{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mẫu báo cáo sự cố là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": " Biểu mẫu báo cáo sự cố là tài liệu được tạo sẵn và định dạng để các nhà quản lý ghi lại các sự cố bao gồm thiệt hại, thương tích, an toàn tại nơi làm việc, các tình huống nguy hiểm và hơn thế nữa. Các mẫu này thường được điền từ trên xuống dưới và bao gồm các thông tin về ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào của tình huống. " } } ] }
Dù chúng ta có muốn thừa nhận hay không, tai nạn vẫn xảy ra. 🤷🏼♀️
Và khi nói đến vấn đề này, trách nhiệm và sự trung thực luôn là chính sách tốt nhất — nhưng đó là chủ đề cho một bài blog khác! Bất kể sự cố nghiêm trọng đến mức nào hoặc ngay cả khi một sự cố lớn vừa được tránh khỏi trong gang tấc, bạn phải ghi lại và báo cáo tình huống.
Nghe có vẻ hơi đáng sợ, nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Báo cáo sự cố không chỉ theo dõi các chỉ số KPI hàng đầu của bộ phận nhân sự, mà còn đảm bảo lịch sử không lặp lại và giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả, và quan trọng nhất là an toàn.
An toàn của bạn là ưu tiên hàng đầu của mọi công ty, vì vậy báo cáo sự cố đóng vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin đầy đủ, bao gồm các chi tiết quan trọng, ngày tháng, các bên liên quan, hoàn cảnh và các biện pháp xử lý tiếp theo.
Ngoài ra, nhiều công ty còn báo cáo cho các công ty lớn hơn để chứng minh rằng họ đang tuân thủ các quy trình an toàn trên toàn bảng về bảo mật, sơ cứu, rủi ro hoặc thiệt hại.
Biểu mẫu hoặc mẫu báo cáo sự cố giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Những công cụ này có thể giúp bạn yên tâm trong những tình huống căng thẳng bằng cách đảm bảo mọi báo cáo sự cố đều được điền đầy đủ, đồng thời cung cấp các cách để cải thiện cuộc sống công sở của bạn trong tương lai.
Và để tìm biểu mẫu hoặc mẫu báo cáo sự cố tiếp theo, bạn đã đến đúng nơi. 🙂
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các câu hỏi thường gặp về báo cáo sự cố, các tính năng mẫu hàng đầu cần tìm kiếm và cung cấp 10 ví dụ miễn phí cho ClickUp, Word, Excel và hơn thế nữa. 🙌🏼
Mẫu báo cáo sự cố là gì?
Giả sử nhóm của bạn suýt gặp phải một tai nạn nghiêm trọng tại nơi làm việc. May mắn thay, không ai bị thương, nhưng tất cả mọi người đều hơi hoảng sợ và sự cố này hoàn toàn có thể tránh được.
Sau khi mọi người đã bình tĩnh lại và được phân phối nước uống, quản lý của bạn sẽ điền vào báo cáo sự cố, nêu chi tiết chính xác những gì đã xảy ra.
Thay vì mở một tài liệu trống, phần mềm quản lý sự cố và mẫu báo cáo có thể tùy chỉnh sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các bước tiếp theo.
Biểu mẫu hoặc mẫu báo cáo sự cố là tài liệu được tạo sẵn và định dạng sẵn để các nhà quản lý ghi lại các sự cố bao gồm thiệt hại, thương tích, an toàn tại nơi làm việc, các tình huống nguy hiểm và hơn thế nữa. Các mẫu này thường được điền từ trên xuống dưới và bao gồm các thông tin về tình huống: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào.
Các tài liệu này thường được lưu trữ và theo dõi bằng phần mềm nhân sự được chỉ định để theo dõi các chỉ số KPI nhân sự theo thời gian hoặc thậm chí được chia sẻ với các công ty khác giám sát an toàn nơi làm việc.
Điều gì tạo nên một mẫu báo cáo sự cố tốt?
Tất cả các báo cáo sự cố phải bao gồm nhiều chi tiết quan trọng, nhưng không có hai mẫu nào giống nhau. Điều này cũng áp dụng cho định dạng của chúng! Quá trình báo cáo sự cố của bạn có thể xoay quanh các tài liệu, bảng tính hoặc biểu mẫu để thu thập thông tin cần thiết.
