Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này — chạy đua với thời hạn gấp rút, tìm kiếm một dữ liệu duy nhất để hỗ trợ dự án của bạn.
Nhưng thay vì trả lời nhanh chóng, công cụ tìm kiếm của bạn lại hiển thị vô số trang kết quả không liên quan. Hoặc có thể bạn đang chìm ngập trong núi thông tin trong tổ chức của mình, vật lộn để tìm kiếm thứ bạn thực sự cần.
Người lao động trí thức trung bình dành 8,2 giờ mỗi tuần để tìm kiếm, tái tạo và sao chép thông tin và chuyên môn. Mặc dù những hoạt động này là cần thiết, nhưng rõ ràng chúng cần được tối ưu hóa để không chiếm 20% thời gian làm việc trong tuần.
Đó là cả một ngày bị lãng phí mỗi tuần!
Các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) dựa trên học sâu, với khả năng hiểu ngữ nghĩa tiên tiến, đang thay đổi hoàn toàn mọi thứ! 🚀
Bài đăng trên blog này sẽ so sánh hai công cụ mạnh mẽ, Glean và Perplexity AI, nhằm mục đích thay đổi cách bạn quản lý kiến thức và thực hiện tìm kiếm AI trong doanh nghiệp.
Glean vs. Perplexity AI: So sánh nhanh
| Tính năng | Glean | Perplexity | Phần thưởng: ClickUp ✨ |
| Mục đích | Tìm kiếm nội bộ doanh nghiệp và quản lý kiến thức | Nghiên cứu bên ngoài và tổng hợp kiến thức | Ứng dụng cho mọi công việc kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện |
| Tìm kiếm thống nhất | Kết nối cơ sở dữ liệu nội bộ, lưu trữ đám mây và nền tảng truyền thông | Kết hợp dữ liệu nội bộ của công ty với các nguồn web bên ngoài | Tìm kiếm thống nhất trên không gian làm việc, các ứng dụng bên thứ ba được kết nối, cũng như tìm kiếm trên web |
| Tùy chỉnh | Tùy chỉnh kết quả tìm kiếm dựa trên vai trò của người dùng, dự án và quy trình làm việc của tổ chức | Không có cá nhân hóa sâu cho từng người dùng doanh nghiệp | Hoàn toàn có thể tùy chỉnh dựa trên vai trò, quyền truy cập của người dùng và hơn thế nữa |
| Quyền truy cập | Chỉ hiển thị thông tin mà người dùng được phép truy cập | Không có hạn chế truy cập tích hợp cho kiến thức nội bộ | Khả năng thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng vai trò |
| Thông tin thời gian thực | Giới hạn trong kiến thức nội bộ, đã có sẵn | Cung cấp thông tin bên ngoài cập nhật với các trích dẫn | Thông tin cập nhật thông qua tìm kiếm web |
| Tóm tắt do AI hỗ trợ | Không có sẵn | Cung cấp tóm tắt do AI tạo ra kèm theo trích dẫn nguồn | Có sẵn trên toàn bộ không gian làm việc: Tài liệu, Trò chuyện, Công việc và hơn thế nữa |
| Nghiên cứu sâu rộng | Không có sẵn | Tự động hóa phân tích cấp độ chuyên gia và tạo báo cáo chi tiết | Có sẵn. Có thể tạo ra những thông tin hữu ích từ dữ liệu ngay lập tức |
| Giá cả | Tìm kiếm thống nhất trên không gian làm việc, các ứng dụng bên thứ ba được kết nối cũng như tìm kiếm trên web | Miễn phí (Tiêu chuẩn), 20 USD/tháng cho mỗi người dùng (Pro), Enterprise (Liên hệ để biết giá) | Kế hoạch miễn phí có sẵn Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 7 đô la |
| Phù hợp nhất cho | Truy xuất kiến thức nội bộ và hợp tác doanh nghiệp | Thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài và nghiên cứu nhanh chóng với cập nhật thời gian thực | Tích hợp tìm kiếm, quản lý dự án và quản lý kiến thức trong một không gian làm việc duy nhất được hỗ trợ bởi AI |
| Tích hợp quy trình làm việc | Giới hạn | Không tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc | Tích hợp với hơn 1000 ứng dụng để tạo ra quy trình làm việc liền mạch |
Glean là gì?
