Người ta từng gọi chúng là "sổ tay thông dụng": những cuốn sổ tay mà các nhà tư tưởng và nhà văn thu thập những trích dẫn, ý tưởng và những suy ngẫm đáng nhớ. Trước khi có các ứng dụng hay hệ thống đám mây, những cuốn sổ tay này đóng vai trò như thư viện cá nhân, nhà máy ý tưởng và công cụ mở rộng trí nhớ trong một.
Thói quen đó vẫn tồn tại cho đến ngày nay dưới hình thức quản lý kiến thức cá nhân (PKM), nghệ thuật ghi chép, kết nối và sử dụng những gì bạn học được.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các mẫu Notion tốt nhất cho quản lý kiến thức cá nhân, giúp bạn tổ chức suy nghĩ và ghi chú của mình. 🎯
P.S. Hãy ở lại đến cuối để tìm một số mẫu ClickUp tuyệt vời giúp cải thiện hợp tác và hiệu quả.
Các mẫu quản lý kiến thức cá nhân miễn phí hàng đầu trong nháy mắt
Đây là những mẫu quản lý kiến thức cá nhân tốt nhất hiện nay! 👇
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu Trung tâm Quản lý Kiến thức Cá nhân Notion | Tải xuống mẫu này | Học sinh, nhà nghiên cứu, người học suốt đời | Trung tâm cho ghi chú, công việc và mục tiêu; tài nguyên liên kết; điều hướng dựa trên thẻ. | Trang Notion |
| Mẫu Ma trận Eisenhower của Notion | Tải xuống mẫu này | Chuyên gia, nhà quản lý, những người đam mê năng suất | Phân loại ưu tiên theo bốn vùng, kéo và thả công việc, và đang theo dõi mức độ cấp bách một cách trực quan. | Bảng Notion |
| Mẫu Kho Kiến thức Notion | Tải xuống mẫu này | Nhà văn, nhà phân tích, người tạo | Thư mục có cấu trúc, lọc thông minh, cơ sở dữ liệu tham khảo | Cơ sở dữ liệu Notion |
| Mẫu Ghi chú Tối ưu của Notion | Tải xuống mẫu này | Nhân viên quản lý kiến thức, người học, các nhóm | Ghi chú lồng nhau, liên kết ngược, thẻ thông minh, tìm kiếm nhanh | Trang Notion |
| Mẫu Quản lý Ghi chú Notion | Tải xuống mẫu này | Sinh viên, người tạo nội dung, người quản lý dự án | Ghi chú theo danh mục, mẫu cho cuộc họp hoặc ghi chú học tập | Cơ sở dữ liệu Notion |
| Mẫu Notion cho Ghi chú, Ý tưởng & Nghiên cứu | Tải xuống mẫu này | Nhà văn, nhà tư tưởng, nhà nghiên cứu | Không gian làm việc thống nhất cho việc brainstorming, ghi chú và đang theo dõi nghiên cứu. | Trang Notion |
| Mẫu Quản lý Mật khẩu CyberVault của Notion | Tải xuống mẫu này | Người làm việc tự do, nhóm làm việc từ xa, quản trị viên IT | Lưu trữ mật khẩu an toàn, nhật ký truy cập, quyền truy cập chia sẻ | Cơ sở dữ liệu Notion |
| Mẫu Hệ thống Ghi chú Zettelkasten của Notion | Tải xuống mẫu này | Nhà văn, học giả, nhà tư tưởng | Kết nối ghi chú, cấu trúc dựa trên ID, chế độ xem đồ thị ý tưởng | Cơ sở dữ liệu Notion |
| Mẫu bảng điều khiển PARA của Notion | Tải xuống mẫu này | Người đam mê năng suất, nhà quản lý, người tạo | Tổ chức dự án, khu vực, tài nguyên và lưu trữ trong một bảng điều khiển duy nhất | Trang Notion |
| Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Đội ngũ, startup, đội ngũ hỗ trợ | Câu hỏi thường gặp (FAQ) tập trung, tài liệu có thể tìm kiếm, cập nhật theo thời gian thực | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Cơ sở Kiến thức Nhân sự ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhóm nhân sự, quản lý, nhân viên | Thư viện chính sách, hướng dẫn onboarding, yêu cầu nhân sự đang theo dõi | ClickUp tài liệu |
| Mẫu tài liệu ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhà phát triển, Quản lý dự án, nhóm sản phẩm | Quản lý phiên bản, cấu trúc nội dung, công việc liên kết | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Wiki ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhóm đa hàm, startup | Không gian wiki chia sẻ, liên kết nội bộ, phương tiện đa phương tiện | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Quản lý Ý tưởng Sáng tạo ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhóm Sản phẩm, Nghiên cứu và Phát triển, Tiếp thị | Ghi chép ý tưởng, gắn thẻ, ưu tiên, quy trình phê duyệt | Danh sách công việc ClickUp |
| Mẫu Ghi chú Hàng ngày ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Học sinh, người tạo, nhóm dự án | Nhật ký hàng ngày, nhắc nhở, ghi chú nhanh | ClickUp tài liệu |
| Mẫu tài liệu Kế hoạch Quản lý Thay đổi của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý dự án, bộ phận vận hành, nhóm IT | Đang theo dõi thay đổi, ghi chú của các bên liên quan, các giai đoạn phê duyệt | ClickUp tài liệu |
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu Notion tốt cho quản lý kiến thức cá nhân?
Hãy phân tích các yếu tố khóa giúp một mẫu quản lý kiến thức cá nhân (PKM) trở nên hiệu quả và dễ sử dụng. 👇
- thu thập dữ liệu hiệu quả: *Ghi chép ghi chú, ý tưởng và tài nguyên mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn
- Tổ chức có cấu trúc: Sử dụng danh mục, thẻ hoặc cơ sở dữ liệu để sắp xếp thông tin một cách có hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu
- Kết nối liền mạch: Kết nối các ghi chú, công việc và dự án liên quan để xây dựng một mạng lưới kiến thức
- Những thông tin hữu ích: Chuyển đổi thông tin thụ động thành các công việc hoặc dự án chủ động để áp dụng kiến thức của bạn
- Cơ chế đánh giá kỳ: Thiết lập hệ thống để đánh giá và cập nhật định kỳ cơ sở kiến thức của bạn
- Giao diện thân thiện với người dùng: Đảm bảo mẫu có giao diện trực quan và dễ sử dụng, giảm thiểu rào cản trong quá trình sử dụng hàng ngày
🧠 Thông tin thú vị: Vào thế kỷ 18, những phụ nữ không thể theo học đại học đã sử dụng sổ tay ghi chép để ghi lại việc đọc, ý tưởng và suy ngẫm của mình. Họ tạo ra thư viện cá nhân và nhật ký học tập suốt đời. Những nhà văn nổi tiếng như Virginia Woolf đã sử dụng sổ tay ghi chép để tổ chức suy nghĩ của mình.
9 mẫu Notion miễn phí cho quản lý kiến thức cá nhân
Tại sao phải bắt đầu từ trang trống khi người khác đã tìm ra một hệ thống tốt? Dưới đây là một số mẫu Notion sẵn sàng sử dụng được thiết kế để giúp bạn ghi chép, sắp xếp và áp dụng kiến thức một cách hiệu quả. 🏁
1. Mẫu Trung tâm Quản lý Kiến thức Cá nhân Notion
Mẫu Trung tâm Kiến thức Cá nhân Notion lưu trữ những ý tưởng thoáng qua, dự án đang thực hiện, mục tiêu học tập và thậm chí cả các tài nguyên bạn đã đánh dấu để xem sau.
Thiết kế kết hợp tính năng ghi chú nhanh cho các ghi chú thô với các khu vực được chia rõ ràng cho kiến thức sâu hơn. Thêm vào đó là Trung tâm Dự án cho các dự án đang triển khai và Bộ sưu tập Tài nguyên trung tâm để tạo ra một hệ thống thúc đẩy sự phát triển.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi lại những suy nghĩ không qua lọc ngay lập tức trong phần Brain Dump
- Theo dõi các mục học tập đang hoạt động, sắp tới và đã hoàn thành trong Thư viện Học tập
- Kiểm tra mục tiêu hàng tháng với các công cụ đang theo dõi tiến độ tích hợp sẵn trong mẫu "Second Brain" của Notion
📌 Phù hợp cho: Người học, người tạo hoặc chuyên gia muốn có không gian miễn phí để brainstorm và khung làm việc để biến các ý tưởng rời rạc thành tiến độ.
🔍 Bạn có biết? Năm 1605, Francis Bacon trong tác phẩm The Advancement of Learning đã đề xuất một hệ thống phân loại kiến thức phổ quát dựa trên ba khả năng tinh thần: Trí nhớ (lịch sử), Sáng tạo (thơ ca) và Lý trí (triết học). Ông sau đó chia các danh mục rộng này thành các chủ đề và tiểu mục chi tiết.
2. Mẫu Ma trận Eisenhower của Notion
Mẫu Ma trận Eisenhower của Notion mang lại sự rõ ràng trong việc ưu tiên công việc với bố cục bốn ô sạch sẽ.
Chỉ cần nhìn qua, bạn đã biết những gì cần xử lý ngay lập tức, những gì cần lên lịch, giao phó hoặc bỏ qua hoàn toàn. Mỗi ô vuông là một hàm của danh sách công việc Notion, cho phép bạn thêm công việc mới ngay lập tức và tìm kiếm, lọc thông tin.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân loại mọi công việc vào bốn khu vực với màu sắc khác nhau để nhận diện nhanh chóng
- Sử dụng Quadrant I (màu đỏ) để ghi lại các ưu tiên việc cần làm ngay lập tức
- Tối ưu hóa mục tiêu dài hạn trong Quadrant II (màu vàng) và lên lịch cho chúng một cách có chủ đích
- Đặt các công việc gián đoạn hoặc ít giá trị vào Quadrant III (màu xanh) để giao phó hoặc xem xét
- Loại bỏ rác tư duy bằng cách chuyển các yếu tố gây xao nhãng sang Quadrant IV (màu trắng), danh sách "không làm" của bạn
📌 Phù hợp cho: Những người ra quyết định, quản lý và những người đam mê năng suất muốn có một hệ thống trực quan, đơn giản để ưu tiên các công việc.
3. Mẫu Kho Kiến thức Notion
Mẫu Notion Knowledge Vaults lưu trữ tài nguyên học tập đồng thời cung cấp công cụ để theo dõi tiến độ của bạn.
Bảng điều khiển tập trung vào một cơ sở dữ liệu chính, trong đó mỗi mục nhập đều có metadata riêng: loại nội dung, danh mục, liên kết trực tiếp, mục tiêu và trạng thái hoàn thành. Sử dụng thanh tiến độ để xem bạn đã tiến triển đến đâu, dù đó là sách, podcast hay khóa học video.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Lọc danh sách đọc của bạn ngay lập tức theo loại, như sách, bài viết, khóa học và nhiều hơn nữa
- Ghi lại tiến độ với mục tiêu số, số lần hoàn thành và thanh phần trăm
- Mở các trang riêng lẻ để xem thông tin chi tiết, ghi chú và liên kết trực tiếp đến tài nguyên
- Sử dụng menu điều hướng để truy cập trực tiếp vào các bộ sưu tập cụ thể hoặc các chế độ xem tiến độ
📌 Phù hợp cho: Người đọc thu thập tài nguyên, nhà nghiên cứu muốn có thư viện tham khảo phân loại, hoặc bất kỳ ai muốn biến các bookmark rời rạc thành hệ thống có thể theo dõi.
🧠 Thông tin thú vị: Sự phát minh ra máy in vào thế kỷ 15 bởi Johannes Gutenberg đã dẫn đến sự gia tăng chưa từng có trong sản xuất sách, khiến văn học trở nên dễ tiếp cận và giá cả phải chăng hơn. Sự lan truyền nhanh chóng của kiến thức này đã gây ra lo ngại cho các học giả về tình trạng quá tải thông tin.
4. Mẫu Ghi chú Tối ưu của Notion
Mẫu Notion Ultimate Notes (của Thomas Frank) là nhà cung cấp một trung tâm ghi chú toàn diện, nơi mỗi thông tin trong cơ sở kiến thức của bạn đều có vị trí riêng biệt.
Trái tim của hệ thống là cơ sở dữ liệu ghi chú chính (Notes Database) với nhiều chế độ xem để dễ dàng điều hướng. Khi cần tổng quan trực quan về tất cả các danh mục, hãy chuyển sang bảng ghi chú phong cách Kanban (Note Board) được phân nhóm theo thẻ như AI, ứng dụng hoặc Well-Being.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi chú những ý tưởng thô ngay lập tức trong Hộp thư đến, sau đó tổ chức sau mà không mất bối cảnh
- Sử dụng trang mục yêu thích để đánh dấu các ghi chú khóa như thói quen, ý tưởng hoặc nghiên cứu mà bạn cần xem lại nhanh chóng
- Tìm chính xác những gì bạn cần thông qua các bộ lọc thông minh và sắp xếp theo thời gian gần đây, A-Z, ghi chú giọng nói hoặc thậm chí nguồn trang web cho nội dung đã cắt
📌 Phù hợp cho: Nhà văn, người tạo nội dung và bất kỳ ai muốn có một hệ thống đáng tin cậy duy nhất cho ghi chú, có thể linh hoạt giữa việc ghi chép nhanh và tổ chức chi tiết.
📮 ClickUp Insight: Công việc không nên là một trò chơi đoán mò, nhưng đáng tiếc là điều đó thường xảy ra. Cuộc khảo sát về quản lý kiến thức của chúng tôi cho thấy nhân viên thường lãng phí thời gian tìm kiếm trong các tài liệu nội bộ (31%), cơ sở kiến thức của công ty (26%) hoặc thậm chí là ghi chú cá nhân và ảnh chụp màn hình (17%) chỉ để tìm kiếm thông tin cần thiết. Với tính năng Tìm kiếm Kết nối của ClickUp, mọi tệp tin, tài liệu và cuộc hội thoại đều có thể truy cập ngay lập tức từ trang chủ của bạn, giúp bạn tìm được câu trả lời trong vài giây, không phải vài phút.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần khi sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người, bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
5. Mẫu Quản lý Ghi chú Notion
Mẫu Quản lý Ghi chú Notion cung cấp cho bạn quy trình làm việc để xử lý, gắn thẻ và tổ chức tệp tin và thư mục vào các bối cảnh có ý nghĩa. Hãy xem nó như một sự kết hợp giữa ứng dụng ghi chú và hệ thống quản lý công việc được tùy chỉnh cho không gian làm việc Notion.
Nó thậm chí còn giới thiệu các hệ thống thông minh, chẳng hạn như The Chair (dành cho các ý tưởng chưa hoàn thiện) và một không gian làm việc DIY nơi bạn có thể tự xây dựng cấu trúc của riêng mình.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Đăng ký ghi chú mới ngay lập tức với các nút mục nhập nhanh cho ghi chú cổ điển, ghi chú cuộc họp hoặc ghi chú thông minh
- Sử dụng bảng hộp thư đến để xem các công việc cần hoàn thành trong ngày, nhắc nhở và ghi chú liên kết hiển thị song song
- Sắp xếp tài liệu học tập bằng các sổ tay trực quan như Biology Lab hoặc Idea Bank, và nhóm tất cả nội dung vào các thẻ theo phong cách gallery
- Sắp xếp các đầu vào lộn xộn trên trang Process Page, nơi các ghi chú mới từ hôm nay xuất hiện để gắn thẻ, xem xét và phân loại
📌 Phù hợp cho: Sinh viên đang cân bằng giữa việc học và nghiên cứu, hoặc những người làm việc với kiến thức cần cả sổ tay gọn gàng và không gian linh hoạt để quản lý những ý tưởng chưa hoàn thiện.
🔍 Bạn có biết? Trí nhớ sự kiện, khả năng của chúng ta trong việc hồi tưởng lại các trải nghiệm cá nhân, giúp hình thành nhận thức về bản thân. Một cơ sở kiến thức cá nhân cho phép bạn lưu trữ những suy ngẫm, quyết định và phản ánh của mình để có thể xem lại và phát triển chúng theo thời gian.
6. Mẫu Notion cho Ghi chú, Ý tưởng & Nghiên cứu
Một số ý tưởng nảy sinh giữa cuộc họp. Những ý tưởng khác xuất hiện vào lúc 2 giờ sáng khi bạn đáng lẽ phải đang ngủ. Mẫu Notion Notes, Ideas & Research được thiết kế để ghi lại những tia sáng của sự sáng tạo và những chiến lược chưa hoàn thiện của bạn.
Khác với các mẫu trước đây, mẫu này là một kho lưu trữ sáng tạo nơi ghi chú, ý tưởng, chiến lược và nghiên cứu được lưu trữ cùng nhau. Thêm các thuộc tính metadata phong phú (Loại, Vùng, Thẻ, Liên kết dự án) để việc tìm kiếm thông tin sau này trở nên dễ dàng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo ghi chú, ý tưởng, nghiên cứu hoặc chiến lược ngay lập tức với các nút tạo/lập nhanh
- Chế độ xem tất cả nội dung được phân loại rõ ràng theo danh mục, như ghi chú, ý tưởng, chiến lược hoặc nghiên cứu, bên trong bảng điều khiển Think Tank
- Ghi lại những ý tưởng sơ bộ trong bảng ghi chú nhanh trước khi quyết định cách (hoặc liệu) chúng phù hợp
- Ghim các mục quan trọng vào một phần riêng biệt để truy cập dễ dàng, giống như một bảng ghi chú dán kỹ thuật số
📌 Phù hợp cho: Những người tạo, nhà nghiên cứu hoặc bất kỳ ai đang gặp khó khăn với ý tưởng thô sơ, nghiên cứu và chiến lược chưa hoàn thiện, và muốn có một không gian để phát triển chúng thành công việc hoàn chỉnh.
7. Mẫu Quản lý Mật khẩu CyberVault của Notion
Mất thông tin đăng nhập có thể rất nguy hiểm. Mẫu Quản lý Mật khẩu CyberVault biến Notion thành một kho lưu trữ kỹ thuật số bảo mật, lưu trữ các thông tin đăng nhập nhạy cảm của bạn dưới dạng mã hóa và chỉ có thể truy cập khi bạn cần.
Thiết kế ưu tiên bảo mật của nó bao gồm các tùy chọn hiển thị mật khẩu, đang theo dõi thời hạn, các tùy chọn khôi phục và nhắc nhở cập nhật định kỳ.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Lưu trữ và phân loại tài khoản dưới các mục Công việc, Mạng xã hội, Tài chính, Dịch vụ công hoặc Gia đình
- Kiểm tra độ mạnh của mật khẩu, ngày hết hạn và lịch sử cập nhật gần nhất
- Đánh dấu các tài khoản yêu cầu xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo mật
- Kết nối các tài khoản liên quan và email khôi phục để khắc phục sự cố nhanh chóng
📌 Phù hợp cho: Gia đình, nhóm nhỏ hoặc cá nhân muốn có một hệ thống kiểm soát để quản lý các khía cạnh của danh tính kỹ thuật số và mật khẩu của họ.
🧠 Thông tin thú vị: Năm 1685, nhà triết học John Locke đã tạo ra một hệ thống thông minh để tổ chức ghi chú. Phương pháp của ông sử dụng một chỉ mục hai trang được chia nhỏ theo chữ cái và nguyên âm, cho phép các nhà nghiên cứu lưu trữ và truy xuất ý tưởng một cách nhanh chóng.
8. Mẫu Hệ thống Ghi chú Zettelkasten của Notion
Phương pháp Zettelkasten, do nhà xã hội học Niklas Luhmann phát triển, chia kiến thức thành các ghi chú nhỏ, độc lập ("atomic notes") và sau đó kết nối chúng thông qua các liên kết và từ khóa. Theo thời gian, các kết nối này tạo thành một mạng lưới kiến thức giúp bạn nhận ra các mẫu, khơi gợi ý tưởng mới và sâu sắc hóa sự hiểu biết của mình.
Mẫu hệ thống ghi chú Zettelkasten của Notion (Mind Palace) mang phương pháp này vào không gian kỹ thuật số. Với các nguyên tắc hướng dẫn được tích hợp sẵn trong bố cục, bạn sẽ học cách xác định các ý tưởng riêng lẻ, gán cho mỗi ghi chú một vị trí cố định, liên kết các ý tưởng liên quan và tham chiếu chéo các từ khóa.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi các hướng dẫn và ví dụ được nhúng để học phương pháp Zettelkasten từng bước một
- Xây dựng mạng lưới kiến thức bằng cách liên kết các ghi chú với nhau
- Sử dụng thẻ tham chiếu chéo để điều hướng và khám phá nhanh chóng
📌 Phù hợp cho: Nhà văn, nhà nghiên cứu và những người học tập suốt đời muốn có một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân phát triển cùng họ.
9. Mẫu bảng điều khiển PARA của Notion
Phương pháp PARA, do Tiago Forte tạo ra, là một hệ thống đã được chứng minh để tổ chức cuộc sống kỹ thuật số của bạn. Tên viết tắt này đại diện cho:
- Dự án: Mục tiêu ngắn hạn với kết quả rõ ràng (ví dụ: ra mắt trang web, kế hoạch cho chuyến đi)
- Các lĩnh vực: Các trách nhiệm liên tục cần duy trì (ví dụ: sức khỏe, tài chính, sự nghiệp)
- Tài nguyên: Bộ sưu tập kiến thức và tài liệu tham khảo hữu ích (ví dụ: bài viết, hướng dẫn, nghiên cứu)
- Lưu trữ: Các mục không hoạt động mà bạn muốn giữ lại cho sau này nhưng không cần sử dụng ngay lập tức
Mẫu bảng điều khiển PARA của Notion mang hệ thống này vào một không gian làm việc gọn gàng, tối giản. Nó được thiết kế như một trung tâm cho các hoạt động hàng ngày và một danh mục dài hạn cho mọi thứ khác trong cuộc sống của bạn.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi chép công việc, ý tưởng và tài nguyên với Quick Capture Panel
- Tạo công việc trên các mục Hộp thư đến, Hôm nay, 7 ngày tới, Sắp tới và Lịch bằng trình quản lý tác vụ
- Tạo bản đồ các trách nhiệm đang diễn ra như sự nghiệp, sức khỏe, gia đình và học tập với Các lĩnh vực trách nhiệm
📌 Phù hợp cho: Bất kỳ ai muốn kết hợp cả cái nhìn tổng quan và chi tiết nhỏ, bao gồm các chuyên gia quản lý nhiều dự án và sinh viên cân bằng giữa học tập và mục tiêu cá nhân.
Giới hạn của Notion
Mặc dù Notion là một công cụ đa năng cho việc tổ chức cá nhân, nó có những giới hạn đáng kể khi được sử dụng như một hệ thống quản lý kiến thức chuyên dụng:
- Thiếu quản lý nội dung nâng cao: Nó thiếu các tính năng tích hợp sẵn cho quy trình kiểm duyệt nội dung, kiểm soát phiên bản và quản lý vòng đời trang
- chức năng tìm kiếm giới hạn: *Khi lượng nội dung tăng lên, việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên khó khăn hơn do hàm tìm kiếm không đủ mạnh
- kiểm soát quyền truy cập cơ bản: *Cài đặt quyền truy cập của nó thiếu các cấp độ truy cập chi tiết, dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc lo ngại về bảo mật, đặc biệt khi làm việc với các trang con
- Thiếu công cụ phân tích và báo cáo: Không có công cụ phân tích tích hợp để đánh giá mức độ tương tác của người dùng hoặc hiệu quả nội dung
- Vấn đề về khả năng mở rộng của mẫu: Mẫu có thể trở nên khó mở rộng cho các sơ đồ chủ đề lớn hoặc hệ thống phân loại phức tạp mà không cần tái cấu trúc thủ công
- *thiếu cập nhật nội dung tự động hóa: Bạn cần thực hiện cập nhật thủ công khi cơ sở dữ liệu liên kết hoặc nội dung lặp lại thay đổi, giới hạn tính hữu ích của chúng đối với các cơ sở kiến thức đang phát triển
🔍 Bạn có biết? Trong thập niên 1970, các nhà lý thuyết quản lý như Peter Drucker và Paul Strassman đã nhận ra kiến thức là một tài sản tổ chức có giá trị. Điều này đã đặt nền móng cho khái niệm quản lý kiến thức mà chúng ta biết đến ngày nay.
Các mẫu Notion thay thế
Notion cung cấp các mẫu linh hoạt, nhưng chúng thường thiếu sự kết nối với các quy trình làm việc có thể thực hiện được.
ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm trên cùng một nền tảng — được thúc đẩy bởi tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
Giải pháp thay thế của Notion cung cấp các mẫu cho phép kết nối ghi chú, dự án và công việc của bạn một cách liền mạch. Hãy cùng khám phá một số mẫu tốt nhất! 🤩
1. Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp cung cấp một trung tâm tập trung để lưu trữ và chia sẻ tất cả thông tin mà nhóm của bạn cần biết. Được thiết kế theo mô hình trung tâm hỗ trợ, nó giúp việc điều hướng trở nên dễ dàng.
Ví dụ, danh sách chuyển đổi trong phần FAQ giúp trang web gọn gàng, trong khi tài liệu dự án được lưu trữ dưới phần Resources chỉ cách một cú nhấp chuột. Thanh điều hướng bên trái sắp xếp nội dung theo danh mục, và băng rôn chào mừng ở đầu trang hướng dẫn người dùng đến biểu mẫu để gửi yêu cầu.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng các phần Bài viết kiến thức, Câu hỏi thường gặp và Tài nguyên để minh họa kiến thức, giúp tránh trùng lặp và phân mảnh thông tin
- Giảm thời gian đào tạo nhân viên mới bằng cách sử dụng các danh mục có sẵn như Onboarding và Hướng dẫn sử dụng để hướng dẫn nhân viên mới từng bước
- Cung cấp nội dung học tập đa định dạng thông qua các video hướng dẫn liên kết, tài nguyên cộng đồng và bài viết blog
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án duy trì thư viện dữ liệu hoặc giảng viên biên soạn hướng dẫn, video và các thực hành tốt nhất để đào tạo nhân viên nhanh chóng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cần nhanh chóng tra cứu thông tin khi đang làm công việc trên một công việc? Chỉ cần nhập @brain vào phần bình luận của công việc hoặc Trò chuyện, giống như cách bạn đề cập đến một người khác.
Brain sẽ trả lời ngay lập tức, sử dụng kiến thức và ngữ cảnh từ Không gian Làm việc của bạn và bất kỳ mục riêng tư nào bạn chia sẻ với nó.
2. Mẫu Cơ sở Kiến thức Nhân sự ClickUp
Việc cập nhật chính sách, quy trình và quy định cũng quan trọng không kém việc lưu trữ chúng. Mẫu Cơ sở Kiến thức Nhân sự ClickUp tổng hợp thông tin có giá trị thay đổi theo thời gian.
Thay vì để các tài liệu quan trọng rải rác trong các thư mục và tệp tin, bạn có thể quản lý chúng tại đây với tính năng kiểm soát phiên bản, trường tìm kiếm và các chế độ xem phân loại.
Mặc dù được thiết kế cho các nhóm nhân sự, cơ sở kiến thức AI này cũng vô cùng hữu ích cho bất kỳ ai cần duy trì và chia sẻ kiến thức trong thời gian dài. Nếu bạn đang nghiên cứu các trường có quy định thay đổi liên tục, xây dựng thư viện cá nhân về tiêu chuẩn chuyên môn, hoặc quản lý tài liệu nghiên cứu đang phát triển, mẫu này có thể là lựa chọn phù hợp.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi các ghi chú hoặc nghiên cứu đang phát triển với các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp (ví dụ: Bản nháp, Đang xem xét, Hoàn tất)
- Phân loại tài liệu và ý tưởng bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp cho các chủ đề, thẻ hoặc chủ đề
- Chuyển đổi góc nhìn để xem kiến thức với các chế độ xem của ClickUp, chẳng hạn như Danh sách, Bảng, Lịch hoặc Chế độ xem Gantt
📌 Phù hợp cho: Sinh viên đang thực hiện nghiên cứu luận văn hoặc các khóa học có yêu cầu tuân thủ cao, và các chuyên gia cần theo dõi các cập nhật quy định trong trường của mình. Nó hoạt động tốt cho các nhân viên tri thức xây dựng thư viện các chính sách và quy trình.
3. Mẫu tài liệu ClickUp
Mẫu tài liệu ClickUp giúp bạn lưu trữ mục tiêu dự án, vai trò và tiến độ trong một định dạng dễ truy cập. Bắt đầu với những yếu tố cơ bản: tiêu đề dự án, ngày nộp và người được giao nhiệm vụ.
Sau đó, chuyển sang các phần chuyên biệt để lập kế hoạch cho các thành viên trong nhóm, trách nhiệm của họ và các chi tiết hỗ trợ. Ngoài ra, nó được tích hợp trong ClickUp Tài liệu, vì vậy bạn có thể kết hợp nó với công việc đang theo dõi, dòng thời gian và quy trình làm việc.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định trách nhiệm của nhóm với phần Các thành viên chính của đội dự án, bao gồm không gian để ghi tên, vị trí và mô tả vai trò
- Giữ dữ liệu dự án quan trọng nhất quán bằng cách sử dụng các trường metadata như Quản lý dự án, Ngày và Tiêu đề dự án
- Cài đặt tài liệu với bảng, tiêu đề và các phần có thương hiệu để tăng tính trực quan
📌 Phù hợp cho: Nhà nghiên cứu học thuật và chuyên gia đang tìm kiếm phần mềm hợp tác tài liệu để quản lý hồ sơ khách hàng, quy trình làm việc nội bộ hoặc các dự án liên bộ phận.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Hệ thống Quản lý Kiến thức AI của ClickUp giúp nâng cao dữ liệu cá nhân của bạn bằng cách biến không gian làm việc thành một nguồn tài nguyên thông minh và có thể tìm kiếm.
ClickUp Brain ’s Doanh nghiệp Search cho phép bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được câu trả lời chi tiết, thời gian thực từ khắp không gian làm việc của bạn. Nó tích hợp mượt mà với các công cụ như Gmail, Notion và Google Drive, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn có thể được tìm kiếm từ một địa điểm trung tâm.
Chỉ cần yêu cầu AI kết nối "Tóm tắt", và bạn không cần phải đọc lại hàng trang ghi chú hoặc bài nghiên cứu.
✅ Thử các gợi ý sau:
- Bản tài liệu chiến lược sản phẩm mới nhất ở đâu?
- Hãy cho tôi xem phiên bản cuối cùng của báo cáo bán hàng quý 3
- Hạn chót cho đề xuất dự án của khách hàng ZZ là khi nào?
- Chúng ta đã quyết định gì về dòng thời gian ra mắt sản phẩm trong cuộc họp đánh giá hàng tuần gần đây?
4. Mẫu Wiki ClickUp
Mẫu Wiki của ClickUp cung cấp một khung sườn logic cho tài liệu của nhóm. Bạn có thể phân loại thông tin thành các phần như Chính sách công ty, Thông số sản phẩm, Hướng dẫn thiết kế hoặc Hướng dẫn onboarding khách hàng.
Mỗi trang được tạo dưới dạng công việc hoặc tài liệu trong ClickUp, giúp dễ dàng giao quyền sở hữu và theo dõi cập nhật theo lịch trình. Khi quy trình thay đổi hoặc nhân viên mới gia nhập, việc cập nhật mẫu cơ sở kiến thức chỉ đơn giản như chỉnh sửa một trang.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định sứ mệnh, sơ đồ tổ chức và mục tiêu của nhóm bằng cách sử dụng các băng rôn và hình ảnh tùy chỉnh
- Tạo tài liệu SOP theo từng bước với các phần Mục đích, Vai trò, Quy trình và Lịch sử sửa đổi
- Hợp tác thời gian thực với đề cập trong ClickUp và theo dõi phiên bản tài liệu
📌 Phù hợp cho: Sinh viên bản đồ dự án nghiên cứu, nhân viên văn phòng tạo wiki, và chuyên gia ghi chép quy trình làm việc (SOP) hoặc quy trình nhóm cần hệ thống tham chiếu nhiều cấp độ.
Nhận các mẹo nhanh để quản lý cơ sở kiến thức AI của bạn với video này:
5. Mẫu Quản lý Ý tưởng Sáng tạo ClickUp
Mẫu Quản lý Ý tưởng Sáng tạo ClickUp lưu trữ mọi ý tưởng sáng tạo và nhóm chúng vào một quy trình làm việc có thể thực hiện được. Tại đây, bạn có thể tổ chức các dự án sáng tạo, nghiên cứu thông tin hoặc các thí nghiệm sáng tạo cá nhân, từ giai đoạn ý tưởng đến triển khai.
Mỗi thẻ ý tưởng được trang bị các trường thông tin chi tiết, cho phép bạn chỉ định người đánh giá, ước tính chi phí, đo lường tác động và đánh giá mức độ dễ thực hiện.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi ý tưởng qua từng giai đoạn với các trạng thái như Ý tưởng mới, Nghiên cứu, Đánh giá, Tạm hoãn và Bị từ chối
- Đánh giá và phân loại ý tưởng bằng các trường như Tác động, Độ dễ thực hiện, Chi phí, Loại ý tưởng, Phòng ban và Người đánh giá
- Hiển thị tiến độ trên chế độ xem bảng ClickUp, phân loại theo trạng thái, để quản lý quy trình làm việc một cách dễ dàng
- Lọc và tìm kiếm nhanh chóng với các tùy chọn Tìm kiếm nhanh và Lọc để tìm kiếm ý tưởng theo người được giao, từ khóa hoặc trường tùy chỉnh
📌 Phù hợp cho: Sinh viên nghiên cứu các dự án và chuyên gia ghi chép các giải pháp sáng tạo.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: ClickUp Brain’s AI Writer for Work giúp quá trình tạo/lập nội dung trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể soạn thảo bài luận, báo cáo hoặc dàn ý từ đầu, hoặc hoàn thiện bài viết với cách diễn đạt và cấu trúc tốt hơn.
✅ Thử các gợi ý sau:
- Viết một bản tóm tắt 500 từ về xu hướng năng suất công việc từ xa của chúng tôi
- Giải thích bài báo nghiên cứu này bằng ngôn ngữ đơn giản cho người mới bắt đầu
- Viết lại đoạn văn này để nó trở nên ngắn gọn và chuyên nghiệp hơn
6. Mẫu Ghi chú Hàng ngày ClickUp
Mẫu Ghi chú Hàng ngày của ClickUp được thiết kế dành cho sinh viên và bất kỳ ai cần tổng hợp những nhận thức hàng ngày và ghi chép tiến độ. Bạn có thể nhanh chóng thêm công việc, ghi chép ý tưởng mới hoặc ghi lại những bài học kinh nghiệm.
Ngoài việc quản lý ghi chú cá nhân, mẫu này còn khuyến khích tự phản ánh và ưu tiên hóa công việc. Bằng cách sử dụng các gợi ý trực quan, phân loại theo loại ghi chú và các tùy chọn lọc, bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất mỗi ngày.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thu thập ghi chú nhanh và các mục cần thực hiện trong thời gian thực bằng cách sử dụng các trường New Task
- Phân loại các mục nhập bằng các trường và nhóm, bao gồm Ghi chú hàng ngày, Suy ngẫm, Ý tưởng và Lòng biết ơn
- Theo dõi tiến độ một cách trực quan thông qua các trạng thái như việc cần làm, Reviewed và hoàn thành
- Lên lịch công việc và ghi chú với các tính năng của ClickUp Xem dạng danh sách, bao gồm Nhóm theo Loại Ghi chú và các tùy chọn sắp xếp
- Kiểm soát hiển thị của chi tiết bằng cách sử dụng các chuyển đổi Ẩn Mô tả và Hiển thị Đã Đóng
📌 Phù hợp cho: Bất kỳ ai muốn tổ chức suy nghĩ hàng ngày, theo đuổi những thành công nhỏ, brainstorm ý tưởng hoặc phản ánh về những điều đã học để tham khảo sau này.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn ghi chú nhanh khi di chuyển? Hãy sử dụng tính năng "Nói để chuyển thành văn bản" của ClickUp Brain MAX. Giọng nói của bạn sẽ được chuyển đổi thành văn bản và cải thiện bằng trí tuệ nhân tạo, sau đó dán vào thanh tìm kiếm Brain MAX hoặc bất kỳ đâu trên máy tính của bạn.
7. Mẫu tài liệu Kế hoạch Quản lý Thay đổi của ClickUp
Mẫu tài liệu Kế hoạch Quản lý Thay đổi của ClickUp cung cấp một khung làm việc để ghi chép từng bước của quá trình chuyển đổi mới, tạo bản đồ các cột mốc, ghi lại các thay đổi và dự đoán các rủi ro tiềm ẩn.
Với các băng rôn hướng dẫn tích hợp và liên kết truy cập nhanh, bạn có thể hướng dẫn nhóm qua từng giai đoạn của quá trình thay đổi. Ngoài ra, metadata tích hợp trong tài liệu kiểm tra tác giả và các bản cập nhật, trong khi các phần tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch cho các lĩnh vực khác nhau.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Liệt kê tất cả các bước để triển khai thành công với Danh sách công việc cột mốc và Chi tiết Nhật ký thay đổi
- Dự đoán và quản lý các thách thức tiềm ẩn bằng cách sử dụng phần Rủi ro & Giảm thiểu
- Giữ cho các thành viên trong nhóm đồng bộ với các liên kết nhanh và thẻ tóm tắt để truy cập các phần khóa ngay lập tức
📌 Phù hợp cho: Chuyên gia quản lý cập nhật quy trình và sinh viên quản lý dự án nhóm hoặc thay đổi chương trình học.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp Brain MAX tích hợp nhiều công cụ AI vào một nền tảng thống nhất. Bạn sẽ nhận được câu trả lời có ngữ cảnh, tự động hóa và thông tin chi tiết được tùy chỉnh cho tổ chức của bạn chỉ trong vài giây mà không gặp phải tình trạng phân tán AI.
Khác với các chatbot thông thường, Brain MAX hiểu các công việc, dự án, cuộc họp và ứng dụng kết nối, cung cấp cho bạn các phản hồi có liên quan cao và có thể thực hiện được. Bạn có thể kích hoạt các quy trình làm việc trên Google Drive, Notion, GitHub và nhiều nền tảng khác, đồng thời chọn mô hình AI phù hợp nhất cho bất kỳ công việc nào.
Dưới đây là chia sẻ của Thomas Clifford, Quản lý Sản phẩm tại TravelLocal, về việc sử dụng ClickUp:
Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án và tác vụ, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được áp dụng để theo dõi và cập nhật khung OKR của chúng tôi và nhiều trường hợp sử dụng khác, bao gồm sơ đồ luồng công việc và biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép. Thật tuyệt vời khi có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu này trong một sản phẩm duy nhất, vì các thành phần có thể được liên kết với nhau một cách dễ dàng.
Chúng tôi sử dụng ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án và công việc, cũng như làm cơ sở kiến thức. Nó cũng được áp dụng để theo dõi và cập nhật khung OKR của chúng tôi và nhiều trường hợp sử dụng khác, bao gồm biểu đồ luồng công việc và biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép. Thật tuyệt vời khi có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu này trong một sản phẩm duy nhất, vì các thành phần có thể được liên kết với nhau một cách dễ dàng.
🌟 Các trợ lý AI trong ClickUp giúp việc tra cứu kiến thức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
Ví dụ: Xác định dữ liệu mà Trợ lý Trả lời Sẵn có của bạn có thể tìm kiếm, và nó sẽ sử dụng kiến thức này để trả lời các câu hỏi của thành viên nhóm trong các kênh mà bạn đã kích hoạt nó.
Hãy đưa ra quyết định thông minh và chọn ClickUp
Mặc dù Notion cho phép bạn lưu trữ ghi chú và tạo trang cho quản lý kiến thức cá nhân, nhưng nó thường chỉ dừng lại ở việc tổ chức. Nền tảng này không tự động kết nối ý tưởng, đang theo dõi tiến độ hoặc biến những hiểu biết thành hành động.
Tuy nhiên, ClickUp mang đến một câu chuyện khác. Nó tập hợp mọi thứ, bao gồm dự án, công việc và tài liệu của bạn, vào một không gian làm việc duy nhất. Với ClickUp Docs, bạn có thể xây dựng các trung tâm kiến thức có cấu trúc và có thể tìm kiếm. Mặt khác, ClickUp Brain kết nối các ghi chú của bạn, phát hiện ra những thông tin hữu ích và đề xuất các kết nối mà bạn có thể bỏ lỡ.
Cùng nhau, các công việc, tài liệu, ghi chú, bản ghi âm giọng nói, bảng điều khiển và trí tuệ nhân tạo (AI) tạo nên một không gian làm việc AI tích hợp, giúp giảm thiểu sự phức tạp và mở rộng không cần thiết.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!