Tuy nhiên, vẫn có một số tính năng thiết yếu cần tìm trong biểu mẫu hoặc mẫu báo cáo sự cố tiếp theo của bạn để đảm bảo an toàn luôn là ưu tiên hàng đầu trong kinh doanh:
- Định dạng và kiểu dáng phong phú để hỗ trợ nhiều phần, trang lồng nhau, bảng hoặc phương tiện nhúng trong báo cáo.
- Các tính năng cộng tác như chỉnh sửa trực tiếp với nhiều thành viên trong nhóm, bình luận trong mẫu để truyền đạt sự chấp thuận và @đề cập.
- Bảo mật, quyền truy cập và chia sẻ để đảm bảo thông tin nhạy cảm chỉ được chia sẻ giữa những người có quyền.
- Tích hợp để mở rộng chức năng của mẫu, bổ sung thêm bối cảnh thông qua nhúng và giữ cho báo cáo của bạn an toàn và được sắp xếp gọn gàng trong số các công việc khác.
10 mẫu báo cáo sự cố
Sau khi đã nắm vững những kiến thức cơ bản, hãy áp dụng ngay những kiến thức mới học được!
Hiểu rõ các đặc điểm của các mẫu báo cáo sự cố hàng đầu và vai trò của chúng trong an toàn công ty, hãy xem xét một số mẫu tốt nhất trên thị trường hiện nay và truy cập tất cả các mẫu này trực tiếp từ bài viết này!
Dưới đây là 10 mẫu báo cáo sự cố miễn phí hàng đầu để cải thiện an toàn và bảo mật trong công việc cho ClickUp, Word và Excel.
1. Mẫu báo cáo sự cố của nhân viên ClickUp
Báo cáo sự cố của nhân viên là tài liệu quan trọng cần lưu trữ cho bất kỳ sự cố hoặc hoạt động liên quan đến sự cố nào liên quan đến nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên của một doanh nghiệp. Báo cáo này thường được hoàn thành bởi bộ phận Nhân sự (HR) của công ty.
Thông thường, các báo cáo này được sử dụng để ghi lại các chi tiết liên quan như ngày, giờ, loại sự cố, địa điểm xảy ra sự cố, các bên liên quan, mô tả sự cố và bất kỳ hành động nào được thực hiện sau sự cố.
Mẫu báo cáo sự cố của nhân viên ClickUp sẽ giúp bạn tạo báo cáo sự cố nhanh chóng và chuẩn hóa quy trình ghi chép sự cố của nhân viên. Tài liệu này phân tích quy trình báo cáo sự cố dễ dàng tìm hiểu. Các tài liệu này có thể được sử dụng cho mục đích theo dõi sự cố, phân tích sự cố và phòng ngừa sự cố.
2. Mẫu kế hoạch hành động sự cố ClickUp
Kế hoạch hành động sự cố (IAP) là tài liệu phác thảo các kế hoạch tức thời để ứng phó với sự cố hoặc trường hợp khẩn cấp. Kế hoạch hành động sự cố bao gồm các chi tiết như tài nguyên, thông tin về kỳ hoạt động, các vấn đề an toàn, giao thức liên lạc và phương pháp theo dõi sự cố.
Bằng cách sử dụng Mẫu Kế hoạch Hành động Sự cố ClickUp làm điểm khởi đầu, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết được bao gồm trong mỗi IAP mà họ phát triển. Điều này sẽ giúp các công ty tạo ra các bản ghi đáng tin cậy về các hoạt động liên quan đến sự cố và đưa ra các chiến lược hiệu quả!