Glean là nền tảng tìm kiếm và quản lý kiến thức cho doanh nghiệp được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để giúp nhân viên nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần, bất kể thông tin đó được lưu trữ ở đâu.
Đây là trung tâm cho tất cả các cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty bạn, kết nối với các ứng dụng và kho lưu trữ khác nhau để cung cấp trải nghiệm tìm kiếm thống nhất.
Các tính năng của Glean
Glean cung cấp các tính năng mạnh mẽ kết hợp với nhau để tạo ra trải nghiệm kiến thức liền mạch, hợp lý hóa việc truy cập kiến thức và tăng năng suất.
Glean kết nối với tất cả các nguồn dữ liệu nội bộ của công ty bạn, bao gồm lưu trữ đám mây, wiki nội bộ và nền tảng truyền thông. Sử dụng truy vấn ngôn ngữ tự nhiên, bạn có thể tìm kiếm mọi thứ từ một giao diện duy nhất, loại bỏ việc phải tìm kiếm qua nhiều ứng dụng.
Không còn phải chuyển đổi giữa các tab hay bực bội vì không biết tài liệu quan trọng được lưu trữ ở đâu. Glean tập hợp tất cả lại một chỗ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực quý báu.
Tính năng #2 Kết quả được cá nhân hóa
AI của Glean học hỏi thói quen làm việc và nhu cầu thông tin của bạn, do đó kết quả tìm kiếm được tùy chỉnh dựa trên vai trò, dự án và tương tác doanh nghiệp của bạn.
Sự cá nhân hóa này đảm bảo bạn nhận được thông tin phù hợp nhất cho công việc của mình, loại bỏ sự bực bội khi phải lục lọi các nguồn dữ liệu chung chung. Thay vì phải lọc qua hàng trang thông tin không liên quan, bạn sẽ thấy kết quả phù hợp nhất trước tiên.
Tính năng #3 Quyền truy cập có nhận biết quyền truy cập
Glean tôn trọng các quyền truy cập dữ liệu hiện có, đảm bảo rằng người dùng chỉ xem thông tin mà họ được phép truy cập.
Tính năng này tăng cường bảo mật và xây dựng lòng tin trong doanh nghiệp. Bạn có thể tự tin tìm kiếm thông tin nhạy cảm của công ty mà không lo bị lộ ra ngoài, giúp quản lý kiến thức an toàn và hiệu quả hơn.
Bằng cách tích hợp các tính năng tiên tiến này vào quy trình làm việc hàng ngày, Glean biến đổi cách các nhóm tương tác với thông tin, biến việc tìm kiếm và quản lý kiến thức trở thành một phần liền mạch trong hoạt động của họ.
Giá cả của Glean
- Giá tùy chỉnh
(Glean điều chỉnh giá dựa trên kích thước tổ chức, yêu cầu tìm kiếm cụ thể của doanh nghiệp và các tính năng cần thiết)
➡️ Xem thêm: Các giải pháp thay thế tốt nhất cho Glean trong quản lý kiến thức
📮ClickUp Insight: 30% số người tham gia khảo sát của chúng tôi dựa vào các công cụ AI để nghiên cứu và thu thập thông tin.
Nhưng liệu có AI nào giúp bạn tìm thấy tệp tin bị mất trong công việc hay chủ đề Slack quan trọng mà bạn quên lưu không? Có!
Tính năng Tìm kiếm Kết nối dựa trên AI của ClickUp có thể tìm kiếm ngay lập tức trên tất cả nội dung trong không gian làm việc của bạn, bao gồm các ứng dụng bên thứ ba được tích hợp, đưa ra thông tin chi tiết, tài nguyên và câu trả lời. Với tính năng tìm kiếm nâng cao của ClickUp, bạn có thể tiết kiệm tới 5 giờ mỗi tuần!
Perplexity là gì?
Perplexity là một công cụ tìm kiếm dựa trên AI giúp tăng tốc độ nghiên cứu và làm cho nó hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các kết quả tìm kiếm truyền thống không liên quan.
Công cụ trả lời của nó không chỉ đơn thuần là liệt kê các liên kết. Nó tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để hiểu toàn diện về chủ đề và các URL nguồn.
