Bạn có biết rằng chỉ 8% email tiếp thị lạnh tạo ra phản hồi có ý nghĩa?
Khi AI viết email cho bạn, câu hỏi quan trọng là: Làm thế nào để đảm bảo chúng không giống như 121 email khác trong hộp thư đến của người nhận?
Khi hoàn thành đúng cách, bạn có thể mở rộng quy mô tiếp cận mà vẫn khiến mỗi khách hàng tiềm năng cảm thấy email được viết riêng cho họ.
Vậy, việc cần làm để tự động hóa email tiếp thị lạnh với ChatGPT là gì?
Dưới đây là một khung làm việc có thể lặp lại mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo email tiếp thị của bạn không bị bỏ qua hoặc rơi vào thư mục spam.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn đã chán việc mất dấu các chiến dịch email tiếp thị lạnh của mình? Sử dụng Mẫu Chiến dịch Email của ClickUp để tập trung toàn bộ hoạt động tiếp cận của bạn vào một nơi duy nhất. Mẫu này cung cấp một trung tâm chiến dịch được xây dựng sẵn với tính năng theo dõi tích hợp và nhắc nhở tự động hóa. Bắt đầu ngay lập tức mà không cần phải cài đặt hệ thống từ đầu.
Tại sao việc tự động hóa email tiếp thị lại quan trọng vào năm 2025?
Email tiếp thị lạnh đã tồn tại hàng thập kỷ.
Trong những ngày đầu, chúng là một điều mới mẻ—một cách trực tiếp để tiếp cận hộp thư đến của ai đó khi hầu hết mọi người chưa bị quá tải bởi tiếng ồn kỹ thuật số.
Nhìn về tương lai năm 2025, mỗi nhà ra quyết định thức dậy với hộp thư đến đầy những email chung chung.
Tự động hóa email được hỗ trợ bởi AI mang lại lợi thế cho bạn. Nó cho phép bạn nghiên cứu, cá nhân hóa và theo dõi một cách quy mô.
Lợi ích của việc tự động hóa email tiếp thị bao gồm:
- Tùy chỉnh quy mô lớn: Việc tùy chỉnh email theo từng đối tượng trở nên khả thi nhờ AI mà không cần mất hàng giờ để nghiên cứu từng khách hàng tiềm năng một cách riêng lẻ.
- Dãy email theo dõi nhất quán: Các công cụ tự động hóa có thể tạo ra các dãy email tùy chỉnh, điều chỉnh dựa trên phản hồi của khách hàng tiềm năng, tức là các khách hàng tiềm năng quan tâm sẽ nhận được nội dung nuôi dưỡng, trong khi các liên hệ không phản hồi sẽ được tiếp cận với các nỗ lực tái tương tác.
- Tối ưu hóa thời gian gửi: Tối đa hóa tác động của chiến dịch bằng cách gửi email vào thời điểm khách hàng tiềm năng có khả năng mở và phản hồi cao nhất.
- Quản lý tuân thủ: Hệ thống tự động hóa có thể bảo vệ danh tiếng miền của bạn bằng cách theo dõi tỷ lệ email bị trả lại và khiếu nại spam.
- Sức chứa tiếp cận quy mô lớn: Các nhóm có thể tiếp cận hàng nghìn khách hàng tiềm năng mỗi tháng mà không cần tăng cường nỗ lực thủ công hoặc thuê thêm nhân viên.
- Theo dõi và tối ưu hóa hiệu suất: Các nền tảng tự động hóa cung cấp phân tích chi tiết về tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và mẫu phản hồi, giúp bạn liên tục hoàn thiện chiến lược mà không cần thu thập dữ liệu thủ công.
👀 Bạn có biết? Hơn 78% nhân viên bán hàng cho biết AI giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong vai trò của mình.
Hãy nghĩ đến việc tiếp cận khách hàng tiềm năng. Bạn muốn liên hệ với một khách hàng tiềm năng mà bạn chưa từng nói chuyện trước đây. Dữ liệu công khai đã cung cấp cho bạn thông tin về chức vụ, bài đăng gần đây trên LinkedIn, tin tức công ty và có thể cả sự xuất hiện trên podcast.
Nhập dữ liệu đó vào mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), và bạn có thể ngay lập tức tạo ra một email đề cập đến điều gì đó liên quan đến họ, nhấn mạnh giá trị của bạn trong bối cảnh của họ và kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động.
Cách sử dụng ChatGPT để tự động hóa email tiếp thị
Bạn không thể yêu cầu một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) viết một email tiếp thị lạnh và mong đợi nhận được phản hồi giúp bạn có được cuộc gọi giới thiệu với khách hàng tiềm năng. Bạn cần hiểu cách ChatGPT hoạt động và hướng dẫn nó để nó hoạt động theo cách bạn mong muốn.
Dưới đây là cách tạo email tiếp thị lạnh với ChatGPT để tránh bị đưa vào thư rác hoặc bị bỏ qua sau khi mở.
1. Xác định khung 4Ws
Xem đây là bước nền tảng. Ở đây, bạn cung cấp cho ChatGPT thông tin để nó có thể tạo ra các email có giá trị và phù hợp.
Hãy gọi nó là Khung 4W. Nó bao gồm:
Bạn là ai?
Xác định vai trò công việc của bạn vì danh tính đó sẽ định hình nội dung tin nhắn của chiến dịch email tiếp thị lạnh của bạn.
📍 Ví dụ, một nhà sáng lập startup tiếp cận khách hàng doanh nghiệp cần thông điệp khác biệt so với một chuyên gia tư vấn liên hệ để đề xuất bài viết khách mời.
Bạn muốn đạt được điều gì?
Việc cần làm là sử dụng email này để đặt lịch demo sản phẩm hay tạo ra các khách hàng tiềm năng chất lượng? Việc có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp ChatGPT tạo ra nội dung nhắm mục tiêu hiệu quả.