Mẫu này bao gồm các phần được mã hóa bằng màu sắc để ghi lại tất cả thông tin cần thiết cho việc phê duyệt:
- Tóm tắt tình huống: tóm tắt ngắn gọn về Kế hoạch hành động sự cố
- Kế hoạch thực hiện: Mục tiêu và chiến lược
- Thông tin liên hệ của nhóm sự cố: Phương thức liên hệ với nhân viên tại hiện trường
- Danh sách tổ chức sự cố: Hoạt động, Kế hoạch, Hậu cần và Tài chính
- Danh sách phân công sự cố: Công việc cho người giám sát và thành viên nhóm
- Bản đồ/Tóm tắt tình huống: Địa điểm/khu vực sự cố hoặc các đồ họa khác
Phê duyệt kế hoạch sự cố: Người gửi, Ngày gửi và Chữ ký
3. Mẫu báo cáo sự cố bảo mật ClickUp
Biểu mẫu báo cáo sự cố bảo mật ghi lại tất cả các chi tiết về bất kỳ sự cố hoặc hoạt động liên quan đến sự cố nào. Biểu mẫu này cũng bao gồm các chỉ số quan trọng như mức độ khẩn cấp và mức độ nghiêm trọng của sự cố. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sự cố có rủi ro cao, chẳng hạn như tai nạn tại nơi làm việc, chấn thương và các tình huống cần điều trị y tế.
Báo cáo sự cố bảo mật sẽ giúp phân tích hiệu quả tổng thể của các hệ thống và quy trình bảo mật của tổ chức. Bằng cách hiểu cách sự cố xảy ra và cách phòng ngừa trong tương lai, các công ty có thể nỗ lực tạo ra môi trường an toàn hơn cho nhân viên.
Chia sẻ trực tiếp URL Mẫu báo cáo sự cố bảo mật ClickUp trong nhóm của bạn hoặc xuất nó để lưu trữ trên giấy. Bạn thậm chí có thể bảo vệ Tài liệu ClickUp của mình bằng các tính năng bảo mật và kiểm soát chỉnh sửa để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn đối với thông tin báo cáo! 🔐
Bằng cách theo dõi tất cả các sự cố với các điểm dữ liệu chính xác trong một kỳ, các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về xu hướng bảo mật trong môi trường của mình và phát triển các chiến lược hiệu quả để giải quyết chúng trong tương lai.
Tìm hiểu cách giảm thiểu rủi ro bảo mật mạng trong quản lý dự án từ xa!
4. Mẫu báo cáo sự cố CNTT của ClickUp
Báo cáo sự cố CNTT là tài liệu nội bộ mà các công ty sử dụng để ghi chép và theo dõi thông tin liên quan đến sự cố CNTT. Bằng cách có các báo cáo sự cố chi tiết và chính xác, các công ty có thể xác định xu hướng sự cố, từ đó cải thiện quy trình phản ứng và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Ngoài ra, các tài liệu này giúp các nhóm CNTT hợp tác hiệu quả hơn trong các nỗ lực ứng phó sự cố đồng thời cải thiện thời gian ngăn chặn và giải quyết sự cố. Đổi lại, các tổ chức lưu trữ các bản ghi đáng tin cậy về tất cả các sự cố trong quá khứ liên quan đến môi trường của họ, có thể được sử dụng để đánh giá tình hình bảo mật hiện tại và lập kế hoạch cho các mối đe dọa trong tương lai.
Mẫu Báo cáo sự cố CNTT của ClickUp bao gồm mô tả chi tiết, danh sách kiểm tra, công việc con và Trường Tùy chỉnh mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng có thể sử dụng để tạo báo cáo sự cố CNTT đầy đủ và hiệu quả. Mẫu nhiệm vụ này cung cấp cấu trúc để phát triển báo cáo của bạn, nhưng hoàn toàn có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình và thủ tục của tổ chức bạn!
5. Mẫu báo cáo sau hành động đơn giản của ClickUp
Báo cáo sau hành động là một tài liệu chiến lược được sử dụng để đánh giá và xem xét sự thành công hoặc thất bại của một dự án, hoạt động hoặc sự kiện. Nó được thiết kế để đánh giá cả kết quả tích cực và tiêu cực để phân tích những gì đã diễn ra tốt và những gì có thể được cải thiện.
Và với Mẫu báo cáo sau hành động đơn giản của ClickUp, bạn sẽ bao quát tất cả các vấn đề cơ bản với tài liệu chi tiết này. Báo cáo được chia thành bốn trang con:
- Tổng quan về bài tập
- Phân tích khả năng cốt lõi*
- Báo cáo Năng lực Cốt lõi
- Kế hoạch cải tiến
Cho dù bạn là người mới sử dụng Báo cáo sau hành động hay cần ý tưởng mới để tạo ấn tượng với các bên liên quan, đây là mẫu tuyệt vời để bạn tự làm hoặc cùng nhóm của mình!
6. Mẫu báo cáo sự cố dịch vụ ClickUp
Báo cáo dịch vụ là tài liệu chi tiết về các hoạt động và kết quả của một dịch vụ. Báo cáo dịch vụ được hoàn thành đúng cách có thể là công cụ vô giá cho các doanh nghiệp và khách hàng. Nó cung cấp tài liệu về các dịch vụ đã thực hiện, giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử dịch vụ và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Đối với khách hàng, nó đóng vai trò như bản ghi chép về dịch vụ đã thực hiện và bất kỳ thay đổi hoặc cải tiến nào được thực hiện.
Mẫu báo cáo dịch vụ ClickUp được thiết kế để cải thiện quá trình mô tả với các tính năng nhúng, chỉnh sửa văn bản phong phú, chia sẻ tệp phương tiện và hơn thế nữa. Mẫu nhiệm vụ được tạo sẵn với các chi tiết chung của một báo cáo dịch vụ chấp nhận được, nhưng bạn có thể tùy chỉnh thêm để phù hợp với tiêu chuẩn của tổ chức mình.
Khám phá phần mềm theo dõi vấn đề hàng đầu để giải quyết các mối quan tâm của khách hàng!
7. Mẫu báo cáo cuối ngày của ClickUp
Báo cáo sự cố cuối ngày là tài liệu sự cố được tạo vào cuối mỗi ngày kinh doanh. Các báo cáo này chứa thông tin chi tiết về sự cố, chẳng hạn như mức độ nghiêm trọng của sự cố, tài sản hoặc hệ thống bị ảnh hưởng, nhân viên hoặc nhóm liên quan và dòng thời gian sự cố.
Ngoài ra, các báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về quy trình giải quyết sự cố, các biện pháp khắc phục được tổ chức thực hiện và bất kỳ bài học kinh nghiệm nào. Chúng cũng cho phép các tổ chức hiểu rõ hơn về xu hướng sự cố trong một kỳ dài hơn và lập kế hoạch phòng ngừa các mối đe dọa trước.
Mẫu báo cáo cuối ngày của ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp muốn xác định những lỗ hổng hoặc điểm yếu trong quy trình phản hồi cần được khắc phục để cải thiện thời gian xử lý và giải quyết sự cố trong tương lai. Mẫu này đi kèm với một bản tự đánh giá để nhân viên đánh giá năng suất, công việc tồn đọng và nhiệm vụ của họ cho ngày hôm sau.
Hãy xem hướng dẫn Bắt đầu để biết các mẹo và ví dụ để áp dụng cho riêng mình!
8. Mẫu kế hoạch hành động khắc phục của ClickUp
Kế hoạch hành động khắc phục là một tập hợp các bước được thiết kế để xác định, khắc phục và ngăn chặn sự lặp lại của các lỗi và sự cố tiềm ẩn hoặc hiện có. Kế hoạch này phác thảo các chiến lược mà một tổ chức nên thực hiện để khắc phục sự cố và khôi phục hoạt động bình thường. Kế hoạch này thường bao gồm các hành động như phân tích nguyên nhân gốc rễ, tài liệu hóa dữ liệu, thực tiễn quản lý rủi ro và các hoạt động đóng sự cố.
Đôi khi, việc khiến mọi người cùng hiểu nhau là một quá trình tốn thời gian. Đặc biệt là khi thông tin có thể được sử dụng cho mục đích báo cáo theo quy định và các vụ kiện tụng nếu cần. Hãy thử Mẫu kế hoạch hành động khắc phục của ClickUp để điều chỉnh thông tin liên lạc và công việc để tiết kiệm thời gian!