Các tính năng của Perplexity
Perplexity cung cấp các tính năng và lợi ích giúp nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng, chính xác và phù hợp với ngữ cảnh. Hãy cùng khám phá một số tính năng khóa giúp Perplexity trở nên khác biệt.
Tính năng #1: Tìm kiếm kiến thức nội bộ
Tính năng tìm kiếm kiến thức nội bộ của Perplexity cho phép người dùng truy cập liền mạch vào các tin nhắn công việc nội bộ, tài liệu và nguồn dữ liệu bên ngoài của doanh nghiệp trong một tìm kiếm thống nhất.
Khả năng này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức, vì nó hợp lý hóa các quy trình nghiên cứu và nâng cao khả năng ra quyết định bằng cách đồng thời cung cấp thông tin chi tiết toàn diện từ nhiều nguồn.
Tính năng #2: Câu trả lời trực tiếp và cập nhật với trích dẫn nguồn
Perplexity có thể sử dụng các mô hình ngôn ngữ lớn khác nhau để trả lời câu hỏi của bạn và trích dẫn nguồn trực tiếp. Điều này cho phép bạn nắm bắt thông tin khóa và xác minh tính chính xác của nó một cách nhanh chóng. Không còn phải tìm kiếm trên nhiều trang web để tìm câu trả lời bạn cần.
Nó cung cấp thông tin theo định dạng tự nhiên, giống như một cuộc hội thoại, mang lại cảm giác như một cuộc đối thoại thú vị hơn là kết quả tìm kiếm tiêu chuẩn. Cách tiếp cận này cho phép người dùng đặt câu hỏi tiếp theo và khám phá chủ đề sâu hơn mà không mất bối cảnh.
Hơn nữa, bạn sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức, được hỗ trợ bằng bằng chứng và dựa trên các cập nhật thời gian thực. Perplexity đảm bảo rằng người dùng nhận được thông tin mới nhất.
🧠 Thực tế thú vị: LLM không thực sự 'hiểu' ngôn ngữ! Mặc dù rất lưu loát, các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) không suy nghĩ hay hiểu từ ngữ như con người. Chúng chỉ tạo ra các phản hồi từ từ dựa trên lượng dữ liệu khổng lồ.
Tính năng #3 Phân tích tự động ở cấp độ chuyên gia
Deep Research, một tính năng mới được giới thiệu gần đây, tự động hóa phân tích cấp độ chuyên gia, cung cấp các câu trả lời chi tiết mà thường phải mất hàng giờ nghiên cứu thủ công.
Công cụ này thực hiện hàng chục lượt tìm kiếm, đọc hàng trăm nguồn thông tin và sử dụng các thuật toán AI tiên tiến để đảm bảo thông tin được chi tiết và giàu ngữ cảnh.
Deep Research tạo báo cáo trong vòng chưa đầy ba phút, có thể xuất dưới dạng PDF hoặc Trang Perplexity để dễ dàng chia sẻ.
Giá cả dựa trên độ phức tạp
- Tiêu chuẩn: Miễn phí
- Pro: 20 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
👀 Bạn có biết? Retrieval-Augmented Generation (RAG) là một kỹ thuật cho phép các mô hình AI truy xuất thông tin liên quan từ các nguồn bên ngoài trước khi tạo ra phản hồi. Điều này có nghĩa là khi bạn đặt câu hỏi, AI sẽ tìm kiếm dữ liệu phù hợp nhất từ một tập hợp tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể. Sau đó, AI sẽ kết hợp thông tin đã truy xuất với kiến thức hiện có để cung cấp câu trả lời chính xác hơn và phù hợp hơn với ngữ cảnh.
Ví dụ, trong một tình huống quản lý kiến thức, hãy tưởng tượng một nhân viên công ty hỏi một công cụ AI: "Chính sách nghỉ phép hiện tại của công ty là gì?" Thay vì chỉ dựa vào dữ liệu đào tạo đã lỗi thời, AI sử dụng RAG để lấy tài liệu chính sách nghỉ phép mới nhất từ cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty. Điều này đảm bảo nhân viên nhận được thông tin chính xác và cập nhật nhất mà không cần tìm kiếm trong nhiều tệp.
Glean vs. Perplexity: So sánh các tính năng
Trong so sánh liên tục giữa Glean và Perplexity, mặc dù mỗi sản phẩm đều có điểm mạnh riêng, nhưng một số khía cạnh có thể khiến một sản phẩm phù hợp hơn tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng.
Hãy xem so sánh chi tiết từng tính năng giữa Glean và Perplexity
Tính năng #1: Tìm kiếm thống nhất
Cả Glean và Perplexity đều cung cấp tính năng tìm kiếm thống nhất nhưng hướng đến các nhu cầu khác nhau.
- Glean kết nối với cơ sở dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp, lưu trữ đám mây và nền tảng truyền thông, cho phép nhân viên tìm kiếm nhiều kho lưu trữ chỉ với một truy vấn duy nhất
- Perplexity hợp nhất dữ liệu nội bộ công ty với các nguồn web bên ngoài, mang đến khả năng tìm kiếm rộng hơn với những thông tin cập nhật dựa trên internet
🏆 Người chiến thắng: Vì chúng phục vụ các mục đích khác nhau — Glean cho tìm kiếm nội bộ doanh nghiệp và Perplexity cho truy xuất kiến thức rộng hơn — tính năng này kết thúc với kết quả hòa.
Tính năng #2: Câu trả lời trực tiếp và được cá nhân hóa
Cá nhân hóa dựa trên AI của Glean điều chỉnh kết quả tìm kiếm dựa trên vai trò của nhân viên, các tìm kiếm trước đây và quy trình làm việc của tổ chức.
- Điều này đảm bảo người dùng Glean nhận được thông tin có liên quan cao, loại bỏ việc phải sàng lọc dữ liệu không liên quan
- Mặc dù rất xuất sắc trong việc trả lời câu hỏi, Perplexity thiếu tính cá nhân hóa sâu sắc cho từng người dùng doanh nghiệp
🏆 Người chiến thắng: Đối với các tổ chức cần khả năng truy xuất kiến thức nội bộ dựa trên ngữ cảnh, Glean là lựa chọn rõ ràng nhất.
Tính năng #3: Quyền truy cập/nghiên cứu sâu
Perplexity cung cấp câu trả lời được tạo ra ngay lập tức bởi LLM với các trích dẫn thời gian thực, giúp nó trở nên rất hiệu quả cho nghiên cứu bên ngoài và phân tích sâu.
- Perplexity tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, cung cấp tóm tắt ngắn gọn và cho phép người dùng đặt câu hỏi tiếp theo bằng định dạng ngôn ngữ tự nhiên
- Mặc dù mạnh về truy xuất tài liệu, Glean không tạo ra bản tóm tắt dựa trên AI hoặc cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, có nguồn gốc rõ ràng
🏆 Người chiến thắng: Perplexity là lựa chọn hàng đầu cho việc tổng hợp kiến thức nhanh chóng và được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
Kết luận: Nhìn chung, Glean là lựa chọn lý tưởng cho việc truy xuất kiến thức có cấu trúc trong doanh nghiệp, trong khi Perplexity là công cụ hữu ích cho tìm kiếm AI dựa trên nghiên cứu.
Glean so với Perplexity trên Reddit
Chúng tôi đã tìm hiểu Reddit để xem người dùng nói gì về Glean và Perplexity AI trong lĩnh vực tìm kiếm và quản lý kiến thức. Nhiều người dùng đánh giá cao sự tập trung của Glean vào kiến thức nội bộ công ty:
Trước đây, việc tìm kiếm thông tin trên các ổ đĩa và nền tảng khác nhau là một cơn ác mộng. Giờ đây, với Glean, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi. Nó giống như có một công cụ tìm kiếm nội bộ chuyên dụng.
Trước đây, việc tìm kiếm thông tin trên các ổ đĩa và nền tảng khác nhau là một cơn ác mộng. Giờ đây, với Glean, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi. Nó giống như có một công cụ tìm kiếm nội bộ chuyên dụng.
Các người dùng Reddit khác chỉ ra điểm mạnh của Perplexity trong nghiên cứu bên ngoài và tổng hợp thông tin:
Cảm ơn Perplexity vì đã là một nguồn tài nguyên tuyệt vời và vì đã mở rộng giới hạn của việc tìm kiếm thông tin được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
Cảm ơn Perplexity vì đã là một nguồn tài nguyên tuyệt vời và vì đã mở rộng giới hạn của việc tìm kiếm thông tin được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
Một số người dùng cũng bình luận về các trường hợp sử dụng khác nhau:
Giờ đây, tôi sử dụng Perplexity thay vì Google khi tìm kiếm câu trả lời cho một câu hỏi. Các câu trả lời của Perplexity rất ngắn gọn.
Giờ đây, khi tìm kiếm câu trả lời cho một câu hỏi, tôi sử dụng Perplexity thay vì Google. Các câu trả lời của Perplexity rất ngắn gọn.
Nhìn chung, Glean phù hợp hơn cho việc quản lý kiến thức nội bộ trong công ty, trong khi Perplexity có chức năng tìm kiếm tinh vi hơn và là công cụ được lựa chọn hàng đầu cho nghiên cứu chung và khám phá thông tin bên ngoài.
🧠 Thông tin thú vị: Dữ liệu tìm kiếm của bạn có thể định hình các mô hình AI! Bạn càng sử dụng tìm kiếm dựa trên AI, nó càng học hỏi được nhiều từ bạn, từ đó điều chỉnh kết quả phù hợp với sở thích, thói quen và thậm chí cả cách bạn diễn đạt câu hỏi!
Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Glean và Perplexity
Glean và Perplexity cung cấp các giải pháp giá trị cho các thách thức cụ thể về tìm kiếm và quản lý kiến thức.
Tuy nhiên, cả hai công cụ này đều không cung cấp tính năng tích hợp năng suất và quy trình làm việc tất cả trong một như ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, kết hợp tìm kiếm dựa trên AI với quản lý công việc, tự động hóa và cộng tác thời gian thực.
ClickUp vượt trội hơn #1: ClickUp AI
ClickUp Brain đưa AI trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần một cách nhanh chóng. Tính năng tìm kiếm dựa trên AI giúp các nhóm nhanh chóng tìm thấy tài liệu, nhiệm vụ và ghi chú trong không gian làm việc. Tất cả những gì bạn cần làm là "Hỏi AI" theo nghĩa đen.
Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị cần báo cáo chiến dịch trước đây hoặc phản hồi của khách hàng — thay vì phải tìm kiếm trong vô số thư mục, họ có thể lấy chúng ra ngay lập tức. Ngoài ra, với các tính năng tài liệu dựa trên AI như AI Notetaker, các cuộc họp với khách hàng có thể được ghi chép tự động, tóm tắt các điểm chính và tạo nhiệm vụ — tất cả đều trong ClickUp. Công cụ năng suất AI này giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Không chỉ vậy. Với ClickUp AI, bạn có thể chọn mô hình AI mà bạn muốn sử dụng trong công việc. Cho dù bạn muốn trò chuyện trực tiếp với GPT-4o, o1 và o3-mini trong ClickUp, tất cả đều được bao gồm trong tiện ích bổ sung AI của bạn. Các mô hình mới liên tục được bổ sung, như Claude 3. 7, giúp bạn luôn có trong tay công nghệ AI tiên tiến nhất.
Điều này giúp hợp lý hóa quá trình nghiên cứu và đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm. Glean và Perplexity có thể giúp bạn tìm thấy thông tin liên quan, nhưng chúng không cung cấp mức độ tích hợp và tự động hóa quy trình làm việc này.
Chúng tôi vẫn chưa hoàn thành. ClickUp nâng tầm trải nghiệm với tính năng tìm kiếm web ngay từ không gian làm việc của bạn. Đúng vậy, không còn phải tìm kiếm trên Google từ vô số cửa sổ nữa! Đây là những gì bạn nhận được:✓ Truy cập web tức thì: Chuyển đổi tìm kiếm web bật/tắt ngay từ cửa sổ AI✓ Thông tin chi tiết thông minh hơn: Lấy thông tin thời gian thực từ internet, không cần chuyển đổi ứng dụng✓ Sức mạnh dễ dàng: Sử dụng AI bằng cách yêu cầu nó tạo công việc, mở tài liệu và/hoặc chia sẻ thông tin chi tiết trong Trò chuyện
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ cơ sở kiến thức của bạn luôn cập nhật bằng cách sử dụng tóm tắt tài liệu do AI tạo và cài đặt nhắc nhở xem lại định kỳ.
Đọc thêm: Các mẫu AI giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất
ClickUp's One Up #2: Tìm kiếm kết nối & quản lý kiến thức tích hợp
Tính năng Tìm kiếm kết nối và quản lý kiến thức dựa trên AI của ClickUp tạo ra một hệ sinh thái thống nhất để truy cập và sử dụng thông tin, vượt trội hơn cả Glean và Perplexity trong ứng dụng thực tế.
Nó hoạt động như hệ thần kinh trung ương cho thông tin của bạn. Thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau như Google Drive cho tài liệu, Slack cho cuộc hội thoại và ClickUp cho công việc, bạn chỉ cần sử dụng thanh tìm kiếm của ClickUp. Nó sẽ kết nối thông minh với tất cả các công cụ công việc được kết nối của bạn, sàng lọc dữ liệu và mang kết quả phù hợp đến cho bạn ngay trong ClickUp. Cách tiếp cận thống nhất này giúp loại bỏ sự bực bội do thông tin phân tán, cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần mà không mất tập trung hoặc lãng phí thời gian quý báu để chuyển đổi bối cảnh.
Công cụ tìm kiếm AI kết nối này cho phép các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần. Đồng thời, các tính năng quản lý kiến thức tích hợp đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và dễ dàng truy cập.
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và theo dõi các sự kiện. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức.
ClickUp là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để duy trì sự tổ chức và theo dõi các sự kiện. Nền tảng này đã cung cấp cho chúng tôi một kho lưu trữ kiến thức.
ClickUp One Up #3: Quản lý dự án, tự động hóa và tài liệu cộng tác
Các tính năng quản lý dự án, tự động hóa và tài liệu cộng tác của ClickUp kết hợp với nhau để tạo ra một hệ sinh thái kiến thức năng động và liên kết với nhau.
Trong khi Glean và Perplexity chủ yếu tập trung vào việc tìm kiếm và truy cập thông tin, ClickUp trao quyền cho các nhóm tạo, tổ chức và sử dụng kiến thức trong bối cảnh dự án và quy trình làm việc của họ.
Tình huống: Nhóm của bạn đang thực hiện một dự án phức tạp với nhiều giai đoạn. Để bắt đầu, họ có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo cơ sở kiến thức và SOP, liên kết các tài liệu liên quan trực tiếp đến các nhiệm vụ của dự án. Nếu ai đó có thắc mắc về một nhiệm vụ cụ thể, họ có thể nhanh chóng truy cập tất cả thông tin liên quan mà không cần tìm kiếm trên các nền tảng khác nhau.
Khi dự án đã được khởi động, các công cụ quản lý dự án dựa trên AI của ClickUp giúp các nhóm hợp tác, tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên hiệu quả thông qua các nhiệm vụ và công việc con của ClickUp , mỗi nhiệm vụ đều có người được giao, ngày đáo hạn và các phụ thuộc. Triết lý "ứng dụng cho mọi công việc" giúp hợp tác dễ dàng, để họ có thể làm việc nhanh hơn, thông minh hơn và tiết kiệm thời gian.
Các tác nhân AI và Tự động hóa được hỗ trợ bởi AI của ClickUp — được kích hoạt bằng các lệnh tiếng Anh đơn giản — thêm một lớp hiệu quả nữa. Ví dụ: AI Agents có thể tự động phân công các công việc hợp tác cho nhóm dựa trên nội dung tài liệu hoặc cập nhật trạng thái dự án dựa trên việc hoàn thành các hành động của nhóm.
Ví dụ: một quản lý dự án đang tìm kiếm báo cáo trạng thái dự án có thể truy cập ngay vào tài liệu và sau đó sử dụng các tính năng tự động hóa quy trình làm việc tích hợp dựa trên AI để kích hoạt thông báo cho các thành viên trong nhóm xem xét. Mức độ tự động hóa này giúp giảm nỗ lực thủ công và đảm bảo kiến thức được quản lý tích cực và được thực thi.
Glean và Perplexity có thể giúp bạn tìm kiếm các nguồn tài nguyên bên ngoài hoặc các tệp nội bộ cụ thể; ClickUp kết nối kiến thức nội bộ của bạn trực tiếp với quy trình làm việc, giúp kiến thức có thể hành động và sẵn sàng sử dụng trong bối cảnh dự án của bạn.
➡️ Xem thêm: Các công cụ hợp tác AI tốt nhất để sử dụng
ClickUp One Up #4: Mẫu cơ sở kiến thức
Mẫu Cơ sở kiến thức ClickUp giúp hợp lý hóa việc tìm kiếm và quản lý kiến thức bằng cách cung cấp kho lưu trữ tập trung, có cấu trúc cho các thông tin quan trọng.
Hãy xem mẫu này sẽ giúp ích như thế nào trong một tình huống tìm kiếm và quản lý kiến thức điển hình:
Một công ty tiếp thị đang phải vật lộn với các tài liệu phân tán — hướng dẫn thương hiệu, bản tóm tắt khách hàng và SOP nằm rải rác trong email, trò chuyện và thư mục cá nhân.
Hoặc, một thành viên mới trong nhóm cần tìm tài liệu chiến lược SEO mới nhất nhưng phải mất 30 phút để tìm kiếm trên các nền tảng khác nhau.
Dưới đây là cách Mẫu Cơ sở Kiến thức của ClickUp giải quyết vấn đề này:
- Kho lưu trữ tập trung: Tất cả kiến thức — câu hỏi thường gặp, quy trình công việc, thực tiễn tốt nhất — được lưu trữ tại một địa điểm, loại bỏ việc tìm kiếm trùng lặp
- Tìm kiếm nâng cao và gắn thẻ: Thay vì lọc qua các tệp, người dùng chỉ cần nhập 'chiến lược SEO' vào thanh tìm kiếm của ClickUp và truy cập ngay vào tài liệu mới nhất
- Cộng tác và cập nhật thời gian thực: Trưởng nhóm SEO chỉnh sửa tài liệu chiến lược trực tiếp trong ClickUp, đảm bảo nhóm luôn tham khảo phiên bản mới nhất — không có tệp PDF lỗi thời trôi nổi khắp nơi
- Phân loại và tùy chỉnh: Các phần như Chiến dịch khách hàng, Hướng dẫn nội bộ và Tài nguyên cho phép người dùng duyệt theo chủ đề, giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tìm kiếm
- Tích hợp với quy trình công việc: Chiến lược SEO liên kết với danh sách công việc và dòng thời gian dự án, cho phép thực hiện trực tiếp mà không cần chuyển đổi công cụ
- Khả năng mở rộng và hiệu quả chi phí: Khi công ty phát triển, cơ sở kiến thức mở rộng một cách năng động, hỗ trợ nhiều thành viên trong nhóm hơn mà không tốn thêm chi phí
Mẫu ClickUp này giúp kiến thức có thể tìm kiếm, truy cập và thực thi được, giảm thời gian lãng phí và đảm bảo các nhóm luôn làm việc với thông tin cập nhật, chính xác và đầy đủ.
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu Cơ sở Kiến thức Miễn phí trong Word & ClickUp
Tương lai của Tìm kiếm và Quản lý Kiến thức
Mặc dù Glean và Perplexity AI cung cấp các tính năng tìm kiếm và quản lý kiến thức ấn tượng, nhưng chúng vẫn bị giới hạn trong các công cụ đơn mục đích. Glean tập trung vào tìm kiếm doanh nghiệp, trong khi Perplexity nổi trội ở các câu trả lời dựa trên AI, nhưng cả hai đều không cung cấp không gian làm việc tất cả trong một để quản lý công việc, tài liệu và cộng tác.
Các doanh nghiệp cần nhiều hơn là tìm kiếm — họ cần một hệ sinh thái kết nối để nâng cao năng suất. Đây là điểm khác biệt của ClickUp.
Không giống như Glean hoặc Perplexity, ClickUp kết hợp hệ thống quản lý kiến thức với thực thi dự án, theo dõi nhiệm vụ và thông tin chi tiết dựa trên AI trong một nền tảng thống nhất. Với tài liệu, wiki và tích hợp liền mạch được tích hợp sẵn, các nhóm không chỉ tìm thấy thông tin mà còn có thể hành động ngay lập tức.
Nếu bạn đang tìm kiếm hơn chỉ là công cụ tìm kiếm AI cho doanh nghiệp, đã đến lúc nâng cấp lên một ứng dụng thực sự toàn diện. ClickUp cho phép bạn tổ chức, cộng tác và quản lý kiến thức theo cách mà không công cụ độc lập nào có thể sánh kịp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!