình của bạn bằng cách liên kết các sơ đồ trực tiếp bên trong công việc để truy cập ngay lập tức và không cần tìm kiếm.
- Sử dụng tính năng Phụ thuộc (Dependencies) trong ClickUp để đảm bảo thứ tự chính xác, chỉ ra những gì cần thực hiện trước và xác định các điểm tắc nghẽn.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm và quản lý vận hành muốn nhanh chóng ghi chép và sắp xếp các quy trình thực tế mà không cần xây dựng các bản đồ quy trình phức tạp hoặc quá cầu kỳ.
7. Mẫu bản đồ quy trình ClickUp Swimlane
Mẫu sơ đồ quy trình ClickUp Swimlane là một hệ thống lập bản đồ quy trình giúp bạn ghi chép ai làm gì, khi nào và theo thứ tự nào trong một quy trình. Mẫu này bắt đầu bằng việc giúp bạn đặt tên cho quy trình bạn đang lập bản đồ, chẳng hạn như quy trình onboarding khách hàng, tuyển dụng, xử lý đơn đặt hàng hoặc hỗ trợ khách hàng. Bước đơn giản này giúp xác định bối cảnh và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ quy trình làm việc là gì.
Mỗi làn đường đại diện cho một vai trò hoặc nhóm cụ thể, và bất kỳ bước nào được đặt trong làn đường đó đều thuộc về chủ sở hữu của nó. Trong các làn đường này, bạn thêm các hộp hành động cho công việc thực tế cần thực hiện, như gửi đề xuất hoặc thu thập tài liệu. Vì mỗi bước đều được liên kết với một vai trò và hiển thị theo thứ tự, quy trình trở nên có thể lặp lại, mang lại sự rõ ràng và trách nhiệm mà không cần giải thích thêm.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Xác định ranh giới quy trình bằng cách đánh dấu chính xác điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình làm việc, loại bỏ sự nhầm lẫn về phạm vi.
- Tạo bản đồ các điểm quyết định trong thực tế bằng cách sử dụng các điểm kiểm tra có/không thay vì giả định một quy trình tuyến tính.
- Hình dung các điểm chuyển giao và thứ tự bằng các mũi tên luồng, giúp việc xác định sự thay đổi quyền sở hữu và các điểm tắc nghẽn trở nên dễ dàng.
- Tiêu chuẩn hóa việc lập bản đồ quy trình với biểu đồ chú giải tích hợp sẵn để mọi người sử dụng cùng một ngôn ngữ trực quan và hiểu ngay lập tức luồng quy trình.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm vận hành, nhân sự và các nhóm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cần lập bản đồ các quy trình làm việc nhiều bước với nhiều lần chuyển giao và phê duyệt.
⚡ Kho mẫu: Đang tìm kiếm cảm hứng trước khi tạo luồng làm việc của riêng bạn? Những mẫu luồng làm việc này cung cấp các bố cục sẵn sàng sử dụng cho các luồng kinh doanh phổ biến, từ phê duyệt và chuyển giao đến onboarding và giao hàng.
Ngoài ra, hãy tham khảo các ví dụ về quy trình làm việc này để xem cách các nhóm tổ chức các bước, vai trò và quyết định trong thực tế, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh mẫu phù hợp với cách làm việc của mình.
8. Mẫu Bản đồ Tư duy đơn giản ClickUp
Mẫu Bản đồ Tư duy ClickUp Simple Mind Map là cách thân thiện với người mới bắt đầu để biến ý tưởng lộn xộn trong đầu bạn thành thứ có ý nghĩa. Bạn bắt đầu với một ý tưởng chính ở trung tâm, như một dự án, kế hoạch hoặc quy trình, sau đó phát triển các nhánh xung quanh nó. Mỗi nhánh chia ý tưởng thành các phần nhỏ hơn, và các nhánh con đi sâu vào chi tiết.
Điểm nổi bật của mẫu này là nó hỗ trợ hai cách công việc khác nhau: Chế độ Công việc và Chế độ Trống.
Trong chế độ Tasks Mode, mỗi nút kết nối với các nhiệm vụ ClickUp và các công việc con thực tế, giúp bạn xem toàn bộ dự án như một cây thư mục thay vì một danh sách công việc dài và áp đảo. Tuy nhiên, trong chế độ Blank Mode, nó hoạt động như một bảng brainstorming tự do, nơi các nút đại diện cho ý tưởng, cho phép bạn suy nghĩ một cách cởi mở mà không có bất kỳ áp lực nào.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Chuyển đổi ý tưởng thành các công việc thực tế chỉ khi chúng có thể thực hiện được, giúp bạn chuyển đổi mượt mà từ giai đoạn kế hoạch sang thực thi.
- Giảm tải công việc bằng cách giữ tất cả ý tưởng, bước thực hiện và kết nối trong một hệ thống trực quan có tổ chức
- Dễ dàng chuyển đổi giữa Chế độ Trống và Chế độ Công việc để brainstorm tự do hoặc lập kế hoạch thực thi mà không cần thiết lập thêm.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm và cá nhân muốn brainstorm ý tưởng một cách trực quan, và chuyển đổi những ý tưởng phù hợp thành công việc chỉ khi đã sẵn sàng thực hiện.