Các yếu tố chính của CAP trong mẫu Bảng trắng này được sắp xếp để rút ngắn thời gian từ khi xác định sự cố đến khi triển khai giải pháp:
- Các lĩnh vực cần cải thiện: Xác định các trường liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc hiệu suất của nhóm cần thay đổi và chú ý
- Vấn đề và nguyên nhân gốc rễ: Xác định các thách thức, trở ngại và thông tin hỗ trợ của từng vấn đề để phân tích và phát triển giải pháp
- Giải pháp khả thi: Xem xét mọi yếu tố liên quan đến kế hoạch khắc phục và liệt kê tất cả các giải pháp khả thi để thực hiện thay đổi nhằm cải thiện tình hình
- Đo lường thành công: Xác định thành công có thể đo lường được thông qua các chỉ số hoặc thước đo hiệu suất chính áp dụng và có lợi cho nhóm của bạn cũng như hoạt động chung
- Chủ sở hữu công việc: Chỉ định thành viên cụ thể trong nhóm cho mỗi công việc
- Dòng thời gian: Dành đủ thời gian để chuẩn bị cho sự thay đổi và cải tiến khi bạn sử dụng mẫu này
9. Mẫu báo cáo sự cố Microsoft Word
Mẫu báo cáo sự cố Microsoft Word là tài liệu có thể chỉnh sửa dành cho các sự cố và tai nạn thương tích tại nơi làm việc. Mẫu này là điểm khởi đầu để bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng tạo tài liệu mới, tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc định dạng tài liệu.
Mẫu này có các phần dành riêng cho các chi tiết quan trọng: Giới thiệu, Mục tiêu, Thông tin sự cố, Phương pháp, Kết quả, Kết luận và Khuyến nghị.
10. Mẫu báo cáo sự cố Excel
Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu báo cáo sự cố vẫn dựa trên văn bản nhưng không có nhiều đoạn văn, hãy thử báo cáo sự cố trong Excel! Mẫu này được tổ chức thành bốn khu vực chính:
- Danh sách kiểm tra loại sự cố
- Thang đo mức độ nghiêm trọng của sự cố
- Các loại sự cố
- Thông tin liên hệ quan trọng
Khi bạn bắt đầu xây dựng thư viện biểu mẫu báo cáo sự cố, việc sử dụng Excel sẽ trở nên khó khăn hơn. Mẫu báo cáo trong Excel không thể truy cập từ xa hoặc thân thiện với cộng tác, do đó việc kiểm soát phiên bản có thể trở nên khó kiểm soát. Tích hợp Excel với công cụ quản lý dự án như ClickUp để tập trung tất cả công việc vào một nơi. Bạn có thể truy cập nền tảng ClickUp ở mọi nơi — thiết bị di động, máy tính để bàn, tiện ích bổ sung email và phần mở rộng Chrome!
Luôn đi trước sự cố một bước với các mẫu của ClickUp
An toàn của bạn là ưu tiên hàng đầu của mọi công ty. Vì vậy, khi tai nạn xảy ra, bạn không muốn báo cáo sự cố của mình bị bỏ vào ngăn kéo và không bao giờ được xem lại.
Thay vào đó, hãy làm theo báo cáo đó và thực hiện các bước để đảm bảo các biện pháp phòng ngừa được thực hiện trong tương lai!
Cách tốt nhất để làm việc này? Tìm một mẫu báo cáo sự cố phù hợp với phần mềm được thiết kế để giữ công việc của bạn được thống nhất, an toàn và tuân thủ quy định, chẳng hạn như ClickUp. 🙂
ClickUp là nền tảng năng suất duy nhất đủ mạnh để hợp lý hóa các quy trình an toàn, lưu trữ thông tin quý giá và giữ cho nhóm thống nhất về tất cả các chính sách quan trọng. Với trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp và động, ClickUp là giải pháp lý tưởng cho tất cả các loại báo cáo sự cố. Các trang lồng nhau, chỉnh sửa trực tiếp, bình luận được chỉ định và định dạng phong phú chỉ là một vài trong số các tính năng làm cho ClickUp Docs trở nên quý giá — nhưng phần tốt nhất là gì? Nó hoàn toàn miễn phí.
Khám phá hàng trăm mẫu cho mọi trường hợp sử dụng, hơn 1.000 tích hợp và các tính năng báo cáo phong phú trong mọi gói giá khi bạn đăng ký ClickUp và chứng kiến năng suất của nhóm bạn tăng vọt. 🛫