📍 Ví dụ, một email tiếp thị lạnh tập trung vào việc đặt lịch demo sẽ nhấn mạnh các điểm yếu và bằng chứng xã hội khác với một email nhằm mục đích thiết lập hợp tác thương hiệu.
ChatGPT nên đóng vai trò gì?
Xác định chính xác vai trò mà ChatGPT nên đảm nhận.
📍 Điều này có thể là “Bạn là một chuyên gia tư vấn bán hàng B2B có kinh nghiệm, hỗ trợ các công ty phần mềm mở rộng phạm vi tiếp cận của họ.” Định nghĩa vai trò sẽ ảnh hưởng đến cách tiếp cận thông điệp. Nó cũng giúp ChatGPT phản ánh bối cảnh và ý định.
Bằng cách cài đặt vai trò ngay từ đầu, bạn sẽ giảm thiểu các nội dung chung chung, mẫu có sẵn và đảm bảo email phù hợp với giọng điệu thương hiệu của bạn và kỳ vọng của khách hàng tiềm năng.
Đối tượng mục tiêu của bạn là ai?
Xác định rõ ràng persona khách hàng lý tưởng (ICP) của bạn, bao gồm các điểm đau, sở thích, quy trình ra quyết định và sở thích giao tiếp của họ. Thông tin này giúp ChatGPT tùy chỉnh nội dung sao cho không nghe giống như mẫu có sẵn.
📍 Ví dụ, nếu đối tượng mục tiêu của bạn là các nhà quản lý nhân sự tại các công ty có kích thước vừa và nhỏ, ChatGPT có thể nhấn mạnh vào tiết kiệm chi phí, sự tham gia của nhân viên và tuân thủ quy định. Tuy nhiên, nếu đối tượng của bạn là các Giám đốc Công nghệ (CTO) tại các startup phần mềm dịch vụ (SaaS), cùng một công cụ có thể điều chỉnh thông điệp tập trung vào khả năng mở rộng, tích hợp và độ tin cậy kỹ thuật.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc sử dụng khung 4W:
“Bạn là một chuyên gia tư vấn bán hàng B2B có kinh nghiệm, giúp các công ty phần mềm mở rộng phạm vi tiếp cận. Hãy đóng vai trò trợ lý của tôi trong việc soạn thảo email tiếp thị lạnh. Tôi là nhà sáng lập startup đang giới thiệu công cụ quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho các công ty SaaS có kích thước trung bình. Mục tiêu của tôi là đặt lịch demo sản phẩm với các nhà quyết định. Đối tượng mục tiêu là các Giám đốc Công nghệ (CTO) và Trưởng bộ phận Kỹ thuật đang gặp khó khăn với quy trình làm việc phân mảnh, mệt mỏi với công cụ và hợp tác kém hiệu quả. Họ quan tâm đến khả năng mở rộng kỹ thuật, tích hợp và tiết kiệm chi phí. Viết cho tôi một email tiếp thị lạnh mang tính cá nhân, tránh nghe như mẫu có sẵn và bao gồm một lời kêu gọi hành động rõ ràng để đặt lịch demo 20 phút.”
2. Xác định khung email
Bây giờ, bạn giải thích cho ChatGPT chính xác loại nội dung bạn muốn nó tạo ra. Điều này bao gồm việc xác định cấu trúc, giọng điệu, định dạng và ngôn ngữ bạn muốn sử dụng trong email của mình.
Khung email
Có nhiều khung email khác nhau mà bạn có thể yêu cầu ChatGPT tuân theo. Mỗi khung email phục vụ các mục tiêu và đối tượng khác nhau:
| Khung làm việc | Phù hợp nhất cho | Ví dụ |
| PAS (Vấn đề - Kích thích - Giải pháp) | Tiếp cận tập trung vào điểm đau | Sử dụng điều này khi khách hàng tiềm năng đã nhận ra vấn đề, như chu kỳ tuyển dụng kéo dài hoặc tỷ lệ churn cao, và bạn muốn cho thấy sản phẩm của mình giải quyết vấn đề đó như thế nào. |
| AIDA (Chú ý - Quan tâm - Mong muốn - Hành động) | Demo sản phẩm và dùng thử | Sử dụng điều này khi tiếp cận các khách hàng tiềm năng mới chưa biết đến bạn, và bạn cần làm ấm mối quan hệ trước khi yêu cầu demo. |
| Trước-Sau-Cầu nối | Thông điệp tập trung vào chuyển đổi | Sử dụng điều này khi bạn muốn minh họa cuộc sống trước khi sử dụng sản phẩm của bạn, sau khi sử dụng sản phẩm của bạn, và sau đó giải thích cách bạn tạo ra sự thay đổi đó. |
Hướng dẫn định dạng
Xác định các hướng dẫn định dạng như:
- Tiêu đề email: Tạo ba biến thể tiêu đề email nhấn mạnh điểm yếu cụ thể của khách hàng tiềm năng.
- Mở đầu email: Bắt đầu email bằng những tham chiếu cụ thể cho thấy bạn đã nghiên cứu về người nhận và công ty của họ.
- CTA: Thêm một lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng để khuyến khích người nhận thực hiện hành động.
- Giá trị cốt lõi: Nêu bật lợi ích chính của bạn trong đoạn đầu tiên.
- Số từ: Giữ tổng độ dài email trong khoảng 120 từ.
- Tối ưu hóa cho thiết bị di động: Sử dụng các đoạn văn ngắn (1-2 câu) và tránh sử dụng quá nhiều dấu đầu dòng.
- Placeholders: Đặt các biến cụ thể như [Tên Công ty], [Thành tựu gần đây] và [Thách thức ngành] trong dấu ngoặc vuông để tùy chỉnh.
Ngôn ngữ và Giọng điệu
Xác định phong cách giao tiếp của bạn với các ví dụ cụ thể mà ChatGPT có thể tuân theo:
- Chọn tùy chọn chào hỏi của bạn, ví dụ: "Hey" cho các ngành nghề casual và "Hello" cho các lĩnh vực chính thức.
- Chỉ định nếu bạn muốn tránh các ngôn ngữ hoặc thuật ngữ chuyên ngành cụ thể, ví dụ: synergy, circle back, leverage.
- Xác định phong cách bạn muốn áp dụng trong cuộc hội thoại, ví dụ: thân thiện, chuyên nghiệp, thoải mái.
Nếu có danh sách hướng dẫn dài, hãy tạo một tài liệu và tải trực tiếp lên ChatGPT.
Dưới đây là một mẫu (kèm theo phản hồi của ChatGPT) mà bạn có thể sử dụng để xác định cấu trúc email:
Viết cho tôi một email tiếp thị lạnh dưới 120 từ sử dụng khung AIDA. Bao gồm ba biến thể tiêu đề email nhấn mạnh điểm yếu của khách hàng tiềm năng và kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng. Sử dụng khoảng trống dòng để tăng tính dễ đọc trên thiết bị di động.
3. Cá nhân hóa nội dung email
Đây là phần mà bạn không thể hoàn toàn dựa vào ChatGPT để nghiên cứu cho mình. Nó có thể đưa ra thông tin không chính xác và lấp đầy những thông tin có vẻ rất thật nhưng thực tế không phải vậy.
Để đảm bảo email của bạn không chứa thông tin giả mạo, hãy cung cấp các thông tin cụ thể hoặc chi tiết về người nhận.
Ví dụ, đây là các loại thông tin khác nhau mà bạn có thể bao gồm trong ghi chú nghiên cứu của mình:
- Profil LinkedIn: Tiêu đề vai trò hiện tại của họ (người nhận) và thời gian họ đã làm việc trong vai trò đó, cùng với bất kỳ bài đăng gần đây nào mà họ đã thảo luận về thách thức trong ngành hoặc chia sẻ cập nhật chuyên môn.
- Tin tức công ty: Các phát triển gần đây, như thông báo về nguồn vốn hoặc ra mắt sản phẩm mới, mà giải pháp của bạn có thể bổ sung.
- Bối cảnh ngành: Xu hướng thị trường ảnh hưởng đến lĩnh vực cụ thể của họ và chu kỳ kinh doanh theo mùa tác động đến dòng thời gian ra quyết định của họ.
- Thông tin cá nhân: Các buổi thuyết trình tại hội nghị hoặc bài viết đã đăng tải thể hiện lĩnh vực chuyên môn và sở thích nghề nghiệp của họ.
- Website: Nhập URL trang web của họ và để nó phân tích các trang để hiểu vị trí và thông điệp của công ty.
Để mở rộng quy mô cá nhân hóa, hãy tạo một bảng tính với các cột như Chức vụ, Tin tức công ty, Bài đăng LinkedIn, Xu hướng ngành và Trang web. Điền ít nhất một hoặc hai trường cho mỗi khách hàng tiềm năng. Sau đó, dán một hàng vào ChatGPT và yêu cầu nó soạn thảo một email tiếp thị lạnh cá nhân hóa dựa trên các chi tiết đó.
Dưới đây là một mẫu bạn có thể sử dụng để thêm ghi chú nghiên cứu riêng lẻ:
Dưới đây là ghi chú nghiên cứu của tôi về [Tên khách hàng tiềm năng] tại [Tên công ty]: [Dán kết quả nghiên cứu của bạn – tin tức mới nhất của công ty, hoạt động trên LinkedIn, thách thức ngành hoặc thành tựu cá nhân]. Viết lại email tiếp thị lạnh bằng mẫu của chúng tôi để tự nhiên tích hợp một hoặc hai điểm quan trọng này, mà không để lộ rằng tôi đang sử dụng mẫu.
👀 Bạn có biết? Theo Báo cáo Xu hướng Bán hàng của HubSpot, email đứng thứ hai trong số các kênh có tỷ lệ phản hồi cao nhất cho các chiến dịch tiếp cận khách hàng tiềm năng. Kênh đứng đầu là tiếp cận khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội.
📚 Đọc thêm: Các công cụ tiếp cận email tốt nhất để giúp bạn xây dựng kết nối mạnh mẽ với đối tượng mục tiêu của mình.
4. Xây dựng chuỗi email theo dõi
Hầu hết các khách hàng tiềm năng cần 3-5 lần tiếp xúc trước khi họ phản hồi yêu cầu demo hoặc lịch hẹn của bạn. Bỏ qua các lần theo dõi, bạn đang bỏ lỡ cơ hội doanh thu tiềm năng.
Để hiểu rõ hơn, đây là cách một chiến lược theo dõi cân bằng và không gây phiền nhiễu trông như thế nào:
| Theo dõi | Khi nào và việc cần làm | Ví dụ |
| Lần theo dõi đầu tiên | Thêm bằng chứng xã hội hoặc nghiên cứu trường hợp (sau 3-5 ngày) | Chào [Tên], tôi đang theo dõi email trước đó của mình. Tôi vừa giúp [Công ty tương tự] giải quyết [thách thức tương tự]. Họ đã đạt được [kết quả cụ thể] trong 30 ngày. Dưới đây là nghiên cứu trường hợp: [link] |
| Lần theo dõi thứ 2 | Chia sẻ tài nguyên hoặc thông tin hữu ích (sau 1 tuần) | Chào [Tên], tôi đã tìm thấy báo cáo/công cụ này về [xu hướng liên quan]. Tôi nghĩ bạn sẽ thấy phần về [chủ đề cụ thể] thú vị dựa trên bối cảnh của công ty. |
| Lần theo dõi thứ 3 | Lần thử cuối cùng với yếu tố khan hiếm hoặc cấp bách (10-14 ngày sau) | Chào [Tên], tôi vẫn chưa nhận được phản hồi từ bạn, nên đây sẽ là lần liên hệ cuối cùng của tôi. Nếu thời điểm chưa phù hợp, đừng lo lắng. Nếu bạn cần hỗ trợ về [vấn đề], bạn biết cách liên hệ với tôi. |
Ghi chú rằng các dòng thời gian này cần được tùy chỉnh tùy thuộc vào đối tượng tiềm năng và mức độ cấp bách của vấn đề bạn đang giải quyết.
Ví dụ, nếu bạn đang liên hệ với khách hàng bán lẻ trong mùa lễ hội, họ có thể quá bận rộn để trả lời, vì vậy việc kéo dài khoảng thời gian theo dõi là hợp lý.
Dưới đây là một ví dụ về lời nhắc bạn có thể thử để xây dựng chuỗi email theo dõi trong ChatGPT:
Dựa trên nghiên cứu của tôi về [Tên Khách hàng Tiềm năng], hãy tạo ba email theo dõi cho cuộc hội thoại của chúng ta về [Chủ đề Ban đầu]. Mỗi email nên tiếp cận từ một góc độ khác nhau: (1) sử dụng bằng chứng xã hội từ [Công ty Tương tự], (2) chia sẻ một tài nguyên hữu ích về [Xu hướng Ngành], và (3) một lời nhắc nhở lịch sự cuối cùng. Giữ nguyên giọng điệu hội thoại và tham khảo các chi tiết cụ thể từ nghiên cứu của tôi một cách tự nhiên.
5. Tích hợp ChatGPT với công cụ email
ChatGPT có thể viết email tiếp thị lạnh cá nhân hóa cho bạn, nhưng bạn không thể gửi chúng trực tiếp từ nền tảng này. Bạn cần sao chép và dán nội dung đã tạo vào công cụ email của mình hoặc tải lên bảng tính để gửi hàng loạt.
Bạn có thể tích hợp ChatGPT với các nền tảng tiếp cận hiện có hoặc CRM của mình thông qua các công cụ như Zapier hoặc kết nối API trực tiếp. Nhờ đó, bạn có thể tận dụng khả năng viết email của ChatGPT mà không cần phải chuyển đổi liên tục giữa các nền tảng hoặc sao chép nội dung thủ công.
⭐ Bonus: Các bộ lọc spam email không chỉ xem xét số lượng, mà còn quét các mẫu. Các dòng tiêu đề chứa các từ như miễn phí, thời gian giới hạn, hành động ngay, hoặc đảm bảo có thể khiến email tiếp thị của bạn bị đánh dấu là spam trước khi nó được đọc. Nguyên tắc tốt nhất khi viết email là sử dụng giọng điệu tự nhiên, thân thiện, mang tính chân thực, không mang tính quảng cáo.
6. Kiểm tra và tối ưu hóa email tự động hóa
Theo dõi email tiếp thị và phân tích những gì hiệu quả và những gì không.
Bạn nên đang theo dõi: tỷ lệ mở email, tỷ lệ hủy đăng ký, tỷ lệ phản hồi và các chỉ số liên quan khác để đánh giá thành công của email tiếp thị lạnh.
Để xác định phiên bản nào hoạt động tốt hơn, hãy thử nghiệm các khía cạnh sau và tinh chỉnh các lời nhắc của bạn dựa trên kết quả:
- Tiêu đề email: Tò mò so với lợi ích trực tiếp, tiêu đề dựa trên câu hỏi so với tiêu đề dựa trên tuyên bố so với tiêu đề tập trung vào lợi ích.
- Mở đầu thu hút: Tham chiếu cá nhân (bài đăng trên LinkedIn, vòng gọi vốn gần đây) so với các tuyên bố về điểm yếu.
- Giá trị cốt lõi: Tập trung vào tỷ suất hoàn vốn (ROI) so với năng suất so với giảm thiểu rủi ro.
- Độ dài email: Ngắn gọn (50–70 từ) so với câu chuyện dài hơn một chút (120–150 từ)
- CTAs: “Đặt lịch cuộc gọi nhanh” vs. “Bạn có muốn tôi gửi thêm thông tin không?”
Nếu một trợ lý AI có thể xử lý quy trình làm việc này từ đầu đến cuối thì sao? Trợ lý AI của ClickUp có thể được tùy chỉnh với các hướng dẫn để tạo ra những bản nháp đầu tiên hoàn hảo! Xem cách thực hiện.
Các mẫu ChatGPT đã được kiểm chứng cho hoạt động tiếp cận khách hàng tiềm năng
Dưới đây là các mẫu ChatGPT đã được kiểm chứng mà bạn có thể sử dụng để tạo ra các chiến dịch tiếp cận có tỷ lệ phản hồi cao.
Mẫu email tiếp thị lạnh sử dụng khung AIDA với ChatGPT
Sử dụng mẫu này khi bạn muốn tạo email thu hút sự chú ý để làm ấm khách hàng tiềm năng trước khi yêu cầu demo hoặc cuộc họp. Cấu trúc AIDA đặc biệt hiệu quả khi giới thiệu giải pháp của bạn cho các khách hàng tiềm năng mới chưa biết đến công ty của bạn.
Dưới đây là lời nhắc và phản hồi của ChatGPT:
Hành động như một nhà viết quảng cáo B2B giàu kinh nghiệm. Tôi là [Chức vụ của bạn] tại [Tên công ty], liên hệ với [Chức vụ của khách hàng tiềm năng] tại [Loại công ty mục tiêu].
- Viết email tiếp thị lạnh sử dụng khung AIDA để:
- Bắt đầu với một câu mở đầu hấp dẫn về [Thách thức cụ thể trong ngành].
- Đề cập đến cách [Công ty Tương tự] đã đối mặt với thách thức tương tự.
- Hiển thị kết quả chuyển đổi mà họ đạt được: [Kết quả/Chỉ số cụ thể]
- Kết thúc với một lời kêu gọi hành động (CTA) không áp lực cho [Bước Tiếp Theo Cụ Thể].
Yêu cầu bổ sung:
- Tham khảo thông tin mới nhất: [Tin tức/Thành tựu của công ty]
- Sử dụng giọng điệu của cuộc hội thoại tự nhiên.
- Giữ dưới 130 từ
- Tạo ba biến thể tiêu đề email tập trung vào điểm yếu của khách hàng tiềm năng.
- Thêm các trường đặt chỗ cho [Tên Công ty] và [Tên Khách hàng tiềm năng]
- Điểm khó khăn của đối tượng mục tiêu: [Danh sách 2-3 thách thức cụ thể]
Trả lời
Mẫu email tiếp thị lạnh với ChatGPT để kích hoạt lại các khách hàng tiềm năng không hoạt động
Gợi ý này giúp các chuyên gia bán hàng tái kết nối với các khách hàng tiềm năng đã ngừng phản hồi sau khi ban đầu thể hiện sự quan tâm. Nó hiệu quả với các khách hàng tiềm năng đã thể hiện sự tương tác nhưng ngừng phản hồi các lần theo dõi sau đó.
Dưới đây là lời nhắc và phản hồi của ChatGPT:
Bạn là chuyên gia phục hồi bán hàng giúp tôi tái kết nối với các khách hàng tiềm năng đã từng thể hiện sự quan tâm.
Viết một email tiếp thị lạnh để tái tương tác với khách hàng:
- Thừa nhận sự im lặng mà không gây áp lực: “Tôi biết thời điểm chưa phù hợp…”
- Đề cập đến một sự phát triển mới: [Cập nhật sản phẩm gần đây/Thay đổi trong ngành]
- Cập nhật bằng chứng xã hội mới: [Thành công của khách hàng mới/Nghiên cứu trường hợp]
- Cung cấp giá trị: [Nguồn tài nguyên/Công cụ/Thông tin hữu ích]
- Sử dụng phương pháp "lần thử cuối cùng" với sự giúp đỡ chân thành.
- Gồm một lựa chọn dễ dàng: “Nếu ưu tiên đã thay đổi, đừng lo lắng”
- Dưới 110 từ
Thông tin về khách hàng tiềm năng:
- Lần tương tác gần nhất: [Mô tả ngắn gọn về cuộc hội thoại trước đó]
- Thách thức chính của họ: [Vấn đề cụ thể mà họ đề cập]
- Thời gian kể từ lần liên hệ cuối cùng: [Thời lượng]
- Ngành: [Ngành của họ]
Trả lời
Mẫu email tiếp thị lạnh với ChatGPT cho việc theo dõi sau buổi demo sản phẩm
Sử dụng điều này sau khi khách hàng tiềm năng tham gia buổi demo của bạn nhưng chưa thực hiện bước tiếp theo. Lệnh này tạo ra các email theo dõi giải quyết những lo ngại phổ biến sau buổi demo đồng thời duy trì động lực.
Dưới đây là lời nhắc ChatGPT và phản hồi của nó:
Hành động như một chuyên gia bán hàng tư vấn. Tôi vừa hoàn thành buổi demo sản phẩm với [Tên Khách hàng Tiềm năng] từ [Tên Công ty] và cần theo dõi hiệu quả.
Viết một email theo dõi mẫu đáp ứng các yêu cầu sau:
- Cảm ơn họ đã dành thời gian tham gia cuộc thảo luận về [Chủ đề Demo].
- Giải quyết vấn đề cụ thể mà họ đã nêu ra: [Vấn đề/Câu hỏi cụ thể]
- Cung cấp giá trị bổ sung: [Nguồn tài liệu/Nghiên cứu trường hợp liên quan]
- Đề xuất bước tiếp theo rõ ràng: [Dòng thời gian triển khai/Chương trình thử nghiệm]
- Tạo sự cấp bách nhẹ nhàng xung quanh [Yếu tố mùa vụ/Nhu cầu kinh doanh]
- Giữ giọng điệu tư vấn, không sử dụng ngôn ngữ bán hàng áp đặt.
- Giữ dưới 120 từ
Bối cảnh demo:
- Các tính năng chính mà họ quan tâm nhất: [Tính năng cụ thể]
- Dòng thời gian triển khai của họ: [Dòng thời gian họ đề cập]
- Quy trình ra quyết định: [Ai khác tham gia]
- Đối thủ cạnh tranh chính mà họ đang xem xét: [Nếu được đề cập]
Trả lời
Dưới đây là một số ví dụ về lời nhắc ngắn gọn mà bạn có thể tham khảo khi không có nhiều chi tiết hoặc thời gian để xây dựng bối cảnh:
Mẫu email tiếp thị tự động bằng ChatGPT cho việc tạo khách hàng tiềm năng
Viết email tiếp thị lạnh để thu hút khách hàng tiềm năng nhắm đến [hình mẫu khách hàng lý tưởng] tại [loại công ty]. Đề cập đến thách thức chính của họ với [điểm đau cụ thể], đề cập đến [thành tựu gần đây của công ty] và yêu cầu một cuộc gọi khám phá ngắn. Giữ dưới 120 từ với lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng.
Mẫu email tiếp thị lạnh với ChatGPT cho buổi demo sản phẩm
Soạn email yêu cầu demo sản phẩm gửi đến [tiêu đề của khách hàng tiềm năng], nhấn mạnh cách [tên sản phẩm] giải quyết [vấn đề kinh doanh cụ thể]. Bao gồm một kết quả nghiên cứu trường hợp liên quan và kết thúc bằng việc lên lịch một buổi demo 15 phút. Sử dụng giọng điệu trò chuyện, dưới 100 từ.
Mẫu email tiếp thị lạnh với ChatGPT cho bản dùng thử miễn phí
Tạo email mời dùng thử miễn phí cho [đối tượng mục tiêu], nhấn mạnh lợi ích chính của [tính năng/giải pháp chính]. Đề cập đến vấn đề mà họ đang gặp phải liên quan đến [thách thức cụ thể] và bao gồm liên kết đăng ký dùng thử rõ ràng. Giới hạn trong 90 từ với tính cấp thiết.
Mẫu email yêu cầu đóng góp bài viết khách mời bằng ChatGPT
Viết email tiếp cận để đăng bài khách trên [tên website], đề cập đến bài viết gần đây của họ về [chủ đề]. Đề xuất ba ý tưởng tiêu đề cụ thể liên quan đến [lĩnh vực chuyên môn của bạn] và đề cập đến [chứng chỉ/thành tích của bạn]. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, dưới 130 từ.
Mẫu email tiếp thị lạnh với ChatGPT để giới thiệu sản phẩm
Tạo email giới thiệu sản phẩm cho [sản phẩm/dịch vụ mới] với mục tiêu nhắm đến [ngành cụ thể]. Tập trung vào lợi ích chính của [giá trị cốt lõi], sử dụng bằng chứng xã hội từ [khách hàng tương tự] và bao gồm một lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng. Duy trì phong cách trò chuyện.
Mẫu email tiếp thị lạnh với ChatGPT cho các thỏa thuận hợp tác liên kết
Soạn thảo email đề xuất hợp tác liên kết cho [tên công ty], giải thích cách quảng bá [sản phẩm/dịch vụ của bạn] phù hợp với đối tượng khách hàng của họ [đối tượng mục tiêu]. Bao gồm cấu trúc hoa hồng và lợi ích chung. Giữ giọng điệu hợp tác, dưới 110 từ.
Giới hạn khi sử dụng ChatGPT cho email tiếp thị lạnh
Khi được sử dụng đúng cách, ChatGPT cho việc tạo/lập nội dung hoạt động tốt. Tuy nhiên, khi bạn muốn tự động hóa quy trình tiếp cận khách hàng tiềm năng từ đầu đến cuối, nó chưa đáp ứng được yêu cầu.
Dưới đây là những giới hạn của ChatGPT trong việc tự động hóa email tiếp thị mà bạn cần lưu ý:
Thiếu dữ liệu thời gian thực
ChatGPT không có quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu khách hàng tiềm năng trừ khi bạn tích hợp nó với hệ thống CRM hoặc công cụ làm giàu dữ liệu của mình. Nó không thể lấy thông tin về hoạt động mới nhất trên LinkedIn của khách hàng tiềm năng, nguồn vốn gần đây của công ty họ hoặc sự thay đổi công việc mà không có các hệ thống khác cung cấp bối cảnh.
Chất lượng đầu ra không nhất quán
Khi sử dụng ChatGPT, các thành viên trong nhóm làm việc độc lập. Mỗi người thử nghiệm với các lệnh riêng của mình, và không có cách nào duy nhất để biết điều gì hiệu quả và điều gì không. Điều này giới hạn tổ chức trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu các mẫu email bán hàng đã được chứng minh có thể tạo ra phản hồi đáng tin cậy.
Ngoài ra, ChatGPT tạo ra chất lượng và giọng điệu email khác nhau ngay cả khi sử dụng cùng một yêu cầu. Không có vòng phản hồi tích hợp hoặc dữ liệu hiệu suất, việc cải thiện hệ thống các mẫu email của bạn trở nên khó khăn.
Quy trình làm việc sao chép-dán
ChatGPT tạo email từng cái một, yêu cầu bạn phải sao chép từng email vào công cụ email hoặc CRM của mình. Điều này trở nên nhàm chán rất nhanh khi bạn cần gửi hàng trăm email tiếp thị lạnh được cá nhân hóa. Việc chuyển đổi liên tục giữa các nền tảng gây ra sai sót và sự không nhất quán trong các chiến dịch của bạn. Nói cách khác, mọi không gian làm việc đều đang phải đối mặt với tình trạng mở rộng công việc.
❗ Lưu ý: Nhóm của bạn có thể đang mắc kẹt trong "cơn ác mộng chuyển đổi ứng dụng". Việc chuyển đổi giữa các công cụ mỗi 47 giây sẽ làm giảm sự tập trung, gây ra mệt mỏi tinh thần tiềm ẩn và khiến những giờ làm việc có năng suất bị lãng phí vào cuối ngày.
Không có khả năng theo dõi chiến dịch.
Nền tảng không thể theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ phản hồi hoặc đo lường hiệu quả chiến dịch. Bạn mất khả năng hiển thị những lời nhắc nào mang lại phản hồi tốt hơn hoặc những dòng tiêu đề nào hoạt động hiệu quả nhất. Điều này khiến việc tối ưu hóa chiến lược email lạnh hoặc chứng minh ROI cho các bên liên quan trở nên khó khăn.
Thiếu tính năng lên lịch tích hợp sẵn
ChatGPT có thể viết email tiếp thị lạnh cho bạn, nhưng không thể tự động gửi chúng. Bạn phải lên lịch từng email một cách thủ công hoặc cài đặt chuỗi email trong các công cụ riêng biệt. Điều này có nghĩa là không có các nhắc nhở theo dõi tự động dựa trên hành vi của khách hàng tiềm năng. Quy trình nuôi dưỡng khách hàng của bạn trở nên rời rạc, và các khách hàng tiềm năng có thể bị bỏ sót.
📮 ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy nhân viên văn phòng có thể dành gần 308 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp trong một tổ chức có 100 nhân viên!
Nhưng nếu bạn có thể giảm thời gian cuộc họp xuống? Không gian Làm việc thống nhất và trò chuyện kết nối của ClickUp giúp giảm đáng kể các cuộc họp không cần thiết!
💫 Kết quả thực tế: Khách hàng như Trinetix đã giảm 50% số cuộc họp bằng cách tập trung tài liệu dự án, tự động hóa quy trình làm việc và cải thiện khả năng hiển thị giữa các nhóm sử dụng ứng dụng tất cả trong một của chúng tôi cho công việc. Hãy tưởng tượng lấy lại hàng trăm giờ năng suất mỗi tuần!
Cách sử dụng ClickUp để tự động hóa email tiếp thị
Đúng vậy, ChatGPT là một công cụ viết email hữu ích, nhưng nó còn hạn chế về mặt vận hành. Không có tính năng gửi email tích hợp, theo dõi phản hồi hoặc tự động hóa các bước tiếp theo, bạn phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau để triển khai các chiến dịch email của mình.
ClickUp là công cụ lý tưởng cho bạn. Là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, nó tự động hóa toàn bộ quy trình vượt xa việc viết lách.
Trong khi cho phép bạn soạn thảo email với ChatGPT trực tiếp trong không gian làm việc của mình, nó còn hỗ trợ quản lý chiến dịch tích hợp bằng cách kết hợp tất cả kiến thức, ứng dụng, cuộc trò chuyện và tài liệu của bạn vào một nơi duy nhất.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp để tự động hóa việc gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng:
Tạo không gian làm việc cho chiến dịch bằng mẫu chiến dịch email.
Mẫu chiến dịch email của ClickUp cung cấp cho bạn một khung cấu trúc để tổ chức toàn bộ hoạt động tiếp cận khách hàng tiềm năng. Hãy xem nó như trung tâm điều hành của bạn, nơi mọi khách hàng tiềm năng, email, theo dõi và chỉ số chiến dịch đều có vị trí riêng.
Với mẫu này, bạn sẽ có một trung tâm chiến dịch đã được xây dựng sẵn. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải xây dựng hệ thống đang theo dõi từ đầu hoặc băn khoăn về việc đã dừng lại ở đâu với từng khách hàng tiềm năng.
Dưới đây là cách mẫu này hỗ trợ:
- Theo dõi chuyên biệt: Mẫu này cho phép bạn theo dõi và quản lý các chiến dịch email với các Trường Tùy chỉnh đa dạng như liên kết nội dung email, tỷ lệ hoàn thành, loại email, chủ đề và liên kết thiết kế email.
- Theo dõi tiến độ rõ ràng: Tính năng trạng thái tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn theo dõi tiến độ của từng khách hàng tiềm năng bằng cách hiển thị rõ ràng vị trí của họ trong quy trình của bạn.
- Nhiều tùy chọn hiển thị: Xem trước các chiến dịch email của bạn và chuyển đổi dễ dàng giữa các chế độ xem khác nhau của ClickUp, ví dụ: Chế độ xem Bảng để xem danh sách liên hệ theo từng bước trong quy trình, Xem dạng danh sách để xem dữ liệu khách hàng tiềm năng theo hàng tổ chức, hoặc Chế độ xem Lịch để xem ngày gửi đã lên lịch và dòng thời gian theo dõi.
- Phân công công việc và lịch trình: Phân công các khách hàng tiềm năng cụ thể hoặc công việc chiến dịch cho các thành viên trong nhóm với thời hạn rõ ràng.
- Thông báo tự động: Cài đặt cảnh báo để thông báo cho các thành viên trong nhóm khi khách hàng tiềm năng chuyển sang giai đoạn khác hoặc khi thời hạn sắp đến.
Quản lý email với quản lý dự án
Với ClickUp, bạn không cần phải liên tục chuyển đổi giữa email và công cụ quản lý dự án để theo dõi phản hồi.
Quản lý Dự án Email của ClickUp kết nối tài khoản Gmail, Outlook, Office 365 hoặc IMAP của bạn trực tiếp với không gian làm việc. Gửi và nhận email trực tiếp trong ClickUp.
Dưới đây là tất cả những gì tích hợp email trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn cho phép bạn thực hiện:
- Chuyển đổi phản hồi thành công việc: Chuyển tiếp email của khách hàng tiềm năng đến địa chỉ duy nhất của chiến dịch và biến email thành các công việc chi tiết ngay từ hộp thư đến của bạn.
- Tập trung các cuộc hội thoại với khách hàng tiềm năng: Nhập toàn bộ chuỗi email vào các công việc chiến dịch cụ thể để nhóm của bạn có thể xem lại lịch sử cuộc hội thoại đầy đủ trước khi soạn thảo phản hồi hoặc lên lịch trình demo sản phẩm.
- Lên lịch các công việc theo dõi: Tạo công việc với ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, sau đó giao chúng cho các thành viên trong nhóm liên quan ngay từ hộp thư đến của bạn.
- Gửi email từ Không gian Làm việc ClickUp: Soạn thảo và gửi email đi trực tiếp từ Nhiệm vụ ClickUp
Soạn thảo và cá nhân hóa email bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp cung cấp ClickUp Brain, một trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn với toàn bộ môi trường ClickUp của bạn. AI này có khả năng hiểu bối cảnh về các khách hàng tiềm năng và chiến dịch của bạn.
Vì vậy, khi bạn yêu cầu ClickUp Brain viết email cho một khách hàng tiềm năng, nó có thể trích xuất các thông tin liên quan từ thẻ công việc, ghi chú cuộc họp và nghiên cứu đã lưu trữ của họ để soạn thảo các email tiếp thị lạnh chất lượng.
Khả năng hiểu ngữ cảnh của Brain giúp bạn:
- Tự động hóa nghiên cứu: Nó có thể trích xuất dữ liệu công ty và các vấn đề chính từ các nguồn kết nối như tích hợp CRM và cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng mà không cần tra cứu thủ công.
- Tối ưu hóa hiệu suất: Nó có thể tạo ra các biến thể tiêu đề email dựa trên các chỉ số chiến dịch và tỷ lệ mở email được lưu trữ trong ClickUp.
- Xây dựng chuỗi email: Brain có thể tạo email theo dõi bằng cách tự động tham chiếu các cuộc hội thoại và chủ đề email trước đó.
- Trí tuệ mẫu: Hệ thống học hỏi từ các email có hiệu suất cao nhất của bạn để đề xuất cải tiến cho các chiến dịch mới.
Bạn có thể tăng tốc quá trình tạo email tiếp thị lạnh bằng tính năng Talk-to-Text của ClickUp Brain MAX. Hãy đọc to các thông tin về khách hàng tiềm năng và ý tưởng email của bạn, và để nó chuyển đổi các ghi chú nói của bạn thành các email tiếp thị lạnh có cấu trúc và cá nhân hóa dựa trên ngữ cảnh không gian làm việc của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs để xây dựng một thư viện tập trung các mẫu email và lời nhắc có hiệu quả cao nhất của bạn. Ghi chép lại những lời nhắc nào mang lại tỷ lệ phản hồi tốt nhất cho các ngành nghề hoặc loại khách hàng tiềm năng khác nhau, sau đó chia sẻ cơ sở kiến thức này với toàn bộ nhóm bán hàng để đạt được kết quả nhất quán.
Cài đặt tự động hóa để chạy các chuỗi email tự động.
Với ClickUp Tự động hóa, bạn có thể tạo các chuỗi email tự động được kích hoạt dựa trên hành động của khách hàng tiềm năng.
ClickUp cung cấp công cụ xây dựng tự động hóa kéo và thả để tạo các chuỗi phức tạp mà không cần viết mã. Mô tả các bước tự động hóa bằng tiếng Anh đơn giản, và thế là xong. Bạn đã hiểu rồi.
Dưới đây là bảng hướng dẫn những gì bạn nên tự động hóa trong chuỗi email tiếp thị lạnh của mình:
| Loại tự động hóa | Chức năng chính |
| Các trình kích hoạt dựa trên trạng thái | Gửi các email khác nhau khi khách hàng tiềm năng di chuyển giữa các giai đoạn trong quy trình bán hàng. |
| Theo dõi tự động theo thời gian | Tự động gửi email theo dõi sau các khoảng thời gian cụ thể mà không cần lên lịch thủ công. |
| Phản hồi tương tác | Kích hoạt các hành động khác nhau dựa trên việc mở email, nhấp chuột hoặc phản hồi từ khách hàng tiềm năng. |
| Phân công công việc | Tự động phân công khách hàng tiềm năng cho các thành viên trong nhóm khi họ thể hiện tín hiệu mua hàng hoặc yêu cầu demo. |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các Trợ lý Tự động Hóa Tùy chỉnh của ClickUp để tự động hóa các công việc theo dõi email tiếp thị lạnh cụ thể, như tự động cập nhật trạng thái khách hàng tiềm năng khi mức độ tương tác email giảm xuống dưới ngưỡng nhất định, hoặc kích hoạt các chuỗi tương tác lại cá nhân hóa dựa trên sự thay đổi của Trường Tùy chỉnh.
Thưởng: Mẹo cải thiện hiệu quả email tiếp thị lạnh với trí tuệ nhân tạo (AI)
Mặc dù ChatGPT giúp viết email tiếp thị lạnh tốt hơn, hiệu quả tổng thể của bạn phụ thuộc vào cách bạn sử dụng AI một cách chiến lược trong toàn bộ quy trình tiếp cận của mình.
Dưới đây là một số mẹo để nâng cao hiệu quả tổng thể của email tiếp thị lạnh bằng AI:
- Tạo thư viện prompt theo loại chiến dịch: Xây dựng bộ sưu tập các prompt đã được kiểm chứng cho các tình huống khác nhau, ví dụ: demo sản phẩm, hợp tác, email tái hoạt động, và sử dụng chúng một cách nhất quán.
- Sử dụng AI để tổng hợp nghiên cứu về khách hàng tiềm năng: Cung cấp cho ChatGPT nhiều điểm dữ liệu về khách hàng tiềm năng của bạn (bài đăng trên LinkedIn, tin tức công ty, thành tựu gần đây) và yêu cầu nó xác định góc độ cá nhân hóa phù hợp nhất.
- Thêm xác minh của con người vào kết quả của AI: Thiết lập quy trình kiểm tra nhanh chóng, trong đó các thành viên trong nhóm kiểm tra các email do AI tạo ra để phát hiện các chi tiết bị làm giả và sự không nhất quán trong giọng điệu thương hiệu.
- Phân tích ngược các email thành công của đối thủ cạnh tranh: Nhập các email tiếp thị lạnh có hiệu suất cao từ ngành của bạn vào ChatGPT và yêu cầu nó phân tích cấu trúc, giọng điệu và các kỹ thuật thuyết phục.
- Thiết lập tạo email dựa trên sự kiện kích hoạt: Tạo các quy trình email tự động hóa tạo ra email tiếp thị lạnh mới dựa trên các hành động cụ thể của khách hàng tiềm năng hoặc thay đổi dữ liệu trong hệ thống CRM của bạn.
- Áp dụng tối ưu hóa thời gian gửi email bằng trí tuệ nhân tạo: Sử dụng các công cụ phân tích mẫu tương tác của khách hàng tiềm năng và tự động lên lịch gửi email tiếp thị lạnh vào thời điểm mỗi người nhận có khả năng mở và phản hồi cao nhất.
- Xây dựng phân loại và định tuyến phản hồi tự động: Sử dụng AI để phân tích và phân loại tự động các phản hồi của khách hàng tiềm năng theo mức độ quan tâm hoặc loại phản đối, và định tuyến chúng đến các thành viên của nhóm phù hợp kèm theo các bước tiếp theo được đề xuất.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp để tự động hóa quy trình làm việc của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo Siege Media, thời điểm tốt nhất trong ngày để gửi email tiếp thị là từ 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa theo giờ EST. Đôi khi cách đơn giản nhất để email của bạn được mở là gửi chúng vào thời điểm phù hợp.
Tự động hóa các chiến dịch email tiếp thị lạnh của bạn với ClickUp
ChatGPT có thể tạo ra các email tiếp thị hiệu quả khi được cung cấp bối cảnh và gợi ý phù hợp. Tuy nhiên, tại sao lại sử dụng nó như một công cụ độc lập khi ClickUp cung cấp truy cập vào mô hình ChatGPT mới nhất ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của mình?
Với ClickUp, bạn có thể quản lý toàn bộ chuỗi email tiếp thị mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Không gian Làm việc AI tích hợp này có thể: viết email mà không cần nhập dữ liệu khách hàng tiềm năng thủ công, lên lịch các chuỗi theo dõi và theo dõi kết quả chiến dịch—tất cả trong một không gian làm việc.
Đăng ký ClickUp miễn phí và tự động hóa các chiến dịch email tiếp thị của bạn.