📚 Đọc thêm: Những ví dụ Bản đồ Tư duy ấn tượng
9. Mẫu bản đồ khái niệm ClickUp
Mẫu Bản đồ Khái niệm ClickUp cũng giúp bạn biến một ý tưởng lớn thành các phần nhỏ hơn. Khái niệm chính giúp bạn tập trung suy nghĩ, vì mọi thứ bạn thêm sau này đều kết nối trở lại với ý tưởng trung tâm này.
Từ đó, bạn thêm các khái niệm con, vốn là những trụ cột chính của chủ đề chính của bạn. Ví dụ, nếu chủ đề chính của bạn là ‘Chiến lược Nội dung’, các khái niệm con có thể là Nghiên cứu Đối tượng, Tạo Nội dung, Phân phối và Theo dõi Kết quả.
Mỗi ý tưởng đều kết nối với một kết quả mong đợi, buộc bạn phải suy nghĩ vượt ra ngoài "việc cần làm" và tập trung vào "điều này sẽ đạt được gì". Điều này khiến bản đồ khái niệm trở thành một phương pháp hướng đến kết quả để lập kế hoạch và giải thích ý tưởng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Hình dung các mối quan hệ logic giữa các ý tưởng bằng cách sử dụng các kết nối có nhãn để thể hiện cách các khái niệm dẫn đến kết quả.
- Giữ trật tự quy mô lớn với hệ thống phân cấp có màu sắc, giúp ngay cả các bản đồ lớn cũng dễ dàng hiểu được.
- Hợp tác với các nhóm bằng cách thu thập và kết nối tất cả ý kiến đóng góp của mọi người trên một bảng vẽ chung
✅ Phù hợp cho: Các nhóm quy trình lập kế hoạch chiến lược, xây dựng khung làm việc hoặc quản lý các dự án phức tạp đòi hỏi logic và kết quả có thể thực hiện được.
10. Mẫu bảng trắng kế hoạch công việc ClickUp
Mẫu bảng trắng kế hoạch công việc ClickUp được lấy cảm hứng từ phương pháp DMAIC, một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong cải tiến quy trình.
Nó hướng dẫn các nhóm qua toàn bộ hành trình lập kế hoạch, từ xác định vấn đề đến kiểm soát hiệu suất sau khi thực hiện. Được trình bày trên Bảng trắng, nó hoạt động như một biểu đồ quản lý dự án động, giúp ưu tiên dễ hiểu hơn và hợp tác hiệu quả hơn trong thời gian thực. Điều này đặc biệt hữu ích trong các phiên brainstorming, hội thảo lập kế hoạch hoặc các cuộc họp nội bộ nơi sự đồng thuận là yếu tố quan trọng.
Các nhóm có thể sử dụng mẫu này để phân tích mục tiêu, xác định các chỉ số cần đo lường, phân tích khoảng cách, lập kế hoạch cải tiến và quyết định cách theo dõi kết quả.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Bạn có thể thêm ghi chú dán, di chuyển các thành phần và xây dựng kế hoạch từng bước cho đến khi nó trở nên hoàn chỉnh và logic.
- Vẽ toàn bộ logic của dự án trên một Bảng trắng duy nhất để mọi người hiểu rõ lý do, nội dung và cách thức trước khi tạo bất kỳ công việc nào.
- Thiết kế không chỉ công việc mà còn hệ thống theo dõi và kiểm soát ngay từ đầu, để các cải tiến được duy trì lâu dài sau khi việc thực hiện được hoàn thành
✅ Phù hợp cho: Các nhà phân tích kinh doanh và nhóm vận hành muốn lập kế hoạch trực quan cho các dự án tập trung vào cải tiến với mục tiêu, hành động và kết quả.
Khi Bản đồ Quy trình Gặp Gỡ Thực thi trong ClickUp
Các mẫu bản đồ quy trình Miro là điểm khởi đầu tuyệt vời. Chúng giúp bạn trực quan hóa quy trình làm việc và làm rõ các quy trình phức tạp. Nếu mục tiêu của bạn là thảo luận, khám phá và đạt được sự hiểu biết chung, Miro làm điều đó rất tốt.
Nhưng một khi quy trình đã được thiết lập, thách thức tiếp theo là triển khai. Đó chính là điểm mạnh của ClickUp. Các mẫu bản đồ quy trình của ClickUp giúp bạn biến các hình ảnh thành hành động.
Vậy nên, nếu bạn muốn các bản đồ quy trình của mình không chỉ trông đẹp mắt mà còn mang lại giá trị thực tế, ClickUp là một lựa chọn đáng để khám phá. Bắt đầu vẽ bản đồ, triển khai và để các quy trình làm việc của bạn thực sự tiến triển với ClickUp.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay.